Sistem Informasi pengarsipan Data pegawai Dan Data Pensiun Menggunakan Metode Pengarsipan Berdasarkan Nomor Di Badan Kepegawaian Negara (Studi Kasus Di Kanreg III BKN Bandung)

SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN

DATA PEGAWAI DAN DATA PENSIUN MENGGUNAKAN METODE PENGARSIPAN BERDASARKAN NOMOR

DI BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA (STUDI KASUS DI KANREG III BKN BANDUNG)

SKRIPSI

Diajukan untuk Menempuh Ujian Akhir Sarjana Program Strata Satu Jurusan Teknik Informatika

Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia

SAHAT SITORUS

10105278

JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

BANDUNG

LEMBAR PENGESAHAN

SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN

DATA PEGAWAI DAN DATA PENSIUN MENGGUNAKAN METODE PENGARSIPAN BERDASARKAN NOMOR

DI BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA (STUDI KASUS DI KANREG III BKN BANDUNG)

SAHAT SITORUS

10105278

Pembimbing I

Mira Kania Sabariah, S.T.,M.T. NIP. 41277006008

Menyetujui

Ketua Jurusan Teknik Informatika

Mira Kania Sabariah, S.T.,M.T. NIP. 41277006008

SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN

DATA PEGAWAI DAN DATA PENSIUN MENGGUNAKAN METODE PENGARSIPAN BERDASARKAN NOMOR

DI BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA (STUDI KASUS DI KANREG III BKN BANDUNG)

SAHAT SITORUS

10105278

Penguji II

Mira Kania Sabariah, S.T.,M.T. NIP. 41277006008

Penguji III

Andry Alamsyah,S.Si M.Si.

NIP. Penguji I

Tati Harihayati M., S.T.,M.T. NIP. 41277006006

ABSTRAK

SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN

DATA PEGAWAI DAN DATA PENSIUN MENGGUNAKAN METODE PENGARSIPAN BERDASARKAN NOMOR INDUK

PEGAWAI (NIP) DI BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA (Studi Kasus Di KanReg III BKN Bandung)

Oleh

Sahat Sitorus 10105278

Badan Kepegawaian Negara (BKN) adalah badan yang berfungsi untuk menyempurnakan, memelihara dan mengembangkan administrasi negara di bidang kepegawaian sehingga tercapai kelancaran jalannya pemerintahan. Data kepegawaian yg dikelola meliputi data pokok pegawai, data riwayat pegawai, data mutasi pegawai. Namun pada kenyataannya instansi tersebut belum mempunyai suatu sistem terintegrasi yang dapat menyajikan data Pengarsipan secara akurat. Selama ini pengelolaan data arsip yg di lakukan masih secara manual, walaupun sudah diimplementasikan dalam bentuk excel dan acces.

Sistem Informasi ini menggunakan metode pengarsipan berdasarkan nomor Induk Pegawai (NIP), metode penelitian deskriptif dengan jenis penelitian studi kasus pada intansi, dimana teknik pengumpulan data yang digunakan, antara lain yaitu observasi, wawancara, dan studi literatur. Untuk teknik analisis data menggunakan metode waterfall sedangkan model analisis menggunakan analisis terstruktur yaitu ERD (Entity Relationship Diagram) untuk menggambarkan model data dan DFD (Data Flow Diagram) dalam menggambarkan model fungsional. Data yang diolah adalah data sk cpns, sk kenaikan pangkat,sk kenaikan gaji berkala,sk penambahan istri/anak/suami.

Setelah melalui tahapan sesuai dengan metode pengembangan yang dipilih, maka dilakukan pengujian sistem yang terdiri dari pengujian alpha menggunakan metode pengujian black box yang berfokus pada persyaratan fungsional perangkat lunak dengan kesimpulan hasil pengujian bahwa memungkinkan terjadinya kesalahan sintaks karena penyaringan proses dalam bentuk arahan tampilan pesan masih belum maksimal ditampilkan, dan pengujian beta yaitu pengujian lapangan dengan kesimpulan hasil pengujian bahwa sistem dinilai sudah bagus, dapat dipelajari, mudah digunakan, dengan tampilan menarik dan telah sesuai dengan kebutuhan di instansi (BKN).

KEEPING

ARCHIEVE SYTEM INFORMATION

IN OFFICIAL STATE INSTITUTION AND RETIRED METHOD BE BASE ON NUMBER OF EMPLOYEE (NIP)

(A CASE STUDY IN REGIONAL OFFICE III BKN BANDUNG)

By Sahat Sitorus

10105278

Official State Institution (BKN) is one institution with function to accomplish, maintain and develop state administration in officialdom area so that continuity of government may be reached. Officialdom data managed includes main employee data, employee history data, and employee mutation data. However, in fact this instance has not had one integrated system accurately for keeping archives data. Recently, the officialdom data management is still manual, though it has been implemented in excel and access forms.

This system information use filing method be base on number of employee (NIP), involves descriptive research method with case study research in instance, where data collection technique used includes observation, interview, and literature study. Data analysis technique involves waterfall method while structural analysis involves structured analysis, namely URD (Entity Relationship Diagram) to describe data model and DFD (Data Flow Diagram) in describing functional model. Data processed include letter of decree (SK) CPNS, SK rank promotion data, SK rank periodical salary, SK increasing husband/wife/child of civil state employee.

After through phases based on selected development method, system test consisting of alpha test was performed using black box test method focusing on functional software terms with conclusion of test result that syntax error may occur because process selection in the form of message display direction has not been still maximally presented, and beta test i.e. field test with conclusion of test result that system scores fairly good, learnable, easy to use, has interesting display and follows instance needs (BKN).

vi

DAFTAR ISI

LEMBAR JUDUL

LEMBAR PENGESAHAN

ABSTRAK ... i

ABSTRACT ... ii

KATA PENGANTAR ... iii

DAFTAR ISI ... vi

DAFTAR TABEL ... ix

DAFTAR GAMBAR ... xii

DAFTAR SIMBOL ... xvi

DAFTAR LAMPIRAN ... xviii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang ... 1

1.2 Rumusan Masalah ... 2

1.3 Maksud dan Tujuan ... 2

1.3.1 Maksud ... 2

1.3.2 Tujuan ... 2

1.4 Batasan Masalah ... 3

1.5 Metodologi Penelitian ... 4

1.5.1 Tahap Pengumpulan Data ... 4

1.5.2 Tahap Pengembangan Perangkat Lunak ... 4

1.6 Sistematika Penulisan ... 6

BAB II TINJAUAN PUSTAKA ... 8

2.1 Tinjauan Instansi ... 8

2.1.1 Sejarah Badan Kepegawaian Negara ... 8

2.1.2 Kedudukan ,Tugas, Fungsi Dan Kewenangan Badan Kepegawaian Negara ... 10

2.1.3 Struktur Organisasi KANREG III ... 13

2.1.4 Kedudukan, Tugas Pokok dan Fungsi Sub Kepegawaian KANREG III BKN ... 14

vii

2.2.2 Komponen Sistem Informasi ... 21

2.2.3 Data ... 24

2.2.4 Model Proses Rekayasa perangkat Lunak ... 24

2.2.5 Model Analisis Terstruktur ... 27

2.2.5.1 Pemodelan Data ... 27

2.2.5.2 Pemodelan Fungsional dan Aliran Informasi ... 29

2.2.5.2 Kamus Data ... 31

2.2.6 Borland Delphi ... 31

2.2.7 MySQL 4.1 ... 32

2.2.8 Konsep Dasar Client/Server ... 35

2.2.8.1 Pengertian LAN (Local Area Network) ... 36

2.2.8.2 Topologi Jaringan ... 36

BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ... 38

3.1 Analisis Sistem ... 38

3.2 Analisis Masalah ... 38

3.3 Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan ... 39

3.3.1. Prosedur Pengangkatan Calon Negeri Sipil ... 40

3.3.2. Prosedur Pengusulan Kenaikan Pangkat Reguler ... 42

3.3.3. Prosedur Pemberian Kenaikan Gaji Berkala ... 45

3.3.4. Prosedur Penambahan Jumlah Keluarga Anak/istri ... 47

3.3.5. Prosedur Pengusulan Pensiun ... 49

3.4 Analisis Kebutuhan Non Fungsional ... 51

3.4.1. Analisis Jaringan ... 51

3.4.2. Analisis Perangkat Keras ... 52

3.4.3. Analisis Perangkat Lunak ... 53

3.4.4. Analisis Pengguna ... 54

3.4.5. Analisis Kode ... 54

3.5 Analisis Basis Data ... 56

viii

3.6.1 Diagram Konteks ... 57

3.6.2 Data Flow Diagram ... 58

3.7 Spesifikasi Proses... 88

3.8 Kamus Data ... 103

3.9 Perancangan Sistem ... 106

3.10 Perancangan Data... 106

3.11 Struktur Tabel ... 108

3.12 Perancangan Kode ... 110

3.13 Perancangan Struktur Menu ... 116

3.14 Perancangan Antarmuka (Interface) ... 117

3.12.1 Perancangan Tampilan ... 117

3.12.2 Perancangan Pesan ... 154

3.15 Jaringan Semantik ... 160

3.16 Perancangan Prosedural ... 160

BAB IV IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN ... 169

4.1 Implementasi ... 169

4.1.1. Kebutuhan Perangkat Keras ... 169

4.1.2. Kebutuhan Perangkat Lunak ... 170

4.1.3. Implementasi Basis Data ... 170

4.1.4. Implementasi Antarmuka ... 175

4.1.5. Tampilan Aplikasi ... 177

4.2 Pengujian Alpha ... 211

4.2.1.Rencana Pengujian ... 211

4.2.2.Kasus Dan Hasil Pengujian ... 213

4.3 Kesimpulan Hasil Pengujian Alpha ... 232

4.4 Pengujian Beta ... 233

4.5 Kesimpulan Hasil Pengujian Beta ... 238

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ... 239

5.1. Kesimpulan... 239

5.2. Saran ... 240

vi

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1.1 Model Sekuensial Linear (Waterfall) ... 6

Gambar 2. 1 Struktur Organisasi KANREG III BKN Bandung ... 13

Gambar 3.1 FlowMap Prosedur Pengangkatan Calon Pegawai Negeri Sipil ... 41

Gambar 3.2 FlowMap Prosedur pengusulan kenaikan pangkat Reguler ... 44

Gambar 3.3 FlowMap Prosedur Pemberian Kenaikan Gaji Berkala... 46

Gambar 3.4 FlowMap Prosedur Penambahan Keluarga Istri/Anak ... 48

Gambar 3.5 FlowMap Prosedur Pensiun ... 50

Gambar 3.6 Arsitektur Jaringan yang akan dibangun ... 51

Gambar 3.7 Entity Relationship Diagram (ERD) ... 57

Gambar 3.8 Diagram Konteks Pengarsipan ... 58

Gambar 3.9 DFDLevel 1 ... 59

Gambar 3.10 DFD Level 2 Proses 2 ... 60

Gambar 3.11 DFD Level 2 Proses 3 ... 61

Gambar 3.12 DFD Level 2 Proses 4 ... 62

Gambar 3.13 DFD Level 3 Proses 2.1 pengolahan data ruang ... 63

Gambar 3.14 DFD Level 3 Proses 2.2 pengolahan data rak ... 63

Gambar 3.15 DFD Level 3 Proses 2.3 pengolahan data loker ... 64

Gambar 3.16 DFD Level 3 Proses 2.9 pengolahan data jabatan ... 64

Gambar 3.17 DFD Level 3 Proses 2.10 pengolahan data golongan ... 65

Gambar 3.18 DFD Level 3 Proses 2.11 pengolahan data gaji………. 65

Gambar 3.19 DFD Level 3 Proses 3.0 pengolahan data pegawai... 66

Gambar 3.20 DFD Level 3 Proses 3.1 pengolahan data sk cpns ... 66

Gambar 3.21 DFD Level 3 Proses 3.2 pengolahan data sk kenaikan jabatan ... 67

Gambar 3.22 DFD Level 3 Proses 3.3 pengolahan data sk Kenaikan Gaji ... 67

Gambar 3.23 DFD Level 3 Proses 3.4 pengolahan data sk penambahan istri/anak ... 68

Gambar 3.24 DFD Level 3 Proses 3.5 pengolahan data sk pensiun ... 68

Gambar 3.25 DFD Level 3 Proses 4.1 cetak laporan data sk cpns ... 69

vii

Gambar 3.27 DFD Level 3 Proses 4.3 cetak laporan data sk kenaikan gaji ... 70

Gambar 3.28 DFD Level 3 Proses 4.4 cetak laporan data sk penambahan istri/anak ... 70

Gambar 3.29 DFD Level 3 Proses 4.5 cetak laporan data sk pensiun ... 71

Gambar 3.30 DFD Level 4 Proses 2.1.2 ubah data ruang ... 71

Gambar 3.31 DFD Level 4 Proses 2.1.3 hapus data ruang ... 72

Gambar 3.32 DFD Level 4 Proses 2.2.2 ubah data rak ... 72

Gambar 3.33 DFD Level 4 Proses 2.2.3 hapus data rak... 73

Gambar 3.34 DFD Level 4 Proses 2.3.2 ubah data loker ... 73

Gambar 3.35 DFD Level 4 Proses 2.3.3 hapus data loker………. ... ..74

Gambar 3.36 DFD Level 4 Proses 2.9.2 ubah data jabatan ... 74

Gambar 3.37 DFD Level 4 Proses 2.9.3 hapus data jabatan ... 75

Gambar 3.38 DFD Level 4 Proses 2.10.2 ubah data golongan ... 75

Gambar 3.39 DFD Level 4 Proses 2.10.3 hapus data golongan ... 76

Gambar 3.40 DFD Level 4 Proses 2.11.2 ubah data gaji ... 76

Gambar 3.41 DFD Level 4 Proses 2.12.3 hapus data gaji ... 77

Gambar 3.42 DFD Level 4 Proses 3.0.2 ubah data pegawai ... 77

Gambar 3.43 DFD Level 4 Proses 3.0.3 hapus data pegawai ... 78

Gambar 3.44 DFD Level 4 Proses 3.1.2 ubah data sk cpns ... 78

Gambar 3.45 DFD Level 4 Proses 3.1.3 hapus data sk cpns ... 79

Gambar 3.46 DFD Level 4 Proses 3.2.2 ubah data sk kenai jabatan ... 79

Gambar 3.47 DFD Level 4 Proses 3.2.3 hapus data sk kenaikan jabatan ... 80

Gambar 3.48 DFDLevel 3 Proses 2.6.3 Hapus data map sk kenaikan gaji ... 80

Gambar 3.49 DFD Level 4 Proses 3.3.3 hapus data sk kenaikan gaji ... 81

Gambar 3.50 DFD Level 4 Proses 3.4.2 ubah data sk penambahan istri/anak ... 81

Gambar 3.51 DFD Level 4 Proses 3.4.3 hapus data sk penambahan istri/anak... 82

Gambar 3.52 DFD Level 4 Proses 3.5.2 ubah data sk pensiun ... 82

Gambar 3.53 DFD Level 4 Proses 3.5.3 hapus data sk pensiun ... 83

Gambar 3.54 DFD Level 4 Proses 4.1.2 ubah data laporan sk cpns ... 83

Gambar 3.55 DFD Level 4 Proses 4.1.3 hapus data laporan sk cpns ... 83

Gambar 3.56 DFD Level 4 Proses 4.2.2 ubah data laporan sk kenaikan jabatan ... 84

Gambar 3.57 DFD Level 4 Proses 4.2.3 hapus data laporan sk kenaikan jabatan ... 84

Gambar 3.58 DFD Level 4 Proses 4.3.2 ubah data laporan sk kenaikan gaji ... 84

Gambar 3.59 DFD Level 4 Proses 4.3.3 hapus data laporan sk kenaikan gaji ... 85

viii

Gambar 3.63 DFD Level 4 Proses 4.5.3 hapus data laporan sk pensiun ... 87

Gambar 3.64 Skema Relasi ... 107

Gambar 3.65 Struktur Menu Program ... 116

Gambar 3.66 Tampilan Form Login ... 117

Gambar 3.67 Rancangan Antar muka Menu Utama ... 118

Gambar 3.68 Rancangan Antar Muka Pengolahan Data Master Pengolahan Data Ruang 119 Gambar 3.69 Rancangan Antar Muka Menu Tambah Data Ruang ... 119

Gambar 3.70 Rancangan Antar Muka Menu Cari Data Ruang... 120

Gambar 3.71 Rancangan Antar Muka Menu Ubah Data Ruang ... 120

Gambar 3.72 Rancangan Antar Muka Pengolahan Data Master Pengolahan Data Rak .... 121

Gambar 3.73 Rancangan Antar Muka Menu Tambah Data Rak... 121

Gambar 3.74 Rancangan Antar Muka Menu Cari Data Rak ... 122

Gambar 3.75 Rancangan Antar Muka Menu Ubah Data Rak... 123

Gambar 3.76 Rancangan Antar Muka Pengolahan Data Master Pengolahan Data Loker 123

Gambar 3.77 Rancangan Antar Muka Menu Tambah Data Loker ... 124

Gambar 3.78 Rancangan Antar Muka Menu Cari Data Loker ... 124

Gambar 3.79 Rancangan Antar Muka Menu Ubah Data Loker ... 125

Gambar 3.80 Rancangan Antar Muka Data MasterPengolahan Data Jabatan 126 Gambar 3.81 Rancangan Antar Muka Menu Ubah Data Jabatan... 126

Gambar 3.82 Rancangan Antar Muka Menu Cari Data Map Sk Data Jabatan ... 127

Gambar 3.83 Rancangan Antar Muka Menu Ubah Data Jabatan... 127

Gambar 3.84 Rancangan Antar Muka Data Master Pengolahan Data Golongan ... 128

Gambar 3.85 Rancangan Antar Muka Menu Tambah Data Golongan ... 128

Gambar 3.86 Rancangan Antar Muka Menu Cari Data Map Sk Data Golongan ... 129

Gambar 3.87 Rancangan Antar Muka Menu Ubah Data Golongan ... 130

Gambar 3.88 Rancangan Antar Muka Data Master – Pengolahan Data Gaji ... 130

Gambar 3.89 Rancangan Antar Muka Menu Ubah Data Gaji ... 131

Gambar 3.90 Rancangan Antar Muka Menu Cari Data Map Sk Data Gaji ... 131

Gambar 3.91 Rancangan Antar Muka Menu Ubah Data Gaji ... 132

Gambar 3.92 Rancangan Antar Muka Data Arsip – Pengolahan Pegawai ... 133

Gambar 3.93 Rancangan Antar Muka Menu Tambah Data Pegawai ... 134

ix

Gambar 3.95 Rancangan Antar Muka Menu Ubah Data Pegawai ... 135

Gambar 3.96 Rancangan Antar Muka Data Arsip – Pengolahan Data SK CPNS ... 136

Gambar 3.97 Rancangan Antar Muka Menu Tambah Data SK CPNS ... 137

Gambar 3.98 Rancangan Antar Muka Menu Cari Data SK CPNS ... 138

Gambar 3.99 Rancangan Antar Muka Pengolahan Data SKKenaikan Jabatan ... 139

Gambar 3.100 Rancangan Antar Muka Menu Tambah Data SK Kenaikan Jabatan... 140

Gambar 3.101 Rancangan Antar Muka Menu Cari Data SK Kenaikan Jabatan ... 140

Gambar 3.102 Rancangan Antar Muka Menu Ubah Data SK Kenaikan Jabatan ... 141

Gambar 3.103 Rancangan Antar Muka Pengolahan Data SK Kenaikan Gaji ... 142

Gambar 3.104 Rancangan Antar Muka Menu Ubah Data SK Kenaikan Gaji ... 143

Gambar 3.105 Rancangan Antar Muka Menu Cari Data SK Kenaikan Gaji ... 143

Gambar 3.106 Rancangan Antar Muka Menu Ubah Data SK Kenaikan Gaji ... 144

Gambar 3.107 Rancangan Antar Muka Pengolahan Data SK Penambahan Istri/Anak ... 145

Gambar 3.108 Rancangan Antar Muka Menu Ubah SK Penambahan Istri/Anak ... 146

Gambar 3.109 Rancangan Antar Muka Menu Cari SK Penambahan Istri/Anak ... 146

Gambar 3.110 Rancangan Antar Muka Menu Ubah SK Penambahan Istri/Anak ... 147

Gambar 3.111 Rancangan Antar Muka Pengolahan Data SK Pensiun ... 148

Gambar 3.112 Rancangan Antar Muka Menu Ubah Data SK Pensiun ... 149

Gambar 3.113 Rancangan Antar Muka Menu Cari Data SK Pensiun ... 149

Gambar 3.114 Rancangan Antar Muka Menu Ubah Data SK Pensiun ... 150

Gambar 3.115 Rancangan Antar Muka Menu Cetak Pengolahan Data PNS ... 151

Gambar 3.116 Rancangan Antar Muka Menu Cetak Kenaikan Jabatan ... 151

Gambar 3.117 Rancangan Antar Muka Menu Cetak Kenaikan Gaji ... 152

Gambar 3.118 Rancangan Antar Muka Menu Cetak Penambahan Anak/Istri ... 152

Gambar 3.119 Rancangan Antar Muka Cetak Pengolahan Data Pensiun ... 153

Gambar 3.120 Cetak Laporan SK CPNS Tahun Pengangkatan... 153

Gambar 3.121 Cetak Laporan SK Kenaikan Jabatan Tahun Pengangkatan ... 154

Gambar 3.122 Cetak Laporan Arsip SK Kenaikan Gaji Tahun Pengangkatan ... 154

Gambar 3.123 Cetak Laporan SK Penambahan Istri/Anak Tahun Pengangkatan ... 155

Gambar 3.124 Cetak Laporan SK Pensiun Berdasarkan Tahun Pengangkatan ... 155

Gambar 3.125 Jaringan Semantik staf ... 162

Gambar 3.126 Prosedural Login ... 163

Gambar 3.127 Prosedural Tambah ... 163

x

Gambar 4. 2 Tampilan Login ... 177

Gambar 4. 2 Tampilan Menu Utama ... 177

Gambar 4. 3 tampilan form data ruang... 178

Gambar 4. 4 tampilan form tambah data ruang ... 177

Gambar 4. 5 tampilan form cari data ruang ... 179

Gambar 4. 6 tampilan form ubah data ruang ... 179

Gambar 4. 7 tampilan form hapus data ruang ... 180

Gambar 4. 8 tampilan form data rak ... 180

Gambar 4. 9 tampilan form tambah data rak ... 181

Gambar 4. 10 tampilan form cari data rak ... 181

Gambar 4. 11 tampilan form ubah data rak ... 182

Gambar 4. 12 tampilan form hapus data rak ... 182

Gambar 4. 13 tampilan form data loker ... 183

Gambar 4. 14 tampilan form tambah data loker ... 183

Gambar 4. 15 tampilan form cari data loker ... 184

Gambar 4. 16 tampilan form ubah data loker... 184

Gambar 4. 17 tampilan form hapus data loker ... 185

Gambar 4. 18 tampilan form data jabatan ... 185

Gambar 4. 19 tampilan form tambah data jabatan ... 186

Gambar 4. 20 tampilan form cari data jabatan ... 186

Gambar 4. 21 tampilan form ubah data jabatan... 187

Gambar 4. 22 tampilan form ubah data jabatan... 187

Gambar 4. 23 tampilan form data golongan ... 188

Gambar 4. 24 tampilan form tambah data golongan ... 188

Gambar 4. 25 tampilan form cari data golongan ... 189

Gambar 4. 26 tampilan form ubah data golongan... 189

Gambar 4. 27 tampilan form ubah data golongan... 190

Gambar 4. 28 tampilan form data gaji ... 190

Gambar 4. 29 tampilan form tambah data gaji ... 191

Gambar 4. 30 tampilan form cari data gaji ... 191

Gambar 4. 31 tampilan form ubah data gaji ... 192

xi

Gambar 4. 31 tampilan form tambah data pegawai ... 193

Gambar 4. 32 tampilan form cari data pegawai... 194

Gambar 4. 33 tampilan form ubah data pegawai ... 194

Gambar 4. 34 tampilan form hapus data pegawai... 195

Gambar 4. 35 tampilan form restore data pegawai ... 195

Gambar 4. 36 tampilan form data sk cpns ... 196

Gambar 4. 37 tampilan form tambah data sk cpns ... 196

Gambar 4. 38 tampilan form cari data sk cpns ... 197

Gambar 4. 39 tampilan form ubah data sk cpns ... 197

Gambar 4. 40 tampilan form data sk kenaikan jabatan... 198

Gambar 4. 41 tampilan form tambah data sk kenaikan jabatan ... 198

Gambar 4. 42 tampilan form cari data sk kenaikan jabatan ... 199

Gambar 4. 43 tampilan form ubah data sk kenaikan jabatan ... 199

Gambar 4. 44 tampilan form data sk kenaikan gaji ... 200

Gambar 4. 45 tampilan form tambah data sk kenaikan gaji ... 200

Gambar 4. 46 tampilan form cari data sk kenaikan gaji ... 201

Gambar 4. 47 tampilan form ubah data sk kenaikan gaji ... 201

Gambar 4. 48 tampilan form data sk kenaikan gaji ... 202

Gambar 4. 49 tampilan form tambah data sk penambahan anak/istri ... 202

Gambar 4. 50 tampilan form cari data sk penambahan anak/istri ... 203

Gambar 4. 51 tampilan form ubah data sk penambahan anak/istri... 203

Gambar 4. 52 tampilan form data sk pensiun... 204

Gambar 4. 53 tampilan form tambah data sk pensiun ... 204

Gambar 4. 54 tampilan form cari data sk pensiun ... 205

Gambar 4. 55 tampilan form ubah data sk pensiun ... 205

Gambar 4. 56 tampilan form laporan data sk cpns ... 206

Gambar 4. 57 tampilan form preview laporan data sk cpns ... 206

Gambar 4. 58 tampilan form laporan data sk kenaikan jabatan ... 207

Gambar 4. 59 tampilan form preview laporan data sk kenaikan jabatan ... 207

Gambar 4. 60 tampilan form laporan data sk kenaikan gaji ... 208

Gambar 4. 61 tampilan form preview laporan data sk kenaikan gaji ... 208

Gambar 4. 62 tampilan form laporan data sk penambahan anak/istri ... 209

xii

vi

DAFTAR TABEL

Tabel 3. 1 Spesifikasi Perangkat Keras ... 52

Tabel 3. 2 Spesifikasi perangkat keras yang diharapkan ... 52

Tabel 3. 3 Karakteristik User ... 53

Tabel 3. 4 Spesifikasi Proses ... 102

Tabel 3. 5 Tabel Kamus Data ... 103

Tabel 3. 6 tuser ... 108

Tabel 3. 7 tgaji ... 108

Tabel 3. 8 tjabatan ... 108

Tabel 3. 9 tloker ... 108

Tabel 3. 10 tpegawai ... 108

Tabel 3. 11 trak... 108

Tabel 3. 12 truang... 109

Tabel 3. 13 tskcpns ... 109

Tabel 3. 14 tgolongan ... 109

Tabel 3. 15 tskkenaikangajiberkala ... 109

Tabel 3. 16 tskkenaikangaji ... 109

Tabel 3. 17 tskpenambahananak/istri ... 109

Tabel 3. 18 tskpensiun ... 109

Tabel 4. 1 Generate tuser ... 170

Tabel 4. 2 Generate tgaji ... 171

Tabel 4. 3 Generate tgolongan ... 171

Tabel 4. 4 Generate tjabatan ... 171

Tabel 4. 5 Generate tloker... 171

Tabel 4. 6 Generate tpegawai ... 172

Tabel 4. 7 Generate trak ... 172

Tabel 4. 8 Generate truang ... 172

Tabel 4. 9 Generate tskcpns ... 173

vii

Tabel 4. 13 Generate tskpensiun ... 175

Tabel 4. 14 tpengarsipan(staf) ... 175

Tabel 4. 15 trencanapengujianinformasipengarsipan ... 212

Tabel 4. 16 tpengujian staff ... 212

Tabel 4. 17 tpengujian tambah olah data ruang ... 214

Tabel 4. 18 tpengujian tambah data rak ... 216

Tabel 4. 19 tpengujian tambah data loker ... 217

Tabel 4. 20 tPengujian tambah data Pegawai ... 219

Tabel 4. 21 tpengujaian tambah data skcpns ... 221

Tabel 4. 22 tpengujian pengolahan data sk kenaiakan jabatan ... 223

Tabel 4. 23 tpengujian data sk penambahan anak/istri... 227

vi

DAFTAR SIMBOL

1. Diagram Alir Dokumen (Flowmap)

No Simbol Keterangan

1

2

3

4

5

6

7

8

Dokumen

Menunjukan dokumen sebagai masukan/ keluaran baik secara manual/melaui kompuiter

Proses Manual

menunjukan proses yang dikerjakan secara manual

Operasi Komputerisasi

Menunjukan proses yang dikerjakan oleh komputer

Manual Input

Menunjukan operasi input secara manual melalui keyboard

Magnetic Disk

Menunjukan penyimpanan data dalam hardisk

Penyimpanan Dokumen

Digunakan untuk penyimpanan data sebagai arsip secara manual

Penghubung / Konektor

Digunakan sebagai penghubung ke dalam halaman berbeda

Aliran Data

vii

Proses

Menunjukan transformasi dari masukan menjadi keluaran, dalam

hal ini sejumlah masukan dapat menjadi hanya satu keluaran

ataupun sebaliknya

Terminator Mewakilii entitas luar dimana

sistem berkomunikasi

Penyimpanan Untuk memodelkan kumpulan

data/paket data

Aliran

Menggambarkan gerakan paket data atau informasi dari suatu bagian lain dari sistem dimana sistem penyimpanan mewakili

lokasi penyimpanan data 1

2

3

4

5

storage

Menunjukan penyimpanan data dalam sebuah database

3. Entity Relationship Diagram (ERD)

No

1

2

3

Simbol Keterangan

Data Entitas

Segala sesuatu baik yang nyata maupun abstrak yang datanya akan

direkam

Relasi

Menunjukan adanya hubungan antar sejumlah entitas yang berasal

dari himpunan entitas berbeda

Aliran Data

Menyatakan penghubung antara relasi dengan data entitas dan data

vi

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran A Tampilan Antar Muka...241 Lampiran B ListingProgram ...272 Lampiran C Hasil Kuesioner ...280 Lampiran D Dokumen Manual dari Sistem Lama

1

BAB I PENDAHULUAN

1.1Latar Belakang Masalah

KANREG III BKN (Badan Kepegawaian Negara) BANDUNG sedang mengupayakan pemanfaatan teknologi informasi secara optimal sehingga komputer lebih dikembangkan lagi penggunaannya, dalam hal ini bertujuan untuk digunakan sebagai media pengolah data arsip yang ada pada instansi tersebut ataupun penyajian data arsip. Fakta yang ada sekarang dalam pengolahan arsip data pegawai masih dilakukan secara manual.

Berdasarkan hasil wawancara dengan pihak instansi secara manual, dimana pada saat membutuhkan arsip masih mengecek lemari satu persatu untuk menemukan map yang berisi detailnya arsip. Disamping itu juga ditemukan data-data yang masih tercecer dari map arsip pegawai dan kurang terstruktur, sehingga menimbulkan keterlambatan dalam melakukan perubahan-perubahan data kenaikan gaji berkala, kenaikan jabatan, penambahan anak dan data pensiun pegawai dan juga saat akan penyusunan laporan mengenai data arsip.

Berdasarkan permasalahan yang telah dijelaskan diatas, maka KANREG III BKN (Badan Kepegawaian Negara) BANDUNG bermaksud membangun suatu sistem yang dapat mengolah data arsip yang dimiliki oleh pihak instansi tersebut.

2

1.2Rumusan Masalah

Sesuai dengan latar belakang masalah diatas, maka pada penelitian ini dapat dirumuskan masalah yang akan dibahas yaitu : Bagaimana membangun sistem informasi pengarsipan data pengawai dan data pensiun menggunakan metode pengarsipan berdasarkan nomor pada KANREG III BKN (Badan Kepegawaian Negara) BANDUNG.

1.3Maksud dan Tujuan

1.3.1 Maksud

Maksud dari penelitian ini adalah membangun sistem informasi pengarsipan data kepegawaian dan data pensiun menggunakan metode pengarsipan berdasarkan nomor Di Badan Kepegawaian Negara (BKN) Melalui Studi Kasus Di Kantor Regional (KANREG) III Badan Kepegawaian Negara (BKN) Bandung.

1.3.2 Tujuan

Adapun tujuan yang ingin dicapai dari sistem ini adalah sebagai berikut :

1. Memudahkan dalam pencarian arsip pegawai yaitu dengan mengetikkan NIP (Nomor Induk Pegawai) langsung dapat megetahui letak ruang, lemari, rak dan map yang berisi arsip detail pegawai tersebut berada.

2. Mengoptimalkan kinerja pegawai Badan Kepegawaian Negara (BKN) KANREG III Bandung saat akan penyusunan laporan mengenai data arsip pegawai.

1.4Batasan Masalah/Ruang Lingkup kajian

Agar pembahasan dapat dilakukan secara terarah dan sesuai dengan yang diharapkan, maka perlu diterapkan batasan-batasan permasalahan yang akan dibahas didalamnya, antara lain :

1. Sistem Operasi yang mendukung sistem yang akan dibangun ini adalah Windows 2000/NT/XP.

2. Metode analisis yang digunakan dalam pembangunan sistem ini adalah berdasarkan aliran data tersrtuktur, dimana alat yang digunakan untuk menggambarkan model data yaitu Entity Relationship Diagram (ERD), sedangkan untuk menggambarkan model fungsional yaitu Diagram Konteks, dan Data Flow Diagram (DFD).

3. Tools yang digunakan adalah Borland Delphi 7 sebagai aplikasi dalam

perancangan interface dan SQL Server 2000 sebagai database.

4. Sistem ini dapat mengolah pengarsipan data pegawai dan data pensiun.

5. Keluaran dari sistem ini berupa laporan data penyimpanan berkas data pegawai dan data pensiun.

6. Metode Pengarsipan Berdasarkan Nomor, nomor yang digunakan adalah NIP (Nomor Induk Pegawai).

7. Metode pencarian arsip pegawai berdasarkan NIP (Nomor Induk Pegawai).

8. User yang akan menggunakan sistem ini adalah staff bagian kepegawaian KANREG III BKN Bandung.

4

1.5Metodologi Penelitian

Metodologi yang dilakukan untuk penelitian ini dibagi menjadi dua bagian yaitu sebagai berikut :

1.5.1 Pengumpulan Data

1. Wawancara

Wawancara dilakukan dengan pihak internal instansi dalam mengumpulkan data dan informasi mengenai kebutuhan sistem, selain itu dengan orang yang akan bertindak sebagai user yang akan mempergunakan sistem tersebut.

2. Observasi

Observasi dilakukan dengan mengamati kinerja para pegawai di instansi tersebut dalam mengolah data pegawai secara langsung untuk pengumpulan data yang lebih efektif.

3. Studi Pustaka

Pengumpulan data dengan memepelajari teori-teori yang mempunyai kaitan dengan masalah pembangunan sistem pengelolaan data pegawai negeri sipil.

1.5.2 Tahap Pengembangan Perangkat Lunak

Tahap yang dilakukan untuk pengembangan sistem ini adalah menggunakan metode waterfall (gambar 1.1), dimana tahap-tahapnya adalah sebagai berikut :

1. Rekayasa dan Pemodelan Sistem/informasi

Pada tahap ini, rekayasa informasi mencakup pengumpulan kebutuhan pada tingkat strategi dan areanya, pandangan sistem ini penting ketika perangkat lunak harus berhubungan dengan elemen-elemen yang lain yaitu perangkat lunak, manusia, dan database.

2. Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak

Pada tahap ini, proses pengumpulan kebutuhan diintensifkan dan difokuskan, khususnya pada perangkat lunak. Untuk memahami sifat program yang dibangun, perekayasa perangkat lunak (analis) harus memahami domain informasi, tingkah laku, unjuk kerja, dan antar muka

(interface) yang diperlukan.

3. Desain

Pada tahap ini, desain perangkat lunak sebenarnya adalah proses multi langkah yang berfokus pada stuktur data, arsitektur perangakat lunak, representasi interface.

4. Generasi Kode

Pada tahap ini, setelah tahap desain maka program diterjemahkan ke dalam bentuk mesin yang bisa dibaca. Jika desain dilakukan dengan cara yang lengkap, pembuatan kode dapat diselesaikan secara mekanis.

5. Pengujian

Pada tahap ini, sekali kode dibuat maka pengujian program dimulai. Proses pengujian berfokus pada logika internal perangkat lunak,

6

memastikan bahwa semua pernyataan sudah diuji, dan memastikan apakah hasil yang diinginkan sudah tercapai atau belum.

6. Pemeliharaan

Pada tahap ini, pemeliharaan perangkat lunak mengaplikasikan lagi setiap fase program sebelumnya dan tidak membuat yang baru. Perangkat lunak akan mengalami perubahan setelah disampaikan kepada pemakai. Perubahan akan terjadi dari kesalahan-kesalahan yang ditemukan, karena perangkat lunak harus disesuaikan untuk mengakomodasi perubahan-perubahan di dalam lingkungan eksternalnya.

Rekayasa dan Pemodelan

Analisis

Desain

Generasi Kode

Pengujian

Implementasi dan Perawatan

Gambar 1.1 Metode Waterfall

1.6Sistematika Penulisan

Untuk memberikan gambaran yang jelas mengenai penyusunan laporan ini, maka ditetapkan sistematika penulisan sebagai berikut:

BAB I PENDAHULUAN

Bab ini berisi latar belakang masalah, rumusan masalah, maksud dan tujuan, batasan masalah, metodologi penelitian, dan sistematika penulisan.

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

Bab ini berisi tentang landasan teori-teori yg berkaitan dengan sistem informasi arsip kepegawaian yang akan dibangun dan juga tugas-tugas pokok serta fungsi dari sub bagian.

BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

Bab ini berisi analisis kebutuhan sistem dan pengguna diantaranya yaitu : analisis masalah, analisis prosedur yang sedang berjalan, analisis basis data, analisis non fungsional. Perancangan sistem dimulai dari perancangan prosedural, perancangan alir data, perancangan menu dan perancangan antar muka program (interface).

BAB IV IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN SISTEM

Bab ini berisi tahap implementasi sistem terdiri dari langkah-langkah sebagai berikut: (1) Menerapkan rencana implementasi; (2) Melakukan kegiatan implementasi; (3) Tindak lanjut implementasi. Selain itu juga berisi pengujian program yang dikerjakan.

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini berisi kesimpulan yang di dapat selama penulisan laporan tugas akhir dari pembahasan masalah, selain itu juga berisi saran untuk perbaikan dan menindak lanjuti hasil penelitian.

8

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Tinjauan Instansi

Pada tinjauan Instansi ini akan dibahas mengenai sejarah berdirinya Instansi, tempat dan kedudukan Instansi, lingkup usaha Instansi, divisi/bidang pekerjaan Instansi, dan struktur organisasi serta uraian tugas dari masing-masing bagian yang terlibat.

2.1.1 Sejarah Badan Kepegawaian Negara (BKN)

Situasi pada saat itu sebagian Pegawai Negeri berada di bawah pemerintah Republik Indonesia dan sebagian lagi berada di bawah pemerintah Hindia Belanda. Keadaan seperti itu menyebabkan pembinaannya dilakukan oleh dua lembaga, yaitu :

Kantor Urusan Pegawai Negeri yang dibentuk dengan Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 1948 tanggal 30 Mei 1948, berkedudukan di ibukota pemerintahan di Yogyakarta dan dipimpin oleh seorang Kepala yaitu Raden Pandji Soeroso. Pada tahun yang sama Pemerintah juga menetapkan pembentukan perwakilan KUP untuk wilayah Indonesia bagian timur yang berkedudukan di Makasar. Dalam perkembangan selanjutnya, Kantor Urusan Pegawai (KUP) inilah yang menjadi cikal bakal BAKN, sehingga tanggal 30 Mei 1948 ditetapkan sebagai tanggal lahirnya BAKN.

Dienst voor Algemene Personele (DAPZ) yang lebih dikenal dengan DUUP (Djawatan Umum Urusan Pegawai) yang dibentuk dengan Keputusan

Gubernur Jenderar Hindia Belanda Nomor 13 tanggal 9 Juni 1948, dikepalai oleh Mr. J.W. Van Hoogstraken dan berkedudukan di Jakarta.

Tugas pokok KUP adalah mengurus segala sesuatu mengenai kedudukan dan gaji Pegawai Negeri serta mengawasi supaya peraturan-peraturan itu dijalankan dengan tepat. KUP dipimpin oleh seorang Kepala yang diangkat dan diberhentikan oleh Presiden atas usul Perdana Menteri dan langsung berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Perdana Menteri.

Kebijakan pemerintah yang dipandang cukup penting pada masa itu adalah dikeluarkannya Peraturan Pemerintah Nomor 21 Tahun 1948 tentang Peraturan Gaji Pegawai yang dikenal dengan nama PGP-48. Dalam peraturan pemerintah ini, gaji permulaan golongan terendah adalah Rp. 45,- sebulan. Gaji pokok seorang pegawai dengan isteri dan seorang anak tidak akan kurang dari Rp. 65,- sebulan. Azas-azas peraturan penghargaan pengalaman bekerja mulai berlaku pada PGP-48 ini. Ijazah sekolah tidak mempunyai arti penting tetapi hanya sebagai ukuran derajat atau kepandaian. Untuk menentukan kedudukan pegawai selanjutnya salah satu syarat adalah kecakapannya. Sistem penggajian yang dianut dalam PGP-48 adalah sistem horizontal dan masa kerja yang berhubungan dengan gaji lama dihitung serta untuk kenaikan gaji berikutnya dalam pangkat baru.

Peraturan Gaji pegawai kemudian diatur kembali dengan PGPN-1955 yang berlaku mulai tahun 1955. Dalam PGPN-1955 dikenal sembilan golongan dan 31 ruang gaji. Selain gaji pokok, untuk kesejahteraan pegawai juga diberikan tunjangan-tunjangan yaitu tunjangan keluarga, tunjangan anak, tunjangan kemahalan setempat, kemahalan umum, kemahalan daerah,

10

tunjangan tanggung jawab keuangan, perwakilan, ujian dinas, tunjangan jabatan dan uang pengganti, serta tunjangan bahaya.

Sejak pembubaran RIS dan pembentukan Negara Kesatuan Republik Indonesia tanggal 15 Agustus 1950, pemerintah memandang perlu untuk memusatkan urusan kepegawaian yang sebelumnya diselenggarakan oleh KUP di Yogyakarta dan DUUP di Jakarta. Untuk maksud tersebut ditetapkanlah Peraturan Pemerintah Nomor 32 Tahun 1950 tanggal 15 Desember 1950. Dengan Peraturan Pemerintah tersebut, KUP di Yogyakarta dan DUUP di Jakarta digabungkan menjadi satu.

Meskipun KUP berkedudukan di Jakarta, dalam pelaksanaan tugasnya masih ada unit kerja yang berkedudukan di daerah, yaitu Bagian Tata Usaha Kepegawaian (Biro TUK) di Yogyakarta dan Bagian Pensiun dan Tunjangan (Biro P&T) di Bandung.

2.1.2 Kedudukan ,Tugas Fungsi Dan Kewenangan Badan Kepegawaian

Negara (BKN)

BKN Adalah Lembaga Pemerintah Pusat yang dibentuk untuk melaksanankan tugas pemerintahan tertentu dari Presiden

BKN berkedudukan dibawah dan bertanggung jawab langsung kepada Presiden & dalam pelaksanaan tugas operasionalnya dikoordinasikan oleh Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara .

BKN mempunyai tugas melaksanakan tugas pemerintahan di bidang manajemen kepegawaian negara sesuai denganketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku . BKN menyelengarakan fungsi sebagai berikut :

1. Pengkajian dan penyusunan kebijakan nasional dibidang kepegawaian &. Penyelengaraaan koordinasi identifikasi kebutuhan pendidikan dan pelatihan ,pengawasan dan pengendalian pemanfaatan pendidikan dan pelatihan sumber daya manusia Pegawai Negeri Sipil

2. Penyelengaraan administrasi kepegawaian pejabat negara dan mantan pejabat negara

3. Penyelegaraan administrasi dan sistem informasi kepegawaian dan mutasi antar propinsi & Penyelengaraan koordinasi penyusunan norma standar dan prosedur

4. Penyelengaraan bimbingan teknis pelaksanaan peraturan perundang-undangan dibidang kepegawaian kepada instansi pemerintah & Koordinasi kegiatan fungsional dalam pelaksanaan tugas BKN

5. Pelancaran kegiatan instansi pemerintah dibidang administrasi kepegawaian .

6. Penyelengaraan pembianaan dan pelayanan administrasi umum dibidang perencanaan umum ketatausahaan organisasi dan tata laksana kepegawaian keuangan kearsipan persandian perlengkapan dan rumah tangga .

7. Penyusunan rencana nasional secara makro dibidangnya & . Perumusan kebijakan dibidangnnya untuk mendukung pembangunan secara makro . 8. Penetapan sistem informasi dibidangnnya

9. Pelaksanaan mutasi kepegawaian antar propinsi & Perumusan dan pelaksanaan kebijakan tertentu dibidang kepegawaian.

12

10.Penyusunan norma standar dan prosedur kepegawaian negara dan pengendaliannya & Penyusunan program kepegawaian secara nasional sesuai dengan kebijakan yang ditetapkan pemerintah .

11.Penyelengaraan administrasi mutasi kepegawaian antar propinsi serta perumusan standar dan prosedur mengeani perencaan pengangkatan pemindahan pemberhentian penetapan pensiun gaji tunjangan kejsejahteraan hak dan kewajiban serta kedudukan hukum PNS

12.Penyelengaraan administrasi kepegawaian secara nasional dan perencanaan kebijakan dan pemantaun pemanfaatan pendidikan dan pelatihan struktural

2.1.3 Struktur Organisasi.

Stuktur Organisasi Kantor Regional III Badan Kepegawaian Negara (BKN) Bandung pada Gambar 2.1 dibawah ini.

14

2.1.4 Kedudukan, Tugas Pokok dan Fungsi Sub Kepegawaian KANREG

III Badan Kepegawain Negara

Kantor Regional Badan Kepegawaian Negara (BKN) adalah instansi BKN di daerah yang berada dibawah dan bertanggung jawab langsung Kepala BKN yang berada di dalam Departemen Pendayagunaan aparatur negara, didalam setiap Kanreg BKN akan selalu dipimpin oleh seorang kepala.

Kanreg III BKN mempunyai tugas menyelenggarakan sebagian tugas pokok dan fungsi BKN di bidang administrasi dan manajemen kepegawaian Negara di wilayah kerjanya, yang kewenangannya masih melekat pada pemerintah sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Untuk melaksanakan tugas-tugasnya Kanreg III BKN menyelenggarakan fungsi :

a. Koordinasi, bimbingan, pemberian petunjuk teknis, dan pengendalian terhadap pelaksanaan peraturan perundang-undangan di bidang kepegawaian.

b. Pemberian petimbangan dan atau penetapan mutasi kepegawaian bagi Pegawai Negeri Sipil Pusat (PNS Pusat) dan daerah di wilayah kerjanya sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku.

c. Penetapan Pensiun Pegawai Negeri Sipil Pusat dan penetapan status kepegawaian di wilayah kerjanya.

d. Pemberian pertimbangan pensiun PNS Daerah dan penetapan status kepegawaian di wilayah kerjanya.

e. Penyelenggaraan dan pemeliharaan jaringan informasi data kepegawaian PNS Pusat dan daerah di wilayah kerjanya.

f. Penetapan pemindahan pegawai negeri sipil antar daerah propinsi atau antar daerah kabupaten/kota dan daerrah kabupaten/kota lain propinsi. g. Tugas-tugas lainnya yang diterapkan oleh Kepala BKN.

Struktur organisasi serta fungsi dari masing-masing jabatan, diatur didalam Keputusan Kepala Badan Kepegawaian Negara No. 59/KEP/2001, tanggal 27 agustus 2001.

1) Kepala Fungsinya :

Kepala kantor Regional BKN mempunyai tugas membantu Kepala BKN dalam menyelenggarakan administrasi dan manajemen kepegawaian pegawai negeri sipil pusat dan daerah di wilayah kerjanya, melaksanakan koordinasi dan kerja sama di bidanga kepegawaian dengan pemerintah daerah, instansi vertical, dan instansi pusat yang berada di daerah di dalam wilayah kerjanya,serta memberikan laporan secara berkala dan sewaktu-waktu kepada kepala BKN.

2) Bagian Umum

Bagian umum mempunyai tugas melaksanakan pelayanan teknis dan administrasi bagi seluruh satuan organisasi Kanreg III BKN, dimana tugas-tugasnya antara lain melakukan :

a. Penyusunan rencana dan program b. Pengelolaan administrasi keuangan c. Pengelolaan administrasi kepegawaian

16

d. Pengelolaan tata usaha kantor, dokumentasi dan kehumasan, serta perlengkapan dan rumah tangga.

Bagian umum terdiri dari :

a. Sub Bagian Perencanaan dan Keuangan b. Sub Bagian Kepegawaian

c. Sub Bagian Tata Usaha dan Rumah Tangga 3) Bagian Mutasi

Bagian mutasi mempunyai tugas melaksanakan pemberian pertimbangan teknis mutasi kepegawaian kepada pejabat Pembina kepegawaian daerah dan pejabat instansi pusat yang berwenang di daerah dan menetapkan kenaikan pangkat anumerta, pengabdian, di wilayah kerjanya.

Bidang mutasi terdiri dari : a. Seksi administrasi mutasi b. Seksi Mutasi I

c. Seksi mutasi II d. Seksi mutasi III

Seksi administrasi mutasi mempunyai tugas melakukan urusan tata usaha dan administrasi mutasi sementara ketiga seksi mutasi lainnya bertugas melakukan penelitian persyaratan dan penyiapan bahan pertimbangan mutasi bagi Pegawai Negeri Sipil Daerah untuk menjadi juru muda tingkat I golongan ruang I/b sampai dengan Pembina utama golongan ruang IV/e dan begitu juga dengan pegawai negeri sipil pusat. Serta penyiapan bahan penetapan kenaikan pangkat anumerta dan

pengabdian bagi Pegawai Negeri Sipil Pusat dan penyiapan pertimbangan teknis peninjauan masa kerja bagi Pegawai Negeri Sipil Pusat dan Daerah. 4) Bagian Status Kepegawaian dan Pensiun

Bagian ini mempunayi tugas melaksanakan penyiapan penetapan Nomor Induk Pegawai Negeri Sipil, kartu pegawai, kartu istri/suami, pemberhetian dan pemberian pension bagi PNS Pusat dan janda/dudanya dan penyiapan pertimbangan teknis bagi PNS Daerah dan janda/dudanya yang telah mencapai batas usia pensiun serta penyiapan pertimbangan status kepegawaian lainnya :

Bagian Status Kepegawaian dan Pensiun terdiri dari : a. Seksi Administrasi Status Kepegawaian dan Pensiun b. Seksi Status Kepegawaian

c. Seksi Pensiun I dan Seksi Pensiun II 5) Bagian Informasi dan Kepegawaian

Bidang Informasi kepegawaian mempunyai tugas melaksanakan sistem informasi kepegawaian PNS pusat dan daerah dan memfasilitasi pengembangan sistem informasi kepegawaian pada instansi daerah di wilayah kerjanya.

Bidang informasi kepegawaian menyelenggarakan fungsi : a. Penyiapan data masukan hasil mutasi kepegawaian

b. Pelaksanaan penyuntingan dan penyandian data kepegawaian c. Pelaksanaan pengolahan data kepegawaian

d. Penyelenggaraan sistem kepegawaian dan pertukaran informasi e. Pelaksanaan pengembangan sistem informasi kepegawaian f. Pengelolaan arsip kepegawaian.

18

Bidang informasi kepegawaian terdiri dari :

a. Seksi penyiapan dan pengelolaan data kepegawaian I b. Seksi penyiapan dan pengelolaan data kepegawaian II c. Seksi pengolahan data kepegawaian

d. Seksi Penyajian dan Pertukaran Informasi 6) Bagian Bimbingan Teknis dan Kepegawaian

Bagian bimbingan teknis kepegawaian mempunyai tugas melaksanakan bimbingan teknis kepegawaian dan diklat kepegawaian, melakukan pengawasan kompetensi jabatan, dan penedalian pemanfaatan lulusan diklat PNS pusat maupun daerah.

Bagian bimbingan teknis kepegawaian menyelenggarakan fungsi : a. Pemberian bimbingan dan petunjuk teknis kepegawaian b. Perencanaan kebutuhan diklat

c. Penyiapan penyelenggaraan diklat kepegawaian

d. Penyiapan kerja sama, monitoring, dan pengemdalian pemanfaatan diklat

e. Pengawasan standar kompetensi jabatan

f. Koordinasi dengan aparat pengawasan fungsional bidang kepegawaian g. Pengawasan dna pengendalian kinerja dan disiplin PNS di lingkungan

Kanreg III BKN

Bidang bimbingan teknis terdiri dari : a. Seksi Bimbingan Teknis Kepegawaian I b. Seksi Bimbingan Teknis Kepegawaian II c. Seksi Pengembangan Kepegawaian

7) Kelompok Jabatan Fungsional

Tugas dari jabatan fungsional antara lain :

a. Di lingkungan Kanreg III BKN terdapat kelompok jabatan fungsional yang terbagi dalam berbagai kelompok sesuai dengan bidang keahlian atau ketrampilannya

b. Kelompok jabatan fungsional terdiri dari analis kepegawaian, pranata komputer dan jabatan fungsional lainnya

c. Setiap kelompok jabatan fungsional dipimpin oleh seorang tenaga fungsional senior yang ditunjuk oleh Kepala Kanreg III BKN

d. Jumlah tenaga fungsional ditentukan berdasarkan kebutuhan dan beban kerja. Jenis dan jenjang jabatan fungsional ditetapkan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

2.1.5 Tata Kerja Kanreg III Badan Kepegawaian Negara

Sebagai badan pemerintahan yang bertugas di dalam melaksanakan segala sesuatu yang berhubungan dengan masalah kepegawaian, Badan Kepegawaian Negara terdapat tata kerja yang telah diputuskan pada Keputusan Kepala Badana Kepegawaian Negara No. 59/KEP/2001, tanggal 27 Agustus 2001, yang terdiri dari pasal 36 sampai dengan pasal 44.

a. Dalam melaksanakan tugasnya kepala bagian, kepala bidang, kepala sub bagian/seksi dan kelompok jabatan fungsional wajib menerapkan prinsip koordinasi, integrasi dan sinkronisasi baik di lingkungan Kanreg III BKN sesuai dengan tugas masing-masing.

20

b. Setiap pimpinan sutu organisasi wajib mengawasi bawahannya masing-masing dan apabila terjadi penyimpangan agar mengambil langkah-langkah yang diperlukan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

c. Setiap pimpinan satuan organisasi di lingkungan Kanreg III BKN bertanggung jawab memimpin dan mengkoordinasikan bawahannya masing-masing dan memberikan bimbingan serta petunjuk bagi pelaksanaan tugas bawahannya.

d. Kepala bagian, kepala bidang, dan kepala sub bagian/seksi wajib mengikuti dan mematuhi petunjuk serta bertanggung jawab kepada atasannya dan menyampaikan laporan berkala tepat pada waktunya. e. Setiap laporan yang diterima oleh pimpinan satuan organisasi dari

bawahannya, wajib diolah dan dilaporkan lebih lanjut dan untuk memberikan petunjuk bagi bawahan.

f. Kepala bidang menyampaikan lapaoran kepada kepala melalui kepala bagian uum. Laporan sebagaimana di himpun dan diisi oleh Kepala Bagian Umum sebagai bahan laporan Kepala.

g. Setiap laporan kepada atasan tembusan wajib disampaikan kepada satuan organisasi lain yang secara fungsional mempunyai hubungan kerja.

h. Dalam melaksanakan tugasnya, setiap pimpinan satuan organisasi dibantu oleh kepala satuan organisasi bawahannya dan dalam rangka pemberian bimbingan kepada bawahan, wajib mengadakan rapat berkala.

i. Pembagian tugas dan beban kerja bagi masing-masing seksi sebagaimana yang diinginkan diatur dan dilanjutkan dengan keputusan Kepala Kanreg III BKN yang bersangkutan.

j. Apabila terjadi perubahan tehadap tata kerja BKN maka hanya sah apabila ditetapkan oleh Kepala BKN setelah terlebih dahulu mendapat persetujuan tertulis dari Menteri yang bertanggung jawab di bidang pendayagunaan aparatur Negara.

2.2 Konsep Dasar Sistem Informasi

2.2.1. Definisi Sistem Informasi

Telah diketahui bahwa informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen di dalam pengambilan keputusan. Informasi dapat diperoleh dari sistem informasi atau information processing systems atau juga

information-generating systems. Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A.

Leitch dan K. Roscoe Davis sebagai berikut: [4]

Sistem informasi adalah suatu sistem didalam organisasi yang

mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

2.2.2. Komponen Sistem Informasi

John Burch dan Gary Grudnitski mengemukakan bahwa sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebutnya dengan istilah blok bangunan (building block), yaitu blok masukan (input block), blok model

(model block), blok keluaran (output block), blok teknologi (technologi block),

22

suatu sistem, keenam blok tersebut masing-masing saling berinteraksi satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasarannya.

1. Blok Masukan

Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.

2. Blok Model

Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

3. Blok Keluaran

Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.

4. Blok Teknologi

Teknologi merupakan “kotak alat” (tool box) dalam sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima output, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari 3 bagian utama, yaitu teknisi (humanware atau

brainware), perangkat lunak (software), dan perangkat keras

(hardware). Teknisi dapat berupa orang-orang yang mengetahui

operator komputer, pemrogram, operator pengolah kata, spesialis telekomunikasi, analis sistem, dan lain sebagainya.

5. Blok Basis Data

Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan di dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa, supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses atau dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak paket yang disebut dengan DBMS

(Database Management Systems).

6. Blok Kendali

Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti misalnya bencana alam, api, temperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, kesalahan-kesalahan, ketidak efisienan, sabotase dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.

24

2.2.3. Data

Data adalah representasi dari suatu fakta, yang dimodelkan dalam bentuk gambar, kata, dan/atau angka. Manfaat data adalah sebagai satuan representasi yang dapat diingat, direkam, dan dapat diolah menjadi informasi. Karakteristiknya, data bukanlah fakta, namun representasi dari fakta. Kata sederhananya, data adalah catatan tentang fakta, atau data merupakan rekaman catatan tentang fakta. Data yang baik, adalah yang sesuai dengan faktanya.

2.2.4. Model Proses Rekayasa Perangkat Lunak

Model proses untuk rekayasa perangkat lunak dipilih berdasarkan sifat aplikasi dan proyeknya, metode dan alat-alat bantu yang akan dipakai, dan kontrol serta penyampaian yang dibutuhkan.

Perkembangan perangkat lunak bisa dianggap sebagai lingkaran pemecahan masalah dimana terdapat empat keadaan berbeda, yaitu status quo, definisi masalah, perkembangan teknis memecahkan masalah di keseluruhan aplikasi dari banyak aplikasi, dan integrasi pemecahan menyampaikan hasil kepada siapa yang membutuhkan pertama kali.

Bermacam-macam model proses yang berbeda pada perangkat lunak sebagai berikut :

1. Model Sekuensial Linier atau Waterfall

Sekuensial linier mengusulkan sebuah pendekatan kepada perkembangan perangkat lunak yang sistematik dan sekuensial yang mulai pada tingkat dan kemajuan sistem pada seluruh analisis, desain, kode, pengujian, dan pemeliharaan.

2. Model Prototipe

Prototyping paradigma dimulai dengan pengumpulan kebutuhan. Pengembang dan pelanggan bertemu dan mendefinisikan obyektif keseluruhan dari perangkat lunak, mengidentifikasi segala kebutuhan yang diketahui, dan area garis besar dimana definisi lebih jauh

merupakan keharusan kemudian dilakukan “perancangan kilat”.

Perancangan kilat berfokus pada penyajian dari aspek-aspek perangkat lunak tersebut,yang akan nampak bagi pelanggan / pemakai (contohnya pendekatan input dan format output).

3. Model RAD

Rapid Application Development (RAD) adalah sebuah model proses

perkembangan perangkat lunak sekuensial linier yang menekankan siklus perkembangan yang sangat pendek. Model RAD ini merupakan

sebuah adaptasi “kecepatan tinggi” dari model sekuensial linier di mana

perkembangan cepat dicapai dengan menggunakan pendekatan konstruksi berbasis komponen.

4. Model Proses Perangkat Lunak Evolusioner

Model evolusioner adalah model iteratif. Model itu ditandai dengan tingkah laku yang memungkinkan perekayasa perangkat lunak mengembangkan versi perangkat lunak yang lebih lengkap sedikit demi sedikit.

a. Model Pertambahan

Model inkeremental menggabungkan elemen-elemen model sekuensial linier (diaplikasikan secara berulang) dengan filosofi

26

prototipe iteratif. Model pertambahan memakai urutan-urutan linier di dalam model yang membingungkan, seiring dengan laju waktu kalender. Model pertambahan berfokus pada penyampaian produk operasional dalam setiap pertambahannya.

b. Model Spiral

Model spiral (spiral model) adalah model proses perangkat lunak yang evolusioner yang merangkai sifat iteratif dari prototipe dengan cara komputer dan aspek sistematis dari model sekuensial linier. c. Model Rakitan Komponen

Model rakitan komponen menggabungkan beberapa karakteristik model spiral. Model ini bersifat evolusioner, sehingga membutuhkan pendekatan iteratif untuk mencapai perangkat lunak. Tetapi model rakitan komponen merangkai aplikasi dari komponen perangkat lunak sebelum dipaketkan (kadang-kadang disebut “kelas”).

d. Model Perkembangan Konkuren

Model proses yang konkuren dapat disajikan secara skematis sebagai sederetan aktivitas teknik mayor, tugas-tugas, dan keadaannya yang lain. Contohnya aktivitas rekayasa yang dibatasi untuk model spiral dipenuhi dengan melakukan tugas-tugas sebagai berikut: prototyping dan atau pemodelan analisis, spesifikasi kebutuhan, dan rancangan. 5. Model Formal

Model metode formal mencakup sekumpulan aktivitas yang membawa kepada spesifikasi matematis perangkat lunak komputer. Metode formal memungkinkan perekayasa perangkat lunak untuk mengkhususkan,

mengembangkan, dan memverifikasi sistem berbasis komputer dengan menggunakan notasi matematis yang tepat.

2.2.5. Model Analisis Terstruktur

2.2.5.1. Pemodelan Data

Pemodelan data menjawab serangkaian pertanyaan spesifik yang relevan dengan berbagai aplikasi pemrosesan data. ERD (Entity

Realtionship Diagram) memunginkan perekayasa perangkat lunak

mengidentifikasi objek data dan hubungannya dengan menggunakan notasi grafis. Pada konteks analisis terstruktur, ERD menetapkan semua data yang dimasukan, disimpan, ditransformasi, dan diproduksi pada suatu aplikasi.

1. Objek Data, Atribut, dan Hubungan

a. Objek data adalah representasi dari hampir semua informasi gabungan yang harus dipahami oleh perangkat lunak. Objek data dapat berupa entitas eksternal, benda, peristiwa, peran, unit organisasional, tempat atau struktur. Objek data digambarkan dengan empat persegi panjang.

b. Atribut menentukan properti suatu objek data dan mengambil salah satu dari tiga karakteristik yang berbeda. Atribut dapat digunakan untuk: (1) menamai sebuah contoh dari objek data, (2) menggambarkan contoh, (3) membuat referensi ke contoh lain pada tabel yang lain. Atribut adalah komponen untuk mendeskripsikan entitas yang digambarkan dengan bentuk elips.

28

c. Hubungan objek data disambungkan satu dengan lainnya dengan berbagai macam cara. Hubungan objek data dapat dibaca dari dua arah. Hubungan (relasi) adalah hubungan antara beberapa entitas yang digambarkan dengan belah ketupat. Relasi antar tabel dapat dikategorikan menjadi tiga macam, yaitu: (1) One to One

Relationship, (2) One to Many Relationship, dan (3) Many to Many

Relationship.

Simbol yang menyatukan atribut-atribut pada entitas tertentu serta menyatukan entitas-entitas dalam suatu relasi tertentu adalah garis. 2. Kardinalitas dan Modalitas

a. Kardinalitas model data harus merepresentasikan jumlah peristiwa dari objek di dalam hubungan yang diberikan. Kardinalitas merupakan spesifikasi dari sejumlah peristiwa dari satu [objek] yang dapat dihubungkan ke sejumlah peristiwa dari [objek] yang

lain. Kardinalitas biasanya diekspresikan secara sederhana „satu‟ atau „banyak‟.

b. Modalitas dari suatu hubungan adalah nol bila tidak ada kebutuhan eksplisit untuk hubungan yang terjadi atau hubungan itu bersifat opsional. Modalitas bernilai 1 jika suatu kejadian dari hubungan merupakan perintah.

3. Entity Relationship Diagram (ERD)

ERD pada mulanya diusulkan oleh Peter Chen untuk desain sistem

database relasional dan telah dikembangkan oleh yang lainnya.

atribut, hubungan dan berbagai tipe indikator. Tujuan utama dari ERD adalah untuk mewakili objek data dan hubungan mereka. Pemodelan data dan ERD memberi notasi yang singkat untuk mengamati data di dalam konteks aplikasi pemrosesan data kepada analisis. Digunakan untuk menciptakan satu analisis, perancangan database dan untuk mendukung metode analisis persyaratan yang lain.

2.2.5.2. Pemodelan Fungsional dan Aliran Informasi

Informasi ditransformasikan pada saat dia mengalir melalui sebuah sistem berbasis komputer. Sistem tersebut menerima input dalam berbagai cara; mengaplikasikan perangkat keras dan elemen manusia untuk mentransformasikan input menjadi output; dan memproduksi output dalam berbagai bentuk.

1. Diagram Konteks

Diagram konteks menggambarkan hubungan antara sistem dengan entitas luarnya. Diagram konteks berfungsi sebagai transformasi dari satu proses yang melakukan transformasi data input menjadi data

output. Entitas yang dimaksud adalah entitas yang mempunyai

hubungan langsung dengan sistem.

Suatu diagram konteks selalu mengandung satu dan hanya satu proses saja. Diagram konteks ini menggambarkan hubungan input atau

output antara sistem dengan dunia luarnya (kesatuan luar).

30

Data Flow Diagram (DFD–DAD/Diagram Alir Data) memperlihatkan

hubungan fungsional dari nilai yang dihitung oleh sistem, termasuk nilai masukan, nilai keluaran, serta tempat penyimpanan internal. DFD adalah gambaran grafis yang memperlihatkan aliran data dari sumbernya dalam objek kemudian melewati proses yang mentransformasinya ke tujuan yang lain, yang ada pada objek lain.

DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbang-kan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir. DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur (structured analysis and

design). DFD merupakan alat yang cukup populer sekarang ini, karena

dapat menggambarkan arus data di dalam sistem dengan terstruktur jelas . Beberapa simbol yang digunakan dalam Data Flow Diagram

(DFD) antara lain : (1) External Entity (kesatuan luar) atau boundary

(batas sistem), (2) Data Flow (arus data), (3) Process (proses), dan (4)

Data Store (simpanan luar).

3. Spesifikasi Proses

Spesifikasi proses digunakan untuk menggambarkan semua proses model aliran yang nampak pada tingkat akhir penyaringan. Kandungan dari spesifikasi proses dapat termasuk teks naratif dari algoritma proses, persamaan matematika, tabel, diagram, atau bagian. Speseifikasi proses ini berfungsi sebagai sebuah langkah pertama di dalam kreasi spesidikasi persyaratan perangkat lunak dan sebagai

penuntun bagi desain komponen program yang akan mengimplementasikan program.

2.2.5.3. Kamus Data

Kamus data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Dengan menggunakan kamus data, analisis sistem dapat mendefinisikan data yang mengalir di sistem dengan lengkap. Kamus data dibuat pada tahap analisis sistem dan digunakan baik pada tahap analisis maupun pada tahap perancangan sistem. Pada tahap analisis dan perancangan, kamus data dapat digunakan sebagai alat komunikasi antara analsisis sistem dengan pemakai sistem tentang data yang mengalir di sistem, yaitu tentang data yang masuk ke sistem dana tentang informasi yang dibutuhkan oleh pemakai sistem. Pada tahap perancangan, kamus data digunakan untuk merancang input, merancang laporan-laporan dan database. Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada di DFD. Arus data di DFD sifatnya global, hanya ditunjukkan nama arus datanya saja. Keterangan lebih lanjut tentang struktur data dari arus data di DFD secara lebih rinci dapat dilihat di kamus data. Kamus data harus dapat mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yang dicatatnya, maka kamus data harus memuat nama arus data, alias, bentuk data, arus data, penjelasan, periode, volume, dan struktur data.

2.3 Borland Delphi

Delphi merupakan salah satu bahasa pemrograman tingkat tinggi berbasis Windows. Delphi digolongkan ke dalam bahasa pemrograman visual yang

5

5.1.2 Laporan Sistem Informasi Pengarsipan data pegawai dan data pensiun yang mengoptimal kinerja pegawai sehingga dalam pengolahan laporan dan penyajian arsip dapat berjalan dengan baik. 5.1.3Permasalahan yang terjadi dalam

pengolahan data arsip pegawai dan data arsip pensiun dapat menjadi lebih efisien. 5.1.4Melalui analisis yang dilakukan

pengolahan data arsip pengawai dan data arsip pension sudah sesuai dengan yang diharapkan oleh bapak bagio selaku pengguna yang mempunyai jabatan sebagai bagian kepegawaian (arsip).

5.2. Saran

Perangkat lunak Sistem Informasi Pengarsipan ini masih dapat dikembangkan seiring dengan berkembangnya spesifikasi kebutuhan pengguna sistem yang harus dipenuhi dalam mencapai hasil dan kinerja sistem yang lebih baik.

Masih banyak fasilitas–fasilitas lain dalam aplikasi kepegawaian yang perlu dikembangkan di KANREG III BKN pada umumnya untuk memaksimalkan kerja sistem yang setiap saat selalu berkembang seiring dengan meningkatnya kebutuhan akan informasi dan perkembangan teknologi yang semakin pesat.

Pada system informasi pengarsipan yang di bangun masih banyak terdapat kekurangan dan hanya mengolah data arsip yang dapat mengepesienkan kinerja pegawai yang akan menerima sk cpns,sk kenaikan jabatan, sk kenaikan gaji, sk penambahan anak/istri/suami, sk pensiun dan lain lain.

6.

DAFTAR PUSTAKA

[1] Bahri, Kusnassriyanto S., Sjachriyanto, Wawan, 2005,

Pemrograman Delphi, Informatika, Bandung.

[2] Budhi Irawan, 2005, Jaringan Komputer, Graha Ilmu,

Yogyakarta.

[3] Hartono, Jogiyanto, 2001, Teori dan Aplikasi Program

Komputer Bahasa Turbo Pascal (Jilid 1), Andi, Yogyakarta.

[4] Hartono, Jogiyanto, 2005, Analisis & Desain Sistem

Informasi: pendekatan terstruktur teori dan praktek, Andi, Yogyakarta.

[5] Nugroho, Adi, 2004, Konsep Pengembangan Sistem Basis

Data, Informatika, Bandung.

[6] Panduan Praktis PEMROGRAMAN Borland Delphi 7.0, Andi, Yogyakarta.

[7] Pressman, Roger S., 2002, Rekayasa Perangkat Lunak:

Pendekatan Praktisi (Buku I), Andi, Yogyakarta.

[8] Santosa, P. Insap, 2004, Struktur Data Menggunakan Turbo

Pascal 6.0, Andi, Yogyakarta.

[9] Stallings, Williams, 2002, Komunikasi Data dan Komputer:

Jaringan Komputer, Salemba Teknika, Jakarta.

[10] Hariyanto,Bambang, 2003 Metode Pengarsipan : Metode Pengarsipan menggunakan Metode Pengarsipan Berdasarkan Nomor, Informatika, Bandung.

[11] Teddy Marcus Zakaria, Agus Prijono, 2005, Konsep dan Implementasi Struktur Data, Informatika, Bandung. [12] Witarto, 2004, Memahami Sistem

Informasi: Pendekatan Praktis Rekayasa Sistem Informasi Melalui Kasus-Kasus Sistem Informasi Di Sekitar Kita, Informatika, Bandung.

1

KEEPING

ARCHIEVE SYTEM INFORMATION

IN OFFICIAL STATE INSTITUTION AND RETIRED METHOD BE

BASE ON NUMBER OF EMPLOYEE (NIP)

(A CASE STUDY IN REGIONAL OFFICE III BKN BANDUNG)

Sahat Sitorus

Department of Informatics, Faculty of Engineering and Computer Science,

University Computer Indonesia.

Jln. Dipati Ukur No.112 Bandung 40132 bandungdewata@yahoo.com

ABSTRACT

Official State Institution (BKN) is one institution with function to accomplish, maintain and develop state administration in officialdom area so that continuity of government may be reached. Officialdom data managed includes main employee data, employee history data, and employee mutation data. However, in fact this instance has not had one integrated system accurately for keeping archives data. Recently, the officialdom data management is still manual, though it has been implemented in excel and access forms.

This system information use filing method be base on number of employee (NIP), involves descriptive research method with case study research in instance, where data collection technique used includes observation, interview, and literature study. Data analysis technique involves waterfall method while structural analysis involves structured analysis, namely URD (Entity Relationship Diagram) to describe data model and DFD (Data Flow Diagram) in describing functional model. Data processed include letter of decree (SK) CPNS, SK rank promotion data, SK rank periodical salary, SK increasing husband/wife/child of civil state employee.

After through phases based on selected development method, system test consisting of alpha test was performed using black box test method focusing on functional software terms with conclusion of test result that syntax error may occur because process selection in the form of message display direction has not been still maximally presented, and beta test i.e. field test with conclusion of test result that system scores fairly good, learnable, easy to use, has interesting display and follows instance needs (BKN).

Key terms: Officialdom Application, System Keeping Archives and Retired Data

1. INTRODUCTION

1.1 Background Issues

BKN KANREG III (State Employment Agency) BANDUNG are working on the utilization of information technology in an optimal fashion so that the computer much more developed use, in this case intended to be used as data processing media files available on the institution or presentation of the archived data. The fact that there is now in the processing of employee data records are still done manually.

Based on the results of interviews with the agency manually, which at the time needed to check the archives are still closet one by one to find the folder that contains the file details. One also found the data were scattered from a file clerk and less structured, leading to delays in conducting the data changes periodically raises, promotions, addition of children and retired employees and data as well as to the preparation of reports on archived data.

Based on the problems described above, then the KANREG III BKN (State Employment Agency) BANDUNG intend to build a system that can process data files owned by the institution.

1.2 Problem formulation

In accordance with the background above problems, so in this study can be formulated problem will be discussed are: How to build information systems pengawai data archiving and data archiving methods pension based on the number KANREG III BKN (State Employment Agency) BANDUNG.

1.3 Purpose

The purpose of this research is to develop information systems personnel data archiving and data archiving methods pension based on the number of State Personnel Agency (BKN) Through Case Study On Regional Office (KANREG) III State Personnel Agency (BKN) Bandung.

2

1.4 Purpose

The goals of this system is as follows 1. Facilitate the search of the archives

staff by typing NIP (Tax Up Employee) can directly megetahui where space, cupboards, shelves and file folder that contains the employee details are. 2. Optimize the performance of the State

Personnel Agency employees (BKN) KANREG III Bandung as will the preparation of reports on the data archive staff.

1.5 Limitation Problem / Scope study. In order for the discussion can be done as directed and as expected, it is necessary to apply restrictions to the problems discussed in it, among others:

1. Operating systems that support the system that will be built this is Windows 2000/NT/XP.

2. The method of analysis used in the construction of this system is based on data flow tersrtuktur, where the device is used to describe the data model is Entity Relationship Diagram (ERD), whereas the functional model to describe the Context Diagram and Data Flow Diagram (DFD)..

3. Tools used is Borland Delphi 7 as an application in the design interface and SQL Server 2000 as a database. 4. This system can process data archiving

and data employee retirement.

5. The output of this system of reporting the data file storing data and data workers retire.

6. Filing Method Based on the number, the number used is NIP (Tax Up Employees).

7. Archive search method based on the employee NIP (Tax Up Employee). 8. Users who will use this system is part

of personnel KANREG III BKN Bandung.

3. ANALYSIS AND DESIGN

SYSTEM.

3.1. ERD (Entity Relationship Diagram )

Golongan Jabatan Gaji Pegawai Loker Rak Ruang Memiliki Memiliki

Memiliki Memiliki Memiliki

Memiliki

Memliki Memiliki Memiliki

Disimpan Disimpan Disimpan Disimpan Disimpan nama Tanggal_lahir nip Jenis_kelamin Pendidikan_terakhir Unit_kerja alamat Tahun_angkatan Kode_Golongan Kode_Jabatan Nama Kode_Golongan nip tanggal Kode_map tanggal Kode_Loker Nama_Loker kode_Rak Nama_rak Kode_ruang Kode_rak Nama_ruang Kode_ruang 1 1 1 1 1

1 N N

N 1 1 N N N 1 N 1 N 1 1 N No_SK Nama SK Kenaikan Jabatan SK

CPNS SK GajiBerkala SK Penambahan Istri/Anak SK Pensiun MAP SK Kenaikan gaji MAP SK CPNS Kode_map 1

Memiliki Memiliki Memiliki Memiliki Memiliki

1 1

1 1

N N N

N N Kode_map 1 1 1 1 1 1 1 MAP SK Penambahan Istri/Anak MAP SK Pensiun MAP SK Kenaikan Jabatan 1 Memiliki N 1 Memiliki N gaji Kode_map Kode_map Kode_loker Kode_map keterangan nip No_sk Gaji_baru keterangan Kode_map tanggal nip No_sk jabatan_baru keterangan Kode_map tanggal nip No_sk agama jumlah pekerjaan keterangan Kode_map tanggal Tanggal_pensiun nip No_sk Masa_jabatan keterangan Kode_jabatan Gaji Kode_golongan Kode_loker Kode_loker Kode_loker Kode_map Kode_loker

Gambar 3. 7Entity Relationship Diagram(ERD)

3.2. Relasi Table

t_jabatan PKkode_jabatan nama t_golongan PKkode_golongan nama t_gaji PKgaji FK1kode_golongan t_pegawai PK nip nama tanggal_lahir jenis_kelamin pendidikan_terakhir tahun_pengangkatan unit_kerja alamat FK1kode_golongan t_sk_cpns PKno_sk_cpns FK1nip tanggal keterangan t_kenaikan_jabatan PKno_sk_kenaikan_jabatan FK1nip tanggal jabatan_baru keterangan FK2kode_jabatan t_kenaikan_gaji PKno_sk_kenaikan_gaji FK1nip tanggal gaji_baru keterangan FK2gaji t_penambahan_anak_istri PKno_sk_penambahan_anak_istri FK1nip tanggal agama pekerjaan keterangan t_pensiun PKno_sk_pensiun FK1nip tanggal tanggal_pensiun masa_jabatan keterangan t_map_sk_cpns kode_map FK1no_sk_cpns FK2kode_loker t_map_sk_kenaikan_jabatan Kode_map FK1no_sk_kenaikan_jabatan FK2kode_loker t_map_sk_kenaikan_gaji kode_map FK1no_sk_kenaikan_gaji FK2kode_loker t_map_sk_penambahan_anak_istri kode_map FK1no_sk_penambahan_anak_istri FK2kode_loker t_map_sk_pensiun kode_map FK1no_sk_pensiun FK2kode_loker t_loker PKkode_loker nama_loker FK1kode_rak t_rak PKkode_rak nama_rak FK1kode_ruang t_ruang PKkode_ruang nama_ruang Gambar 3.64 Skema Relasi

3.3. Context Diagram Archiving

t_gaji t_golongan t_jabatan t_pegawai t_sk_cpns t_sk_kenaikan_jabatan t_sk_gaji_berkala t_sk_penambahan_istri/anak t_sk_pensiun t_loker t_rak t_ruang Sistem Infomasi pengarsipan data pengawai dan

data pensiun menggunakan metode pengarsipan berdasarkan nomor Staff

- Data Login - data Ruang - data rak - data loker - data User - data Pegawai - data Jabatan - data Golongan - data Gaji - data SK CPNS - data SK Kenaikan Jabatan - data SK Kenaikan Gaji - data SK Penambahan Istri/Anak - data Pensiun - info login

- Info Ruang - Info rak - Info loker - Info User - Info Pegawai - Info Jabatan - Info Golongan - Info Gaji - Info SK Kenaikan Jabatan - Info SK Kenaikan Gaji - Info SK Penambahan Istri/Anak - Info Pensiun

data Gaji Info data Gaji

data Golongan Info data Golongan data Jabatan Info data Jabatan data Pegawai Info data Pegawai data SK CPNS Info data SK CPNS data SK Kenaikan Jabatan Info data SK Kenaikan Jabatan data SK Gaji Berkala

Info data SK Gaji Berkala data SK Penambahan Istri/Anak

Info data SK Penambahan Istri/Anak data SK Pensiun

Info data SK Pensiun

data Loker Info data Loker

data Rak Info data Rak

data Ruang Info data Ruang Gambar 3. 8 Context Diagram Archiving

1 Login Staff - Info User - Info Ruang - Info rak - Info loker - Info User - Info Pegawai - Info Jabatan - Info Golongan - Info Gaji - - Info SK CPNS - Info SK Kenaikan Jabatan - Info SK Kenaikan Gaji - Info SK Penambahan Istri/Anak - Info Pensiun

2 Pengolahan Data Master

3 Pengolahan Data Arsip

4 Cetak Laporan Da ta Lo gin Data Invalid user loker golongan gaji ruang rak Data User Info Data User Data Ruang

Info Data Ruang Data Rak Info Data Rak

Data Loker Data Jabatan Info Data Jabatan Info Data Loker

jabatan Data Golongan Info Data Golongan Data Gaji Info Data Gaji

Data Ruang Info Data Ruang Data Rak Info Data Rak Info Data Loker Data Jabatan

Info Data Jabatan Data Golongan Info Data Golongan

Data Gaji Info Data Gaji

t_sk_cpns t_sk_kenaikan_jabatan t_sk_kenaikan_gaji t_sk_penambahan_istri/anak t_sk_pensiun Data SK CPNS Info Data SK CPNS Info Data SK Kenaikan JabatanData SK Kenaikan Jabatan Data SK KenaikanGaji Info Data SK KenaikanGaji Data SK Penambahan Anak/Istri Info Data SK Penambahan Anak/Istri Data Pensiun

Info Data Pensiun Data SK CPNS Data SK Kenaikan Jabatan Data SK KenaikanGaji Data SK Penambahan Anak/Istri Data Pensiun Data Loker

Data permintaan cetak laporan

Data lo

gin

Info d

ata lo

gin

- data SK CPNS - data SK Kenaikan Jabatan - data SK Kenaikan gaji - data SK Penambahan Istri/Anak - data SK Pensiun

- Info data SK CPNS - Info data SK Kenaikan Jabatan - Info data SK Kenaikan gaji - Info data SK Penambahan Istri/Anak - Info data SK Pensiun

- data Ruang - data rak - data loker - data User - data Pegawai - data Jabatan - data Golongan - data Gaji - data Pensiun

Data lo

gin staf va

lid

D

ata log

in staf valid

5 Restore Data login valid sebagai staf

t_ser t_ruang t_rak t_loker t_jabatan t_golongan t_gaji Data user Data r uang

Data rakData

loker Data jabata n Data golo nga n Data g aji Da ta user D ata ruan g Da ta r ak Data loker Da ta jaba tan Data g olon gan Data g aji Data m ap s k cp ns Da ta m

ap sk kena

ikan jab

atan

D

ata m

ap sk ken

aikan g aji Data user Data ruang Data rak Data loker Data jabatan Data golongan Data gaji

Gambar 3.9 DFD Level 1

3.5. Struktur Menu

login menu Pengolahan arsip Pengolahan Data master

aplikasi Cetak laporan

logout Pengolahan Data Ruang Pengolahan Data Rak Pengolahan Data Loker Pengolahan Data Jabatan Pengolahan Data Gologan Pengolahan Data gaji Pengolahan Data SK CPNS Pengolahan Data Sk Kenaikan Jabatan Pengolahan Data Sk Kenaikan Gaji Pengolahan Data SK Penambahan istri/anak Pengolahan Data SK Pensiun Cetak Laporan Data CPNS Cetak Laporan Data Sk Kenaikan Jabatan Cetak Laporan Data Sk Kenaikan Gaji Cetak Laporan Data SK Penambahan istri/ anak Cetak Laporan Data SK Pensiun Pegawai

Pengaturan Restore Data

Gambar 3.65 Struktur Menu Program

4. IMPLEMENTATION AND

TESTING SYSTEM

4.1. Display data processing personnel.

4.2. View additional employees.

4.3. Display processing sk cpns

4.4. Display Processing keaikan office sk

4

4.6. Display Processing additional child / wife

4.7. Display Processing Retirement

4.8. Display Processing Pension report

5. CONCLUSIONS AND

RECOMMENDATIONS

5.1.Conclusion

Based on the results obtained in the research and drafting of this thesis and adapted to the goal, then obtained the following conclusions:

5.1.1 Archiving Information System that was built to display the report in the search for easy data archive and data archive staff retirement and terstuktur data and were organized in accordance with the expected.

5.1.2 Archiving Information System report data and data workers who retired employees so mengoptimal performance in the processing of reports and presentation archive may work well. 5.1.3 Problems that occur in data processing

and data file employee pension records can be more efficient.

5.1.4 Through the analysis of the data processing and data archive file pengawai pensions was as expected by the user as fathers bagio who has served as part of employment (archive).

Information System software archive can still be developed in line with the development of system specification user needs that must be met in achieving performance results and a better system..

There are many other facilities in employment applications that need to be developed in KANREG III BKN generally to maximize the system works at all times always evolve with the increasing need for information and the development of increasingly rapid technological.

In filing the information system built there are still many shortcomings and only archive the data processing that can mengepesienkan performance of staff who will receive cpns sk, sk promotions, salary increases sk, sk additional child / wife / husband, sk pension etc..

6.

REFERENCES

[1]

Bahri, Kusnassriyanto S., Sjachriyanto, Wawan, 2005, Delphi Programming, Informatics, Bandung.

[2]

Budhi Irawan, 2005, Network Computer, Graha Ilmu, Yogyakarta.

[3]

Hartono, Jogiyanto, 2001, Theory and Applications Computer Program Language Turbo Pascal (Part 1), Andi, Yogyakarta.

[4]

Hartono, Jogiyanto, 2005, Analysis & Design of Information Systems: a structured approach to the theory and practice, Andi, Yogyakarta.

[5]

Nugroho, Adi, 2004, Concept Development of Database Systems, Informatics, Bandung.

[6]

Practical Guide PROGRAMMING Borland Delphi 7.0, Andi, Yogyakarta.

[7]

Pressman, Roger S., 2002, Software Engineering: Practitioners Approach (Book I), Andi, Yogyakarta.

[8]

Santosa, P. Insap, 2004, Data Structures Using Turbo Pascal 6.0, Andi, Yogyakarta.

[9]

Stallings, Williams, 2002, Data Communications and Computers: Computer Networking, Salemba Teknika, Jakarta.

[10] Hariyanto, Bambang, 2003 Filing Method: This method uses Archiving Archiving Method Based on Number, Informatics, Bandung.

[11] Teddy Marcus Zachariah, Agus Prijono, 2005, Concept and Implementation of Data Structures, Information Technology, Bandung. [12] Witarto, 2004, Understanding

Information Systems: Practical Approach Through Information Systems Engineering Cases On Information Systems Around Us, Informatics, Bandung.