untuk memperluas dan memperdalam ilmu pengetahuan dengan membaca bahan pustaka yang sesuai dengan bidangnya masing-masing. Tanpa
perpustakaan, maka proses pelaksanaan pembelajaran kurang optimal. Fungsi perpustakaan perguruan tinggi dapat dirinci sebagai berikut:
3
a Fungsi edukasi b Fungsi informasi
c Fungsi riset d Fungsi rekreasi
e Fungsi deposit Secara umum tugas perpustakaan perguruan tinggi adalah menyusun
kebijakan dan melakukan tugas rutin untuk mengadakan, mengolah dan merawat bahan pustaka serta mendayagunakannya baik bagi civitas
akademika maupun masyarakat di luar kampus. Sementara tugas perpustakaan perguruan tinggi dapat dirinci sebagai
berikut : a Mengikuti
perkembangan kurikulum
serta perkuliahan
dan menyediakan bahan-bahan yang dibutuhkan untuk pengajaran.
b Menyediakan koleksi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas- tugas dalam rangka studinya.
c Mengikuti perkembangan mengenai program-program penelitian yang diselenggarakan di lingkungan perguruan tinggi induknya dan berusaha
3
Muktamarudin Fahmi, Mengenal Lebih Dekat Perpustakaan Perguruan Tinggi Atau Universitas, http:www.ubb.ac.id diakses pada 24 Mei 2010.
menyediakan literatur ilmiah dan bahan lain yang diperlukan bagi para peneliti.
d Memutakhirkan koleksi dengan mengikuti terbitan-terbitan yang baru baik berupa tercetak maupun non cetak.
e Menyediakan fasilitas yang memungkinkan pengguna mengakses perpustakaan lain maupun data base-data base melalui jaringan lokal
intranet maupun global internet dalam rangka pemenuhan kebutuhan informasi yang diperlukan.
2.1.3. Koleksi Perpustakaan Universitas
Mengingat perpustakaan sebagai jantung universitas, maka untuk mengoptimalkan kegiatan pembelajaran perpustakaan universitas harus
menyediakan koleksi yang sesuai dengan kebutuhan masyarakat pengguna jasa perpustakaan. Sebagaimana dikatakan oleh Asrukin bahwa perpustakaan
yang baik adalah perpustakaan yang koleksinya relevan dengan kebutuhan masyarakat yang dilayani.
Pelayanan sebuah perpustakaan akan dianggap stabil bila suatu perpustakaan memiliki kelengkapan koleksi. Koleksi merupakan unsur
terpenting pada sebuah perpustakaan, karena koleksi yang yang dimiliki oleh perpustakaan hanya untuk dimanfaatkan oleh pengguna jasa perpustakaan.
Koleksi sendiri mengandung pengertian bahwa semua bahan pustaka yang
dikumpulkan, diolah dan disimpan untuk disebarluaskan kepada masyarakat guna memenuhi kebutuhan pemakai.
4
Dikatakan pula bahwa koleksi merupakan kumpulan bahan pustaka baik tercetak maupun terekam yang disimpan dan dikelola perpustakaan.
5
Sedangkan menurut World Encyclopedi of Library and Information Science, jajaran koleksi perpustakaan umumnya dalam bentuk buku-buku, terbitan
berkala, laporan rekaman yang selesai diklippingfilm dan CD untuk video kaset dan CD ROM, microform.
6
Dalam buku berjudul ‘Perpustakaan, Kepustakaan dan Perpustakaan’, Soeatminah menyebutkan bahwa sebuah perpustakaan harus memiliki apa
yang dinamakan koleksi, sehingga tidak hanya satu macam, melainkan bermacam-macam jenisnya yang antara lain koleksi umum dan koleksi
khusus. Dalam Pengertian koleksi perpustakaan ada bahan cetak dan non cetak.
7
Sumber lainnya juga menyebutkan bahwa koleksi terbagi ke dalam dua bagian, yaitu koleksi bahan cetak dan non cetak. Koleksi bahan cetak berasal
dari karya cipta atau hasil pikiran manusia yang dituangkan dalam bentuk cetak, seperti: buku, majalah, koran dan lain sebagainya, termasuk koleksi
dalam terbitan berseri atau hasil pikiran manusia yang dituangkan dalam
4
Rahmat Nata Djumaena Suikarman, Pedoman Umum pengelolaan Perpustakaan Perguruan Tinggi, Jakarta: Pernas, 2000, h.5
5
Keputusan Presiden RI No. 11 Tentang Peraturan Pemerintah RI Mengnai Pelaksanaan Undang-Undang No. 4 Tahun 1990 Tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam,
Jakarta: Pernas, 1996, h.35
6
American Library Association, World Encyclpedi of Library and Information Services, Chicago: ALA, 1953, h.35
7
Soeatminah, Perpustakaan, Kepustakawanan da Perpustakaan, Yogyakarta: Kanisius, 1999, h.19
bentuk yang bukan cetak, seperti: rekaman suara, rekaman video, audio film dan lain sebagainya.
8
Dari beberapa uraian di atas mengenai pengertian koleksi, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa koleksi adalah sekumpulan buku-buku atau
sekumpulan non buku yang dihimpun oleh pengelola perpustakaan. Koleksi sebagai bahan pustaka perlu diatur dan ditata secara sistematis, sehingga
mudah digunakan, dicari dan ditemukan kembali pada saat dibutuhkan. Jadi, koleksi adalah kumpulan buku-buku dan non buku yang dihimpun dari bahan
pustaka yang berupa bahan cetak, non cetak, bentuk mikro serta dalam bentuk elektronik.
Koleksi perpustakaan perguruan tinggi seyogynya terdiri dari : b Buku referensi baik referensi umum maupun untuk bidang studi khusus.
c Buku teks baik yang diperlukan mahasiswa maupun dosen, baik yang diwajibkan untuk mata kuliah tertentu maupun yang dianjurkan.
d Buku untuk pengembangan ilmu yang melengkapi dan memperkaya pengetahuan diluar bidang studi yang ditekuni.
e Majalah ilmiah dan populer penerbitan perguruan tinggi baik penerbitan sendiri maupun penerbitan perguruan tinggi lain.
f Penerbitan pemerintah, terutama produk hukum yang berkaitan dengan perguruan tinggi
g Laporan-laporan, baik laporan penelitian ataupun laporan lainnya terutama dari lembaganya sendiri.
8
Yayu Yulia, dkk., Pengadaan Bahan Pustaka, Jakarta: Universitas Terbuka, 1999, h. 4
2.2. Pengertian Stock Opname
Perkembangan peradaban manusia saat ini berjalan dengan cepat, sehingga manusia memerlukan informasi agar tidak tertinggal. Perpustakaan sebagai
penyedia informasi harus dapat memberikan layanan yang dapat memudahkan pengguna untuk mengakses informasi dengan cepat, tepat, dan akurat. Hal ini
dikaitkan dengan tujuan dan fungsi perpustakaan itu sendiri yaitu mengumpulkan, menyimpan, menata, merawat atau memelihara dan menyediakan bahan pustaka
dalam berbagai bentuk khususnya buku. Agar perpustakaan dapat memberikan layanan secara maksimal, maka
koleksi perpustakaan juga dikelola dengan baik karena koleksi merupakan aset informasi yang sangat berharga bagi perpustakaan. Selain menjaga aset informasi
yang dimiliki, perawatan merupakan bukti kepedulian sebuah perpustakaan atas informasi yang dimilikinya. Apalagi perpustakaan dianggap sebagai pusat
informasi maka perawatan merupakan suatu yang perlu dilakukan oleh setiap perpustakaan.
Salah satu kegiatan pemeliharaan atau perawatan koleksi yang dapat dilakukan adalah Stock Opname.
Stock Opname Adalah kegiatan penghitungan kembali koleksi yang dimiliki perpustakaan agar diketahui profil koleksi, jajaran
katalog yang tersusun rapi serta dapat mencerminkan keadaan koleksi untuk tujuan peningkatan pelayanan kepada pengguna
.
9
Selain berfungsi untuk mencocokkan kembali koleksi yang ada di rak dengan jumlah data inventaris, juga
dapat sebagai sarana untuk melakukan pemeliharaan, karena disamping
9
Elang. Pengembangan Koleksi Stock Opname. http:my.opera.com
, diakses pada 9 Februari 2011
memeriksa koleksi, buku–buku yang ada kemudian dibersihkan tidak terkecuali dengan tempat pemajangan bukurak.
2.3. Penyiangan Weeding Koleksi
Di dalam sebuah sistem perpustakaan, bahan pustaka adalah salah satu unsur penting. Nilai informasi yang dikandung di dalam suatu bahan pustaka, serta harga bahan
pustaka yang relatif cukup mahal, mengharuskan perpustakaan melakukan upaya-upaya pelestarian. Upaya pelestarian bahan pustaka di perpustakaan tidak hanya dalam hal fisik,
tetapi juga dalam hal informasi yang terkandung di dalamnya. Dengan kata lain upaya pelestarian ini dimaksudkan untuk menjaga bahan pustaka yang dimiliki agar tidak cepat
mengalami kerusakan yang disebabkan oleh berbagai macam serangga, rayap, pemakaian oleh pengguna perpustakaan, cuaca dan kondisi alam basah, lembab, sinar matahari dan
lain-lain. Dengan demikian upaya pelestarian ini dapat menjaga dan melindungi bahan
pustaka supaya menjadi lebih awet, bisa dipakai lebih lama dan bisa menjangkau lebih banyak pembaca perpustakaan. Dan disinilah peran penyiangan bahan pustaka
dibutuhkan.
2.3.1. Pengertian Penyiangan Weeding Bahan Pustaka
Penyiangan bahan pustaka atau weeding adalah upaya mengeluarkan koleksi dari susunan rak karena tidak diminati terlalu banyak eksemplarnya, telah ada edisi
terbaru maupun koleksi itu tidak relevan. Koleksi yang dikeluarkan ini dapat diberikan ke perpustakaan lain, atau dihancurkan untuk dibuat kertas lagi.
10
Dalam definisi lain, penyiangan bahan pustaka weeding adalah proses mengeluarkan bahan pustaka dari rak buku dan memperhitungkan kembali nilainya
10
Maunglib’s Weblog, Analisis Koleksi Perpustakaan Seleksi, Penyiangan dan Evaluasi, httpmaunglib.wordpress.com, diakses pada 1 Juni 2010, 18:17 WIB
dari segi kebutuhan saat ini. Sekali bahan pustaka dikeluarkan, maka hal itu akan dipindahkan, dibuang, atau disimpan dan dikelompokkan dalam gudang, atau
diputuskan untuk dijual atau dihadiahkan ke perpustakaan lain.
11
Koleksi perpustakaan secara berkala perlu disiangi agar bahan pustaka yang sudah tidak sesuai lagi dapat diganti dengan bahan pustaka yang baru. Pemilihan
bahan pustaka yang dikeluarkan dari koleksi sebaiknya dilakukan oleh petugas perpustakaan dan guru, kemudian untuk dipisahkan atau dipindahkan, dihibahkan
atau dimusnahkan. Keputusan tersebut berdasarkan pertimbangan kemuktakhiran, kesesuaian, dan kondisi fisik dokumen.
Menurut Sulistyo Basuki dalam buku Pengantar Ilmu Perpustakaan 1991:271-274 disebutkan bahwa preservation atau pelestarian mencakup semua
aspek usaha melestarikan bahan pustaka dan arsip, termasuk didalamnya kebijakan pengelolaan, keuangan, sumber daya manusia, metode, dan teknik penyimpannnya.
Conservation atau pengawetan terbatas pada kebijakan serta cara khusus dalam melindungi bahan pustaka dan arsip untuk kelestarian koleksi tersebut.
Kebijakan pengawetan dan pelestarian bahan pustaka suatu perpustakaan berkaitan dengan perencanaan serta kegiatan mengurangi kerusakan bahan pustaka.
Kegiatan-kegiatan pengawasan lingkungan dan fisik materi dan gedung, pengembangan perencanaan kesiagaan terhadap kerusakan bahan pustaka, usaha alih
mediabentuk, serta perawatan preventif dan perbaikan dituangkan dalam program yang terpadu. Harus ditunjuk orang, bagian atau pihak tertentu yang bertanggung
jawab atas program pengawetan dan pelestarian ini, yang dapat bekerja sama dengan berbagai pihak, termasuk di dalamnya pihak administrasi perpustakaan, pengawas
gedung maintenance, dan pihak atasan dari instansi induk setempat.
11
Pungki Purnomo, Bahan Ajar Mata Kuliah Manajemen Pembinaan dan Pengembangan Koleksi, 2010. h.31
