c. Konfirmasi Piutang lampiran 17 d. Nota Serah Terima Faktur
e. Bukti Pembayaran Tanda Terima Pembayaran lampiran 18 f. Laporan Penjualan Bulanan lampiran 19
Dokumen dalam penjualan kredit dan penagihan piutang beserta jenis formulir yang digunakan disajikan dalam lampiran
Catatan Akuntansi yang digunakan dalam penagihan piutang adalah : a.
Jurnal penjualan b.
Jurnal umum c.
Jurnal penerimaan kas d.
Kartu piutang
3. Pengendalian Intern Penjualan Kredit Dan Penagihan Piutang
Komponen dari struktur pengendalian intern ada lima, yaitu : a.
Lingkungan Kontrol b.
Penilaian resiko c.
Informasi dan Komunikasi d.
Pengawasan e.
Kegiatan Kontrol Dalam hal ini penulis akan menjelaskan penerapan dari komponen
pengendalian intern pada perusahaan, khususnya dalam pengendalian intern atas penjualan kredit dan penagihan piutang.
Universitas Sumatera Utara
a. Lingkungan Kontrol Elemen-elemen yang penting terhadap lingkungan kontrol meliputi :
1 Integritas dan nilai etika manajemen
Manajemen perusahaan menerapkan Standard Operating Prosedur SOP yang disesuaikan berdasar ISO 9001 yang telah dimiliki perusahaan. Jadi seluruh
kebijakan, prosedur dan aktifitas manajemen perusahaan harus sesuai dengan SOP sebagai dasar dari seluruh kegiatan perusahaan. Dalam SOP tercantum masalah
integritas dan etika manajemen dimana disebutkan bahwa etika manajemen mencerminkan nama baik perusahaan yang harus dijaga dengan integritas yang
kuat. 2
Struktur organisasi Penciptaan struktur organisasi yang efektif dalam suatu perusahaan jelas
mendorong dan membantu pelaksanaan kegiatan operasional perusahaan. Dengan adanya struktur organisasi berarti telah terdapat pembagian tugas dan tanggung
jawab yang jelas antara tiap bagian. Pada perusahaan ini jelas terlihat dalam struktur organisasinya adanya pembagian tugas yang jelas dan tiap prosedur
didukung oleh dokumen-dokumen yang sah. 3
Partisipasi dewan direktur organisasi dan komite audit Pada perusahaan ini tidak terdapat komite audit, karena perusahaaan ini
merupakan perusahaan anak. Pada perusahaan induk terdapat komite audit dan bertugas melakukan internal audit terhadap perusahaan anak setiap enam bulan
sekali.
Universitas Sumatera Utara
4 Filosofi manajemen dan gaya operasi
Manajemen dalam hal ini khususnya PT. Indojaya Agrinusa selalu mengadakan pengawasan yang efektif terhadap kemungkinan terjadinya penyelewengan dan
menerapkan kebijakan dalam operasional perusahaan. 5
Prosedur pemberian tanggung jawab dan otoritas Menurut SOP yang diterapkan oleh manajemen, ada beberapa tujuan dan fungsi
pembagian wewenang yang berkaitan dengan penjualan kredit dan penagihan piutang, yaitu :
a Memberi batasan seberapa besar seorang pejabat memiliki wewenang dan
tanggung jawab. b
Berperan dalam menunjang tertib administrasi, sehingga kecurangan dan kesalahan yang mungkin timbul dapat dihindari sedini mungkin.
c Ikut serta menjalankan fungsi pengawasan
d Mendorong untuk dipatuhinya kebijakan manajemen yang telah ditetapkan
serta menjaga keberhasilan pengendalian intern. 6
Metode manajemen dalam menilai kinerja Dalam hal ini manajer setiap bagian memiliki fungsi dan wewenang untuk
mengawasi dan menilai kinerja bawahannya sesuai prestasi kerja. Hal ini dijadikan acuan bagi manajer untuk membuat rekomendasi promosi jabatan atau
kenaikan gaji. Hal ini tertuang dalam laporan manajer setiap bagian yang nantinya akan dievaluasi setiap bulannya.
Universitas Sumatera Utara
7 Pengaruh eksternal
Perusahaan walaupun telah mencapai sukses tidak terlepas dari pengaruh eksternal. Pengaruh eksternal ini dapat berupa peraturan pemerintah, keadaan
sosial politik dan keberadaan pesaing, yang mempengaruhi kegiatan perusahaan baik langsung maupun tidak langsung.
8 Kebijakan dan praktek organisasi dalam manajemen sumber daya manusia
Sumber daya manusia pada masa sekarang ini merupakan hal yang penting. Oleh karena itu perusahaan menetapkan proses rekrutmen yang ketat agar karyawan
yang diterima sesuai dengan standard yang diharapkan perusahaan. Kemudian untuk meningkatkan kualitas karyawan, perusahaan secara rutin mengadakan
training atau pelatihan bagi karyawan.
b. Penilaian Resiko Penetapan resiko dalam kegiatan operasional perusahaan, khususnya pada
penjualan kredit dan penagihan piutang tidak terlepas dari kemampuan manajemen dalam mengidentifikasi, menganalisa hal-hal yang mungkin terjadi
dari kesalahan penerapan pengendalian intern. Dengan kata lain apabila hal ini terjadi dapat mengakibatkan kerugian bagi perusahaan. Resiko yang mungkin
timbul dari dilaksanakan pengawasan pasti selalu ada, dan dalam hal ini manajemen dapat mengatasi dengan terlebih dahulu mengidentifikasinya
sekaligus menganalisa dan mencegah terjadinya kesalahan pada saat dijalankan pengendalian tersebut.
Universitas Sumatera Utara
c. Informasi dan Komunikasi Informasi yang dimaksud adalah sistem akuntansi yang diterapkan dalam
perusahaan, metode, catatan yang digunakan untuk mengidentifikasi, menganalisa, menggolongkan, mencatat dan melaporkan setiap transaksi dan
menyelenggarakan pertanggung jawaban atas asset perusahaan. Komunikasi meliputi pemberian keyakinan pada karyawan yang terkait dalam penjualan kredit
dan penagihan piutang bahwa apa yang dilakukan sangat mempengaruhi dan berhubungan dengan kegiatan ke dalam dan ke luar perusahaan.
d. Pengawasan Pengawasan merupakan penilaian atas terlaksananya pengendalian intern
yang telah dijalankan perusahaan. Pengawasan ini dapat dilaksanakan pada saat berlangsungnya kegiatan operasional perusahaan atau dapat dijalankan secara
periodik. Pada PT. Indojaya Agrinusa pelaksanaan pengawasan dilakukan pada saat
berlangsungnya kegiatan perusahaan. Hal ini bertujuan apabila terjadi kesalahan dapat langsung dikoreksi. Selain itu manajer setiap bagian membuat laporan yang
dievaluasi setiap bulannya.
e. Kegiatan Kontrol Kegiatan kontrol dibagi dua bagian yaitu kontrol komputer dan kontrol fisik.
1 Kontrol Komputer Kontrol komputer meliputi kontrol atas pusat data,
organisasi, database, pengembangan sistem, dan pemeliharaan program. Pada
Universitas Sumatera Utara
perusahaan ini dilakukan kontrol komputer setiap paginya untuk mengecek setiap program dan sistem yang ada. Kontrol ini dilakukan oleh pihak independen yang
merupakan konsultan perusahaan dalam bidang teknologi informasi. Selain itu setiap komputer memiliki password yang hanya diketahui oleh pemilik komputer
untuk menghindari terjadinya penyusupan pada data-data perusahaan yang terdapat dalam database komputer.
2 Kontrol Fisik. Jenis kegiatan kontrol ini berkaitan dengan sistem akuntansi
tradisional yang menerapkan prosedur manual. Kontrol fisik terbagi atas : a
Otorisasi transaksi Otorisasi harus diberikan oleh pejabat yang berwenang. Dalam hal ini perusahaan
telah melakukan pemberian otorisasi sesuai dengan prosedur dan kebijakan perusahaan.
b Pemisahan tugas
Dengan melihat struktur organisasi terdapat pemisahan fungsi yang jelas pada setiap bagian. Dengan adanya pembagian tugas ini, maka dapat dihindari
kesalahan baik dalam hal penjualan, penagihan, pengiriman maupun pencatatannya karena adanya kroscek otomatis.
c Supervisi
Supervisi merupakan kegiatan pengawasan yang dilakukan kepada karyawan dan dilaksanakan pada saat kegiatan operasi perusahaan berlangsung. Dalam setiap
departemen, terdapat jabatan supervisor yang berada satu tingkat di bawah manajer. Supervisor bertugas untuk mensupervisi segala kegiatan dalam bagian
Universitas Sumatera Utara
tersebut dan manajer bertugas untuk mensupervisi kegiatan dari supervisor tersebut.
d Catatan Akuntansi
Faktor terpenting dari kontrol fisik adalah adanya dokumen atau catatan yang memadai. Hal ini disebabkan karena yang menjadi bukti nyata apabila terjadi
penyelewengan hanyalah dokumen dan catatan yang menyangkut setiap transaksi. Misalnya pada PT. Indojaya Agrinusa telah menggunakan formulir bernomor urut
tercetak sehingga pemakaiannya dapat dipertanggung jawabkan. e
Kontrol akses Untuk menjaga tidak terjadinya kehilangan baik berupa assets perusahaan maupun
dokumen dan catatannya, maka perusahaan menetapkan agar seluruh dokumen dan catatan disimpan dalam arsip yang telah disediakan.
f Verifikasi independen
Prosedur verifikasi adalah pengecekan independen terhadap sistem akuntansi untuk mengidentifikasi kesalahan dan salah penafsiran. Dalam perusahaan ini
verifikasi independen dilakukan oleh komite audit dari perusahaan induk yang dilakukan setiap enam bulan sekali.
Pengendalian intern merupakan suatu sistem yang teriri dari kontrol preventif, kontrol deteksi dan tindakan korektif. Kontrol preventif yaitu teknik
pasif yang di desain untuk mengurangi frekuensi munculnya peristiwa yang tidak diinginkan. Sedangkan kontrol deteksi yaitu teknik dan prosedur yang
mengidentifikasikan peristiwa yang tidak diinginkan yang terlepas dari kontrol
Universitas Sumatera Utara
preventif, sedangkan tindakan korektif yaitu langkah yang diambil sehubungan dengan temuan yang terdeteksi berupa perbaikan terhadap masalah yang timbul.
Seperti sudah disebutkan sebelumnya bahwa PT. Indojaya Agrinusa menerapkan SOP sebagai landasan dalam setiap kegiatan manajemen dan aktifitas
perusahaan. Pengendalian intern merupakan salah satu sistem yang dibahas dalam SOP. Apabila ditemukan kesalahan misalnya dalam pencatatatan atau
penyelewengan maka akan di bahas dalam rapat manajemen yang diadakan sebulan sekali. Seandainya temuan tersebut berupa kesalahan pencatatan maka
akan ditelusuri dan diverifikasi setiap dokumen pendukung untuk menentukan apakah murni kesalahan pencatatan atau adanya unsur penyelewengan.
B. Analisis dan Evaluasi 1. Sistem Akuntansi Penjualan Kredit dan Penagihan Piutang
Dalam pelaksanaan prosedur penjualan kredit yang efektif harus terdapat pemisahan tugas antara bagian-bagian yang terkait. Pada PT. Indojaya Agrinusa,
transaksi penjualan kredit dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi kredit, fungsi pengiriman, fungsi gudang, fungsi penagihan dan fungsi akuntansi. Setiap
bagian berperan sesuai dengan fungsi dan tanggung jawabnya, selain itu masing- masing bagian menjalankan fungsi pengawasan dan pengendalian terhadap bagian
lain. Dalam prosedur penjualan kredit PT. Indojaya Agrinusa, terdapat
kebijakkan perusahaan bahwa otorisasi pemberian kredit dilakukan oleh bagian penjualan berdasarkan data-data dari bagian credit control. Kebijakan ini diambil
Universitas Sumatera Utara
