Dewi Safitri : Sistem Pengawasan Intern Kas Pada PT. Sapta Sari Tama Cabang Medan, 2008. USU Repository © 2009
satu pun kombinasi-kombinasi tugas yang mengerjakan satu pekerjaan dan awal sampai akhir.
C. Analisa dan Evaluasi Pengawasan Intern Pengeluaran Kas
Untuk mencapai pengawasan intern yang memadai atas pengeluaran kas, hendaknya semua bentuk pembayaran dilakukan dengan menggunakan cek
voucher kecuali untuk pengeluaran kas yang jumlahnya relatif kecil dilakukan dengan menggunakan kas kecil. Pengawasan intern atas pengeluaran kas
hendaknya memberikan jaminan yang memadai bahwa pengeluaran kas dilakukan untuk transaksi yang sah.
Pada dasarnya untuk dapat menghasilkan sistem pengawasan yang efektif, prosedur pengeluaran kas perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
a. Semua pengeluaran dilakukan dengan cek. Pengeluaran-
pengeluaran dalam jumlah kecil dilakukan melalui dana kas kecil.
b. Semua pengeluaran kas harus memperoleh persetujuan dari pihak
yang berwenang terlebih dahulu.
c. Terdapat pemisahan tugas antara yang berhak menyetujui
pengeluaran kas, yang menyimpan uang kas dan melakukan pengeluaran serta yang mencatat pengeluaran kas.
Soemarso,2004:297.
1. Sistem Voucher
Salah satu prosedur yang dapat digunakan untuk mengawasi pengeluaran kas adalah sistem voucher voucher system. Dalam sistem ini diperlukan
dokumen intern yang disebut voucher voucher. Dan jurnal khusus yang disebut Buku Voucher Voucher Register dan Buku Cek Keluar Cek Register.
Dewi Safitri : Sistem Pengawasan Intern Kas Pada PT. Sapta Sari Tama Cabang Medan, 2008. USU Repository © 2009
Dalam sistem voucher,setiap pembelian barang dan jasa yang ada pada akhirnya harus diselesaikan dengan pengeluaran uang dibuatkan bukti intern yang
disebut voucher. Bukti ini dibuat, baik untuk pembelian tunai maupun pembelian kredit. Bukti yang diterima dari pihak luar, dilampirkan dalam voucher sebagai
bukti pendukung. Semua voucher diberi nomor urut tercetak terlebih dahulu prenumbered.
Kolom administrasi digunakan untuk menunjukkan pihak-pihak yang bertanggung jawab dalam proses penyelesaian voucher. Oleh karena voucher pada
hakikatnya merupakan bukti tentang persetujuan mengeluarkan uang, maka didalamnya harus terdapat kolom yang menunjukkan adanya persetujuan tersebut.
Ada dua macam persetujuan, yakni persetujuan terhadap pembelian barang atau jasa yang tercantum dalam voucher dan persetujuan atas pembayarannya. Untuk
memastikan bahwa pengeluaran uang telah dicatat dengan benar, diperlukan persetujuan terhadap akun-akun yang didebet pembebanannya. Petugas-petugas
yang membuat voucher serta mencatat di buku voucher dan buku cek keluar juga harus mencantumkan paraf tanda tangan.
Kolom pembayaran diisi pada saat cek dikeluarkan. Kolom utang voucher diisi sebesar utang yang tercantum sebelumnya. Jumlah yang dibayar mungkin
sama atau lebih kecil daripada jumlah utang voucher. Jika terdapat potongan pembelian atau pengurangan harga jumlah yang dibayarkan akan lebih kecil
dibandingkan dengan utang voucher.
Dewi Safitri : Sistem Pengawasan Intern Kas Pada PT. Sapta Sari Tama Cabang Medan, 2008. USU Repository © 2009
2. Dana Kas Kecil petty cash fund
Agar dapat diawasi secara efektif, semua penerimaan uang langsung disetorkan ke bank dan semua pengeluaran uang dilakukan dengan cek. Dalam
praktiknya tidak semua pengeluaran uang dapat dilakukan dengan cek. Pengeluaran dalam jumlah kecil, biasanya tidak dapat dilakukan dengan cek oleh
karena itu tidak praktis. Untuk mengatasi pengeluaran-pengeluaran semacam itu, perusahaan
menyisihkan sejumlah uang tertentu yang disebut dana kas kecil petty cash fund. Uang yang disisihkan untuk dana kas kecil ini dipegang oleh kasir yang ditunjuk.
Jenis dan jumlah pengeluaran uang tertentu yang telah ditetapkan dapat dilakukan melalui dana kas kecil.
Jika dana kas kecil telah menyusut sampai jumlah minimum tertentu, kasir pemegang kas kecil mengajukan permintaan penggantian. Walaupun belum
sampai batas minimum, tiap akhir bulan kasir pemegang dana kas kecil harus membuat pertanggungjawaban tentang pengeluaran uang melalui dana kas kecil
yang dipegangnya. Perlu diingat bahwa penerimaan uang dari manapun sumbernya tidak boleh diterimakan melalui kas kecil. Sumber penerimaan satu-
satunya dana kas kecil adalah dari bank. Pengeluaran uang yang dilakukan melalui dana kas kecil dibuatkan bukti
kas kecil petty cash voucher. Tidak semua uang melalui dana kas kecil dapat dimintakan bukti dari pihak luar. Oleh karena itu, peran dokumen menjadi
penting.
Dewi Safitri : Sistem Pengawasan Intern Kas Pada PT. Sapta Sari Tama Cabang Medan, 2008. USU Repository © 2009
Dalam bukti kas kecil dicantumkan nama dan tanda tangan penerima uang yang dapat saja berasal dari dalam perusahaan sendiri. Dokumen yang berasal dari
pihak luar, apabila ada dilampirkan sebagai pendukung buku kas kecil seperti halnya pengeluaran uang yang lain. Pengeluaran uang melalui dana kas kecil
harus disetujui oleh yang berwenang. Bukti kas kecil cukup dibuat dalam satu lembar asli. Bukti ini disimpan oleh pemegang kas kecil sampai
dipertanggungjawabkan. Dalam penyelenggaraan dana kas kecil petty cash fund dapat
dilaksanakan dengan dua cara yaitu :
a. Sistem Imperest dana tetap
