20 program magang ini, mahasiswa ditempatkan di Human Resources Division pada Seksi Komunikasi,
Departemen Industrial Relations. Jadwal kegiatan IPUS secara umum dan detail masing-masing tercantum pada Lampiran 2a dan 2b serta Action Plan mahasiswa tersaji dalam Lampiran 3.
5.1.2 Human Resources Division
Human Resource Division memiliki 5 departemen, yaitu, Human Resource Planning and Development Department, Toyota Trainning Center Department TTC, Remuneration and Data
Center Department, Medical Care Department MC, dan Industrial Relations Department IR. Masing-masing departmen memiliki fungsi pokok yang berbeda,tetapi mempunyai satu komitmen dan
tujuan yang sama, yaitu, meningkatkan produktivitas kerja, baik kualitas maupun kuantitas, agar sesuai dengan standar kinerja yang diterapkan oleh perusahaan.
Human Resource Planning and Development Department HRPD merupakan departemen yang bertanggung jawab dalam merencanakan dan membangun sumber daya manusia yang
berkualitas, serta menyeleksi dan menerima karyawan sesuai kebutuhan organisasi. Pada HRPD terdapat empat bagian, yaitu Career and Organization Development Section, Recruitment and
University Relationship Section, Staffing Section, TNA and Performance Management Section. Toyota Training Center Department TTC adalah departemen dalam HRD yang bertanggung-
jawab dalam melatih kemampuan karyawan dengan ketrampilan yang dimiliki agar menghasilkan karyawan yang produktif. Sasaran pelatihan adalah tenaga kerja dapat menguasai tugas dan tanggung
jawab, serta mampu mencapai target yang ada. Pada TTC terdapat empat section seksi, yaitu Administration and Overseas Training Section, Shop Floor Training and Safety Training Section,
Middle Management and Leadership Training Section, dan Quality Control Development and Culture Training Section.
Remuneration and Data Center Department REM adalah departemen di HRD yang bertanggung-jawab atas berbagai hal yang berhubungan dengan pembayaran dan penyimpanan
berbagai data tenaga kerja. Pembayaran tersebut meliputi gaji, pajak dan jamsostek, pinjaman, asuransi, kesejahteraan karyawan, serta kebijakan lain yang berhubungan dengan biaya tenaga kerja.
Sedangkan data yang disimpan dan dijaga adalah seluruh data yang berkaitan dengan tenaga kerja, seperti berkas-berkas lamaran, surat kontrak, hasil pemeriksaan kesehatan, serta bukti-bukti
pembayaran gaji karyawan. Pada REM terdapat tiga seksi, yaitu Reward, Policy and System Section, HR Services Benefit and Welfare Section dan Data Management and System and Payroll Section.
Medical Care Department MC merupakan departemen yang bertanggung jawab dalam menangani berbagai masalah terkait kesehatan karyawan. Permasalahan tersebut mencangkup
monitoring dan perawatan kesehatan, opname, pemeriksaan fisik, penyediaan fasilitas kesehatan, kampanye kesehatan, serta penanganan penyakit. MC bekerja sama dengan beberapa rumah sakit
untuk memberikan penanganan dan perawatan kepada karyawan maupun keluarganya yang sakit atau mengalami kecelakaan. Pada Medical Care Departement, terdapat tiga seksi, yaitu Medical Service
Section, Medical Promotion Section, dan Medical Treatment Section. Industrial Relations Department IR menjadi jembatan penghubung antara karyawan dan
serikat pekerja dengan pihak perusahaan, guna menciptakan hubungan yang harmonis satu sama lain. Pada IR terdapat 5 seksi, yaitu Administration and Event Section, Employment Regulation Section,
Communication Section, Supplier Support Section, dan HR Representative Section.
5.1.3 Seksi Komunikasi, Departemen Industrial Relations
Hubungan industrial adalah suatu sistem penghubung yang terbentuk antara pelaksana dalam proses produksi barang-barang dan jasa, yaitu unsur perusahaan, pekerja dan pemerintah, dan didasari
21 UU no. 13 tahun 2003. Lingkup hubungan industrial adalah
masalah ekonomi, sosial, kebijakan, dan budaya, baik yang terkait secara langsung maupun tidak langsung pada para karyawan dan pengusaha.
Fungsi Hubungan Industrial secara umum adalah menjamin kelancaran produksi, mewujudkan dan menjaga ketenangan di tempat kerja, serta mencegah dan menghindari munculnya konflik.
Keharmonisan dalam hubungan industrial ini menjadi tanggung jawab dari Industrial Relations IR Department. Segala upaya dilakukan untuk menjaga kestabilan lingkungan kerja yang kondusif,
mulai dari penyelenggaraan berbagai kegiatan yang mempererat rasa kekeluargaan, hingga pengadaan berbagai saluran komunikasi. Seluruh upaya tersebut dipegang oleh lima seksi dalam Departemen IR,
seperti yang telah disebutkan sebelumnya. Salah satu seksi dalam Departemen IR tersebut adalah Seksi Komunikasi. Seksi ini
bertanggung jawab dalam penyelenggaraan saluran komunikasi di PT. TMMIN. Saluran komunikasi tersebut selain menjaga lingkungan kerja yang kondusif, juga menjadi sarana penyalur berbagai
informasi, baik dari maupun untuk karyawan atau pihak manajemen perusahaan. Wujud dari saluran komunikasi tersebut adalah media cetak dan forum.
Media cetak yang digunakan oleh Seksi Komunikasi adalah majalah dinding dan majalah internal PT. TMMIN. Majalah dinding digunakan untuk menyampaikan berbagai informasi,
diantaranya yaitu kegiatan perusahaan, perlombaan, peraturan baru, dan berbagai pengumuman lainnya. Majalah dinding ini ditempatkan pada papan pengumuman yang telah tersedia di beberapa
sudut bangunan, seperti lift, kantin dan masjid. Media cetak lainnya yaitu majalah “INFO”. Majalah
internal PT. TMMINI ini terbit setiap tiga bulan sekali. Majalah ini menginformasikan berbagai hal terkait perusahaan, mulai dari kondisi bisnis PT. TMMIN, profil karyawan hingga beberapa berita
Tanah Air. Selain menggunakan media cetak, Seksi Komunikasi juga menggunakan email internal untuk menyampaikan informasi yang bersifat penting lebih cepat tersampaikan.
Sangat beragam forum komunikasi yang dijalankan oleh Seksi Komunikasi. Beberapa forum tersebut adalah forum bipartit, Personal Touch Activity PTA, Free Talk FT, Human Relation
Program HRP, Division Commucation Forum, Business Communication, dan Managers Forum. Peran masing-masing forum berbeda, tetapi seluruhnya memiliki satu tujuan utama sebagaimana
tujuan dari IR, yaitu mempererat kekeluargaan antara karyawan dengan pihak manajemen perusahaan serta mengatasi berbagai masalah secepat mungkin sehingga dapat mewujudkan keharmonisan dalam
hubungan industrial. Selama program magang ini, mahasiswa melakukan beberapa pekerjaan sesuai dengan
penempatannya di Seksi Komunikasi, Departemen Industrial Relations. Pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan dan melibatkan mahasiswa tersebut adalah sebagai berikut:
a Forum Bipartit
Forum bipartit adalah forum komunikasi, konsultasi dan musyawarah antara manajemen perusahaan dan pekerja yang diwakili oleh serikat pekerja untuk membahas dan membicarakan
masalah-masalah hubungan industrial dan kondisi kerja pada umumnya. Forum bipartit pada awalnya dibentuk pada saat perusahaan melakukan suatu proses bisnis yang kritis, yaitu
merger empat perusahaan dengan latar belakang yang sangat berbeda antara satu dengan lainnya, menjadi satu perusahaan, yaitu PT. Toyota-Astra Motor yang pada tahun 2003
berubah menjadi PT. TMMIN. Forum bipartit di PT. TMMIN menjadi salah satu sarana pembinaan hubungan
industrial yang sangat vital demi kelangsungan perusahaan melalui penyamaan pemahaman dan pelaksanaan peraturan atau ketentuan-ketentuan yang berlaku di dalam perusahaan. Selain
itu, Forum bipartit berusaha untuk terus memelihara dan meningkatkan pengembangan motivasi, partisipasi dan produktivitas kerja sebagai salah satu sarana dalam memelihara
22 peningkatan komunikasi antara perusahaan dan pekerja yang diwakili oleh Serikat Pekerja,
juga menunjang peningkatan disiplin dan etos kerja. Pekerjaan-pekerjaan yang terkait dengan forum bipartit adalah pengarsipan laporan
pelaksanaan forum, pendataan absensi dan masalah, pembuatan mekanisme penyelesaian masalah dalam forum bipartit, serta penyusunan buku pedoman pelaksanaan forum bipartit.
Pengarsipan laporan pelaksanaan forum bipartit dilakukan untuk memudahkan pelacakan dokumen jika sewaktu-waktu dibutuhkan. Pengarsipan ini dilakukan dengan
mengkategorikan laporan-laporan tersebut sesuai tahun pelaksanaan dan jenis forum. Untuk kategori tahun pelaksanaan, laporan yang diarsipkan terbagi menjadi 2 yaitu 2009 dan 2010.
Sedangkan berdasarkan jenisnya terbagi menjadi 13 forum yang terbagi dalam 3 level, yang dapat terlihat pada Tabel 4.
Tabel 4. Forum Bipartit di PT.TMMIN
Bipartit Eksekutif
Bipartit Lokasi
Bipartit MinorKecil
TMMIN
Head Office - Head Office
Sunter 1 - Packing and Vanning Division PVD, Production Control
Division PCD, Safety, Health and Environment Division SHE, dan Plant Administration Division PAD
- Machining Division, Service Parts Project Division SPP, Dies and Jig Design and Fabrication Division DJDF, dan PAD
Sunter 2 - DJDF, Casting Division dan PAD
- PVD, Stamping Production Division SPD dan PAD Karawang
- Assy and Painting Division - Press and Welding Division
- Quality Control Division QCD, Quality Assurance Division QAD dan PAD
Pendataan pelaksanaan dan masalah-masalah yang diangkat dalam forum merupakan rangkaian pekerjaan dalam pelaporan bulanan oleh Seksi Komunikasi. Pendataan ini bertujuan
meninjau pelaksanaan forum bipartit, baik dari segi keterlaksanaan forum, kehadiran peserta maupun permasalahan yang diangkat.
Pembuatan mekanisme penyelesaian masalah bertujuan memudahkan penanganan permasalahan yang diangkat pada forum. Dimana sebelumnya belum ada mekanisme tertulis
yang mengatur hal tersebut. Dalam mekanisme ini ditunjukkan alur proses masalah diselesaikan, mulai dari diangkatnya dalam forum hingga diskusi dengan pihak-pihak terkait
serta membawanya ke level forum bipartit yang lebih tinggi untuk permasalahan yang penting. Mekanisme penyelesaian masalah dalam forum bipartit ini tersaji dalam Lampiran 4.
Penyusunan buku pedoman pelaksanaan forum bipartit berlatar belakang beberapa hal, seperti pelaksanaan forum yang tidak tertib sesuai jadwal, tingkat kehadiran yang rendah pada
beberapa forum dan forum yang menjadi ajang keluh kesah. Dengan adanya buku pedoman ini diharapkan dapat melengkapi panduan pelaksanaan forum yang telah ada sehingga forum
bipartit dapat berfungsi sesuai dengan yang diharapkan, yaitu sebagai wadah komunikasi yang efektif antara pihak manajemen perusahaan dengan para karyawan yang diwakili oleh Serikat
Pekerja. Buku pedoman ini disajikan pada Lampiran 5 dan Toyota Business Practices untuk penyusunannya terdapat pada Lampiran 6.
23
b Revitalisasi
Personal Touch Activity PTA, Free Talk FT dan Human Relation Program HRP
PTA, FT dan HRP merupakan bagian dari saluran komunikasi di PT. TMMIN. Ketiganya bertujuan menciptakan hubungan kerja yang harmonis, baik di tingkat departmen,
divisi maupun pada tingkat manajerial. Revitalisasi ini dilakukan karena dirasakan adanya perbedaan dalam pelaksanaannya dengan ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan.
Perbedaan tersebut terletak pada aspek kepesertaan, ruang lingkup dan waktu penyelenggaraan. Dalam program Revitalisasi PTA, FT dan HRP, mahasiswa yang bersangkutan turut serta
dalam beberapa meeting koordinasi dan bertugas sebagai notulen.
c IR
Meeting
IR meeting adalah pertemuan rutin dalam IR yang diselenggarakan tiap minggu. Dalam pertemuan ini setiap seksi melaporkan hasil yang diraih atau proses-proses yang telah
dilakukan selama seminggu berjalan serta target atau proses untuk ke depannya. Selain itu, informasi-informasi dari Division Forum dan Board of Director Forum juga dikomunikasikan
dalam pertemuaan ini. Pertemuan ini rutin dilaksanakan setiap hari Jumat mulai pukul 08:00 hingga 10:00 WIB. Mahasiswa yang bersangkutan selalu turut serta dalam pertemuan ini dan
beberapa kali mempresentasikan materi atau proyek yang dikerjakan.
d Divisions Commucation Forum
Divisions Communication Forum merupakan forum komunikasi diantara seluruh manajer divisi yang terdapat di PT. TMMIN. Dalam forum ini diinformasikan berbagai hal,
seperti kondisi dan jumlah produksi, peraturan dan kebijakan baru, kegiatan perusahaan, prospek bisnis perusahaan, serta peraturan dan kebijakan pemerintah terkait industri otomotif.
Forum ini diselenggarakan setiap bulannya. Selain manajer divisi, beberapa direktur juga hadir dalam forum ini untuk berbagi informasi. Dalam forum ini, mahasiswa yang bersangkutan turut
ikut serta dalam forum dan bertugas mempersiapkan daftar hadir, ruangan dan fasilitas yang digunakan, serta sebagai notulen.
e Business Communication
Business Communication adalah saluran komunikasi yang dilakukan untuk memberikan berbagai informasi terkait kondisi pasar otomotif global dan domestik, kondisi bisnis TMC dan
PT. TMMIN serta informasi-informasi penting lainnya. Informasi ini diberikan kepada seluruh tenaga kerja di PT. TMMIN, mulai dari operator hingga top management. Tujuan dari Business
Communication ini adalah berbagi informasi untuk membangun pemahaman tentang lingkungan bisnis saat ini dan isu-isu tentang perusahaan, serta meningkatkan partisipasi
seluruh tenaga kerja dalam mewujudkan prioritas Toyota Global dan PT. TMMIN. Business Communication ini diselenggarakan dua kali dalam setahun. Dalam program ini, mahasiswa
yang bersangkutan turut serta dalam meeting koordinasi, persiapan materi, notulen beberapa forum, dan perekapan hasil survei terkait Business Communication ini.
f President Open House
President Open House adalah forum informal yang baru sekali diselenggarakan. Forum ini diselenggarakan atas permintaan langsung dari Presiden Direktur PT. TMMIN, Masahiro
Nonami. Tujuan dari open house ini adalah mempererat rasa kekeluargaan diantara jajaran direksi dan manajer divisi yang mayoritas adalah orang pribumi. Mahasiswa yang
bersangkutan turut serta dalam meeting koordinasi persiapan acara ini dan mempersiapkan beberapa fasilitas yang akan digunakan.
24
5.1.4 Toyota Businees Practices TBP
