Penyiangan bahan pustaka di Perpustakaan Utama Universitas islam negeri syarif Hidayatullah Jakarta

PENYIANGAN BAHAN PUSTAKA DI PERPUSTAKAAN

UTAMA UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF

HIDAYATULLAH JAKARTA

Oleh :

HERI KUSNANTO NIM: 103025029873

JURUSAN ILMU PERPUSTAKAAN

FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH

JAKARTA

Skripsi

Diajukan Kepada Fakultas Adab dan Humaniora Untuk Memenuhi Syarat-syarat Mencapai

Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP)

Oleh: HERI KUSNANTO NIM: 103025029873

Di bawah Bimbingan

Pungki Purnomo, MLIS NIP: 19641215 199903 1 005

JURUSAN ILMU PERPUSTAKAAN

FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH

JAKARTA

1. Skripsi ini merupakan hasil karya asli saya yang diajukan untuk memenuhi satu persyaratan gelar Strata 1 (S1) di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. 2. Semua sumber yang saya gunakan dalam tulisan ini telah saya cantumkan

sesuai dengan ketentuan yang berlaku di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. 3. Jika di kemudian hari terbukti karya ini bukan hasil karya asli saya atau merupakan hasil jiplakan dari karya orang lain, maka saya bersedia menerima sanksi yang berlaku di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

Ciputat, 23 Januari 2011

i ABSTRAK

PENYIANGAN BAHAN PUSTAKA DI PERPUSTAKAAN

UTAMA UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF

HIDAYATULLAH JAKARTA

Penyiangan bahan pustaka merupakan salah satu unsur penting dalam proses pelestarian. Bagi sebuah perpustakaan; baik perpustakaan umum, khusus ataupun perpustakaan perguruan tinggi, penyiangan perlu dilakukan sebagai salah satu cara untuk melestarikan bahan pustaka dari mulai fisik hingga informasi yang terkandung di dalamnya.

Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta merupakan Perpustakaan Perguruan Tinggi yang membantu terlaksananya program ‘Tri Dharma Perguruan Tinggi’ dengan maksud mengangkat khazanah budaya Islam dan ilmu pengetahuan. Selain itu tujuan lain perpustakaan utama adalah sebagai perpustakaan perguruan tinggi terkemuka baik dalam kelengkapan koleksinya maupun keragaman pelayanan. Untuk mewujudkannya, Perpustakaan Utama dirasa perlu melakukan penyiangan bahan pustaka.

Untuk memahami tentang kebijakan, prosedur dan juga kendala-kendala dalam proses penyiangan di Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta ini, penulis menggunakan metode penelitian deksriptif.

Penyiangan bahan pustaka di perpustakaan utama secara garis besar dilakukan satu tahun sekali yang mana dilakukan oleh staf layanan teknis. perpustakaan utama memiliki kriteria khusus untuk bahan pustaka yang disiangi, diantaranya seperti bahan pustaka yang sudah out of moment, buku yang rusak dan bahan pustaka yang informasinya cepat kadaluarsa. Selama ini perpustakaan utama telah melakukan usaha yang cukup maksimal dan optimal dalam hal penyiangan bahan pustaka ini, namun tetap saja ada kendala yang dihadapi. Secara garis besarnya kendala-kendala tersebut diantaranya adalah tidak seimbangnya pengadaan bahan pustaka dan juga proses penyiangan dan minimnya tenaga ahli. Problematika seperti ini menjadi bahan kajian bagi para pustakawan, terutama bagian penyiangan bahan pustaka Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

ii

KATA PENGANTAR

Segala puja dan puji serta syukur penulis panjatkan kepda Allah Swt., Yang telah memberikan kekuatan iman dan Islam, taufiq, hidayah serta inayah-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini. Shalawat dan salam senantiasa tercurahkan kepada Baginda Nabi besar Muhammad Saw., yang telah memberikan wejangan dan fatwa kepada seluruh ummatnya hingga akhir zaman.

Syukur dengan mengucapkan alhamdulillah, dan dengan usaha yang maksimal dan tekad yang bulat serta dorongan yang kuat dari saudara-saudaraku tercinta dan kedua orang tua, akhirnya penulisan skripsi ini dapat penulis seselsaikan. Dengan izin Allah Swt. akhirnya hambatan serta kendala selama penulisan bisa dilalui oleh penulis, dan hingga akhirnya skripsi ini mampu diselesaikan dan disajikan sebagaimana yang ada di hadapan pembaca.

Disadari sepenuhnya dengan kerendahan hati, bahwa penulisan skripsi ini tidak terlepas dari berbagai unsur yang turut andil dengan rela berpartisipasi dalam membantu proses penulisan skripsi ini dari awal hingga selesai, maka sudah sepantasnya penulis menyampaikan penghargaan yang setinggi-tingginya dan mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya, kepada:

1. Dr. H. Abd. Wahid Hasyim, M. Ag, selaku Dekan Fakultas Adab dan Humaniora beserta para stafnya.

2. Drs. Rizal Saiful-Haq, MA, selaku Kepala Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi

iii

4. Dr. M. Zuhdi, M. Ed., selaku kepala Perpustakaan Utama Syarif Hidayatullah Jakarta, kasubag layanan teknis, Siti Maryam, S. Ag, M. Hum., dan kaur pemeliharaan, Hj. Nilzamni Lubis, BA, atas informasi yang telah diberikan kepada penulis hingga terselesaikannya skripsi ini. 5. Terima kasih yang agung untuk para dosen Ilmu Perpustakaan dan

Informasi Fakultas Adab dan Humaniora, yangmana telah memberikan ilmu dan bimbingan yang luar biasa kepada penulis. Penulis berharap ilmu yang selama in telah diberikan bisa menjadi manfaat untuk masa depan penulis dan masyarakat pada umumnya.

6. Buat ayah dan ibuku tercinta yang telah bersabar memberikan support dan doa kepada penulis serta bantuan moril dan materilnya. Tak lupa untuk adik-adikku tercinta; Edi Kuskarmianto dan Fifit Kumalasari, serta ponakan penulis, Mohammad Hanzaliyah, untuk tawa, canda serta doa yang selalu menghibur penulis.

7. Untuk yang terspesial sesuatu yang indah Nurul “Mahadewi” Khasanah yang telah memberikan segala doa, waktu, support, canda dan kesabaran yang luar biasa kepada penulis.

8. Untuk anak-anak KPK (Kosan Pedro dan Kawan-kawan); Joy, Ryo, Bang Ubz, Pedro, Bang Ari ‘Baloteli’, Borang, Fadli, Pipo, Muso, Bung

iv

Ad, Roy Nike, Haikal, Paung, Jonday yang telah banyak memberikan kritik yang membangun dan dukungan yang luar biasa kepada penulis. 9. Terima kasih untuk semua kawan-kawan KM. UIN (Komunitas

Mahasiswa Universitas Islam Negeri) dan GEMA (Gerakan Mahasiswa Adab); Syifak ‘CC’, Adit ‘Gondrong’, Barkowi, Alan, Panden, Pandai, Ncek, Surya, Faiz, Hijrah, Chibo, Gele, Ateng, Adit, Aang, Cuplai, Heru, Oi, Sultan, Mia, Angga, Ima ‘Inong’, Fitri ‘Manohara’, Goci, Mumu, Yandi, Cuplu, Jadel, Andai, Bang Bo, Haikal Kribo yang telah mengobarkan semangat penulis untuk menyelesaikan skripsi ini.

10.Terima kasih kepada kawan-kawan IPI ’03; Munir, Luki, Lupe, Robin, Dila, Shuriyah, Daus, Agung, Farhan, Tasya, Mul, Andin, Hasanudin, Yasir, Jamal, Pendi, Yudi, Tyo, Ocha, Leha, Balqis, Ardi, Fauziah, Elly, Sasmita, Rohmat, dan yang tak bisa penulis sebutkan, untuk perjuangan dan tawanya bersama penulis. Tak lupa terima kasih untuk para junior IPI; Davi, Agus, Kafi, Ridho, Ippoy, Metha, Winda, Salam, Ayu, Ana, Fhalube, Qwil dan Melly, TB, Ateng, Al Karim, Intan, untuk semangat dan kebersamaannya.

11. Terima kasih yang terdalam untuk PADI Band; Mas Piyu, Mas, Fadly, Mas Rindra, Mas Ari, Mas Yoyo, yang telah memberikan motivasi, hiburan serta inspirasi tanpa batas untuk penulis, dan tak lupa pula untuk seluruh sobat padi; Deni, Asep, Laramma, Aji, Mario, Eko, Eka, Kizz Bolang.

v

13.Terima kasih kepada Mbak Dewi “Sudiro” untuk segala bantuan kepada penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.

Akhirnya hanya kepada Allah Swt. penulis serahkan segalanya, semoga jasa dan bantuan semua pihak yang diberikan kepada penulis menjadi pemberat timbangan amal kebaikan di akhirat kelak. Mudah-mudahan usaha kecil penulis melalui tulisan ini dapat membawa manfaat, baik bagi peulis sendiri maupun bagi pembaca pada umumnya. Amiin.

Jakarta, 23 Januari 2011 Penulis

vi DAFTAR ISI

ABSTRAK ………. i

KATA PENGANTAR ……….. ii

DAFTAR ISI ………. vi

BAB I PENDAHULUAN 1.1Latar Belakang Masalah ………. 1

1.2Pembatasan Masalah ……….………. 5

1.3Perumusan Masalah ………….……… 5

1.4Tujuan Penelitian ……… 6

1.5Manfaat Penelitian ………….……… 6

1.6Metode Penelitian …………..………. 7

1.7Sistematika Penulisan ……….……… 9

BAB II TINJAUAN LITERATUR 2.1. Perpustakaan Universitas ……….. 11

2.1.1. Pengertian Perpustakaan Universitas ……….... 11

2.1.2. Fungsi Perpustakaan Universitas ……… 12

2.1.3. Koleksi Perpustakaan Universitas ………... 14

2.2. Pengertian Stock Opname ... 17

2.3. Penyiangan (weeding) Koleksi ………. 18

2.3.1. Pengertian Penyianga (weeding) Bahan Pustaka ……… 18

2.3.2. Tujuan dan Fungsi Penyiangan (weeding) Bahan Pustaka ……… 20

2.3.3. Kebijakan Penyiangan (weeding) Bahan Pustaka …….. 22

vii

3.1. Sejarah Berdirinya Perpustakaan Utama UIN Syarif

Hidayatullah Jakarta ……… 30

3.2. Struktur Organisasi Perpustakaan ……… 33

3. 3. Koleksi Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta ... 36

3.4. Sistem Pelayanan Perpustakaan ……….. 38

3.5. Keanggotaan ……… 39

3.6. Gedung dan Perlengkapan Perpustakaan ………. 40

BAB IV TEMUAN HASIL PENELITIAN DI PERPUSTAKAAN UTAMA UIN SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA 4.1. Profil Informan ... 43

4.2. Prosedur Penyiangan (Weeding) Bahan Pustaka ………. 45

4.3. Kebijakan Penyiangan (Weeding) Bahan pustaka ……… 48

4.4. Problematika Penyiangan (Weeding) Koleksi di Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta ……….. 59

BAB V PENUTUP 5.1. Kesimpulan ...……… 64

5.2. Saran ...……….. 67 DAFTAR PUSTAKA

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Masalah

Perpustakaan adalah suatu ruangan, bagian dari gedung/ bangunan, atau gedung itu sendiri yang berisi buku-buku koleksi, yang disusun dan diatur demikian rupa, sehingga mudah untuk dicari dan dipergunakan apabila sewaktu-waktu diperlukan oleh pembaca.1 Dunia perpustakaan menawarkan berbagai pengetahuan yang beraneka ragam. Ilmu pengetahuan berangsur-angsur masuk ke dalam dunia perpustakaan, sehingga lebih menarik untuk disimak.2 Karena itu perpustakaan memiliki peran yang sangat penting bagi masyarakat pad aumumnya.

Berbicara mengenai peran perpustakaan yang begitu syarat dengan harapan dan banyaknya pengguna perpustakaan yang ada, tentu perpustakaan mempunyai tugas yang sangat berat yang harus diemban oleh para pengelola perpustakaan untuk memenuhi segala kebutuhan pengguna jasa perpustakaan. Karena melalui perpustakaan, setiap orang bisa mendapatkan informasi dengan mudah dan menggunakannya sesuai dengan kebutuhannya.

Perpustakaan berperan sebagai pengantar ilmu pengetahuan dan informasi dan terhimpun secara sistematis kepada masyarakat dan pengguna jasa perpustakaan, sehingga lebih menarik untuk menggunakan koleksi perpustakaan. Untuk itu, pengguna jasa perpustakaan dapat dikelompokkan menjadi beberapa bagian sesuai dengan jenis

1

Sutarno NS, Perpustakaan dan Masyarakat, (Jakarta: Yayasan Obor Indonesia, 2003), h. 7

2

Sri Rohyanti Zulaikah, Meracik Sosok Perpustakaan Ideal, PERTA, (Jakarta: Departemen Agama RI, 2000), Vol. I, No. 2, h. 42

perpustakaannya yaitu perpustakaan umum, perpustakaan sekolah, perpustakaan perguruan tinggi dan perpustakaan khusus.

Perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang tegabung dalam lingkungan lembaga pendidikan, baik perpustakaan universitas, perpustakaan fakultas, perpustakaan akademi maupun perpustakaan sekolah tinggi. Tujuan utamanya adalah membantu perguruan tinggi dalam menjalankan program pengajaran dan pendidikan.3

Perpustakaan perguruan tinggi merupakan sebuah sarana penunjang yang didirikan untuk mendukung kegiatan Civitas Akademik, dimana perguruan tinggi itu berada. Dalam buku pedoman perpustakaan perguruan tinggi disebutkan bahwa, perpustakaan perguruan tinggi merupakan unsur penunjang perguruan tinggi dalam kegiatan pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Dalam rangka menunjang kegiatan ‘Tri Darma’ tersebut, maka perpustakaan diberi beberapa fungsi diantaranya, fungsi edukasi, sumber informasi, penunjang riset, rekreasi, publikasi, deposit dan interpretasi informasi. Perpustakaan juga merupakan lembaga yang berkompeten dalam mengumpulkan, mengolah, menyimpan dan menyebarkan serta menemukan kembali informasi. Karena perpustakaan merupakan lembaga penyedia sumber informasi. Menurut Undang undang Perpustakaan No. 43/2007 perpustakaan dilingkungan Pendidikan penting peranannya dalam memenuhi kebutuhan informasi pengguna.

Sehubungan dengan hal tersebut, informasi yang dikumpulkan dan diolah oleh perpustakaan harus sesuai dengan tujuan perpustakaan serta harus disesuaikan dengan lingkungan perguruan tinggi, sikap pemakai dengan kebutuhan informasinya. Kebutuhan informasi pemakai sangat beragam dan kebutuha tersebut banyak dipengaruhi oleh latar

3

Pamunjak Rusina Syahrial, Pedoman Penyelenggaraan perpustakaan, (Jakarta: Djambatan, 1998), Cet. Ke-5, h.2

3

belakang pendidikan dan sosial budaya masyarakat. Untuk dapat menjadikan perpustakaan sebagai jantung perguruan tinggi, maka perpustakaan hatus dapat dijadikan sebagai pustak informasi sekaligus bermanfaat bagi civitas akademika serta mendukung program tridarma perguruan tinggi tentu bukan merupakan tugas yang ringan,4 terutama dalam hal penyiangan/weeding.

Di dalam sebuah sistem perpustakaan, bahan pustaka adalah salah satu unsur penting. Nilai informasi yang dikandung di dalam suatu bahan pustaka, serta harga bahan pustaka yang relatif cukup mahal, mengharuskan perpustakaan melakukan upaya-upaya pelestarian. Upaya pelestarian bahan pustaka di perpustakaan tidak hanya dalam hal fisik, tetapi juga dalam hal informasi yang terkandung di dalamnya. Dengan kata lain upaya pelestarian ini dimaksudkan untuk menjaga bahan pustaka yang dimiliki agar tidak cepat mengalami kerusakan yang disebabkan oleh berbagai macam serangga, rayap, pemakaian oleh pengguna perpustakaan, cuaca dan kondisi alam (basah, lembab, sinar matahari dan lain-lain).

Dengan demikian upaya pelestarian ini dapat menjaga dan melindungi bahan pustaka supaya menjadi lebih awet, bisa dipakai lebih lama dan bisa menjangkau lebih banyak pembaca perpustakaan. Dan disinilah peran penyiangan/weeding bahan pustaka dibutuhkan.

Penyiangan bahan pustaka atau weeding adalah upaya mengeluarkan koleksi dari susunan rak karena tidak diminati terlalu banyak eksemplarnya, telah ada edisi terbaru maupun koleksi itu tidak relevan. Koleksi yang dikeluarkan ini dapat diberikan ke perpustakaan lain, atau dihancurkan untuk dibuat kertas lagi.5

Dalam definisi lain, penyiangan bahan pustaka (weeding) adalah proses mengeluarkan bahan pustaka dari rak buku dan memperhitungkan kembali (ressessing)

4

Sri Rohayanti Zulaikah, op.cit., h.42

5

Maunglib’s Weblog, Analisis Koleksi Perpustakaan Seleksi, Penyiangan dan Evaluasi, http//maunglib.wordpress.com, diakses pada 1 Juni 2010, 18:17 WIB

nilainya dari segi kebutuhan saat ini. Sekali bahan pustaka dikeluarkan, maka hal itu akan dipindahkan, dibuang, atau disimpan dan dikelompokkan dalam gudang, atau diputuskan untuk dijual atau dihadiahkan ke perpustakaan lain.6

Koleksi perpustakaan secara berkala perlu disiangi agar bahan pustaka yang sudah tidak sesuai lagi dapat diganti dengan bahan pustaka yang baru. Pemilihan bahan pustaka yang dikeluarkan dari koleksi sebaiknya dilakukan oleh petugas perpustakaan dan guru, kemudian untuk dipisahkan atau dipindahkan, dihibahkan atau dimusnahkan. Keputusan tersebut berdasarkan pertimbangan kemuktakhiran, kesesuaian, dan kondisi fisik dokumen.

Adapun tujuan dari penyiangan adalah untuk memperoleh tambahan tempat (shelf space) untuk koleksi yang baru, membuat koleksi lebih bisa dimanfaatkan sebagai sumber informasi yang akurat, relevan, up to date dan menarik, memberikan kemudahan pada pemakai koleksi, dan memungkinkan staf perpustakaan untuk mengelola koleksi lebih efektif dan lebih efisien.

Sebagai perpustakaan perguruan tinggi yang memiliki bahan pustaka dengan jenis yang beragam dan jumlah koleksi yang besar, Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta telah melakukan beberapa kegiatan konservasi dan preservasi sebagai bentuk upaya pelestarian. Kegiatan yang ada di dalammya, disesuaikan dengan keragaman maupun jenis bahan pustaka yang ada di Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Ragam dan jenis bahan pustaka yang dimiliki Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta adalah bahan pustaka cetak seperti buku, majalah, surat kabar, skripsi dan lain-lain, dan bahan pustaka non cetak (koleksi audio visual) seperti kaset, CD, VCD, dan DVD. Walaupun jenis koleksi audio visual itu sendiri belum terpublikasikan.

6

Pungki Purnomo, Bahan Ajar Mata Kuliah Manajemen Pembinaan dan Pengembangan Koleksi, 2010. h.31

5

Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta memiliki visi yaitu menjadikan Perpustakaan Utama sebagai Perpustakaan Perguruan Tinggi Islam yang terkemuka baik dalam kelengkapan koleksinya maupun keragaman pelayanannya. Untuk mewujudkan visi tersebut, maka perlu adanya penyiangan/weeding bakan pustaka.

Mengingat pentingnya penyiangan/weeding bahan pustaka, maka penulis merasa tertarik untuk melakukan penelitian tentang penyiangan/weeding di Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Natinya akan dituangkan dalam skripsi yang berjudul: “

PENYIANGAN BAHAN PUSTAKA DI

PERPUSTAKAAN UTAMA UNIVERSITAS ISLAM NEGERI

SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA”.

1.2. Pembatasan Masalah

Melalui latar belakang yang telah dipaparkan dan dijelaskan pada bab sebelumnya, peneliti memfokuskan penelitian ini pada aspek penyiangan (weeding) bahan pustaka di Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Adapun hal-hal yang akan diangkat dalam persoalan ini seperti kebijakan penyiangan, proses penyiangan dan problematika penyiangan di Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Fokus penelitian ini dibuat agar peneliti tidak melebar atau bahkan menyimpang dari apa yang ditelitinya. Sehingga maksud yang diinginkan mampu tersampaikan dengan baik kepada para pembaca.

1.3. Perumusan Masalah

Dari latar belakang dan batasan masalah di atas maka permasalahan yang akan dibahas dapat dirumuskan sebagai berikut:

1. Bagaimana Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta melaksanakan kebijakan penyiangan bahan pustaka?

2. Bagaimana proses penyiangan bahan pustaka di Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta?

3. Kendala-kendala apa saja yang dihadapi Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta dalam melakukan penyiangan bahan pustaka?

1.4. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan penulisan skripsi ini adalah :

1. Untuk mengetahui kebijakan penyiangan bahan pustaka yang dilaksanakan oleh Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

2. Untuk mengetahui proses penyiangan bahan pustaka pada Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

3. Untuk mengetahui kendala-kendala yang dialami oleh Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta dalam melakukan penyiangan bahan pustaka.

1.5. Manfaat Penelitian

Sedangkan manfaat penelitian skripsi ini adalah :

1. Sebagai masukan kepada para pemegang kebijakan di perpustakaan untuk menentukan kebijakan di Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

2. Diharapkan memberikan kontribusi pemikiran bagi Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

7

3. Dapat menambah wawasan baik bagi penulis maupun masyarakat umum. 4. Sebagai bahan masukan pengembangan penelitian selanjutnya dalam

skala yang lebih besar.

1.6. Metode Penelitian

Metode yang digunakan dalam penulisan skripsi ini adalah menggunakan penelitian deskriptif, yaitu metode yang bertujuan untuk menggambarkan sifat suatu keadaan yang sementara berjalan pada saat penelitian dilakukan dan memeriksa sebab-sebab dari suatu gejala tertentu.

1. Pendekatan Penelitian

Pendekatan yang dilakukan dalam penelitian ini, penulis menggunakan pendekatan penelitian kualitatif, yaitu penelitian yang analisis datanya bersifat penyelidikan; topik atau populasi belum banyak ditulis, dan peneliti harus mendengarkan informasi dari informan berdasarkan keterangan mereka.

2. Jenis dan Sumber Data

1. Data Primer, yaitu data yang berasal dari narasumber yang ditemui langsung di lapangan (lokasi penelitian) yakni staf penyiangan. 2. Data Sekunder, yaitu sumber data penelitian yang diperoleh peneliti

secara tidak langsung melalui media perantara. Data sekunder umumnya berupa bukti, catatan atau laporan historis yang telah tersusun dalam arsip yang dipublikasikan dan tidak dipublikasikan. 3. Informan, yaitu sumber data penelitian yang diperoleh peneliti

narasumber yang bersangkutan adalah kepala perpustakaan, bagian layanan teknis, kaur pemeliharaan Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

4. Instrumen penelitian, yaitu alat-alat yang digunakan dalam proses wawancara. Alat-alat tersebut diantaranya Hp, kertas, bolpoint, dan lembar pertanyaan.

3. Teknik Pengumpulan Data

Untuk memperoleh data lapangan, penulis menggunakan teknik field research (penelitian lapangan). Peneliti merumuskan gagasan dan topik, selanjutnya peneliti memilih kelompok sosial atau lokasi untuk diteliti dan akhirnya melakukan penelitian di lokasi yang telah ditentukan tersebut. Dalam teknik ini, penulis menggunakan dua cara yaitu sebagai berikut:

a. Wawancara, penulis mengadakan tanya jawab (interview) dengan pihak yang berkaitan dengan objek penelitian penulis.7

b. Observasi, penulis mengadakan pengamatan langsung ke Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta untuk memperoleh data yang akurat tentang gejala, peristiwa dan kondisi aktual yang terjadi pada masa sekarang.

7

9

4. Teknik Analisa Data

Analisis data adalah proses mengatur urutan data, mengorganisasikanya ke dalam suatu pola, kategori, dan satuan uraian dasar. Dalam penelitian ini, analisa data yang dilakukan oleh penulis adalah sebagai berikut:

a. Mengorganisasi data; data-data yang ada diperoleh dari catatan

lapangan dan komentar peneliti, dokumen wawancara, dan berita acara penyiangan.

b. Menganalisa data; yaitu proses pengolahan data-data yang ada. c. Menemukan tema; setelah melakukan pengolahan data maka

hasilnya disimpulkan menjadi sebuah tema besar sesuai dengan tujuan penelitian.

1.7. Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan dalam penelitian ini adalah :

BAB I PENDAHULUAN

Berisi latar belakang permasalahan, pembatasan masalah, perumusan masalah, tujuan peneltian, manfaat peneltian, metode penelitian, sistematika penulisan.

BAB II TINJAUAN LITERATUR

Bab ini berisi suatu landasan teoritis terhadap hal-hal yang berkaitan dengan masalah-masalah yang hendak diteliti dari segi definisi, fungsi dan koleksi perpustakaan perguruan tinggi. Selain ini penjelasan mengenai definisi penyiangan/weeding bahan

pustaka, tujuan dan fungsi penyiangan/weeding, kebijakan penyiangan/weeding, dan metode penyiangan/weeding bahan pustaka.

BAB III PROFIL PERPUSTAKAAN

Menguraikan tentang kondisi Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta yang mana meliputi sejarah berdirinya perpustakaan, tujuan didirikannya, koleksi, keanggotaan dan sistem pelayanan perpustakaan.

BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

Dalam pembahasan bab ini, penulis memberikan gambaran dari hasil penelitian yang dijelaskan secara objektif mengenai metode, kebijakan, problematika penyiangan/weeding dan koleksi pada Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini berisi kesimpulan dari penyajian hasil peneltian yang dikemukakan oleh penulis, dan penulis memberikan saran-saran yang merupakan masukan dan sumbangan pemikiran penulis.

BAB II

TINJAUAN LITERATUR

2.1. Perpustakaan Universitas

Dalam bab kedua ini, penulis akan memberikan beberapa tinjauan teoritis yang nantinya akan digunakan sebagai acuan atau pegangan dalam penelitian tentang weeding di perpustakaan universitas. Berbicara mengenai perpustakaan universitas, penting untuk terlebih dahulu mengetahui tentang seluk beluk perpustakaan universitas; seperti pengertian, fungsi dan juga koleksi yang ada di perpustakaan universitas.

2.1.1. Pengertian Perpustakaan Universitas

Perpustakaan Perguruan Tinggi adalah perpustakaan yang berada di lingkungan perguruan tinggi (akademi, sekolah tinggi, universitas, institut, politeknik) dimana para penggunanya adalah para mahasiswa, dosen, dan karyawan suatu perguruan tinggi. Perpustakaan perguruan tinggi didirikan untuk menunjang pencapaian tujuan perguruan tinggi yang bersangkutan dalam melaksanan Tri Dharma Perguruan Tinggi, yaitu pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat. Untuk melaksanakan tugasnya itu, perpustakaan perguruan tinggi memilih, mengolah, mengoleksi, merawat, dan melayankan koleksi yang dimilikinya kepada para warga lembaga induknya pada khususnya dan masyarakat akademis pada umumnya.

Sebagai bagian integral dari suatu perguruan tinggi. Perpustakaan perguruan tinggi diselenggarakan dengan tujuan untuk menunjang pelakasanaan program Tri Dharma Perguruan Tinggi, yaitu:1

a) Dharma pertama yaitu pendidikan dan pengajaran dilaksanakan dengan cara mengumpulkan, mengolah, menyimpan, menyajikan, dan menyebarluaskan informasi bagi mahasiswa dan dosen sesuai dengan kurikulum yang berlaku.

b) Dharma kedua yaitu penelitian dilakukan melalui kegiatan mengumpulkan, mengolah, menyimpan, menyajikan, dan menyebarluaskan informasi bagi para peneliti.

c) Dharma ketiga yaitu pengabdian kepada masyarakat. Diselenggarakan melalui kegiatan mengumpulkan, mengolah, menyimpan, dan menyebarluaskan informasi masyarakat.

2.1.2. Fungsi Perpustakaan Universitas

Perpustakaan universitas atau perguruan tinggi mempunyai peran yang cukup strategis dalam mendukung program perguruan tinggi. Keberadaan perpustakaan di lingkungan perguruan tinggi adalah untuk menunjang kegiatan perkuliahan. Dalam hal ini dikatakan bahwa Perpustakaan Perguruan Tinggi merupakan jantung Perguruan Tinggi.2 Artinya, dengan keberadaan perpustakaan memungkinkan sivitas akademika memperoleh kesempatan

1

Muhtamaruddin Fahmi. Mengenal lebih Dekat Perpustakaan Perguruan Tinggi atau Universitas. http://www.ubb.ac.id/, diakses pada 26 September 2010.

2

Agus Sutoyo, Perpustakaan dan Perguruan Tinggi, Arsip Artikel Perpustakaan dan Buku Terbitan Indonesia: http://asmakmalaikat.com/ilmu_metafisika_gratis.htm diakses pada 24 Juli 2010.

13

untuk memperluas dan memperdalam ilmu pengetahuan dengan membaca bahan pustaka yang sesuai dengan bidangnya masing-masing. Tanpa perpustakaan, maka proses pelaksanaan pembelajaran kurang optimal.

Fungsi perpustakaan perguruan tinggi dapat dirinci sebagai berikut:3 a) Fungsi edukasi

b) Fungsi informasi c) Fungsi riset d) Fungsi rekreasi e) Fungsi deposit

Secara umum tugas perpustakaan perguruan tinggi adalah menyusun kebijakan dan melakukan tugas rutin untuk mengadakan, mengolah dan merawat bahan pustaka serta mendayagunakannya baik bagi civitas akademika maupun masyarakat di luar kampus.

Sementara tugas perpustakaan perguruan tinggi dapat dirinci sebagai berikut :

a) Mengikuti perkembangan kurikulum serta perkuliahan dan menyediakan bahan-bahan yang dibutuhkan untuk pengajaran.

b) Menyediakan koleksi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas-tugas dalam rangka studinya.

c) Mengikuti perkembangan mengenai program-program penelitian yang diselenggarakan di lingkungan perguruan tinggi induknya dan berusaha

3

Muktamarudin Fahmi, Mengenal Lebih Dekat Perpustakaan Perguruan Tinggi Atau Universitas, http://www.ubb.ac.id diakses pada 24 Mei 2010.

menyediakan literatur ilmiah dan bahan lain yang diperlukan bagi para peneliti.

d) Memutakhirkan koleksi dengan mengikuti terbitan-terbitan yang baru baik berupa tercetak maupun non cetak.

e) Menyediakan fasilitas yang memungkinkan pengguna mengakses perpustakaan lain maupun data base-data base melalui jaringan lokal (intranet) maupun global (internet) dalam rangka pemenuhan kebutuhan informasi yang diperlukan.

2.1.3. Koleksi Perpustakaan Universitas

Mengingat perpustakaan sebagai jantung universitas, maka untuk mengoptimalkan kegiatan pembelajaran perpustakaan universitas harus menyediakan koleksi yang sesuai dengan kebutuhan masyarakat pengguna jasa perpustakaan. Sebagaimana dikatakan oleh Asrukin bahwa perpustakaan yang baik adalah perpustakaan yang koleksinya relevan dengan kebutuhan masyarakat yang dilayani.

Pelayanan sebuah perpustakaan akan dianggap stabil bila suatu perpustakaan memiliki kelengkapan koleksi. Koleksi merupakan unsur terpenting pada sebuah perpustakaan, karena koleksi yang yang dimiliki oleh perpustakaan hanya untuk dimanfaatkan oleh pengguna jasa perpustakaan. Koleksi sendiri mengandung pengertian bahwa semua bahan pustaka yang

15

dikumpulkan, diolah dan disimpan untuk disebarluaskan kepada masyarakat guna memenuhi kebutuhan pemakai.4

Dikatakan pula bahwa koleksi merupakan kumpulan bahan pustaka baik tercetak maupun terekam yang disimpan dan dikelola perpustakaan.5 Sedangkan menurut World Encyclopedi of Library and Information Science, jajaran koleksi perpustakaan umumnya dalam bentuk buku-buku, terbitan berkala, laporan rekaman yang selesai diklipping/film dan CD untuk video kaset dan CD ROM, microform.6

Dalam buku berjudul ‘Perpustakaan, Kepustakaan dan Perpustakaan’, Soeatminah menyebutkan bahwa sebuah perpustakaan harus memiliki apa yang dinamakan koleksi, sehingga tidak hanya satu macam, melainkan bermacam-macam jenisnya yang antara lain koleksi umum dan koleksi khusus. Dalam Pengertian koleksi perpustakaan ada bahan cetak dan non cetak.7

Sumber lainnya juga menyebutkan bahwa koleksi terbagi ke dalam dua bagian, yaitu koleksi bahan cetak dan non cetak. Koleksi bahan cetak berasal dari karya cipta atau hasil pikiran manusia yang dituangkan dalam bentuk cetak, seperti: buku, majalah, koran dan lain sebagainya, termasuk koleksi dalam terbitan berseri atau hasil pikiran manusia yang dituangkan dalam

4

Rahmat Nata Djumaena Suikarman, Pedoman Umum pengelolaan Perpustakaan Perguruan Tinggi, (Jakarta: Pernas, 2000), h.5

5

Keputusan Presiden RI No. 11 Tentang Peraturan Pemerintah RI Mengnai Pelaksanaan Undang-Undang No. 4 Tahun 1990 Tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam, (Jakarta: Pernas, 1996), h.35

6

American Library Association, World Encyclpedi of Library and Information Services, (Chicago: ALA, 1953), h.35

7

Soeatminah, Perpustakaan, Kepustakawanan da Perpustakaan, (Yogyakarta: Kanisius, 1999), h.19

bentuk yang bukan cetak, seperti: rekaman suara, rekaman video, audio film dan lain sebagainya.8

Dari beberapa uraian di atas mengenai pengertian koleksi, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa koleksi adalah sekumpulan buku-buku atau sekumpulan non buku yang dihimpun oleh pengelola perpustakaan. Koleksi sebagai bahan pustaka perlu diatur dan ditata secara sistematis, sehingga mudah digunakan, dicari dan ditemukan kembali pada saat dibutuhkan. Jadi, koleksi adalah kumpulan buku-buku dan non buku yang dihimpun dari bahan pustaka yang berupa bahan cetak, non cetak, bentuk mikro serta dalam bentuk elektronik.

Koleksi perpustakaan perguruan tinggi seyogynya terdiri dari :

b) Buku referensi baik referensi umum maupun untuk bidang studi khusus. c) Buku teks baik yang diperlukan mahasiswa maupun dosen, baik yang

diwajibkan untuk mata kuliah tertentu maupun yang dianjurkan.

d) Buku untuk pengembangan ilmu yang melengkapi dan memperkaya pengetahuan diluar bidang studi yang ditekuni.

e) Majalah ilmiah dan populer penerbitan perguruan tinggi baik penerbitan sendiri maupun penerbitan perguruan tinggi lain.

f) Penerbitan pemerintah, terutama produk hukum yang berkaitan dengan perguruan tinggi

g) Laporan-laporan, baik laporan penelitian ataupun laporan lainnya terutama dari lembaganya sendiri.

8

17

2.2. Pengertian Stock Opname

Perkembangan peradaban manusia saat ini berjalan dengan cepat, sehingga manusia memerlukan informasi agar tidak tertinggal. Perpustakaan sebagai penyedia informasi harus dapat memberikan layanan yang dapat memudahkan pengguna untuk mengakses informasi dengan cepat, tepat, dan akurat. Hal ini dikaitkan dengan tujuan dan fungsi perpustakaan itu sendiri yaitu mengumpulkan, menyimpan, menata, merawat atau memelihara dan menyediakan bahan pustaka dalam berbagai bentuk khususnya buku.

Agar perpustakaan dapat memberikan layanan secara maksimal, maka koleksi perpustakaan juga dikelola dengan baik karena koleksi merupakan aset informasi yang sangat berharga bagi perpustakaan. Selain menjaga aset informasi yang dimiliki, perawatan merupakan bukti kepedulian sebuah perpustakaan atas informasi yang dimilikinya. Apalagi perpustakaan dianggap sebagai pusat informasi maka perawatan merupakan suatu yang perlu dilakukan oleh setiap perpustakaan.

Salah satu kegiatan pemeliharaan atau perawatan koleksi yang dapat dilakukan adalah Stock Opname. Stock Opname Adalah kegiatan penghitungan kembali koleksi yang dimiliki perpustakaan agar diketahui profil koleksi, jajaran katalog yang tersusun rapi serta dapat mencerminkan keadaan koleksi untuk tujuan peningkatan pelayanan kepada pengguna.9 Selain berfungsi untuk mencocokkan kembali koleksi yang ada di rak dengan jumlah data inventaris, juga dapat sebagai sarana untuk melakukan pemeliharaan, karena disamping

9

Elang. Pengembangan Koleksi (Stock Opname). http://my.opera.com, diakses pada 9 Februari 2011

memeriksa koleksi, buku–buku yang ada kemudian dibersihkan tidak terkecuali dengan tempat pemajangan buku/rak.

2.3. Penyiangan (Weeding) Koleksi

Di dalam sebuah sistem perpustakaan, bahan pustaka adalah salah satu unsur penting. Nilai informasi yang dikandung di dalam suatu bahan pustaka, serta harga bahan pustaka yang relatif cukup mahal, mengharuskan perpustakaan melakukan upaya-upaya pelestarian. Upaya pelestarian bahan pustaka di perpustakaan tidak hanya dalam hal fisik, tetapi juga dalam hal informasi yang terkandung di dalamnya. Dengan kata lain upaya pelestarian ini dimaksudkan untuk menjaga bahan pustaka yang dimiliki agar tidak cepat mengalami kerusakan yang disebabkan oleh berbagai macam serangga, rayap, pemakaian oleh pengguna perpustakaan, cuaca dan kondisi alam (basah, lembab, sinar matahari dan lain-lain).

Dengan demikian upaya pelestarian ini dapat menjaga dan melindungi bahan pustaka supaya menjadi lebih awet, bisa dipakai lebih lama dan bisa menjangkau lebih banyak pembaca perpustakaan. Dan disinilah peran penyiangan bahan pustaka dibutuhkan.

2.3.1. Pengertian Penyiangan (Weeding) Bahan Pustaka

Penyiangan bahan pustaka atau weeding adalah upaya mengeluarkan koleksi dari susunan rak karena tidak diminati terlalu banyak eksemplarnya, telah ada edisi terbaru maupun koleksi itu tidak relevan. Koleksi yang dikeluarkan ini dapat diberikan ke perpustakaan lain, atau dihancurkan untuk dibuat kertas lagi.10

Dalam definisi lain, penyiangan bahan pustaka (weeding) adalah proses mengeluarkan bahan pustaka dari rak buku dan memperhitungkan kembali nilainya

10

Maunglib’s Weblog, Analisis Koleksi Perpustakaan Seleksi, Penyiangan dan Evaluasi, http//maunglib.wordpress.com, diakses pada 1 Juni 2010, 18:17 WIB

19

dari segi kebutuhan saat ini. Sekali bahan pustaka dikeluarkan, maka hal itu akan dipindahkan, dibuang, atau disimpan dan dikelompokkan dalam gudang, atau diputuskan untuk dijual atau dihadiahkan ke perpustakaan lain.11

Koleksi perpustakaan secara berkala perlu disiangi agar bahan pustaka yang sudah tidak sesuai lagi dapat diganti dengan bahan pustaka yang baru. Pemilihan bahan pustaka yang dikeluarkan dari koleksi sebaiknya dilakukan oleh petugas perpustakaan dan guru, kemudian untuk dipisahkan atau dipindahkan, dihibahkan atau dimusnahkan. Keputusan tersebut berdasarkan pertimbangan kemuktakhiran, kesesuaian, dan kondisi fisik dokumen.

Menurut Sulistyo Basuki dalam buku Pengantar Ilmu Perpustakaan (1991:271-274) disebutkan bahwa preservation atau pelestarian mencakup semua aspek usaha melestarikan bahan pustaka dan arsip, termasuk didalamnya kebijakan pengelolaan, keuangan, sumber daya manusia, metode, dan teknik penyimpannnya. Conservation atau pengawetan terbatas pada kebijakan serta cara khusus dalam melindungi bahan pustaka dan arsip untuk kelestarian koleksi tersebut.

Kebijakan pengawetan dan pelestarian bahan pustaka suatu perpustakaan berkaitan dengan perencanaan serta kegiatan mengurangi kerusakan bahan pustaka. Kegiatan-kegiatan pengawasan lingkungan dan fisik materi dan gedung, pengembangan perencanaan kesiagaan terhadap kerusakan bahan pustaka, usaha alih media/bentuk, serta perawatan preventif dan perbaikan dituangkan dalam program yang terpadu. Harus ditunjuk orang, bagian atau pihak tertentu yang bertanggung jawab atas program pengawetan dan pelestarian ini, yang dapat bekerja sama dengan berbagai pihak, termasuk di dalamnya pihak administrasi perpustakaan, pengawas gedung (maintenance), dan pihak atasan dari instansi induk setempat.

11

Pungki Purnomo, Bahan Ajar Mata Kuliah Manajemen Pembinaan dan Pengembangan Koleksi, 2010. h.31

2.3.2. Tujuan dan Fungsi Penyiangan/Weeding Bahan Pustaka

Adapun tujuan dari penyiangan adalah untuk memperoleh tambahan tempat (shelf space) untuk koleksi yang baru, membuat koleksi lebih bisa dimanfaatkan sebagai sumber informasi yang akurat, relevan, up to date dan menarik, memberikan kemudahan pada pemakai koleksi, dan memungkinkan staf perpustakaan untuk mengelola koleksi lebih efektif dan lebih efisien.

Dalam sumber lain menyebutkan tentang tujuan dari kegiatan konservasi dan preservasi sebagai upaya pengawetan dan pelestarian bahan pustaka12 adalah sebagai berikut:

1) Menyelamatkan nilai informasi suatu dokumen 2) Menyelamatkan fisik dari suatu dokumen 3) Mengatasi kendala kekurangan ruang 4) Mempercepat proses temu balik informasi

Sedangkan fungsi dari kegiatan konservasi dan preservasi sebagai upaya pengawetan dan pelestarian bahan pustaka adalah sebagai berikut:13

1) Fungsi melindungi, adalah untuk melindungi bahan pustaka supaya terjaga kelestariaannya sehingga dapat digunakan lebih lama

2) Fungsi pengawetan, untuk membuat bahan pustaka menjadi lebih awet dan tahan lama

12

Kenretno, Penyiangan Koleksi Buku Teks Di Perpustakaan UMS (Salah Satu Upaya Konservasi Dalam Rangka Pemeliharaan Koleksi), http://kenretno.blogspot.com diakses pada 1 Mei 2010.

13

21

3) Fungsi Kesehatan, adalah terjaga kebersihannya sehingga petugas maupun pengguna perpustakaan terjaga kesehatannya

4) Fungsi pendidikan, adalah melatih atau mendidik pengguna untuk lebih memperhatikan penggunaan dan perlakuan terhadap bahan pustaka 5) Fungsi kesabaran, adalah melatih kesabaran karena untuk merawat bahan

pustaka diperlukan kesabaran yang besar

6) Fungsi sosial, adalah mampu menciptakan komunikasi dan hubungan dengan pihak luar

7) Fungsi ekonomi, adalah menghemat anggaran dalam kegiatan pemeliharaan bahan pustaka

8) Fungsi keindahan, karena dengan kerapian dan kebersihan bahan pustaka maka akan tercipta keindahan sehingga pengguna akan merasa senang

Marry Peacock Douglas menyebutkan bebrapa criteria dalam penyiangan bahan pustaka berupa buku14, yaitu:

1. Buku yang sangat rusak yang tidak bisa diperbaiki 2. Buku yang lembarannya tidak lengkap lagi

3. Buku yang isinya sudah out of date

4. Buku yang jumlah salinannya terlalu banyak

5. Buku yang kurang bermanfaat bagi masyarakat yang dilayani 6. Buku yang telah ada edisi baru atau ada edisi revisi

7. Buku yang dilarang beredar oleh pemerintah.

14

Yunus WInoto, “Penyiangan (weeding) Bahan Pustaka: Sebuah Tinjauan Teoritis”Journal Info PERSADA; Media Informasi Perpustakaan Universitas Sanata Dharma, Vol.2/No.2/Agustus 2004, h.11

Sedangkan menurut HF McGraw (dalam Evans, 2000) menyebutkan bebrapa hal yang dapat menjadi criteria penyiangan, yaitu:

1. Memiliki duplikasi eksemplar yang terlalu banyak (melebihi ketentuan) 2. Merupakan koleksi sumbangan dan koleksi kurang dibutuhkan atau kurang

sesuai dengan visi dan misi perpustakaan

3. Buku-buku yang sudah using (out of date) kuno terutama untuk kategori ilmu pengetahuan

4. Edisi yang sudah digantikan dengan edisi baru

5. Buku yang sangat kotor, lusush, lapuk, sobek dan lain-lain.

6. Buku-buku yang dicetak dengan huruf-huruf yang terlalu kecil dengan kualitas kertas yang rendah (mudah patah atau sobek) dan banyak halaman yang hilang

7. Volume yang sudah tidak dibutuhkan atau digunakan lagi oleh pengguna 8. Terbitan berkala yang tidak disertai ideks.

2.3.3. Kebijakan Penyiangan/Weeding Bahan Pustaka

Kebijakan atau policy merupakan landasan atau pedoman untuk menyusun kebutuhan. Ada beberapa kebijakan yang perlu diperhatikan. Adapun kriteria penyiangan bahan pustaka menurut jenis bahan pustaka yang disiangi yaitu sebagai berikut.

23

1.

Buku (monografi)

Dalam melakukan penyiangan bahan pustaka yang berupa buku atau monografi15, yaitu sebagai beriku:

1) Bidang kajian. Bidang kajian yang sudah tidak sesuai dengan kebijakan instansi dan tujuan perpustakaan sebaiknya diasingkan 2) Usia atau umur koleksi dapat dipertimbangkan agar koleksi tersebut

dapat diganti dengan koleksi baru

3) Cakupan duplikasi. Jumlah koleksi yang memiliki duplikasi yang banyak dalam jajaran rak sebaiknya dikurangi dan disisihkan ke tempat lain

4) Sumber alternatif. Dengan adanya kerjasama antar perpustakaan maka koleksi yang kurang bermanfaat dapat dikurangidengan mengakses kepada perpustakaan lain yang memiliki informasi yang dibutuhkan.

5) Kondisi fisik, buku-buku yang sobek, lapuk dan jilidnya rusak sebaiknya di-weeding untuk dilakukan perbaikan

6) Tingkat perlakuan, buku-buku yang berisi prinsip-prinsip dasar mempunyai manfaat yang lebih tinggi dan bersifat lama jika dibandingkan dengan buku-buku yang bersifat manual yang akan cepat out of date sejalan dengan perkembangan teknologi.

7) Kepentingan pengarang. Pengarang yang lebih menguasai tentang suatu sunbyek dalam ilmu tersebut, sebaiknya dipertahankan. Namun

15

apabila terpaksa harus dikeluarkan, maka harus ditempatkan pada tempat yang mudah untuk ditelusuri kembali.

8) Bahasa. Buku yang diterbitkan dalam bahasa Inggris biasanya lebih lama umur pemakaiannya, jika dibandingkan dengan buku yang diterbitkan dalam bahasa lain.

2.

Serial

Berbeda dengan kebijakan penyiangan untuk bahan pustaka yang berupa buku atau monografi, penyiangan bahan pustaka yang berupa serial memiliki kebijakan tersendiri16, yaitu:

1) Penerbit. Untuk penerbit serial yang prestisius dengan menerbitkan terbitan untuk objyek kajian kepada masyarakat luas, hendaknya dipertahankan.

2) Cakupan indeks. Majalah yang mempunyai cakupan indeks dan abstraks lebih bagus hendaknya menjadi bahan pertimbangan jika dibandingkan dengan majalah yang tanpa disertai indeks dan abstraks.

3) Versi diganti. Saat ini sudah banyak dijumpai majalah versi mikro, sehingga terbitan berseri yang sudah ada penggantinya ini dapat disisihkan untuk disiangi.

4) Usia. Untuk terbitan berseri ini dilakukan penyisihan, maka keseluruhan volume saja dengan atau dengan beberapa nomor saja

16

25

5) Bahasa. Bahasa yang digunakan akan turut menjadi faktor yang perlu dipertimbangkan dalam menyiangi koleksi serial ini.

Dalam bukunya, Lasa HS mengemukakan beberapa kriteria penyiangan untuk majalah. Menurutnya “Penyortiran majalah dilakukan untuk judul-judul majalah yang telah banyak dibaca oleh pengguna karena telah cukup waktu dipajang, maka hendaknya segera diambil. Kemudian majalah-majalah untuk sementara waktu disimpan dulu dalam almari, gudang, rak khusus diurutkan judulnya.”

3.

Bahan Audio-Visual

Menurut Qolyubi semua bahan audio-visual yang rusak atau cacat menjadi calon untuk disiangi. Keputusan dibuat per judul oleh Kepala bagian audio visual. Frekuensi penggunaan dan kerusakan menjadi faktor penting dalam keputusan.17

4.

Bahan terbitan pemerintah

Edisi-edisi terbitan pemerintah yang ada dalam koleksi terbitan pemerintah (Government Document Collection) yang menjadi kadaluarsa dengan adanya edisi baru menjadi calon untuk ditarik. Keputusan akhir dibuat per judul oleh pustakawan yang mengelola koleksi tersebut.18

5.

Bahan rujukan

17

Masridah, Lelis. Kebijakan Penyiangan Koleksi Di Badan Perpustakaan Daerah Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta. Yogyakarta: UIN Sunan Kalijaka, 2009.

18

Bagian rujukan telah menetapkan kebijakan khusus bagi banyak sumber rujukan yang secara periodik menjadi kadaluarsa karena telah ada revisi atau edisi baru sebagai penggantinya. Keputusan untuk menarik judul-judul ini dan untuk merevisi kebijakan penyiangan dibuat oleh kepala bagian rujukan, yang berkonsultasi dengan pustakawan pengembangan koleksi.19

2.3.4. Prosedur Penyiangan (weeding) Bahan Pustaka

Hal selanjutnya yang tak kalah penting untuk dikaji adalah masalah prosedur penyiangan. Prosedur adalah sebuah cara sistematis dan terpikir secara baik untuk mencapai tujuan; prinsip dan praktek-praktek pengajaran.20 Dalam melakukan kegiatan penyiangan bahan pustaka, ada bebrapa prosedur yang harus dilakukan, yaitu:

1. Pustakawan (bersama dengan pihak terkait lainnya) mengadakan pemilihan bahan pustaka yang perlu dikeluarkan dari koleksi berdasarkan pedoman penyiangan yang telah ditetapkan.

2. Pustakawan menyusun daftar koleksi yang akan dikeluarkan dari rak 3. Buku-buku yang akan dikeluarkan dari rak buku, kartu-kartunya

dikeluarkan dari buku yang bersangkutan dan kartu katalognya ditarik dari laci/jajaran catalog

19

Ibid. 16

20

Tim reality, Kamus Terbaru Bahasa Indonesia, (Surabaya: Reality Publisher), 2008, h. 448

27

4. Buku-buku yang dikeluarkan diberi tanda “dikeluarkan dari koleksi perpustakaan” sebagai bukti bahwa buku tersebut bukan lagi milik perpustakaan

5. Apabila bahan pustaka tersebut masih layak untuk digunakan (eksem-plarnya terlalu banyak namun isi belum “out of date” dapat disisihkan untuk bahan penukaran atau hadiah

6. Jika bahan pustaka dirasakan masih banyak dicari dan digunakan pemakai, maka buku tersebut hanya disimpan di gudang (weeding stock) 7. Untuk bahan pustaka yang akan dimusnahkan hendaknya memperhatikan

peraturan yang berlaku berkaitan dengan penghapusan barang milik negara, terutama untuk perpustakaan yang bernaung di bawah pemerintah.

2.3.5. Kendala Penyiangan (Weeding) Bahan Pustaka

Kegiatan penyiangan bukanlah hal mudah yang bisa dilakukan siapa saja. Karena proses weeding memerlukan proses yang panjang dan tidak sebentar. Selain itu dalam pelaksanaannya banyak kendala atau hambatan dalam dari pihak pengelola perpustakaan sendiri. Berkaitan dengan hal ini penulis melihat bebrapa kendala dalam pelaksanaan kegiatan penyiangan21, yakni sebagai berikut.

1) Adanya kebanggaan terhadap koleksi (hambatan psikologis) seperti adanya perasaan tidak rela membuang bahan pustaka

21

Yunus WInoto, “Penyiangan (weeding) Bahan Pustaka: Sebuah Tinjauan Teoritis”Journal Info PERSADA; Media Informasi Perpustakaan Universitas Sanata Dharma, Vol.2/No.2/Agustus 2004, h.17

2) Masih adanya anggapan jumlah koleksi menentukan mutu. Jumlah koleksi dianggap akan menunjukkan kehebatan perpustakaan tanpa memperhatikan kondisi dan relevansi bahan pustaka tersebut dengan tujuan perpustakaan

3) Adanya anggapan bahwa penyiangan berlawanan dengan tujuan pengadaan atau konsep pembangunan koleksi

4) Masih dijumpainya prosedur yang rumit, terutama untuk koleksi yang ada di perpustakaan pemerintah, karena setiap pengeluaran barang harus dilakukan melalui prosedur yang membutuhkan waktu lama dan terkesan rumit.

Dalam buku yang berjudul less more than less, karya Donna J. Baumbach dan Linda L. Miller menyebutkan bahwa ada beberapa kendala dalam weeding22, yaitu:

1) Rasa bangga terhadap sebuah koleksi.

2) Pustakawan atau staf perpustakaan sebelumnya tidak melakukan weeding, sehingga malas untuk melakukannya.

3) Perasaan tidak suka membuang koleksi.

4) Lebih senang memberikan koleksi kepada perpustakaan lain atau orang lain dari pada membuangnya.

5) Koleksi yang banyak akan menunjang proses akreditas, jadi koleksi tetap disimpan.

22

Donna J. Baumbach dan Linda L. Miller, Less is More A Practical Guide to weeding School Library Collection, (Chicago: American Library Association, 2006), h. 4

29

6) Rasa sayang terhadap sebuah koleksi, hingga tidak akan membuang atau melakukan weeding hingga koleksi tersebut pantas untuk dibuang (benar-benar rusak)

7) Prinsip seseorang yang tidak akan pernah melakukan weeding. 8) Jika weeding dilakukan orang akan menganggap bahwa hal

tersebut membuang ilmu atau penemuan dan membuang uang. 9) Tidak memiliki waktu cukup waktu untuk melakukan weeding 10)Ketidaktahuan seseorang mengenai ilmu dan manfaat weeding,

sehingga timbul rasa takut akan membuang koleksi yang berhara atau seharusnya tidak dibuang, atau bahkan koleksi yang baru.

BAB III

PROFIL PERPUSTAKAAN UTAMA UIN SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA

3.1. Sejarah Berdirinya Perpustakaan Utama Syarif Hidayatullah Jakarta Berdasarkan buku pedoman Perpustakaan Utama Perguruan Tinggi Universitas islam negeri Jakarta, pada dasarnya Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta merupakan peralihan nama dari perpustakaan IAIN Jakarta, yaitu sejak berdirinya ADIA (Akademi Dinas Ilmu Agama) pada tanggal 1 Juni 1957. Pada waktu itu keadaan perpustakaan ini masih sangat sederhana, hanya terdiri dari satu ruangan dengan koleksi sebanyak 2000 eksemplar dan hanya dikelola oleh seorang pegawai. Kemudian perpustakaan mulai berkembang ketika dipimpin oleh Bapak Drs. Ahmad Syadali (Rektor IAIN periode 1984 – 1993). Di masa kepemimpina beliau, kondisi perpustakaan lebih sistematis. Koleksi buku sudah diklasifikasikan menurut DDC (Dewey Decimal Classification). Sistem peminjaman sudah mulai tertib dan pegawainya pun bertambah menjadi empat orang.

Selanjutnya pada tahun 1964, perpustakaan beralih ke pemimpinan Ny. Nabila Lubis, seorang sarjana ilmu perpustakaan dari Universitas Cairo Mesir. Pada masa beliau, perpustakaan banyak menerima sumbangan buku dari berbagai lembaga, khususnya kedutaan Mesir dan kedutaan Saudi Arabia, sehingga pada bulan Januari 1969 jumlah koleksi tercatat 1320 judul atau 10.999 eksemplar buku, 23 skripsi dan 310 eksemplar majalah. Saat ini, Prof. Dr. Nabilah Lubis

31

menjabat sebagai guru besar di fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

Selanjutnya di tahun 1971-1983, perpustakaan dipimpin oleh Ny. Dra. Hj. Halimah Madjid. Pada masa kepemimpinannya perpustakaan lebih teratur dan menempati ruang yang lebih luas yang sekarang dikenal dengan gedung Aula Madya. Pada masa kepemimpinannya tepatnya pada tahun 1980 perpustakaan IAIN tercatat sebagai perpustakaan perguruan tinggi terbaik di seluruh wilayah DKI Jakarta. Sebuah prestasi yang cukup membanggakan yang diperoleh di masa kepemimpinan Ny. Dra. Hj. Halimah Madjid.

Lalu pada tahun 1983-1984, Drs. M. Kailani Eryono menggantikan Ny. Dra. Hj. Halimah Madjid memimpin perpustakaan IAIN. Beliau merupakan alumni jurusan perpustakaan dari Universitas Indonesia. Tidak kalah dengan kepemimpinan sebelumnya, Drs. M. kailani pun memperoleh kesuksesan dengan berkembangnya perpustakaan dengan pesat.

Pada tahun 1984-1998, Drs. Zainal Arifin Toy MLIS , seorang alumni jurusan bahasa Inggris dari IAIN Jakarta dan Master bidang perpustakaan dari Universitas of Illnois Urbana-Champaign, diangkat menjadi kepala perpustakaan IAIN. Pada masanya perpustakaan sempat mengalami perpindahan gedung baru berlantai tiga di Jl. Kertamukti No. 5 Pisangan – Ciputat yang saat ini menjadi Fakultas Psikologi. Di bawah kepemimpinannya dibentuklah Sekretariat Kerjasama Perpustakaan (SKP) yang anggotanya meliputi seluruh perpustakaan IAIN dan STAIN di Indonesia.

Periode selanjutnya, perpustakaan IAIN dipimpin oleh Drs. M. Djuhro S. Beliau adalah seorang sarjana bidang ilmu perpustakaan dari Universitas Indonesia. Ia mengepalai perpustakaan IAIN dari tahun 1998 hingga tahun 2000. Pada masa kepemimpinannya kembali terjadi perpindahan gedung. Gedung baru tersebut dibangun pada bekas gedung sanggar Pravitasari. Dengan demikian lokasi perpustakaan dan kampus menjadi lebih dekat dan hal ini mungkin menjadi sebuah harapan bagi para insane akademik untuk menjadikan perpustakaan sebagai gudang ilmu pengetahuan.

Sejak tahun 2001 hingga akhir tahun 2006, Perpustakaan Utama UIN Jakarta dikepalai oleh DR H. Udjang Tholib, MA. Beliau pernah bekerja di perpustakaan ini pada tahun 1975-1985, dan di tahun 1984 mengikuti Program Sertifikat Tenaga Asisten Perpustakaan selama 8 bulan di Universitas Indonesia. Di tahun ini, berbagai upaya perbaikan telah dilaksanakan, antara lain perbaikan gedung dan perlengkapannya, penerapan system otomasi, penerapan system kamanan koleksi dengan sensormatic, penambahan jenis layanan seperti warnet, audio visual dan lain sebagainya.

Perkembangan selanjutnya, pada tahun 2004 bekerjasama dengan kedutaan Amerika Serikat Perpustakaan Utama UIN Jakarta telah membuka American Corner (Amcor). Ini dimaksudkan sebagai upaya memenuhi kebutuhan informasi para sivitas akademika, terutama berbagai informasi yang terkait dengan Amerika. Banyak informasi yang disediakan di Amcor, seperti buku-buku, majalah, jurnal tercetak, online journal (EBSCO, dll). Selain itu Amcor juga secara regular

33

mengadakan berbagai kegiatan seperti pemutaran film, teleconference, diskusi, dll.

Hingga tahun 2009 pengembangan perpustakaan terus dilakakukan, mulai dari system otomasi berbasis web dengan nama TULIIS (The Technology of UIN for Library & Information System), perubahan layout perpustakaan, khususnya pada ruang koleksi dan ruang baca. Saat ini Perpustakaan Utama UIN dipimpin oleh DR. Muhammad Zuhdi.

Seiring dengan berubahnya status IAIN menjadi UIN yang mengacu kepada Surat Keputusan Presiden RI No. 31 tertanggal 20 Mei 2002, maka dengan sendirinya nama perpustakaan ikut berubah menjadi Perpustakaan Utama Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.1

Dari uraian di atas bisa ditarik kesimpulan bahwa Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta dari tahun ke tahun terus mengalami perkembangan yang sangat pesat. Hal ini bisa dibuktikan dengan sarana dan prasarana perpustakaan yang mulai modern dan canggih.

3.2. Struktur Organisasi Perpustakaan

Untuk membantu berjalannya kinerja perpustakaan yang baik maka dibutuhkan struktr organisasi. Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta pun memiliki struktur organisasi sendiri yang dibentuk untuk mengoptimalkan usaha mencapai tujuan yang telah ditetapkan, terutama sebagai pusat kegiatan dan penelitian civitas akademika UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

1

Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, Pedoman Penggunaan Perpustakaaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, (Jakarta: UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, 2009), h. 1- 4

Dengan adanya struktur organisasi ini, maka secara tidak langsung Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta dapat menggambarkan aktivitas-aktivitas yang dilakukan oleh pegawai perpustakaan tersebut.

Dalam struktur organisasi Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, kepala perpustakaan utama bertanggung jawab langsung kepada rektor melalui Pembantu Rektor Bidang Akademik. Dalam pelaksanaan tugas-tugas operasional, kepala Perpustakaan Utama dibantu oleh Wakil Kepala, tiga sub bagian yaitu Sub Bagian Umum, Sub Bagian Layanan Teknis dan Sub Bagian Layanan Umum, serta dibantu oleh Kepala-Kepala Urusan dan Kelompok pustakawan. Sub bagian layanan teknis membawahi Kepala-kepala Urusan (Kaur) seperti Kepala Urusan Pemeliharaan, dan Kepala Urusan Pengolahan, Kepala Urusan Pemeliharaan, dan Kepala Urusan Pustakawan dan SDM Koleksi. Sedangkan Sub Bagian Layanan Umum membawahi Kepala Urusan Sirkulasi, Kepala Urusan Referensi, Kepala Urusan Layanan Khusus dan Kerjasama serta Kepala Urusan Otomasi, ICT dan Multimedia.

Berikut ini adalah bagan struktur organisasi Perpustakaan utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

35

STRUKTUR ORGANISASI PERPUSTAKAAN UTAMA UIN SYARIF

HIDAYATULLAH JAKARTA2

Gambar 1

Bagan Struktur Organisasi Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta

2

Ibid, h. 14

Pembantu Rektor Bidang akademik

Dr. Jamhari MA Rektor

Prof. Dr. Komaruddin Hidayat, MA

Kepala Perpustakaan Dr. M. Zuhdi. M. Ed. Phd.

Wakil Kepala Perpustakaan Nuryudi. Mlis.

Sub Bagian Administrasi

Dra. Sumiati

Sub Bag. Layanan Teknis

Siti Maryam M.Hum

Sub Bag. Layanan Umum

Drs. Anwar Syamsuddin. MM

Kaur Pengadaan dan Pengmb. Koleksi

Ulfa Andayani. M, Hum

Kaur Pengolahan

Dra. Gustiati

Kaur Pemeliharaan

Hj. Nilzamni Lubis BA

Kaur Sirkulasi

Supriyani. S.Ip

Kaur Referensi M. Salbani

Kaur Otomasi ICT & Multimedia

3. 3. Koleksi Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta

Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta memiliki banyak koleksi, yaitu meliputi koleksi umum, koleksi referensi, koleksi deposit (skripsi, tesis, disertasi), laporan hasil penelitian, jurnal ilmiah dan majalah populer serta surat kabar.3

Pertama, koleksi umum. Koleksi umum di Perpustakaan Utama ini terdiri dari buku-buku yang dapat dipinjam untuk dibawa pulang. Saat ini Perpustakaan Utama menyediakan tidak kurang dari 32. 400 judul (61.500 eksemplar) koleksi umum yang siap dipinjamkan kepada para anggota.

Kedua, koleksi referensi. Koleksi Referensi (bahan rujukan) adalah berbagai bahan yang hanya bisa digunakan atau dibaca di perpustakaan, tidak untuk dipinjamkan (dibawa pulang). Hingga saat ini Perpustakaan Utama memiliki kurang lebih 1300 judul (4500 eksemplar) buku rujukan (referensi) yang meliputi rujukan tentang kajian Islam, tafsir, hadis, rujukan dalam ilmu-ilmu sosial seperti pendidikan, hukum, politik, ekonomi dan berbagai biografi para tokoh.

Ketiga, koleksi deposit. Yang termasuk dalam kategori ini adalah koleksi skripsi, tesis dan disertasi. Koleksi ini mayoritas berasal dari deposit karya para alumni UIN sendiri, dan sebagian kecil berasal dari karya tulis alumni McGill University (terutama tesis dan disertasi). Hingga bulan September 2009, koleksi skripsi berjumlah 15.876, koleksi tesis sebanyak 968 dan koleksi disertasi sebanyak 434.

3

Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta,. Pedoman Penggunaan perpustakaan.. Jakarta: 2009. h. 6

37

Keempat, koleksi serial. Koleksi serial adalah koleksi yang terdiri dari jurnal ilmiah, majalah populer dan surat kabar. Beberapa judul jurnal ilmiah yang dikoleksi oleh Perpustakaan Utama UIN adalah Al-Huda, Jauhar, Studia Islamika, Kultur, Al-Jami’ah, Jurnal Pendidikan dan Kebudayaan, Jurnal Adabiyah, Archipel, International Journal of Middle East Studies, Journal of Islamic Studies, Modern Asias Studies, dan lain-lain. Dan majalah populer yang dilanggan saat ini adalah Forum Keadilan, Gatra, Amanah,dan Alo Indonesia (berbahasa Arab). Perpustakaan Utama UIN ini juga berlangganan surat kabar harian yaitu Republika, Media Indonesia, Tempo dan Kompas.

Kelima, koleksi non-cetak. Koleksi ini berupa Audio-visual (AV). Namun karena beberapa hal koleksi jenis ini belum bisa dilayangkan kepada para pengguna perpustakaan. Adapun koleksi non cetak yang ada di Perpustakaan Utama adalah CD-ROM sebanyak 600 judul (877 CD), kaset audio sebanyak 11 judul (15 kaset) dan kaset video sebanyak 3 judul (24 kaset).

Dan koleksi terakhir yang dimiliki Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah adalah koleksi laporan penelitian. Saat ini ada sekitar 1800 judul laporan penelitian yang terdiri atas laporan penelitian dalam bidang keagamaan, sosial dan budaya.

Itulah beberapa koleksi yang tersedia di Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Selanjutnya kita masuk ke pembahasan tentang sistem pelayanan di Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

3.4. Sistem Pelayanan Perpustakaan

Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta dalam kegiatan sirkulasi menggunakan system layanan terbuka (open access). Dengan sitem layanan terbuka maka setiap pengunjung mendapat kesempatan untuk dapat mengakses secara langsung koleksi yang ada di perpustakaan. Bagi para pengguna jasa perpustakaan yang ingin meminjam koleksi dapat mencari atau memilih koleksi secara langsung di rak dan kemudian dibawa ke petugas sirkulasi untuk dip roses.

Namun, hal penting yang harus diperhatikan oleh pengguna jasa Perpustakaan Utama UIN adalah memperhatikan jam kerja dan jam layanan pada perpustakaan ini.

Tabel 1

Jam Layanan Peminjaman dan Pengembalian

Senin - Kamis

Buka Istirahat

Buka

Jam: 08.30 – 12.00 WIB Jam: 12.00 – 13.00 WIB Jam: 12.00 – 20.00 WIB

Jum’at

Buka Istirahat

Buka

Jam: 08.30 – 11.00 WIB Jam: 1.00 – 14.00 WIB Jam: 14.00 – 20.00 WIB

Sabtu Tidak ada pelayanan/tutup (Stack Reading)

Layanan yang ada di Perpustakaan UIN Syarif Hidayatullah ini meliputi layanan sirkulasi, layanan referensi, layanan koleksi khusus, layanan tendon, layanan audio visual dan multimedia, layanan corners, layanan pendidikan pemakai, layanan fotokopi dan layanan warnet. Dengan layanan terbuka atau open access ini diharapakan setiap pengunjungdapat melakukan browsing (pencarian informasi) sepuas-puasnya.

39

3.5. Keanggotaan

Mengenai keanggotaan Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, semua sivitas akademika UIN Jakarta baik mahasiswa, dosen maupun karyawan berhak menjadi anggota dan menggunakan fasilitas perpustakaan. Namun, fasilitas tersebut baru terpenuhi apabila telah memenuhi persyaratan yang ditentukan.

Persyaratan bagi mahasiswa dan dosen berbeda prosedurnya. Mahasiswa dan dosen yang telah melakukan prosedur dengan benar dan lengkap, mereka langsung teregristrasi menjadi Perpustakaan Utama UIN. Setiap anggota Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta memiliki hak seperti:

1) Menggunakan bahan Pustaka (koleksi) Perpustakaan Utama UIN Jakarta. 2) Memperoleh satu kartu anggota

3) Memperoleh satu eksemplar buku Panduan Penggunaan Perpustakaan Utama UIN Jakarta

4) Mendapatkan pelayanan peminjaman buku, informasi, foto copy dan bimbingan perpustakaan.

5) Menggunakan ruang baca dan fasilitas lainnya

6) Menggunakan skripsi, tesis, disertasi, majalah dan laporan penelitian

7) Menggunakan rental internet, rental computer dan fasilitas-fasilitas lainnya. Yang berhak menjadi anggota Perpustakaan Utama ini tidak hanya sivitas akademika UIN Jakarta saja, anggota dari luar pun diperbolehkan menjadi anggota. Sama seperti yang lainnya, mereka pun harus melakukan registrasi sesuai prosedur yang ada baru kemudian mereka akan diterima menjadi anggota

istimewa. Setelah itu mereka akan mendapatkan hak yang sama seperti anggota lainnya.

Jadi dari keterangan di atas, bisa disimpulkan bahwa keanggotan di Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta terdiri dari tiga golongan, yaitu mahasiswa UIN Jakarta, Dosen dan Karyawan UIN Jakarta dan anggota istimewa (dari luar UIN Jakarta).

3.6. Gedung dan Perlengkapan Perpustakaan

Suatu perpustakaan erat hubungannya dengan keadaan gedung atau ruang perpustakaan yang menyangkut keamanan para pengguna jasa perpustakaan. Lokasi Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta ini terletak di tempat yang sangat strategis, yaitu berada di tengah-tengah kampus dekat dengan fakultas-fakultas yang ada di dalamnya yang mudah dijangkau baik oleh mahasiswa maupun staf pengajar dari berbagai tempat kegiatan akademis. Lokasi perpustakaan yang demikian memiliki bebrapa keuntungan dimana letaknya yang dekat dengan gedung-gedung perkuliahan dan jauh dengan jalan raya sehingga memungkinkan perpustakaan terhindar dari kebisingan lalu lintas. Tepatnya, Perpustakaan Utama UIN Jakarta berada di Kampus I UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, Jl. Ir. H. Juanda No. 95 Ciputat.

Meskipun dikelilingi dengan gedung-gedung yang tinggi, tidak mengakibatkan tehalangnya sinar matahari untuk dapat masuk ke dalam ruang perpustakaan. Perpustakaan ini dibangun dengan banyak kaca dan jendela sehingga memudahkan untuk cahaya masuk ke dalam ruang perpustakaan. Selain

41

itu untuk menjaga kenyamanan para pengguna perpustakaan, gedung perpustakaan memanfaatkan AC (Air Conditioner) sehingga walaupun jendela tidak selalu dibuka, udara tetap sejuk dan aktivitas di dalam perpustakaan pun tetap nyaman.

Perpustakaan Utama terdiri dari 3 (tiga) lantai. Gedung ini dibangun dengan menggunakan disain modul, yaitu disain bangunan yang menggunakan dinding pemisah ruang untuk menopang bobot sebagai pendukung konstruksi dan juga menggunakan sejumlah tiang yang berderet pada jarak yang sama. Dengan demikian diharapkan mampu menopang bobot, sehingga tidak terjadi hal-hal yang tidak diinginkan.

Adapun ruangan yang terdapat pada gedung Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta ini adalah sebagai berikut.

Lantai I digunakan sebagai ruang perkantoran.

Lantai II digunakan sebagai layanan baca, layanan sirkulasi dan layanan Corners.

Lantai III digunakan sebagai tempat layanan koleksi referensi, layanan skripsi, tesis, disertasi serta layanan jurnal dan majalah.

Ruangan yang dimiliki oleh Perpustakaan UIN Syarif Hidayatullah jakart yang tidak kalah pentingnya adalah ruangan kepala perpustakaan. Ruang kepala perpustakaan terletak di lantai I berdampingan dengan ruang tat usaha dan ruang pemeliharaan.

Selanjutnya ruangan lainnya adalah ruang pengolahan. Ruangan ini terletak di lantai I, berdampingan dengan ruang pengadaan. Ruang pengolahan ini

berukuran 4 x 8m dan merupakan ruang kerja bagi para petugas pengolahan. Segala aktivitas yang menyangkut proses pengolahan bahan pustaka seperti pendaftaran pada buku induk, penentuan nomor kelas, pembuatan katalog dan penempatan pada buku berlangsung di ruangan ini. Setelah pengolahan bahan pustaka ini selesai dilakukan, maka barulah bahan pustaka tasi diteruskan ke ruang koleksi untuk disusun di rak.

Dari semua uraian di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta merupakan perpustakaan perpguruan tinggi yang membantu terlaksananya Tri Darma Perguruan Tinggi dengan maksud mengangkat khazanah budaya Islami dan ilmu pengetahuan serta menjadikan Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta sebagai perpustakaan Perguruan Tinggi terkemuka baik dalam kelengkapan koleksinya maupun keragaman pelayanannya.

Di samping memiliki kelengkapan koleksi dan keragaman pelayanan, Perpustakaan Utama ini juga mempunyai gedung dan fasilitas perpustakaan yang cukup lengkap. Dengan demikian Perpustakaan Utama Universitas Islam Negeri Jakarta layak dijadikan sebagai sumber informasi pengetahuan dan sarana penelitian bagi para pengguna jasa perpustakaan.

BAB IV

TEMUAN HASIL PENELITIAN DI PERPUSTAKAAN UTAMA UIN SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA

1.1.Profil Informan

Pada bab ke empat ini penulis akan memaparkan tentang temuan hasil penelitian penyiangan (weeding) bahan pustaka di Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Penulis telah melakukan observasi di perpustakaan utama tersebut adalah untuk mengetahui secara jelas tentang proses penyiangan (weeding) di perpustakaan tersebut. Observasi tersebut diakhiri dengan wawancara dengan beberapa informan, yaitu Kepala Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, Dr. M. Zuhdi, M, Ed. (MZ), kasubag layanan teknis, Siti Maryam. S.Ag, M, Hum (SM) dan kaur bagian pemeliharaan, Hj Nilzamni Lubis, BA (NL); beliau semua adalah orang yang memiliki wewenang dalam pelaksanaan penyiangan (weeding) di Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

Sebelum masuk pada pembahasan inti pada skripsi ini; yaitu kebijakan, prosedur dan kendala penyiangan di Perpustakaan Utama UIN Jakarta, penulis akan mendeskripsikan profil-profil informan. Adapun profil jelas dari informan-informan tersebut adalah sebagai berikut.

1.1.1. Informan I

Dr. M. Zuhdi, M, Ed. (MZ) menjabat sebagai kepala perpustakaan utama selama empat tahun, yaitu periode 2007 sampai 2011. Pada periode 2001 sampai 2006, beliau kuliah di Jurusan Pendidikan pada McGill

University. Selama menjabat sebagai kepala perpustakaan, beliau masuk golongan 3B. Selain dipercaya sebagai kepala Perpustakaan Utama UIN Jakarta, beliau juga aktif mengajar di Fakultas Tarbiyah untuk jurusan PAI (Pendidikan Agama Islam) dan Pendidikan Bahasa Arab (PBA).

Dalam proses penyiangan di Perpustakaan Utama UIN Jakarta, beliau memiliki wewenang dalam memberikan persetujuan dan memonitori kegiatan penyiangan. Selain itu beliau juga salah satu penanggung jawab utama seluruh kegiatan di Perpustakaan Utama UIN Jakarta.

1.1.2. Informan II

Siti Maryam. S.Ag, M,Hum (SM) telah bekerja di Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta sejak 1998 dan langsung menjabat di bagian pengadaan. Saat itu Perpustakaan Utama baru ada pengadaan, pemeliharaan dan pengolahan. Memasuki tahun 2009 dibentuk layanan teknis yang langsung dipercayakan kepada beliau. Selain bekerja di Perpustakaan Utama UIN Jakarta, hingga saat ini informan yang masuk golongan 3D ini aktif mengajar sebagai dosen Ilmu Perpustakaan di Fakultas Adab dan Humaniora untuk mata kuliah Sistem Temu Kembali dan Informasi.

Dalam kegiatan penyiangan di Perpustakaan Utama UIN Jakarta, beliau bertanggung jawab dalam proses pengadaan, pemeliharaan dan pengolahan. Selain itu bersama dengan kaur penyiangan, beliau juga ikut serta dalam pelaksanaan penyiangan di Perpustakaan Utama UIN Jakarta.

45

1.1.3. Informan III

Hj Nilzamni Lubis, BA (NL) adalah salah satu staff Perpustakaan Utama UIN Jakarta yang telah mengabdi sejak tahun 1977 dan masih berlanjut hingga saat ini. Sepanjang pengabdiannya, beliau pernah dipercayakan untuk menangani bagian sirkulasi, pengadaan, pengolahan dan pemeliharaan. Saat ini beliau dipercayakan untuk menangani masalah pemeliharaan, yaitu di bagian Kaur penyiangan. Selain itu, beliau juga pernah aktif mengikuti Forum Studi Wanita sejak tahun 1980-an dan juga menjabat sebagai bendahara II di Darma Wanita.

Dalam kegiatan penyiangan di Perpustakaan Utama UIN Jakarta, beliau memiliki wewenang dalam membentuk anggota pelaksana penyiangan. Selain itu beliau juga turut serta melaksanakan dan mengawasi kegiatan penyiangan di Perpustakaan Utama UIN Jakarta. Melalui pemaparan mengenai hasil observasi serta wawancara yang dilakukan dengan ketiga informan tersebut, diharapkan nantinya mampu memberikan penjelasan yang jelas mengenai kebijakan (policy), prosedur serta kendala penyiangan (weeding) di Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Secara lebih jelas, pemaparan tersebut akan dijelaskan pada point atau sub-sub bab berikut ini.

1.2.Kebijakan Penyiangan (Weeding) Bahan Pustaka di Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta

Selanjutnya masuk pada kebijakan penyiangan bahan pustaka di Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Sebelumnya telah

diterangkan bahwa kebijakan (policy) merupakan landasan atau pedoman untuk menyusun kebutuhan. Ada beberapa kebijakan yang perlu diperhatikan dalam proses penyiangan. Melalui ‘Draft Kebijakan Pengembangan Koleksi’ Perpustakaan Utama UIN Jakarta disebutkan bahwa kebijakan penyiangan (weeding) bahan pustaka di Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta adalah sebagai berikut1

.

1. Koleksi umum (koleksi yang disirkulasikan) yang tidak lagi digunakan dalam waktu 10 tahun terakhir.

2. Koleksi yang rusak dan tidak bisa diperbaiki lagi

3. Pustaka yang informasinya cepat kadaluarsa (seperti pamflet, majalah umum dan lain-lain) dikeluarkan secara teratur setiap tiga bulan sekali. Dalam wawancara khusus dengan kasubag layanan teknis, yaitu SM, beliau menyebutkan bahwa kebijakan tersebut merupakan kebijakan pengembangan koleksi. Namun, secara tidak resmi kebijakan tersebut digunakan sebagai pedoman pelaksanaan penyiangan (weeding) bahan pustaka di Perpustakaan Utama UIN Jakarta, karena penyiangan adalah salah satu bagian dari proses pengembangan koleksi.2

Kebijakan secara khusus mengenai penyiangan belum ada, tapi kita ada Draft Kebijakan Pengembangan Koleksi dimana di dalamnya ada kebijakan penyiangan. Karena penyiangan adalah bagian dari pengembangan koleksi. Namun ini belum bisa dijadikan kebijakan khusus karena belum disahkan. Dan selama ini kurang lebih penyiangan di Perpustakaan Utama ini berpedoman pada draft tersebut.(sm)

1

Perpustakaan Utama. Draft Kebijakan Pengembangan Koleksi Perpustakaan Utama UIN Jakarta. Jakarta: UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Tidak diterbitkan.

2

Siti Maryam, S.Ag, M.Hum. Staf Layanan Teknis Perpustakaan Utama UIN Jakarta, Wawancara Pribadi, Jakarta,6 Januari 2011.

47

Sedangkan menurut MZ, Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah tidak memiliki kebijakan secara tertulis karena perpustakaan lebih sering melakukan stock opnamedari pada penyiangan. Karena penyiangan yang terlalu sering dilakukan, dikhawatirkan nantinya target untuk menambah koleksi akan terhambat.3 Namun, MZ, juga menyebutkan bahwa hal tersebut tidak sepenuhnya menjadi kendala untuk tidak melakukan penyiangan karena setiap tahunnya penyiangan tetap dilaksanakan dengan kebijakan sebagai berikut.

1. Koleksi yang sudah out of date.

2. Usia atau umur koleksi dapat dipertimbangkan agar koleksi tersebut dapat diganti dengan koleksi baru. Buku-buku yang sobek, lapuk dan jilidnya rusak juga masuk kriterian penyiangan.

3. Cakupan duplikasi. Jumlah koleksi yang memiliki duplikasi yang banyak dalam jajaran rak sebaiknya dikurangi dan disisihkan ke tempat lain. Kami tidak memiliki kebijakan tertulis. Itu sangat susah dilakukan karena koleksi di perpustakaan utama masih sangat terbatas. Jadi, penyiangan yang terlalu sering dilakukan, dikhawatirkan target untuk menambah koleksi akan terhambat. (mz)

Walaupun penyiangan tidak sering dilakukan, bukan berarti kami tidak melakukan weeding atau penyiangan. Yang kami lakukan adalah kami melakukan stock opname setiap tahun pada musim libur pada bulan Juli - Agustus.(mz)

Kemudian pendapat lain juga diungkapkan oleh salah seorang kaur bagian pemeliharaan, NL, menyebutkan bahwa salah satu kebijakan serta kriteria bahan pustaka yang disiangi adalah sebagai berikut:4

1. Bahan pustaka yang sudah rusak.

3

M. Zuhdi, M. Ed. Kepala Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, Wawancara Pribadi, Jakarta,2 Desember 2010.

4

Hj. Nilzamni Lubis, BA. Staf Bagian Pemeliharaan Perpustakaan Utama UIN Jakarta. Wawancara Pribadi. Jakarta, 7 Januari 2011.

2. Bahan pustaka yang beberapa jumlah halamannya hilang atau sobek. 3. Banyaknya cakupan duplikasi sebuah bahan pustaka yang kurang diminati.

Kriteria penyiangan antara lain bahan pustaka yang rusak, out of date,duplikasinya banyak dan juga buku-buku yang beberapa jumlah halamannya hilang.(nl)

Dalam hal ini, penulis menyimpulkan bahwa Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta memang belum memiliki kriteria atau kebijakan khusus yang menjadi pedoman untuk melakukan penyiangan. Hal ini dapat dilihat melalui wawancara langsung dengan beberapa informan; yaitu dengan Kepala Perpustakaan Utama, kasubag layanan teknis dan juga kaur bagian pemeliharaan, dan observasi langsung ke lapangan. Setelah menganalisa lebih dalam penulis memang tidak menemukan kebijakan khusus yang dilegalkan untuk melakukan penyiangan, jadi hingga saat ini penyiangan yang dilakukan masih berpatok kepada kebijakan umum penyiangan bahan pustaka.

Meskipun tanpa kebijakan tertulis, setiap tahunnya Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta terus melakukan penyiangan. Hal tersebut dilakukan guna mencapai visi utama perpustakaan yaitu menjadi perpustakaan perguruan tinggi yang memiliki koleksi yang lengkap pada koleksi Islamic Study.

1.3.Prosedur Penyiangan (Weeding) Bahan Pustaka Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta

Sebagai perpustakaan perguruan tinggi yang memiliki kewajiban untuk memenuhi kebutuhan akademis para penggunanya, perpustakaan utama memang selalu berusaha memberikan pelayanan terbaik. Salah satu pelayanan yang

49

diberikan adalah dalam hal perawatan koleksi, yang mana direalisasikan dengan diadakannya stock opname dan juga penyiangan (weeding).

Namun, karena masih minimnya koleksi yang dimiliki oleh perpustakan utama, maka MZ menuturkan bahwa pelaksanaan penyiangan yang terlalu sering akan menjadi kendala tercapainya kuota koleksi yang dibutuhkan. Maksud dari ‘minimnya koleksi’ di sini adalah jumlah koleksi yang ada di perpustakaan utama masih belum mencukupi kuota pengguna, yaitu mahasiswa UIN Jakarta khususnya dan non-UIN jakarta pada umumnya. Dalam hal ini MZ menuturkan bahwa minimal seorang mahasiswa memiliki lima belas judul buku yang bisa ditawarkan oleh Perpustakaan Utama. Hal tersebut masih belum terwujud karena setiap tahunnya jumlah pengguna terus bertambah, khususnya dalam lingkungan UIN Jakarta sendiri.5 Maksud dari kebijakan satu mahasiswa berbanding 15 buku (1:15) hanya merupakan kebijakan/standar lokal Perpustakaan Utama UIN Jakarta yang idelanya mampu memenuhi kebutuhan mahasiswa, dan bukan mengacu pada standar apapun.

Rasionalisasinya adalah satu mahasiswa lima belas judul. Dan jika ada dua puluh ribu mahasiswa, maka lebih dari tiga ratus ribu judul lebih koleksi diperlukan. Saat ini kurang lebih ada tujuh puluh ribu judul. Jika anggaran belanjanya dua miliar, maka untuk mewujudkannya kurang lebih membutuhkan lima tahun untuk memenuhi atau menambah koleksi dan memenuhi target kuota yang diinginkan. Nah itu jika jumlah anggaran belanja sebanyak dua miliyar, tetapi UIN hanya menganggarkan satu milyar untuk anggaran belanja karena kebutuhan UIN tidak hanya untuk perpustakaan saja. Nah, oleh karena itu jika weeding terlalu sering dilakukan maka target tersebut akan susah dicapai.(mz)

Layaknya proses penyiangan pada umumnya, Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta memiliki prosedur tersendiri dalam pelaksanaan

5

penyiangan. Dalam proses penyiangan tersebut biasanya dilaksanakan bersamaan dengan proses stock opname, yang mana biasanya diakhiri dengan dilaksanakannya penyiangan bahan pustaka dengan tetap mengacu pada kebijakan penyiangan yang sudah disepakati bersama. Dalam kasus ini, kasubag layanan teknis, SM, memberikan penjelasan tentang pelaksanaan penyiangan yang dibarengi dengan stock opname. Beliau menjelaskan bahwa proses penyiangan tidak bisa dipisahkan dari proses stock opname karena tidak adanya tenaga untuk melaksanakannya.

Karena jika dilaksanakan di luar waktu stock opname tidak ada tenaga dan waktu untuk memilih bahan-bahan yang akan disiangi.(sm)

Yang bertanggung jawab adalah kepala perpustakaan, sedangkan yang mekasanakannya adalah bagian teknis (khususnya bagian pemeliharaan).6 Kemudian dalam wawancara lain kaur bagian pemeliharaan, NL, juga menerangkan bahwa penanggung jawab penyiangan adalah staf penyiangan yang dibentuk oleh kaur pemeliharaan.7 Dalam hal ini penulis menyimpulkan bahwa penanggung jawab penyiangan secara umum dipegang oleh kepala perpustakaan, dan dilaksanakan oleh kasubag layanan teknis dan kaur bagian pemeliharaan.

Yang bertanggung jawab adalah kepala perpustakaan, sedangkan yang mekasanakannya adalah bagian teknis (khususnya bagian pemeliharaan).(sm)

Kita membentuk panitia dan panitia tersebutlah yang bertanggung jawab. (nl)

6

Siti Maryam, S.Ag, M.Hum, Wawancara Pribadi, op.cit.

7