Prosedur Penyiangan Weeding Bahan Pustaka Perpustakaan Utama
penyiangan. Dalam proses penyiangan tersebut biasanya dilaksanakan bersamaan dengan proses stock opname, yang mana biasanya diakhiri dengan
dilaksanakannya penyiangan bahan pustaka dengan tetap mengacu pada kebijakan penyiangan yang sudah disepakati bersama. Dalam kasus ini, kasubag layanan
teknis, SM, memberikan penjelasan tentang pelaksanaan penyiangan yang dibarengi dengan stock opname. Beliau menjelaskan bahwa proses penyiangan
tidak bisa dipisahkan dari proses stock opname karena tidak adanya tenaga untuk melaksanakannya.
Karena jika dilaksanakan di luar waktu stock opname tidak ada tenaga dan waktu untuk memilih bahan-bahan yang akan disiangi.sm
Yang bertanggung jawab adalah kepala perpustakaan, sedangkan yang mekasanakannya adalah bagian teknis khususnya bagian pemeliharaan.
6
Kemudian dalam wawancara lain kaur bagian pemeliharaan, NL, juga menerangkan bahwa penanggung jawab penyiangan adalah staf penyiangan yang
dibentuk oleh kaur pemeliharaan.
7
Dalam hal ini penulis menyimpulkan bahwa penanggung jawab penyiangan secara umum dipegang oleh kepala perpustakaan,
dan dilaksanakan oleh kasubag layanan teknis dan kaur bagian pemeliharaan. Yang bertanggung jawab adalah kepala perpustakaan, sedangkan yang
mekasanakannya adalah bagian teknis khususnya bagian pemeliharaan.sm Kita membentuk panitia dan panitia tersebutlah yang bertanggung jawab.
nl
6
Siti Maryam, S.Ag, M.Hum, Wawancara Pribadi, op.cit.
7
Hj. Nilzamni Lubis, BA. Wawancara Pribadi.op.cit.
Sesuai dengan kebijakan penyiangan weeding bahan pustaka yang telah dipaparkan sebelumnya, prosedur penyiangan yang dilakukan di Perpustakaan
Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta adalah sebagai berikut.
8
1 Pustakawan mengadakan pemilihan bahan pustaka yang perlu dikeluarkan dari koleksi berdasarkan kebijakan penyiangan yang telah disepakati.
Mulanya kaur penyiangan, dalam hal ini kaur pemeliharaan, membentuk tim pelaksana penyiangan, yang mana terdiri dari staf
penyiangan, staf layanan teknis dan beberapa pustakawan lain. Tim inilah yang melakukan pemilihan bahan pustaka yang perlu disiangi sesuai
dengan kebijakan penyiangan yang sudah disepakati. Umumnya dilaksanakan pada musim libur, yaitu Juli – Agustus. Para pustakawan
mengecek dan mendata semua bahan pustaka yang ada pada form khusus. Selain pada waktu-waktu tersebut, para staf kaur pemeliharaan juga
melakukan steak reading pembenahan koleksi dengan kurun waktu yang biasa ditentukan perpustakaan, seperti menata ulang koleksi-koleksi yang
tercecer dengan melihat urutan nomor panggil, abjad, pengarang serta abjad judul setiap harinya; yaitu setiap hari mereka mengecek buku-buku
yang ada di rak koleksi dan buku-buku yang rusak langsung ditarik untuk disiangi.
2 Pustakawan menyusun daftar koleksi yang akan dikeluarkan dari rak. Sebelumnya perlu dipahami bahwa proses penyiangan bahan pustaka
di perpustakaan utama diawali dengan proses stock opname atau perawatan. Setelah melakukan stock opname biasanya akan menghasilkan
8
M. Zuhdi, Wawancara Pribadi, op.cit.
beberapa buku yang kurang layak dipakai, seperti out of date, rusak, tidak bisa dijilid dan kekurangan-kekurangan lainnya. Jadi, awalnya para
pustakawan bagian layanan teknis mendata semua buku yang ada. Setelah semua data terkumpul, para pustakawan biasanya terbagi
dalam beberapa orang atau kelompok kecil untuk mendata dan menganalisa setiap bahan pustaka, apakah masih layak untuk dipakai
ataukah masuk kriteria penyiangan. Bahan pustaka yang masih layak akan diberi tanda khusus, dan untuk bahan pustaka yang sudah tidak layak
langsung masuk kriteria penyiangan dan dalam formnya akan diberi keterangan ‘disiangi’ atau ‘weeding’.
3 Daftar koleksi yang akan disiangi kemudian dilaporkan kepada Kepala Perpustakaan untuk kemudian disetujui.
Prosedur selanjutnya adalah bahan pustaka yang sudah selesai didata dan dianalisa oleh para petugasnya kemudian diserahkan kepada kepala
perpustakaan. Kepala perpustakaan utama akan membaca dan mengecek hasil laporan tersebut, dan jika bahan pustaka yang siap disiangi sudah
sesuai dengan kebijakan yang ada maka kepala perpustakaan akan langsung menandatangani atau menyetujuinya. Setelah itu proses
penyiangan weeding bisa langsung dilaksanakan. Kemudian untuk mempermudah penyeleksian, para staf yang
membagi koleksi menjadi dua kategori, yaitu koleksi umum dan koleksi Islam. Dari data tersebut dijadikan sebagai acuan melakukan stock opname
dan weeding. Dalam proses penyiangan weeding, pustakawan
menggolongkannya dalam beberapa golongan dan setiap golongan diberi tanda khusus. Tanda-tanda tersebut adalah sebagai berikut.
Tabel 2 Tabel Tanda-tanda dalam Penyiangan
Tanda Keterangan
A Rusak parah dan penggunaan masih tinggi
B Rusak parah dan penggunaan rendah
C Rusak ringan dan penggunaan tinggi
D Rusak ringan dan penggunaan rendah
E Out out of date, rusak dan tidak dapat diperbaiki lagi
4 Bahan pustaka yang akan dikeluarkan dari koleksi, nomor katalognya dibiarkan namun koleksinya dianggap tidak tersedia.
Perlu diketahui bahwa saat ini perpustakaan utama sudah menggunakan katalog online, dan maksud dari prosedur ini adalah bahan
pustaka yang akan disiangi harus dikeluarkan dari katalog online. Namun, dalam hal ini perpustakaan tidak benar-benar mengeluarkannya,
perpustakaan hanya memberi tanda khusus untuk bahan pustaka yang ditarik tersebut. Biasanya dalam katalog online ada tiga tanda khusus;
yaitu tersedia, rusak dan hilang. Jika bahan pustaka ditarik untuk disiangi, maka dalam katalog online tanda “rusak” akan di-check list. Lebih jelas
mengenai tanda-tanda tersebut akan dijelaskan berikut ini. Tabel 3
Tabel Status Bahan Pustaka Tanda
Keterangan Tersedia
Hilang Rusak
Bahan pustaka ada di perpustakaan utama koleksi Bahan pustaka tidak ada di perpustakaan utama
koleksi Bahan pustaka sedang diperbaiki
Tanda-tanda tersebut digunakan agar para pemustaka tahu tentang status dari sebuah bahan pustaka yang ada di perpustakaan utama, apakah
tersedia, rusak atau hilang. 5 Bahan pustaka yang sudah out of date, kurang diminati dan rusak atau
sudah mendapat gantinya bisa disiangi. Dari semua data yang masuk kategori ‘disiangi’ biasanya masih
dilihat dan dianalisa ulang. Semua bahan pustaka yang masuk daftar tersebut belum tentu benar-benar layak disiangi. Ada bahan pustaka yang
masih bisa diperbaiki, dijilid ulang dan jika ada bahan pustaka yang masih banyak dibutuhkan tetapi sudah tidak bisa disimpan biasanya akan di-scan.
6 Bahan pustaka yang masih bisa diperbaiki dikembalikan ke dalam rak koleksi.
Untuk memastikan bahwa bahan pustaka memang layak disiangi, maka perlu dilakukan pengecekan dan analisa yang benar. Bahan pustaka
yang selayaknya masih bisa dijilid bisa dikembalikan ke rak koleksi setelah dijilid ulang. Kemudian bahan pustaka yang eksemplar atau copy-
annya lebih dari dua dan memiliki banyak peminat, perpustakaan utama menyediakan kurang lebih lima duplikasi. Sedangkan bahan pustaka yang
kurang tampak sedikit diminati oleh pemustaka, maka bahan pustaka yang jumlahnya lima eksemplar oleh kaur pemeliharaan akan ditarik tiga
eksemplar dan menyisakan dua eksemplar di dalam koleksi. Kalaupun ada koleksi yang sama sekali tidak pernah dipinjam, bukan berarti koleksi
tersebut akan sepenuhnya ditarik dari koleksi. Kaur pemeliharaan akan tetap menyisakan dua eksemplar sebagai koleksi, walaupun di dalam
akumulasi peminjaman buku selama satu tahun buku ini hanya tercatat satu kali peminjaman saja. Hal ini dilakukan karena mempertimbangkan
minimnya koleksi yang ada di perpustakaan utama. Biasanya proses penyiangan ini tidak serta merta langsung
dikerjakan dalam satu waktu. Namun temponya biasanya tidak lebih lama dari pada proses stock opname ataupun proses pendataan karena harus
mendata seluruh bahan pustaka. Sementara dalam penyiangan pustaka hanya perlu mengecek ulang data yang sudah ada yaitu bahan pustaka
yang siap disiangi. Pustakawan akan memperbaiki bahan pustaka yang masih bisa diperbaiki dan menyiangi bahan pustaka yang sudah tidak
layak digunakan. Dalam kasus lain, ada bahan pustaka yang beberapa jumlah
halamannya hilang. Untuk mengatasinya, petugas akan langsung menariknya dari koleksi untuk disiangi. Dan petugas akan mencari buku
yang sama, baik dari koleksi perpustakaan utama sendiri maupun perpustakaan lain, dan selanjutnya halaman yang diinginkan dikopi dan
selanjutnya digabungkan dengan buku yang halamannya hilang. 7 Bahan pustaka yang sudah disiangi disimpan dalam tempat khusus.
Maksudnya adalah bahan pustaka yang benar-benar tidak bisa diperbaiki, rusak dan lapuk disimpan dalam tempat khusus, yaitu ruang
penyiangan sementara. 8 Jika bahan pustaka yang sudah rusak tetapi dirasa masih banyak dicari dan
digunakan pemakai, maka buku tersebut hanya disimpan di gudang weeding stock, atau dihadiahkan ke perpustakaan lain.
Umumnya buku-buku yang sudah disiangi idealnya diberi stampel ‘buku ini dikeluarkan dari koleksi’, namun hingga saat ini perpustakaan
utama masih belum menggunakan teknis tersebut.
9
Hal ini karena untuk mengantisipasi bahan pustaka yang masih dicari atau dibutuhkan
pengguna, atau istilah lainnya weeding stock. Jika hal tersebut Dalam hal ini penulis mengasumsikan bahwa secara teknis pemakaian stempel ini
baru dilakukan sebatas rencana saja. Koleksi-koleksi tersebut diberi stempel dengan keterangan
dikeluarkan dari koleksi. Namun proses pembuatan stempel tersebut masih belum terealisasikan. Yang jelas koleksi-koleksi tersebut
dikeluarkan dari katalog koleksi.sm Kaur bagian pemeliharaan menyebutkan bahwa ada beberapa koleksi
yang sudah disiangi masih dicari oleh mahasiswa atau pengguna perpustakaan. Jika hal ini terjadi biasanya kaur pemeliharaan akan
langsung mencari buku yang dimaksud dan memperbaikinya agar bisa kembali masuk ke dalam katalog koleksi. Salah satu kelemahan dalam
proses penyiangan di perpustakaan utama ini adalah lemahnya manajemen waktu, kegiatan penyiangan biasanya harus tertunda pengerjaannya karena
pekerjaan lain. Jadi, bahan pustaka yang sudah disiangi tidak langsung diperbaiaki, akibatnya banyak pengguna yang harus turun langsung
mencari buku yang diinginkan. Selain itu bahan pustaka yang sudah di-weeding juga dihadiahkan ke
perpustakaan lain. Menurut Kepala Perpustakaan Utama, MZ, biasanya
9
Siti Maryam, S.Ag, M.Hum, Wawancara Pribadi, op.cit.
pihak perpustakaan utama tidak langsung memberikannya. Biasanya beberapa lembaga, sekolah ataupun instansi lain akan mengajukan
proposal, dan setelah itu proposal akan dipelajari langsung oleh kepala perpustakaan utama dan menentukan apakah buku-buku yang disiangi bisa
dihadiahkan ke sekolah ataupun instansi tersebut. Namun menurut kaur pemeliharaaan, NL, hingga saat ini tidak ada instansi atau golongan yang
secara resmi mengajukan proposal tersebut. Dalam hal ini penulis mangasumsikan bahwa dalam proses penyaluran bahan pustaka yang
sudah disiangi ini baru sebatas konsep saja atau agenda yang belum terlaksana. Karenanya wajar jika banyak buku yang sudah disiangi
tertumpuk di gudang penyiangan sementara tanpa disalurkan ke instansi yang membutuhkan, bahkan terkadang sampai rusak dan diserang hama
rayap. Untuk disalurkan atau disumbangkan, biasanya kita menunggu
permohonan. Biasanya kita banyak mendapatkan permohonan dari madrasah, sekolah dan lain-lain.mz
Hingga saat ini belum ada. Yang jelas yang diperbolehkan untuk memintanya adalah lembaga atau instansi, seperti masjid, sekolah dan
lain-lain, dan bukan perorangan.nl 9 Buku yang sudah benar-benar rusak dimusnahkan.
Buku-buku yang dimusnahkan adalah bahan pustaka yang benar- benar rusak atau bahan pustaka yang halamannya hilang dan tidak
ditemukan penggantinya. Bahan pustaka tersebutlah yang akhirnya akan dimusnahkan, karena jika tidak hanya akan mengundang rayap atau hama
lain dan merusak bahan pustaka lainnya.
Prosedur tersebut di atas adalah prosedur umum yang biasanya dilakukan dalam proses penyiangan di Perpustakaan Utama UIN Jakarta. Namun, melalui
pantauan dan analisa langsung di lapangan, penulis menemukan banyak kendala dalam pelaksanaan penyiangan di perpustakaan utama ini. MZ mangakui bahwa
proses penyiangan weeding di Perpustakaan Utama UIN Jakarta ini masih tergolong belum maksimal.
Kalau saya katakan masih belum maksimal karena kendala-kendala yang sudah saya sebutkan sebelumnya.mz
Statement tersebut membuat penulis yakin bahwa proses penyiangan yang ada di
Perpustakaan Utama UIN Jakarta ini masih tergolong lemah dan banyak kendala serta masalah yang dihadapi. Mengenai kendala serta masalah-masalah tersebut
akan diungkap dan dipaparkan lebih jelas pada bab selanjutnya.