menimbulkan keterlambatan dalam melakukan perubahan-perubahan data kenaikan gaji berkala,
kenaikan jabatan, penambahan anak dan data pensiun pegawai dan juga saat akan penyusunan
laporan mengenai data arsip.
Berdasarkan permasalahan
yang telah
dijelaskan diatas, maka KANREG III BKN Badan
Kepegawaian Negara
BANDUNG bermaksud membangun suatu sistem yang dapat
mengolah data arsip yang dimiliki oleh pihak instansi tersebut.
1.2 Rumusan Masalah
Sesuai dengan latar belakang masalah diatas, maka pada penelitian ini dapat dirumuskan
masalah yang akan dibahas yaitu : Bagaimana membangun sistem informasi pengarsipan data
pengawai dan data pensiun menggunakan metode pengarsipan berdasarkan nomor pada
KANREG III BKN Badan Kepegawaian Negara BANDUNG.
1.3 Maksud
Maksud dari penelitian ini adalah membangun sistem informasi pengarsipan data
kepegawaian dan data pensiun menggunakan metode pengarsipan berdasarkan nomor Di Badan
Kepegawaian Negara BKN Melalui Studi Kasus Di Kantor Regional KANREG III Badan
Kepegawaian Negara BKN Bandung.
1.4 Tujuan
Adapun tujuan yang ingin dicapai dari sistem ini adalah sebagai berikut :
1. Memudahkan dalam pencarian arsip
pegawai yaitu dengan mengetikkan NIP Nomor Induk Pegawai langsung dapat
megetahui letak ruang, lemari, rak dan map yang berisi arsip detail pegawai
tersebut berada.
2. Mengoptimalkan
kinerja pegawai
Badan Kepegawaian Negara BKN KANREG III Bandung saat akan
penyusunan laporan mengenai data arsip pegawai.
1.5 Batasan MasalahRuang Lingkup
kajian Agar pembahasan dapat dilakukan secara
terarah dan sesuai dengan yang diharapkan, maka perlu diterapkan batasan-batasan permasalahan
yang akan dibahas didalamnya, antara lain : 1.
Sistem Operasi yang mendukung sistem yang
akan dibangun
ini adalah
Windows 2000NTXP. 2.
Metode analisis yang digunakan dalam pembangunan
sistem ini
adalah berdasarkan aliran data tersrtuktur,
dimana alat yang digunakan untuk menggambarkan model data yaitu
Entity Relationship Diagram ERD, sedangkan
untuk menggambarkan
model fungsional
yaitu Diagram
Konteks, dan Data Flow Diagram DFD.
3. Tools yang digunakan adalah Borland
Delphi 7 sebagai aplikasi dalam perancangan interface dan SQL Server
2000 sebagai database.
4. Sistem ini dapat mengolah pengarsipan
data pegawai dan data pensiun. 5.
Keluaran dari sistem ini berupa laporan data penyimpanan berkas data pegawai
dan data pensiun. 6.
Metode Pengarsipan
Berdasarkan Nomor, nomor yang digunakan adalah
NIP Nomor Induk Pegawai. 7.
Metode pencarian
arsip pegawai
berdasarkan NIP
Nomor Induk
Pegawai. 8.
User yang akan menggunakan sistem ini adalah bagian kepegawaian
KANREG III BKN Bandung.
3. ANALISIS
DAN PERANCANGAN
SISTEM 3.1.
ERD Entity Relationship Diagram
Golongan Jabatan
Gaji Pegawai
Loker Rak
Ruang Memiliki
Memiliki Memiliki
Memiliki Memiliki
Memiliki
Memliki Memiliki
Memiliki
Disimpan Disimpan
Disimpan Disimpan
Disimpan nama
Tanggal_lahir nip
Jenis_kelamin Pendidikan_terakhir
Unit_kerja alamat
Tahun_angkatan Kode_Golongan
Kode_Jabatan Nama
Kode_Golongan nip
tanggal Kode_map
tanggal
Kode_Loker Nama_Loker
kode_Rak Nama_rak
Kode_ruang Kode_rak
Nama_ruang Kode_ruang
1 1
1 1
1 1
N N
N 1
1 N
N N
1
N 1
N 1
1 N
No_SK Nama
SK Kenaikan Jabatan
SK CPNS
SK Gaji Berkala
SK Penambahan
IstriAnak SK
Pensiun MAP SK
Kenaikan gaji
MAP SK CPNS
Kode_map 1
Memiliki Memiliki
Memiliki Memiliki
Memiliki 1
1 1
1 N
N N
N N
Kode_map 1
1 1
1 1
1 1
MAP SK Penambahan
IstriAnak MAP SK
Pensiun MAP SK
Kenaikan Jabatan
1 Memiliki
N 1
Memiliki
N gaji
Kode_map Kode_map
Kode_loker Kode_map
keterangan nip
No_sk Gaji_baru
keterangan Kode_map
tanggal nip
No_sk jabatan_baru
keterangan Kode_map
tanggal nip
No_sk agama
jumlah pekerjaan
keterangan Kode_map
tanggal Tanggal_pensiun
nip No_sk
Masa_jabatan keterangan
Kode_jabatan Gaji
Kode_golongan
Kode_loker Kode_loker
Kode_loker Kode_map
Kode_loker
Gambar 3. 7Entity Relationship Diagram ERD
3.2. Relasi Table
t_jabatan
PK kode_jabatan
nama t_golongan
PK kode_golongan
nama t_gaji
PK gaji
FK1 kode_golongan
t_pegawai
PK nip
nama tanggal_lahir
jenis_kelamin pendidikan_terakhir
tahun_pengangkatan unit_kerja
alamat FK1
kode_golongan t_sk_cpns
PK no_sk_cpns
FK1 nip
tanggal keterangan
t_kenaikan_jabatan
PK no_sk_kenaikan_jabatan
FK1 nip
tanggal jabatan_baru
keterangan FK2
kode_jabatan t_kenaikan_gaji
PK no_sk_kenaikan_gaji
FK1 nip
tanggal gaji_baru
keterangan FK2
gaji t_penambahan_anak_istri
PK no_sk_penambahan_anak_istri
FK1 nip
tanggal agama
pekerjaan keterangan
t_pensiun
PK no_sk_pensiun
FK1 nip
tanggal tanggal_pensiun
masa_jabatan keterangan
t_map_sk_cpns kode_map
FK1 no_sk_cpns
FK2 kode_loker
t_map_sk_kenaikan_jabatan Kode_map
FK1 no_sk_kenaikan_jabatan
FK2 kode_loker
t_map_sk_kenaikan_gaji kode_map
FK1 no_sk_kenaikan_gaji
FK2 kode_loker
t_map_sk_penambahan_anak_istri kode_map
FK1 no_sk_penambahan_anak_istri
FK2 kode_loker
t_map_sk_pensiun kode_map
FK1 no_sk_pensiun
FK2 kode_loker
t_loker
PK kode_loker
nama_loker FK1
kode_rak t_rak
PK kode_rak
nama_rak FK1
kode_ruang t_ruang
PK kode_ruang
nama_ruang
Gambar 3.64 Skema Relasi
3.3. Diagram Konteks Pengarsipan
t_gaji t_golongan
t_jabatan t_pegawai
t_sk_cpns t_sk_kenaikan_jabatan
t_sk_gaji_berkala t_sk_penambahan_istrianak
t_sk_pensiun t_loker
t_rak t_ruang
Sistem Infomasi pengarsipan data pengawai dan data pensiun menggunakan metode pengarsipan
berdasarkan nomor Staff
- Data Login - data Ruang
- data rak - data loker
- data User - data Pegawai
- data Jabatan - data Golongan
- data Gaji - data SK CPNS
- data SK Kenaikan Jabatan - data SK Kenaikan Gaji
- data SK Penambahan IstriAnak - data Pensiun
- info login - Info Ruang
- Info rak - Info loker
- Info User - Info Pegawai
- Info Jabatan - Info Golongan
- Info Gaji - Info SK Kenaikan Jabatan
- Info SK Kenaikan Gaji - Info SK Penambahan IstriAnak
- Info Pensiun
data Gaji Info data Gaji
data Golongan Info data Golongan
data Jabatan Info data Jabatan
data Pegawai Info data Pegawai
data SK CPNS Info data SK CPNS
data SK Kenaikan Jabatan Info data SK Kenaikan Jabatan
data SK Gaji Berkala Info data SK Gaji Berkala
data SK Penambahan IstriAnak Info data SK Penambahan IstriAnak
data SK Pensiun Info data SK Pensiun
data Loker Info data Loker
data Rak Info data Rak
data Ruang Info data Ruang
Gambar 3. 8 Diagram Konteks Pengarsipan
3.4. DFD Data Flow Diagram
1 Login
Staff - Info User
- Info Ruang - Info rak
- Info loker - Info User
- Info Pegawai - Info Jabatan
- Info Golongan - Info Gaji
- - Info SK CPNS - Info SK Kenaikan Jabatan
- Info SK Kenaikan Gaji - Info SK Penambahan IstriAnak
- Info Pensiun
2 Pengolahan Data Master
3 Pengolahan Data Arsip
4 Cetak Laporan
Dat a Login
Dat a Invali
d user
loker golongan
gaji ruang
rak Data User
Info Data User Data Ruang
Info Data Ruang Data Rak
Info Data Rak Data Loker
Data Jabatan Info Data Jabatan
Info Data Loker jabatan
Data Golongan Info Data Golongan
Data Gaji Info Data Gaji
Data Ruang Info Data Ruang
Data Rak Info Data Rak
Info Data Loker Data Jabatan
Info Data Jabatan Data Golongan
Info Data Golongan Data Gaji
Info Data Gaji t_sk_cpns
t_sk_kenaikan_jabatan t_sk_kenaikan_gaji
t_sk_penambahan_istrianak t_sk_pensiun
Data SK CPNS Info Data SK CPNS
Info Data SK Kenaikan Jabatan Data SK Kenaikan Jabatan
Data SK KenaikanGaji Info Data SK KenaikanGaji
Data SK Penambahan AnakIstri Info Data SK Penambahan AnakIstri
Data Pensiun Info Data Pensiun
Data SK CPNS Data SK Kenaikan Jabatan
Data SK KenaikanGaji Data SK Penambahan AnakIstri
Data Pensiun Data Loker
Data permintaan cetak laporan Dat
a logi n
In fo dat
a l o
gi n
- data SK CPNS - data SK Kenaikan Jabatan
- data SK Kenaikan gaji - data SK Penambahan IstriAnak
- data SK Pensiun - Info data SK CPNS
- Info data SK Kenaikan Jabatan - Info data SK Kenaikan gaji
- Info data SK Penambahan IstriAnak - Info data SK Pensiun
- data Ruang - data rak
- data loker - data User
- data Pegawai - data Jabatan
- data Golongan - data Gaji
- data Pensiun D
ata login staf v
ali d
Da ta logi
n s
taf vali d
5 Restore
Data login valid sebagai staf
t_ser t_ruang
t_rak t_loker
t_jabatan t_golongan
t_gaji Data u
s er
D ata r
uang Data
rak Dat
a lok er
D ata jabatan
Da ta golongan
Data gaj
i D
ata user D
ata r uang
D ata r
ak Data
l oker
Data jabat
an D
ata golongan D
ata g aj
i Da
ta map sk
c pns
Dat a map
s k kenaikan jabatan
Dat a map
s k kenaikan gaji
Data user Data ruang
Data rak Data loker
Data jabatan Data golongan
Data gaji
Gambar 3.9 DFD Level 1
3.5. Struktur Menu
login menu
Pengolahan arsip
Pengolahan Data master
aplikasi Cetak laporan
logout Pengolahan Data
Ruang Pengolahan Data
Rak Pengolahan Data
Loker Pengolahan Data
Jabatan Pengolahan Data
Gologan Pengolahan Data
gaji Pengolahan Data
SK CPNS Pengolahan Data
Sk Kenaikan Jabatan
Pengolahan Data Sk Kenaikan Gaji
Pengolahan Data SK Penambahan
istrianak Pengolahan Data
SK Pensiun Cetak Laporan
Data CPNS Cetak Laporan
Data Sk Kenaikan Jabatan
Cetak Laporan Data Sk Kenaikan
Gaji Cetak Laporan
Data SK Penambahan istri
anak Cetak Laporan
Data SK Pensiun Pegawai
Pengaturan Restore Data
Gambar 3.65 Struktur Menu Program
4. IMPLEMENTASI
