2.3.2. Tujuan dan Fungsi Penyiangan Weeding Bahan Pustaka
Adapun tujuan dari penyiangan adalah untuk memperoleh tambahan tempat shelf space untuk koleksi yang baru, membuat koleksi lebih bisa
dimanfaatkan sebagai sumber informasi yang akurat, relevan, up to date dan menarik, memberikan kemudahan pada pemakai koleksi, dan memungkinkan
staf perpustakaan untuk mengelola koleksi lebih efektif dan lebih efisien. Dalam sumber lain menyebutkan tentang tujuan dari kegiatan
konservasi dan preservasi sebagai upaya pengawetan dan pelestarian bahan pustaka
12
adalah sebagai berikut: 1 Menyelamatkan nilai informasi suatu dokumen
2 Menyelamatkan fisik dari suatu dokumen 3 Mengatasi kendala kekurangan ruang
4 Mempercepat proses temu balik informasi Sedangkan fungsi dari kegiatan konservasi dan preservasi sebagai
upaya pengawetan dan pelestarian bahan pustaka adalah sebagai berikut:
13
1 Fungsi melindungi, adalah untuk melindungi bahan pustaka supaya terjaga kelestariaannya sehingga dapat digunakan lebih lama
2 Fungsi pengawetan, untuk membuat bahan pustaka menjadi lebih awet dan tahan lama
12
Kenretno, Penyiangan Koleksi Buku Teks Di Perpustakaan UMS Salah Satu Upaya Konservasi Dalam Rangka Pemeliharaan Koleksi, http:kenretno.blogspot.com diakses pada 1
Mei 2010.
13
Ibid.
3 Fungsi Kesehatan, adalah terjaga kebersihannya sehingga petugas maupun pengguna perpustakaan terjaga kesehatannya
4 Fungsi pendidikan, adalah melatih atau mendidik pengguna untuk lebih memperhatikan penggunaan dan perlakuan terhadap bahan pustaka
5 Fungsi kesabaran, adalah melatih kesabaran karena untuk merawat bahan pustaka diperlukan kesabaran yang besar
6 Fungsi sosial, adalah mampu menciptakan komunikasi dan hubungan dengan pihak luar
7 Fungsi ekonomi, adalah menghemat anggaran dalam kegiatan pemeliharaan bahan pustaka
8 Fungsi keindahan, karena dengan kerapian dan kebersihan bahan pustaka maka akan tercipta keindahan sehingga pengguna akan merasa senang
Marry Peacock Douglas menyebutkan bebrapa criteria dalam penyiangan bahan pustaka berupa buku
14
, yaitu: 1. Buku yang sangat rusak yang tidak bisa diperbaiki
2. Buku yang lembarannya tidak lengkap lagi 3. Buku yang isinya sudah out of date
4. Buku yang jumlah salinannya terlalu banyak 5. Buku yang kurang bermanfaat bagi masyarakat yang dilayani
6. Buku yang telah ada edisi baru atau ada edisi revisi 7. Buku yang dilarang beredar oleh pemerintah.
14
Yunus WInoto, “Penyiangan weeding Bahan Pustaka: Sebuah Tinjauan Teoritis”Journal Info PERSADA; Media Informasi Perpustakaan Universitas Sanata Dharma,
Vol.2No.2Agustus 2004, h.11
Sedangkan menurut HF McGraw dalam Evans, 2000 menyebutkan bebrapa hal yang dapat menjadi criteria penyiangan, yaitu:
1. Memiliki duplikasi eksemplar yang terlalu banyak melebihi ketentuan 2. Merupakan koleksi sumbangan dan koleksi kurang dibutuhkan atau kurang
sesuai dengan visi dan misi perpustakaan 3. Buku-buku yang sudah using out of date kuno terutama untuk kategori
ilmu pengetahuan 4. Edisi yang sudah digantikan dengan edisi baru
5. Buku yang sangat kotor, lusush, lapuk, sobek dan lain-lain. 6. Buku-buku yang dicetak dengan huruf-huruf yang terlalu kecil dengan
kualitas kertas yang rendah mudah patah atau sobek dan banyak halaman yang hilang
7. Volume yang sudah tidak dibutuhkan atau digunakan lagi oleh pengguna 8. Terbitan berkala yang tidak disertai ideks.
2.3.3. Kebijakan Penyiangan Weeding Bahan Pustaka
Kebijakan atau policy merupakan landasan atau pedoman untuk menyusun kebutuhan. Ada beberapa kebijakan yang perlu diperhatikan.
Adapun kriteria penyiangan bahan pustaka menurut jenis bahan pustaka yang disiangi yaitu sebagai berikut.
1.
Buku monografi
Dalam melakukan penyiangan bahan pustaka yang berupa buku atau monografi
15
, yaitu sebagai beriku: 1 Bidang kajian. Bidang kajian yang sudah tidak sesuai dengan
kebijakan instansi dan tujuan perpustakaan sebaiknya diasingkan 2 Usia atau umur koleksi dapat dipertimbangkan agar koleksi tersebut
dapat diganti dengan koleksi baru 3 Cakupan duplikasi. Jumlah koleksi yang memiliki duplikasi yang
banyak dalam jajaran rak sebaiknya dikurangi dan disisihkan ke tempat lain
4 Sumber alternatif. Dengan adanya kerjasama antar perpustakaan maka koleksi yang kurang bermanfaat dapat dikurangidengan
mengakses kepada perpustakaan lain yang memiliki informasi yang dibutuhkan.
5 Kondisi fisik, buku-buku yang sobek, lapuk dan jilidnya rusak sebaiknya di-weeding untuk dilakukan perbaikan
6 Tingkat perlakuan, buku-buku yang berisi prinsip-prinsip dasar mempunyai manfaat yang lebih tinggi dan bersifat lama jika
dibandingkan dengan buku-buku yang bersifat manual yang akan cepat out of date sejalan dengan perkembangan teknologi.
7 Kepentingan pengarang. Pengarang yang lebih menguasai tentang suatu sunbyek dalam ilmu tersebut, sebaiknya dipertahankan. Namun
15
Yunus WInoto. Ibid. h.14
apabila terpaksa harus dikeluarkan, maka harus ditempatkan pada tempat yang mudah untuk ditelusuri kembali.
8 Bahasa. Buku yang diterbitkan dalam bahasa Inggris biasanya lebih lama umur pemakaiannya, jika dibandingkan dengan buku yang
diterbitkan dalam bahasa lain.
2.
Serial
Berbeda dengan kebijakan penyiangan untuk bahan pustaka yang berupa buku atau monografi, penyiangan bahan pustaka yang berupa
serial memiliki kebijakan tersendiri
16
, yaitu: 1 Penerbit. Untuk penerbit serial yang prestisius dengan menerbitkan
terbitan untuk objyek kajian kepada masyarakat luas, hendaknya dipertahankan.
2 Cakupan indeks. Majalah yang mempunyai cakupan indeks dan abstraks lebih bagus hendaknya menjadi bahan pertimbangan jika
dibandingkan dengan majalah yang tanpa disertai indeks dan abstraks.
3 Versi diganti. Saat ini sudah banyak dijumpai majalah versi mikro, sehingga terbitan berseri yang sudah ada penggantinya ini dapat
disisihkan untuk disiangi. 4 Usia. Untuk terbitan berseri ini dilakukan penyisihan, maka
keseluruhan volume saja dengan atau dengan beberapa nomor saja
16
Yunus WInoto. Ibid. h.15
5 Bahasa. Bahasa yang digunakan akan turut menjadi faktor yang perlu dipertimbangkan dalam menyiangi koleksi serial ini.
Dalam bukunya, Lasa HS mengemukakan beberapa kriteria penyiangan untuk majalah. Menurutnya “Penyortiran majalah dilakukan
untuk judul-judul majalah yang telah banyak dibaca oleh pengguna karena telah cukup waktu dipajang, maka hendaknya segera diambil.
Kemudian majalah-majalah untuk sementara waktu disimpan dulu dalam almari, gudang, rak khusus diurutkan judulnya.”
3.
Bahan Audio-Visual
Menurut Qolyubi semua bahan audio-visual yang rusak atau cacat menjadi calon untuk disiangi. Keputusan dibuat per judul oleh Kepala
bagian audio visual. Frekuensi penggunaan dan kerusakan menjadi faktor penting dalam keputusan.
17
4.
Bahan terbitan pemerintah
Edisi-edisi terbitan pemerintah yang ada dalam koleksi terbitan pemerintah Government Document Collection yang menjadi kadaluarsa
dengan adanya edisi baru menjadi calon untuk ditarik. Keputusan akhir dibuat per judul oleh pustakawan yang mengelola koleksi tersebut.
18
5.
Bahan rujukan
17
Masridah, Lelis. Kebijakan Penyiangan Koleksi Di Badan Perpustakaan Daerah Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta. Yogyakarta: UIN Sunan Kalijaka, 2009.
18
Ibid. 15
Bagian rujukan telah menetapkan kebijakan khusus bagi banyak sumber rujukan yang secara periodik menjadi kadaluarsa karena telah ada
revisi atau edisi baru sebagai penggantinya. Keputusan untuk menarik judul-judul ini dan untuk merevisi kebijakan penyiangan dibuat oleh
kepala bagian rujukan, yang berkonsultasi dengan pustakawan pengembangan koleksi.
19
2.3.4. Prosedur Penyiangan weeding Bahan Pustaka
Hal selanjutnya yang tak kalah penting untuk dikaji adalah masalah prosedur penyiangan. Prosedur adalah sebuah cara sistematis dan terpikir
secara baik untuk mencapai tujuan; prinsip dan praktek-praktek pengajaran.
20
Dalam melakukan kegiatan penyiangan bahan pustaka, ada bebrapa prosedur yang harus dilakukan, yaitu:
1. Pustakawan bersama dengan pihak terkait lainnya mengadakan pemilihan bahan pustaka yang perlu dikeluarkan dari koleksi berdasarkan
pedoman penyiangan yang telah ditetapkan. 2. Pustakawan menyusun daftar koleksi yang akan dikeluarkan dari rak
3. Buku-buku yang akan dikeluarkan dari rak buku, kartu-kartunya dikeluarkan dari buku yang bersangkutan dan kartu katalognya ditarik
dari lacijajaran catalog
19
Ibid. 16
20
Tim reality, Kamus Terbaru Bahasa Indonesia, Surabaya: Reality Publisher, 2008, h. 448
4. Buku-buku yang dikeluarkan diberi tanda “dikeluarkan dari koleksi perpustakaan” sebagai bukti bahwa buku tersebut bukan lagi milik
perpustakaan 5. Apabila bahan pustaka tersebut masih layak untuk digunakan eksem-
plarnya terlalu banyak namun isi belum “out of date” dapat disisihkan untuk bahan penukaran atau hadiah
6. Jika bahan pustaka dirasakan masih banyak dicari dan digunakan pemakai, maka buku tersebut hanya disimpan di gudang weeding stock
7. Untuk bahan pustaka yang akan dimusnahkan hendaknya memperhatikan peraturan yang berlaku berkaitan dengan penghapusan barang milik
negara, terutama untuk perpustakaan yang bernaung di bawah pemerintah.
2.3.5. Kendala Penyiangan Weeding Bahan Pustaka
Kegiatan penyiangan bukanlah hal mudah yang bisa dilakukan siapa saja. Karena proses weeding memerlukan proses yang panjang dan tidak
sebentar. Selain itu dalam pelaksanaannya banyak kendala atau hambatan dalam dari pihak pengelola perpustakaan sendiri. Berkaitan dengan hal ini
penulis melihat bebrapa kendala dalam pelaksanaan kegiatan penyiangan
21
, yakni sebagai berikut.
1 Adanya kebanggaan terhadap koleksi hambatan psikologis seperti adanya perasaan tidak rela membuang bahan pustaka
21
Yunus WInoto, “Penyiangan weeding Bahan Pustaka: Sebuah Tinjauan Teoritis”Journal Info PERSADA; Media Informasi Perpustakaan Universitas Sanata Dharma,
Vol.2No.2Agustus 2004, h.17
2 Masih adanya anggapan jumlah koleksi menentukan mutu. Jumlah koleksi dianggap akan menunjukkan kehebatan perpustakaan tanpa
memperhatikan kondisi dan relevansi bahan pustaka tersebut dengan tujuan perpustakaan
3 Adanya anggapan bahwa penyiangan berlawanan dengan tujuan pengadaan atau konsep pembangunan koleksi
4 Masih dijumpainya prosedur yang rumit, terutama untuk koleksi yang ada di perpustakaan pemerintah, karena setiap pengeluaran
barang harus dilakukan melalui prosedur yang membutuhkan waktu lama dan terkesan rumit.
Dalam buku yang berjudul less more than less, karya Donna J. Baumbach dan Linda L. Miller menyebutkan bahwa ada beberapa kendala
dalam weeding
22
, yaitu: 1 Rasa bangga terhadap sebuah koleksi.
2 Pustakawan atau staf perpustakaan sebelumnya tidak melakukan weeding, sehingga malas untuk melakukannya.
3 Perasaan tidak suka membuang koleksi. 4 Lebih senang memberikan koleksi kepada perpustakaan lain atau
orang lain dari pada membuangnya. 5 Koleksi yang banyak akan menunjang proses akreditas, jadi
koleksi tetap disimpan.
22
Donna J. Baumbach dan Linda L. Miller, Less is More A Practical Guide to weeding School Library Collection, Chicago: American Library Association, 2006, h. 4
6 Rasa sayang terhadap sebuah koleksi, hingga tidak akan membuang atau melakukan weeding hingga koleksi tersebut
pantas untuk dibuang benar-benar rusak 7 Prinsip seseorang yang tidak akan pernah melakukan weeding.
8 Jika weeding dilakukan orang akan menganggap bahwa hal tersebut membuang ilmu atau penemuan dan membuang uang.
9 Tidak memiliki waktu cukup waktu untuk melakukan weeding 10 Ketidaktahuan seseorang mengenai ilmu dan manfaat weeding,
sehingga timbul rasa takut akan membuang koleksi yang berhara atau seharusnya tidak dibuang, atau bahkan koleksi yang baru.
BAB III PROFIL PERPUSTAKAAN UTAMA UIN SYARIF HIDAYATULLAH
JAKARTA 3.1. Sejarah Berdirinya Perpustakaan Utama Syarif Hidayatullah Jakarta
Berdasarkan buku pedoman Perpustakaan Utama Perguruan Tinggi Universitas islam negeri Jakarta, pada dasarnya Perpustakaan Utama UIN Syarif
Hidayatullah Jakarta merupakan peralihan nama dari perpustakaan IAIN Jakarta, yaitu sejak berdirinya ADIA Akademi Dinas Ilmu Agama pada tanggal 1 Juni
1957. Pada waktu itu keadaan perpustakaan ini masih sangat sederhana, hanya terdiri dari satu ruangan dengan koleksi sebanyak 2000 eksemplar dan hanya
dikelola oleh seorang pegawai. Kemudian perpustakaan mulai berkembang ketika dipimpin oleh Bapak Drs. Ahmad Syadali Rektor IAIN periode 1984 – 1993. Di
masa kepemimpina beliau, kondisi perpustakaan lebih sistematis. Koleksi buku sudah diklasifikasikan menurut DDC Dewey Decimal Classification. Sistem
peminjaman sudah mulai tertib dan pegawainya pun bertambah menjadi empat orang.
Selanjutnya pada tahun 1964, perpustakaan beralih ke pemimpinan Ny. Nabila Lubis, seorang sarjana ilmu perpustakaan dari Universitas Cairo Mesir.
Pada masa beliau, perpustakaan banyak menerima sumbangan buku dari berbagai lembaga, khususnya kedutaan Mesir dan kedutaan Saudi Arabia, sehingga pada
bulan Januari 1969 jumlah koleksi tercatat 1320 judul atau 10.999 eksemplar buku, 23 skripsi dan 310 eksemplar majalah. Saat ini, Prof. Dr. Nabilah Lubis
30
menjabat sebagai guru besar di fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
Selanjutnya di tahun 1971-1983, perpustakaan dipimpin oleh Ny. Dra. Hj. Halimah Madjid. Pada masa kepemimpinannya perpustakaan lebih teratur dan
menempati ruang yang lebih luas yang sekarang dikenal dengan gedung Aula Madya. Pada masa kepemimpinannya tepatnya pada tahun 1980 perpustakaan
IAIN tercatat sebagai perpustakaan perguruan tinggi terbaik di seluruh wilayah DKI Jakarta. Sebuah prestasi yang cukup membanggakan yang diperoleh di masa
kepemimpinan Ny. Dra. Hj. Halimah Madjid. Lalu pada tahun 1983-1984, Drs. M. Kailani Eryono menggantikan Ny. Dra.
Hj. Halimah Madjid memimpin perpustakaan IAIN. Beliau merupakan alumni jurusan perpustakaan dari Universitas Indonesia. Tidak kalah dengan
kepemimpinan sebelumnya, Drs. M. kailani pun memperoleh kesuksesan dengan berkembangnya perpustakaan dengan pesat.
Pada tahun 1984-1998, Drs. Zainal Arifin Toy MLIS , seorang alumni jurusan bahasa Inggris dari IAIN Jakarta dan Master bidang perpustakaan dari
Universitas of Illnois Urbana-Champaign, diangkat menjadi kepala perpustakaan IAIN. Pada masanya perpustakaan sempat mengalami perpindahan gedung baru
berlantai tiga di Jl. Kertamukti No. 5 Pisangan – Ciputat yang saat ini menjadi Fakultas Psikologi. Di bawah kepemimpinannya dibentuklah Sekretariat
Kerjasama Perpustakaan SKP yang anggotanya meliputi seluruh perpustakaan IAIN dan STAIN di Indonesia.
Periode selanjutnya, perpustakaan IAIN dipimpin oleh Drs. M. Djuhro S. Beliau adalah seorang sarjana bidang ilmu perpustakaan dari Universitas
Indonesia. Ia mengepalai perpustakaan IAIN dari tahun 1998 hingga tahun 2000. Pada masa kepemimpinannya kembali terjadi perpindahan gedung. Gedung baru
tersebut dibangun pada bekas gedung sanggar Pravitasari. Dengan demikian lokasi perpustakaan dan kampus menjadi lebih dekat dan hal ini mungkin menjadi
sebuah harapan bagi para insane akademik untuk menjadikan perpustakaan sebagai gudang ilmu pengetahuan.
Sejak tahun 2001 hingga akhir tahun 2006, Perpustakaan Utama UIN Jakarta dikepalai oleh DR H. Udjang Tholib, MA. Beliau pernah bekerja di
perpustakaan ini pada tahun 1975-1985, dan di tahun 1984 mengikuti Program Sertifikat Tenaga Asisten Perpustakaan selama 8 bulan di Universitas Indonesia.
Di tahun ini, berbagai upaya perbaikan telah dilaksanakan, antara lain perbaikan gedung dan perlengkapannya, penerapan system otomasi, penerapan system
kamanan koleksi dengan sensormatic, penambahan jenis layanan seperti warnet, audio visual dan lain sebagainya.
Perkembangan selanjutnya, pada tahun 2004 bekerjasama dengan kedutaan Amerika Serikat Perpustakaan Utama UIN Jakarta telah membuka American
Corner Amcor. Ini dimaksudkan sebagai upaya memenuhi kebutuhan informasi para sivitas akademika, terutama berbagai informasi yang terkait dengan Amerika.
Banyak informasi yang disediakan di Amcor, seperti buku-buku, majalah, jurnal tercetak, online journal EBSCO, dll. Selain itu Amcor juga secara regular