menangani surat masuk, pengagendaan, distribusi disposisi, lalu pengarsipan. Selain itu beliau jug bertanggung jawab mulai dari
penyimpanan, peminjaman arsip, pemeliharaan arsip, sampai dengan penyusutan arsip”. K.S.B.TU Bapak Suryanto, SE.
Pernyataan Kepala Sub Bagian Tata Usaha tersebut juga didukung dengan
pernyataan pegawai kearsipan sebagai berikut: “Saya sendiri mas yang bertanggung jawab penuh terhadap kegiatan
kearsipan di sini, saya bertanggung jawab di bagian depan menerima surat masuk, mencatat di buku agenda, pendistribusian, selanjutnya
penyimpanan, tidak sampai disitu saya juga bertanggung jawab terhadap peminjaman arsip, pemeliharaan arsip, dan penyusutan arsip yang saya
lakukan di sini”. P.KA Bapak Fx. Pambudi . Pernyataan-pernyataan tersebut juga diperkuat oleh Kepala Sekolah yang
mengemukakan: “Terkait pengelolaan arsip tanggung jawab sepenuhnya saya berikan
terhadap Bapak Fx. Pambudi selaku pegawai kearsipan di sini“. K.S Ibu Martini S.Pd.,M.Pd. .
Berdasarkan penuturan informan di atas dapat diketahui bahwa pegawai
kearsipan sepenuhnya bertanggung jawab atas pengelolaan arsip di SMK Negeri 3 Klaten, mulai dari proses penyimpanan arsip sampai dengan penyusutan arsip.
Pelatihan tentang kearsipan pun juga belum pernah dilakukan di SMK Negeri 3 Klaten. Hal ini juga didukung dengan pengamatan yang membenarkan bahwa
pegawai kearsipan sepenuhnya bertanggung jawab atas kegiatan pengelolaan arsipnya, pelatihan juga tidak ada di sini, lebih cenderung bertanya ke karyawan
lain apabila ada kesulitan.
4.2.2 Kendala-Kendala Umum yang Dihadapi pada saat Pengelolaan Arsip
Pengelolaan arsip dalam pelaksanaannya tidak sepenuhnya akan berjalan sesuai apa yang diharapkan, masih terdapat beberapa kendala di dalam
pengelolaan arsip tersebut. Kendala tersebut terjadi pada faktor sumber daya manusia, proses penyimpanannya, ruang dan tempat arsip, maupun perlengkapan
dan peralatan arsip. Berikut beberapa pemaparan yang disampaikan oleh pegawai di SMK Negeri 3 Klaten.
Pegawai kearsipan menyampaikan bahwa masih terdapat kendala dalam pengelolaan arsip di SMK Negeri 3 Klaten. Kendala tersebut seperti kurangnya
pemahaman tentang kearsipan, keadaan ruang dan tempat, dan kurangnya perlengkapan arsip. Hal tersebut seperti yang disampaikan berikut ini:
“Kalau kendala ya pasti ada mas, seperti arsip yang hilang, arsip rusak di makan usia maupun rayap, selain itu kurangnya lemari arsip juga menjadi
kendala, masih banyak kekurangan terkait ruang dan tempat, ruangnya sempit, kelembaban udara
pun saya rasa kurang baik”. P.KA Bapak Fx. Pambudi .
Pernyataan yang hampir sama juga disampaikan oleh Kepala Sub Bagian Tata Usaha sebagai berikut:
“Biasanya kalau petugas arsip tidak ada di tempat terus ada surat masuk otomatis tidak ada yang menindak lanjuti sehingga arsip hanya menumpuk
di meja yang mengakibatkan surat bisa saja terselip dengan dokumen lain maupun surat bisa saja hilang, selain itu kendala jika sudah disimpan
biasanya surat tidak ditemukan kembali saat dibutuhkan, rusak termakan us
ia ataupun diakibatkan rayap”. K.S.B.TU Bapak Suryanto, SE. Pernyataan-pernyataan tersebut juga diperkuat oleh Kepala Sekolah yang
mengemukakan: “Kendala cukup banyak kalau saya perhatikan, dari ruang sampai
perlengkapan saya rasa menjadi kendala tersendiri bagi petugas pengelola arsip, selain itu saya pernah melihat tumpukan surat dimeja
karena pegawai arsip tidak ada di tempat“.K.S Ibu Martini S. Pd., M. Pd..
Berdasarkan penuturan beberapa informan di atas dapat diketahui bahwa dalam pelaksanaan pengelolaan arsip masih memiliki beberapa kendala seperti
arsip hilang saat akan dibutuhkan, arsip rusak, maupun kendala terkait ruang dan tempat. Hal ini juga didukung dengan hasil pengamatan yang membenarkan jika
masih ada beberapa kendala terkait pengelolaan arsip di SMK Negeri 3 Klaten seperti arsip yang rusak dimakan rayap, ruang dan tempat yang sempit sehingga
kelembaban udara didalamnya kurang baik yang mengakibatkan arsip rawan berjamur.
4.2.3 Upaya-Upaya yang Dilakukan untuk Mengatasi Kendala-Kendala dalam Pengelolaan Arsip
