Pengertian, Tujuan dan Elemen Sistem Pengendalian Intern

tertentu dalam buku besar disebut dengan perkiraan pembantu subsidiary account. Buku pembantu yang umumnya digunakan adalah buku pembantu piutang, buku pembantu persediaan, buku pembantu biaya, dan buku pembantu aktiva tetap. Penggunaan buku pembantu ini tergantung pada perusahaan apakah dianggap perlu atau tidak. 4. Laporan Hasil akhir dari periode akuntansi adalah laporan keuangan yang dapat berupa neraca, laporan rugi-laba, laporan perubahan laba yang ditahan, laporan harga pokok produksi, laporan biaya pemasaran, laporan harga pokok penjualan, daftar umur piutang, daftar utang yang akan dibayar, daftar saldo persediaan yang lambat penjualannya.

B. Pengertian, Tujuan dan Elemen Sistem Pengendalian Intern

Pengendalian intern yang terstruktur dengan baik merupakan alat yang dapat membantu manajemen perusahaan dalam melaksanakan tugas atau fungsinya, sehingga mempunyai peranan yang sangat penting dalam organisasi perusahaan. Melalui pengendalian intern yang efektif, manajemen dapat menilai apakah kebijakan dan prosedur yang diterapkan telah dilaksanakan dengan baik, sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai. Pengertian pengendalian intern pada mulanya menurut Comitte on Auditing Procedure yang dipublikasikan tahun 1994 dengan judul Internal Control Element Universitas Sumatera Utara of Coordinate System and Its Importance to Management and the Independent Public Accountant, berbunyi sebagai berikut : Pengendalian intern mencakup struktur organisasi dan seluruh metode dan prosedur yang terkoordinasi yang diterapkan oleh perusahaan untuk mengamankan hartanya, mengecek ketelitian dan kepercayaan terhadap data akuntansi, mendorong agar kegiatan efisien, dan mengajak untuk mentaati kebijaksanaan perusahaan. Harahap : 122 Selanjutnya definisi tentang pengendalian intern tadi ditinjau kembali pada tahun 1984 dengan keluarnya SAS No. 48. Setelah keluarnya SAS ini maka definisi pengendalian intern menjadi sebagai berikut : a. Kontrol Administrasi Termasuk namun tidak hanya terbatas pada struktur organisasi, prosedur dan catatan yang melaksanakan transaksi yang diotorisasi manajemen. Otorisasi ini merupakan fungsi manajemen yang langsung menyangkut tanggung juawab untuk mencapai tujuan perusahaan dan hal ini merupakan awal dalam melaksanakan accounting control atas transaksi perusahaan. b. Kontrol Akuntansi Meliputi struktur organisasi, prosedur, dan catatan yang berhubungan dengan usaha untuk menjaga keamanan dan dipercayainya catatan keuangan perusahaan. Harahap : 123 Definisi sistem pengendalian intern tersebut menekankan tujuan yang hendak dicapai, dan bukan pada unsur-unsur yang membentuk sistem tersebut. Dengan demikian, pengertian pengendalian intern tersebut di atas berlaku baik dalam perusahaan yang mengolah informasinya secara manual, dengan mesin pembukuan, maupun dengan komputer. Menurut Mulyadi 2001 : 163 tujuan sistem pengendalian intern adalah a. Menjaga kekayaan organisasi b. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi c. Mendorong efisiensi Universitas Sumatera Utara d. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Ad. a. Menjaga kekayaan organisasi Kekayaan fisik suatu perusahaan dapat dicuri, disalahgunakan atau hancur karena kecelakaan kecuali jika kekayaan tersebut dilindungi dengan pengawasan yang memadai. Kekayaan perusahaan yang tidak memiliki wujud fisik seperti piutang dagang, akan rawan oleh kecurangan jika tidak dijaga dengan baik. Ad. b. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi Manajemen memerlukan informasi keuangan yang teliti dan andal untuk menjalankan kegiatan perusahaan. Banyak informasi akuntansi yang digunakan oleh manajemen sebsgai dasar pengambilan keputusan penting,. Pengawasan intern dirancang untuk memberikan jaminan proses pengolahan data akuntansi akan menghasilkan informasi yang teliti dan dapat diandalkan. Karena data akuntansi mencerminkan perubahan kekayaan perusahaan, maka ketelitian dan keakuratan data akuntansi mencerminkan pertanggungjawaban penggunaan kekayaan perusahaan. Ad. c. Mendorong efisiensi Pengendalian intern ditujukan untuk mencegah duplikasi pekerjaan yang tidak perlu atau pemborosan dalam segala kegiatan bisnis perusahaan dan untuk mencegah penggunaan sumber daya perusahaan yang tidak efisien. Ad. d. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen Untuk mencapai tujuan perusahaan, manajemen menetapkan kebijakan dan prosedur. Struktur pengendalian intern ditujukan untuk memberikan jaminan agar kebijakan manajemen dipatuhi oleh karyawan perusahaan. Universitas Sumatera Utara Dengan mengetahui pengertian dan tujuan pengendalian intern maka dapat dipahami betapa pentingnya penerapan pengendalian intern dalam perusahaan. Namun selain itu harus diketahui juga ciri-ciri sistem pengendalian intern yang baik yaitu : a. Struktur organisasi yang baik Perusahaan harus memiliki struktur organisasi yang jelas dan tegas yang dapat membedakan tugas dan tanggung jawab masing-masing personel. b. Sistem otorisasi dan tanggung jawab yang jelas Harus ada pemberian wewenang yang jelas dan tanggung jawab yang tegas pula. Sistem yang baik ditandai oleh aturan yang menyatakan bahwa semua transaksi harus diotorisasi, kemudian dicatat, setiap akses ke asset harus mendapat otorisasi. c. Sistem akuntansi yang baik Perusahaan harus memiliki sistem akuntansi yang baik dan berguna untuk mengolah data menjadi informasi yang dapat dimengerti dan dapat mendukung kebijaksanaan manajemen. d. Kebijakan personalia yang baik Pedoman sistem pengendalian intern yang baik dalam bidang ini adalah pemilihan pegawai yang objektif dan profesional, pelatihan terhadap karyawan secara berkesinambungan, dan melakukan supervisi secara tepat serta kebijakan lain yang mendukung. Universitas Sumatera Utara e. Badan atau staf internal audit Dalam struktur organisasi biasanya ada unit yang berfungsi sebagai pelaksana fungsi pengendalian intern. Sebaiknya harus ada unit ini dalam setiap organisasi, kemudian posisinya dalam organisasi harus jelas dan kuat. Semakin kuat posisinya dalam struktur organisasi itu semakin baik bagi pelaksanaan pengendalian intern. f. Dewan komisaris yang kompeten dan aktif Dewan komisaris yang merupakan lembaga pengawasan tertinggi dalam perusahaan harus benar-benar memiliki kemampuan dan keberanian untuk melaksanakan fungsinya sebagai pengawas direksi. Dia harus aktif memantau pelaksanaan manajemen perusahaan, bekerja sama dengan internal auditor. Menurut Mulyadi 2001 : 164 unsur pokok pengendalian intern adalah : 1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. 2.Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya. 3.Praktik sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. 4.Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawab. Dalam meneliti pengendalian intern, sebagian besar waktu biasanya habis digunakan untuk menganalisa dan mengevaluasi pengendalian intern secara terperinci. Dan mungkin ini merupakan cara yang seharusnya. Akan tetapi dengan diketahuinya tanggung jawab dari Dewan Komisaris dan manajemen tertinggi, maka tujuan terakhir dari sistem adalah untuk membantu dalam memenuhi tujuan dan sasaran perusahaan. Oleh karena itu, sistem pengendalian intern yang akan ditinjau harus meliputi semua tingkat perencanaan dan pengendalian yang Universitas Sumatera Utara berhubungan. Ini dapat dibagi menjadi tiga golongan, seperti yang dikemukan Heckert 1996: 130, yaitu sebagai berikut : a. Strategis – Dewan Komisaris Dan Manajemen Tertinggi  Struktur organisasi  Tujuan-tujuan dan sasaran-sasaran perusahaan  Prosedur-prosedur perencanaan jangka panjang  Pengambilan keputusan kebijaksanaan pemasaran  Pengambilan keputusan kebijakan manajemen  Pengambilan keputusan kebijakan finansial b. Taktis – Dewan Komisaris dan Manajemen Tertinggi  Rencana laba tahunan  Kebijaksanaan-kebijaksanaan personalia eksekutif  Pengeluaran modal capital expanditure  Rencana tahunan riset dan pengembangan c. Operasional  Praktek-praktek pemberian persetujuan kredit  Perlakuan terhadap piutang sangsi  Prosedur pembuatan penerbitan faktur  Prosedur pembelian  Otorisasi gaji dan upah  Pelaksanaan rencana pensiun Sistem pengendalian intern dapat berfungsi sebagai sebuah perisai yang melindungi aktiva perusahaan dari serangakaian peristiwa-peristiwa yang tidak diinginkan yang menyerang organisasi. Termasuk dalam hal ini adalah akses yang tidak otoratif ke aktiva perusahaan, kesalahan yang disebabkan ketidakmampuan pegawai, kesalahan program komputer, dan input data yang dikorupsi, serta tindakan-tindakan yang merugikan lainnya, seperti akses yang tidak diotorisasi oleh pembajak komputer dan ancaman virus komputer yang menghancurkan program dan database. Kelemahan dan tidak adanya kontrol disebut eksposur. Eksposur, meningkatkan resiko perusahaan akan kerugian keuangan atau kerusakkan dari peristiwa-peristiwa yang tidak diinginkan. Menurut Hall 2001: 151, suatu Universitas Sumatera Utara kelemahan dalam pengendalian intern dapat mengekspos perusahaan pada satu atau lebih dari jenis-jenis resiko berikut ini : a. Perusakkan aktiva baik aktiva fisik maupun informasi b. Pencurian aktiva c. Korupsi informasi atau sistem informasi d. Kekacauan sistem informasi Keterbatasan pengendalian intern Penting untuk diketahui bahwa pengendalian intern itu tidak bisa memberikan jaminan absolut sehingga dianggap semua akan berjalan lancar dann tujuan organisasi tercapai dengan maksimal. Kemudian perlu diingat bahwa perngendalian intern itu dilakukan di berbagai tingkat, unit organisasi dengan berbagai tujuan yang berbeda. Sehingga tidak ada jaminan bahwa sistem ini akan menjamin tujuan tercapai. Menurut Harahap 2001 : 134-135, ada beberapa keterbatasan pengendalian intern, yaitu : a. Pertimbangan manusia Sistem itu dibuat dan dilaksanakan oleh manusia dengan segala keterbatasannya khususnya pengaruh ‘judgement’ yang dominan baik dalam penafsiran, peraturan maupun pelaksanaannya. b. Sistem rusak breakdown Sistem apapun yang dibuat manusia masih berpotensi untuk rusak yang disebabkan berbagai hal. Kesalahan informasi, penafsiran maupun implementasi yang tidak hati-hati. Bisa juga ketidakmampuan sistem dan manusia merespon perubahan lingkungan yang demikian cepat. c. Pelanggaran oleh manajemen Pengendalian intern hanya efektif jika manajer yang bertanggung jawab melaksanakan berfungsi sesuai yang diharapkan oleh sistem itu. Jika manajemen yang justru melanggar peraturan dan prosedur yang dibuatnya maka dapat dipastikan sistem itu gagal. d. Kolusi Jika terjadi persekongkolan antara satu atau lebih pelaku maka kendatipun ada kegiatan monitoring akan sukar menemukan kesalahan dalam sistem itu. Kolusi ini bisa merubah informasi, menyembunyikan fakta, dan Universitas Sumatera Utara memberikan informasi yang tidak benar ataun tidak menjalankan komunikasi dengan koleganya. e. Biaya dan keuntungan cost vs benefit Untuk melaksanakan pengendalian intern kita memiliki keterbatasann khususnya dalam menerapkan sistem tersebut. Sistem pengendalian hanya tepat jika manfaat yang diperoleh dari sistem pengendalian itu lebih besar dari biaya yang dikeluarkan untuk menerapkannya. Keterbatasan kemampuan ini akan dapat mempengaruhi efektifitas sistem pengendalian intern. Menurut Hall 2001: 155, pengendalian intern seperti yang didefinisikan dalam SAS 78 terdiri atas lima komponen, yaitu : a. Lingkungan Kontrol b. Penilaian Resiko c. Informasi Dan Komunikasi d. Pengawasan e. Kegiatan Kontrol a. Lingkungan Kontrol Lingkungan kontrol merupakan pondasi dari keempat komponen pengendalian lainnya. Lingkungan kontrol menetapkan suasana organisasi dan mempengaruhi kesadaran kontrol dari para manajemen dan pegawainya. Elemen- elemen yang penting dari lingkungan kontrol adalah : 1 Integritas dan nilai etika manajemen 2 Struktur organisasi 3 Partisipasi dewan direktur organisasi dan komite audit 4 Filosofi manajemen dan gaya operasi 5 Prosedur pemberian tanggung jawab dan otoritas 6 Metode manajemen dalam menilai kinerja 7 Pengaruh eksternal seperti penilaian dari agen penentu undang-undang 8 Kebijakan dan praktek organisasi dalam manajemen sumber daya manusia Hall: 155 1 Integritas dan nilai etika manajemen Reputasi dan integritas manajer perusahaan merupakan faktor kritikal dalam menentukan auditability dapat diauditnya suatu organisasi. Universitas Sumatera Utara 2 Struktur organisasi Struktur organisasi yang tepat akan tergantung pada jenis, besar, daerah operasi, jumlah cabang perusahaan dan faktor penting lainnya. Struktur organisasi perusahaan menentukan garis tanggung jawab dan wewenang yang ada. Dengan adanya pemisahan fungsi, maka efektifitas pengawasan intern akan dapat dicapai, hal ini karena masing-masing fungsi dipegang oleh orang- orang yang berbeda. Struktur organisasi membatasi garis tanggung jawab dan wewenang yang ada serta menciptakan garis komunikasi yang baik. 3 Partisipasi dewan direktur organisasi dan komite audit Suatu komite audit adalah sejumlah anggota puncak perusahaan yang bertanggung jawab untuk mempertahankan kebebasan manajemen. Komite audit ini membantu manajemen dalam menjamin bahwa pengawasan tehadap operasional perusahaan, khususnya prosedur penjualan kredit dan penagihan piutang telah dijalankan sebagaimana mestinya. 4 Filosofi manajemen dan gaya operasi Manajemen melalui tindakannya memberikan pertanda yang jelas kepada pegawai mengenai pentingnya pengawasan intern dan menetapkan kebijakan- kebijakan dalam operasional perusahaan. 5 Prosedur pemberian tanggung jawab dan otoritas Metode komunikasi formal mengenai wewenang dan tanggung jawab serta hal-hal serupa dan berhubungan dengan pengawasan intern adalah penting bagi perusahaan. Metode yang dapat mencakup serta memorandum dari manjemen puncak tentang pentingnya pengawasan intern dan hal yang Universitas Sumatera Utara berhubungan dengan pengawasan tersebut, rencana organisasi dan operasi yang formal dan urutan tugas karyawan dan kebijakan yang berhubungan dengannya, dokumen kebijakan yang mencakup perilaku karyawan seperti pertentangan kepentingan dan petunjuk resmi mengenai perilaku. 6 Metode manajemen dalam menilai kinerja Metode yang digunakan manajemen untuk memantau kegiatan anggota lain akan mempertinggi efektifitas struktur pengendalian intern karena dapat membantu manajemen dalam menentukan kesalahan yang mungkin telah terjadi, contohnya kesalahan pencatatan piutang. 7 Pengaruh eksternal Pengaruh eksternal adalah pengaruh yang ditetapkan dan dilakukan oleh pihak luar perusahaan yang mempengaruhi operasi perusahaan, khususnya terhadap penjualan kredit dan penagihan piutang. 8 Kebijakan dan praktek organisasi dalam manajemen sumber daya manusia Aspek yang paling penting dalam pengendalian intern adalah personalia, jika personalia dapat dipercaya maka akan dihasilkan laporan keuangan yang dapat diandalkan. Oleh sebab itu dibutuhkan metode penerimaan dalam penerimaan pegawai, evaluasinya dan pembayaran balas jasa merupakan bagian yang penting dari struktur organisasi. b. Penilaian resiko Penetapan resiko oleh manajemen untuk tujuan pelaporan keuangan sama dengan resiko bawaan yang merupakan pusat perhatian dari eksternal auditor. Resiko tersebut berhubungan dengan resiko atas penyajian atau pernyataan Universitas Sumatera Utara laporan keuangan pada umumnya, dan khususnya untuk kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan proses pencatatan, penjumlahan, pemprosesan, dan pelaporan data-data yang berhubungan dengan penjualan kredit dan piutang. Mengingat tujuan manajemen adalah untuk mempertimbangkan bagaimana mengidentifikasi resiko yang timbul, dalam hal ini tugas auditor adalah mengevaluasi kemungkinan timbulnya kesalahan yang bersifat materiil dalam laporan keuangan. c. Informasi dan komunikasi Sistem informasi dan komunikasi berhubungan erat dengan tujuan pelaporan keuangan yang dalam hal ini termasuk sistem akuntansi, mengandung metode- metode dan pencatatan yang dilakukan untuk mengidentifikasi, menjumlahkan, menganalisis, mengklasifikasi, mencatat dan melaporkan transaksi yang terjadi dalam perusahaan dan memelihara tanggung jawab atas harta dan hutang perusahaan. Sedangkan komunikasi berhubungan dengan pemahaman yang baik atas peranan dan tanggung jawab seseorang dalam menjalankan struktur pengendalian intern untuk pelaporan keuangan. Menurut Hall 2001: 157 sistem informasi akuntansi yang baik akan :  Mengidentifikasikan dan mencatat semua transaksi keuangan yang sah  Menyediakan informasi yang tepat waktu tentang transaksi dengan rincian yang rumit untuk memungkinkan klasifikasi dan pelaporan keuangan yang benar.  Mengukur nilai transaksi keuangan dengan akurat sehingga efek mereka dapat dicatat dalam laporan keuangan.  Mencatat transaksi dengan akurat pada periode waktu munculnya. Universitas Sumatera Utara d. Pengawasan Pihak manajemen harus menentukan bahwa pengendalian intern berfungsi dengan benar. Pengawasan adalah proses dimana kualitas desain pengendalian intern dan operasinya dapat dinilai. Hal ini dapat dicapai dengan prosedur yang terpisah atau dengan kegiatan yang berkelanjutan. Seorang auditor internal dapat mengawasi kegiatan entitas dalam prosedur terpisah. Mereka mengumpulkan bukti kecukupan kontrol dengan menguji kontrol, kemudian mengkomunikasikan kekuatan dan kelemahan kontrol kepada manajemen. Sebagai bagian dari proses ini, auditor internal memberikan rekomendasi spesifik untuk perbaikan kontrol. Teknik lain untuk mencapai pengawasan yang berkelanjutan adalah penggunaan laporan manajemen secara bijaksana. Laporan yang tepat waktu memungkinkan para manajer di wilayah-wilayah fungsional seperti : penjualan, pembelian, produksi dan pengeluaran kas untuk mengawasi dan mengontrol kegiatan organisasi mereka. Dengan merangkumkan kegiatan, menyoroti trend dan mengidentifikasi pengecualian dari kinerja normal, laporan manajemen yang didisain dengan baik akan memberikan bukti tentang berfungsi atau tidaknya pengendalian intern. e. Kegiatan Kontrol Menurut Hall 2001: 158, kegiatan kontrol adalah : “kebijakan dan prosedur yang digunakan untuk memastikan bahwa tindakan yang benar diambil untuk menghadapi resiko organisasi yang diidentifikasi. Kegiatan-kegiatan kontrol dapat dikelompokkan menjadi dua kategori : kontrol komputer dan kontrol fisik. Universitas Sumatera Utara 1 Kontrol komputer kontrol komputer secara khusus berkaitan dengan lingkungan teknologi informasi TI dan auditing TI, dikelompokkan dalam dua kelompok besar, yaitu kontrol umum dan kontrol aplikasi. Kontrol umum berkaitan dengan keseluruhan entitas, seperti kontrol atas pusat data, database organisasi, pengembangan sistem dan pemeliharaan program. Kontrol aplikasi memastikan integritas sistem spesifik seperti pemprosesan pesanan penjualan, piutang dagang dan lainnya. 2 Kontrol fisik Jenis kegiatan ini terutama berkaitan dengan sistem akuntansi tradisional yang menerapkan prosedur manual. Menurut Hall 2001 : 158, ada enam kategori tradisional dalam kegiatan kontrol fisik, yaitu : a Otorisasi transaksi b Pemisahan tugas c Supervisi d Catatan Akuntansi e Kontrol akses f Verifikasi independen a Otorisasi transaksi Tujuan dari otorisasi transaksi adalah untuk memastikan bahwa semua materi transaksi yang diproses oleh sistem informasi tersebut valid dan sesuai dengan tujuan manajemen. Dapat bersifat umum atau spesifik. Otoritas umum diberikan oleh personel operasi untuk melaksanakan operasi sehari-hari. Misalnya prosedur untuk mengotorisasi pembelian persediaan dari pemasok yang ditunjuk hanya ketika tingkat persediaan mencapai tingkat pemesanan yang telah ditetapkan. Hal ini disebut prosedur yang telah diprogramkan. Aturan keputusan ditetapkan dimuka, dan tidak diperlukan persetujuan tambahan. Disisi lain, otorisasi spesifik berkaitan dengan kasus yang berkaitan dengan transaksi non rutin. Misalnya Universitas Sumatera Utara adalah memperluas batas kredit pelanggan melebihi jumlah normal. Otoritas spesifik merupakan tanggung jawab manajemen. b Pemisahan Tugas Salah satu kegiatan kontrol paling penting adalah pemisahan tugas pegawai untuk meminimalkan fungsi yang saling bertentangan. Pemisahan tugas dapat mengambil banyak bentuk, tergantung pada tugas spesifik yang dikontrol. Namun demikian, ketiga tujuan berikut ini memberikan petunjuk umum yang dapat diterapkan pada kebanyakan organisasi, seperti yang dikemukakan oleh Hall 2001 : 159 : Tujuan 1 . Pemisahan tugas harus sedemikian rupa sehingga otorisasi untuk suatu transaksi terpisah dari pemprosesan transaksi tersebut. Misalnya, pembelian tidak boleh dilakukan oleh departemen pembelian sampai diotorisasi oleh departemen kontrol persediaan. Pemisahan tugas ini merupakan kontrol untuk mencegah pembelian persediaan yang tidak perlu oleh individu. Tujuan 2 . tanggung jawab untuk mengawasi aktiva harus dipisahkan dari tanggung jawab pembukuan. Misalnya departemen yang memiliki pengawasan fisik terhadap persediaan barang jadi gudang tidak boleh melakukan tugas pembukuan persediaan. Akuntansi untuk persediaan barang jadi dilakukan oleh kontrol persediaan yang merupakan fungsi akuntansi. Ketika seorang individu atau suatu departemen bertanggung jjawab baik untuk pengawasan aktiva ataupun pembukuannya, potensi fraud timbul. Aktiva dapat dicuri atau hilang, dan pembukuan dipalsukan untuk menutupi peristiwa tersebut. Tujuan 3 . Organisasi harus direstrukturisasi sehingga kesuksesan suatu fraud memerlukan kolusi antara dua atau lebih individual dari tanggung jawab yang bebeda. Misalnya, tidak seorangpun memiliki akses yang cukup terhadap catatan akuntansi untuk melakukan fraud Oleh karena itu jurnal, buku besar pembantu, dan buku besar umum dilakukan secara terpisah. Untuk kebanyakan orang, pikiran untuk mendekati pegawai lain dengan tujuan untuk berkolusi memberikan halangan psikologis yang sulit untuk dihadapi. Kekhawatiran ditolak dan tindakan disipliner yang mengikutinya melemahkan permohonan tersebut. Namun demikian para pegawai dengan tanggung jawab terpisah yang bekerja sama setiap hari dan relasi fisiknya cukup dekat, akan menghasilkan keakraban yang mengikis halangan tersebut. Untuk alasan ini pemisahan tugas harus dilakukan secara fisik juga organisasional. Tentu saja keprihatinan akan keakraban personel Universitas Sumatera Utara dipekerjaan adalah justifikasi untuk membentuk peraturan yang melarang nepotisme. c Supervisi Penerapan pemisahan tugas secukupnya mensyaratkan suatu perusahaan menerapkan sejumlah besar pegawai. Mencapai pemisahan tugas yang memadai sering kali sulit bagi organisasi kecil. Jelas bahwa tidak mungkin memisahkkan lima tugas yang bertentangan diantara tiga pegawai. Oleh karena itu, dalam organisasi kecil atau wilayah fungsional yang kecil yang kekurangan personel, manajemen harus mengkompensasi ketiadaan kontrol pemisahan ini dengan supervisi yang ketat. Asumsi yang mendasari adalah bahwa perusahaan mempekerjakan personel yang kompeten dan dapat dipercaya. Asumsi pegawai kompeten dan dapat dipercaya mempromosikan efisiensi pelaksanaan supervisi. Karenanya perusahaan dapat membangun suatu jangkauan kontrol dimana satu orang manajer dapat mensupervisi beberapa pegawai. d Catatan Akuntansi Catatan akuntansi tradisional dalam satu organisasi terdiri atas dokumen sumber, jurnal, dan buku besar. Catatant tersebut menangkap esensi ekonomi dari transaksi dan menyediakan jejak audit bagi peristiwa ekonomi. Jejak audit memungkinkan auditor menelusuri setiap transaksi melalui semua fase pemprosesan dari awal sampai pembentukan laporan keuangan. Organisasi harus mempertahankan jejak audit untuk dua alasan. Pertam, informasi ini diperlukan untuk melakukan operasi setiap hari. Kedua, jejak audit memainkan peranan esensial dalam audit keuangan perusahaan sehingga memungkinkan auditor eksternal dan internal untuk memverifikasi transaksi tertentu dengan menelusuri dari laporan keuangan ke Universitas Sumatera Utara akun buku besar, ke jurnal, ke dokumen sumber dan kembali ke dokumen awalnya. Untuk alasan praktis dan kewajiban hukum, organisasi bisnis harus mempertahankan catatan akuntansi yang cukup untuk menjaga jejak audit. e Kontrol akses Tujuan dari kontrol akses adalah untuk memastikan hanya personel yang diotorisasi memiliki akses ke aktiva perusahaan. Kontrol akses yang diperlukan untuk melindungi catatan akuntansi akan bergantung pada karakter teknologi dari sistem akuntansi. Kontrol akses dilakukan denan mengontrol dokumen dan catatan dan dengan memisahkan tugas antara mereka yang harus mengakses dan memproses catatan tersebut. f Verifikasi independent Prosedur verifikasi adalah pengecekan independen terhadap sistem akuntansi untuk mengidentifikasikan kesalahan dan alah penafsiran. Verifikasi berbeda dengan supervisi karena ia dilakukan setelah terjadi kegiatan, oleh individu yang tidak secara langsung terlibat dalam transaksi atau tugas yang sedang diverifikasi.

C. Sistem Akuntansi Penjualan Kredit dan Penagihan Piutang