c. Deskripsi kegiatan harus sesuai dan terkait dengan tujuan yang
akan dicapai dan harus merupakan pilihan terbaik dari sekian alternatif kegiatan yang mungkin dapat dilaksanakan.
d. Organisasi pelaksana kegiatan, jadwal kegiatan, dan rancangan
monitoring dan evaluasi pelaksanaan kegiatan yang tertuang dalam rancangan implementasi kegiatan harus terkait dengan
deskripsi kegiatan yang diusulkan. Susunan kepanitiaan atau satgas berikut jumlah personalia, waktu yang dialokasikan, dan
prosedur serta teknis evaluasi dan monitoring yang akan diterapkan dalam pelaksanaan kegiatan harus sesuai dengan
ruang lingkup cakupan kegiatan yang diusulkan. e.
Anggaran pembiayaan yang diusulkan harus mempertimbangkan prinsip-prinsip efisiensi. Komponen-
komponen pembiayaan yang diusulkan harus sesuai dengan kebutuhan kegiatan yang diusulkan.
Prinsip ketiga dalam penyusunan proposal adalah prinsip keterlaksanaan. Sekolah dapat saja mengusulkan kegiatan untuk
mencapai tujuan dalam tingkatan yang paling ideal. Akan tetapi sekolah harus tetap memperhatikan kemampuan sumber daya yang dimiliki baik
yang berupa SDM, fasilitas, waktu, informasi maupun dana. Keterbatasan sumber daya yang tersedia akan menentukan keterlaksanaan kegiatan
yang diusulkan dan keberhasilan pencapaian tujuan yang diinginkan. Oleh karena itu, sebuah kegiatan yang baik harus terjamin keterlaksanaannya
melalui dukungan sumber daya yang mampu disediakan.
2. Struktur Proposal Pengembangan Sekolah
Sebenarnya tidak ada format baku dalam penyusunan proposal pengembangan. Sekolah kegiatan harus mengembangkan sendiri
proposal sedemikian rupa sehingga proposal dapat memberikan informasi yang lengkap mengenai mengapa, untuk apa, bagaimana, oleh siapa,
46
kapan, dan dengan sumber daya apa sebuah kegiatan akan dilaksanakan. Namun demikian, pada umumnya setiap proposal pengembangan selalu
mencakup bagian-bagian pokok sebagai berikut. a.
Informasi umum tentang sekolah b.
Telaah situasi dalam rangka identifikasi masalah yang dihadapi oleh sekolah
c. Rancangan program pengembangan
d. Indikator keberhasilan
e. Rencana implementasi program
f. Rangkuman kebutuhan sumber daya dan anggaran biaya
g. Lampiran-lampiran
Berikut diuraikan secara singkat ruang lingkup dari komponen- komponen proposal tersebut.
Informasi Umum
Bagian ini dimaksudkan untuk menyampaikan informasi kepada pihak ke mana proposal yang diajukan mengenai profil sekolah,
rencana pengembangan sekolah, dan perkembangan sekolah selaman beberapa tahun terakhir. Profil sekolah yang dipaparkan
dapat mencakup 1
Identitas sekolah, yang meliputi nama, alamat lengkap, nama kepala sekolah, dan lain-lain.
2 Sejarah singkat sekolah;
3 Status akreditasi;
4 Jumlah siswa;
47
5 Jumlah guru;
Rencana pengembangan sekolah yang disajikan harus merupakan ringkasan Rencana Stratejik Sekolah. Uraian ini
dimaksudkan untuk menunjukkan keterkaitan antara rencana pengembangan yang akan diuraikan dalam proposal yang
bersangkutan dengan rencana pengembangan sekolah secara keseluruhan sebagaimana diuraikan dalam Renstra sekolah. Hal-hal
yang perlu dipaparkan dalam bagian ini antara lain meliputi: 1
Visi, misi, tujuan dan strategi yang ditetapkan oleh sekolah;
2 Kebijakan dan prioritas yang akan dikembangkan;
3 Kebijakanrencana operasional yang telah dan akan
diambil untuk mewujudkan rencana strategis tersebut. Bagian terakhir dari komponen proposal ini adalah uraian
singkat mengenai kemajuan atau prestasi yang dicapai sekolah terkait dengan implementasi Renstra selama kurun waktu tertentu
misal 3 tahun. Hal-hal yang diuraikan dalam bagian ini sekurang- kurangnya harus mencakup:
1 Strategi, program, atau kegiatan yang telah dilaksanakan;
2 Hasil-hasil output yang dicapai melalui pelaksanaan
Strategi, program, atau kegiatan tersebut; 3
Dampak dari hasil tersebut terhadap proses dan hasil pembelaran serta terhadap kualitas dan daya saing lulusan
untuk melanjutkan studi atau mendapatkan pekerjaan; 4
Praktik-praktik baik good practices yang perlu dipertahankan untuk memelihara kesinambungan
pengembangan sekolah;
48
5 Kebijakan, program, kegiatan yang belum atau masih
harus dilanjutkan, serta masalah-masalah yang timbul dan perlu penanganan dengan segera;
Telaah Situasi Sekolah
Telaah Situasi merupakan titik tolak semua kemajuan. Karena itu peningkatan kemampuan dan komitmen untuk melakukan Telaah
Situasi secara benar dan terus menerus merupakan budaya yang harus dimiliki oleh setiap organisasi. Tatacara Telaah Situasi yang
baik dan benar dapat dilihat dalam Bagian II bahan diklat ini yang pelaksanaannya disesuaikan dengan tingkat kemampuan sekolah
dan jenis Program yang diusulkan. Prinsip-prinsip telaah situasi yang baik meliputi:
1 Pelaksanaannya melibatkan semua pihak yang
berkepentingan stakeholders dengan sekolah; 2
Didukung dengan data-data yang akurat, lengkap dan mutakhir;
3 Analisis dilakukan secara mendalam sehingga mampu
mengidentifikasi akar penyebab timbulnya berbagai masalah di sekolah; dan
4 Telaah bersifat komprehensif menyangkut semua aspek
keberlangsungan sekolah. Telaah Situasi untuk pengembangan sekolah perlu dimulai
dengan mengemukakan secara benar hal-hal sebagai berikut.
1 Latar Belakang
Berisi penjelasan tentang proses pelaksanaan Telaah Situasi, termasuk penjelasan tentang bagaimana berbagai
sumber data dan informasi diidentifikasi dan data serta
49
informasi yang diperoleh dari sumber-sumber itu digunakan, serta seberapa besar keterlibatan dan kontribusi dari semua
warga sekolah dalam penyusunan Telaah Situasi.
2 Kondisi Eksternal
Berisi penjelasan tentang kondisi eksternal peluang dan tantangan yang berpengaruh terhadap eksistensi sekolah.
Uraian tentang mengapa Sekolah ini harus ada dari sudut pandang stakeholders sangat diharapkan untuk dikemukakan.
3 Kondisi Organisasi dan Kelembagaan
Bagian ini menjelaskan tentang bagaimana sistem organisasi dan tata kerja yang diterapkan di Sekolah serta
bagaimana keterkaitannya dengan komite sekolah, yayasan, atau instansi lain yang relevan. Perlu dijelaskan tentang
berbagai kelemahan dan keunggulan sistem tata kerja yang diterapkan tersebut.
4 Program Pembelajaran
Penjelasan bagian ini perlu difokuskan pada analisis tentang seberapa besar efisiensi, produktivitas dan efektivitas
penyelenggaraan program pembelajaran yang ada, serta kelemahan dan keunggulannya
5 Manajemen Sumberdaya
Bagian ini berisi telaah tentang ketersediaan dan pengelolaan sumberdaya manusia, finansialuang, fasilitas
fisik yang ada di Sekolah. Perlu dijelaskan tentang analisis berbagai kelemahan dan keunggulan sistem manajemen
sumberdaya yang diterapkan tersebut.
50
6 Permasalahan dan Alternatif Penyelesaiannya
Bagian ini harus menjelaskan hubungan antara isu strategis, akar permasalahan yang sudah teridentifikasi, solusi
alternatif, pengembangan potensi-potensi yang ada, rencana dan target peningkatan kualitas dan perbaikan kelemahan yang
ada, sesuai dengan hasil analisis situasi. Dalam hal ini sekolah harus memilih program yang paling tepat yang akan dilakukan
dari berbagai penyelesaian alternatif yang ada. Pada sisi lain, program yang diusulkan tersebut, harus
dapat memanfaatkan potensi dan peluang yang telah di identifikasi, sehingga pada akhirnya dapat memperbaiki kinerja
dan kualitas dari program pembelajaran. Dengan demikian, semua program yang sedang berjalan maupun yang sedang
diusulkan untuk dilaksanakan dalam jangka waktu tertentu ke depan harus menyertakan sumber daya yang dibutuhkan. Tiap
program dapat ditabulasi seperti terlihat pada Tabel 3.1. dibawah ini dan harus mempunyai hubungan yang jelas antara
permasalahan yang diidentifikasi, alternatif penyelesaikan masalah, dan kegiatan perencanaan beberapa tahun ke depan
Tabel 3.1 Matrik permasalahan, alternatif pemecahaan, dan program
yang diusulkan
Masalah Alternatif
Pemecahan Program
Yang Diusulkan
Sumber Pembiayaan
Keterangan
1 2
3 4
5
Keterangan:
Kolom 1 diisi masalah-masalah yang teridentifikasi dalam telaah situasi;
51
Kolom 2 diisi kemungkinan solusi yang dapat dilakukan untuk memecahkan masalah;
Kolom 3 diisi solusi yang dipilih untuk mengatasi masalah denan mempertimbangkan sumberdaya yang dimiliki oleh sekolah atau yang sedang
diusulkan melalui proposal yang disusun. Kolom 4 diisi sumber pembiyaan untuk mendukung program terpilih, misalnya
komite sekolah, SPP, BPP, donor, atau yang lain.
Rancangan program pengembangan
Komponen proposal ini sebenarnya merupakan penjabaran lebih rinci dari usulan program yang telah diidentifikasi pada bagian
akhir telaah situasi. Penjabaran masing-masing usulan program itu sekurang-kurangnya mencakup: 1 latar belakang dan rasional, 2
tujuan, 3 mekanisme dan rancangan kegiatan, 4 sumber daya dana yang dibutuhkan, 5 jadwal pelaksanaan, 6 indikator
keberhasilan, dan 7 rancangan keberlanjutan. Bagian-bagian proporsal tersebut pada dasarnya tidak berbeda
dengan bagian-bagian Renop yang diuraikan pada Bab 1 yang diuraikan pada awal bahan diklat ini. Oleh karena itu, rincian dan
ruang lingkup masing-masing bagian tersebut sebenarnya tidak jauh berbeda dengan penjelasan pada Bab 1 tersebut. Hal yang
membedakan keduanya adalah pijakan yang dijadikan rujukan dalam pengembangan program atau kegiatan. Dasar pengembangan Renop
adalah hasil telaah yang dilakukan untuk penyusunan Renstra, sedangkan dasar dalam pengembangan proposal adalah hasil telaah
situasi yang dilakukan saat proposal itu di kembangkan. Kedua hasil telaah tersebut dimungkinkan berbeda karena dilaksanakan pada
waktu dan fokus yang berbeda.
52
Indikator keberhasilan
Untuk memudahkan pembaca mengetahui apa yang menjadi tolak ukur pencapaian tujuan semua program yang diusulkan, selain
untuk pada masing-masing program yang diusulkan, penyusun proposal perlu menyajikan sejumlah indikator keberhasilan program
secara keseluruhan. Indikator keberhasilan ini dapat berupa indikator kunci key performance indicator dan indikator pendukung atau
indikator tambahan. Indikator kunci biasanya merupakan indikator keberhasilan kegiatan secara keseluruhan, dan sulit dicapai oleh
program-program yang diusulkan secara terpisah-pisah. Peningkatan persentase atau jumlah siswa yang lulus UNAS, tingkat keberhasilan
siswa diterima pada jurusan favorit di perguruan tinggi ternama, kecepatan siswa mendapatkan pekerjaan, misalnya, hanya dapat
dicapai melalui berbagai program pengembangan sekolah yang dilaksanakan secara terintegrasi. Oleh karena itu angka-angka yang
menunjukkan parameter-paremeter tersebut dapat dijadikan sebagai indikator kunci pengembangan sekolah. Indikator-indikator seperti
tingkat kehadiran siswa di kelas, tingkat penggunaan laboratorium untuk, tingkat kunjungan siswa ke perpustakaan, transaksi bahan
pustaka dengan siswa, dan sebagainya adalah faktor-faktor yang dapat dicapai oleh program-program pengembangan khusus. Oleh
karena itu indikator-indikator semacam ini dapat digunakan sebagai tambahan atau pendukung pencapaian indikator kunci.
Untuk memudahkan pemantauan dan evaluasi kemajuan yang dicapai sekolah secara bertahap, dianjurkan indikator keberhasilan
tersebut disajikan secara serial dalam rentang waktu tertentu. Rentang waktu yang biasa dipakai adalah saat awal sebelum
program yang diusulkan dalam proposal dilaksanakan yang digunakan sebagai landasan awal atau baseline, saat pertengahan
implementasi program atau midterm, dan saat program telah berakhir
53
atau final. Penyajian itu dapat dilakukan dalam bentuk tabel sebagaimana Tabel 3.2.
Tabel 3.2 Indikator Keberhasilan
Indikator Awal
Program Baseline
Capaian Tengah Mid
Akhir Program
Final Idikator Kunci
Kelulusan Ujian akhir
Rata-Rata NUN
Jumlah Siswa yang diterima
di PT Favorit
Persentase Kenaikan kelas
Lama tunggu mendapatkan pekerjaan pertama bulan
dst.
Indikator PendukungTambahan
Penggunaan laboratorium
IPA untuk per minggu jam
Tingkat kehadiran siswa dalam kelas
Rata-rata transaksi bahan
pustaka dengan siswa per hari
Dst
Rencana Implementasi Program
Bagian ini terdiri dari tiga bagian sebagai berikut.
1 Organisasi Program
Organisasi ini harus dibentuk untuk melaksanakan program yang diusulkan, memonitor dan mengevaluasi
54
pelaksanaannya. Organisasi ini harus sesuai dengan struktur organisasi yang ada di sekolah, artinya struktur yang dibangun
tidak saling tumpang-tindih atau bertentangan dengan struktur organisasi sekolah. Akan lebih baik jika disertakan juga bagan
organisasinya, deskripsi tugas dan tanggung jawab masing- masing, serta daftar nama pelaksana yang terkait Ketua
Pelaksana, Wakil Ketua Bidang A, Wakil Ketua Bidang B, dsb, dan penanggung jawab masing-masing program. Untuk lebih
meyakinkan pihak-pihak yang terkait, perlu disertakan dalam lampiran, misalny curiculum vitae masing-masing pelaksana.
Dalam organisasi ini harus tampak juga keterkaitannya dengan struktur organisasi yang ada di sekolah.
2 Program dan Penjadwalan
Jadwal implementasi keseluruhan programkegiatan perlu dibuat tersendiri agar memudahkan pelaksanaannya dan juga
memberi pemahaman kepada pembaca proposal kapan setiap program yang diusulkan akan dilaksanakan. Jadwal dalam
bentuk bagan seperti tabel di bawah ini Tabel 3.3 akan lebih memudahkan mehamai jadwal pelaksanaan tersebut.
Tabel 3.3 Program dan Penjadwalan
Program Sub-Program atau
Kegiatan Jadwal Pelaksanaan
Tahun 2008 Tahun 2009
TW 1
TW 2
TW 3
TW 4
TW 1
TW 2
TW 3
TW 4
1. Program 1
1.1 Sub-Program 1.1
55
1.2 Sub-Program 1.2 1.3 Sub-Program 1.3,
dst. 2. Program
2 2.1 Sub-Program 2.1
2.2 Sub-Program 2.2 2.3 Sub-Program 2.3,
dst. Catatan:
TW = Triwulan
= Bila kegiatan dilaksanakan dalam setahun, jadwal dapat dibuat bulanan; jika kegiatan dilaksanakan dalam 6 bulan atau kurang, jadwal dibuat dalam
mingguan
3 Mekanisme Monitoring dan Evaluasi
Monitoring dan evaluasi adalah bagian yang penting dari manajemen program agar implementasi program dapat berjalan
dan dapat mencapai target yang sudah ditetapkan. Jelaskan mekanisme monitoring dan evaluasi yang dilaksanakan.
Rangkuman kebutuhan sumber daya dan anggaran biaya
Selain jadwal, kebutuhan sumber daya dan anggaran pendukung pelaksanaan program juga harus dirangkum menjadi
satu. Rangkuman ini mencakup semua kebutuhan sumber daya dan anggaran yang telah diuraikan pada masing-masing program yang
diusulkan. Tabel 3.4 dan Tabel 3.5 merupakan contoh rekapitulasi sumber daya dan anggaran dimaksud.
56
Tabel 3.4 Rekapitulasi Anggaran Biaya Berdasarkan ProgramSub-
Program
Program Sub-
Program Kebutuhan
Sumber Daya Komponen
Anggaran Satuan
Volume Biaya
Satuan Total Biaya
Sumber Biaya
Program 1
Sub- Program
1.1 1.1.1
Pelatihan guru
Orang- hari OH
15 120.000
1.800.000 Komite
1.1.2 Pembelian
alat lab Unit
7 1.750.000 12.250.000
Pemda
Sub- Program
1.2 1.2.1
Lokakarya dengan
komite Kegiatan
2 3.000.000
6.000.000 Pemda
1.2.3 Seminar Kegiatan
1 3.000.000
3.000.000 Pemda
1.2.3 Studi banding
OH 50
200.000 10.000.000 Komite
Sub- Program
1.3 1.3.1
Renovasi gedung
Program 2
Sub- program
2.1 2.1.1 Pemb.
Gedung baru 2.1.2 Bahan
pustaka 2.1.3
Sub- program
2.2 2.2.1
Jumlah Komite
Pemda Lain-lain
Dari Tabel 3.4 di atas, anggaran perlu dikelompokkan menurut komponen anggaran dan jadwal realisasi anggaran sebagaimana Tabel 3.5.
57
Tabel 3.5 Rekapitulasi Kebutuhan Anggaran menurut Komponen
Anggaran dan Tahun Realisasi Komponen
Anggaran Satuan
Total Volume
Tahun 1 Tahun 2
Jumlah Biaya
Volume Biaya Volume Biaya
1 2
3 4
5 6
7 8
1. Pelatihan Guru
OH 2. Pengadaan
alat lab paket
3. Renovasi gedung
m
2
4. Pemb. Gedung baru
m
2
5. Lokakarya Kegiatan
6. Bahan pustaka
Eksemplar 7. Peralatan
kantor Paket
8. 9.
dst Manajemen
Program paket
Keterangan:
Kolom 1 : diisi komponen anggaran yang diajukan
Kolom 2 : diisi satuan yang dipakai
Kolom 3 : diisi jumlah volume komponen yang bersngkutan dari masing-
masing program yang diusulkan Kolom 4dan 6 : diisi volume yang akan direalisasikan pada tahun yang
bersangkutan Kolom 5 dan 7: diisi jumlah biaya yang dibutuhkan pada tahun yang
bersangkutan
58
Lampiran-Lampiran
Untuk lebih meyakinkan pembaca, proposal harus benar-benar valid dan dapat dipertanggung jawabkan. Untuk itu setiap proposal
pengembangan sekolah harus didukung dengan data atau informasi yang relevan, sahih, mutakhir, dan dalam takaran yang cukup. Data-
data yang demikian ini biasanya tidak mungkin disertakan dalam dokumen inti proposal. Oleh karena itu data atau informasi ini dapat
dikumpulkan dalam lampiran proposal. Data atau informasi yang dilampirkan itu dapat meliputi:
1 Dokumen resmi pendukung penyelenggaraan sekolah:
piagam pendirian sekolah, piagam akreditasi, sertifikat tanah;
2 Data tentang keberhasilan selama beberapa tahun terakhir
terkait dengan implementasi Renstra Sekolah; 3
Dokumen dan data pendukung telaah situasi sekolah: perkembangan jumlah, jumlah guru, tingkat kehadiran
siswa, tingkat kehadiran guru, jenis dan jumlah sarana pembelajaran, nilai hasil ujian siswa, dan data-data lain
yang dibutuhkan untuk memperkuat hasil analisis dalam analisis situasi;
4 Data pendukung justifikasi anggaran biaya: spesifikasi rinci
komponen anggaran yang diusulkan, spesifikasi barang atau jasa yang diadakan, atau kerangka acuan kegiatan
yang menjabarkan secara rinci komponen anggaran tertentu seperti pelatihan guru, loka karya dan seminar,
studi banding, dan sebagainya.
59
B. Penyusunan Kerangka Acuan Kegiatan
