Sistem Informasi Data Pegawai Pada Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara Medan Menggunakan Visual Studio 2008

SISTEM INFORMASI DATA PEGAWAI PADA KANTOR

REGIONAL VI BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA MEDAN

MENGGUNAKAN VISUAL STUDIO 2008

TUGAS AKHIR

IRA DHANI JUMADDINA

112406039

PROGRAM STUDI D3 TEKNIK INFORMATIKA

DEPARTEMEN MATEMATIKA

FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN

ALAM

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN

SISTEM INFORMASI DATA PEGAWAI PADA KANTOR REGIONAL VI BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA MEDAN MENGGUNAKAN VISUAL

STUDIO 2008

TUGAS AKHIR

Diajukan untuk melengkapi tugas dan memenuhi syarat memperoleh Ahli Madya

IRA DHANI JUMADDINA 112406039

PROGRAM STUDI D3 TEKNIK INFORMATIKA DEPARTEMEN MATEMATIKA

FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN 2014

PERSETUJUAN

Judul : SISTEM INFORMASI DATA PEGAWAI PADA

KANTOR REGIONAL VI BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA MEDAN MENGGUNAKAN VISUAL STUDIO 2008

Kategori : TUGAS AKHIR

Nama : IRA DHANI JUMADDINA

Nomor Induk Mahasiswa : 112406039

Program Studi : DIPLOMA (D3) TEKNIK INFORMATIKA

Departemen : MATEMATIKA

Fakultas : MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN

ALAM (FMIPA) UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Disetujui di Medan, Juli 2014

Diketahui: Disetujui:

Program Studi D3 Teknik Informatika Pembimbing, FMIPA USU

Ketua,

Dr. Elly Rosmaini, M.Si Drs. Ujian Sinulingga, M.Si NIP. 196005201985032002 NIP. 195603031984031004

PERNYATAAN

SISTEM INFORMASI DATA PEGAWAI PADA KANTOR REGIONAL VI BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA MEDAN MENGGUNAKAN VISUAL

STUDIO 2008

TUGAS AKHIR

Saya menyatakan bahwa tugas akhir ini adalah hasil karya saya sendiri, kecuali beberapa kutipan dan ringkasan yang masing-masing disebutkan sumbernya.

Medan, 9 Juni 2014

IRA DHANI JUMADDINA 112406039

PENGHARGAAN

Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga akhirnya penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini dengan judul Sistem Informasi Data Pegawai Pada Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara Medan Menggunakan Visual Studio 2008.

Terimakasih penulis sampaikan kepada Drs. Ujian Sinulingga, M.Si selaku dosen pembimbing yang telah meluangkan waktunya selama penyusunan tugas akhir. Terimakasih kepada Dr. Elly Rosmaini, M.Si dan Syahriol Sitorus, S.Si, M.IT selaku Ketua dan Sekretaris Program Studi D3 Teknik Informatika, Dekan dan Pembantu Dekan FMIPA USU. Terimakasih kepada Yasrul Hafli Pasaribu, S.Sos selaku Kepala Sub Bagian Kepegawaian Badan Kepegawaian Negara Kantor Regional VI. Terimakasih kepada keluarga dan teman-teman seangkatan Kom A 2011 dan berbagai pihak yang tidak dapat penulis sebutkan di sini. Semoga Allah SWT akan membalasnya.

ABSTRAK

Program sistem informasi merupakan salah satu program yang banyak digunakan oleh banyak instansi-instansi dalam era globalisasi sekarang ini, baik itu instansi pemerintah maupun swasta dalam menjalankan aktivitas sehari-hari yang berhubungan dengan penyajian data secara cepat dan akurat. Dalam hal ini penulis mencoba untuk membuat suatu sistem informasi yang dapat membantu instansi yang bersangkutan mempermudah pengolahan data para pegawai pada instansi tersebut. Dalam penulisan tugas akhir ini, penulis mencoba merancang sebuah program aplikasi Sistem Informasi Data Pegawai pada Kantor Regional Badan Kepegawaian Negara. Dalam perancangan Sistem Informasi ini, penulis menggunakan aplikasi Microsoft Visual Studio 2008, pembuatan laporan menggunakan Crystal Report 8.5 serta perancangan database menggunakan Microsoft Access 2013, sehingga pembuatan sistem informasi ini dapat dilakukan.

DAFTAR ISI

Halaman

Persetujuan ii

Pernyataan iii

Penghargaan iv

Abstrak v

Daftar Isi vi

Daftar Tabel viii

Daftar Gambar ix

Bab 1 Pendahuluan

1.1 Latar Belakang 1

1.2 Identifikasi Masalah 2

1.3 Batasan Masalah 2

1.4 Maksud Dan Tujuan 3

1.5 Tinjauan Pustaka 3

1.6 Metodologi Penelitian 4

1.7 Sistematika Penulisan 5

Bab 2 Landasan Teori

2.1 Pengertian Komputer 8

2.2 Pengertian Sistem 9

2.3 Pengertian Informasi 10

2.4 Pengertian Sistem Informasi 12

2.5 Pengertian Data 13

2.6 Pengertian Database 14

2.7 Pengertian Database Management System (DBMS) 16 2.8 Bagan Alir (Flowchart) 17

2.9 Data Flow Diagram (DFD) 18

2.10 Entity Relationship Diagram (ERD) 19 2.11 Pengenalan Microsoft Visual Basic 2008 21 2.11.1 Komponen Pada Microsoft Visual Basic 2008 23

2.12 Crystal Report 26

2.13 Microsoft Access 27

Bab 3 Deskripsi Instansi

3.1 Sejarah Badan Kepegawaian Negara 29 3.2 Sejarah Singkat Kantor Regional VI Badan Kepegawaian

Negara Medan 31

3.3 Visi Dan Misi Kantor Regional VI Badan Kepegawaian

Negara 32

3.3.1 Visi 33

3.4 Logo Dan Makna Kantor Regional VI Badan Kepegawaian

Negara 34

3.4.1 Logo 34

3.4.2 Makna Logo 34

3.5 Struktur Organisasi Kantor Regional VI Badan Kepegawaian

Negara 36

3.5.1 Kepala 37

3.5.2 Bagian Umum 38

3.5.3 Bagian Mutasi 39

3.5.4 Bidang Status Kepegawaian Dan Pensiun 41 3.5.5 Bidang Informasi Kepegawaian 43 3.5.6 Bidang Bimbingan Teknis Kepegawaian 44 3.6 Fungsi Dan Tugas Pokok Kantor Regional VI Badan

Kepegawaian Negara 45

3.6.1 Fungsi 45

3.6.2 Tugas Pokok 46

Bab 4 Perancangan Sistem

4.1 Metode Perancangan Sistem 47 4.1.1 Rancangan Proses 48 4.1.2 Rancangan Masukan (Input) 50 4.1.3 Rancangan Keluaran (Output) 51 4.1.4 Rancangan Basis Data 53

4.1.5 Rancangan Sistem 56

4.1.6 Rancangan Interface 62

4.1.7 Algoritma Program 62

4.1.8 Tampilan Program 64

Bab 5 Implementasi Sistem

5.1 Pengertian Implementasi Sistem 70

5.2 Tujuan Implementasi Sistem 70

5.3 Spesifikasi Sistem 71

Bab 6 Penutup

6.1 Kesimpulan 73

6.2 Saran 73

Daftar Pustaka Lampiran

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel 2.1 Simbol Flowchart 17

Tabel 2.2 Komponen Data Flow Diagram 19

Tabel 2.3 Komponen Entity Relationship Diagram 20

Tabel 4.1 Tabel Pegawai 54

Tabel 4.2 Tabel Jabatan 54

Tabel 4.3 Tabel Golongan 55

Tabel 4.4 Tabel Keluarga 55

DAFTAR GAMBAR

Halaman Gambar 2.1 Tampilan Awal Microsoft Visual Basic 2008 22 Gambar 2.2 Halaman Utama Microsoft Visual Basic 2008 22 Gambar 2.3 Title Bar Microsoft Visual Basic 2008 23 Gambar 2.4 Menu Bar Microsoft Visual Basic 2008 23 Gambar 2.5 Toolbar Microsoft Visual Basic 2008 23 Gambar 2.6 Toolbox Microsoft Visual Basic 2008 24 Gambar 2.7 Project Microsoft Visual Basic 2008 24 Gambar 2.8 Properties Microsoft Visual Basic 2008 25 Gambar 2.9 Code Windows Microsoft Visual Basic 2008 25 Gambar 2.10 Form Window Microsoft Visual Basic 2008 26 Gambar 2.11 Tampilan Halaman Utama Crystal Report 8.5 27 Gambar 2.12 Tampilan Halaman Utama Microsoft Access 2013 28

Gambar 3.1 Logo Badan Kepegawaian Negara 34

Gambar 3.2 Struktur Organisasi Kantor Regional VI BKN 36

Gambar 4.1 Tampilan Diagram Konteks 49

Gambar 4.2 Rancangan Menu File 50

Gambar 4.3 Rancangan Menu Edit 50

Gambar 4.4 Rancangan Menu Report 50

Gambar 4.5 Form Laporan Data Pegawai 51

Gambar 4.6 Form Laporan Data Jabatan 51

Gambar 4.7 Form Laporan Data Golongan 52

Gambar 4.8 Form Laporan Data Keluarga 52

Gambar 4.9 Form Laporan Data Pendidikan 53

Gambar 4.10 Flowchart Sub Menu Login 57

Gambar 4.11 Flowchart Menu Utama 58

Gambar 4.12 Flowchart Menu Edit 59

Gambar 4.13 Flowchart Menu Report 60

Gambar 4.14 Flowchart Sub Menu Keluar 61

Gambar 4.15 Rancangan User Interface 62

Gambar 4.16 Tampilan Login 64

Gambar 4.17 Tampilan Halaman Utama 64

Gambar 4.18 Gambar Tampilan Menu Data Pegawai 65 Gambar 4.19 Gambar Tampilan Menu Data Jabatan 65 Gambar 4.20 Gambar Tampilan Menu Data Golongan 66 Gambar 4.21 Gambar Tampilan Menu Data Keluarga 66 Gambar 4.22 Gambar Tampilan Menu Data Pendidikan 67 Gambar 4.23 Gambar Tampilan Menu Laporan Data Pegawai 67 Gambar 4.24 Gambar Tampilan Menu Laporan Data Jabatan 68 Gambar 4.25 Gambar Tampilan Menu Laporan Data Golongan 68 Gambar 4.26 Tampilan Menu Laporan Data Keluarga 69 Gambar 4.27 Tampilan Menu Laporan Data Pendidikan 69

ABSTRAK

Program sistem informasi merupakan salah satu program yang banyak digunakan oleh banyak instansi-instansi dalam era globalisasi sekarang ini, baik itu instansi pemerintah maupun swasta dalam menjalankan aktivitas sehari-hari yang berhubungan dengan penyajian data secara cepat dan akurat. Dalam hal ini penulis mencoba untuk membuat suatu sistem informasi yang dapat membantu instansi yang bersangkutan mempermudah pengolahan data para pegawai pada instansi tersebut. Dalam penulisan tugas akhir ini, penulis mencoba merancang sebuah program aplikasi Sistem Informasi Data Pegawai pada Kantor Regional Badan Kepegawaian Negara. Dalam perancangan Sistem Informasi ini, penulis menggunakan aplikasi Microsoft Visual Studio 2008, pembuatan laporan menggunakan Crystal Report 8.5 serta perancangan database menggunakan Microsoft Access 2013, sehingga pembuatan sistem informasi ini dapat dilakukan.

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1Latar Belakang

Seiring dengan perkembangan teknologi, setiap perusahaan ataupun sekolah pada saat ini membutuhkan bantuan komputer dalam pengolahan datanya. Demikian juga halnya dengan Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara. Di sini penulis mencoba untuk membuat suatu sistem informasi yang dapat membantu dalam mempermudah pengolahan data. Sistem informasi ini dikembangkan dengan menggunakan perangkat lunak Microsoft Visual Studio 2008. Sistem informasi dibutuhkan oleh suatu perusahaan untuk menyimpan berbagai data seperti data para pegawai, data gaji para pegawai, absensi para pegawai, dan berbagai hal-hal lainnya yang berhubungan dengan data perusahaan. Untuk mempermudah dalam penginputan suatu data, penyimpanan data, dan juga penggunaan kembali data tersebut maka data-data perusahaan harus disimpan menggunakan suatu aplikasi yang mempermudah penggunanya untuk melakukan hal-hal tersebut.

Dengan pertimbangan tersebut penulis memilih judul: “Sistem

Informasi Data Pegawai Pada Kantor Regional VI Badan Kepegawaian

1.2Rumusan Masalah

Pengolahan data pegawai pada Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara masih dilakukan secara manual. Hal ini dalam pengolahan data pegawai masih kurang efisien.

Berdasarkan hal di atas maka penulis mencoba merumuskan permasalahan, yaitu:

1. Bagaimana membuat sistem informasi data pegawai dengan Visual Studio 2008.

2. Bagaimana sistem informasi dapat mempermudah pengolahan suatu data kepegawaian.

1.3Batasan Masalah

Penulis melakukan pembatasan masalah untuk menghindari terjadinya hal-hal yang menyimpang dari topik permasalahan tentang sistem informasi data pegawai mengenai data pribadi pegawai, data jabatan, data golongan, data keluarga, dan data pendidikan pada Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara. Data tersebut diambil dan dikumpulkan pada tahun 2014 tentang data pegawai pada Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara.

1.4Maksud dan Tujuan

Maksud dari penelitian yang penulis lakukan adalah untuk meneliti tentang sistem informasi data pegawai pada Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara serta untuk mengetahui informasi tersebut dari sistem yang telah ada. Tujuan diadakannya penelitian ini adalah untuk merancang suatu sistem informasi mengenai direktori pegawai yang menyediakan informasi tentang data pegawai pada Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara dengan menggunakan Visual Studio 2008.

1.5Tinjauan Pustaka

Sebagai suatu sistem informasi penjualan yang ingin dinilai baik haruslah memiliki referensi dan program aplikasi pendukung yang cukup. Oleh karena itu penulis mengumpulkan bahan bacaan guna mengumpulkan informasi yang berhubungandengan materi yang terdapat dalam tugas akhir nantinya. Sebagai sumber bahan bacaan atau informasi tersebut penulis mendapatkannya dari perpustakaan Universitas Sumatera Utara, koleksi buku pribadi milik sendiri serta pinjaman dari teman-temanpenulis. Kemudian adapun beberapa program aplikasi pendukung dalampembentukkan sistem informasi ini, yaitu:

1. Cybertron Solution dan Smitdev Community dalam bukunya Membangun Aplikasi Database Dengan Visual Basic 2008 Dan SQL Server 2008. Buku ini membahas pemrograman menggunakan Visual Basic 2008 secara jelas.

Materi yang disajikan juga termasuk dalam pembuatan database untuk sistem informasi.

2. Erick Kurniawan dalam bukunya Cepat Mahir Visual Basic 2010. Buku ini berisi konsep dasar dan berbagai fitur terbaru yang terdapat pada Visual Basic 2010 dan Visual Studio 2010.

3. Smitdev Community dalam bukunya Dasar-Dasar Pemrograman Dengan Visual Basic 2010. Buku ini membahas cara menggunakan software Visual Basic 2010 untuk melakukan pemrograman.

4. Thearon Willis dalam bukunya Beginning Microsoft Visual Basic 2008. Buku ini berisi panduan bagi pemula yang baru belajar Visual Basic 2008 mulai dari dasar.

5.

Rachmad Hakim S. dalam bukunya Visual Basic 2008 for Pemula Banget. Buku ini berisi solusi bagi semua kalangan agar dapat menguasai pemrograman Visual Basic 2008 dengan lebih cepat dan mudah. Adanya teori dan praktek yang tepat sasaran akan dapat mengatasi semua kendala dalam menguasai Visual Basic 2008 bahkan bagi pengguna yang masih awam sekalipun.

1.6Metodologi Penelitian

Adapun metodologi penelitian yang digunakan oleh penulis adalah sebagai berikut:

1. Penelitian Lapangan

Penelitian ini dilakukan penulis secara langsung di Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara untuk mendapatkan data dimana penulis melakukan pencatatan-pencatatan terhadap penemuan yang dianggap perlu dilakukan. Kemudian data yang diperoleh dapat diolah menggunakan Visual Studio 2008 untuk pembuatan sistem informasi.

2. Penelitian Wawancara

Pengumpulan data dengan cara melakukan komunikasi dan wawancara secara langsung kepada pegawai Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara serta mengumpulkan data-data yang dibutuhkan.

3. Penelitian Kepustakaan

Pengumpulan data dengan menggunakan atau mengumpulkan sumber-sumber tertulis, dengan cara membaca, mempelajari dan mencatat hal-hal penting yang berhubungan dengan masalah yang sedang dibahas guna memperoleh gambaran secara teoritis yang dapat menunjang pada penyusunan Tugas Akhir.

4. Observasi

Observasi yang dilakukan penulis adalah untuk mengamati secara langsung jalannya sistem yang berlaku pada saat ini dan proses kerja dari sistem tersebut. Dalam hal ini, penulis mengamati bahwa sistem pendataan pada Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara masih dilakukan secara

manual. Oleh karena itu, penulis ingin membuat sebuah sistem Visual Studio 2008, agar mempermudah dalam pengerjaan penginputan data.

1.7Sistematika Penulisan

Uraian singkat mengenai struktur penulisan pada masing-masing bab adalah sebagai berikut:

BAB I

BAB II

BAB III

PENDAHULUAN

Membahas Latar Belakang, Rumusan Masalah, Batasan Masalah, Maksud dan Tujuan, Tinjauan Pustaka, Metodologi Penelitian, serta Sistematika Penulisan.

LANDASAN TEORI

Berisikan tentang Pengertian Komputer, Pengertian Sistem, Pengertian Informasi, Pengertian Sistem Informasi, Pengertian Data, Pengertian Database, Pengertian Database Management System (DBMS), Bagan Alir (Flowchart), Data Flow Diagram, Entity relationship Diagram, Pengenalan Microsoft Visual Basic 2008, Crystal Report serta Microsoft Access.

DESKRIPSI INSTANSI

Dalam bab ini penulis menjelaskan tentang sejarah Badan Kepegawaian Negara, sejarah singkat Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara Medan, visi dan misi Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara, logo dan makna Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara, struktur

BAB IV

BAB V

BAB VI

organisasi Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara, serta fungsi dan tugas pokok Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara.

PERANCANGAN SISTEM

Dalam bab ini penulis menguraikan tentang metode perancangan sistem yang digunakan pada sistem informasi ini yang meliputi rancangan proses, rancangan masukan (input), rancangan keluaran (output), rancangan basis data, rancangan sistem, rancangan interface, serta algoritma dari aplikasi tersebut saat dijalankan.

IMPLEMENTASI SISTEM

Menjelaskan mengenai pengertian implementasi sistem, tujuan implementasi sistem, dan spesifikasi sistem yang dibutuhkan untuk dapat menjalankan aplikasi tersebut..

KESIMPULAN DAN SARAN

BAB 2

LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian Komputer

Komputer merupakan sekumpulan alat elektronik yang terkoordinasi di bawah kontrol program dengan kemampuan dapat menerima data (input) lalu mengolah data (proses) tersebut dengan menghasilkan informasi (output). Berikut ini merupakan pengertian komputer menurut pendapat para ahli:

1. V.C. Hamacher, komputer merupakan mesin penghitung elektronik yang dengan cepat dapat menerima informasi input digital, memrosesnya sesuai dengan program yang tersimpan di memorinya dan menghasilkan output informasi.

2. Robert H. Blissmer, komputer merupakan suatu alat elektronik yang mampu melakukan beberapa tugas seperti menerima input, memroses input, menyimpan perintah-perintah dan menyediakan output dalam bentuk informasi.

3. Donald H. Sanderes, komputer adalah sistem elektronik untuk memanipulasi data dengan cepat dan tepat serta dirancangdan diorganisasikan agar secara otomatis menerima dan menyimpan data input, memrosesnya, dan menghasilkan output di bawah pengawasan suatu

langkah-langah instruksi program (sistem operasi) yang tersimpan di dalam penyimpanannya.

4. Elias M. Awad, komputer sebuah alat hitung yang memroses data untuk disajikan dalam bentuk data digital dan data analog.

5. Larry Long dan Nancy Long, komputer adalah alat hitung elektronik yang mampu menginterpresentasikan dan juga melaksanakan perintah program untuk input, output, perhitungan, dan operasi-operasi logik.

Berdasarkan teori para ahli diatas dapat disimpulkan bahwa komputer adalah kumpulan alat elektronik yang tersusun menjadi rangkaian membentuk sebuah mesin berteknologi dengan kontrol sistem operasi disertai program-program yang mampu menerima dan menyimpan data, melakukan pengolahan dan memberikan hasil dalam bentuk informasi sesuai prosedur operasi yang dirumuskan.

2.2 Pengertian Sistem

Ada beberapa pengertian sistem menurut pendapat beberapa ahli antara lain:

1. Menurut Jogianto, sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Sistem ini menggambarkan suatu kejadian dan kesatuan yang nyata, seperti tempat, benda dan orang-orang yang betul-betul ada dan terjadi.

2. Menurut Indrajit, sistem adalah kumpulan-kumpulan dari komponen-komponen yang memiliki unsur keterkaitan antara satu dengan lainnya.

3. Menurut Lani Sidharta, sistem adalah himpunan dari bagian-bagian yang saling berhubungan, yang secara bersama mencapai tujuan-tujuan yang sama.

4. Menurut Murdick R. G, sistem adalah seperangkat elemen yang membentuk kumpulan atau prosedur-prosedur atau bagan-bagan pengolahan yang mencari suatu tujuan bagian atau tujuan bersama dengan mengoperasikan data dan/atau barang pada waktu rujukan tertentu untuk menghasilkan informasi dan/atau energi dan/atau barang.

5. Menurut Davis G. B, sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang beroperai bersama-sama untuk menyelesaikan suatu sasaran.

Berdasarkan pendapat beberapa para ahli maka dapat disimpulkan bahwa sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi untuk mencapai suatu tujuan. Sistem juga merupakan kesatuan bagian-bagian yang saling berhubungan yang berada dalam suatu wilayah serta memiliki item-item penggerak.

2.3 Pengertian Informasi

Ada beberapa pengertian informasi menurut pendapat beberapa ahli antara lain:

1. Menurut Raymond Mc.leod, informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang memiliki arti bagi si penerima dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat ini atau mendatang.

2. Menurut Tata Sutabri, S.Kom, MM, informasi adalah data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau diinterpretasikan untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan.

3. Menurut Jogiyanto HM., informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian (event) yang nyata (fact) yang digunakan untuk pengambilan keputusan.

4. Menurut Abdul Kadir, informasi merupakan data yang telah diproses sedemikian rupa sehingga meningkatkan pengetahuan seseorang yang menggunakan data tersebut.

5. Menurut George H. Bodnar, informasi adalah data yang diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat.

6. Menurut Lani Sidharta, informasi adalah data yang disajikan dalam bentuk yang berguna untuk membuat keputusan.

7. Menurut Anton M. Meliono, informasi adalah data yang telah diproses untuk suatu tujuan tertentu. Tujuan tersebut adalah untuk menghasilkan sebuah keputusan.

8. Menurut Gordon B. Davis, informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat ini atau mendatang.

Berdasarkan pendapat para ahli diatas maka dapat disimpulkan bahwa informasi merupakan hasil dari pengolahan data yang diperoleh dari setiap elemen sistem menjadi bentuk yang mudah dipahami oleh penerimanya dan informasi ini

terhadap fakta-fakta yang ada sehingga dapat digunakan untuk pengambilan suatu keputusan.

2.4 Pengertian Sistem Informasi

Sistem informasi merupakan kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas orang yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan manajemen.

Ada beberapa pengertian sistem informasi menurut para pakar sistem informasi, antara lain:

1. Menurut John F. Nash, sistem informasi adalah kombinasi dari manusia, fasilitas atau alat teknologi, media, prosedur dan pengendalian yang bermaksud menata jaringan komunikasi yang penting, proses atas transaksi-transaksi tertentu dan rutin, membantu manajemen dan pemakai internal dan eksternal dan menyediakan dasar pengambilan keputusan yang tepat. 2. Menurut Henry Lucas, sistem informasi adalah suatu kegiatan dari

prosedur-prosedur yang diorganisasikan, bilamana dieksekusi akan menyediakan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan pengendalian di dalam.

3. Menurut Gordon B. Davis, sistem informasi adalah suatu system yang menerima masukan data dan instruksi, mengolah data tersebut sesuai dengan instruksi dan mengeluarkan hasilnya.

Berdasarkan teori para ahli diatas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah gabungan yang terorganisasi dari manusia, perangkat lunak, perangkat keras, jaringan komunikasi dan sumber data dalam mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam organisasi. Sistem informasi di dalam suatu organisasi mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

2.5 Pengertian Data

Data adalah kumpulan informasi yang diperoleh dari suatu pengamatan, dapat berupa angka, lambang atau sifat. Menurut pendapat para ahli, data memiliki pengertian sebagai berikut:

1. Menurut Wahyu Supriyanto dan Ahmad Muhsin, data merupakan bahan baku informasi, dapat didefinisikan sebagai kelompok teratur simbol-simbol yang mewakili kuantitas, fakta, tindakan, benda, dan sebagainya. 2. Menurut Zulkiffi A. M., data adalah keterangn atau bukti mengenai suatu

kenyataan yang masih mentah, masih berdiri sendiri-sendiri, belum diorganisasikan, dan belum diolah.

3. Menurut Nuzulla Agustina, data adalah keterangan mengenai sesuatu hal yang sudah sering terjadi dan berupa himpunan fakta, angka, grafik, tabel, gambar, lambang, kata, huruf-huruf yang menyatakan sesuatu pemikiran, objek, serta kondisi dan situasi.

4. Menurut Slamet Riyadi, data adalah kumpulan informasi yang diperoleh dari hasil suatu pengamatan. Data dapat berupa angka atau lambang. 5. Menurut Kuswadi dan E. Mutiara, data adalah kumpulan informasi yang

diperoleh dari suatu pengamatan, dapat berupa angka, lambang atau sifat 6. Menurut Lia Kuswayatno, data adalah kumpulan kejadian/peristiwa yang

terjadi di dunia nyata. Data dapat berupa angka-angka, huruf-huruf, simbol-simbol khusus, atau gabungan dari semuanya.

7. Menurut Anhar, data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian dan merupakan kesatuan nyata yang nantinya akan digunakan sebagai bahan dasar sutu informasi.

8. Menurut Haer Talib, data adalah sekumpulan fakta dan sebuah fakta adalah kenyataan atau kejadian.

9. Menurut H. J. Sriyanto, data adalah suatu keterangan atau informasi tentang objek penelitian.

Berdasarkan pendapat para ahli seperti yang tersebut diatas maka dapat disimpulkan bahwa data merupakan suatu fakta-fakta tertentu yang kemudian diolah sehingga menghasilkan suatu kesimpulan yang digunakan untuk menarik suatu keputusan.

2.6 Pengertian Database

Database (basis data) berasal dari kata basis yang artinya markas atau tempat berkumpul dan data yang artinya kumpulan fakta yang mewakili suatu objek seperti

manusia, konsep, dan peristiwa. Ada beberapa pengertian database menurut pendapat para ahli, antara lain:

1. Menurut Inmon, database adalah sekumpulan data yang saling berhubungan dan disimpan berdasarkan suatu skema.

2. Menurut Connolly dan Begg, database adalah kumpulan berbagai data logika terkait dan deskripsi, yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan informasi organisasi.

3. Menurut O’Brien, database adalah kumpulan elemen data yang terintegrasi yang berhubungan secara logikal.

Berdasarkan teori para ahli diatas dapat disimpulkan bahwa, database adalah kumpulan data yang berhubungan secara logikal dan disimpan berdasarkan suatu skema untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan oleh organisasi.

Database adalah kumpulan data yang saling berhubungan, diorganisasikan dengan baik agar tidak terjadi redudansi (pengulangan) dan inkonsistensi serta nantinya dapat dimanfaatkan kembali, dan disimpan dalam media elektronis.

Untuk mengelola database digunakan DBMS (Database Management System) yang merupakan perangkat lunak untuk melakukan manajemen basis data dan berinteraksi dengan aplikasi pengguna. Dalam aplikasi, DBMS merupakan back end (database yang mendukung aplikasi). Contoh DBMS adalah Oracle, MS SQL Server, Informix, Sybase, dan Db2.

Dari beberapa model database yang ada (hierarki, jaringan, relasional, dan berorientasi objek) yang sekarang menjadi standar industri adalah model relasional. Pada model relasional, database dipecah ke dalam tabel-tabel yang satu dengan lainnya saling berhubungan. Tiap tabel terdiri dari baris data yang disebut tuple atau record yang berisi satu unit data dan kolom yang disebut attribute atau field yang berisi kumpulan data yang sejenis. Pada perpotongan baris dengan kolom terdapat item data yang merupakan satuan data terkecil.

Untuk membuat relasi antar tabel, pada tiap tabel dipilih field yang dijadikan key/kunci. Ada dua tipe kunci yaitu:

1. Primary key berupa nilai dari sebuah kolom yang unik untuk tiap record dalam relasi.

2. Foreign key berupa nilai dari sebuah kolom yang mengacu pada primary key dari tabel lainnya.

2.7 Pengertian Database Management System (DBMS)

Ada beberapa pengertian database management system menurut beberapa ahli yaitu:

1. Menurut Connolly dan Begg, database management system adalah suatu sistem perangkat lunak yang memungkinkan pengguna untuk mendifinisikan, membuat, memelihara, dan mengontrol akses ke database.

2. Menurut Turban, database management system adalah program software atau kumpulan program yang menyediakan akses ke database.

Berdasarkan teori para ahli diatas dapat disimpulkan bahwa, database management system adalah suatu program software yang menyediakan akses ke database dan memungkinkan user untuk mendefinisikan, membuat, memelihara, dan mengontrol akses ke database tersebut.

2.8 Bagan Alir (Flowchart)

Flowchart adalah adalah suatu bagan dengan simbol-simbol tertentu yang menggambarkan urutan proses secara mendetail dan hubungan antara suatu proses (instruksi) dengan proses lainnya dalam suatu program. Berikut ini adalah beberapa simbol yang digunakan dalam menggambar suatu flowchart:

Tabel 2.1 Simbol Flowchart

No. Simbol Nama Uraian

1. Terminal Permulaan/akhir program

2. Proses Proses pengolahan data

3. Operasi Manual Operasi manual

4. Input Manual Input manual

5. Input/Output Proses input/output data

7. Predefined Process

Menyatakan sekumpulan langkah proses yang ditulis sebagai prosedur

8. Document Data yang berbentuk informasi

9. Off Line

Connector

Penghubung bagian flowchart yang berada pada halaman yang berbeda

10. On page

connector

Penghubung flowchart yang berada pada satu halaman

11. Flow Line Arah aliran program

2.9 Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem, yang penggunaannya sangat membantu untuk memahami sistem secara logika, terstruktur dan jelas. DFD merupakan alat bantu dalam menggambarkan atau menjelaskan proses kerja suatu sistem.

Di dalam DFD terdapat tiga level tingkatan diagaram yaitu:

1. Diagram konteks: menggambarkan satu lingkaran besar yang dapat mewakili seluruh proses yang terdapat di dalam suatu sistem. Merupakan tingkatan tertinggi dalam DFD dan biasanya diberi nomor 0 (nol). Semua entitas eksternal yang ditunjukkan pada diagram konteks berikut aliran-aliran data utama menuju dan dari sistem. Diagram ini sama sekali tidak memuat penyimpanan data dan tampak sederhana untuk diciptakan.

2. Diagram nol (diagram level 1): merupakan satu lingkaran besar yang mewakili lingkaran-lingkaran kecil yang ada di dalamnya. Merupakan pemecahan dari diagram konteks ke diagram nol. di dalam diagram ini memuat penyimpanan data.

3. Diagram rinci: merupakan diagram yang menguraikan proses apa yang ada dalam diagram nol.

Data flow diagram memiliki empat komponen, yaitu: Tabel 2.2 Komponen Data Flow Diagram

No. Simbol Nama Uraian

1. External Entity Menggambarkan asal atau

tujuan data

2. Process Proses pengolahan atau

transformasi data

3. Data Flow Menggambarkan data flow

yang sudah disimpan atau diarsipkan

4. Data Store Menerangkan perpindahan

data yang sedang berjalan

2.10 Entity Relationship Diagram (ERD)

ERD adalah suatu model jaringan yang menggunakan susunan data yang disimpan dalam sistem secara abstrak. ERD juga merupakan model jaringan yang menekankan pada struktur dan relationship data. Tujuan ERD untuk menunjukkan obyek data (Entity) dan relationship yang ada pada obyek tersebut. Langkah-langkah pembuatan ERD yaitu:

1. _{Tentukan entity yang diperlukan.}

2. _{Tentukan hubungan antara entity.}

3. _{Tentukan cardinality ratio.}

4. _{Tentukan atribut yang diperlukan dari setiap entity.}

5. _{Tentukan kunci diantara atribut.}

Komponen utama entity relationship diagram yaitu:

Tabel 2.3 Komponen Entity Relationship Diagram

No. Simbol Nama Uraian

1. Entitas Entitas adalah suatu kumpulan objek atau sesuatu yang dapat dibedakan atau diidentifikasikan secara unik.

2. Relasi Relasi merupakan hubungan yang

terjadi antar instansi dari satu atau lebih tipe entitas.

3. Atribut Atribut merupakan sifat atau

karakteristik suatu entitas yang

menyediakan penjelasan detail tentang entitas tersebut.

Hubungan antara entitas melalui relationship dikenal dengan istilah cardinality ratio constraint/kardinalitas relasi yang menunjukkan jumlah maksimum entitas yang berinteraksi dengan entitas pada himpunan lain. Kardinalitas relasi dapat berupa:

1. One To One Relationship

2. One To Many Relationship

Hubungan antara file pertama dan file kedua adalah satu berbanding banyak, untuk banyak diwakili dengan huruf M dan untuk satu diwakili angka 1.

3. Many To Many Relationship

Hubungan antara file pertama dan file kedua adalah banyak berbanding banyak, untuk menunjukkan relasi keduanya dengan diwakili angka M.

2.11 Pengenalan Microsoft Visual Basic 2008

Microsoft Visual Basic atau dikenal dengan VB, merupakan salah satu perangkat lunak (software) yang digunakan untuk pengembangan perangkat lunak (software development), dimana dengannya kita dapat membuat aplikasi aplikasi sederhana bahkan profesional. Versi yang penulis gunakan adalah Visual Basic 9.0 atau disebut juga Visual Basic 2008. Visual Basic 2008 adalah salah satu program berorientasi objek, selain itu ada pula program Java dan C++ yang juga berbasis objek.

Gambar 2.1 Tampilan Awal Microsoft Visual Basic 2008

2.11.1 Komponen Pada Microsoft Visual Basic 2008

Beberapa komponen yang terdapat Microsoft Visual Basic 2008 antara lain:

1. Title Bar

Title bar merupakan batang judul dari program visual basic yang terletak pada bagian paling atas dari jendela program yang berfungsi untuk menampilkan judul atau nama jendela.

Gambar 2.3 Title Bar Microsoft Visual Basic 2008

2. Menu Bar

Merupakan batang menu yang terletak di bawah title bar yang berfungsi untuk menampilkan pilihan menu atau perintah untuk mengoperasikan program visual basic.

Gambar 2.4 Menu Bar Microsoft Visual Basic 2008

3. Toolbar

Merupakan sebuah batang yang berisi kumpulan tombol yang terletak dibagian bawah menu bar yang dapat digunakan untuk menjalankan suatu perintah.

4. Toolbox

Merupakan kotak perangkat kumpulan tombol objek atau kontrol untuk mengatur desain dari aplikasi yang akan dibuat.

Gambar 2.6 Toolbox Microsoft Visual Basic 2008

5. Project

Merupakan suatu kumpulan module atau merupakan program aplikasi itu sendiri.

Gambar 2.7 Project Microsoft Visua Basic 2008

6. Properties Window

Merupakan sebuah jendela yang digunakan untuk menampung nama properti dari kontrol yang terpilih.

Gambar 2.8 Properties Microsoft Visual Basic 2008

7. Form Layout Window

Merupakan sebuah jendela yang digunakan untuk mengatur posisi pada form pada saat program dijalankan.

8. Code Window

Merupakan sebuah jendela yang digunakan untuk menuliskan kode program dari kontrol yang di pasang pada jendela form dengan cara memilih kontrol tersebut pada kotak objek.

9. Event

Merupakan suatu kejadian yang akan diterima oleh suatu objek. Event yang diterima oleh suatu objek berfungsi untuk menjalankan kode program yang ada di dalam objek tersebut.

10.Method

Merupakan suatu kumpulan perintah yang memiliki kegunaan yang hampir sama dengan suatu fungsi atau prosedur, tetapi perintah-perintah tersebut sudah disediakan dalam suatu objek.

11.Form Window

Merupakan jendela dari sebuah program aplikasi yang dapat mendesain sebuah program aplikasi dengan menempatkan kontrol-kontrol yang ada di bagian toolbox pada area form.

Gambar 2.10 Form Window Microsoft Visual Basic 2008

2.12 Crystal Report

Crystal Report adalah program pihak ketiga untuk membuat laporan dari Business Object Inc. crystal Report untuk Visual Studio 2008 datang dengan versi embedded (ditanam) Berupa aplikasi Crystal Report Designer yang berbentuk GUI/berbasis

dapat digunakan untuk mendesain laporan dengan memilih sumber data laporan, memilih dan mengelompokkan record data yang ingin ditampilkan, serta untuk membuat format objek dan layout laporan.

Gambar 2.11 Tampilan Halaman Utama Crystal Report 8.5

2.13Microsoft Access

Microsoft Access atau Microsoft Office Access adalah sebuah program aplikasi basis data komputer relasional yang ditujukan untuk kalangan rumahan dan perusahaan kecil hingga menengah. Aplikasi ini merupakan anggota dari beberapa aplikasi Microsoft Office, selain tentunya Microsoft Word, Microsoft Excel, dan Microsoft PowerPoint. Aplikasi ini menggunakan mesin basis data Microsoft Jet Database Engine, dan juga menggunakan tampilan grafis yang intuitif sehingga memudahkan pengguna.

Microsoft Access dapat menggunakan data yang disimpan di dalam format Microsoft Access, Microsoft Jet Database Engine Microsoft SQL Server, Oracle Database, atau semua kontainer basis data yang mendukung standar ODBC. Para pengguna/programmer yang mahir dapat menggunakannya untuk mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang kompleks, sementara para programmer yang kurang mahir dapat menggunakannya untuk mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang sederhana. Access juga mendukung teknik-teknik pemrograman berorientasi objek, tetapi tidak dapat digolongkan ke dalam perangkat bantu pemrograman berorientasi objek.

BAB 3

DESKRIPSI INSTANSI

3.1 Sejarah Badan Kepegawaian Negara

Sejarah berdirinya BKN diawali dengan nama Kantor Urusan Pegawai (KUP) yang dibentuk dengan Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 1948 tanggal 30 Mei 1948, berkedudukan di ibukota pemerintahan Yogyakarta dan dipimpin oleh seorang kepala yang bernama Raden Pandji Soeroso. Pada tahun yang sama pemerintah juga menetapkan pembentukan perwakilan KUP untuk wilayah Indonesia bagian timur yang berkedudukan di Makassar. Dalam perkembangan selanjutnya KUP inilah yang menjadi cikal bakal Badan Kepegawaian Negara (BKN) sehingga tanggal 30 Mei 1948 ditetapkan sebagai tanggal lahirnya BKN.

Sesuai dengan Keputusan Gubernur Jenderal Hindia Belanda Nomor 13 tanggal 9 Juni 1948 dibentuklah Dienst Voor Algemene Personele Zaken (DAPZ) atau yang lebih dikenal dengan DUUP (Djawatan Umum Urusan Pegawai) yang dikepalai oleh Mr. J. W. Van Hoogstraken yang berkedudukan di Jakarta. Pada tanggal 15 Agustus 1950, pemerintah memandang perlu untuk memusatkan urusan kepegawaian di Jakarta. Untuk maksud tersebut ditetapkanlah Peraturan Pemerintah Nomor 32 Tahun 1950 tanggal 15 Desember 1950.

Dengan peraturan pemerintah tersebut, KUP di Yogyakarta dan DUUP di Jakarta digabung menjadi satu. Meskipun KUP berkedudukan di Jakarta, dalam pelaksanaan tugasnya masih ada unit kerja yang berkedudukan di daerah yaitu bagian Tata Usaha Kepegawaian (Biro TUK) di Yogyakarta dan bagian Pensiun dan Tunjangan (Biro P&T) di Bandung.

Dalam perkembangannya, pemerintah melalui Peraturan Pemerintah Nomor 32 Tahun 1972, mengubah fungsi KUP yang awalnya hanya menangani hal-hal yang lebih bersifat administratif, ditingkatkan fungsinya menjadi institusi yang melakukan pembinaan kepegawaian dengannama Badan Administrasi Kepegawaian Negara (BAKN). Seiring dengan berbagai perubahan dalam upaya peningkatan efisiensi dan efektivitas manajemen sumber daya manusia, maka ruang lingkup BAKN semakin diperkuat dengan lahirnya Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974.

Sejalan dengan hal tersebut, untuk lebih meningkatkan pelayanan PNS di daerah, BAKN membentuk Kantor Wilayah (Kanwil), yang sampai tahun 1997 telah dibentuk 6 (enam) Kantor Wilayah BAKN dan salah satunya adalah Kantor Wilayah VI BAKN Medan. Keputusan tentang Kantor Wilayah BAKN, diatur dalam Keputusan Kepala BAKN Nomor 57 Tahun 1997.

Sejalan dengan dikeluarkannya Undang-Undang Nomor 22 Tahun 1999 tentang Pemerintah Daerah dan untuk mendorong desentralisasi urusan kepegawaian kepala daerah, maka dikeluarkanlah Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999, tentang perubahan atas Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang

Pokok-Pokok Kepegawaian. Atas dasar perubahan tersebut, nomenklatur Badan Administrasi kepegawaian Negara (BAKN) diubah menjadi Badan Kepegawaian Negara (BKN) yang ditetapkan dengan Keputusan Presiden Nomor 95 Tahun 1999 dengan tugas pokok adalah membantu Presiden dalam penyelenggaraan Kepegawaian Negara.

Dalam rangka terciptanya sumber daya manusia (SDM) Aparatur Negara yang professional dan berkualitas dan bermoral, maka dengan keputusan Kepala BKN Nomor: 03/KEP/2000, tanggal 18 Januari 2000, nomenklatur Kantor Wilayah BAKN juga dirubah menjadi Kantor Regional BKN di seluruh Indonesia.

Kantor Regional (Kanreg) Badan Kepegawaian Negara sampai dengan saat ini telah terbentuk 12 (dua belas) Kantor Regional BKN yang ada di daerah di seluruh wilayah Indonesia, hal ini dilandasi dengan pemikiran supaya pelayanan kepegawaian yang diberikan oleh BKN maupun Kantor Regional BKN semakin dekat dengan yang dilayani, sehingga akan menuju pelayanan yang mengandung prinsip efisien dan efektif.

3.2 Sejarah Singkat Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara Medan

Kantor Regional VI BKN Medan diresmikan pada tanggal 18 Februari Tahun 1998 oleh Kepala BKN Bapak Drs. Soenarko, MM. Pada tahun 1998 sampai dengan tahun 2005 Kanreg VI BKN Medan dipimpin oleh ra Poppi Soeparmi, kemudian pada tahun 2005 sampai tanggal 15 Juni 2011, Bapak I Nyoman Arsa SH, M.Si dilantik sebagai Kepala Kantor Regional VI BKN medan yang baru, di Aula

Gedung Martabe Komplek Gubernur Sumatera Utara menggantikan Bapak Dr. Edy Wahyono.

Sejak berdiri sampai dengan tahun 2000 Kanreg VI BKN Medan memiliki wilayah kerja 4 provinsi yaitu: 1. Nanggroe Aceh Darussalam (NAD), 2. Provinsi Sumatera Utara (Sumut), 3. Provinsi Sumatera Barat (Sumbar) dan 4. Provinsi Riau. Kemudian pada tahun 2006 dibentuk Kantor Regional XII Pekanbarau, sehingga wilayah kerja Kantor Regional VI BKN Medan tinggal 2 provinsi yaitu: 1. Provinsi Nanggroe Aceh Darussalam dan 2. Provinsi Sumatera Utara.

Secara khusus pada tahun 2006, BKN memberi tugas dan tanggung jawab serta kewenangan yang lebih besar kepada seluruh Kantor Regional BKN yang ada di daerah, khususnya dalam kegiatan Penyelesaian Penetapan NIP CPNS Daerah, dimana sebelumnya Penetapan NIP CPNS adalah tersentralisasi dan dilaksanakan di BKN Jakarta, hal ini menunjukkan suatu komitmen dan kesungguhan BKN dalam memberikan pelayanan yang semakin cepat kepada seluruh instansi di daerah sesuai dengan wilayah kerja masing-masing Kantor Regional.

3.3 Visi dan Misi Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara

Adapun visi dan misi dari Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara Medan adalah sebagai berikut:

3.3.1 Visi

Sesuai manajemen pengelolaan kepegawian, tugas pokok dan fungsi Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara (Kanreg VI BKN) Medan serta melihat latar belakang dan mencermati fenomena-fenomena tuntutan zaman yang ada, maka ditetapkan Visi Kanreg VI BKN Medan adalah:

“Menjadi Pembina dan Penyelenggara Manajemen Kepegawaian yang Profesional dan Bermartabat Tahun 2025”.

3.3.2 Misi

Terwujudnya visi Badan Kepegawaian Negara (BKN) merupakan tantangan yang harus dihadapi oleh segenap pegawai Badan Kepegawaian Negara, baik yang bertugas di seluruh Kantor Regional maupun Kantor Pusat. Sebagai langkah nyata dari visi tersebut, ditetapkan misi Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara Medan yaitu:

1. Merumuskan kebijakan pembinaan PNS dan menyusun peraturan perundang-undangan kepegawaian.

2. Menyelenggarakan pelayanan prima bidang kepegawaian.

3. Mengembangkan sistem informasi manajemen kepegawaian negara. 4. Menyelenggarakan pengawasan dan pengendalian kepegawaian. 5. Menyelenggarakan manajemen internal BKN.

6. Mengembangkan sistem manajemen sumber daya manusia pegawai negeri sipil.

Misi tersebut disusun dengan mempertimbangkan kebutuhan dan tuntutan masyarakatnya yang menginginkan adanya akuntabilitas penyelenggaraan pemerintah yang bersih melalui manajemen pengelolaan kepegawaian yang baik. Aspek akuntabilitas merupakan upaya meningkatkan kinerja dalam rangka memberikan pelayanan yang lebih baik kepada masyarakat PNS di wilayah Sumatera Utara.

3.4 Logo dan Makna Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara

Kantor Regional VI Badan Kepegawian Negara (Kanreg VI BKN) Medan adalah kantor milik pemerintah dan dalam menyelenggarakan tugas dan fungsinya Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara Medan memakai logo lambang Negara RI yaitu Garuda Pancasila.

3.4.1 Logo

3.4.2 Makna Logo

Adapun makna logo dari burung garuda adalah sebagai berikut:

a. Garuda pancasila sendiri adalah burung garuda yang sudah dikenal melalui mitologi kuno dalam sejarah bangsa Indonesia, yaitu kendaraan wishnu yang menyerupai burung elang rajawali. Garuda digunakan sebagai lambang negara untuk menggambarkan bahwa Indonesia adalah bangsa yang besar dan negara yang kuat.

b. Warna keemasan pada burung garuda melambangkan keagungan dan kejayaan.

c. Garuda memiliki paruh, sayap, ekor dan cakar yang melambangkan kekuatan dan tenaga pembangunan.

d. Bulu yang terdapat pada leher yang berjumlah 45 mengartikan tahun kemerdekaan Negara Indonesia.

e. Sayapnya yang berjumlah 17 mengartikan tanggal kemerdekaan Negara Indonesia.

f. Ekornya yang berjumlah 8 mengartikan bulan kemerdekaan Negara Indonesia.

g. Tulisan Bhinneka Tunggal Ika mengartikan berbeda-beda tapi satu jua. h. Gambar yang terdapat pada dada burung garuda adalah lambang negara

yaitu Pancasila.

3.5 Struktur Organisasi Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara Kepala Kantor Bagian Umum Subbag Perencanaan dan Keuangan Subbag Kepegawaian

Subbag Tata Usaha dan Rumah Tangga

Kelompok Jabatan Fungsional Bidang Mutasi Bidang Status Kepegawaian dan Pensiun Bidang Informasi Kepegawaian Bidang Bimbingan Teknis Kepegawaian Seksi Administrasi Mutasi

Seksi Mutasi I

Seksi Mutasi II

Seksi mutasi III

Seksi Administrasi Status Kepegawaian

dan Pensiun

Seksi Status Kepegawaian

Seksi Pensiun I

Seksi Pensiun II

Seksi Pengolahan Data Kepegawaian

Seksi Penyiapan dan Pengelolaan Data I

Seksi Penyiapan dan Pengelolaan Data II

Seksi Penyajian dan Pertukaran Informasi Kepegawaian Seksi Bimbingan Teknis Kepegawaian I Seksi Bimbingan Teknis Kepegawaian II Seksi Pengembangan Kepegawaian

Gambar 3.2 Struktur Organisasi Kantor Regional VI Bada Kepegawaian Negara

Kantor Regional VI BKN Medan terdiri dari:

a. I Nyoman Arsa, SH, M.Si sebagai Kepala Kanreg VI BKN Medan. b. Dra. Ida Widayani sebagai Kepala Bagian Umum.

c. Ojak Murdani, S.Sos sebagai Kepala Bidang Mutasi

d. Agus Praptana, S.Sos sebagai Kepala Bidang Status Kepegawaian dan Pensiun.

f. Drs. Subekti Agus Irianto sebagai Kepala Bidang Bimbingan Teknis Kepegawaian.

Susunan organisasi Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara (BKN) Medan adalah sebagai berikut:

3.5.1 Kepala

Kepala mempunyai tugas membantu BKN di bidang pembinaan kepegawaian, memimpin kegiatan Kantor Regional BKN, melaksanakan koordinasi dan kerja sama di bidang kepegawaian dengan daerah otonom dan instansi vertikal yang berada di wilayah kerjanya, serta memberikan laporan secara berkala dan sewaktu-waktu kepada Kepala BKN. Kepala Kanreg VI BKN Medan mempunyai fungsi:

1. Membantu Kepala BKN Pusat dalam menyelenggarakan administrasi dan manajemen kepegawaian PNS Pusat dan Daerah di wilayah kerjanya. 2. Melaksanakan koordinasi dan kerja sama di bidang kepegawaian dengan

pemerintah daerah, instansi vertikal, dan instansi pusat yang berada di daerah dalam wilayah kerjanya.

3. Memberikan laporan secara berkala dan sewaktu-waktu kepada Kepala BKN.

3.5.2 Bagian Umum

Bagian umum mempunyai tugas melaksanakan pelayanan teknis dan administrasi bagi satuan organisasi Kanreg VI BKN. Untuk melaksanakan tugasnya, bagian umum menyelenggarakan fungsi yaitu:

1. Penyusunan dan rencana program pengelolaan administrasi keuangan. 2. Pengelolaan administrasi kepegawaian.

3. Pengelolaan tata usaha kantor, dokumentasi dan kehumasan serta perlengkapan dan rumah tangga.

Bagian Umum terdiri dari beberapa bagian yaitu: 1. Sub bagian Perencanaan dan Keuangan

Mempunyai tugas melakukan penyiapan dan penyusunan rencana, program dan anggaran pengolahan administrasi keuangan dan pembayaran serta pembukuan dan verifikasi.

2. Sub bagian Kepegawaian

Mempunyai tugas melakukan urusan tata usaha kepegawaian, administrasi mutasi dan pengembangan kepegawaian serta kesejahteraan pegawai. 3. Sub bagian Tata Usaha dan Rumah Tangga

Mempunyai tugas melakukan urusan surat menyurat, kearsipan, ekspedisi, penggandaan, dokumentasi, kehumasan, penyusunan laporan, serta urusan dalam hal keamanan.

3.5.3 Bagian Mutasi

Bagian mutasi mempunyai tugas melaksanakan pemberian pertimbangan teknis mutasi kepegawaian kepada pejabat pembina kepegawaian daerah dari pejabat instansi pusat yang berwenang di daerah, dan menetapkan kenaikan pangkat anumerta pengabdian di wilayah kerjanya. Untuk melaksanakan tugasnya, bagian mutasi menyelenggarakan fungsi yaitu:

1. Penyiapan pertimbangan teknis kepada pejabat Pembina kepegawaian daerah untuk penetapan kenaikan pangkat Pegawai Negeri Sipil Daerah dari juru muda tingkat I golongan ruang I.b sampai dengan Pembina utama golongan ruang IV.e.

2. Pemberian pertimbangan teknis kepada pejabat instansi di pusat yang berwenang di daerah untuk penetapan kenaikan pangkat Pegawai Negeri Sipil Pusat dari juru muda tingkat I golongan I.b sampai dengan Pembina tingkat I golongan ruang IV.b.

3. Penetapan kenaikan pangkat anumerta dan pengabdian Pegawai Negeri Sipil.

4. Pemberian pertimbangan teknis peninjauan masa kerja.

Bidang mutasi terdiri dari:

1. Seksi Administrasi Mutasi

Seksi Administrasi Mutasi mempunyai tugas melakukan urusan tata usaha dan administrasi mutasi.

Seksi Mutasi I, II, III mempunyai tugas melakukan penelitian persyaratan dan penyiapan bahan pertimbangan mutasi bagi Pegawai Negeri Sipil Daerah untuk menjadi juru muda tingkat I golongan I.b sampai dengan Pembina Utama golongan ruang IV.e dan bagi Pegawai Negeri Sipil Pusat untuk menjadi juru muda I golongan ruang I.b sampai dengan Pembina Utama tingkat I golongan IV.b serta penyiapan bahan penetapan kenaikan pangkat anumerta dan pengabdian bagi Pegawai Negeri Sipil dalam penyiapan pertimbangan teknis peninjau masa kerja Pegawai Negeri Sipil Pusat dan Daerah.

Pangkat adalah menunjukkan kedudukan seseorang pegawai negeri dalam susunan rangkaian kepegawaian dan digunakan sebagai dasar penggajian. Oleh karena itu, Pegawai Negeri Sipil mempunyai 17 pangkat dan 4 golongan gaji yaaitu golongsn I, II, III, masing-masing mempunyai ruang gaji dan golongan IV mempunyai lima ruang gaji. Sedangkan arti dari kepangkatan adalah penghargaan atas Pegawai Negeri Sipil yang bersanngkutan terhadap Negara. Untuk penilaian pengabdian PNS dilihat dari DP3 (Daftar Penilaian Perorangan Pegawai). Dimana unsur-unsur DP3 adalah:

1. Kesetiaan 2. Prestasi Kerja 3. Tanggung Jawab 4. Ketaatan

5. Kejujuran 6. Kerjasama

8. Kepemimpinan 9. Kecakapan

3.5.4 Bidang Status Kepegawaian dan Pensiun

Bidang ini mempunyai tugas melakukan penyiapan penetapan nomor identitas Pegawai Negeri Sipil (PNS), Kartu Pegawai (Karpeg), Kartu Istri/Suami (Karis/Karsu), pemberhentian dan pemberian pensiun bagi Pegawai Negeri Sipil dan Janda/Dudanya dan penyiapan pertimbangan teknis bagi PNS daerah yang telah mencapai batas usia pensiun, serta penyiapan pertimbangan status kepegawaian. Untuk melaksanakan tugasnya, bidang ini menyelenggarakan fungsi yaitu:

1. Penyiapan penetapan Nomor Identitas Pegawai (NIP) daerah kerjanya. 2. Penyiapan penetapan Karpeg dan Karis/karsu PNS.

3. Penyiapan pertimbangan teknis pengangkatan menjadi PNS bagi calon PNS Pusat maupun Daerah yang menjalani masa percobaan lebih dari dua tahun. 4. Penyiapan penetapan pemberhentian dan pemberian pensiun PNS Pusat yang berpangkat Pembina Utama golongan ruang IV.b ke bawah yang mencapai batas usia pensiun janda/duda.

5. Penyiapan pertimbangan teknis pemberhentian dan pemberian pensiun bagi PNS Daerah yang berpangkat Pembina Utama golongan ruang IV.e ke bawah yang mencapai batas usia pensiun dan pensiun janda/duda.

6. Penyiapan pemberian pertimbangan masalah kedudukan dan status hokum kepegawaian.

7. Penyiapan pertimbangan pernyataan meninggal dunia dan uang duka cita serta tunjangan cacat.

8. Penyiapan persetujuan pemberian cuti di luar tanggungan Negara.

Bidang Status Kepegawaian dan Pensiun:

1. Seksi Administrasi Kepegawaian dan Pensiun

Mempunyai tuags melaksanakan urusan tata usaha, administrasi kepegawaian dan pensiun.

2. Seksi Status Kepegawaian

Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan penetapan nomor identitas pegawai bagi calon PNS Daerah, melakukan pertimbangan teknis pengangkatan menjadi Pegawai Negeri Sipil bagi calon PNS Daerah yang menjalani masa percobaan dua tahun, mempertimbangkan teknis bagi PNS Daeerah yang meninggal atau cacat karena dinas, penetapan KARPEG dan KARIS/KARSU PNS dan cuti di luar tanggungan Negara dan uang duka meninggal.

3. Seksi Pensiun I dan II

Mempunyai tugas melakukan penelitian dan penyiapan bahan penetapan pemberhentian dan pemberian pensiun PNS Pusat dan Daerah yang mencapai batas usia pensiun serta pensiun janda/duda serta mengolah tata naskah pensiun. Pensiun artinya merupakan jaminan hari tua sebagai balas jasa terhadap PNS yang telah pensiun.

3.5.5 Bidang Informasi Kepegawaian

Bidang informasi kepegawaian mempunyai tugas melaksanakan system informasi kepegawaian Pegawai Negeri Sipil pusat dan daerah serta memfasilitasi pengembangan system informasi kepegawaian pada instansi daerah di wilayah kerjanya. Untuk melaksanakan tugasnya, bidang informasi kepegawaian menyelenggarakan fungsi yaitu:

1. Penyiapan data masukan hasil mutasi kepagawaian. 2. Pelaksanaan penyuntingan data kepegawaian. 3. Pelaksanaan pengolahan data kepegawaian.

4. Penyelenggaraan sistem kepegawaian dan pertukaran informasi. 5. Pelaksanaan pengembangan sistem informasi kepagawaian.

Bidang Informasi kepagawaian terdiri dari:

1. Seksi Penyiapan dan Pengolahan Data Kepegawaian I

Mempunyai tugas melaksanakan urusan pengagendaan, penyuntingan, penyajian, perekaman, pengelompokan, penyimpanan dan pemeliharaan. 2. Seksi Penyiapan dan Pengolahan Data Kepegawaian II

Mempunyai tugas melakukan urusan surat/dokumen kepegawaian serta penyiapan penyusunan laporan perangkaan seuai beban tugasnya.

3. Seksi Pengolahan Data Kepegawaian

Mempunyai tugas melakukan pengolahan data kepegawaian PNS Pusat dan Daerah, koordinasi dalam penyelenggaraan aplikasi informasi kepegawaian, pemeliharaan basis data kepegawaian serta penyimpanan data dalam komputer.

4. Seksi Penyajian dan Pertukaran Informasi

Mempunyai tugas melakukan pengelolaan jaringan komunikasi data, rekonsiliasi data dan system informasi kepagawaian serta penyajian dan pertukaran informasi kepegawaian.

3.5.6 Bidang Bimbingan Teknis Kepegawaian

Bidang ini mempunyai tugas melaksanakan bimbingan teknis kepagawaian dan diklat kepegawaian, melakukan pengawasan kompetensi jabatan dan pengendalian pemanfaatan lulusan diklat PNS Pusat dan Daerah. Untuk melaksanakan tugasnya, bidang bimbingan teknis kepagawaian menyelenggarakan fungsi yaitu:

1. Pemberian bimbingan dan petunjuk teknis kepegawaian. 2. Perencanaan kebutuhan diklat kepegawaian.

3. Penyiapan penyelenggaraan diklat kepegawaian.

4. Penyiapan kerjasama, pengawasan dan pengendalian pemanfaatan diklat.

Bidang Bimbingan Teknis Kepegawaian terdiri dari: 1. Seksi Bimbingan Teknis Kepegawaian I

Mempunyai tugas melaksanakan bimbingan dan petunjuk teknis kepegawaian, pengawas standar kompetensi jabatan dan koordinasi dengan aparat pengawasan fungsional bidang kepegawaian di wilayah kerjanya, serta melakukan pengawasan dan pengendalian kinerja dan disiplin PNS di lingkungan Kanreg VI BKN.

2. Seksi Bimbingan Teknis Kepegawaian II

Mempunyai tugas melaksanakan bimbingan dan petunjuk teknis dan kepegawaian, pengawasan standar kompetensi jabatan dan petunjuk teknis dan kepegawaian, pengawasan standar kompetensi jabatan dan koordinasi dengan aparat pengawasan fungsional bidang kepegawaian di wilayah kerjanya.

3. Seksi Pengembangan Kepegawaian

Mempunyai tugas merencanakan kebutuhan diklat, pengawasan dan pengendalian pemanfaatan diklat instansi di wilayah kerjanya.

3.6 Fungsi dan Tugas Pokok Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara

Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara yang selanjutnya ini disebut Kanreg VI BKN adalah instansi Badan Kepegawaian Negara di daerah yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Kepala BKN Pusat. Kantor Wilayah BKN dipimpin oleh seorang kepala. Kantor Regional BKN mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas pokok dan fungsi BKN di wilayah kerjanya berdasarkan kebijaksanaannya Kepala BKN dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

3.6.1 Fungsi

Adapun fungsi dari Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara adalah sebagai berikut:

1. Koordinasi, bimbingan, pemberian petunjuk teknis, dan pengendalian terhadap pelaksanaan peraturan perundang-undangan di bidang kepegawaian yang ditentukan oleh Kepala BKN.

2. Penyelenggaraan dan pemeliharaan jaringan informasi data kepegawaian Pegawai Negeri Sipil Pusat dan Daerah di wilayah Kerjanya.

3. Pemberian pertimbangan atau penetapan mutasi kepegawaian bagi Pegawai Negeri Sipil Pusat dan Daerah di wilayah kerjanya

4. Penetapan pensiun Pegawai Negeri Sipil Pusat dan Penetapan Status kepegawaian di wilayah kerjanya.

5. Penetapan pensiun Pegawai Negeri Sipil Pusat dan Penetapan Status kepegawaian di wilayah kerjanya.

6. Penetapan pemindahan Pegawai Negeri Sipil antar daerah Propinsi atau antar daerah Kab/Kota dan daerah Kab/Kota lain Propinsi.

7. Tugas-tugas lain yang ditetapkan oleh Kepala Badan Kepegawaian Negara.

3.6.2 Tugas Pokok

Membantu Kepala Badan Kepegawaian Negara di wilayah kerjanya meliputi Propinsi Nanggroe Aceh Darussalam, Sumatera Utara, yang kewenangannya masih melekat pada pemerintah sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

BAB 4

PERANCANGAN SISTEM

4.1 Metode Perancangan Sistem

Perancangan sebuah sistem informasi sangat dibutuhkan oleh lembaga ataupun instansi manapun, sebab dengan adanya sebuah sistem informasi akan dapat mempermudah sebuah instansi dalam menjalankan kegiatan operasional, seperti halnya pada Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara yang membutuhkan suatu rancangan sistem informasi yang handal dalam pengelolaan data para pegawai.

Perancangan sistem dapat didefenisikan sebagai penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen dari sistem yang terpisah kedalam suatu kesatuan yang utuh dan terkoordinasi. Perancangan sistem menentukan bagaimana suatu sistem akan dibentuk.

Perancangan sistem mempunyai dua tujuan utama yaitu untuk memenuhi kebutuhan kapada para pemakai sistem dan untuk memberikan gambaran yang jelas dan merancang bangun yang lengkap kepada pemrograman komputer.

Untuk mencapai tujuan ini, haruslah dapat mencapai sasaran-sasaran sebagai berikut:

1. Perancangan sistem harus dapat mendukung tujuan utama instansi pemerintah. 2. Perancangan sistem harus dapat mempermudah pekerjaan pegawai agar dapat

meningkatkan kinerja para pegawai.

4.1.1 Rancangan Proses

Pada bagian perancangan proses ini berisi gambar rancangan proses yang dimodelkan dengan DFD (Data Flow Diagram). Penggambaran DFD dimulai dengan penggambaran diagram konteks lalu DFD level 0 dan DFD level 1.

4.1.1.1Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram (DFD) sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan. Data Flow Diagram juga merupakan dokumentasi yang baik. dari suatu sistem.

1.Diagram Konteks

0

Sistem Informasi Data Pegawai

Pegawai Bagian

Kepegawaian

Kepala Kantor Berkas Data Pegawai Laporan Data Pegawai

Data Pegawai Informasi Data Pegawai

Laporan Data Pegawai Laporan Data Jabatan Laporan Data Golongan Laporan Data Keluarga Laporan Data Pendidikan

Gambar 4.1 Tampilan Diagram Konteks

Diagram konteks diatas menggambarkan alur dari sistem informasi data pegawai, dimana sistem informasi data pegawai terdiri dari beberapa entitas yaitu: 1. Entitas pegawai, entitas pegawai merupakan entitas yang menghasilkan data

pegawai dan akan digunakan sistem pada proses pembuatan laporan.

2. Entitas bagian kepegawaian, entitas ini menerima data dari entitas pegawai melalui proses sistem dan menghasilkan data pegawai yang akan disampaikan kepada kepala kantor.

3. Entitas kepala kantor, entitas ini merupakan entitas yang menerima data dari entitas yang ada dalam bentuk laporan.

4.1.2 Rancangan Masukan (Input)

Perancangan masukan (input) dibuat agar apa yang telah dirancang dalam sistem ini sesuai dengan yang diharapkan. Sehingga akan menghasilkan sistem yang baik dan benar.

1. Rancangan Menu Utama

Menu Utama

File Edit Report

Gambar 4.2 Rancangan Menu Utama

2. Rancangan Menu File

File

Log In Log Out Keluar

Gambar 4.3 Rancangan Menu File

3. Rancangan Menu Edit

Edit

Data Pegawai Data Jabatan Data Golongan Data Keluarga Data Pendidikan

4.1.3 Rancangan Keluaran (Output)

Perancangan keluaran (output) adalah produk yang dihasilkan oleh sistem yang dapat dilihat oleh pemakai sistem. Kemudian output yang dihasilkan adalah berupa media kertas maupun informasi, yaitu:

1. Rancangan Form Laporan Data Pegawai

2. 3. 4.

Gambar 4.5 Form Laporan Data Pegawai

2. Rancangan Form Laporan Data Jabatan

3. 4.

Gambar 4.6 Form Laporan Data Jabatan

BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA KANTOR REGIONAL VI

Jln. Tb. Simatupang No. 124 Pinang Baris Medan Telp 061-8453744

LOGO

NIP Nama Alamat Tempat_Lahir Tanggal_Lahir Jenis_Kelamin Agama Status_Pegawai

Medan,…………..

(………)

NIP Kode_Jabatan Jabatan Jenis_Jabatan Eselon Bagian

Medan,…………..

(………)

BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA KANTOR REGIONAL VI

Jln. Tb. Simatupang No. 124 Pinang Baris Medan Telp 061-8453744

3. Rancangan Form Laporan Data Golongan

3. 4.

Gambar 4.7 Form Laporan Data Golongan

4. Rancangan Form Laporan Data Keluarga

Gambar 4.8 Form Laporan Data Keluarga

NIP Kode_Golongan Ruang_Golongan Pangkat

Medan,…………..

(………)

BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA KANTOR REGIONAL VI

Jln. Tb. Simatupang No. 124 Pinang Baris Medan Telp 061-8453744

LOGO

NIP Nama_Ayah Pekerjaan_Ayah Nama_Ibu Pekerjaan_Ibu Nama_Istri/Suami Pekerjaan_Istri/Suami Jumlah_Anak

Medan,…………..

(………) BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA KANTOR REGIONAL VI

Jln. Tb. Simatupang No. 124 Pinang Baris Medan Telp 061-8453744

5. Rancangan Form Laporan Data Pendidikan

6. 7. 8.

Gambar 4.9 Form Laporan Data Pendidikan

4.1.4 Rancangan Basis Data

Sistem Informasi Data egawai ini terdiri dari kumpulan data yang tersimpan dalam sebuah basis data yang didalamnya terdiri dari beberapa tabel dan queri. Adapun perangkat lunak yang digunakan adalah Microsoft Access 2013, dimana menggunakan tabel basis data sebagai sumber output dari sistem yang dibuat.

4.1.4.1 Entity Relational Diagram

Entity Relational Diagram adalah gambaran mengenai berelasinya antar entitas yang mendeskripsikan hubungan antara penyimpanan dalam DFD.

4.1.4.2 Desain Tabel

Pada perancangan basis data suatu sistem perlu diperhatikan struktur tabel yang dibentuk. Karena dengan pembentukan tabel memudahkan proses jalannya sistem.

NIP Tingkat_Pendidikan Nama_Sekolah Gelar_Depan Gelar_Belakang Tahun_Lulus

Medan,…………..

(………) BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA KANTOR REGIONAL VI

Jln. Tb. Simatupang No. 124 Pinang Baris Medan Telp 061-8453744

Adapun spesifikasi struktur tabel dari perancangan sistem informasi data pegawai ini adalah:

1.Tabel Pegawai

Tabel 4.1 Tabel Pegawai

No. Nama Field Jenis Field Lebar Field Keterangan

1 NIP Text 18 Primary Key

2 Nama Text 50

3 Alamat Text 50

4 Tempat_Lahir Text 20

5 Tanggal_Lahir Date/Time Long Date

6 Jenis_Kelamin Text 10

7 Agama Text 15

8 Status_Pegawai Text 20

Nama Tabel : tblPegawai Isi : Data Pegawai Primary Key : NIP

2.Tabel Jabatan

Tabel 4.2 Tabel Jabatan

No. Nama Field Jenis Field Lebar Field Keterangan

1 NIP Text 18

2 Kode_Jabatan Text 5

3 Jabatan Text 50

4 Jenis_Jabatan Text 15

5 Eselon Text 5

Nama Tabel : tblBagian Isi : Data Bagian Primary Key : NIP

3.Tabel Golongan

Tabel 4.3 Tabel Golongan

No. Nama Field Jenis Field Lebar Field Keterangan

1 NIP Text 18

2 Kode_Golongan Text 5

3 Ruang_Golongan Text 5

4 Pangkat Text 25

Nama Tabel : tblGolongan Isi : Data Golongan Primary Key : NIP

4.Tabel Keluarga

Tabel 4.4 Tabel Keluarga

No. Nama Field Jenis Field Lebar Field Keterangan

1 NIP Text 18

2 Nama_Ayah Text 30

3 Pekerjaan_Ayah Text 30

4 Nama_Ibu Text 30

5 Pekerjaan_Ibu Text 30

6 Nama_Istri/Suami Text 30

7 Pekerjaan_Istri/Suami Text 30

Isi : Data Keluarga Primary Key : NIP

5.Tabel Pendidikan

Tabel 4.5 Tabel Pendidikan

No. Nama Field Jenis Field Lebar Field Keterangan

1 NIP Text 18

2 Tingkat_Pendidikan Text 5

3 Nama_Sekolah Text 30

4 Gelar_Depan Text 10

5 Gelar_Belakang Text 10

6 Tahun_Lulus Text 4

Nama Tabel : tblPendidikan Isi : Data Pendidikan Primary Key : NIP

4.1.5 Rancangan Sistem 4.1.5.1 Flowchart

Flowchart merupakan alur perintah dari pada program yang akan dibangun. Dengan adanya flow chart ini akan membntu didalam menganalisa dari pada alur program yang akan dibangun, dan jika nantinya terdapat kesalahan dapat dengan mudah untuk melakukan perbaikan perintah atau rumus dengan memperhatikan flowchart yang ada.

Rancangan sistem dibuat berbentuk flowchart, yang merupakan rincian dari sistem berdasarkan program Sistem Informasi Data Pegawai yang dirancang. Dari module dan menu utama serta sub-sub menu, dari pads program yang dirancang dengan tampilan flowchart sebagai berikut.

1. Flowchart Sub Menu Login

Start

Input Username dan

Password

Halaman Utama

Y

Logout

Y

End Halaman Login

Y

Cek Login

Y

Y

T

T

2. Flowchart Menu Utama

Menu Utama T

File

T

Edit

T

Report

T

End

Sub Menu File

Sub Menu Edit

Sub Menu Report

Y

Y

Y

A

B

C T

Start

3. Flowchart Menu Edit Tampil Menu Edit Data Pegawai Data Jabatan Data Golongan Data Keluarga Data Pendidikan T T T T Y

Form Data Pegawai

Y

Form Data Jabatan

Y

Form Data Golongan

Y

Form Data Keluarga

Y

Form Data Pendidikan

A1 A2 A3 A4 A5 T Exit X T Y End Start

4. Flowchart Menu Report

B

Tampilkan Menu Laporan

Pilihan Sub Menu

Laporan Data Pegawai T Laporan Data Jabatan T Laporan Data Golongan T Laporan Data Keluarga T Laporan Data Pendidikan Ke Menu Utama Y

Seluruh Data Y Tampilkan Seluruh Laporan Data Pegawai

Y

Seluruh Data Y

Tampilkan Seluruh Laporan Data Jabatan

Y

Seluruh Data Y Tampilkan Seluruh Laporan Data Golongan

Y

Seluruh Data

Y _{Tampilkan Seluruh} Laporan Data Keluarga

Y

Seluruh Data Y Tampilkan Seluruh Laporan Data Pendidikan

P Y

5. Flowchart Sub Menu Keluar

C

Akhiri Program

Akhiri Program Y End

P T

4.1.6 Rancangan Interface

Rancangan user interface adalah perancangan menu yang bertujuan untuk mempermudah pemakaian perangkat lunak sistem informasi data pegawai. Adapun user interface program yang dirancang adalah:

Menu Utama

File

Log In

Log Out

Keluar

Edit

Data Pegawai

Data Jabatan

Data Golongan

Data Keluarga

Data Pendidikan

Report

Data Pegawai

Data Jabatan

Data Golongan

Data Keluarga

Data Pendidikan

Gambar 4.15 Rancangan User Interface

4.1.7 Algoritma Program

Algoritma merupakan urutan langkah-langkah berhingga untuk memecahkan masalah logika atau matematika. Adapun algoritma yang akan dibahas antara lain yaitu:

1. Algoritma Menu Utama

Tampilkan Menu File, Edit, Report.

2. Algoritma Menu File

Jika dipilih File, muncul pilihan, yaitu: 1. Log In

3. Keluar

3. Algoritma Menu Edit

Jika dipilih Edit, muncul pilihan, yaitu: 1. Edit Data Pegawai

2. Edit Data Jabatan 3. Edit Data Golongan 4. Edit Data Keluarga 5. Edit Data Pendidikan

4. Algoritma Menu Report

Jika dipilih Laporan, muncul pilihan, yaitu: 1. Laporan Data Pegawai

2. Laporan Data Jabatan 3. Laporan Data Golongan 4. Laporan Data Keluarga 5. Laporan Data Pendidikan

4.1.8 Tampilan Program

Pada bagian tampilan program menampilan hasil dari rancangan sistem, dimana hasilnya telah berhasil dijalankan.

4.1.8.1 Tampilan Login

Gambar 4.16 Tampilan Login

4.1.8.2 Tampilan Halaman Utama

4.1.8.3 Tampilan Menu Data Pegawai

Gambar 4.18 Gambar Tampilan Menu Data Pegawai

4.1.8.4 Tampilan Menu Data Jabatan

4.1.8.5 Tampilan Menu Data Golongan

Gambar 4.20 Gambar Tampilan Menu Data Golongan

4.1.8.6 Tampilan Menu Data Keluarga

4.1.8.7 Tampilan Menu Data Pendidikan

Gambar 4.22 Gambar Tampilan Menu Data Pendidikan

4.1.8.8 Tampilan Menu Laporan Data Pegawai

4.1.8.9 Tampilan Menu Laporan Data Jabatan

Gambar 4.24 Gambar Tampilan Menu Laporan Data Jabatan

4.1.8.10 Tampilan Menu Laporan Data Golongan

4.1.8.11 Tampilan Menu Laporan Data Keluarga

Gambar 4.26 Tampilan Menu Laporan Data Keluarga

4.1.8.12 Tampilan Menu Laporan Data Pendidikan

BAB 5

IMPLEMENTASI SISTEM

5.1 Pengertian Implementasi Sistem

Implementasi sistem adalah prosedur yang dilakukan untuk menyelesaikan desain sistem yang telah dirancang, menguji sistem, menginstal dan memulai

menggunakan sistem yang baru atau sistem yang telah diperbaiki tersebut.

5.2 Tujuan Implementasi Sistem

Adapun tujuan dari implementasi sistem adalah sebagai berikut:

1. Menyelesaikan desain sistem yang ada dalam dokumen sistem yang telah disetujui, menyusun dokumen-dokumen baru atau dokumen-dokumen yang telah diperbaiki.

2. Menulis, menguji dan merekombinasikan program-program dan prosedur-prosedur yang diperlukan oleh desain sistem yang disetujui.

3. Mempertimbangkan bahwa sistem memenuhi permintaan pemakai yaitu dengan menguji sistem secara keseluruhan.

4. Memastikan bahwa personil dapat mengoperasikan sistem yang baru yaitu dengan memperiapkan manual pemakai dan pelatih personil.

5. Memastikan bahwa konversi ke sistem yang baru berjalan secara benar yaitu dengan membuat rencana, mengontrol dan melakukan instalasi sistem yang baru dengan benar.

5.3Spesifikasi Sistem

Spesifikasi sistem yang dianjurkan oleh penulis antara lain:

1. Perangkat Keras (Hardware)

Hardware adalah seluruh komponen-komponen peralatan yang membentuk suatu sistem komputer dan peralatan lainnya yang memungkinkan komputer dapat melaksanakan tugasnya. Adapun persyaratan minimum hardware yang dibutuhkan agar sistem dapat berjalan dengan baik antara lain:

- Processor Intel Pentium IV atau lebih tinggi - Memori RAM minimal 1 Gb

- Harddisk minimal 80 Gb untuk kapasitas penyimpanan - Monitor VGA atau yang memiliki resolusi lebih tinggi - Keyboard

- Mouse

- Printer sebagai media pencetakan

2. Perangkat Lunak (Software)

Software adalah sekumpulan data elektronik yang disimpan dan diatur oleh komputer, data elektronik yang disimpan oleh komputer itu dapat

System.Windows.Forms.KeyPressEventArgs) Handles TextBox6.KeyPress

TextBox6.MaxLength = 30

If e.KeyChar = Chr(13) Then TextBox7.Focus() End Sub

Private Sub TextBox7_KeyPress(ByVal sender As Object, ByVal e As

System.Windows.Forms.KeyPressEventArgs) Handles TextBox7.KeyPress

TextBox7.MaxLength = 30

If e.KeyChar = Chr(13) Then TextBox8.Focus() End Sub

Private Sub TextBox8_KeyPress(ByVal sender As Object, ByVal e As

System.Windows.Forms.KeyPressEventArgs) Handles TextBox8.KeyPress

If e.KeyChar = Chr(13) Then Button1.Focus() End Sub

Private Sub TextBox9_KeyPress(ByVal sender As Object, ByVal e As

System.Windows.Forms.KeyPressEventArgs) Handles TextBox9.KeyPress

If e.KeyChar = Chr(13) Then End If

End Sub

Private Sub TextBox9_TextChanged(ByVal sender As System.Object, ByVal e As System.EventArgs) Handles TextBox9.TextChanged

CMD = New OleDbCommand("select * from

tblKeluarga where NIP like '%" & TextBox9.Text & "%'", CONN)

RD = CMD.ExecuteReader RD.Read()

If RD.HasRows Then

DA = New OleDbDataAdapter("select * from tblKeluarga where NIP like '%" & TextBox9.Text & "%'", CONN)

DS = New DataSet

DA.Fill(DS, "Ketemu")

DataGridView1.DataSource = DS.Tables("Ketemu")

DataGridView1.ReadOnly = True Else

MsgBox("Data Tidak Ditemukan") End If

End Sub

Private Sub DataGridView1_Click(ByVal sender As Object, ByVal e As System.EventArgs) Handles

DataGridView1.Click TextBox1.Text =

DataGridView1.SelectedCells(0).Value TextBox2.Text =

DataGridView1.SelectedCells(1).Value TextBox3.Text =

DataGridView1.SelectedCells(2).Value TextBox4.Text =

DataGridView1.SelectedCells(3).Value TextBox5.Text =

DataGridView1.SelectedCells(4).Value TextBox6.Text =

DataGridView1.SelectedCells(5).Value TextBox7.Text =

DataGridView1.SelectedCells(6).Value TextBox8.Text =

DataGridView1.SelectedCells(7).Value End Sub

End Class

Form Data Pendidikan

Public Class frmPendidikan Sub Koneksi()

LokasiData =

("Provider=Microsoft.Jet.OLEDB.4.0;Data Source=" & Application.StartupPath.ToString & "\dbSI.mdb") CONN = New OleDbConnection(LokasiData)

If CONN.State = ConnectionState.Closed Then CONN.Open()

End If End Sub

Sub Bersih()

TextBox1.Text = "" ComboBox1.Text = "" TextBox2.Text = "" TextBox3.Text = "" TextBox4.Text = "" TextBox5.Text = "" TextBox1.Focus() End Sub

DA = New OleDbDataAdapter("select * from tblPendidikan", CONN)

DS = New DataSet

DA.Fill(DS, "Pendidikan") DataGridView1.DataSource = DS.Tables("Pendidikan")

End Sub

Sub TampilData() Call Koneksi() DS = (New DataSet)

Table = "Select * from tblPendidikan order by NIP"

DA = New OleDbDataAdapter(Table, CONN) DA.Fill(DS, "Tabel Pendidikan")

Dim gridview As New DataView(DS.Tables("Tabel Pendidikan"))

DataGridView1.DataSource = gridview End Sub

Private Sub Button1_Click(ByVal sender As

System.Object, ByVal e As System.EventArgs) Handles Button1.Click

If TextBox1.Text = "" Or ComboBox1.Text = "" Or TextBox2.Text = "" Or TextBox3.Text = "" Or

TextBox4.Text = "" Or TextBox5.Text = "" Then MsgBox("Data Belum Lengkap")

Exit Sub Else

Call Koneksi()

CMD = New OleDbCommand("select * from tblPendidikan where NIP = '" & TextBox1.Text & "'", CONN)

RD = CMD.ExecuteReader RD.Read()

If Not RD.HasRows Then

Dim simpan As String = "insert into tblPendidikan values ('" & TextBox1.Text & "','" & ComboBox1.Text & "','" & TextBox2.Text & "','" & TextBox3.Text & "','" & TextBox4.Text & "','" & TextBox5.Text & "')"

CMD = New OleDbCommand(simpan, CONN) CMD.ExecuteNonQuery()

Else

Dim edit As String = "update tblPendidikan set NIP = '" & TextBox1.Text

CMD = New OleDbCommand(edit, CONN) CMD.ExecuteNonQuery()

Call TampilGrid() Call Bersih() End If

End Sub

Private Sub Button2_Click(ByVal sender As

System.Object, ByVal e As System.EventArgs) Handles Button2.Click

If TextBox1.Text = "" Then

MsgBox("Data masih kosong, silahkan diisi terlebih dahulu")

TextBox1.Focus() Exit Sub

Else

If MessageBox.Show("Yakin Ingin Dihapus ?", "", MessageBoxButtons.YesNo) =

Windows.Forms.DialogResult.Yes Then

Dim hapus As String = "delete from tblPendidikan where NIP = '" & TextBox1.Text & "'" CMD = New OleDbCommand(hapus, CONN) CMD.ExecuteNonQuery()

Call TampilGrid() Call Bersih() Else

Call Bersih() End If

End If End Sub

Private Sub Button3_Click(ByVal sender As

System.Object, ByVal e As System.EventArgs) Handles Button3.Click

Call Bersih() End Sub

Private Sub Button4_Click(ByVal sender As

System.Object, ByVal e As System.EventArgs) Handles Button4.Click

Me.Close()

frmUtama.Show() End Sub

Private Sub TextBox1_KeyPress(ByVal sender As Object, ByVal e As

System.Windows.Forms.KeyPressEventArgs) Handles TextBox1.KeyPress

TextBox1.MaxLength = 18 If e.KeyChar = Chr(13) Then Call Koneksi()

CMD = New OleDbCommand("select * from

tblJabatan where NIP = '" & TextBox1.Text & "'", CONN) RD = CMD.ExecuteReader

RD.Read()

If Not RD.HasRows Then ComboBox1.Text = "" TextBox2.Text = "" TextBox3.Text = "" TextBox4.Text = "" TextBox5.Text = "" ComboBox1.Focus() Else

ComboBox1.Text = RD.Item("Kode_Golongan")

TextBox2.Text = RD.Item("Nama_Sekolah") TextBox3.Text = RD.Item("Gelar_Depan") TextBox4.Text =

RD.Item("Gelar_Belakang")

TextBox5.Text = RD.Item("Tahun_Lulus") ComboBox1.Focus()

End If End If End Sub

Private Sub TextBox6_TextChanged(ByVal sender As System.Object, ByVal e As System.EventArgs) Handles TextBox6.TextChanged

CMD = New OleDbCommand("select * from

tblPendidikan where NIP like '%" & TextBox6.Text & "%'", CONN)

RD = CMD.ExecuteReader RD.Read()

If RD.HasRows Then

DA = New OleDbDataAdapter("select * from tblPendidikan where NIP like '%" & TextBox6.Text & "%'", CONN)

DS = New DataSet

DA.Fill(DS, "Ketemu")

DataGridView1.DataSource = DS.Tables("Ketemu")

DataGridView1.ReadOnly = True Else

MsgBox("Data Tidak Ditemukan") End If

End Sub

Private Sub DataGridView1_Click(ByVal sender As Object, ByVal e As System.EventArgs) Handles

TextBox1.Text =

DataGridView1.SelectedCells(0).Value ComboBox1.Text =

DataGridView1.SelectedCells(1).Value TextBox2.Text =

DataGridView1.SelectedCells(2).Value TextBox3.Text =

DataGridView1.SelectedCells(3).Value TextBox4.Text =

DataGridView1.SelectedCells(4).Value TextBox5.Text =

DataGridView1.SelectedCells(5).Value End Sub

Private Sub frmPendidikan_FormClosing(ByVal sender As Object, ByVal e As

System.Windows.Forms.FormClosingEventArgs) Handles Me.FormClosing

Me.Hide()

frmUtama.Show() End Sub

Private Sub frmPendidikan_Load(ByVal sender As System.Object, ByVal e As System.EventArgs) Handles MyBase.Load

Call Koneksi() Call TampilGrid() Call Bersih() End Sub