Gambaran Umum Sistem Penjualan Tunai Toko Merah Yogyakarta

b. Bagian Pengambilan Barang Bagian pengambilan barang bertanggungjawab pada pemeriksaan barang dan pengambilan barang dari gudang. c. Karyawan Karyawan bertanggungjawab pada pelayanan terhadap konsumen, baik dalam hal keterangan barang maupun pengambilan barang dari counter. d. Gudang Gudang bukan nama suatu ruangan tetapi istilah yang diberikan bagi karyawan yang bertugas pada pengawasan barang dan keluar- masuk barang di toko. e. Transportasi Transportasi juga hanya istilah untuk menyebut karyawan yang bertanggungjawab mengantar barang dari counter ke bagian depan toko.

B. Gambaran Umum Sistem Penjualan Tunai Toko Merah Yogyakarta

Pelanggan dapat melakukan pembelian barang secara langsung pada counter yang ada di Toko Merah. Penjualan tunai dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran harga barang lebih dahulu sebelum barang diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli. Setelah uang diterima oleh perusahaan, barang kemudian diserahkan kepada pembeli dan transaksi penjualan tunai kemudian dicatat oleh perusahaan. Dengan demikian transaksi penjualan tunai yang dilakukan konsumen dengan perusahaan telah dilakukan dengan baik dan sah. Berikut ini disajikan data mengenai sistem akuntansi penjualan tunai dari hasil wawancara dan observasi. 1. Fungsi yang Terkait Dalam Sistem Penjualan Tunai Toko Merah Yogyakarta Sistem penjualan di Toko Merah melibatkan banyak fungsi dengan pembagian kerja masing-masing. Fungsi yang terkait dalam sistem penjualan tunai Toko Merah antara lain: a. Fungsi Penjualan Fungsi penjualan pada Toko Merah memiliki peran dalam sistem penjualan tunai sebagai penerima order dari pembeli, lalu peran selanjutnya setelah menerima order dari pembeli adalah menulis pesanan barang dari konsumen pada selembar kertas kosong. Data yang ditulis oleh bagian penjualan dalam selembar kertas kosong memuat tanggal transaksi, jenis barang yang dibeli, kuantitas barang, harga barang dan otorisasi oleh bagian penjualan. Setelah menulis pesanan barang konsumen pada selembar kertas kosong, bagian penjualan menyerahkannya kepada konsumen untuk kepentingan pembayaran harga barang ke bagian kassa. b. Fungsi Kassa Fungsi Kassa pada Toko Merah Yogyakarta terdiri dari dua bagian yaitu: 1. Cashier Cashier merupakan bagian yang penting dalam sistem akuntansi penjualan tunai pada Toko Merah Yogyakarta karena Cashier inilah yang berhubungan langsung dengan konsumen untuk melakukan transaksi penjualan tunai dan tugas- tugas yang dilakukan adalah: a. Menerima uang tunai, sebagai alat pembayaran dan konsumen dan selanjutnya memberi cap lunas pada selembar kertas kosong yang telah ditulisi daftar pesanan barang oleh bagian penjualan pembayaran sebagai tanda bahwa konsumen telah membayar barang yang dibelinya. Kemudian mengembalikan selembar kertas kosong yang telah ditulisi pesanan konsumen yang telah diberi cap lunas itu pada pembeli untuk mengambil barang yang dibelinya. b. Pada setiap habis jam kerja atau satu shift kerja, Cashier bertanggungjawab kepada Head Cashier dalam perhitungan jumlah kas yang masuk sedangkan Supervisor melakukan perhitungan persediaan fisik karyawan counter. 2. Head Cashier Head Cahshier ini merupakan bagian yang mengawasi jalannya transaksi penjualan tunai yang dilakukan oleh Cashier dan tugas-tugasnya adalah sebagai berikut: a. Mengawasi Cashier dalam menghitung jumlah uang kas yang masuk dari penjualan tunai dan disesuaikan dengan catatan pada setiap counter pada setiap habis jam kerja atau satu shift kerja. b. Menerima uang kas yang masuk dari Cashier kemudian menyetorkannya ke bank di mana Toko Merah Yogyakarta menyimpan uangnya. Toko Merah menyimpan pada Bank BPD DIY cabang GejayanAffandi, sehingga diperoleh bukti setor bank. Hal ini dilakukan setiap hari atau selambat- lambatnya sehari berikutnya. c. Memberikan bukti setor bank tersebut ke bagian akuntansi untuk proses pencatatan selanjutnya. c. Fungsi Gudang Fungsi gudang dalam Toko Merah hanya bertugas mengambil barang dagangan atau persediaan barang yang di gudang jika barang yang dijual dalam counter telah menipis. Jika ada pesanan khusus dari konsumen, maka bagian gudang yang mempersiapkan barang untuk konsumen. Misalnya jika ada konsumen yang akan membeli sterofoam dalam ukuran besar, maka bagian gudang akan mempersiapkan barang yang akan dibeli itu. d. Fungsi Transportasi Transportasi hanya istilah untuk menyebut karyawan yang bertanggungjawab mengantar barang dari counter ke bagian pengambilan barang. Namun tidak menutup kemungkinan jika ada pesanan yang perlu diantar. e. Fungsi Pengiriman Fungsi pengiriman di Toko Merah adalah fungsi yang bertanggungjawab dalam pembungkusan barang yang dipesan oleh konsumen serta menyerahkannya kepada konsumen. Fungsi ini harus memiliki ketelitian yang tinggi dalam melihat bukti pembayaran yang digunakan pembeli dalam pengambilan barang. f. Fungsi Akuntansi Fungsi Akuntansi bertanggungjawab pada pimpinan Toko Merah Yogyakarta untuk membuat laporan yang dibutuhkan, berikut ini adalah tugas-tugas fungsi akuntansi yang berhubungan dengan transaksi penjualan tunai antara lain: 1. Membuat laporan harian atau daily report yang berisi tentang laporan penerimaan per kelompok barang, laporan penerimaan penjualan, dan laporan penerimaan kas dari pembayaran uang tunai, pada setiap harinya dan juga jumlah uang kas masuk yang disetor ke bank setiap harinya. Bertugas membandingkan uang yang telah disetor ke bank oleh Head Cashier dengan cara jumlah yang tertera pada bukti setor bank apakah sesuai dengan informasi jumlah kas masuk yang disetor ke bank yang ada pada daily report. 2. Membuat buku pembantu persediaan dan laporan penjualan yang kemudian digunakan untuk membuat laporan keuangan sederhana yang dibutuhkan oleh pimpinan Toko Merah Yogyakarta 2. Catatan Akuntansi yang Digunakan Dalam Sistem Penjualan Tunai Toko Merah Yogyakarta Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan tunai Toko Merah Yogyakarta adalah: a. Jurnal Penjualan Jurnal penjualan digunakan untuk mencatat dan meringkas data penjualan. Toko Merah dalam menjalankan sistem penjualan tunainya tidak membuat jurnal penjualan karena Toko Merah bergerak dalam sistem penjualan tunai. Toko Merah menghitung hasil penjualan pada setiap harinya dengan melihat persediaan barang yang terjual secara fisik melalui catatan yang ada pada setiap counter. b. Jurnal Penerimaan Kas Jurnal penerimaan kas digunakan untuk mencatat penerimaan kas dari berbagai sumber. Toko Merah dalam menjalankan sistem penjualan tunainya membuat jurnal penerimaan kas, hanya jurnal penerimaan kas tidak dibuat secara rinci karena adanya transaksi penjualan yang intensitasnya sering, sehingga Toko Merah memilih kebijakan untuk mencatat besarnya kas yang diterima tiap hari secara sederhana dengan menggunakan format pencatatan yang telah ditetapkan Toko Merah. c. Kartu Persediaan Kartu persediaan ini berisi tentang hasil dari pengawasan barang dengan metode fisik, dalam sistem ini mutasi setiap jenis barang setiap saat selalu dicatat oleh karyawan counter. d. Kartu Gudang Kartu gudang ini berfungsi untuk mencatat mutasi dan persediaan barang yang disimpan dalam gudang. Kartu gudang yang ada pada Toko Merah digunakan oleh bagian pengadaan barang untuk pengadaan barangpersediaan yang akan dijual. 3. Bukti Transaksi Dalam Sistem Penjualan Tunai Toko Merah Yogyakarta Bukti-bukti transaksi dalam sistem penjualan tunai Toko Merah Yogyakarta adalah: a. Faktur Penjualan Tunai Faktur penjualan tunai digunakan untuk merekam berbagai informasi mengenai transaksi penjualan tunai. Formulir faktur penjualan tunai dapat digunakan untuk merekam data mengenai nama dan alamat pembeli, tanggal transaksi, kode dan nama barang, kuantitas, harga satuan, jumlah harga, nama dan kode pramuniaga, otorisasi terjadinya berbagai tahap transaksi. Pada Toko Merah, transaksi penjualan yang terjadi pada counter tidak menggunakan faktur penjualan tunai secara formal. Toko Merah hanya menggunakan selembar kertas kosong yang ditulisi daftar pesanan barang oleh bagian penjualancounter saat ada konsumen yang membeli barang. Hal ini dikarenakan adanya transaksi penjualan yang intensitasnya sering dan dalam partai kecil, sehingga Toko Merah memilih kebijakan untuk tidak menggunakan faktur penjualan tunai secara formal. Pihak Supervisor mengutarakan jika pihak Toko Merah membuat Faktur penjualan tunai formal dirasa tidak efektif, efisien dan ekonomis. Hal ini dilihat dari banyaknya transaksi penjualan yang terjadi setiap hari, sehingga jika diadakan faktur penjualan formal akan terdapat banyak sekali faktur penjualan yang ada, sehingga akan menimbulkan cost biaya tambahan yang lebih besar bagi Toko Merah. b. Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan digunakan untuk meringkas harga pokok produk yang dijual selama satu periode. c. Bukti Setor Bank Apabila Toko Merah Yogyakarta menyetor uang ke bank, maka dari bank akan diperoleh bukti setor bank biasanya disediakan oleh bank di mana Toko Merah Yogyakarta akan menyimpan uangnya. Toko Merah Yogyakarta menyimpan uangnya di Bank BPD DIY cabang GejayanAffandi. 4. Prosedur Dalam Sistem Penjualan Tunai Toko Merah Yogyakarta Prosedur dalam sistem penjualan tunai Toko Merah Yogyakarta adalah: a. Prosedur order penjualan Dalam prosedur order penjualan ini, bagian order penjualan atau karyawan counter menerima order dari konsumen dan menulisnya pada selembar kertas kosong yang kemudian menyerahkan pada konsumen agar digunakan untuk melakukan pembayaran di bagian kassa dan digunakan untuk pengambilan barang yang dibeli oleh konsumen. b. Prosedur penerimaan kas Dalam prosedur penerimaan kas ini, bagian kassa menerima pembayaran harga barang dari konsumen dan memberikan tanda pembayaran yaitu berupa cap “lunas” pada selembar kertas kosong yang ditulisi daftar pesanan barang oleh bagian penjualancounter kemudian digunakan oleh konsumen untuk pengambilan barang. c. Prosedur penyerahan barang Dalam prosedur penyerahan barang ini, bagian pengiriman barang menyerahkan barang yang dibeli kepada konsumen dan memberikan tanda berupa cap “barang sudah diambil” pada selembar kertas kosong yang ditulisi daftar pesanan barang oleh bagian penjualancounter dan telah di cap ”lunas” oleh bagian kassa. d. Prosedur penyetoran kas ke bank Dalam prosedur penyetoran kas ke bank ini, Head Cashier menerima uang kas yang masuk dari Cashier kemudian menyetorkannya ke bank di mana Toko Merah Yogyakarta menyimpan uangnya yaitu di Bank BPD DIY cabang GejayanAffandi, sehingga diperoleh bukti setor bank. Hal ini dilakukan setiap hari atau selambat-lambatnya sehari berikutnya. e. Prosedur pencatatan penerimaan kas Dalam prosedur pencatatan penerimaan kas ini, bagian akuntansi mencatat penerimaan kas berdasar bukti setor bank yang diterima dari bank melalui bagian Cashier. f. Prosedur pencatatan harga pokok penjualan Dalam prosedur pencatatan harga pokok penjualan ini, bagian kartu persediaan membuat rekapitulasi harga pokok penjualan. 5. Sistem Pengendalian Intern Dalam Sistem Penjualan Tunai Toko Merah Yogyakarta. a. Organisasi Perancangan organisasi harus didasarkan pada elemen pokok sistem pengendalian intern, berikut ini perancangan organisasi yang telah ada di Toko Merah: 1. Transaksi penjualan tunai dilaksanakan oleh fungsi penjualan dan terpisah dari fungsi penerimaan kas. Fungsi penjualan adalah fungsi operasi, sehingga harus dipisahkan dengan fungsi penyimpan yaitu fungsi penerimaan kas. 2. Fungsi penerimaan kas terpisah dari fungsi akuntansi. Fungsi penerimaan kas di Toko Merah terpisah dari fungsi akuntansi. Hal ini perlu dilakukan untuk menjaga kekayaan perusahan dan menjamin ketelitian serta keandalan data akuntansi. 3. Transaksi penjualan tunai dilaksanakan oleh lebih dari satu fungsi. Dalam pelaksanaan transaksi penjualan tunai di Toko Merah dilaksanakan oleh lebih dari satu fungsi. Pelaksanaan seperti ini bertujuan untuk pengecekan intern pekerjaan tiap fungsi yang terkait dalam pelaksanaan transaksi. b. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan Otorisasi yang terjadi pada setiap transaksi penjualan tunai pada Toko Merah antara lain: 1. Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan selembar kertas kosong yang ditulisi daftar pesanan barang oleh bagian penjualancounter saat ada konsumen yang membeli barang. 2. Penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi penerimaan kas dengan cara membubuhkan cap “lunas” pada selembar kertas kosong yang ditulisi daftar pesanan barang oleh bagian penjualancounter saat ada konsumen yang membeli barang. 3. Penyerahan barang diotorisasi oleh fungsi pengiriman barang dengan cara membubuhkan cap “barang sudah diambil“ selembar kertas kosong yang ditulisi daftar pesanan barang oleh bagian penjualancounter saat ada konsumen yang membeli barang dengan cap ”lunas” sebagai bukti bahwa konsumen telah melakukan pembayaran di kassa. c. Praktik yang sehat 1. Faktur penjualan formal di Toko Merah belum tersedian. Toko Merah hanya menggunakan selembar kertas kosong yang ditulisi daftar pesanan barang oleh bagian penjualancounter saat ada konsumen yang membeli barang. 2. Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai disetor seluruhnya ke bank pada hari yang sama atau hari kerja berikutnya. 3. Perhitungan saldo kas yang ada di fungsi penerimaan kas secara periodik dan secara mendadak oleh supervisor. 6. Bagan Arus Sistem Akuntansi Penjualan Tunai Toko Merah Yogy akarta Bagan Arus atau Flowchart ini menguraikan jalannya sistem akuntansi penjualan tunai di Toko Merah Yogyakarta yang merupakan sistem penjualan tunai yang dilakukan antara konsumen dengan perusahaan. Bagan arus sistem akuntansi penjualan tunai Toko Merah Yogyakarta dapat dilihat pada halaman lampiran. 59

BAB V ANALISIS DATA

Penjualan tunai dilaksanakan oleh Toko Merah dengan cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran harga barang lebih dahulu sebelum barang diserahkan oleh Toko Merah kepada pembeli. Setelah uang diterima oleh Toko Merah, barang kemudian diserahkan kepada pembeli. Berikut ini disajikan analisis data mengenai sistem akuntansi penjualan tunai dan sistem pengendalian intern dari hasil wawancara dan observasi penelitian di Toko Merah Yogyakarta:

A. Catatan Akuntansi yang Digunakan Dalam Sistem Penjualan Tunai

Toko Merah Yogyakarta Tabel 5.1 Hasil Analisis Dokumen dan Catatan Akuntansi Dalam Sistem Akuntansi Penjualan Tunai di Toko Merah. Praktek Keterangan No. Teori Ada Tidak 1 Faktur Penjualan. √ Masih menggunakan kertas kosong 2 Pita Register Kas. √ Masih menggunakan kalkulator 3 Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan. √ 4 Bukti Setor Bank. √ BPD DIY Cabang Affandi 5 Jurnal penjualan √ 6 Jurnal penerimaan kas. √ 7 Jurnal Umum. √ 8 Kartu persediaan. √ 9 Kartu gudang. √