30
4. Setiap insan PT.Panca Kurnia Niaga Nusantara Medan harus memiliki rasa tanggung
jawab, berkemauan keras untuk mengembangkan diri dan bekerja demi kemajuan perusahaan dan kesejahteraan bersama.
5. Visi dan Misi Perusahaan
Visi PT.Panca Kurnia Niaga Nusantara Medan adalah : “ Maju Dengan Karya Nyata dan Bermutu “
Artinya : Melangkah kedepan meningkatkan kualitas dan kuantitas sumber daya perushaan, dengan memberikan karya atau pelayanan yang memenuhi kebutuhan,
kepuasan dan harapan para pelanggan dan mitra usaha. Sedangkan Misinya adalah :
“ Berhasil Terus Menerus Meraih Profit, dengan Tetap Mempertahankan Performance dan
Profesionalisme “ Artinya : Menjadi badan usaha terkemuka di bidang penjualan pupuk dan pestisida,
sebagai aparatur pembangunan nasional yang mampu memenuhi kewajiban kepada Negara, perusahaan, pemegang saham dan pegawai, dan membentuk manusia
professional.
6. Jadwal Jam Kerja Perusahaan
Setiap hari jam kerja, para karyawan PT.Panca Kurnia Niaga Nusantara harus mengikuti jadwal jam kerja yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Apabila jadwal
tersebut tidak dipatuhi akan dikenakan sanksi yang tegas oleh perusahaan.
Universitas Sumatera Utara
31
Adapun jadwal jam kerja yang telah ditetapkan tersebut adalah sebagai berikut :
JADWAL JAM KERJA PT.PANCA KURNIA NIAGA NUSANTARA MEDAN
No Hari
Jam Masuk Jam Istirahat
Jam Masuk Jam Pulang
1 Senin
08.00 -12.00 Wib 12.00
– 13.00 Wib 13.00 – 17.00 Wib 17.00 Wib
2 Selasa
08.00 – 12.00 Wib
12.00 – 13.00 Wib 13.00 – 17.00 Wib
17.00 Wib 3
Rabu 08.00
– 12.00 Wib 12.00
– 13.00 Wib 13.00 – 17.00 Wib 17.00 Wib
4 Kamis
08.00 – 12.00 Wib
12.00 – 13.00 Wib 13.00 – 17.00 Wib
17.00 Wib 5
Jumat 08.00
– 12.00 Wib 12.00
– 13.00 Wib 13.00 – 17.00 Wib 17.00 Wib
6 Sabtu
- -
- -
7 Minggu
- -
- -
Universitas Sumatera Utara
32
7. Sumber – sumber Sistem Informasi Akuntansi
Sistem informasi akuntansi akan semakin penting karena kegiatan akuntansi makin banyak yang dikomputerisasikan penuh dan informasi yang dihasilkan makin
banyak yang digunakan sebagai unsure pokok dalam model keputusan, seperti perencanaan anggaran dan model pengendalian.
PT.Panca Kurnia Niaga Nusantara Medan sebagai objek penelitian dalam menerapkan sistem akuntansinya menggunakan sistem computer yang disebut EDP
Electronic Data Processing dan diberi nama SKA Sistem Komputer Akuntansi . Sebagaimana diketahui data-data yang dikumpulkan dari setiap bagian akan dikumpulkan
di sub bagian pembukuan untuk diproses lebih lanjut untuk menghasilkan laporan keuangan. Laporan keuangan tersebut dikirimkan ke setiap manajemen sebagai informasi
mengenai perusahaan untuk ditindaklanjuti oleh manajemen perusahaan. Dengan adanya computer sebagai pengolah data kebutuhan manajemen dapat
terpenuhi sesuai dengan waktu yang dibutuhkan.Informasi tersebut sangat berguna dan menentukan jalannya operasional perusahaan, seperti tindakan untuk pengalokasian
biaya, penjualan air, dan lain sebagainya. Berdasarkan uraian mengenai sistem akuntansi perusahaan. PT.Panca Kurnia
Niaga Nusantara Medan telah melakukan sistem akuntansi yang baik dan sesuai dengan yang sebenarnya. Ada beberapa tahap yang dilakukan dalam pemrosesan data akuntansi,
yaitu : 1.
Menjurnal 2.
Memindahkan ke buku besar 3.
Menyiapkan buku pembantu
Universitas Sumatera Utara
33
4. Membuat Laporan Pendukung
5. Menyiapkan Laporan Keuangan
Dalam melaksanakan transaksi, perusahaan menggunakan bukti seperti bukti transaksi pembelian pupuk, pestisida dan bukti transaksi pengiriman pupuk,pestisida ke
pelanggan. Hal ini dilakukan untuk menghindari kekeliruan atau menghindari adanya suatu bukti transaksi yang hilang. Bukti-bukti seperti ini merupakan suatu data bagi
perusahaan untuk diolah menjadi suatu laporan. Hal ini sesuai dengan teori pencatatan akuntansi dan sangat cocok untuk perusahaan mengingat perusahaan ini merupakan
sebuah perusahaan yang besar yang terdiri dari beberapa devisi. PT. Panca Kurnia Niaga Nusantara Medan dalam menyusun laporan keuangan
cukup baik sesuai dengan prosedur yang ditetapkan oleh standar akuntansi keuangan. Dalam penyusunan laporan keuangan perusahaan ini telah menggunakan sistem
komputerisasi dengan pola kerja yang lebih sederhana. Informasi akuntansi haruslah dikelola dengan baik, cepat, akurat dan terpadu
dalam kegiatan pengambilan keputusan. Hal ini dapat terlaksana dengan bantuan computer sehingga data-data dapat tersimpan dengan baik dan dapat diakses bila
sewaktu-waktu dibutuhkan dan dapat dilakukan analisa yang tepat. Informasi akuntansi sangat berperan dalam perusahaan seperti ini, seperti dalam
hal penyusunan rencana dan anggaran, keputusan untuk evaluasi kinerja baik menyangkut operasi perusahaan maupun antar bagian dalam perusahaan dan dalam
penetapan alokasi biaya untuk setiap bagian.
Universitas Sumatera Utara
34
Menurut observasi dan wawancara yang dilakukan peneliti dengan pihak perusahaan bahwa perusahaan adalah sepenuhnya menggunakan komputer dalam hal
kegiatan perusahaan, hanya saja dalam kegiatan seperti membuat buku pembantu masih dalam bentuk manual.
B. Pembahasan 1. Sistem Informasi Akuntansi Perusahaan
PT.Panca Kurnia Niaga Nusantara Medan yang bergerak di bidang penyediaan pupuk dan pestisida dalam mengolah data akuntansi untuk menjadi informasi
menggunakan computer yang diberi nama Sistem Komputer Akuntansi SKA . Berikut ini peneliti mencoba mengemukakan analisa dan evaluasi terhadap penggunaan komputer
sebagai Sistem Komputer Akuntansi. Adapun analisa dan evaluasi dapat peneliti kemukakan adalah sebagai berikut:
Sistem informasi akuntansi ini penting dalam pengambilan keputusan sehubungan dengan pemanfaatan informasi pemasaran serta pengaturan dalam pengumpulan,
pengolahan, penyampaian serta penggunaannya bagi perusahaan. Untuk memperbaiki kesulitan dalam pengambilan keputusan ini ssangat dibutuhkan penyusunan rencana
untuk menerapkan system informasi akuntansi yang handal, karena selama ini perusahaan kurang menerima informasi pemasaran produk sehingga dihadapkan kepada masalah
resiko terlambat membuat keputusannya. Berdasarkan analisis yang telah dilakukan oleh peneliti dapat dievaluasikan
sebagai berikut : PT.Panca Kurnia Niaga Nusantara Medan masih menghadapi kesulitan dalam menerapkan sistem informasi akuntansi yang handal. Hambatan tersebut
Universitas Sumatera Utara
35
disebabkan kurangnya kerja sama antara para staff perusahaan. Untuk menghadapi hal tersebut sangat dibutuhkan kerja sama yang baik dalam mencari informasi.
Bagi para pengambilan keputusan diperlukan sikap positif untuk dapat menghasilkan keputusan yang berguna, yaitu :
1. Jangan terburu-buru mengambil keputusan harus mempelajari dahulu segala
aspeknya. 2.
Staff perusahaan harus mampu menganalisis masalah yang dihadapi dan dapat membedakan antara masalah primer dan masalah sekunder, masalah
sederhana atau masalah yang kompleks,serta mampu menentukan kebijaksanaan dalam menilai bobot masalah dan prioritas pemecahan masalah
tersebut. PT. Panca Kurnia Niaga Nusantara Medan harus dapat memilih berbagai
alternatif pemecahan yang terbaik, yaitu menentukan cara terbaik di dalam menerapkan sistem informasi manajemen yang handal di dalam pengambilan keputusan untuk waktu
jangka panjang maupun jangka pendek, dan memenuhi criteria sistem informasi akuntansi ini perlu menghitung biaya ekonomis, mudah pelaksanaanya, cepat waktu
penyelesaiannya, ringan tangannya, dan efisien. Sistem informasi akuntansi sangat membantu kerja para staff PT.Panca Kurnia Niaga Nusantara Medan untuk memutuskan
segala kesulitannya dalam memperoleh data ataupun informasi yang tepat dan akurat.
Universitas Sumatera Utara
36
Pengambilan keputusan memang sangat membutuhkan ketelitian, pengalaman, dan pertimbangan-pertimbangan yang mendalam. Setiap keputusan yang diambil oleh
direktur keuangan pada dasarnya mencerminkan informasi yang disusun secara sistematis. Untuk itu, sebelum mengambil keputusan diperlukan adanya data lengkap
yang dapat dipertanggung jawabkan kebenarannya. Bentuk pengolahan data yang digunakan oleh PT.Panca Kurnia Niaga Nusantara
Medan terdiri dari : 1.
Klasifikasi 2.
Sortir 3.
Kalkulasi 4.
Penyimpulan Alat pengolahan data perusahaan yang selama ini digunakan perusahaan
dikelompokkan menjadi : 1.
Alat pengolah manual 2.
Mesin manual 3.
Mesin Elektrik 4.
Komputer
Keputusan yang dilakukan PT.Panca Kurnia Niaga Nusantara Medan ini kemudian dijabarkan atau dioperasionalkan ke dalam bentuk kegiatan yaitu :
a. Perencanaan
b. Pelaksanaan
c. Evaluasi atau penilaian
Universitas Sumatera Utara
37
Semua kegiatan yang dilakukan dalam menerapkan sistem informasi akuntansi yang handal. Kegiatan tersebut secara keseluruhan untuk mencapai tujuan organisasi
secara efisien dan efektif, terutama dalam mengahadapi era globalisasi yang penuh dengan berbagai persaingan, dimana setiap kegiatan memerlukan dukungan data dan
informasi. Dengan menerapkan sistem informasi akuntansi mempermudah kerja para staff PT. Panca Kurnia Niaga Nusantara Medan dalam pengambilan keputusan yang
akurat. Informasi merupakan hal sangat penting dalam suatu perusahaan maupun
organisasi tanpa adanya informasi yang baik dann akurat maka sistem yang dirancang atau yang digunakan akan menjadi tidak baik. Informasi sangat erat hubungannya
dengan data. Data adalah fakta atau bagian dari fakta yang berhubungan dengan simbol. Data juga merupakan sumber dari bahan informasi. Informasi adalah data yang dibentuk
dalam format yang memiliki arti bagi manusia. Nilai dari informasi ditentukan dalam beberapa hal yaitu manfaat informasi dan
biaya pendapatan. Suatu informasi dikatakan bernilai manfaat bila manfaatnya lebih efektif disbanding biaya mendapatkannya. Tujuan sistem informasi adalah untuk
menghasilkan informasi yang baik dan lebih berguna untuk mempermudah dan mengefisienkan waktu. Tujuan utama yang umum dari sistem informasi antara lain :
a. Untuk mendukung fungsi kepengurusan manajemen
b. Untuk mendukung pengambilan keputusan manajemen
c. Untuk mendukung kegiatan operasi perusahaan
Universitas Sumatera Utara
38
PT. Panca Kurnia Niaga Nusantara Medan dalam melaksanakan transaksi selalu disertai dengan bukti transaksi berupa dokumen bukti dasar pembukuan . Untuk
menjelaskan sistem informasi yang ditetapkan di peruahaan secara lebih dalam peneliti menggambarkannya dari segi pencatatan akuntansinya.
Untuk mengolah data-data menjadi informasi, perusahaan mengumpulkan data- data dari tiap bagian dan dikumpulkan atau disentralisasikan di sub bagian pembukuan
untuk dip roses. Langkah pertama yang dilakukan perusahaan adalah membuat tagihan pembelian pupuk dan pestisida oleh bagian akuntansi. Proses pembuatan tagihan
pembelian pupuk dan pestisida oleh bagian marketing yang dilakukan dengan cara membaca dan menghitung berapa banyak pemesanan pupuk atau pestisida oleh
pelanggan. Kedua, dokumen tersebut diteliti oleh bagian direktur keuangan guna untuk memperoleh keyakinan bahwa tagihan tersebut lengkap dan benar.
Dari buku besar setiap bulan dibuat neraca lajur Media perantara penyusunan neraca dan perhitungan laba rugi setelah terlebih dahulu dilakukan penyesuian terhadap
perkiraan-perkiraan yang berhubungan dengan semua kegiatan. Dari neraca lajur, selanjutnya dibuat laporan perubahan ekuitas dan laporan arus kas. Rincian yang
diperlukan untuk neraca lajur diperoleh dari buku pembantu, dimana buku pembantu dibuat secara manual. Pada akhir periode dilakukan tutup buku dan proses pindah saldo.
Selanjutnya pada awal periode berikutnya dibuat jurnal pembalik. Demikian juga halnya dengan akuntansi untuk penagihan pembelian pupuk dan
pestisida khususnya para dealer. Kewajiban para dealer adalah membayar tagihan setiap bulan, pada waktu yang telah ditentukan. Pada saat melakukan pembayaran dealer harus
menunjukkan tagihan bulan lalu yang telah dilunasi. Dengan menunjukkan tagihan bulan
Universitas Sumatera Utara
39
lalu akan mudah mencari tagihan yang akan dilunasi yang bersangkutan, dan juga direktur keuangan mendapat kepastian bahwa dealer tersebut telah membayar tagihan-
tagihan bulan sebelumnya. Sedangkan pengeluaran kas perusahaan adalah untuk pembiayaan kegiatan
operasi perusahaan. Proses tersebut dimulai dengan pembuatan dokumen pengeluaran sebanyak dua rangkap oleh marketing untuk diserahkan ke kabag.Umum. Melalui kabag
umum, dokumen tersebut diserahkan ke direktur, baik direktur utama maupun komisaris utama untuk diberikan persetujuan. Setelah diberi persetujuan, dokumen kembali ke
direktur keuangan dan selanjutnya direktur keuangan menyerahkan dokumen tersebut ke Ka.Penjualan dan Pembelian. Selanjutnya Ka. Penjualan dan pembelian melakukan
pembayaran dan mencatat kedalam Jurnal pengeluaran kas. Dokumen tersebut selanjutnya diserahkan oleh Ka.Penjualan dan Pembelian ke bagian Ka.Accounting untuk
dicatat di buku besar. Berikut ini pada Gambar 4.2 Peneliti menyajikan bagian alur pengeluaran kas pada
PT.Panca Kurnia Niaga Nusantara Medan.
Universitas Sumatera Utara
40
Gambar 4.2 Bagan Alur Pengeluaran Kas
PT. Panca Kurnia Niaga Nusantara Medan
Dokumen Pengeluarn
Dilakukan oleh kabag umum
Diteruskan oleh direktur utama
Disetujui oleh Komisaris
Utama
Ka. Accountin
Ka. Penjualan danpembelian
Melakukan Pembayaran
Jurnal Pengeluaran Kas
Universitas Sumatera Utara
41
Sebagaimana diketahui perusahaan menggunakan elektronik dan processing yang telah dirancang oleh programmer dan terprogram di media computer artinya mengolah
data akuntansi dan dapat menyediakan laporan mengenai segala sesuatu yang berhubungan dengan keuangan yang terjadi dalam perusahaan.
Dengan menggunakan sistem komputer, kebutuhan manajemen akan informasi yang tepat dapat terpenuhi sesuai dengan waktunya. Informasi tersebut sangat
menentukan jalannya usaha. Berdasarkan informasi tersebut diperoleh gambaran mengenai besarnya pendapatan, penjualan, persediaan maupun biaya yang harus
dikeluarkan oleh setiap bagian dalam perusahaan demi pencapaian tujuan perusahaan. Agar catatan akuntansi dapat memberikan keandalan data, keabsahan,
kelengkapan, ketepatan dan pertanggung jawaban, maka PT. Panca Kurnia Niaga Nusantara Medan melakukan pengendalian intern yang meliputi kebijakan-kebijakan dan
prosedur-prosedur yang dibuat untuk memberikan keyakinan yang memadai bahwa tujuan akan dicapai. Prosedur pengendalian tersebut meliputi prosedur pengotorisasian,
pemisahan tugas, dokumen dan catatan, pengamanan yang cukup, dan pengecekan independen.
2. Peranan Informasi Akuntansi Dalam Pengambilan Keputusan Manajemen
Keputusan merupakan tanggapan manajemen terhadap permasalahan. Dalam mengambil keputusan manajemen memerlukan pemikiran dan pertimbangan yang lebih
dalam khususnya informasi akuntansi perusahaan yang ada berkaitan dengan pengambilan keputusan. PT.Panca Kurnia Niaga Nusantara Medan mengumpulkan data
akuntansinya pada sub bagian pembukuan. Sub bagian pembukuan mengolah data-data
Universitas Sumatera Utara
42
yang masuk dan output di bidang akuntansi tersebut merupakan informasi-informasi yang disalurkan kepada manajemen yang membutuhkan informasi tersebut. Informasi-
informasi tersebut berupa laporan manajemen setiap bulannya maupun tiap tahun.Laporan tersebut meliputi :
a. Laporan Harian, terdiri dari :
1. Laporan Harian Kas dan Bank
2. Daftar Penerimaan Kas dan Bank
3. Daftar Harian Pengeluaran Kas dan Bank
b. Laporan Bulanan, terdiri dari :
1. Laporan Keuangan
2. Laporan Tagihan
3. Laporan Personalia
4. Laporan Ringkasan Kegiatan Umum
c. Laporan Tahunan
1. Neraca
2. Laporan Laba Rugi
3. Laporan Arus Kas
4. Laporan Laba ditahan
Universitas Sumatera Utara
43
Dari output yang diperoleh dapat diketahui berapa persediaan dan, penjualan,biaya dan lain-lain yang berhubungan dengan perusahaan. Manajemen melihat
dan melakukan pengecekan terhadap penjualan tersebut dengan melihat tagihan setiap penjualan, sehingga berdasarkan penjualan tersebut manajemen dapat mengambil
keputusan untuk mengendalikan biaya tersebut. Manajemen dalam mengambil keputusan berdasarkan neraca yang dikirim oleh
sub bagian pembukuan. Dengan melihat laporan neraca manajemen dapat mengetahui gambaran mengenai kondisi keuangan perusahaan, sehingga dalam menentukan anggaran
dan perencanaan produksi manajemen mempunyai alat dan dasar supaya anggaran dan rencana tersebut dapat tercapai, disamping itu juga manajemen melihat laporan bulanan
yang disusun oleh bagian keuangan seperti biaya dan piutang. Dalam proses penyusunan rencana dan anggaran informasi akuntansi memegang
peranan penting. Agar pelaksanaan kegiatan dapat terarah dan tidak menyimpang dari standar yang ditetapkan maka diperlukan perencanaan yang matang dan juga
pengendalian yang efektif. Proses atau cara kerja yang dilakukan manajemen dalam pengembalian keputusan
adalah sebagai berikut : 1.
Menerima neraca dari sub bagian pembukuan 2.
Menerima Laporan bulanan yang di susun oleh bagian keuangan seperti arus kas, besarnya piutang.
3. Membuat anggaran dan membandingkannya dengan realisasi Pendapatan dan biaya
4. Melihat kondisi keuangan perusahaan
Universitas Sumatera Utara
44
5. Melihat dari sudut keuangan, yaitu rasio keuangan.
6. Melihat peluang untuk proyek yang dibangun meliputi strategi yang harus dilakukan
7. Belajar dari pencapaian tahun sebelumnya.
8. Menganalisa laporan kinerja tenaga kerja
9. Melihat tingkat kesehatan perusahaan ditinjau dari aspek keuangan, operasional,
administrasi dan strategi. Untuk proses lebih lanjut dalam mengambil keputusan setelah mempelajari dan
mengidentifikasi masalah maka direksi yakni direktur utama, direktur umum dan komisaris utama mengambil keputusan melalui rapatpertemuan dengan kepala bagian.
Dengan sistem informasi akuntansi yang baik maka keputusan-keputusan mengenai alokasi biaya dapat diselenggarakan dengan tepat, sehingga menghasilkan
keputusan yang tepat dalam penentuan budget dan rencana perusahaan,menciptakan efisiensi dan efektifitas dalam pelaksanaannya serta mampu menghadapi masa-masa yang
akan datang. Perusahaan membutuhkan informasi, terutama informasi akuntansi yang dapat
menjelaskan setiap kegiatan perusahaan. Untuk menghasilkan informasi, perusahaan menerapkan sistem informasi akuntansi. Informasi tersebut bermanfaat untuk mengetahui
sebatas mana target yang telah dicapai dengan apa yang diperoleh.
Universitas Sumatera Utara
45
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Setelah peneliti mengadakan pembahasan mengenai sistem informasi akuntansi pada PT.Panca Kurnia Niaga Nusantara Medan dalam hubungannya bagi manajemen
dalam pengambilan keputusan, maka peneliti menarik beberapa kesimpulan antara lain : 1.
Akuntansi merupakan bahasa yang dapat memberikan informasi tentang kondisi ekonomi dan hasil usahanya pada satu periode tertentu.
2. Sistem informasi akuntansi yang diterapkan perusahaan PT.Panca Kurnia Niaga
Nusantara Medan menggunakan system computer. 3.
Dalam pemrosesan transaksi akuntansi menjadi laporan keuangan, perusahaan telah menerapkan langkah atau siklus yang sesuai dengan teori.
4. PT.Panca Kurnia Niaga Nusantara Medan menganut struktur organisasi sistem
wewenang garis dan staf, dimana seorang atasan mempunyai wewenang langsung pada setiap bawahannya. Dilihat dari bagian pengolahan data, maka bagian sistem
manajemen informasi merupakan bagian pemegang wewenang untuk melaksanakan sistem pengolahan data serta menyimpan dan mengamankan data dengan
menggunakan alat bantu computer yang berfungsi untuk memberikan informasi kepada pihak manajer. Adapan informasi yang diberikan tercakup dalam elemen
sistem informasi akuntansi bagian keuangan.
Universitas Sumatera Utara
