l. Struk Timbang ST atau Bukti Timbang lampiran 16
m. Surat Perintah Muat SPM
Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penjualan kredit adalah : a.
Jurnal Penjualan b.
Kartu piutang c.
Kartu persediaan d.
Jurnal Umum
b. Penagihan Piutang
Adapun prosedur penagihan piutang pada PT. Indojaya Agrinusa Medan yaitu:
1 Staf administrasi marketing mengambil data SJ yang secara online diinput dari
bagian timbangan dan mencetak faktur, setelah diperiksa dan diberi paraf akan diserahkan ke marketing sales manager untuk ditandatangani.
Disribusi dokumen : - fakur 1, SJ 3 = berkas untuk pelanggan
- faktur 2 = administrasi marketing
- faktur 3 = bagian accounting
- faktur 4, SJ 1, DO = berkas untuk penagihan Faktur 1 dan SJ 3 serta faktur 4, SJ 1 dan DO untuk penagihan
diserahkan ke bagian credit control dengan menggunakan buku expedisi sebagai tanda terima.
2 Sistem penagihan dapat dilakukan dengan 2 cara yaitu tagih langsung dan
transfer. Transfer pada umumnya dilakukan oleh pelanggan luar kota walaupun ada beberapa pelanggan dalam kota melakukan pembayaran dengan
Universitas Sumatera Utara
transfer. Untuk pelanggan luar kota staf administrasi marketing akan merekap faktur setiap satu minggu sekali dan akan di fax pada pelanggan. Rekap faktur
tersebut juga merupakan nota penagihan sehingga pelanggan dapat mengetahui jumlah yang akan ditransfer. Pelanggan akan menginformasikan
melalui telepon atau fax bila uang tersebut sudah ditransfer. 3
Berdasar info dari pelanggan staf administrasi marketing akan mengkonfirmasi via telepon dengan kasir dan staf credit control untuk
memastikan uang tersebut sudah diterima atau belum, jika sudah staf administrasi marketing akan membuat Bukti Penerimaan BP sebagai bukti
faktur telah lunas dan faktur asli akan dikirim pada pelanggan. 4
Untuk penagihan dalam kota staf administrasi marketing meminta berkas penagihan faktur 4, SJ 1 dan DO pada staf accounting dengan mengisi
buku ekspedisi faktur. 5
Staf administrasi marketing menerima berkas penagihan dan menandatangani nota serah terima faktur 3 copy yaitu untuk bagian accounting, staf
administrasi marketing dan pelanggan. 6
Berkas penagihan lalu akan disampaikan pada pelanggan melalui technical sales TS. Jika pelanggan telah menerima berkas maka pelanggan akan
menandatangani nota serah terima, memeriksa kesesuaian berkas dengan catatan pelanggan, dan bila sesuai pelanggan dapat melunasi tagihan tersebut.
7 TS akan mengisi tanda terima tagihan TTT sesuai pembayaran pelanggan
berdasar tagihan. TTT tersebut akan didistribusikan pada pelanggan, kasir, administrasi marketing dan bagian accounting.
Universitas Sumatera Utara
8 Hasil penagihan ini diserahkan TS kepada staf administrasi marketing untuk
diperiksa dan disetorkan kepada kasir. Jika jumlah setoran sesuai dengan TTT maka staf administrasi akan membuat BP sebagai bukti faktur tersebut telah
lunas dan faktur asli akan dikirim kepada pelanggan bersangkutan melalui TS dan pelanggan menandatangani kembali nota serah terima faktur.
9 Staf administrasi marketing menerbitkan konfirmasi piutang setiap bulannya
ke pelanggan berdasar laporan piutang per pelanggan dari staf accounting. Konfirmasi piutang beserta rincian faktur belum lunas akan dikirim ke
pelanggan via truk atau pos setelah disahkan oleh finance manager. Konfirmasi piutang tersebut akan dikembalikan pelanggan via TS atau pos
setelah diperiksa dan ditandatangani. Staf administrasi marketing menyerahkan konfirmasi piutang yang telah ditandatangani pelanggan pada
bagian accounting. 10
Staf administrasi marketing membuat laporan penjualan bulanan yang diinput setiap hari yang akan diserahkan pada sales marketing manager setiap hari.
Flowchart prosedur penagihan piutang PT. Indojaya Agrinusa Medan tampak pada lampiran.
Fungsi yang terkait dalam penagihan piutang PT. Indojaya Agrinusa adalah sebagai berikut :
a. Fungsi Penagihan
b. Fungsi Kas
c. Fungsi Akuntansi
d. Fungsi Pemeriksa Intern
Universitas Sumatera Utara
a. Fungi penagihan Dalam penagihan piutang perusahaan, fungsi penagihan bertanggung jawab
untuk melakukan penagihan langsung kepada debitur yang piutangnya sudah jatuh tempo dan membuat konfirmasi piutang. Dalam perusahaan ini fungsi penagihan
dilaksanakan oleh bagian penjualan melalui Technical sales TS. b. Fungsi kas
Dalam penagihan piutang perusahaan, fungsi kas bertanggung jawab untuk menerima dan menyetorkan tagihan baik berupa uang, giro ataupun cek ke bank.
Fungsi ini berada di tangan bagian kasa kasir. c. Fungsi Akuntansi
Dalam penagihan piutang perusahaan, fungsi akuntansi bertanggung jawab dalam pencatatan penerimaan kas dari piutang ke dalam jurnal penerimaan kas
dan berkurangnya piutang ke dalam kartu piutang serta membuat laporan piutang per pelanggan. Fungsi ini berada di tangan bagian accounting.
d. Fungsi pemeriksa intern Dalam penagihan piutang perusahaan, fungsi ini bertanggung jawab dalam
melaksanakan perhitungan kas yang ada di tangan fungsi kas secara periodik Fungsi ini sendiri berada di tangan bagian pemeriksa intern komite audit dari
perusahaan induk. Dokumen yang digunakan dalam sistem penagihan piutang pada PT.
Indojaya Agrinusa yaitu : a. Faktur lampiran 16
b. Tanda Terima Tagihan TTT
Universitas Sumatera Utara
c. Konfirmasi Piutang lampiran 17 d. Nota Serah Terima Faktur
e. Bukti Pembayaran Tanda Terima Pembayaran lampiran 18 f. Laporan Penjualan Bulanan lampiran 19
Dokumen dalam penjualan kredit dan penagihan piutang beserta jenis formulir yang digunakan disajikan dalam lampiran
Catatan Akuntansi yang digunakan dalam penagihan piutang adalah : a.
Jurnal penjualan b.
Jurnal umum c.
Jurnal penerimaan kas d.
Kartu piutang
3. Pengendalian Intern Penjualan Kredit Dan Penagihan Piutang
