secara periodik dan kemudian dibuatkan dokumen sumber berupa bukti memorial untuk mencatat harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu.
Dalam sistem penjualan kredit, bukti memorial merupakan dokumen sumber untuk dasar pencatatan harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi
tertentu ke dalam jurnal umum. Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penjualan kredit adalah ;
a. Jurnal piutang
b.Kartu piutang c.
Kartu persediaan d. Kartu gudang
e. Jurnal umum
2. Penagihan Piutang
Sumber penerimaan kas perusahaan yang melakukan penjualan kredit adalah berasal dari pelunasan piutang para debiturnya. Mulyadi 2001 : 482 menyatakan
bahwa “penerimaan kas dari piutang dapat dilakukan melelui berbagai cara : 1 melalui penagih perusahaan, 2 melalui pos, dan 3 melalui lock-box-collection
plan”. Prosedur penagihan piutang melalui penagih perusahaan :
1. Bagian piutang memberikan daftar piutang yang sudah saatnya ditagih kepada
bagian penagihan. 2.
Bagian penagihan mengirimkan penagih, yang merupakan karyawan perusahaan, untuk melakukan penagihan kepada debitur
Universitas Sumatera Utara
3. Bagian penagihan menerima cek atas nama dan surat pemberitahuan dari
debitur. 4.
Bagian penagihan menyerahkan cek kepada bagian kasa 5.
Bagian penagihan menyerahkan surat pemberitahuan kepada bagian piutang untuk kepentingan posting ke dalam kartu piutang.
6. Bagian kasa mengirim kuitansi sebagai tanda penerimaan kas kepada debitur
7. Bagian kasa menyetorkan cek ke bank, setelah cek atas cek tersebut dilakukan
endorsement oleh pejabat yang berwenang. 8.
Bank perusahaan melakukan clearing atas cek tersebut ke bank debitur. Flowchart prosedur penagihan piutang melalui penagih perusahaan seperti
yang telah dijabarkan di atas disajikan pada lampiran. Prosedur penagihan piutang melalui pos :
1. Bagian penagihan mengirimkan faktur penjualan kredit kepada debitur pada
saat transaksi penjualan kredit terjadi 2.
Debitur mengirim cek atas nama yang dilampiri surat pemberitahuan melalui pos.
3. Bagian sekretariat menerima cek atas nama dan surat pemberitahuan dari
debitur 4.
Bagian sekretariat menyerahkan cek pada bagian kasa. 5.
Bagian sekretariat menyerahkan surat pemberitahuan kepada bagian piutang untuk kepentingan posting ke dalam kartu piutang
6. Bagian kasa mengirim kuitansi kepada debitur sebagai tanda terima
pembayaran dari debitur
Universitas Sumatera Utara
7. Bagian kasa menyetorkan cek ke bank, setelah cek atas cek tersebut dilakukan
endorsement oleh pihak yang berwenang. 8.
Bank perusahaan melakukan clearing atas cek tersebut ke bank debitur. Lock box adalah suatu alamat pos dimana pelanggan mengirim cek dan surat
pemberitahuannya. Lock-box-collection plan dapat mengatasi masalah perusahaan yang debitur tersebar luas di berbagai daerah geografis dengan pembuatan post-
office box PO-Box di kota yang jumlah debiturnya banyak. Perusahan kemudian membuka rekening giro di bank yang terletak di kota yang sama dengan PO-Box
tersebut. Prosedur penagihan piutang melalui lock-box-collection plan :
1. Bagian penagihan mengirim faktur penjualan kredit kepada debitur pada saat
transaksi penjualan kredit terjadi. 2.
Debitur melaksanakan pembayaran utang pada saat faktur jatuh tempo dengan mengirimkan cek dan surat pemberitahuan kepada PO Box di kota terdekat.
3. Bank membuka PO Box dan mengumpulkan cek dan surat pemberitahuan
yang diterima oleh perusahaan 4.
Bank membuat daftar surat pemberitahuan. Dokumen ini dilampiri dengan surat pemberitahuan dikirimkan oleh bank ke bagian sekretariat.
5. Bank mengurus check-clearing.
6. Bagian sekretariat menyerahkan surat pemberitahuan kepada bagian piutang
untuk mengkredit rekening pembantu piutang debitur tersebut. 7.
Bagian sekretariat menyerahkan daftar surat pemberitahuan ke bagian kasa.
Universitas Sumatera Utara
8. Bagian kasa menyerahkan daftar surat pemberitahuan ke bagian jurnal untuk
dicatat di dalam jurnal penerimaan kas. Kebanyakan pelanggan akan melunasi saldo utang mereka ataupun
melakukan pembayaran angsuran setelah menerima pernyataan piutang yang biasanya dikirimkan oleh perusahaan setiap bulan atau yang disebut dengan
monthly statement. Pernyataan piutang menurut Mulyadi 2001: 270 adalah “formulir yang
menyajikan jumlah kewajiban debitur pada tanggal tertentu dan dalam pernyataan piutang bentuk tertentu disertai dengan rinciannya”. Bentuk
pernyataan piutang perusahaan tergantung pada cara perusahaan memutakhirkan catatan piutangnya. Penyesuaian saldo piutang dapat dilakukan dengan metode
open invoice dan metode balance forward. Perbedaannya terletak pada kapan pelanggan melakukan pembayaran, bagaimana pembayaran diaplikasikan untuk
memutakhirkan catatan piutang, dan format dari pernyataan piutang yang dikirim pada pelanggan.
Dengan metode
open invoice, pelanggan membayar per faktur. Dua salinan faktur dikirim pada pelanggan dan satu salinan yang disebut dengan surat
pemberitahuan akan dikirim kembali saat pembayaran. Pernyataan piutang dalam metode ini berisi daftar faktur yang belum dilunasi oleh debitur pada tanggal
tertentu disertai dengan tanggal faktur dan jumlah rupiahnya. Dengan
metode balance forward, pelanggan membayar berdasarkan jumlah
yang tertera pada pernyataan piutang. Pernyataan piutang berisi daftar penjualan dan pembayaran yang terjadi bulan sebelumnya dan saldo piutang pelanggan.
Universitas Sumatera Utara
Pernyataan piutang biasanya memuat bagian yang bisa dirobek yang berisi nama informasi mengenai pelanggan, nomor rekening, dan saldo piutang. Pada saat
pembayaran, pelanggan akan diminta mengembalikan potongan ini yang berfungsi sebagai surat pemberitahuan.
Supaya arus penerimaan kas lebih seragam pada metode balance forward perusahaan dapat melakukan penagihan bersiklus cycle billing untuk
mempersiapkan dan mengirimkan pernyataan piutang kepada pelanggan. Jika semua pelanggan dikirimi pernyataan piutang pada akhir bulan, pekerjaan
memposting media ke dalam pernyataan piutang dan kartu piutang akam menumpuk pada akhir bulan. Demikian juga arus penerimaan kas sepanjang bulan
tidak akan seragam. Dalam metode penagihan bersiklus pekerjaan posting ke dalam kartu piutang dan pernyataan piutang tersebar merata dalam hari kerja
selama sebulan. Setiap pelanggan akan menerima pernyataan piutang pada tanggal hari kerja yang sama setiap bulan dan harus membayar tagihan mereka dalam
jangka waktu tertentu setelah mereka menerima tagihan. Bagi pelanggan yang lambat membayar, umumnya akan diberi peringatan
kedua mengenai saldo yang jatuh tempo. Selanjutnya peringatan terakhir deliquency notice mungkin dikirimkan. Jika pembayaran masih belum diterima,
perusahaan dapat menyewa biro penagihan, menggunakan jasa anjak piutang factoring, atau akhirnya menghapus saldo tersebut.
Menurut Mulyadi 2001 : 487 : Fungsi yang terkait dalam sistem penerimaan kas dari piutang adalah :
a. fungsi sekretariat b. fungsi penagihan
c. fungsi kas
Universitas Sumatera Utara
d. fungsi akuntansi e. fungsi pemeriksa intern
a. fungsi sekretariat Fungsi sekretariat bertanggung jawab dalam penerimaan cek dan surat
pemberitahuan remittance advice melalui pos dari para debitur perusahaan jika penerimaan kas dari piutang dilakukan melalui pos dari para perusahaan jika
penerimaan kas dilakukan melalui lock-box-collection plan, fungsi sekretariat bertanggung jawab dalam penerimaan daftar surat pemberitahuan dan surat
pemberitahuan yang dikirim oleh bank. Fungsi sekretariat bertugas untuk membuat daftar surat pemberitahuan atas dasar surat pemberitahuan yang diterima
bersama cek dari para debitur. Fungsi sekretariat ini berada di tangan bagian sekretariat.
b. Fungsi penagihan Jika perusahaan melakukan penagihan piutang langsung kepada debitur,
fungsi penagihan bertanggung jawab untuk melakukan penagihan kepada para debitur berdasarkan daftar piutang yang ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi.
Fungsi penagihan berada di tangan bagian penagihan. c. Fungsi kas
Fungsi ini bertanggung jawab atas penerimaan cek dari fungsi sekretariat jika penerimaan kas dari piutang dilakukan melalui pos atau dari fungsi
penagihan jika penerimaan kas dari piutang dilaksanakan melalui penagih perusahaan. Fungsi kas bertanggung jawab untuk menyetorkan kas yang diterima
dari berbagai fungsi tersebut segera ke bank dalam jumlah penuh. Fungsi kas ini berada di tangan bagian kasa.
Universitas Sumatera Utara
d. Fungsi Akuntansi Fungsi akuntansi bertanggung jawab dalam pencatatan penerimaan kas dari
piutang ke dalam jurnal penerimaan kas dan berkurangnya piutang ke dalam kartu piutang. Fungsi akuntansi ini berada di tangan bagian jurnal dan bagian
piutang. e. Fungsi pemeriksa intern
Fungsi pemeriksa intern bertanggung jawab dalam melaksanakan perhitungan kas yang ada di tangan fungsi kas secara periodik. Disamping itu
fungsi pemeriksaan intern bertanggung jawab dalam melakukan rekonsiliasi bank, untuk mengecek ketelitian catatan kas yang diselenggarakan oleh fungsi
akuntansi. Fungsi pemeriksaan intern berada di tangan bagian pemeriksa intern. Adapun dokumen yang digunakan dalam sistem penagihan piutang adalah:
a. Surat Pemberitahuan Dokumen ini dibuat oleh debitur untuk memberi tahu maksud pembayaran
yang dilakukannya. Surat pemberitahuan biasanya berupa tembusan bukti kas keluar yang dibuat oleh debitur yang dikirimkan melalui penagih perusahaan atau
pos bersama dengan cek. Bagi perusahaan yang menerima kas dari piutang, surat pemberitahuan ini digunakan sebagai dokumen sumber dalam pencatatan
berkurangnya piutang di dalam kartu piutang. Surat pemberitahuan juga dapat berupa salinan faktur tagihan perusahaan atau potongan pernyataan piutang yang
dikirim perusahaan.
Universitas Sumatera Utara
b. Daftar Surat Pemberitahuan Daftar surat pemberitahuan merupakan rekapitulasi penerimaan kas yang
dibuat oleh fungsi sekretariat atau fungsi penagihan. Jika penerimaan kas dari piutang dilaksanakan melalui pos, fungsi sekretariat bertugas membuka surat dan
memisahkan surat pemberitahuan dengan cek, serta membuat daftar surat pemberitahuan yang diterima. Jika penerimaan kas dari piutang dilaksanakan
melalui penagih perusahaan, pembuatan daftar surat pemberitahuan dilakukan oleh fungsi penagihan. Daftar surat pemberitahuan dikirimkan ke fungsi kas untuk
membuat bukti setor bank dan dipakai oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen pendukung bukti setor bank dan dipakai oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen
pendukung bukti setor bank dalam pencatatan penerimaan kas ke dalam jurnal penerimaan kas.
c. Bukti Setor Bank Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas yang
diterima dari piutang ke bank. Bukti setor dibuat 3 lembar dan diserahkan oleh fungsi kas ke bank, bersamaan dengan penyetoran kas dari piutang ke bank. Dua
lembar tembusannya diminta kembali dari bank setelah ditandatangani dan di cap oleh bank sdebagai bukti penyetoran kas ke bank. Bukti setor bank diserahkan
oleh fungsi kas kepada fungsi akuntansi, dan dipakai oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi penerimaan kas dari piutang
ke dalam jurnal penerimaan kas.
Universitas Sumatera Utara
d. Kuitansi Dokumen ini merupakan bukti penerimaan kas yang dibuat oleh perusahaan
bagi para debitur yang telah melakukan pembayaran utang mereka. Kuitansi sebagai tanda penerimaan kas ini dibuat dalam sistem perbankan yang tidak
mengembalikan cancelled check kepada pembuat cek check issuer. Jika cancelled check dikembalikan kepada check issuer, kuitansi sebagai tanda
penerimaan kas digantikan fungsinya oleh cancelled check. Adapun yang dimaksud dengan cancelled check adalah “cek yang telah digunakan untuk
membayar dan oleh penerima cek telah diuangkan atau dicairkan ke bank” Mulyadi, 2001 : 483.
Catatan akuntansi yang digunakan dalam penagihan piutang adalah : a. Jurnal penjualan
b. Jurnal retur penjualan c. Jurnal umum
d. Jurnal penerimaan kas e. Kartu piutang
E. Pengendalian Intern Penjualan Kredit dan Penagihan Piutang 1. Pengendalian Intern Penjualan Kredit
Unsur pokok pengendalian intern yang terdiri dari organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan dan praktik yang sehat dirinci sebagai berikut :
Organisasi a.
Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kredit
Universitas Sumatera Utara
b. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penjualan dan fungsi kredit.
c. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi kas.
d. Transaksi penjualan kredit harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan,
fungsi kredit, fungsi pengiriman, fungsi penagihan, dan fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi penjualan kredit yang dilaksanakan lengkap oleh
salah satu fungsi tersebut. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
e. Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan
menggunakan formulir surat order pengiriman f.
Persetujuan kredit diberikan oleh fungsi kredit dengan menandatangani credit copy yang merupakan tembusan surat order pengiriman.
g. Pengiriman barang kepada pelanggan diotorisasi oleh fungsi pengiriman
dengan menandatangani dan membubuhkan cap “sudah dikirim” pada copy surat order pengiriman.
h. Penetapan harga jual, syarat jual, syarat pengangkutan barang, dan
potongan penjualan berada di tangan direktur pemasaran dengan penerbitan surat keputusan engenai hal itu.
i. Terjadinya piutang diotorisasi oleh fungsi penagihan dengan
membubuhkan tanda tangan pada faktur penjualan. j.
Pencatatan ke dalam kartu piutang dan ke dalam jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, dan jurnal umum diotorisasi oleh fungsi akuntansi
dengan cara memberikan tandatangan pada dokumen sumber faktur penjualan, bukti kas masuk, dan memo kredit
Universitas Sumatera Utara
k. Pencatatan terjadinya piutang didasarkan pada faktur penjualan yang
didukung dengan surat order pengiriman dan surat muat. Praktik yang Sehat
l. Surat order pengiriman bernomor urut tercetak dan pemakaiannya
dipertanggung jawabkan oleh fungsi penjualan. m.
Faktur penjualan bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggung jawabkan oleh fungsi penagihan.
n. Secara periodik fungsi akuntansi mengirim pernyataan piutang account
receivable statement kepada setiap debitur untuk menguji ketelitian catatan piutang yang diselenggarakan oleh fungsi tersebut.
o. Secara periodik diadakan rekonsiliasi kartu piutang dengan rekening
kontrol piutang dalam buku besar.
2. Pengendalian Intern Penagihan Piutang
