Prosedur Penyiangan Weeding Bahan Pustaka Perpustakaan Utama

penyiangan. Dalam proses penyiangan tersebut biasanya dilaksanakan bersamaan dengan proses stock opname, yang mana biasanya diakhiri dengan dilaksanakannya penyiangan bahan pustaka dengan tetap mengacu pada kebijakan penyiangan yang sudah disepakati bersama. Dalam kasus ini, kasubag layanan teknis, SM, memberikan penjelasan tentang pelaksanaan penyiangan yang dibarengi dengan stock opname. Beliau menjelaskan bahwa proses penyiangan tidak bisa dipisahkan dari proses stock opname karena tidak adanya tenaga untuk melaksanakannya. Karena jika dilaksanakan di luar waktu stock opname tidak ada tenaga dan waktu untuk memilih bahan-bahan yang akan disiangi.sm Yang bertanggung jawab adalah kepala perpustakaan, sedangkan yang mekasanakannya adalah bagian teknis khususnya bagian pemeliharaan. 6 Kemudian dalam wawancara lain kaur bagian pemeliharaan, NL, juga menerangkan bahwa penanggung jawab penyiangan adalah staf penyiangan yang dibentuk oleh kaur pemeliharaan. 7 Dalam hal ini penulis menyimpulkan bahwa penanggung jawab penyiangan secara umum dipegang oleh kepala perpustakaan, dan dilaksanakan oleh kasubag layanan teknis dan kaur bagian pemeliharaan. Yang bertanggung jawab adalah kepala perpustakaan, sedangkan yang mekasanakannya adalah bagian teknis khususnya bagian pemeliharaan.sm Kita membentuk panitia dan panitia tersebutlah yang bertanggung jawab. nl 6 Siti Maryam, S.Ag, M.Hum, Wawancara Pribadi, op.cit. 7 Hj. Nilzamni Lubis, BA. Wawancara Pribadi.op.cit. Sesuai dengan kebijakan penyiangan weeding bahan pustaka yang telah dipaparkan sebelumnya, prosedur penyiangan yang dilakukan di Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta adalah sebagai berikut. 8 1 Pustakawan mengadakan pemilihan bahan pustaka yang perlu dikeluarkan dari koleksi berdasarkan kebijakan penyiangan yang telah disepakati. Mulanya kaur penyiangan, dalam hal ini kaur pemeliharaan, membentuk tim pelaksana penyiangan, yang mana terdiri dari staf penyiangan, staf layanan teknis dan beberapa pustakawan lain. Tim inilah yang melakukan pemilihan bahan pustaka yang perlu disiangi sesuai dengan kebijakan penyiangan yang sudah disepakati. Umumnya dilaksanakan pada musim libur, yaitu Juli – Agustus. Para pustakawan mengecek dan mendata semua bahan pustaka yang ada pada form khusus. Selain pada waktu-waktu tersebut, para staf kaur pemeliharaan juga melakukan steak reading pembenahan koleksi dengan kurun waktu yang biasa ditentukan perpustakaan, seperti menata ulang koleksi-koleksi yang tercecer dengan melihat urutan nomor panggil, abjad, pengarang serta abjad judul setiap harinya; yaitu setiap hari mereka mengecek buku-buku yang ada di rak koleksi dan buku-buku yang rusak langsung ditarik untuk disiangi. 2 Pustakawan menyusun daftar koleksi yang akan dikeluarkan dari rak. Sebelumnya perlu dipahami bahwa proses penyiangan bahan pustaka di perpustakaan utama diawali dengan proses stock opname atau perawatan. Setelah melakukan stock opname biasanya akan menghasilkan 8 M. Zuhdi, Wawancara Pribadi, op.cit. beberapa buku yang kurang layak dipakai, seperti out of date, rusak, tidak bisa dijilid dan kekurangan-kekurangan lainnya. Jadi, awalnya para pustakawan bagian layanan teknis mendata semua buku yang ada. Setelah semua data terkumpul, para pustakawan biasanya terbagi dalam beberapa orang atau kelompok kecil untuk mendata dan menganalisa setiap bahan pustaka, apakah masih layak untuk dipakai ataukah masuk kriteria penyiangan. Bahan pustaka yang masih layak akan diberi tanda khusus, dan untuk bahan pustaka yang sudah tidak layak langsung masuk kriteria penyiangan dan dalam formnya akan diberi keterangan ‘disiangi’ atau ‘weeding’. 3 Daftar koleksi yang akan disiangi kemudian dilaporkan kepada Kepala Perpustakaan untuk kemudian disetujui. Prosedur selanjutnya adalah bahan pustaka yang sudah selesai didata dan dianalisa oleh para petugasnya kemudian diserahkan kepada kepala perpustakaan. Kepala perpustakaan utama akan membaca dan mengecek hasil laporan tersebut, dan jika bahan pustaka yang siap disiangi sudah sesuai dengan kebijakan yang ada maka kepala perpustakaan akan langsung menandatangani atau menyetujuinya. Setelah itu proses penyiangan weeding bisa langsung dilaksanakan. Kemudian untuk mempermudah penyeleksian, para staf yang membagi koleksi menjadi dua kategori, yaitu koleksi umum dan koleksi Islam. Dari data tersebut dijadikan sebagai acuan melakukan stock opname dan weeding. Dalam proses penyiangan weeding, pustakawan menggolongkannya dalam beberapa golongan dan setiap golongan diberi tanda khusus. Tanda-tanda tersebut adalah sebagai berikut. Tabel 2 Tabel Tanda-tanda dalam Penyiangan Tanda Keterangan A Rusak parah dan penggunaan masih tinggi B Rusak parah dan penggunaan rendah C Rusak ringan dan penggunaan tinggi D Rusak ringan dan penggunaan rendah E Out out of date, rusak dan tidak dapat diperbaiki lagi 4 Bahan pustaka yang akan dikeluarkan dari koleksi, nomor katalognya dibiarkan namun koleksinya dianggap tidak tersedia. Perlu diketahui bahwa saat ini perpustakaan utama sudah menggunakan katalog online, dan maksud dari prosedur ini adalah bahan pustaka yang akan disiangi harus dikeluarkan dari katalog online. Namun, dalam hal ini perpustakaan tidak benar-benar mengeluarkannya, perpustakaan hanya memberi tanda khusus untuk bahan pustaka yang ditarik tersebut. Biasanya dalam katalog online ada tiga tanda khusus; yaitu tersedia, rusak dan hilang. Jika bahan pustaka ditarik untuk disiangi, maka dalam katalog online tanda “rusak” akan di-check list. Lebih jelas mengenai tanda-tanda tersebut akan dijelaskan berikut ini. Tabel 3 Tabel Status Bahan Pustaka Tanda Keterangan Tersedia Hilang Rusak Bahan pustaka ada di perpustakaan utama koleksi Bahan pustaka tidak ada di perpustakaan utama koleksi Bahan pustaka sedang diperbaiki Tanda-tanda tersebut digunakan agar para pemustaka tahu tentang status dari sebuah bahan pustaka yang ada di perpustakaan utama, apakah tersedia, rusak atau hilang. 5 Bahan pustaka yang sudah out of date, kurang diminati dan rusak atau sudah mendapat gantinya bisa disiangi. Dari semua data yang masuk kategori ‘disiangi’ biasanya masih dilihat dan dianalisa ulang. Semua bahan pustaka yang masuk daftar tersebut belum tentu benar-benar layak disiangi. Ada bahan pustaka yang masih bisa diperbaiki, dijilid ulang dan jika ada bahan pustaka yang masih banyak dibutuhkan tetapi sudah tidak bisa disimpan biasanya akan di-scan. 6 Bahan pustaka yang masih bisa diperbaiki dikembalikan ke dalam rak koleksi. Untuk memastikan bahwa bahan pustaka memang layak disiangi, maka perlu dilakukan pengecekan dan analisa yang benar. Bahan pustaka yang selayaknya masih bisa dijilid bisa dikembalikan ke rak koleksi setelah dijilid ulang. Kemudian bahan pustaka yang eksemplar atau copy- annya lebih dari dua dan memiliki banyak peminat, perpustakaan utama menyediakan kurang lebih lima duplikasi. Sedangkan bahan pustaka yang kurang tampak sedikit diminati oleh pemustaka, maka bahan pustaka yang jumlahnya lima eksemplar oleh kaur pemeliharaan akan ditarik tiga eksemplar dan menyisakan dua eksemplar di dalam koleksi. Kalaupun ada koleksi yang sama sekali tidak pernah dipinjam, bukan berarti koleksi tersebut akan sepenuhnya ditarik dari koleksi. Kaur pemeliharaan akan tetap menyisakan dua eksemplar sebagai koleksi, walaupun di dalam akumulasi peminjaman buku selama satu tahun buku ini hanya tercatat satu kali peminjaman saja. Hal ini dilakukan karena mempertimbangkan minimnya koleksi yang ada di perpustakaan utama. Biasanya proses penyiangan ini tidak serta merta langsung dikerjakan dalam satu waktu. Namun temponya biasanya tidak lebih lama dari pada proses stock opname ataupun proses pendataan karena harus mendata seluruh bahan pustaka. Sementara dalam penyiangan pustaka hanya perlu mengecek ulang data yang sudah ada yaitu bahan pustaka yang siap disiangi. Pustakawan akan memperbaiki bahan pustaka yang masih bisa diperbaiki dan menyiangi bahan pustaka yang sudah tidak layak digunakan. Dalam kasus lain, ada bahan pustaka yang beberapa jumlah halamannya hilang. Untuk mengatasinya, petugas akan langsung menariknya dari koleksi untuk disiangi. Dan petugas akan mencari buku yang sama, baik dari koleksi perpustakaan utama sendiri maupun perpustakaan lain, dan selanjutnya halaman yang diinginkan dikopi dan selanjutnya digabungkan dengan buku yang halamannya hilang. 7 Bahan pustaka yang sudah disiangi disimpan dalam tempat khusus. Maksudnya adalah bahan pustaka yang benar-benar tidak bisa diperbaiki, rusak dan lapuk disimpan dalam tempat khusus, yaitu ruang penyiangan sementara. 8 Jika bahan pustaka yang sudah rusak tetapi dirasa masih banyak dicari dan digunakan pemakai, maka buku tersebut hanya disimpan di gudang weeding stock, atau dihadiahkan ke perpustakaan lain. Umumnya buku-buku yang sudah disiangi idealnya diberi stampel ‘buku ini dikeluarkan dari koleksi’, namun hingga saat ini perpustakaan utama masih belum menggunakan teknis tersebut. 9 Hal ini karena untuk mengantisipasi bahan pustaka yang masih dicari atau dibutuhkan pengguna, atau istilah lainnya weeding stock. Jika hal tersebut Dalam hal ini penulis mengasumsikan bahwa secara teknis pemakaian stempel ini baru dilakukan sebatas rencana saja. Koleksi-koleksi tersebut diberi stempel dengan keterangan dikeluarkan dari koleksi. Namun proses pembuatan stempel tersebut masih belum terealisasikan. Yang jelas koleksi-koleksi tersebut dikeluarkan dari katalog koleksi.sm Kaur bagian pemeliharaan menyebutkan bahwa ada beberapa koleksi yang sudah disiangi masih dicari oleh mahasiswa atau pengguna perpustakaan. Jika hal ini terjadi biasanya kaur pemeliharaan akan langsung mencari buku yang dimaksud dan memperbaikinya agar bisa kembali masuk ke dalam katalog koleksi. Salah satu kelemahan dalam proses penyiangan di perpustakaan utama ini adalah lemahnya manajemen waktu, kegiatan penyiangan biasanya harus tertunda pengerjaannya karena pekerjaan lain. Jadi, bahan pustaka yang sudah disiangi tidak langsung diperbaiaki, akibatnya banyak pengguna yang harus turun langsung mencari buku yang diinginkan. Selain itu bahan pustaka yang sudah di-weeding juga dihadiahkan ke perpustakaan lain. Menurut Kepala Perpustakaan Utama, MZ, biasanya 9 Siti Maryam, S.Ag, M.Hum, Wawancara Pribadi, op.cit. pihak perpustakaan utama tidak langsung memberikannya. Biasanya beberapa lembaga, sekolah ataupun instansi lain akan mengajukan proposal, dan setelah itu proposal akan dipelajari langsung oleh kepala perpustakaan utama dan menentukan apakah buku-buku yang disiangi bisa dihadiahkan ke sekolah ataupun instansi tersebut. Namun menurut kaur pemeliharaaan, NL, hingga saat ini tidak ada instansi atau golongan yang secara resmi mengajukan proposal tersebut. Dalam hal ini penulis mangasumsikan bahwa dalam proses penyaluran bahan pustaka yang sudah disiangi ini baru sebatas konsep saja atau agenda yang belum terlaksana. Karenanya wajar jika banyak buku yang sudah disiangi tertumpuk di gudang penyiangan sementara tanpa disalurkan ke instansi yang membutuhkan, bahkan terkadang sampai rusak dan diserang hama rayap. Untuk disalurkan atau disumbangkan, biasanya kita menunggu permohonan. Biasanya kita banyak mendapatkan permohonan dari madrasah, sekolah dan lain-lain.mz Hingga saat ini belum ada. Yang jelas yang diperbolehkan untuk memintanya adalah lembaga atau instansi, seperti masjid, sekolah dan lain-lain, dan bukan perorangan.nl 9 Buku yang sudah benar-benar rusak dimusnahkan. Buku-buku yang dimusnahkan adalah bahan pustaka yang benar- benar rusak atau bahan pustaka yang halamannya hilang dan tidak ditemukan penggantinya. Bahan pustaka tersebutlah yang akhirnya akan dimusnahkan, karena jika tidak hanya akan mengundang rayap atau hama lain dan merusak bahan pustaka lainnya. Prosedur tersebut di atas adalah prosedur umum yang biasanya dilakukan dalam proses penyiangan di Perpustakaan Utama UIN Jakarta. Namun, melalui pantauan dan analisa langsung di lapangan, penulis menemukan banyak kendala dalam pelaksanaan penyiangan di perpustakaan utama ini. MZ mangakui bahwa proses penyiangan weeding di Perpustakaan Utama UIN Jakarta ini masih tergolong belum maksimal. Kalau saya katakan masih belum maksimal karena kendala-kendala yang sudah saya sebutkan sebelumnya.mz Statement tersebut membuat penulis yakin bahwa proses penyiangan yang ada di Perpustakaan Utama UIN Jakarta ini masih tergolong lemah dan banyak kendala serta masalah yang dihadapi. Mengenai kendala serta masalah-masalah tersebut akan diungkap dan dipaparkan lebih jelas pada bab selanjutnya.

1.4. Problematika Penyiangan Weeding Koleksi di Perpustakaan Utama

UIN Syarif Hidayatullah Jakarta Pada dasarnya setiap perpustakaan pasti memiliki problematika dalam penyiangan bahan pustaka. Hal ini dirasakan sama oleh Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Melalui proses observasi secara langsung dan juga wawancara, penulis menemukan bahwa hingga saat ini masih banyak problematika penyiangan yang dihadapi oleh perpustakaan utama. Problematika penyiangan di Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta ini terbagi atas dua macam, yaitu problematika manajemen penyiangan sendiri dan problematika teknisnya. Problematika pertama yang akan penulis jabarkan di sini adalah problematika secara teknis penyiangan. Problematika-problematika tersebut antara lain adalah sebagai berikut. 1. Rasa sayang terhadap sebuah koleksi, hingga tidak akan membuang atau melakukan weeding hingga koleksi tersebut pantas untuk dibuang benar- benar rusak. Penyiangan memang memiliki manfaat yang besar terhadap sebuah perpustakaan, yaitu untuk memperoleh tambahan tempat shelf space untuk koleksi yang baru, membuat koleksi lebih bisa dimanfaatkan sebagai sumber informasi yang akurat, relevan, up to date dan menarik, memberikan kemudahan pada pemakai koleksi, dan memungkinkan staf perpustakaan untuk mengelola koleksi lebih efektif dan lebih efisien. MZ juga menyebutkan bahwa tujuan dari penyiangan itu sendiri adalah untuk me-refress koleksi. Bagi beliau manfaat utama yang dirasakkan adalah ketika koleksi bertambah sementara tempat tidak bertambah, dengan adanya proses penyiangan maka akan memberikan space atau ruang untuk koleksi baru. 10 Menurut saya tujuannya adalah untuk me-refress koleksi. Bagi saya manfaatnya terutama kita koleksi bertambah sementara tempat tidak bertambah, saat buku diturunkan maka akan memberikan space atau ruang untuk koleksi baru.mz Namun pihak perpustakaan utama mengakui bahwa tujuan penyiangan tersebut masih terhalang oleh beberapa kendala, dimana kendala pertama adalah masalah dana. Ketika perpustakaan utama membutuhkan koleksi- koleksi baru, namun tidak bisa dipenuhi karena terhambat masalah dana. 10 M. Zuhdi, Wawancara Pribadi, op.cit. Tantangan yang harus dirasakan oleh perpustakaan utama dalam posisi tersebut adalah jika penyiangan terus dilakukan secara radikal maka akan mempengaruhi jumlah koleksi yang ada. Alhasil koleksi akan terus berkurang jumlahnya. Pada faktanya koleksi yang ada di Perpustakaan Utama UIN Jakarta ini hanya berkisar 32.400 judul 61.500 eksemplar. 11 Untuk sebuah perpustakaan perguruan tinggi sebesar UIN Jakarta ini jumlah tersebut masih tergolong kurang memadai. Karenanya penyiangan yang terlalu sering akan mengurangi jumlah koleksi yang ada. Perpustakaan utama pernah melakukan pemusnahan, namun pemusnahan yang dilakukan hanya untuk bahan pustaka yang benar-benar sudah lapuk, rusak atau halamannya hilang. Hingga tahun 2010 lalu, pemusnahan yang sudah pernah dilakukan sebanyak 299 eksemplar yang terdiri dari koleksi umum dan Islam. Biasanya kaur pemeliharaan akan mencatatnya terlebih dahulu untuk kemudian dimusnahkan. Catatan tersebut dijadikan sebagai berita acara. Jadi, secara tidak langsung perpustakaan utama benar-benar melakukan proses yang selektif dalam melakukan penyiangan. Karena masih ada rasa sayang saat harus menyingkirkan sebuah bahan pustaka. Karenanya bahan pustaka yang akan disiangi adalah bahan pustaka yang sudah benar-benar rusak dan tidak dapat digunakan. 11 Pedoman Penggunaan Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Op.cit. h.17