2.2. Pengelolaan Arsip
“Pengelolaan arsip yang baik berperan dalam aktivitas organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan organisasi, yang
dapat bermanfaat untuk bahan penelitian, pengambilan keputusan atau penyusunan
program pengembangan dari organisasi yang bersangkutan” Sugiarto, 2015: 13.
Pengelolaan arsip di sekolah tentunya tidak selalu berlangsung lancar, pasti akan menemui beberapa masalah-masalah, untuk mengatasi masalah-
masalah tersebut The Liang Gie 2009: 120 mengemukakan bahwa untuk mengatasi
masalah-masalah maka
perlulah dipelajari,
diatur, dan
diperkembangkan pedoman-pedoman mengenai: a
Sistem penyimpanan warkat yang tepat bagi masing-masing instansi. b
Tatakerja penyimpanan dan pemakaian warkat. c
Penyusutan arsip secara teratur. d
Penataran pegawai-pegawai bagian arsip sehingga memiliki dan dapat mempraktekkan pengetahuan di bidang kearsipan terbaru yang efisien.
2.3. Definisi Administrasi
Menurut Siagian 2005: 4, “Administrasi didefinisikan sebagai
keseluruhan proses pelaksanaan keputusan-keputusan yang telah diambil dan diselenggarakan oleh dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan yang telah
ditentukan sebelumnya”. “Administrasi didefinisikan sebagai suatu kerja sama yang dilakukan oleh sekelompok orang danatau organisasi berdasarkan
pembagian kerja
sebagaimana ditentukan
dalam struktur
dalam mendayagunakan sumber daya untuk mencapai tujuan secara efektif dan
efisien ” Umar, 2004: 4.
Mengutip pendapat Ulbert 1999 dalam Umar 2004: 2, administrasi secara sempit didefinisikan sebagai:
Penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis baik internal maupun eksternal dengan maksud menyediakan keterangan
serta memudahkan untuk memperolehnya kembali baik sebagian maupun menyeluruh. Pengertian administrasi secara sempit lebih tepat
disebut tata usaha clerical work, office work. Kegiatan tata usaha terdiri dari rangkaian beberapa kegiatan, yaitu penerimaan,
pencatatan, pengklasifikasian, pengolahan, penyimpanan, pengetikan, penggandaan, dan pengiriman data dan informasi secara tertulis yang
diperlukan oleh organisasi. Sedangkan, administrasi secara luas dapat didefinisikan sebagai suatu kerjasama yang dilakukan oleh
sekelompok orang danatau organisasi berdasarkan pembagian kerja sebagaimana ditentukan dalam struktur dengan mendayagunakan
sumber daya untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.
Pendapat-pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa administrasi adalah keseluruhan proses kerja sama antara dua orang atau lebih berdasarkan
pembagian kerja
sebagaimana ditentukan
dalam struktur
dalam mendayagunakan sumber daya untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan
sebelumnya.
2.4. Penelitian Terdahulu
Penelitian terdahulu yang pernah dilakukan dalam mendukung penelitian ini dapat dilihat pada tabel berikut:
Tabel 3.1 Penelitian Terdahulu
Nama Judul
Penelitian HasilKesimpulan
Perbedaan dengan Penelitian
Krida Tya Yudha
2009 Sistem
Kearsipan pada PT ASKES
Persero Kantor Cabang
Utama. 1.
Meneliti tentang sistem kearsipan
pada PT ASKES Persero KCU
Semarang. 1.
Selain meneliti tentang pengelolaan kearsipan
dalam penelitian ini mengidentifikasi
pengelolaan arsip.
2. Sistem
penyimpanan yang digunakan
adalah sistem subyek dimana
dalam penataan arsip disimpan
dalam odner ataupun filling
cabinet yang telah dibuat
daftar klasifikasi dan indeksnya.
2. Dalam penelitian ini
tidak hanya meneliti tentang arsip dinamis
aktif tetapi juga meneliti arsip dinamis inaktif
dan statis.
Dani Ari Kusuma
2010 Sistem Penataan
Arsip Dinamis Aktif pada
Badan Arsip dan
Perpustakaan Provinsi Jawa
Tengah. 1.
Meneliti tentang sistem penataan
arsip dinamis aktif pada Badan
Arsip dan Perpustakaan
Provinsi Jawa Tengah.
2. Menggunakan
sistem rubric yaitu
pengelompokan arsip berdasarkan
atas kesamaan masalah yang
dituangkan dalam penggunaan
klasifikasi.
1. Meneliti tentang sistem
pengelolaan arsip, dalam penelitian ini
mengidentifikasi pengelolaan arsipnya.
2. Dalam penelitian ini
tidak hanya meneliti tentang arsip dinamis
aktif tetapi juga meneliti arsip dinamis inaktif
dan statis.
2.5. Kerangka Berpikir
Kategori