Kebijakan Penyiangan Weeding Bahan Pustaka di Perpustakaan

Sedangkan menurut MZ, Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah tidak memiliki kebijakan secara tertulis karena perpustakaan lebih sering melakukan stock opname dari pada penyiangan. Karena penyiangan yang terlalu sering dilakukan, dikhawatirkan nantinya target untuk menambah koleksi akan terhambat. 3 Namun, MZ, juga menyebutkan bahwa hal tersebut tidak sepenuhnya menjadi kendala untuk tidak melakukan penyiangan karena setiap tahunnya penyiangan tetap dilaksanakan dengan kebijakan sebagai berikut. 1. Koleksi yang sudah out of date. 2. Usia atau umur koleksi dapat dipertimbangkan agar koleksi tersebut dapat diganti dengan koleksi baru. Buku-buku yang sobek, lapuk dan jilidnya rusak juga masuk kriterian penyiangan. 3. Cakupan duplikasi. Jumlah koleksi yang memiliki duplikasi yang banyak dalam jajaran rak sebaiknya dikurangi dan disisihkan ke tempat lain. Kami tidak memiliki kebijakan tertulis. Itu sangat susah dilakukan karena koleksi di perpustakaan utama masih sangat terbatas. Jadi, penyiangan yang terlalu sering dilakukan, dikhawatirkan target untuk menambah koleksi akan terhambat. mz Walaupun penyiangan tidak sering dilakukan, bukan berarti kami tidak melakukan weeding atau penyiangan. Yang kami lakukan adalah kami melakukan stock opname setiap tahun pada musim libur pada bulan Juli - Agustus.mz Kemudian pendapat lain juga diungkapkan oleh salah seorang kaur bagian pemeliharaan, NL, menyebutkan bahwa salah satu kebijakan serta kriteria bahan pustaka yang disiangi adalah sebagai berikut: 4 1. Bahan pustaka yang sudah rusak. 3 M. Zuhdi, M. Ed. Kepala Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, Wawancara Pribadi, Jakarta, 2 Desember 2010. 4 Hj. Nilzamni Lubis, BA. Staf Bagian Pemeliharaan Perpustakaan Utama UIN Jakarta. Wawancara Pribadi. Jakarta, 7 Januari 2011. 2. Bahan pustaka yang beberapa jumlah halamannya hilang atau sobek. 3. Banyaknya cakupan duplikasi sebuah bahan pustaka yang kurang diminati. Kriteria penyiangan antara lain bahan pustaka yang rusak, out of date,duplikasinya banyak dan juga buku-buku yang beberapa jumlah halamannya hilang.nl Dalam hal ini, penulis menyimpulkan bahwa Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta memang belum memiliki kriteria atau kebijakan khusus yang menjadi pedoman untuk melakukan penyiangan. Hal ini dapat dilihat melalui wawancara langsung dengan beberapa informan; yaitu dengan Kepala Perpustakaan Utama, kasubag layanan teknis dan juga kaur bagian pemeliharaan, dan observasi langsung ke lapangan. Setelah menganalisa lebih dalam penulis memang tidak menemukan kebijakan khusus yang dilegalkan untuk melakukan penyiangan, jadi hingga saat ini penyiangan yang dilakukan masih berpatok kepada kebijakan umum penyiangan bahan pustaka. Meskipun tanpa kebijakan tertulis, setiap tahunnya Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta terus melakukan penyiangan. Hal tersebut dilakukan guna mencapai visi utama perpustakaan yaitu menjadi perpustakaan perguruan tinggi yang memiliki koleksi yang lengkap pada koleksi Islamic Study.

1.3. Prosedur Penyiangan Weeding Bahan Pustaka Perpustakaan Utama

UIN Syarif Hidayatullah Jakarta Sebagai perpustakaan perguruan tinggi yang memiliki kewajiban untuk memenuhi kebutuhan akademis para penggunanya, perpustakaan utama memang selalu berusaha memberikan pelayanan terbaik. Salah satu pelayanan yang diberikan adalah dalam hal perawatan koleksi, yang mana direalisasikan dengan diadakannya stock opname dan juga penyiangan weeding. Namun, karena masih minimnya koleksi yang dimiliki oleh perpustakan utama, maka MZ menuturkan bahwa pelaksanaan penyiangan yang terlalu sering akan menjadi kendala tercapainya kuota koleksi yang dibutuhkan. Maksud dari ‘minimnya koleksi’ di sini adalah jumlah koleksi yang ada di perpustakaan utama masih belum mencukupi kuota pengguna, yaitu mahasiswa UIN Jakarta khususnya dan non-UIN jakarta pada umumnya. Dalam hal ini MZ menuturkan bahwa minimal seorang mahasiswa memiliki lima belas judul buku yang bisa ditawarkan oleh Perpustakaan Utama. Hal tersebut masih belum terwujud karena setiap tahunnya jumlah pengguna terus bertambah, khususnya dalam lingkungan UIN Jakarta sendiri. 5 Maksud dari kebijakan satu mahasiswa berbanding 15 buku 1:15 hanya merupakan kebijakanstandar lokal Perpustakaan Utama UIN Jakarta yang idelanya mampu memenuhi kebutuhan mahasiswa, dan bukan mengacu pada standar apapun. Rasionalisasinya adalah satu mahasiswa lima belas judul. Dan jika ada dua puluh ribu mahasiswa, maka lebih dari tiga ratus ribu judul lebih koleksi diperlukan. Saat ini kurang lebih ada tujuh puluh ribu judul. Jika anggaran belanjanya dua miliar, maka untuk mewujudkannya kurang lebih membutuhkan lima tahun untuk memenuhi atau menambah koleksi dan memenuhi target kuota yang diinginkan. Nah itu jika jumlah anggaran belanja sebanyak dua miliyar, tetapi UIN hanya menganggarkan satu milyar untuk anggaran belanja karena kebutuhan UIN tidak hanya untuk perpustakaan saja. Nah, oleh karena itu jika weeding terlalu sering dilakukan maka target tersebut akan susah dicapai.mz Layaknya proses penyiangan pada umumnya, Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta memiliki prosedur tersendiri dalam pelaksanaan 5 M. Zuhdi, Wawancara Pribadi, op.cit. penyiangan. Dalam proses penyiangan tersebut biasanya dilaksanakan bersamaan dengan proses stock opname, yang mana biasanya diakhiri dengan dilaksanakannya penyiangan bahan pustaka dengan tetap mengacu pada kebijakan penyiangan yang sudah disepakati bersama. Dalam kasus ini, kasubag layanan teknis, SM, memberikan penjelasan tentang pelaksanaan penyiangan yang dibarengi dengan stock opname. Beliau menjelaskan bahwa proses penyiangan tidak bisa dipisahkan dari proses stock opname karena tidak adanya tenaga untuk melaksanakannya. Karena jika dilaksanakan di luar waktu stock opname tidak ada tenaga dan waktu untuk memilih bahan-bahan yang akan disiangi.sm Yang bertanggung jawab adalah kepala perpustakaan, sedangkan yang mekasanakannya adalah bagian teknis khususnya bagian pemeliharaan. 6 Kemudian dalam wawancara lain kaur bagian pemeliharaan, NL, juga menerangkan bahwa penanggung jawab penyiangan adalah staf penyiangan yang dibentuk oleh kaur pemeliharaan. 7 Dalam hal ini penulis menyimpulkan bahwa penanggung jawab penyiangan secara umum dipegang oleh kepala perpustakaan, dan dilaksanakan oleh kasubag layanan teknis dan kaur bagian pemeliharaan. Yang bertanggung jawab adalah kepala perpustakaan, sedangkan yang mekasanakannya adalah bagian teknis khususnya bagian pemeliharaan.sm Kita membentuk panitia dan panitia tersebutlah yang bertanggung jawab. nl 6 Siti Maryam, S.Ag, M.Hum, Wawancara Pribadi, op.cit. 7 Hj. Nilzamni Lubis, BA. Wawancara Pribadi.op.cit.