akun buku besar, ke jurnal, ke dokumen sumber dan kembali ke dokumen awalnya. Untuk alasan praktis dan kewajiban hukum, organisasi bisnis harus
mempertahankan catatan akuntansi yang cukup untuk menjaga jejak audit. e
Kontrol akses Tujuan dari kontrol akses adalah untuk memastikan hanya personel yang
diotorisasi memiliki akses ke aktiva perusahaan. Kontrol akses yang diperlukan untuk melindungi catatan akuntansi akan bergantung pada karakter teknologi dari
sistem akuntansi. Kontrol akses dilakukan denan mengontrol dokumen dan catatan dan dengan memisahkan tugas antara mereka yang harus mengakses dan
memproses catatan tersebut. f
Verifikasi independent Prosedur verifikasi adalah pengecekan independen terhadap sistem akuntansi
untuk mengidentifikasikan kesalahan dan alah penafsiran. Verifikasi berbeda dengan supervisi karena ia dilakukan setelah terjadi kegiatan, oleh individu yang
tidak secara langsung terlibat dalam transaksi atau tugas yang sedang diverifikasi.
C. Sistem Akuntansi Penjualan Kredit dan Penagihan Piutang
1. Sistem Akuntansi Penjualan Kredit
Menurut Mulyadi 2001 : 219 Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit adalah sebagai
berikut: a.
Prosedur order penjualan b.
Prosedur persetujuan kredit c.
Prosedur pengiriman d.
Prosedur penagihan e.
Prosedur pencatatan piutang f.
Prosedur distribusi penjualan g.
Prosedur pencatatan harga pokok penjualan
Universitas Sumatera Utara
a. Prosedur order penjualan
Dalam prosedur ini, bagian penjualan menerima order dari pelanggan yang dapat dilakukan melalui surat, telepon, di toko, melalui wiraniaga di lapangan
ataupun melalui website. Order pelanggan ini dapat berupa purchase order dari pelanggan ataupun sales order yang di buat oleh wiraniaga perusahaan. Kemudian
bagian order penjualan membuat shipping order surat order pengiriman dan mengirimkannya ke berbagai fungsi lain.
b. Prosedur persetujuan kredit
Dalam prosedur ini bagian penjualan meminta persetujuan penjualan kredit dari bagian kredit dengan mengirimkan tembusan kredit dari surat oder
pengiriman. Penentuan pemberian kredit dapat dilakukan dengan melihat status kredit pelanggan, jangka waktu pembayaran dan batas kredit. Setelah pemberian
kredit mendapat persetujuan, maka diperiksa apakah persediaan yang ada mencukupi untuk memenuhi pesanan. Tembusan kredit akan ditambahkan pada
arsip order pelanggan. c.
Prosedur Pengiriman Dalam prosedur ini, bagian pengiriman akan mengirimkan barang pada
pembeli sesuai dengan informasi yang tercantum dalam surat order pengiriman yang diterima dari bagian order penjualan. Bagian gudang akan mengidentifikasi
produk dan jumlah yang harus diambil dari gudang. Dokumen tersebut juga memberikan persetujuan formal bagi petugas gudang untuk menyerahkan barang.
Surat order pengiriman beserta barang dikirimkan ke bagian pengiriman dan
Universitas Sumatera Utara
petugas kemudian menyesuaikan data catatan untuk menggambarkan penurunan persediaan.
Sebelum menerima barang dan surat order pengiriman dari bagian gudang, bagian pengiriman menerima empat tembusan surat order pengiriman dari bagian
order penjualan berupa surat order pengiriman asli, packing slip, dan surat muat beserta salinannya. Bagian pengiriman melakukan perhitungan fisik barang untuk
disesuaikan dengan yang tercantum di dokumen yang diterimannya. Rekonsiliasi barang yang diterima dari dari gudang dengan informasi penjualan yang sudah
diterima terlebih dahulu sangat penting untuk mendeteksi terjadinya kesalahan sebelum pengiriman barang.
Petugas pengiriman kemudian menempelkan packing slip pada pembungkus barang dan menyerahkannya pada perusahaan jasa pengiriman beserta surat muat.
Surat order pengiriman asli dan surat muat diserahkan kepada bagian order penjualan untuk menunjukkan bahwa barang telah dikirimkan.
Bagian order penjualan kemudian mencatat tanggal pengiriman pada sales order follow-up copy dan memindahkannya ke arsip pengiriman yang telah
dipenuhi. Surat order pengiriman dan surat muat diteruskan ke bagian penagihan. d.
Prosedur penagihan Bagian penagihan membuat faktur penjualan dan mengirimkannya kepada
pembeli. Bagian penagihan menerima surat order pengiriman dan surat muat dari bagian order penjualan kemudian menyiapkan faktur penjualan yang berisi data
yang diperlukan untuk penagihan kepada konsumen. Faktur asli dikirimkan kepada pelanggan. Salinan kedua dikirim kepada bagian piutang bersama dengan
Universitas Sumatera Utara
surat order pengiriman dan surat muat. Salinan ketiga dan keempat dikirim kepada bagian kartu persediaan dan bagian jurnal. Salinan kelima merupakan tembusan
bagi wiraniaga. e.
Prosedur pencatatan piutang Dalam prosedur ini bagian piutang akan memutakhirkan buku besar
pembantu piutang berdasarkan surat order pengiriman, surat muat dan faktur yang duterima serta menyimpan dokumen tersebut sesuai urutan nomornya, Tembusan
faktur yang diterima oleh bagian kartu persediaan digunakan untuk memutakhirkan buku besar pembantu persediaan. Bagian jurnal yang menerima
tembusan faktur dari bagian penagihan mencatat transaksi dalam jurnal penjualan dan mengarsipkan faktur.
f. Prosedur distribusi penjualan
Bagian jurnal juga bertugas membuat laporan penjualan yamg akan mempengaruhi prosedur distribusi penjualan. Definisi distribusi menurut Mulyadi
2001 : 278: Distribusi adalah prosedur peringkasan rincian yang tercantum dalam media
faktur penjualan misalnya dan pengumpulan total ringkasan tersebut untuk keperluan pembuatan laporan. Jika diterapkan dalam penjualan, distribusi
penjualan adalah prosedur ringkasan yang tercantum dalam penjualan misalnya hasil penjualan menurut daerah pemasaran dan pengumpulan
total ringkasan pejualan menurut daerah pemasaran tersebut untuk keperluan pembuatan laporan hasil penjualan menurut daerah pemasaran.
g. Prosedur pencatatan harga pokok penjualan
Dari buku besar tambahan persediaan, secara periodik bagian kartu persediaan membuat rekapitulasi harga pokok penjualan dan membuat bukti
memorialnya untuk kemudian dikirimkan ke bagian jurnal. Selanjutnya berdasar
Universitas Sumatera Utara
rekapitulasi harga pokok penjualan dan bukti memorial tersebut, bagian jurnal mencatat harga pokok penjualan dalam jurnal umum serta mengarsipkan
rekapitulasi harga pokok penjualan dan bukti memorial tersebut. Flowchart prosedur penjualan kredit seperti yang telah dijabarkan di atas
dapat dilihat pada lampiran. Menurut Mulyadi 2001 : 211 :
Fungsi yang terkait dalam sistem penjualan kredit adalah : 1.
Fungsi penjualan 2.
Fungsi kredit 3.
Fungsi gudang 4.
Fungsi pengiriman 5.
Fungsi penagihan 6.
Fungsi akuntansi 1.
Fungsi Penjualan Fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima surat order dari pembeli,
mengedit order dari pelanggan untuk menambahkan informasi yang belum ada pada surat order tersebut, meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal
pengiriman dan dari gudang mana barang dikirim, dan mengisi surat order pengiriman. Fungsi ini berada di tangan bagian order penjualan.
2. Fungsi Kredit
Fungsi ini bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit pada pelanggan. Tembusan kredit dari
surat order pengiriman harus dikirimkan ke fungsi kredit untuk mendapatkan persetujuan kredit. Fungsi ini berada di tangan bagian kredit.
Universitas Sumatera Utara
3. Fungsi Gudang
Fungsi ini bertanggung jawab untyuk menyimpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan pelanggan, serta menyerahkan barang kepada fungsi
pengiriman. Fungsi ini berada di tangan bagian gudang. 4.
Fungsi Pengiriman Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar surat
order pengiriman yang diterimanya dari fungsi penjualan dan menjamin bahwa tidak ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa ada otorisasi dari yang
berwenang. Fungsi ini berada di tangan bagian pengiriman. 5.
Fungsi penagihan Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan faktur
penjualan kepada pelanggan, serta menyediakan copy faktur bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualan oleh fungsi akuntansi. Fungsi ini berada di tangan
bagian penagihan. 6.
Fungsi Akuntansi Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi akuntansi bertanggung jawab
untuk mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada para debitur, serta membuat
laporan penjualan. Di samping itu, fungsi ini juga bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan yang dijual ke dalam kartu persediaan. Fungsi
ini berada di tangan bagian piutang sebagai penyelenggara kartu piutang, bagian jurnal sebagai penyelenggara jurnal penjualan dan pembuatan laporan penjualan,
dan bagian kartu persediaan sebagai penyelenggara kartu persediaan.
Universitas Sumatera Utara
Adapun dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan kredit adalah : a.
Surat order pengiriman dan tembusannya b.
Faktur dan tembusannya c.
Rekapitulasi harga pokok penjualan d.
Bukti Memorial Surat order pengiriman merupakan dokumen pokok untuk memproses
penjualan kredit. Berbagai tembusan surst order pengiriman terdiri dari : a.
Surat order pengiriman Dokumen ini merupakan lembar perrtama surat order pengiriman yang
mengotorisasi fungsi pengiriman untuk mengirimkan jenis barang dengan jumlah dan spesifikasi seperti yang tertera di dokumen tersebut.
b. Tembusan Kredit credit copy Dokumen ini digunakan untuk memperoleh status kredit pelanggan dan
untuk mendapatkan otorisasi penjualan kredit dan fungsi kredit. c.
Surat pengakuan acknowledgement copy Dokumen ini dikirimkan oleh fungsi penjualan kepada pelanggan untuk
memberi tahu bahwa ordernya telah diterima dan dalam proses pengiriman.
d. Surat muat bill of landing Tembusan surat muat ini merupakan dokumen yang digunakan sebagai
bukti penyerahan barang dari perusahaan kepada perusahaan angkutan umum, surat muat biasanya dibuat 3 lembar, 2 lembar untruk perusahaan
Universitas Sumatera Utara
angkutan umum, dan 1 lembar disimpan sementara oleh fungsi pengiriman setelah ditandatangani oleh wakil perusahaan pengangkutan tersebut.
e. Slip pembungkus packing slip
Dokumen ini ditempelkan pada pembungkus barang untuk memudahkan fungsi penerimaan di perusahaan pelanggan dalam mengidentifikasi
barang-barang yang diterimanya. f.
Tembusan gudang warehouse copy Dokumen ini merupakan tembusan surat order pengiriman yang dikirim ke
fungsi gudang untuk menyiapkan jenis barang dengan jumlah seperti yang tercantum di dalamnya, agar menyerahkan barang tersebut ke fungsi
pengiriman, dan untuk mencatat barang yang dijual dalam kartu gudang. g. Arsip pengendalian pengiriman sales order follow up copy
Dokumen ini merupakan tembusan surat order pengiriman yang diarsipkan fungsi penjualan menurut tanggal pengiriman yang dijanjikan. Dokumen
ini juga merupakan sumber informasi untuk membuat laporan mengenai pesanan yang belum dipenuhi.
h. Arsip index silang cross index file copy Dokumen ini merupakan tembusan yang diarsipkan secara alfabetik
menurut nama pelanggan untuk memudahkan menjawab pertanyaan- pertanyaan dari pelanggan mengenai status pesanannya.
Faktur penjualan merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk mencatat timbulnya piutang. Berbagai tembusan faktur penjualan terdiri dari :
a. Faktur penjualan customer’s copies
Universitas Sumatera Utara
Dokumen ini merupakan lembar pertama yang dikirim oleh fungsi penagihan kepada pelanggan. Jumlah lembar faktur penjualan yang
dikirim kepada pelanggan adalah tergantung dari permintaan pelanggan. b.
Tembusan piutang account receivable copy Dokumen ini merupakan tembusan faktur penjualan yang dikirimkan oleh
fungsi penagihan ke fungi akuntansi sebagai dasar untuk mencatat piutang dalam kartu piutang.
c. Tembusan jurnal penjualan sales journal copy
Dokumen ini merupakan tembusan yang dikirimkan ke fungsi akuntansi sebagai dasar mencatat transaksi penjualan dalam jurnal penjualan.
d. Tembusan analisis analysis copy Dokumen ini merupakan tembusan yang dikirim oleh fungsi penagihan ke
fungsi akuntansi sebagai dasar untuk menghitung harga pokok penjualan yang dicatat dalam kartu persediaan, untuk analisis penjualan dan untuk
perhitungan komisi wiraniaga salesperson. e.
Tembusan wiraniaga salesperson copy Dokumen ini dikirimkan oleh fungsi penagihan ke pada wiraniaga untuk
memberitahu bahwa order pelanggan yang lewat di tangannya telah dipenuhi sehingga memungkinkannya menghitung komisi penjualan yang
menjadi haknya. Rekapitulasi harga pokok penjualan merupakan dokumen pendukung yang
digunakan untuk menghitung total harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu berdasarkan data pada kartu persediaan. Dokumen ini dibuat
Universitas Sumatera Utara
secara periodik dan kemudian dibuatkan dokumen sumber berupa bukti memorial untuk mencatat harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu.
Dalam sistem penjualan kredit, bukti memorial merupakan dokumen sumber untuk dasar pencatatan harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi
tertentu ke dalam jurnal umum. Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penjualan kredit adalah ;
a. Jurnal piutang
b.Kartu piutang c.
Kartu persediaan d. Kartu gudang
e. Jurnal umum
2. Penagihan Piutang
