Pengawasan Internal Gaji dan Upah

D. Pengawasan Internal Gaji dan Upah

Istilah Internal Control diterjemahkan ke dalam Bahasa Indonesia sebagai kontrol intern atau sering juga ditulis sebagai pengawasan intern. Secara umum pengawasan intern bertujuan untuk meminimumkan kesalahan – kesalahan yang terjadi dalam perusahaan. Berikut merupakan pendapat mengenai pengertian pengawasan internal , seperti: Holmes, Burns 2005: 1112 : Pengawasan internal merupakan rencana organisasi yang semua metode serta peraturan yang sederajat yang digunakan dalam perusahaan menjaga kekayaanya, memeriksa kecermatan dan keandalan data akuntansinya, meningkatkan efisiensi operasionalnya dan mendorong kepatuhan kebijakan-kebijakan yang sudah digariskan manajemen. Untuk terlaksananya pengawasan intern gaji dan upah dengan baik maka perlu diadakan pemisahan tugas dan fungsi dimana suatu kegiatan mulai dari awal sampai dengan selesai tidak boleh dikerjakan oleh satu orang, hal ini penting untuk menghindari tugas rangkap yang dapat memungkinkan terjadinya penyelewengan. Penerimaan karyawan tidak boleh dilakukan oleh bagian yang membutuhkan. Ada beberapa asumsi dasar yang perlu dipahami mengenai pengendalian intern bagi suatu entitas organisasi, yaitu : 1. Sistem pengendalian intern merupakan management responsibility. Bahwa sesungguhnya yang paling berkepentingan terhadap sistem pengendalian intern suatu entitasorganisasi adalah manajemen, karena dengan sistem pengendalian intern yang baik itulah top management Universitas Sumatera Utara dapat mengharapkan kebijakannya dipatuhi, aktiva atau harta dilindungi , dan penyelenggaraan pencatatan berjalan baik. 2. Sistem pengendalian intern seharusnya bersifat generic, mendasar dan dapat diterapkan pada tiap entitas organisasi pada umumnya. 3. Sistem pengendalian intern adalah reasonable assurance, artinya tingkat rancangan yang didesain adalah yang paling optimal. Internal control tidak menjamin sepenuhnya bahwa entitas akan dapat mencapai tujuan, melainkan hanya member reasonable assurance keyakinan memadai yang mendorong tercapainya tujuan manajemenorganisasi. 4. Sistem pengendalian intern memiliki ketrbatasan-keterbatasan constraints. Misalnya, sebaik-baiknya control kalau pegawai yang melaksanakannya tidak cakap atau kolusi, maka tujuan pengendalian itu mungkin tidak tercapai. 5. Sistem pengendalian intern harus selalu dan terus-menerus dievaluasi, diperbaiki, disesuaikan dengan perkembangan kondisi dan teknologi, Pada Fakultas Ekonomi Sumatera Utara, sistem pengawasan gaji dan upah bagian-bagian yang berhubungan dalam pengawasan gaji dan upah tersebut yaitu: 1. Bagian personalia Apabila ada suatu bagian dalam perusahaan yang membutuhkan karyawan baru harus mengajukan formulir permintaan tenaga kerja baru kepada bagian personalia. Dari formulir tersebut harus disetujui oleh kepala bagian yang membutuhkan. Bagian personalia berdasarkan formulir permintaan karyawan baru Universitas Sumatera Utara dengan cara mencari karyawan baru dengan melihat surat-surat permohonan yang sudah ada. Tetapi bila permohonan belum ada masuk, bagian personalia mencari karyawan baru dengan menghubungi sumber tenaga kerja seperti: a. Teman – teman pegawai perusahaan b. Badan –badan penempatan tenaga kerja c. Dan lain-lain Berdasarkan surat permohonan yang masuk tersebut, kemudian bagian personalia menyelenggarakan test untu kemampuan calon-calon karyawan dan berdasarkan hail test diumumkan beberapa karyawan yang diterima. Kemudian mereka diminta untuk mengikuti test kesehatan, calon karyawan yang dinyatakan lulus test kesehatan diserahkan kepada bagian – bagian yang membutuhkan untuk selanjutnya diwawancarai. Berdasarkan hasil ini, bagian yang membutuhkan karyawan yang diterima. Bagi calon karyawan yang telah memenuhi persyaratan tersebut akan diangkat sebagai karyawan dengan masa tarainning paling lama tiga bulan, selama masa itu karyawan diberikann kedudukan yang sesuai dengan ketentun penggajian yang berlaku.

2. Bagian pengawasan waktu

Semuanya pembayaran gaji diawasi oleh personalia. Tiap karyawan wajib hadir dan diharuskan mengisi daftar hadir yang telah disediakan. Khusus bagi karyawan yang bekerja di lapangan dan petugas jaga diatur dalam sistem shiff dan mempunyai jam kerja 12 jam sehari dan 96 jam seminggu. Untuk hal ini Universitas Sumatera Utara terlebih dahulu diperlukan waktu 1214 jam khusus tentang penyimpangan waktu kerja dan istirahat yang dikeluarkan kantor Depnaker setempat.

3. Bagian adminstrasi dan keuangan

Bagian ini bertugas untuk menandatangani daftar gaji dan upah, dan kartu gaji dan upah yang diterima dari bagian pendistribusian biaya dan dikrimkan kepada kasir di bagian pembukuan.

4. Kasir

Kasir membuat kwitansi pembayaran dan mengirimkan kepada bagian pembukuan.

5. Bagian pembukuan

Daftar gaji dan upah yang diterima dari bagian pendistribusian biaya dibukukan dalam buku besar dengan jurnal: Beban Gaji dan upah xxx Hutang gaji dan upah xxx Ketika kwitansi diterima dari kasir sebagai bukti bahwa gaji dan upah telah dibayarkan maka bagian pembukuan akan menjurnal: Hutang gaji dan upah xxx Kas xxx Sebagaimana telah diuraikan di atas bahwa kegunaan pokok dari pengawasan internal gaji dan upah untuk mengawasi jumlah gaji dan upah yang diterima karyawan. Universitas Sumatera Utara Untuk melaksanakan sistem pengawasan intern gaji dan upah ada lima komponen yang saling berkaitan yaitu lingkungan pengawasan, penilaian resiko, kegiatan pengawasan, informasi dan komunikasi, dan monitoring. Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, sistem pengawasan intern gaji dan upah dilakukan dengan cara, membuat daftar gaji yang dilakukan oleh pembuat daftar gaji berdasarkan golongan masing-masing pegawai kemudian diperksa oleh kuasa pembuat komitmen lalu diajukan oleh pejabat penandatangan dengan mengeluarkan Surat Perintah Membayar SPM setelah itu diajukan oleh Kantor Pelayanan Perbendaharaan KPPN Medan yang diajukan oleh bendaharawan rutin dan diperiksa lagi oleh bendaharawan tersebut dan ditandatangani dengan menggunakan rekening bendaharawan rutin.

E. Analisis dan Evaluasi Unsur – unsur Gaji dan Upah