6
BAB II URAIAN TEORITIS
2.1. Pengertian
Front office
Menurut Bagyono 2012 front office berasal dari bahasa inggris “Front” yang artinya depan, dan“office”berarti kantor. Front office adalah kantor
depan.dalam konteks pengertian hotel, Kantor depan hotel merupakan sebuah departement di hotel yang letaknya di bagian depan. Tepatnya tidak begitu jauh dari
pintu depan hotel atau lobby. Area ini merupakan tempat paling sibuk di hotel. Dengan lokasi di bagian depan maka Front office termasuk departement yang paling
mudah di cari dan di lihat oleh tamu. Untuk menyebut front office, sebagian hotel menggunakan isitilah yang lain, Yaitu guest service area area pelayanan tamu .
Oleh karena itu kepala departemennya di sebut Guest Service Manager. Sedangkan petugasnya di sebut guest service agent. Namun demikian istilah front office masih
sering di pakai baik di industri perhotelan maupun di kalangan edukasi. Front office juga dikenal sebagai the first and the impression of the guest.
Artinya bagian inilah yang pertamadan yang terakhir dari tamu. Tamu akan di hotel akan dating dulu di bagian front office dan pada waktu check-out pun tamu harus
berhubungan dengan staff di front office.Jadi sudah sewajarnya bila kesan yang mendalam akan tercipta di front office.
Kantor depan hotel juga merupakan pusat informasi juga hampir segala kegiatan tamu seperti penerimaan dan pengirimana surat pengurusan
barang,pembayaran rekening hotel, mengenai kehilangan barang tamu
hotel,menampung keluhan-keluhan tamu dan juga tempat memberikan segala macam informasi baik dalam hotel maupun di luar hotel.
Setiap tamu yang datang ke hotel untung menginap, pertama kalinya di tangani dan di urus oleh bagian kantor depan chek-in procedure dan juga ketika
tamu meninggalkan hotel yang juga di urus dan di tangani kembali oleh kantor depan check-out procedure.
2.2. Fungsi Kantor Depan Hotel
Menurut Bagyono dan Sambodo 2006 fungsi departemen kantor depan adalah, sebagai berikut :
1. Menjual kamar
Fungsi utama departemen kantor depan adalah menjual kamar. Kata menjualpada departemen kantor depan hotel berarti menyewakan dalam
rangkaian kegiatan penjualan kamar, terdapat tugas dan tanggung jawab yang harus di selesaikan. Fungsi kantor depan dalamkaitannya dengan kegiatan
menjual kamar antara lain adalah : a.
Menerima pesanan kamar. b.
Menangani tamu tanpa pemesanan kamar sebelumnya walk in guest. c.
Menangani tamu dengan reservasi. d.
Melaksanakan pendaftaran. e.
Menentukan kamar.
2. Memberikan Informasi Tentang Layanan Di Dalam Dan Di Luar Hotel.
Mengingat lokasinya yang sangat strategis, kantor depan juga berfungsi sebagai pusat informasi bagi para tamu. Informasi yang di berikan meliputi :
a. Produk layanan di dalam hotel
b. Fasilitas umum public service dan segala sesuatu yang berkaitan dengan
objek dan atraksi wisata. 3.
Mengkoordinasi Pelayanan Tamu Fungsi kantor depan dalam mengkoordinasi layanan tamu melibatkan semua
unsur organisasi hotel, baik departemen, seksi maupun subseksi. Komunikasi yang baik melalui berbagai macam media dapat mempermudah alur koordinasi.
Fungsi kantor depan dalam mengkoordinasi layanan hotel antara lain : a.
Berkomunikasi dengan bagian-bagian di hotel b.
Menangani berbagai masalah dan keluhan tamu. 4.
Menyusun Laporan Status Kamar Status kamar adalah informasi yang sangat penting bagi kantor depan. Tanpa
mengetahui status kamar-kamar yang ada di hotel, petugas akan mengalami kesulitan dalam menjualnya. Oleh karena itu status status kamar harus selalu
diperbaharui setiap saat, baik secara manual maupun manggunakan sistem komputer. Departement yang terkait erat dengan aktivitas ini adalah
housekeeping. Status kamar yang perlu di susun dan di laporkan antara lain : a.
Kamar yang dihuni. b.
Kamar yang sedang dibersihkan. c.
Kamar yang sedang di perbaiki.
d. Perpindahan kamar.
e. Kamar out of order.
5. Menyelenggarakan Pembayaran Tamu
Kantor depan juga berfungsi sebagai penyelenggara keuangan hotel secara teknisi, khususnya yang berkaitan langsung dengan tamu, seperti pembayaran
khusus rekening tamu, baik secara tunai maupun kredit, dan juga deposit kamar. Sedangkan urusan keuangan hotel secra menyeluruh ditangani oleh departemen
Akunting. Kegiatan penyelenggaraan keuangan di kantor depan antara lain :
a. Membuka rekening tamu.
b. Mencatattransaksi pada rekening tamu.
c. Membatasi jumlah kredit.
d. Menyusun dan mencatat berbagai transaksi tamu.
e. Mempersiapkan pembayaran tamu.
f. Menyusun rekening tamu.
g. Melaksanakan prosedur check-out
6. Menyusun Riwayat Kunjungan Tamu
Bagi hotel, kunjungan tamu adalah nafas kehidupan. Riwayat tamu yang oernah datang dan menginap akan dicatat dan diarsip dengan baik agar bilamana tamu
itu suatu saat kembali lagi, hotel telah memiliki data-data penting tentang dirinya, seperti kamar yang diinginkannya, kesukaannya, dan hal-hal lain yang dapat
dipersiapkan untuk memberikan layanan pribadi personalized service. Selain
itu riwayat kunjungan tamu dapat di manfaatkan sebagai bahan pembuatan statistik hotel.
7. Menangani Layanan Komunikasi Melalui Telepon
Hotel yang baik memiliki standard penyelengaraan komunikasi yang baik pula, ditinjau dari segi peralatan dapat diidentifikasi sejumlah alat komunikasi yang
dimiliki, seperti telepon, faksmili,jaringan internet dan lain-lain. Kegiatan komunikasi di kantor depan meliputi :
a. Penanganan semua pembicaraan telepon.
b. Penerimaan dan faksimili.
c. Layanan wake-up call
8. Menangani Barang-barang Bawaan Tamu
Kegiatan kantor depan yang berhubungan dengan penanganan barang-barang yang dibawa tamu selama menginap antara lain:
a. Menangani barang-barang tamu yang baru tiba.
b. Menangani barang-barang tamu yang hendak meninggalkan hotel.
c. Menangani perpindahan kamar.
d. Menangani penitipan barang bawaan tamu.
2.3. Peran Kantor Depan Hotel
Kategori