Pengendalian Intern Atas Penjualan Kredit Dan Piutang Usaha Pada PT. Federal International Finance Cabang Medan

(1)

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM S1 EKSTENSI MEDAN

PENGENDALIAN INTERN ATAS PENJUALAN KREDIT DAN

PIUTANG USAHA PADA PT. FEDERAL INTERNATIONAL

FINANCE CABANG MEDAN

SKRIPSI Diajukan Oleh :

NAMA : MARIA EKARISTI SEMBIRING

NIM : 080522022

DEPARTEMEN : AKUNTANSI

GUNA MEMENUHI SALAH SATU SYARAT UNTUK MEMPEROLEH GELAR SARJANA EKONOMI

(2)

PERNYATAAN

Dengan ini saya menyatakan bahwa skripsi yang berjudul : Pengendalian Intern Atas Penjualan Kredit Dan Piutang Usaha Pada PT. Federal International Finance Cabang Medan.

Adalah benar hasil karya saya sendiri dan judul yang dimaksud belum pernah dimuat, dipublikasi atau diteliti oleh mahasiswa lain dalam konteks penulisan skripsi level program S1 Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Semua sumber data dan informasi yang diperoleh, telah dinyatakan dengan jelas, benar apa adanya. Apabila di kemudian hari pernyataan ini tidak benar, saya bersedia menerima sanksi yang ditetapkan oleh Universitas.

Medan, September 2010 Yang membuat pernyataan,

Maria Ekaristi Sembiring Nim 080522022

(3)

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan ke-Hadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena berkat kasih, anugerah dan perlindungan-Nya penulis dapat menyusun dan menyelesaikan skripsi ini. Adapun Skripsi ini berjudul :”Pengendalian Intern Atas Penjualan Kredit Dan Piutang Usaha Pada PT. Federal International Finance Cabang Medan”.

Selama proses penyusunan skripsi ini penulis banyak memperoleh bimbingan, dorongan semangat, nasehat dan bantuan lain baik secara moril maupun materil dari berbagai pihak. Pada kesempatan ini penulisi mengucapkan terima kasih kepada :

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara;

2. Bapak Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak dan Ibu Dra. Mutia Ismail MM, Ak, selaku ketua dan sektetaris Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara;

3. Ibu Naleni Indra M.Si selaku dosen pembimbing yang telah banyak memberikan bimbingan, pengarahan dan bantuan dalam penyusunan skripsi; 4. Bapak Drs. Syahelmi M.Si, Ak dan Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak

selaku Dosen Penguji I dan Penguji II, yang memberikan pengarahan kepada penulis selama penyusunan skripsi;

5. Seluruh pegawai PT. Federal International Finance Cabang Medan yang telah memberikan kesempatan kepada penulis untuk melakukan riset dalam rangka penulisan skripsi ini;

(4)

6. Kedua orang tua penulis, adik-adikku dan teman-teman yang selalu ada bagi penulis baik suka maupun duka serta memberi kasih sayang, dorongan semangat dan doa kepada penulis;

Penulis menyadari masih terdapat banyak kekurangan dalam penyusunan skripsi ini baik dalam tata bahasa maupun ruang lingkup pembahasannya. Untuk itu penulis menerima saran dan kritik yang membangun dari berbagai pihak demi penyempurnaan skripsi ini. Akhirnya, semoga skripsi ini bermanfaat bagi semua pihak yang memerlukannya.

Medan, September 2010 Penulis,

Maria Ekaristi Sembiring Nim 080522022

(5)

ABSTRAK

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui apakah penerapan pengendalian intern piutang yang digunakan pada PT. Federal International Finance (FIF) Cabang Medan telah dilaksanakan dengan baik guna meminimalkan kerugian dan memberikan informasi akurat bagi manajemen perusahaan. Jenis penelitian yang digunakan adalah penelitian deskriptif, jenis data yang digunakan adalah data primer dan data sekunder, teknik pengumpulan data yang dilakukan adalah teknik dokumentasi dan wawancara dan metode analisis data adalah metode deskriptif, yaitu metode analisis dimana metode data dikumpulkan, disusun, diinterpretasikan, dianalisis dan diklasifikasikan sehingga memberikan keterangan yang lengkap bagi pemecahan masalah yang dihadapi. Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan, penulis dapat menyimpulkan bahwa penerapan pengendalian intern atas piutang pada PT. Federal International Finance (FIF) Cabang Medan sudah cukup baik dan memadai. Adanya prosedur penjualan kredit, kebijakan pemberian kredit dan perusahaan ini telah menerapkan unsur – unsur pengendalian intern atas piutangnya, hal ini dapat dilihat adanya pemisahan tugas system wewenang dan praktek – praktek yang sehat.

Kata Kunci : Prosedur Penjualan Kredit, Kebijakan Pemberian Kredit, Pengendalian Intern Piutang, Metode Deskriptif.

(6)

ABSTRACT

Pursuant clarification make research that to find applying of intern control of accout receivables at PT. Federal International Finance (FIF) of Medan have adequate to loss minimizing and can give accurate information for company management. The research kind which to execute writer is descriptive research, data a kind which use is primary data and secondary data, techniques of kind by data collecting is writers are observation, interview and method analyze data is descriptive method, that is method analyze where data method collected, to be complied, interpretation, analyzed, so that give complete description for trouble shooting faced. Pursuant to research result, writer can conclude that applying of intern control system at PT. Federal International Finance (FIF) of Medan have adequate and good enough. With sales on credit procedures, giving on credit policy and intern control system of account receivables, this matter can be seen by the existence of dissociation of authority system duty and of practice the healthiness.

Keyword : Sales on Credit Procedures, Giving on Credit Policy and Intern Control System of Account Receivables, Descriptive Method.

(7)

DAFTAR ISI

PERNYATAAN ... i

KATA PENGANTAR ... ii

ABSTRAK ... iv

ABSTRACT ... v

DAFTAR ISI ... vi

DAFTAR GAMBAR... ix

BAB I PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Perumusan Masalah... 3

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 3

D. Kerangka Konseptual ... 4

BAB II TINJAUAN PENELITIAN ... 7

A. Tinjauan Teoritis ... 7

1. Pengertian dan Unsur-Unsur Pengendalian Intern ... 7

2. Prosedur dan Unsur-unsur Pengendalian Intern Penjualan Kredit ... 9

3. Pengertian dan Jenis-jenis Piutang ... 12

4. Prosedur Penerimaan Kas dari Piutang ... 16

(8)

B. Tinjauan Penelitan Terdahulu ... 28

BAB III METODE PENELITIAN ... 31

A. Jenis Penelitian ... 31

B. Jenis Data ... 31

C. Teknik Pengumpulan Data ... 31

D. Metode Analisis Data ... 32

E. Jadwal dan Waktu Penelitian ... 32

BAB IV ANALISIS DAN HASIL PENELITIAN ... 34

A. Data Penelitian ... 34

1. Gambaran Umum Perusahaan ... 34

a. Sejarah Singkat Perusahaan ... 34

b. Struktur Organisasi ... 36

2. Aktivitas Perusahaan ... 38

a. Aktivitas Pengendalian Intern Penjualan Kredit ... 38

b. Aktivitas Pengendalian Intern Piutang Usaha ... 41

B. Analisis Hasil Penelitian ... 48

1. Analisis dan Evaluasi Struktur Organisasi ... 48

2. Analisa dan Evaluasi Prosedur Penjualan Kredit ... 49

3. Analisa dan Evaluasi Pengendalian Intern Piutang Usaha .... 50

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ... 59

(9)

B. Saran ... 61

DAFTAR PUSTAKA ... 63

(10)

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1.1 Kerangka Konseptual... 5

Gambar 2.1 Diagram Arus Data Penjualan Tunai ... 13

Gambar 2.2 Diagram Arus Data Penjualan Tunai ... 14

Gambar 2.3 Diagram Arus Data Penjualan Tunai ... 15

Gambar 2.4 Flowchart Penjualan Kredit ... 18

Gambar 2.5 Flowchart Penjualan Kredit ... 19

Gambar 2.6 Flowchart Penjualan Kredit ... 20

Gambar 2.7 Flowchart Penjualan Kredit ... 21

Gambar 4.1 Prosese Keseluruhan Alur Bisnis Pertamina ... 48

Gambar 4.2 Sistem Penjualan PT. Pertamina UPms-1 ... 49

Gambar 4.3 Sistem Panjualan Pertamina ... 50

Gambar 4.4 Sistem Penjualan dengan Cash & Carry ... 51

Gambar 4.5 Penjualan dengan Cash & Carry pada program Zero Loss ... 58

Gambar 4.6 Prosedur Panjualan Kredit ... 60

(11)

ABSTRAK

Kata Kunci : Prosedur Penjualan Kredit, Kebijakan Pemberian Kredit, Pengendalian Intern Piutang, Metode Deskriptif.

(12)

ABSTRACT

Keyword : Sales on Credit Procedures, Giving on Credit Policy and Intern Control System of Account Receivables, Descriptive Method.

(13)

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Penjualan barang dan jasa perusahaan dapat dilakukan melalui penjualan secara tunai dan penjualan secara kredit. Untuk penjualan tunai perusahaan tidak menghadapi suatu masalah yang berarti karena begitu barang atau jasa dijual maka kas akan langsung diperoleh. Namun untuk penjualan kredit, perusahaan akan menunggu beberapa waktu untuk memperoleh kas tersebut bahkan perusahaan dapat mengalami kehilangan uang kas tersebut karena pembeli/pelanggan lalai untuk membayarnya. Tetapi apabila perusahaan mampu menganalisa pemberian kredit kepada pelanggan dengan baik maka resiko-resiko yang ditimbulkan dari penjualan kredit akan teratasi dan keuntungan bisa didapatkan dengan maksimal.

Perusahaan pembiayaan kredit sepeda motor pada saat ini sedang berkembang sehingga penulis memilih salah satu perusahaan pembiayaan yang khusus membiayai sepeda motor merk honda saja yang berbeda dengan perusahaan pembiayaan lainnya yang membiayai berbagai merk sepeda motor. Disini penulis ingin melihat bagaimana strategi PT FIF dalam mempertahankan dan meningkatkan market share honda namun tetap menjaga pengendalian intern yang efektif juga, karena penjualan kredit tidak hanya dilihat dari sisi marketingnya saja namun juga memperhatikan dan

(14)

mempertimbangkan faktor resiko yang akan timbul seiring dengan berkembangnya bisnis ini.

PT Federal International Finance Cabang Medan adalah perusahaan swasta yang bergerak di bidang pembiayaan sepeda motor Honda yang bekerjasama dengan berbagai dealer-dealer honda yang ada di Medan dalam melakukan penjualan kredit sepeda motor Honda. Penjualan kredit yang dihasilkan ternyata masih juga menimbulkan piutang macet yang pastinya akan mengganggu operasional perusahaan serta kelancaran proses bisnis yang ada. PT Federal International Finance Cabang Medan adalah perusahaan swasta yang bergerak di bidang pembiayaan sepeda motor Honda yang bekerjasama dengan berbagai dealer-dealer honda yang ada di Medan dalam melakukan penjualan kredit sepeda motor Honda. Penjualan kredit yang dihasilkan ternyata masih juga menimbulkan piutang macet yang pastinya akan mengganggu operasional perusahaan serta kelancaran proses bisnis yang ada. Hal ini dapat dilihat dari pelanggan yang menghadapi tunggakan kredit lebih dari 60 hari dan jumlahnya cukup material. Oleh karena itu penulis tertarik untuk membahas masalah ini, bagaimana pengendalian intern yang sudah dilakukan perusahaan ini dapat terus melakukan perbaikan dan peningkatan dari waktu ke waktu sehingga perusahaan dapat mengatasi faktor resiko yang akan timbul seiring dengan berkembangnya bisnis ini sehingga perusahaan dapat mencapai keuntungan yang maksimal.

Penulis mencoba menelitinya mulai dari bagaimana timbulnya penjualan kredit di perusahaan sampai kepada proses penagihannya.

(15)

Demikian juga dalam hal pengawasan penulis menelitinya melalui elemen-elemen yang dipergunakan oleh perusahaan dalam mengadakan pengawasan piutang usaha khususnya pengawasan internnya. Melihat pentingnya pengendalian intern dalam sistem penjualan kredit dan piutang usaha tersebut seperti penjelasan diatas penulis tertarik untuk membahasnya dalam bentuk skripsi dengan judul “PENGENDALIAN INTERN ATAS PENJUALAN KREDIT DAN PIUTANG USAHA PADA PT FEDERAL INTERNATIONAL FINANCE“

B. Perumusan Masalah

Berdasarkan uraian yang telah dijelaskan sebelumnya maka penulis merumuskan permasalahan sebagai berikut “ Bagaimanakah pengendalian intern yang diterapkan pada PT Federal International Finance dalam menekan resiko-resiko yang ditimbulkan oleh penjualan kredit dalam mencapai tujuan perusahaan?”

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian a. Tujuan Penelitian

Adapun yang menjadi tujuan penelitian masalah ini adalah untuk memberikan gambaran nyata secara mendalam kepada Penulis tentang bagaimana pengendalian intern penjualan kredit dan penagihan piutang yang diterapkan PT. Federal International Finance dapat menekan

(16)

resiko-resiko yang ditimbulkan oleh penjualan kredit dalam mencapai tujuan perusahaan.

b. Manfaat Penelitian

Manfaat yang diharapkan atas penelitian ini adalah :

1. Bagi penulis, hasil penelitian ini untuk mendapatkan gambaran yang jelas bagaimana penerapan Pengendalian Intern dalam sistem penjualan kredit dan penagihan piutang.

2. Bagi perusahaan, penelitian ini dapat dijadikan sebagai sumbangan pemikiran yang berguna sebagai masukan atau bahan pertimbangan untuk mengantisipasi permasalahan piutang yang dijumpai dalam kegiatan perusahaan dikemudian hari.

3. Bagi Almamater Universitas Sumatera Utara pada umumnya dan Fakultas Ekonomi pada khususnya, hasil penelitian ini dapat dijadikan sebagai tambahan referensi bagi penelitian selanjutnya.

D. Kerangka Konseptual

Untuk menyelesaikan masalah yang tertuang dalam skripsi ini, penulis akan menguraikan alur berfikir penulis dalam permasalahan sebagai berikut :

(17)

Sumber : Penulis, 2010

Berdasarkan judul skripsi yang dibawakan oleh penulis, gambar diatas menggambarkan bagaimana penjualan kredit yang terdapat pada PT FIF yang masih menimbulkan piutang macet sehingga perlu dianalisis bagaimana penerapan pengendalian intern yang ada baik dalam struktur organisasinya maupun proses pemberian kredit dan penagihan piutang. Pengendalian intern pada PT FIF yang sudah diterapkan yaitu :

1). Pemisahan tanggungjawab fungsional, contohnya : Penjualan Kredit pada PT

Federal International Finance

Piutang Macet yang ditimbulkan akibat

Penjualan Kredit

Penerapan Pengendalian Intern atas Penjualan Kredit

dan Piutang Usaha

Tercapainya tujuan perusahaan melalui pengendalian intern yang

baik dan efektif dalam menekan resiko-resiko yang timbul akibat

(18)

a. Bagian order penjualan terpisah dari bagian gudang, bagian akuntansi dan bagian kas.

b. Bagian piutang terpisah dari bagian penerimaan kas.

2). Sistem wewenang (otorisasi) dan prosedur pencatatan, contohnya :

a. Cek harus ditandatangani oleh pejabat berwenang

b. Sebelum mencatata kedalam kartu piutang terlebih dahulu faktur penjualan dicocokkan dengan order pengiriman.

c. Formulir faktur penjualan ditandatangani oleh bagian order penjualan atau pejabat yang lebih tinggi.

3). Praktik yang sehat, contohnya :

a. Order pembelian diterbitkan atas dasar permintaan pembelian dari bagian yang membutuhkan.

b. Formulir order pembelian harus bernomor urut tercetak dan penggunaannya dipertanggungjawabkan.

c. Formulir bukti kas masuk dan kas keluar harus bernomor urut tercetak, dan penggunaannya dipertanggungjawabkan.

(19)

a. Bagian akuntansi personilnya dari lulusan akuntasi minimal D3.

b. Manajer akunting dijabat oleh karyawan yang telah berpengalaman dalam bidangnya selama min. 3 tahun dan berpendidikan minimal S1 akuntansi.

Penerapan struktur pengendalian intern tersebut kemudian akan di analisis dan di evaluasi oleh pihak manajemen apakah sudah efektif dalam menekan resiko yang akan mengganggu siklus hidup perusahaan. Pengelolaan piutang yang baik mutlak diperlukan perusahaan dan salah satunya dengan adanya pengendalian intern yang baik atas piutang usaha.

BAB II

TINJAUAN PENELITIAN

A. Tinjauan Teoritis

(20)

a. Bagian akuntansi personilnya dari lulusan akuntasi minimal D3.

b. Manajer akunting dijabat oleh karyawan yang telah berpengalaman dalam bidangnya selama min. 3 tahun dan berpendidikan minimal S1 akuntansi.

BAB II

TINJAUAN PENELITIAN

A. Tinjauan Teoritis

(21)

Menurut Mulyadi (2001:163) Pengendalian Intern adalah Bahwa pengendalian internal meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.

Menurut Ikatan Akuntan Indonesia dalam Standar Profesional Akuntan Publik (2001:SA seksi 319 paragraf 06) Pengendalian Intern adalah :

“Pengendalian Intern adalah suatu proses yang dijalankan oleh dewan konisaris, manajemen dan personal lain entitas yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut ini : (a) keandalan pelaporan keuangan, (b) efektifitas dan efisiensi operasi, (c) kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku”.

Dari definisi pengendalian intern tersebut terdapat beberapa konsep dasar berikut ini :

1) Pengendalian Intern merupakan suatu proses. Pengendalian intern itu sendiri bukan merupakan suatu tujuan. Pengendalian intern merupakan suatu rangkaian tindakan yang bersifat persuasif dan menjadi bagian tidak terpisahkan, bukan hanya sebagai tambahan, dari infrastruktur entitas.

2) Pengendalian Intern dijalankan oleh orang. Pengendalian intern bukan hanya terdiri dari pedoman kebijakan dan formulir, namun dijalankan oleh setiap jenjang organisasi.

(22)

3) Pengendalian Intern dapat diharapkan mampu memberikan keyakinan memadai, bukan keyakinan mutlak bagi manajemen. Keterbatasan yang melekat dalam semua sistem pengendalian intern dan pertimbangan manfaat dan pengorbanan dalam pencapaian tujuan pengendalian menyebabkan pengendalian intern tidak dapat memberikan keyakinan mutlak.

4) Pengendalian Intern ditujukan untuk mencapai tujuan meliputi pelaporan keuangan, keamanan asset perusahaan, kepatuhan perusahaan dan efektifitas.

Menurut Ikatan Akuntan Indonesia (2001:SA paragraf 07) bahwa unsur-unsur pengendalian intern adalah :

1) Lingkungan Pengendalian 2) Penaksiran Resiko

3) Aktivitas Pengendalian 4) Informasi dan Komunikasi 5) Pemantauan

Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa unsur-unsur diatas merupakan unsur-unsur yang melekat dalam berbagai pengendalian intern dan menjadi pedoman yang harus diperhatikan dalam merancang pengendalian intern. Suatu pengendalian intern perusahaan tertentu dianggap memuaskan dan mungkin tidak bagi perusahaan lain, walaupun sifat dan ukuran perusahaan tersebut sama, misalnya karena mutu pegawai kedua

(23)

perusahaan berbeda. Jadi manajemen melakukan pengendalian intern berdasarkan penelitian, pengalaman dan kebijaksanaan yang sesuai dengan situasi dan kondisi perusahaan.

b. Prosedur dan Unsur-unsur Pengendalian Intern Penjualan Kredit Menurut Mulyadi (2001:219) jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit adalah sebagai berikut :

1) Prosedur order penjualan 2) Prosedur persetujuan kredit 3) Prosedur pengiriman 4) Prosedur penagihan

5) Prosedur pencatatan piutang 6) Prosedur distribusi penjualan

7) Prosedur pencatatan harga pokok penjualan

Ad.1) Prosedur Order Penjualan

Dalam prosedur ini, fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan memberikan informasi penting pada surat order dari pembeli. Fungsi penjualan kemudian membuat surat order pengiriman dan mengirimkannya kepada berbagai fungsi yang lain untuk memungkinkan kontribusi dalam melayani order dari pembeli.

(24)

Dalam prosedur ini, fungsi penjualan meminta persetujuan penjualan kredit kepada pembeli tertentu dari fungsi kredit.

Ad.3) Prosedur Pengiriman

Dalam prosedur ini, fungsi pengiriman mengirimkan barang kepada pembeli sesuai dengan informasi yang terccantum dalam surat order pengiriman yang diterima dari fungsi penjualan.

Ad.4) Prosedur Penagihan

Dalam prosedur ini, fungsi penagihan membuat faktur penjualan dan mengirimkannya kepada pembeli.

Ad.5) Prosedur Pencatatan Piutang

Setelah faktur penjualan diterbitkan, bagian akuntansi mencatat tembusan faktur penjualan ke dalam kartu piutang.

Ad.6) Proses Distribusi Penjualan

Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mendistribusikan data penjualan menurut informasi yang diperlukan oleh manajemen.

(25)

Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat total harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu.

Unsur pokok pengendalian intern dalam sistem penjualan kredit terdiri dari :

1. Organisasi

a. Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kredit

b. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penjualan dan fungsi kredit

c. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi kas

d. Transaksi penjualan kredit harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi kredit, fungsi pengiriman, fungsi penagihan dan fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi kredit yang dilaksanakan secara lengkap hanya oleh satu fungsi tersebut.

2. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan

a. Penerimaan order dari pembeli di otorisasi oleh penjualan dengan menggunakan formulir surat order pengiriman.

b. Persetujuan pemberian kredit dengan membubuhkan tanda tangan pada credit copy (yang merupakan tembusan surat order pengiriman)

(26)

c. Pengiriman barang kepada pelanggan diotorisasikan oleh fungsi pengiriman dengan cara menandatangani dan membubuhkan cap ‘sudah dikirm’ pada copy surat order pengiriman.

d. Penetapan harga jual, syarat penjualan, syarat pengangkutan barang dan potongan penjualan berada di tangan Direktur pemasaran dengan penerbitan surat keputusan mengenai hal tersebut.

e. Terjadinya piutang diotorisasi oleh fungsi penagihan dengan membubuhkan tanda tangan pada faktur penjualan.

f. Pencatatan ke dalam kartu piutang dan ke dalam jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, dan jurnal umum diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara memberikan tanda tangan pada dokumen sumber (faktur penjualan, bukti kas masuk, dan memo kredit)

g. Pencatatan terjadinya piutang didasarkan pada faktur penjualan yang di dukung dengan surat order pengiriman dan surat muat.

h. Surat order pengiriman bernomor urut tercetak dan pemakainya di pertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan.

i. Faktur penjualan bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penagihan.

(27)

j. Secara perodik fungsi akuntansi mengirim pernyataan piutang (account receivable statement) kepada setiap debitur untuk menguji ketelitian catatan piutang yang diselenggarakan oleh fungsi tersebut.

k. Secara periodik diadakan rekonsiliasi kartu piutang dengan rekening kontrol piutang dalam buku besar.

c. Pengertian dan Jenis-jenis Piutang 1. Pengertian Piutang

Pada saat sekarang ini penjualan barang dan jasa banyak dilakukan secara kredit sehingga terdapat tenggang waktu antara penyerahan barang atau jasa sampai pada saat diterimanya uang. Pada saat tenggang waktu tersebut penjual mempunyai tagihan piutang kepada pembeli. Selain dari penjualan barang dan jasa, tagihan dapat timbul dari berbagai kegiatan lain seperti memberi pinjaman kepada karyawan, pembayaran uang muka dan pengakuan akuntasi karena dasar waktu (accrual basis).

Menurut Niswonger, Warren, Reeve dan Fees (2005:391), “ Piutang (receivable) meliputi semua klaim dalam bentuk uang terhadap entitas lainnya, termasuk individu, perusahaan atau organisasi lainnya. Piutang timbul dari beberapa jenis transaksi, dimana yang paling umum ialah dari penjualan barang atau jasa secara kredit “. Piutang biasanya timbul sebagai akibat dari transaksi-transaksi penjualan barang atau

(28)

penyerahan jasa, pemberian pinjaman, pesanan-pesanan yang diterima atau saham dan surat berharga lain yang akan diterbitkan, klaim atas ganti rugi dari perusahaan asuransi, dan sewa atas aktiva yang dioperasikan oleh pihak lain.

Tagihan yang timbul dari transaksi penjualan barang atau penyerahan jasa kepada pelanggan, pada umumnya merupakan sebagian besar dari modal kerja perusahaan. Sebagai akibat masalah pengendalian dan kebijakan kredit, serta pengumpulan piutang merupakan salah satu faktor yang perlu mendapatkan perhatian serius oleh manajemen. Perkiraan yang berhubungan dengan piutang antara lain adalah pendapatan atas penjualan, perkiraan dengan piutang antara lain seperti penghapusan piutang, biaya piutang ragu-ragu barang yang dikembalikan oleh pembeli kepada penjual karena tidak sesuai dengan perjanjian sebelumnya (retur penjualan).

2. Jenis-jenis Piutang

Piutang dapat digolongkan sesuai dengan proses terjadinya piutang tersebut. Untuk mendapatkan suatu gambaran yang jelas dari piutang, maka piutang dapat dibagi dalam beberapa golongan. Niswonger, Warren, Reeve dan Fees (2005:392) menyatakan bahwa klasifikasi piutang adalah :

Ada 3 jenis piutang yaitu piutang usaha, wesel tagih, dan piutang lain-lain. Piutang usaha diperkirakan dapat tertagih 30-60 hari. Wesel tagih

(29)

periode kreditnya lebih dari 60 hari. Piutang lain-lain jika dapat tertagih dalam satu tahun, maka diklasifikasikan sebagai aktiva lancar dan jika tertagih lebih dari satu tahun maka diklasifikasikan sebagai aktiva tidak lancar.

Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa klasifikasi piutang jika dapat tertagih disebut aktiva lancar dan bila tidak tertagih lebih dari satu tahun disebut aktiva tidak lancar. Secara umum, piutang dapat digolongkan menjadi dua bagian yaitu piutang dagang dan piutang non dagang.

a. Piutang Dagang (Trade Receivable)

Piutang adalah jumlah yang terutang oleh pelanggan untuk barang dan jasa yang telah diberikan sebagai bagian dari operasi bisnis normal. Piutang dagang biasanya yang paling signifikan yang dimiliki perusahaan. Piutang dagang dapat digolongkan sebagai berikut :

1) Piutang Usaha (Account Receivable)

Piutang usaha merupakan jumlah yang dibayarkan oleh pelanggan atas penjualan barang dan jasa dalam kegiatan usaha normal. Waktu pembayaran piutang usaha pada umumnya antara 30-60 hari. Pemberian kredit ini dilakukan dengan perjanjian informal antara penjual dan pembeli yang didukung oleh dokumen-dokumen perusahaan, seperti faktur pesanan penjualan dan kontrak penyerahan. Biasanya piutang dagang dikenakan biaya, walaupun

(30)

ada kemungkinan bunga ataupun beban ditambahkan jika pembayaran tidak dilakukan dalam satu periode yang telah ditentukan yaitu periode dimana debitur wajib melunasi hutangnya.

2) Wesel Tagih (Notes Receivable)

Wesel tagih adalah janji tertulis untuk membayar sejumlah uang tertentu pada tanggal tertentu di masa depan. Wesel tagih dapat berasal dari penjualan, pembiayaan ataupun transaksi lainnya. Tetapi wesel tagih kebanyakan berasal dari transaksi peminjaman uang yaitu dengan diberikannya trade receivable dengan disertai wesel. Wesel tagih bisa bersifat jangka panjang. Wesel dapat digolongkan menjadi dua jenis yaitu :

2.1 Wesel tagih berbunga (Interest bearing notes)

Pada wesel tagih berbunga, dinyatakan berapa persen bunganya dan berapa hari jangka waktu pelunasannya. Pada hari pelunasannya pihak yang menerima atau memegang wesel harus membayar sejumlah nilai nominal ditambah bunga yang terhutang.

2.2 Wesel tagih tanpa non bunga (Non interest bearing notes)

Pada wesel tagih tanpa bunga, dinyatakan jumlah yang harus dibayar dan berapa hari jangka waktu pelunasannya. Dengan

(31)

demikian jumlah yang tercantum pada wesel ini merupakan jumlah yang harus diterima pada saat jatuh tempo.

b. Piutang Non Dagang (Non Trade Receivable)

Piutang non dagang adalah semua piutang yang timbul dari transaksi-transaksi yang secara tidak langsung berhubungan dengan penjualan barang atau penyerahan jasa yang dilakukan oleh perusahaan, termasuk diantaranya :

1) Piutang yang timbul dari transaksi pinjaman, seperti piutang kepada perusahaan afiliasi, piutang karyawan.

2) Piutang kepada perusahaan asuransi, atas kerugian-kerugian yang dipertanggungjawabkan.

3) Piutang pajak yang disetor

4) Piutang yang timbul dari pesanan atas penjualan atau penerbitan surat-surat berharga atau sekuritas seperti piutang saham, piutang pemesa surat utang obligasi.

5) Piutang yang timbul dan merupakan fungsi waktu dan piutang pendapatan seperti piutang bunga, sewa, dividen, royalitas.

(32)

Sumber penerimaan kas suatu perusahaan manufaktur biasanya berasal dari pelunasan piutang dari debitur, karena sebagian besar produk perusahaan tersebut dijual melalui penjualan kredit. Dalam perusahaan tersebut penerimaan kas dari penjualan tunai biasanya merupakan sumber penerimaan kas yang relatif kecil. Untuk menjamin diterimanya kas oleh perusahaan, sistem penerimaan kas dari piutang mengharuskan :

a. Debitur melakukan pembayaran dengan cek atau dengan cara pemindahbukuan melalui rekening bank (giro bilyet). Jika perusahaan hanya menerima kas dalam bentuk cek dari debitur, yang ceknya atas nama perusahaan (bukan atas unjuk), akan menjamin kas yang diterima oleh perusahaan masuk ke rekening giro bank perusahaan. Pemindahbukuan juga akan memberikan jaminan penerimaan kas masuk ke rekening giro bank perusahaan.

b. Kas yang diterima dalam bentuk cek dari debitur harus segera disetor ke bank dalam jumlah penuh.

Penerimaan kas dari piutang usaha melalui penagih perusahaan dilaksanakan dengan prosedur berikut ini :

a. Bagian piutang memberikan daftar piutang yang saatnya ditagih oleh bagian penagihan.

b. Bagian penagihan mengirimkan penagih yang merupakan karyawan perusahaan untuk melakukan penagihan kepada debitur.

(33)

c. Bagian penagihan menerima cek atau uang tunai dari debitur.

d. Bagian penagihan menyerahkan cek/uang tunai kepada bagian kas

e. Bagian penagihan menyerahkan surat pemberitahuan kepada bagian piutang untuk kepentingan posting ke dalam kartu piutang.

f. Bagian kas mengirimkan kwitansi sebagai tanda penerimaan kas kepada pelanggan.

Bagian kas menyetorkan cek, uang tunai ke bank. Bila yang disetor adalah cek maka dilakukan pengesahan oleh pejabat yang berwenang dan perusahaan melakukan kliring atas cek tersebut. Dan bila berupa uang tunai maka slip setoran menjadi bukti penerimaan kas pada perusahaan.

e. Pengendalian Intern Piutang Usaha

Aktivitas pengendalian meliputi kebijakan dan prosedur yang membantu menjamin bahwa kebijakan manajemen telah dilaksanakan. Kebijakan dan prosedur ditujukan untuk mengawasi dan mengendalikan resiko yang mungkin terjadi dalam pencapaian tujuan-tujuan perusahaan. Aktivitas pengendalian piutang usaha dapat dijabarkan dalam empat unsur yang meliputi pengawasan pemrosesan informasi, pemisahan tugas, pengawasan fisik dan review kinerja.

(34)

1. Pengawasan pemrosesan informasi

Setiap transaksi yang terjadi pada perusahaan harus diotorisasi dengan tepat. Jika setiap transaksi khususnya transaksi piutang dilakukan dengan tidak menggunakan otorisasi dan melalui prosedur yang ditetapkan perusahaan maka akan terjadi kekacauan dan pencatatan dan penyampaian informasi tentang piutang usaha tersebut. Untuk memastikan kelayakan atas kredit, maka pegawai departemen kredit bertugas untuk memeriksa kelayakan dari permohonan kredit. Berdasarkan hasil pemeriksaan dari bagian kredit tersebut maka bila kredit disetujui akan diberikan otorisasi.

Otorisasi dapat berlaku umum atau berlaku khusus. Otorisasi umum berarti manajemen menyusun kebijakan bagi seluruh bagian organisasi untuk ditaati. Otorisasi khusus dilakukan terhadap transaksi secara individual. Otorisasi umum tercermin dalam dokumen transaksi yang dalam hal ini otorisasi untuk prosedur piutang yang meliputi :

a. Dokumen-dokumen yang berkaitan dengan penjualan, pengiriman dan penerimaan kas diberi nomor dan dirancang secara cermat.

b. Setelah itu tembusan faktur tersebut dikirim ke bagian kredit. Bagian departemen kredit akan memeriksa apakah calon debitur memiliki kemampuan untuk membayar kredit yang akan diberikan. Selain itu departemen kredit akan memeriksa apakah calon debitur tersebut

(35)

mempunyai piutang di perusahaan dan bila ada maka di periksa apakah pembayaran kreditnya lancar atau tidak.

c. Petugas kredit lainnya akan melakukan verifikasi atas pembukuan dan memperoleh jumlah piutang usaha yang dibukukan. Tahap ini petugas membandingkan total yang dibukukan dengan jumlah hitungan sebelumnya yang ada di lembar jurnal.

d. Bila jumlah total piutang usaha cocok dengan rekening kendali cocok maka transaksi tersebut akan dibukukan ke buku besar umum. Sedangkan bila ada kesalahan (error) yang terdeteksi selama pemrosesan dapat diperbaiki segera mungkin dengan menerapkan prosedur perbaikan kesalahan yang telah diterapkan atau memberitahukan petugas piutang lainnya mengenai kesalahan pembukuan tersebut dan kemudian menyelesaikan pembukuan buku besar umum.

e. Bila formulir pesanan / faktur penjualan dibuat rangkap dan telah mendapat otorisasi yang sahih, biasanya termasuk persetujuan pesanan dan kredit pelanggan.

f. Barang pesanan ditransfer dari gudang melalui surat pesanan atau daftar pengambilan persediaan dengan adanya otorisasi tertentu.

g. Pelanggan ditagih hanya setelah ada pemberitahuan dari bagian pengiriman barang tentang jumlah barang yang dikirim, sebagian

(36)

dengan dokumen pengiriman yang formal dan dengan acuan daftar harga yang berlaku.

h. Retur dan kelonggaran penjualan serta penghapusan rekening harus disetujui sebelumnya oleh manajer kredit dan satu manajer lain.

i. Semua data dalam faktur penjualan termasuk perhitungan, diversifikasi oleh petugas penagihan.

j. Bagian kasir akan menagih piutang usaha dari debitur. Bila terdapat petugas lain bagian penagihan maka kasir akan mencatat penerimaan kas dari petugas bagian penagihan tersebut.

Bila suatu piutang dipandang tidak tertagih, manajer kredit akan meminta piutang tersebut dihapus dengan menyiapkan nota penghapusan. Jika disetujui manajer yang berwenang maka transaksi penghapusan diproses dengan cara yang sama.

Penagihan pelanggan hanya dapat dilakukan setelah ada otorisasi dari bagian penagihan dengan menyerahkan daftar piutang yang telah jatuh tempo kepada bagian penagihan. Prosedur penerimaan kas dari piutang melalui penagih perusahaan, dilaksanakan dengan prosedur sebagai berikut :

a. Bagian piutang memberikan daftar piutang yang saatnya ditagih oleh bagian penagihan.

(37)

b. Bagian penagihan mengirimkan penagih, yang merupakan karyawan perusahaan, untuk melakukan penagihan kepada debitur.

c. Bagian penagihan menerima cek atas nama dan surat pemberitahuan (remittance advice) dari debitur.

d. Bagian penagihan menyerahkan cek kepada bagian kas.

e. Bagian penagihan menyerahkan surat pemberitahuan kepada bagian piutang untuk kepentingan posting ke dalam kartu piutang.

f. Bagian kas mengirimkan kwitansi sebagai tanda penerimaan kas kepada debitur.

g. Bagian kas menyetorkan cek ke bank, setelah cek atas cek tersebut dilakukan endorsment oleh pejabat yang berwenang.

h. Bank perusahaan melakukan clearing atas cek tersebut ke bank debitur.

Dokumen dan catatan adalah objek fisik dimana transaksi dimasukkan dan diikhtisarkan. Mencakup bukti transaksi dan catatan-catatan berupa laporan-laporan, mulai pesanan penjualan sampai pernyataan piutang (laporan bulanan). Dokumen sebagai bukti transaksi, harus memadai untuk memberikan keyakinan bahwa seluruh transaksi diotorisasi dengan pantas dan benar dicatat. Dokumen dan catatan sebaiknya disiapkan pada saat terjadi transaksi, ringkas dan

(38)

dapat dimengerti, multi guna serta dirancang dalam bentuk tertentu agar informasi yang disajikan benar dan tepat. Contoh, suatu dokumen harus dilengkapi dengan tanggal transaksi, ada nomor urut, ada area untuk dibubuhi tanda tangan dalam otorisasi transaksi.

Dokumen yang digunakan harus multiguna maka harus dirancang agar dokumen yang digunakan untuk satu transaksi dibuat hanya satu dokumen tetapi dibuat dalam bentuk rangkap dimana dokumen rangkap tersebut akan dikirimkan ke departemen lainnya sehingga satu lembar dokumen asli akan langsung menghasilkan salinan data yang dibutuhkan. Satu transaksi harus menggunakan satu dokumen asli hal ini untuk menghindari penyelewengan. Setiap dokumen atau bukti transaksi didukung oleh satu atau lebih dokumen pendukung seperti surat pesanan, surat penyerahan barang dan surat pengiriman barang. Pengecekan independen dapat dilakukan setiap hari atau periodikal terhadap catatan-catatan yang dipegang orang-orang yang berbeda yang saling mendukung atau mengecek. Pengecekan independen meliputi verifikasi atau pembuktian pekerjaan yang telah dilakukan oleh bagian lain dan pengecekan kesesuaian dokumen-dokumen. Saling pengecekan harus dilakukan setiap pihak yang terlibat dalam suatu transaksi khususnya pada transaksi penjualan kredit yang menimbulkan piutang usaha.

(39)

Bentuk pengecekan independen terhadap saldo piutang yang umum digunakan adalah dengan mengirim secara periodik daftar piutang kepada debitur/konsumen. Pengiriman lebih baik dilakukan oleh pihak independen. Bentuk pengecekan lain yang dapat digunakan adalah dengan merekonsiliasi buku tambahan piutang dengan buku besar piutang secara periodik. Pengecekan sejak dini juga dapat dilakukan misalnya bagian kredit yang memberikan persetujuan dapat mengecek permintaan pesanan dengan daftar harga. Bagian faktur juga dapat menjadi pihak piutang secara periodik. Pengecekan sejak dini juga dapat dilakukan misalnya bagian kredit yang memberikan persetujuan dapat mengecek permintaan pesanan dengan daftar harga. Bagian faktur juga dapat menjadi pihak yang independen dalam melakukan pengecekan keabsahan suatu dokumen pengiriman dan mencocokkannya dengan pesanan penjualan yang telah disetujui sebelum mengeluarkan faktur.

2. Pemisahan tugas yang memadai

Pemisahan tugas dilakukan dengan alasan untuk memberikan pengecekan silang atas pekerjaan pihak lain dan menghindari karyawan melakukan tugas yang saling bertentangan. Contoh, bagian penerimaan kas (kasir) yang bertugas melakukan pemrosesan terhadap penerimaan kas tidak diperbolehkan untuk memberikan otorisasi dalam penghapusan piutang, bagian kredit tidak boleh menerima kas dari

(40)

debitur. Dikaitkan dengan pengendalian intern piutang usaha maka harus dipisahkan bagian penjualan kredit dengan kredit serta bagian penagihan piutang. Hal ini diperlukan untuk mengontrol kecenderungan bagian penjualan untuk menjual barang tanpa memperdulikan kolektivitas piutang. Bagian kredit juga harus terpisah dari bagian akuntansi, hal ini bertujuan untuk menjamin ketelitian pencatatan piutang serta keamanan piutang itu sendiri. Fungsi pembukuan harus terpisah dari fungsi kas. Bila kedua bagian tersebut dikendalikan oleh seorang karyawan maka akan memberikan kesempatan untuk karyawan tersebut melakukan penyelewengan dengan merubah catatan akuntansi seperti lapping. Bagian penerimaan kas/menagih harus dipisahkan dengan bagian pencatatan penerimaan kas dari piutang, hal ini untuk menghindari penyalahgunaan piutang usaha. Pemisahan piutang usaha dilakukan untuk langkah-langkah berbeda yang terlibat dalam pemrosesan transaksi. Dalam transaksi penjualan misalnya, tanggung jawab untuk otorisasi penjualan, pemenuhan order, pengiriman barang dan pembuatan kartu piutang debitur harus dilakukan oleh individu yang berbeda.

3. Pengendalian fisik atas kelayakan dan catatan

Bentuk pengendalian fisik dalam pembahasan ini adalah tidak hanya pengendalian terhadap fisik piutang tetapi juga terhadap dokumen-dokumen yang mendukungnya. Bentuk pengendalian secara

(41)

fisik hanya dapat dilakukan ketika piutang tersebut dalam bentuk kas yaitu pada saat penerimaan tagihan piutang dan terhadap dokumen-dokumen yang mendukung catatan piutang. Pengendalian fisik menyangkut pemantauan dua tipe akses terhadap asset dan pencatatan yaitu akses langsung dan tidak langsung. Bentuk-bentuk pengendalian fisik yang dapat dilakukan terhadap piutang dapat dilakukan dengan cara yang akan diuraikan sebagai berikut.

Pihak manajemen dalam upaya untuk melindungi kas dari pencurian oleh penagih, maka pihak manajemen dapat membuka asuransi kerugian yang diakibatkan oleh penagih, membatasi akses terhadap kas berarti hanya pegawai yang mendapat wewenang yang berhak mengakses kas. Dari hasil penerimaan kas harus disetorkan ke bank. Ini berarti perusahaan perlu membuka rekening bank dan ini mendukung aspek lain dari struktur pengendalian intern yaitu otorisasi. Dengan dilakukannya penyetoran penerimaan kas ke bank, maka akan tercipta praktek-praktek kas yang terorganisir dan terkendali. Selain itu akan terdapat suatu catatan duplikat mengenai kas yang dibuat oleh pihak luar perusahaan yaitu pihak bank yang dapat digunakan sebagai alat pengecekan independen mengenai kecermatan catatan yang dilaksanakan oleh perusahaan. Selain itu adanya penyetoran uang ke bank setiap hari atas semua uang kas yang diterima selain untuk menghindari tertumpuknya uang kas dalam perusahaan yang mungkin

(42)

dapat dipergunakan untuk keperluan diluar perusahaan juga menghindari pencurian, kebakaran dan sebagainya.

4. Review kerja

Review atau telaah kerja meliputi telaah dan analisis oleh manajemen terhadap laporan-laporan yang memuat perincian item-item yang ada di neraca seperti laporan umur piutang, laporan kegiatan penjualan berdasarkan daerah, divisi atau berdasarkan produk. Seorang manajer harus ditunjuk untuk mereview laporan-laporan yang mengikhtisarkan secara detail saldo-saldo perkiraan piutang dan penjualan. Selanjutnya dari laporan-laporan periodik saldo piutang yang dirinci menurut jenis komoditas dan umurnya, manajer penerima laporan harus mengadakan analisis untuk menaksir jumlah piutang yang macet, mengapa terjadi dan bagaimana tindak lanjutnya. Terlalu besar saldo piutang ataupun saldo piutang ragu-ragu mungkin menunjukkan tidak efektifnya bagian penagihan. Apabila jumlah piutang tersebut telah melewati batas yang telah ditentukan, maka manajemen harus segera mengambil tindakan untuk menyelesaikan masalah tersebut dengan cara melakukan penagihan dengan lebih efektif.

(43)

Pemantauan yang dilakukan terhadap piutang usaha dapat dilakukan pihak manajemen, internal audit atau pimpinan puncak dengan melihat apakah pengendalian intern piutang telah berjalan dengan efektif. Dalam proses operasional pihak yang berwenang dapat mengganti sistem pengendalian intern piutang sesuai dengan kondisi yang terjadi dan proses ini selalu berlangsung kelanjutan. Pimpinan perusahaan dapat melihat apakah pengendalian intern terhadap piutang usaha sudah memadai atau tidak dengan melihat tingkat piutang yang macet. Semakin rendah tingkat piutang yang tidak tertagih dapat menjadi salah satu indikator menilai apakah struktur pengendalian intern piutang usaha telah memadai dan dijalankan dengan baik dan benar.

Penyempurnaaan terhadap pengendalian intern piutang juga dapat dilakukan dengan adanya keluhan-keluhan yang diterima dari konsumen atau pihak luar perusahaan. Adanya perbedaan catatan konsumen dengan kartu piutang perusahaan menunjukkan kualitas pengendalian intern piutang usaha kurang baik. Romney dan Steinbert (2003:195) menyatakan bahwa pengendalian intern adalah Suatu rencana organisasi dan metode bisnis yang digunakan untuk menjaga aset, memberikan informasi yang akurat yang dapat diandalkan dan memperbaiki efisiensi jalannya jumlah ditetapkan organisasi, serta mendorong kesesuaian dengan kebijakan yang telah ditetapkan. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa pengendalian merupakan salah satu

(44)

fungsi manajemen perusahaan yang sangat penting didalam pencapaian tujuan perusahaan sesuai dengan apa yang direncanakan sebelumnya. Perencanaan yang telah dibuat harus diiringi dengan pengendalian agar rencana yang telah ditetapkan sebelumnya dapat direalisir secara efektif dan efisien.

Pengendalian piutang sebenarnya dimulai sebelum adanya persetujuan untuk mengirimkan barang dagangan, sampai setelah penyiapan dan penerbitan faktur dan berakhir dengan penagihan hasil penjualan. Prosedur pengendalian intern piutang usaha tersebut berhubungan erat dengan pengendalian penerimaan kas, penjualan dan persediaan. Ditinjau dari segi pendekatan manajemen preventif maka ada tiga bidang pengendalian yang umum pada titik mana dapat diambil tindakan untuk mewujudkan pengendalian piutang. Ketiga bidang ini adalah :

a. Pemberian kredit dagang

Kebijaksanaan kredit dan syarat penjualan harus tidak menghalangi penjualan kepada para pelanggan yang sehat keadaan keuangannya, dan juga tidak boleh menimbulkan kerugian yang besar karena adanya piutang ragu-ragu yang berlebih.

(45)

Apabila telah diberikan kredit, harus dilakukan usaha untuk memperoleh pembayaran yang sesuai dengan syarat penjualan dalam waktu yang wajar.

c. Penetapan dan penyelenggaraan pengendalian intern yang layak

Meskipun pemberian kredit dan penagih telah diadministrasikan dengan baik atau dilakukan secara wajar, ini tidak menjamin bahwa semua pengesahan barang sesuai dengan faktur dan diterima oleh pelanggan selain itu juga untuk mengetahui apakah penerimaan pembayaran piutang benar-benar masuk kedalam rekening bank perusahaan. Oleh karena itu pengendalian intern harus diterapkan dengan baik.

Pengendalian intern terhadap piutang usaha tidak lepas kaitannya dengan pengendalian intern terhadap penjualan kredit, sebab piutang dagang umumnya terjadi di sebabkan oleh penjualan kredit untuk mencegah terjadinya penyimpangan atau penyelewengan terhadap piutang maka perlu dirancang juga unsur-unsur pengendalian intern dalam sistem penjualan kredit.

(46)

Dibawah ini terdapat dua hasil penelitian terdahulu, yaitu :

Nama Judul

Penelitian Perumusan Masalah Hasil Penelitian Rusnella Ulfa Tahun penelitian : 2008 Pengendalian Intern Penjualan Kredit dan Penagihan Piutang pada PT. Indomobil Finance cabang Padang Sidempuan Apakah dalam prosedur penjualan kredit dan penagihan piutang perusahaan sudah menerapkan pengendalian intern? Perusahaan telah melakukan

pemisahan tugas antara fungsi kredit

dan fungsi penjualan. Dalam penjualan kredit, catatan piutang harus didasarkan pada dokumen sumber yang lengkap dan telah diotorisasi oleh

pejabat yang berwenang.

Dalam pengendalian piutang terdapat tiga hal penting yaitu kebijakan pemberian kredit, penagihan piutang serta penetapan dan penyelenggaraan pengendalian

(47)

piutang yang layak. Marlina Tahun Penelitian : 2008 Analisis Pengendalian Intern Piutang Usaha dalam upaya meningkatkan efektivitas pengendalian intern di Perusahaan Pembiayaan (Studi Kasus Pada PT. F.I.F, PT. Adira dan PT. Summit Oto Finance)

Apakah terdapat pengendalian

intern yang baik di perusahaan pembiayaan tersebut sehingga dapat meningkatkan efektivitas penerimaan piutang usaha. Secara keseluruhan ketiga perusahaan pembiayaan tersebut telah memiliki pengendalian intern atas piutang usaha yang baik hal ini ditunjukkan dengan hasil perhitungan sebesar 105 untuk PT. FIF, 112,17 untuk PT. Adira dan PT. Summit Oto 101,17 yang termasuk dalam kriteria baik (93-123) dan hasil perhitungan

persentase yang sebagian besar berkisar antara 61% - 80%, juga memiliki tingkat efektivitas penerimaan piutang usaha yang baik pula.

(48)

BAB III

METODE PENELITIAN A. Jenis Penelitian

Penelitian yang dilakukan penulis menggunakan metode deskriptif, yaitu penelitian yang menguraikan tentang sifat-sifat dan keadaan sebenarnya dari suatu objek penelitian.

B. Jenis Data

Dalam penelitian ini, jenis data yang dipergunakan yaitu :

1. Data Primer yakni data yang diperoleh langsung dari objek penelitian melalui hasil wawancara dengan karyawan PT. Federal International Finance.

2. Data Sekunder yakni data yang diolah dalam bentuk yang sudah jadi diperoleh melalui penelusuran catatan dan dokumen perusahaan seperti sejarah singkat perusahaan, laporan penerimaan pembayaran kredit sepeda motor.

C. Teknik Pengumpulan Data

(49)

1. Wawancara yaitu dengan melakukan tanya jawab langsung dengan pihak-pihak terkait yang dianggap bisa memberikan keterangan yang dibutuhkan penulis.

2. Dokumentasi yaitu dengan memanfaatkan dokumen-dokumen tertulis yang

berkaitan dengan aspek-aspek yang diteliti.

D. Metode Penganalisaan Data

Penulis menggunakan metode analisis deskriptif, yaitu dengan cara mengumpulkan data, menginterprestasikan, dan kemudian dianalisis sehingga diperoleh gambaran yang sebenarnya tentang pengendalian intern yang diterapkan perusahaan dalam transaksi penjualan kredit dan penagihan piutang.

E. Jadwal dan Lokasi Penelitian

Jadwal Penelitian dimulai sejak Januari 2010 sampai dengan selesainya skripsi ini. Dapat dilihat pada tabel berikut :

N o

Kegiatan

Januari Februari Maret April Mei

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

Pengajuan

Judul

(50)

Proposal

Perbaikan

Proposal

Seminar

Proposal

5 Riset

Bimbingan

Skripsi

Penyusunan

Skripsi

Lokasi penelitian dilaksanakan di PT. Federal International Finance cabang Medan JL. Kpt Muslim No. 60 DEF – Medan.

(51)

BAB IV

ANALISIS HASIL PENELITIAN A. Data Penelitian

1. Gambaran Umum PT. Federal International Finance Cabang Medan a. Sejarah Singkat Perusahaan

PT. Federal International Finance ( PT. FIF ) berdiri pada tanggal 1 Mei 1989 dengan nama PT. Mitrapusaka Artha Finance. Berdasarkan SK Menteri, pada 30 Agustus 1990 perusahaan ini bergerak di bidang Sewa Guna Usaha, Anjak Piutang dan Pembiayaan Konsumen. Kemudian pada 7 November 1991 nama perusahaan berubah menjadi PT Federal International Finance. Pada tahun 1996, FIF fokus untuk membiayai sepeda motor merek Honda. Adapun persentase kepemilikan saham PT. FIF adalah sebesar 99,99 % dimiliki oleh AI, sisanya 0,01% dimiliki oleh PT. Arya Kharisma. Di tahun 1998 FIF mampu bertahan dalam kondisi krisis moneter, sampai pada tahun 2002 FIF menerbitkan obligasinya yang pertama 1 ( peringkat A+ dari Pefindo), dan mendapat reaksi positif dari para pemodal. Ditahun 2003 dan 2004, berturut-turut FIF menerbitkan obligasinya yang kedua, ketiga dan keempat. Selain itu sebagai tambahan sumber dana internal FIF bekerjasama dengan sejumlah lembaga keuangan dalam suatu skema pembiayaan, seperti join financing dan pinjaman bank.

(52)

Sekarang ini FIF merupakan pembiayaan sepeda motor terbesar di Indonesia dengan jaringan 95 kantor cabang yang tersebar di 32 propinsi, dan lebih dari 300 POS (Point of Service) dengan jumlah karyawan lebih dari 10.000 orang. Seiring dengan waktu FIF terus melakukan perbaikan dan improvement terhadap proses bisnisnya. Perkembangan pembiayaan motor baru yang di proyeksikan akan mengalami kejenuhan di masa yang akan datang mendorong FIF untuk melakukan suatu differensiasi produk guna menjaga stabilitas dan existensi perusahaan di masa yang akan datang. FIF mulai melakukan differensiasi produknya dengan tidak hanya melakukan pembiayaan motor baru, tetapi berkembang dengan membiayai elektronik. Selain itu akibat yang timbul dari jumlah pembiayaan motor baru yang sangat tinggi di tahun 2005, mengakibatkan unit tarikan dari customer FIF yang bad debt meningkat jumlahnya sehingga mendorong FIF untuk membuka pangsa pasar baru yaitu di pembiayaan motor bekas (UMC). Bahkan pada tahun 2005, FIF merupakan perusahaan pembiayaan pertama yang telah mengadakan pembiayaan secara syariah.

Hasil RUPS FIF pada 19 April 2006, menetapkan bahwa jajaran direksi FIF di pegang oleh 5 orang direksi yaitu Ida P. Lunardi sebagai Presdir, Suhartono sebagai Direktur marketing, Taufik Noograha sebagai Direktur IT BIZ Support, Rusdimin Adikarta sebagai Direktur Operation dan Arietta Adrianti sebagai Direktur Finance & Accounting. Dengan 5 orang direksi yang ada diharapkan FIF mampu untuk dapat

(53)

mencapai visinya yaitu “Menawarkan solusi keuangan terbaik secara individual melalui prinsip mudah, aman dan menguntungkan “, dengan Misinya :

1. Beroperasi secara lugas dan tetap mengindahkan aspek kehati-hatian 2. Berkontribusi dalam meningkatkan distribusi motor Astra

3. Menawarkan produk yang terjangkau bagi pelanggan

4. Memanfaatkan infrastruktur untuk kredit mikro, pinjaman jaminan dan bisnis pegadaian

5. Mencapai harapan para stakeholders (karyawan, konsumen , pemegang saham, kreditor dan pemerintah )

Dengan visi dan misi tersebut maka untuk kedepannya di harapkan FIF mampu untuk tetap exist dan bersaing dalam dunia pembiayaan sepeda motor nasional.

b. Struktur Organisasi Perusahaan 1) Kepala Cabang (Branch Head)

Bertanggung jawab kepada Presiden Direktur perusahaan atas pelaksanaan tugas-tugasnya antara lain :

a) Menentukan visi dan misi cabang dan perwakilan yang dikoordinir oleh cabang,

b) Bertanggung jawab atas pencapaian target yang telah ditetapkan oleh manajemen dengan berpedoman pada “guideline objective” secara nasional,

(54)

c) Mengatur, menentukan, mendelegasikan dan memonitor pelaksanaan tugas dari masing-masing bagian,

d) Menentukan target market (jenis dan objek pembiayaan) serta “pricing policy” (tingkat bunga kredit, biaya administrasi, provisi, jangka waktu kredit, dan denda),

e) Sebagai ketua komite kredit cabang dan perwakilan,

f)Mengawasi kegiatan perusahaan serta bertanggungjawab atas seluruh kegiatan cabang.

2) Departemen Kredit (Credit Section Head)

Mempunyai tugas, wewenang dan tanggung jawab sebagai berikut :

a) Menginput data kontrak dan jadwal angsuran serta BPKB

b) Memeriksa kelengkapan dokumen

c) Mengeluarkan BPKB

3) Departemen Penagihan (Collection Section Head)

Mempunyai tugas, wewenang dan tanggung jawab sebagai berikut :

a) Menandatangani kwitansi penerimaan sebelum kwitansi didistribusikan.

(55)

b) Penugasan dan kontrol atas pelaksanaan tugas-tugas operasional penagihan dan kolektor

c) Menandatangani kwitansi penerimaan, penghapusan denda dan angsuran.

4) Departemen Remedial (Recovery Section Head) Tugas :

a) Menyelamatkan semaksimal mungkin asset perusahaan dan debitur yang tidak memenuhi kewajibannya.

2. Aktivitas Perusahaan

a. Aktivitas Pengendalian Intern Penjualan Kredit

PT. Federal International Finance bekerjasama dengan dealer resmi dan agen-agen penjualan sepeda motor Honda. Bentuk kerjasama yang dijalin yaitu pihak dealer akan menyediakan unit sepeda motor Honda untuk setiap calon konsumen yang ingin memperoleh kredit kepemilikan sepeda motor Honda. PT. Federal International Finance menyebarkan brosur daftar harga ke setiap dealer dan agen sepeda motor Honda yang telah diajak bekerjasama. Seandainya konsumen ingin membeli secara kredit, dalam brosur

(56)

tersebut telah disebutkan tipe kendaraan, harga kendaraan, jangka waktu kredit, uang muka yang harus disetor, dan angsuran per bulan yang harus dibayar. Setelah konsumen menentukan pilihannya untuk membeli secara kredit, maka pihak dealer atau agen akan segera menghubungi customer service PT. Federal International Finance agar segera dikirim surveyor untuk melakukan survey terhadap calon konsumen. Customer service mempunyai wewenang untuk memilih surveyor mana yang akan melaksanakan survey kemudian surveyor yang telah mendapat tugas akan segera mendatangi dealer atau rumah konsumen tersebut untuk memastikan tempat tinggalnya dengan meminta konsumen untuk menyediakan data-data seperti fotocopy KTP yang masih berlaku, fotocopy Kartu Keluarga, fotocopy slip gaji bagi pegawai dan fotocopy rekening listrik atau air. Tugas utama surveyor dalam hal ini adalah mencari data-data yang akurat mengenai konsumen untuk dapat memastikan apakah konsumen tersebut layak diberi kredit atau tidak. Seluruh data yang diperlukan sebagai bahan pertimbangan harus dicantumkan dalam formulir pengajuan kredit. Setelah itu surveyor akan membawa formulir pengajuan kredit tersebut beserta kelengkapan data kepada komite kredit yang terdiri dari marketing executive, kepala seksi kredit, dan kepala operasi yang diberi wewenang untuk memutuskan apakah konsumen tersebut layak diberi kredit.

(57)

Seandainya tidak terdapat kata sepakat dari komite kredit, maka keputusan layak atau tidak ditentukan oleh Kepala Cabang. Setiap pengajuan kredit yang sudah disetujui maka costumer service membuat surat order pembelian ke dealer yang intinya permintaan pengiriman unit sepeda motor Honda dengan spesifikasi tertentu ke alamat konsumen. Calon konsumen yang langsung datang ke PT. Federal International Finance akan dilayani oleh costumer service dan diperlakukan sama dengan calon konsumen yang datang ke dealer.

1. Kebijakan-kebijakan dalam pelaksanaan penjualan kredit Syarat berkas konsumen yang harus lengkap terdiri dari :

a) Fotokopi kartu tanda penduduk (KTP) konsumen dan fotokopi penjamin

b) Fotokopi kartu keluarga

c) Kwitansi listrik atau telepon agar mengetahui apakah rumah konsumen milik pribadi atau sewa

d) Slip gaji konsumen dari perusahaan tempat kerja dan bila konsumen merupakan wiraswasta maka fotokopi buku tabungan yang dipergunakan.

(58)

Dalam sistem kredit, perusahaan menetapkan bila sepeda motor yang dijual oleh perusahaan secara kredit sepeda motor tahun 2008 maka tingkat bunga kredit sebesar 34% dan bila sepeda motor buatan tahun diatas 2008 keatas maka tingkat bunga secara kredit sebesar 30%.

3. Jangka waktu kredit

Perusahaan menetapkan bahwa batas maksimum jangka waktu kredit sepeda motor oleh konsumen adalah tiga tahun yaitu 36 bulan.

4. Batas waktu pembayaran kredit sepeda motor.

Konsumen dalam membayar kredit sepeda motor diberikan tanggal jatuh tempo setiap bulannya. Jatuh tempo tersebut merupakan batas pembayaran terakhir jadi disini konsumen tidak diberikan tenggang waktu selama tiga hari dari tanggal jatuh tempo.

5. Perhitungan denda

Konsumen yang terlambat membayar kredit sepeda motor dari tanggal jatuh tempo maka akan dikenakan denda. Denda yang dikenakan kepada konsumen sebesar 0,5% dari angsuran. Perhitungan denda bersifat perhari dimana denda akan berhenti

(59)

sampai saat dimana konsumen membayar kredit sepeda motor. Secara otomatis denda setiap konsumen akan berbeda hal ini disebabkan karena jumlah angsuran kredit konsumen yang berbeda satu sama lain.

b. Aktivitas Pengendalian Intern Piutang Usaha 1) Lingkungan Pengendalian

PT. Federal International Finance dalam menjalankan bisnis pembiayaan mempunyai prinsip yang lebih menekankan pada Account Recaivable yang berkwalitas. Artinya pembiayaan yang diberikan benar-benar dianalisis dengan mendalam, bukan sekedar memperbesar jumlah piutang sehingga perusahaan terlihat lebih aktif, untuk mendukung tujuan tersebut pihak manajemen telah menetapkan struktur organisasi yang dirancang guna meminimalkan tingkat penyelewengan dan agar peraturan serta prosedur dijalankan dengan benar. PT. Federal International Finance tidak ada dua jabatan yang dipegang oleh satu orang. Kepada setiap karyawan setiap tahunnya akan diberikan penjelasan tertulis mengenai wewenang dan kewajiban yang diembannya. Pihak manajemen selalu menekankan nilai etika dan integritas kepada setiap karyawan. Karyawan yang berprestasi akan selalu mendapat kompensasi yang sesuai dengan hasil kerjanya. Khususnya kolektor yang melakukan penagihan piutang akan diberikan insentif sesuai dengan jumlah piutang yang berhasil

(60)

ditagihnya. Semakin besar jumlah piutang yang dapat ditagih maka semakin tinggi pula nilai insentif yang akan ditrima oleh kolektor tersebut. Pihak manajemen juga telah menetapkan sanksi-sanksi bila terjadi pelanggaran atas peraturan yang telah ditetapkan.

Membantu karyawan dalam melaksanakan tugas-tugasnya maka pihak manajemen telah menyediakan program komputer yang mempermudah dalam melakukan pengendalian terhadap piutang. Tiap karyawan diberikan password atau kata kunci untuk memasuki program tersebut dan tiap departemen mempunyai program yang berbeda dengan yang lainnya tepat program-program tersebut saling berhubungan dan terintegrasi. Misalnya data-data konsumen yang dimasukkan oleh departemen kredit akan masuk ke program bagian piutang dan data pembayaran piutang yang dilakukan oleh bagian akuntansi akan masuk ke master data bagian piutang. Setiap perubahan atau perbaikan data yang telah diotorisasi hanya boleh dilakukan oleh kepala departemen dan harus ada laporan kepada Branch Manager.

Seandainya perusahaan membutuhkan karyawan baru untuk posisi tertentu maka pada PT. Federal International Finance akan lebih mengutamakan karyawan yang sudah ada akan dievaluasi apakah ada karyawan yang layak dipromosikan. Hal ini tentunya akan memotivasi inerja karyawan. Dan secara periodical pihak manajemen mengikutsertakan karyawan dalam program pengembangan atau

(61)

training yang dilakukan oleh kantor pusat atau training dari luar perusahaan. Tetapi kebijaksanaan dalam hal rotasi jabatan jarang sekali dilakukan oleh pihak manajemen.

2) Penetapan Resiko

Pihak manajemen mengidentifikasi kemungkinan adanya resiko yang diakibatkan karyawan sendiri dan resiko dari konsumen yang terkait dengan piutang, contoh- contoh resiko tersebut akan disebutkan secara ringkas.

a) Pemberian kredit kapada calon konsumen yang secara financial tidak layak untuk diberikan kredit. Mengantisipasi hal ini maka kepada surveyor diharapkan meminta salinan pembayaran rekening lstrik, air dan telepon pembayaran terakhir. Dan diharuskan kepada surveyor untuk mendatangi rumah calon konsumen secara langsung. Untuk konsumen yang sudah berumah tangga akan selalu dilakukan konfirmasi kepada isteri atau suami mengenai pengajuan kredit yang diajukan.

b) Kredit yang diberikan melewati batas yang telah ditentukan.

Tugas komite kredit untuk mengawasi hal ini dan internal auditor akan melakukan “cross check” terhadap penerimaan uang muka yang diterima oleh kasir.

c) Salah memasukkan data-data ke komputer.

Sebelum data-data tersebut disimpan maka karyawan yang bertugas memasukkan data, baik itu credit processor, staf akuntansi, dan

(62)

Account Receivable Operation, data tersebut harus diverifikasi oleh atasan masing-masing.

d) Kolektor tidak menyetorkan hasil penagihan.

Resiko ini diantisipasi dengan laporan hasil tagihan dan secara Account Receivable Controller akan melakukan konfirmasi via telepon atau melalui bantuan internal audit. Karyawan yang melakukan pelanggaran akan diberikan sanksi.

e) Penghapusan piutang tanpa persetujuan dari Branch Manager. Internal audit secara mendadak akan melihat memo penghapusan piutang untuk melihat apakah penghapusan piutang telah disetujui oleh Branch Manager.

f) Keterlambatan pembayaran angsuran.

Cara menanggulangi resiko ini, PT. Federal International Finance menciptakan program pemberian hadiah kepada konsumen yang membayar tepat waktu setiap 6 bulan sekali.

g) Ketidakmampuan konsumen mambayar angsuran.

Apabila konsumen menunggak lebih dari 3 (tiga) bulan maka bagian remedial akan melakukan pendekatan persuasive kepada konsumen yang menunggak. Apabila tidak berhasil, maka diambil tindakan penarikan fisik sepeda motor Honda. Sepeda motor Honda tarikan akan ditawarkan kepada konsumen untuk melakukan pelunasan terhadap piutangnya. Seandainya konsumen juga tidak

(63)

sanggup maka barang jaminan akan dijual dan dilakukan penghitungan pelunasan.

h) Persekongkolan konsumen yang menunggak dengan remedial. Mengantisipasi resiko ini adalah tugas bagian internal auditor dan bagian piutang untuk memastuikan mengapa bagian remedial tidak berhasil melakukan penarikan untuk kasus-kasus khusus maka PT. Federal International Finance akan menyewa “debt collector” untuk menyelesaikan masalah dengan konsumen yang “bandel”. 3) Informasi dan Komunikasi

Informasi yang dominan yang dihasilkan oleh PT. Federal International Finance adalah informasi pemberian kredit dan piutang. Pemrosesan transaksi, data dan informasi telah dilakukan dengan system on line. Masing-masing kantor cabang memperoleh program aplikasi dari kantor pusat yang mana tiap cabang tidak dibenarkan melakukan perubahan terhadap “master file” karena tiap perubahan atas program akan mengakibatkan data yang dimasukkan oleh cabang bersangkutan tidak dapat dibaca oleh program kantor pusat. Orang yang bertanggung jawab terhadap keamanan program ini adalah data coordinator & user trainer. Dalam hal pemrosesan data, tiap kepala bagian diberi wewenang melakukan perubahan atas data yang sudah diinput ke dalam komputer masih belum terekam ke file kantor pusat sebelum bagian data coordinator & user trainer melakukan transfer data pada sore hari. Perubahan atas data yang sudah ditransfer ke

(64)

kantor pusat tidak bias dilakukan tanpa ada permintaan oleh Branch Manager yang telah diotorisasi oleh kantor pusat.

Pemrosesan pertama kali dilakukan oleh bagian kredit. Dalam hal ini fungsi bagian kredit dalam memasukkan data mempunyai peran sangat penting karena data yang dimasukkan merupakan data dasar untuk pemrosesan selanjutnya. Bila informasi yamg dimasukkan salah maka hal ini akan mempengaruhi data dan informasi pada pemrosesan dibagian piutang maupun akuntansi. Bukti transaksi pertama kali adalah kontrak pembiayaan. Setiap kontrak pembiayaan yang diotorisasi akan diproses sehinggan menjadi piutang. Tiap konsumen akan diberi nomor kontrak, selanjutnya nomor kontrak inilah yang dipakai sebagai kata kunci dalam melakukan proses transaksi baik itu dalam pembayaran uang muka maupun pembayaran dalam angsuran. Pemberian nomor kontrak ini akan menghindari kesalahan apabila terdapat lebih dari 1 (satu) nama konsumen yang sama, dalam proses pencatatan piutang dan penerimaan kas dikenal bukti-bukti transaksi:

a) Kontrak Pembelian. Dokumen ini merupakan tanda bahwa telah terjadi suatu pembiayaan. Pengisian data ini dilakukan oleh bagian kredit dan data yang sudah terekam akan otomatis menimbulkan jurnal piutang.

(65)

b) Laporan Hasil Pembiayaan. Laporan ini akan mencatat berapa banyak pembiayaan yang sudah dilaksanakan. Laporan ini dapat dilihat setiap saat tanpa harus melakukan pencetakan.

c) Bon Kuning (kwitansi) untuk catatan transaksi penerimaan uang. d) Bon hijau untuk transaksi pengeluaran uang.

e) Laporan Kas dan Bank Harian. Laporan ini mencatat penerimaan dan pengeluaran kas dan bank setiap harinya. Khusus untuk laporan bank akan dilaksanakan Laporan Bank Rekonsiliasi bila terdapat perbedaan antara saldo bank dengan catatan perusahaan.

f) Kartu Piutang. Tiap-tiap konsumen akan mempunyai kartu piutang. Dari laporan ini akan dilihat histories pembayaran angsuran oleh konsumen.

g) Laporan Umur Piutang. Laporan ini digunakan untuk melihat proporsi dan kesehatan dari piutang sendiri.

Komunikasi dalam perusahaan meliputi pemberian keyakinan kepada setiap karyawan yang terlibat agar menyadari bahwa apa yang mereka lakukan sangat mempengaruhi dan berhubungan dengan kegiatan ke dalam dan ke luar perusahaan. Hal penting lainnya menyangkut komunikasi pada PT. Federal International Finance Cabang Medan adalah adanya komunikasi yang efektif antara setiap lapisan mulai dari Kepala Cabang sampai kepada level jabatan yang paling rendah. Kedekatan setiap pihak yang terlibat dalam organisasi

(66)

perusahaan menyebabkan efektifnya setiap penyampaian kebijakan dan tata tertib baik secara lisan maupun tulisan.

B. Analisis Hasil Penelitian

1. Analisa dan Evaluasi Struktur Organisasi

Secara umum struktur organisasi yang telah ditetapkan oleh perusahaan sudah baik, karena telah menunjukkan adanya pemisahan tugas dan tanggung jawab serta adanya pendelegasian wewenang. Struktur organisasi perusahaan disusun berbentuk garis lurus yang menunjukkan adanya kesatuan perintah dan kepemimpinan. Departementalisasi yang diterapkan oleh PT. Federal International Finance Cabang Medan berdasarkan fungsi yang dijalankan oleh masing-masing bagian saling menunjang satu sama lain. Hal ini dapat kita lihat dengan adanya fungsi ini maka kegiatan operasional menjadi lebih efisien dan ekonomis, dan tidak menimbulkan salah pengertian atau adanya rangkap pekerjaan untuk satu tugas tertentu karena masing-masing departemen sudah mempunyai tugas yang sudah ditetapkan terlebih dahulu. Selain itu struktur yang ada terlihat bahwa kepala cabang dibantu oleh 2 (dua) orang staf ahli yaitu internal audit dan sekretaris yang bertanggung jawab langsung ke kantor pusat. Kondisi ini membantu pihak manajemen puncak dalam memperoleh informasi yang sifatnya lebih independent tentang aktivitas yang dilakukan

(67)

oleh kantor cabang. Sebagai perusahaan pembiayaan yang mana piutang merupakan jantung perusahaan maka jelas terlihat adanya departemen khusus piutang menunjukkan bahwa PT. Federal International Finance Cabang Medan mempunyai komitmen yang kuat bahwa piutang tersebut harus dikelola dengan baik. Demikian juga dengan adanya bagian Remedial yang membantu operasional perusahaan dalam menangani konsumen-konsumen yang “bandel” dalam melaksanakan kewajibannya. 2. Analisa dan Evaluasi Prosedur Penjualan Kredit

Prosedur penjualan kredit pada perusahaan ini telah dilaksanakan dengan baik. Adanya costumer service yang menangani semua permintaan kredit menunjukkan adanya prosedur order penjualan. Untuk semua permohonan kredit, costumer service telah menentukan surveyor untuk melakukan survey tentang kelayakan calon konsumen. Setelah surveyor melengkapi data calon konsumen maka akan dilanjutkan dengan persetujuan kredit. Prosedur persetujuan kredit ini telah dibentuk perusahaan sebuah komite kredit yang berwenang untuk menentukan layak atau tidaknya calon konsumen diberi kredit. Kriteria utama untuk disetujui permohonan kredit bahwa pemohon memiliki sumber penghasilan yang tetap, dan pernyataan bahwa kendaraan tidak akan dibawa keluar dari daerah pembelian dan bila konsumen akan pindah maka harus memberitahukannya kepada pihak perusahaan. Prosedur penagihan dilakukan oleh departemen piutang dan pelaksana penagihan dilakukan oleh kolektor, dalam rosedur ini terkait fungsi penerimaam uang kas oleh

(68)

kasir. Setiap uang penagihan diterima oleh kasir dan setiap harinya akan disetor oleh bank. Prosedur pencatatan piutang melibatkan departemen kredit dan departemen akuntansi. Suatu piutang akan otomatis muncul bila departemen kredit telah memasukkan data kredit yang telah disetujui dan transaksi pencatatan diotorisasi oleh credit support dan untuk proses selanjutnya yaitu penerimaan kas dilaksanakan oleh bagian akuntansi. Uraian diatas menunjukkan bahwa prosedur order penjualan, prosedur persetujuan kredit, prosedur pengiriman, prosedur penagihan, prosedur pencatatan piutang dan prosedur distribusi penjualan telah dimiliki dan dijalankan oleh PT. Federal International Finance Cabang Medan dalam praktek penjualan kredit mereka.

3. Analisa dan Evaluasi Pengendalian Intern Piutang Usaha a. Pengendalian Lingkungan

PT. Federal International Finance Cabang Medan merupakan perusahaan yang produknya ialah jasa pemberian kredit, dan dalam menyalurkan jasa kredit adalah dengan prinsip kehati-hatian. Hal ini terlihat dengan adanya surveyor yang ditugaskan untuk mendapat informasi sebanyak mungkin mengenai calon konsumen terutama masalah kemampuan financial calon konsumen. Motto dalam menyalurkan kredit bagi PT. Federal International Finance Cabang Medan yaitu kredit yang sehat artinya bahwa perusahaan bukan mencari konsumen sebanyak-banyaknya melainkan mencari konsumen yang mempunyai kemampuan membayar kembali kreditnya. Membaca

(69)

motto ini saja secara tidak langsung dapat terlihat bahwa perusahaan mempunyai pengendalian lingkungan yang baik, dengan diseleksinya calon konsumen setidaknya memudahkan dalam hal penagihan piutang kelak.

PT. Federal International Finance Cabang Medan memiliki peraturan yang memuat aturan-aturan yang harus dipatuhi oleh setiap orang yang berada dalam manajemen. Peraturan tersebut mencantumkan kebijakan dan tata tertib yang harus dijalankan, serta sanksi-sanksi yang akan dijatuhkan bila terjadi pelanggaran. PT. Federal International Finance Cabang Medan menyadari bahwa faktor sumber daya manusia merupakan salah satu faktor yang sangat penting dalam menjalankan operasional perusahaan. Sehingga dalam merekrut calon karyawan perusahaan telah menetapkan langkah-langkah penyeleksian yang ketat sehingga diharapkan karyawan yang diterima merupakan orang-orang yang memenuhi kriteria yang mendukung pencapaian tujuan perusahaan. Perkembangan dan pelatihan karyawan yang sudah diterima bekerja selalau diperhatikan. Selain itu adanya tunjangan seperti Tunjangan Hari Raya, Tunjangan Kesehatan dan Bonus merupakan alat bagi perusahaan dalam membangkitkan motivasi kerja dan rasa loyalitas karyawan terhadap perusahaan. Apabila perusahaan telah memberikan berbagai fasilitas kepada karyawan, perusahaan juga menuntut tanggung jawab dari karyawan. Adanya internal audit pada PT. Federal International Finance Cabang Medan

(70)

juga sangat mempengaruhi keefektifan pengendalian intern piutang karena selain penugasan yang dilakukan secara rutin setiap hari, internal audit juga melakukan pemeriksaan secara mendadak dan tanpa pemberitahuan terlebih dahulu. Hal ini akan membuat semua orang dicabang selalu siap untuk diaudit.

b. Penetapan Resiko

Sebagai perusahaan pembiayaan resiko tertinggi yang dihadapi oleh perusahaan adalah tidak tertagihnya piutang. Mengatasi hal ini, PT. Federal International Finance Cabang Medan telah mengantisipasinya dengan membuat suatu departemen khusus untuk menangani konsumen yang benar-benar tidak mampu melakukan kewajiban pembayarannya. Tindakan yang dilakukan yaitu dengan menarik fisik kendaraan dan menjualnya kembali, kemudian hasil penjualan digunakan untuk menutupi sisa hutang konsumen pada perusahaan. Resiko yang lain seperti tidak disetornya uang hasil penagihan kolektor ke kasir, diantisipasi perusahaan dengan cara pemberian hadiah untuk konsumen yang membayar tepat pada waktunya. Konsumen tentunya akan menuntut bila adanya perbedaan pencatatan tanggal pembayaran antara perusahaan dengan kartu angsuran yang ada pada konsumen. Internal auditor juga mengawasi apakah uang yang diterima oleh kasir telah disetor ke bank dengan melihat laporan bank keesokkan harinya.

(71)

Selain itu resiko atas kesalahan atas administrasi piutang dilakukan perusahaan dengan adanya pemeriksaan secara continue terhadap kartu angsuran masing-masing konsumen. Cara menghindari adanya resiko, data dikomputer dirubah tanpa adanya otorisasi karyawan yang berwenang digunakan kata sandi. Kebijaksanaan pemberian kata sandi untuk memasuki program computer juga merupakan tindakan penetapan resiko yang baik. Dengan adanya kata sandi ini maka tidak sembarang pegawai dapat melakukan perobahan atas catatan perusahaan. c. Informasi dan Komunikasi

PT. Federal International Finance Cabang Medan menggunakan pencatatan segala jenis transaksi keuangan dan non keuangan ke dalam dokumen. Dokumen yang pertama kali berfungsi sebagai dasar pencatatan adalah aplikasi permohonan kredit. Dari dokumen ini akan tersedia informasi yang berguna bagi pemrosesan data selanjutnya. Data mengenai konsumen akan dicatat dalam aplikasi permohonan kredit dan komunikasi yang diterapkan perusahaan telah cukup baik. Sistem komunikasi lengkap dengan digunakannya dokumen rangkap oleh perusahaan dalam mencatat terjadinya suatu transaksi, terutama transaksi yang menyangkut dengan pembayaran angsuran. Setiap pembayaran angsuran maka konsumen harus menerima kwitansi asli. Hal ini tentu saja membantu tindakan pengawasan seandainya ada perbedaan antara konsumen dengan catatan perusahaan. Selain itu

(72)

dokumen akan didistribusikan sesuai dengan kebutuhan pemrosesan data selanjutnya.

Adanya sistem komputerisasi yang sudah on line terhadap semua transaksi yang terjadi menyebabkan arus informasi dan komunikasi antar bagian semakin cepat. Setiap saat karyawan yang berkompeten dalam melihat transaksi yang terjadi ke dalam system komputer sehingga mempermudah dalam pengambilan keputusan. Terutama dalam kegiatan akhir bulan. Posting tidak lagi dilakukan secara manual. Bagian akuntansi tinggal memproses secara komputerisasi kegiatan posting. Demikian juga dalam membuat laporan laba rugi, semuanya sudah dilakukan dengan bantuan program computer, karena semua data dan transaksi dilakukan secara komputerisasi, maka bagian accounting melakukan kegiatan “back-up” data komputer setiap sorenya. Hal ini merupakan tindakan antisipasi atas kerusakan atau kehilangan data baik yang sengaja maupun tidak sengaja.

d. Aktivitas Pengendalian

Aktivitas pemrosesan data yang dilakukan oleh PT. Federal International Finance Cabang Medan dijalankan secara komputerisasi dengan system on line. Pengendalian Umum (General Control) yang meliputi organisasi, prosedur dan standar untuk perubahan program, pengembangan system dan pengoperasian fasilitas pengolahan data tergambar dari aktivitas perusahaaan. Fungsi perancangan system dan penyusunan program berada dibawah otorisasi kantor pusat. Kantor

(1)

Federal International Finance memberikan insentif hanya diberikan kepada surveyor dan kolektor. Kepada surveyor, insentif diberikan berdasarkan calon konsumen yang disetujui berdasarkan hasil survey sedangkan kolektor diberikan insentif berdasarkan hasil penagihan. Khusus untuk surveyor, guna menghindari pemalsuan data-data dari calon konsumen agar semua hasil surveynya disetujui, maka setiap konsumen yang menunggak dari hasil survey surveyor akan dijadikan “negative point” dimana surveyor tersebut akan menerima bonus yang lebih sedikit dibanding dengan surveyor yang hasil pembayaran atas konsumen yang disurvey tidak menunggak. Kepala Cabang akan menilai hasil kerja masing-masing karyawan 2 (dua) kali dalam setahun. Hasil penilaian ini akan mempengaruhi pemberian bonus dan gaji untuk tahun berikutnya. Jadi media ini dapat digunakan untuk mereview hasil kerja masing-masing karyawan dalam dua periode.

5) Monitoring

Semua penyimpangan tidak terlepas dari tanggung jawab Branch Manager, untuk itu dalam membantu tugas-tugasnya dalam memastikan apakah setiap prosedur yang ditetapkan perusahaan telah dijalankan oleh karyawan maka ditunjukklah internal auditor sebagai pihak yang membantu dalam melaksanakan pengendalian intern. Beberapa bentuk hasil

(2)

pemantauan yang dilakukan oleh internal auditor ditemukannya piutang yang telah menunggak 6 (enam) bulan tetapi belum dilakukan penarikan terhadap fisik kendaraan. Contoh lain pemantauan dari internal auditor yaitu uang hasil penagihan tidak diserahkan ke kasir pada hari penagihan disebabkan kasir telah menutup “cash box” dan menyimpan ke dalam lemari penyimpanan. Hasil pemeriksaan oleh internal auditor tidak dapat dipengaruhi oleh kepala cabang sebagai pedoman untuk memonitor aktivitas operasional masing-masing karyawan dan melakukan tindakan perbaikan untuk penyempurnaan pengendalian intern yang sudah ada serta memberikan sanksi kepada karyawan yang melakukan tindak pelanggaran.

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

Berdasarkan uraian, analisis dan evaluasi yang telah dikemukakan penulis pada bab - bab sebelumnya, maka pada bab ini penulis akan mengemukakan kesimpulan dan saran yang mencakup penulisan skripsi ini. Kesimpulan dan saran yang penulis ambil berdasarkan analisis dan evaluasi penulis terhadap kekuatan dan kelemahan pengendalian intern piutang usaha yang diterapkan perusahaan.

(3)

Pengendalian intern piutang pada PT. Federal International Finance Cabang Medan telah diterapkan dengan baik dan efektif berdasarkan pada alasan-alasan yang dibuat berdasarkan pengamatan.

1. PT. Federal International Finance Cabang Medan telah mempunyai struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. Prinsip-prinsip pemisahan tugas yang dibutuhkan untuk mendukung pengendalian intern piutang. Secara umum, telah dilakukan pemisahan fungsi pencatatan, pelaksanaan, dan penyimpanan serta prosedur telah didesain sedemikian rupa agar setiap transaksi tidak bisa diproses oleh satuorang sehingga dapat meminimalkan tingkat penyelewengan.

2. Dilihat dari prosedur penjualan kredit dan kebijaksanaannya, PT. Federal International Finance Cabang Medan telah disusun dengan memenuhi persyaratan pengendalian intern yang efektif. Adanya komite kredit yang menilai kelayakan calon konsumen berdasarkan hasil survey dari seorang surveyor menunjukkan bahwa PT. Federal International Finance Cabang Medan tidak sembarangan dalam melakukan penjualan kredit.

3. PT. Federal International Finance Cabang Medan dalam melakukan pengendalian intern piutangnya telah menetapkan dan menilai berbagai resiko yang kemungkinan terjadi terhadap kelancaran penagihan piutang usahanya. Penilaian resiko telah dilaksanakan oleh pihak manajemen secara continue dan dipantau sepanjang aktivitas yang telah dilakukan oleh perusahaan.

(4)

4. Data dan informasi yang dihasilkan sepanjang aktivitas yang dilakukan oleh PT. Federal International Finance Cabang Medan terutama dalam hal piutang usaha telah diidentifikasi, dikumpulkan, dan dikomunikasikan ke berbagai pihak yang membutuhkan tepat pada waktunya. Perusahaan telah menggunakan system komputerisasi secara on line sehingga memudahkan dalam hal pengambilan keputusan.

5. PT. Federal International Finance Cabang Medan telah mendokumentasikan semua transaksi yang berhubungan dengan piutang usaha, dan memiliki catatan serta laporan yang membantu manajemen dalam pengambilan keputusan terhadap masalah yang berkaitan dengan piutang usaha.

6. Pengecekan independent telah dilaksanakan dengan mencocokkan laporan-laporan yang dibuat oleh masing-masing bagian. Pengecekan untuk penambahan piutang baru dilakukan oleh bagian kredit dengan bagian piutang. Demikian juga terhadap saldo piutang dilakukan berdasarkan data yang diinput oleh bagian akuntansi dengan laporan piutang yang dimiliki oleh bagian piutang.

7. PT. Federal International Finance Cabang Medan mengadakan evaluasi dan penilaian terhadap kinerja setiap karyawannya 2 kali dalam setahun. Sedangkan review terhadap piutang usaha dilakukan secara continue sepanjang aktivitas perusahaan

(5)

masing karyawan. Terdapat kurangnya rotasi kerja sehingga menimbulkan kejenuhan dikalangan surveyor dan kolektor.

9. Dilihat dari aktiva pada tahun 2006 dan 2005, PT. Federal International Finance Cabang Medan mengalami peningkatan, hal ini menunjukkan bahwa dalam pengelolaan terhadap piutangnya, PT. Federal International Finance Cabang Medan semakin baik.

B. Saran

Berdasarkan pengamatan diatas maka saran yang dapat diberikan oleh penulis adalah perusahaan perlu mempertimbangkan bentuk pengecekan independent terhadap saldo piutang dengan mengirimkan secara periodik daftar piutang kepada konsumen. Hal ini berkaitan dengan manfaat yang diperoleh perusahaan (costs versus benefits). Sebagai bahan pertimbangan berikutnya, perusahaan sebaiknya membuat rotasi kerja secara berkala sehingga dengan adanya rotasi kerja akan mengurangi rasa jenuh dalam bekerja, selain itu juga merupakan tindakan untuk menilai apakah karyawan telah bekerja sesuai dengan peraturan dan prosedur yang telah ditetapkan perusahaan.

(6)

DAFTAR PUSTAKA

Ikatan Akuntan Indonesia, 2004. Standar Akuntansi Keuangan, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.

Kieso, Donald E, Jerry J. Weygandt, Terry D. Warfield, 2002. Akuntansi Intermediate, Edisi Kesepuluh, Terjemahan Gina Grahia dan Ichsan Setiyo Budi, Erlangga, Jilid Tiga, Jakarta.

Mulyadi, 2001. Sistem Akuntansi, Edisi Ketiga, Cetakan Ketiga, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.

Niswonger, Rollin C, Carl S. Warren, James M. Reeve, Philip E. Fees, 2005. Accounting Principle, Edisi 21, Terjemahan Llyginus Raswinarto, Jakarta.

Romney, Marshall B, and Steinbert, Paul John, 2003. Accounting Information Systems, Edisi Kesembilan, Terjemahan Dewi Fitriasari dan Deny Arnos Kwari, International Edition, Prentice Hall, New Jersey.

Stice, Earl K, James D. Stice dan K Fred Skousen, 2001. Intermediate Accounting, Edisi Kelima Belas, Terjemahan Safrida R. Parulian dan Ahmad Maulana, Salemba Empat, Buku 1, Jakarta.

Sugiono, 2004. Metode Penelitian, Cetakan Ketujuh, Penerbit Alfabeta, Bandung.

Ikatan Akuntan Indonesia, 2004. Standar Akuntansi Keuangan, Penerbit Salemba Empat, Jakarta

Pengendalian Intern Atas Penjualan Kredit Dan Piutang Usaha Pada PT. Federal International Finance Cabang Medan

PENGENDALIAN INTERN ATAS PENJUALAN KREDIT DAN

PIUTANG USAHA PADA PT. FEDERAL INTERNATIONAL

FINANCE CABANG MEDAN

PERNYATAAN

ABSTRAK

ABSTRACT

DAFTAR ISI

DAFTAR GAMBAR

ABSTRAK

ABSTRACT

BAB I

PENDAHULUAN

Parts

Dokumen yang terkait

Penyelesaian Kredit Pembelian Sepeda Motor Bermasalah(Studi Kasus Pt. Federal International Finance Cabang Medan)

Analisis Pengendalian Intern Atas Sistem Akuntansi Penjualan Kredit dan Penagihan Piutang Pada PT. Indojaya Agrinusa Medan.

Pengendalian Intern Penjualan Kredit Dan Penagihan Piutang Pada PT.Indomobil Finance Cabang Padang Sidempuan.

Hubungan Pengawasan Piutang Dengan Likuiditas Pada PT. Federal International Finance (PT. FIF) Kantor Cabang Medan

Peranan Pengendalian Intern Piutang Dalam Meminimalkan Kerugian Pada PT. Federal International Finance (FIF) Cabang Medan

Analisis Sistem Informasi Pengelolaan Piutang untuk Meminimalkan Piutang Tak Tertagih pada PT Federal International Finance Cabang Pekanbaru

Analisa Prosedur Persetujuan Kredit Dalam Memperkecil Resiko Kerugian Piutang Tak Tertagih Pada Pt.Federal International Finance (Fif) Cabang Kisaran

Prosedur Pembiayaan kendaraan Bermotor Roda Dua Atas Pengakuan Piutang Dan Pendapatan Pada PT. Federal International Finance Cabang Bandung

ANALISIS PENGENDALIAN INTERN PIUTANG USAHA PADA PT ADIRA FINANCE CABANG MANADO

Proses pemberian kredit pada pt federal international finance cabang rungkut - Perbanas Institutional Repository

Dukungan

Links

Pengendalian Intern Atas Penjualan Kredit Dan Piutang Usaha Pada PT. Federal International Finance Cabang Medan

PENGENDALIAN INTERN ATAS PENJUALAN KREDIT DAN

PIUTANG USAHA PADA PT. FEDERAL INTERNATIONAL

FINANCE CABANG MEDAN

PERNYATAAN

ABSTRAK

ABSTRACT

DAFTAR ISI

DAFTAR GAMBAR

ABSTRAK

ABSTRACT

BAB I

PENDAHULUAN

Parts

Dokumen yang terkait

Penyelesaian Kredit Pembelian Sepeda Motor Bermasalah(Studi Kasus Pt. Federal International Finance Cabang Medan)

Analisis Pengendalian Intern Atas Sistem Akuntansi Penjualan Kredit dan Penagihan Piutang Pada PT. Indojaya Agrinusa Medan.

Pengendalian Intern Penjualan Kredit Dan Penagihan Piutang Pada PT.Indomobil Finance Cabang Padang Sidempuan.

Hubungan Pengawasan Piutang Dengan Likuiditas Pada PT. Federal International Finance (PT. FIF) Kantor Cabang Medan

Peranan Pengendalian Intern Piutang Dalam Meminimalkan Kerugian Pada PT. Federal International Finance (FIF) Cabang Medan

Analisis Sistem Informasi Pengelolaan Piutang untuk Meminimalkan Piutang Tak Tertagih pada PT Federal International Finance Cabang Pekanbaru

Analisa Prosedur Persetujuan Kredit Dalam Memperkecil Resiko Kerugian Piutang Tak Tertagih Pada Pt.Federal International Finance (Fif) Cabang Kisaran

Prosedur Pembiayaan kendaraan Bermotor Roda Dua Atas Pengakuan Piutang Dan Pendapatan Pada PT. Federal International Finance Cabang Bandung

ANALISIS PENGENDALIAN INTERN PIUTANG USAHA PADA PT ADIRA FINANCE CABANG MANADO

Proses pemberian kredit pada pt federal international finance cabang rungkut - Perbanas Institutional Repository

Dokumen yang Anda mencari sudah siap untuk unduhkan