Dewi Safitri : Sistem Pengawasan Intern Kas Pada PT. Sapta Sari Tama Cabang Medan, 2008. USU Repository © 2009
yang diselenggarakan harus menunjukkan saldo pada setiap saat sebesar jumlah uang dana kas kecil yang ada ditangan kasir kas kecil. Pada sistem dana
berfluktuasi kasir kas kecil harus mampu menunjukkan uang dana kas kecil pada setiap saat, sebesar saldo menurut perkiraan pembukuannya. Biasanya pengisian
uang ke dalam kas kecil tidak dikaitkan dengan jangka waktu tertentu. Pengisian tersebut akan dilakukan sewaktu-waktu apabila persediaan uang dalam kas kecil
sudah dirasakan menipis. Dari uraian pada bab sebelumnya penulis menganalisis bahwa dalam
menjalankan kegiatan operasionalnya terutama yang berhubungan dengan kas perusahaan sudah menciptakan suatu prosedur yang dirancang khusus untuk
mengawasi kas perusahaan. Berdasarkan atas kebijakan perusahaan dimana dalam praktiknya
perusahaan dalam melakukan pengeluaran kas melakukan cek sebagai alat pembayaran, sedangkan untuk pengeluaran kas yang jumlahnya relatif kecil
perusahaan telah menerapkan kas kecil dengan menggunakan imperest fund dalam mengawasi pengeluaran kas perusahaan seperti yang telah penulis jelaskan
sebelumnya.
3. Rekonsiliasi Bank
Sebagaimana telah diuraikan diawal, simpanan uang di bank yang sewaktu-waktu dapat diambil, digolongkan kedalam perkiraan cash. Pengambilan
simpanan tersebut biasanya dengan suatu cek. Sebagai konsekuensi logis akibat hubungannya dengan suatu bank, maka perusahaan tentu mempunyai catatan
Dewi Safitri : Sistem Pengawasan Intern Kas Pada PT. Sapta Sari Tama Cabang Medan, 2008. USU Repository © 2009
tentang simpanannya yang ada di bank secara terperinci, sehingga setiap waktu dengan mudah diketahui berapa sisa simpanan tersebut.
Demikian pula halnya dengan pihak bank, yang juga memiliki catatan- catatan terperinci tentang simpanan dan pengambilan kembali uang perusahaan
tersebut, sehingga setiap waktu dapat pula diketahui berapa saldonya. Disamping itu bank secara berkala pada waktu-waktu tertentu misalnya setiap akhir bulan,
mengirimkan catatan-catatan simpanan dan pengambilan kembali beserta saldo tersebut kepada perusahaan agar dengan catatan yang dibuat oleh perusahaan itu
sendiri, apakah ada perbedaaan atau tidak. Kadang-kadang saldo simpanan menurut laporan catatan bank tidak sama
dengan saldo menurut catatan perusahaan. Bilamana terjadi hal yang demikian perusahaan berkewajiban mencari sebab-sebab ketidaksamaan itu. Apabila sudah
ditemukan sebabnya, maka perusahaan berkewajiban segera menyusun suatu laporan tentang perbedaan saldo antara catatan perusahaan dengan saldo menurut
laporan bank. Dari uraian tersebut penulis menganalisa bahwa dalam menjalankan
kegiatan operasionalnya terutama yang berhubungan dengan kas perusahaan telah menciptakan suatu prosedur yang dirancang khusus untuk mengawasi kas
perusahaan. Pada PT. SAPTA SARI TAMA Cabang Medan kas yang tersedia
digunakan untuk membayar biaya operasi perusahaan, baik pembayaran biaya non rutin yang dipakai untuk mengatur dan menentukan kebijakan keuangan dan
operasi dari suatu kegiatan usaha yang bertujuan untuk mendapatkan manfaat dari
Dewi Safitri : Sistem Pengawasan Intern Kas Pada PT. Sapta Sari Tama Cabang Medan, 2008. USU Repository © 2009
kegiatan tersebut, maupun untuk membayar biaya rutin perusahaan yaitu biaya gaji, biaya pemeliharaan, investasi, dan lain-lain.
Pengawasan terhadap pengeluaran kas sudah cukup memadai yang ditandai dengan :
1. Setiap pengeluaran yang terjadi harus disertai dengan bukti dan cek.
2. Semua cek bernomor urut.
3. Cek ditanda tangani oleh yang berwenang atau pejabat yang ditunjuk.
4. Cek dibuat atas nama perusahaan.
5. Cek ditandatangani jika faktur dan bukti-bukti lain terlampir.
Prosedur pengeluaran kas yang dilakukan adalah sebagai berikut : −
Untuk membayar kas harus mendapat otorisasi terlebih dahulu oleh bagian yang berwenang
− Pengeluaran kas sebaiknya melalui cek, karena pengawasan intern
pengeluaran kas yang baik menghendaki adanya keterlibatan dalam mengawasi kas perusahaan dan cek tersebut ditandatangani oleh dua
orang yang kompeten. −
Diadakan pemisahan antara orang yang menyimpan lembaran cek dengan orang yang berhak menandatanganinya.
Demikianlah hasil analisa dan evaluasi mengenai apakah sistem pengawasan intern kas telah diterapkan secara efektif oleh perusahaan. Penulis
menganalisis bahwa perusahaan dalam menyusun prosedur penerimaan kas dan
Dewi Safitri : Sistem Pengawasan Intern Kas Pada PT. Sapta Sari Tama Cabang Medan, 2008. USU Repository © 2009
prosedur pengeluaran kas secara garis besar telah menerapkan sistem pengawasan intern kas secara efektif karena dilakukan dengan :
a. Pelaksanaan kompeten dan dapat dipercaya
Dalam sistem pengawasan intern kas, pelaksanaan merupakan unsur yang paling penting. Orang-orang yang berkompeten serta memiliki
kejujuran dalam dirinya akan lebih mudah membuat sistem pengawasan tersebut menjadi efektif. Pengawasan intern kas yang efektif mensyaratkan
pengawasan untuk melindungi kas dari kerugian karena pencurian atau penyelewengan. Oleh karena kas adalah aktiva yang paling likuid, kas
sangat mudah menjadi objek penyalahgunaan kecuali jika dijaga secara memadai oleh orang-orang yang berkompeten dan dapat dipercaya.
b. Pembagian tugas yang jelas
Tujuan dari pembagian tugas yang jelas adalah untuk mencegah kekeliruan baik yang disengaja maupun tidak disengaja.
• Pemisahan penanganan aktiva serta akuntansinya.
• Pemisahan otorisasi transaksi dari penanganan setiap aktiva.
• Pemisahan tugas dalam fungsi akuntansi.
c. Prosedur otorisasi yang tepat atas terlaksananya setiap transaksi
Agar setiap pengawasan intern dapat berhasil secara efektif, setiap transaksinya harus diotorisasi dengan semestinya. Otorisasi ini dapat
terbentuk secara umum maupun khusus. Otorisasi umum berarti bahwa manajemen menetapkan kebijaksanaan yang dirumuskan dan dilaksanakan
dalam organisasi. Setiap orang melaksanakan kebijaksanaan ini dengan
Dewi Safitri : Sistem Pengawasan Intern Kas Pada PT. Sapta Sari Tama Cabang Medan, 2008. USU Repository © 2009
diberikan otorisasi untuk setiap transaksi dalam batasan yang telah ditetapkan oleh kebijaksanaan tersebut. Sedangkan otorisasi khusus hanya
berlaku pada transaksi saja. d.
Dokumen dan catatan yang memadai Dokumen berfungsi sebagai penerus informasi di lingkungan
organisasi atau diantara organisasi yang berbeda. Dokumen ini harus cukup memadai untuk memberikan jaminan bahwa aktiva telah berada
dalam pengawasan yang efektif dan setiap transaksi telah dicatat dengan benar.
e. Verifikasi intenal
Verifikasi internal merupakan pemisahan tugas-tugas secara fungsional atau operasional, penerimaan dan pengeluaran kas, akuntansi dan setiap
pengawasan intern serta setiap transaksi yang memerlukan pertanggungjawaban dari harta perusahaan.
39
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Dari hasil analisa dan evaluasi penulis terhadap sistem pengawasan intern kas yang diterapkan pada PT. SAPTA SARI TAMA Cabang Medan maka penulis dapat
mengambil kesimpulan sebagai berikut : 1.
PT. SAPTA SARI TAMA Cabang Medan adalah perusahaan swasta yang bergerak dibidang penjualan dan pemasaran obat-obatan, dan merupakan
kantor cabang perusahaan dari PT. SAPTA SARI TAMA yang terdapat di Jakarta.
2. Struktur organisasi adalah Line Organization, baik vertikal maupun
horinzontal yang membagi tugas dan tanggung jawab yang jelas dan benar sehingga pelaksanaan pengawasan intern kas dapat dilaksanakan dengan
baik. Kelebihan dari struktur ini adalah bahwa karyawan dan lain-lain diberi gambaran bagaimana organisasi disusun. Atasan, bawahan dan
tanggung jawab digambarkan dengan. Jika seseorang dibutuhkan untuk menangani masalah khusus, struktur ini menunjukkan tempat dimana
orang tersebut dapat ditemukan. Sedangkan kelemahan dari struktur ini adalah masih banyak hal-hal yang tidak jelas atau tidak ditunjukkan.
Struktur ini tudak menunjukkan seberapa besar tingkat wewenang dan tanggung jawab setiap tingkatan manajerial dan tidak menunjukkan
hubungan-hubungan informal dan saluran komunikasi.
