D. Penggantian Aktiva Tetap
Aktiva tetap yang tidak lagi berguna bisa dibuang, dijual, atau ditukar tambah dengan aktiva tetap lainnya. Penggantian aktiva tetap bisaanya dimulai
dari manajer departemen pemakai yang mengakui kebutuhan untuk mendapatkan aktiva tetap yang baru setelah menjual aktiva yang lama. Prosedur
otorisasi dan persetujuan yang terlibat dalam transaksi ini akan bergantung pada biaya aktiva tersebut. Dalam keputusan ini, manajer departemen sering kali
memiliki otorisasi umum untuk menyetujui pembelian aktiva tetap yang tidak mahal. Namun demikian, untuk pengeluaran modal di atas batas materialitas yang
ditetapkan, manajer tersebut harus mencari persetujuan eksplisit. Penggantian aktiva juga dapat dilakukan dengan pertukaran. Perusahaan
menukar peralatan yang lama dengan yang baru, yang memiliki kegunaan sama. Dalam kasus semacam ini, pembeli menerima peralatan lama yang dimaksud dari
penjual. Jumlah ini, yang dinamakan dengan nilai tukar tambah trade-in allowance mungkin lebih tinggi atau lebih rendah daripada nilai buku peralatan
lama, yang mengakibatkan keuntungan dan kerugian pertukaran. Jumlah yang terutang dapat dibayarkan secara tunai atau suatu kewajiban dicatat. Selisih ini
bisaanya dinamakan dengan sisa yang terutang boot, yang merupakan nama pajaknya.
Pada PT PLN Persero Wilayah Sumatera Utara Area Medan aktiva tetap yang sudah tidak bermanfaat lagi maka akan dijual atau dilelang, Aktiva-
aktiva yang tidak bermanfaat tersebut akan dihapus dari daftar aktiva di buku PT
Universitas Sumatera Utara
PLN Persero Wilayah Sumatera Utara area Medan dan digantikan dengan aktiva lain.
E. Sistem Informasi Akuntansi dan Pengendalian Internal 1. Sistem informasi akuntansi
Akuntansi merupakan alat penting bagi pihak perusahaan untuk melaksanakan beberapa tahapan dari mekanisme sistem informasi. Informasi
sangat penting bagi manajemen baik dalam perencanaan, pelaksanaan, maupun pengendalian. Sementara Sistem Informasi Akuntansi memiliki pengertian
masing-masing yang terdiri dari tiga elemen yaitu : sistem, informasi, dan
akuntansi. Dimana setiap kata memiliki arti sendiri, dan apabila digabungkan akan menghasilkan sebuah definisi yang baru. Ketiga elemen tersebut akan
dijelaskan sebagai berikut: Suatu sistem dapat dijelaskan yaitu kumpulan elemen-eleman atau
sumberdaya yang saling berkaitan secara terpadu, terintegrasi dalam suatu hubungan hirarkis tertentu dan bertujuan untuk mencapai tujuan tertentu
Menurut Hall 2001 : 5 “Sistem merupakan sekelompok dua atau lebih
komponen-komponen yang saling berkaitan atau subsistem-subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama common purpose.”
Sistem terdiri dari sub-subsistem, yang terdiri dari subsistem-subsistem yang lebih kecil lagi atau modul-modul dan seterusnya sampai komponen terkecil.
Sistem akuntansi misalnya yang terdiri dari subsistem akuntansi penjualan, subsistem akuntansi pembelian, subsistem akuntansi biaya, subsistem akuntansi
penggajian dan sebagainya. Selanjutnya sistem penjualan terdiri dari subsistem
Universitas Sumatera Utara
pelayanan pesanan, subsistem penagihan, dan subsistem penerimaan kas dari piutang. Subsistem-subsistem dalam suatu sistem tidak berdiri lepas sendiri-
sendiri, melainkan saling berinteraksi serta saling berhubungan membentuk satu kesatuan terpadu sehingga tujuan atau sasaran sistem tersebut dapat tercapai. Pada
sistem akuntansi tujuan tersebut antara lain adalah menyajikan laporan akuntansi keuangan dan laporan akuntansi manajemen. Subsistem adalah bagian dari sistem,
dan interaksi yang berkaitan sehingga dicapai suatu kesatuan atau terintegrasi. Hal diatas menjelaskan bahwa sistem itu sendiri bukanlah seperangkat
unsur yang tersusun secara tidak teratur, tetapi terdiri dari unsur-unsur yang saling mengisi satu sama lainnya. Dan sistem itu sendiri juga mencakup tiga kegiatan
sebagai berikut : 1.
Masukan atau Input. 2.
Pengolahan atau Processing. 3.
Hasil dari pengolahan atau Output. Informasi berasal dari data. Data adalah fakta tentang peristiwa atau
kenyataan lain yang mendukung suatu pengetahuan untuk dijadikan dasar guna penyusunan keterangan, pembuatan kesimpulan atau penetapan keputusan.
Informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang sesuai dengan keinginan si penerima.
Menurut MC.Leod 2000 : 12 “ Informasi adalah data yang telah diproses, atau data yang sudah lebih memiliki arti tertentu bagi kebutuhan
penggunanya”.
Universitas Sumatera Utara
Informasi sangat berguna bagi pihak manajemen dalam proses pengambilan keputusan, maka dari informasi yang berguna harus memiliki
kriteria-kriteria sebagai berikut:
1. Akurat, Informasi harus terbebas dari adanya kesalahan-kesalahan dan tidak
menyesatkan para penggunanya. 2. Relevan,
Informasi yang relevan harus memberikan arti dan mempunyai manfaat dengan bisa meningkatkan nilai dari suatu kepastian atau mengurangi
ketidakpastian.
3. Tepat Waktu Timely , Informasi yang disajikan tepat pada saat dibutuhkan
dan informasi yang datang pada si penerima tidak boleh terlambat karena dapat mempengaruhi proses pengambilan keputusan .
4. Lengkap Complete , Informasi yang disajikan harus lengkap, termasuk
didalamnya semua data yang relevan.
5. Dimengerti Understandable , Informasi yang disajikan hendaknya dalam
bentuk yang mudah dimengerti oleh si pembuat keputusan.
6. Verifiable, Informasi yang dihasilkan tidak bias, menyebabkan perbedaan
dalam memahaminya.
7. Accessible, Informasi dikatakan accessible bila tersedia pada saat diperlukan
dalam format yang sesuai dengan kepentingannya.
Dalam hal ini sistem informasi dapat didefinisikan sebagai sebagai kumpulan eleman-elemen sumberdaya dan jaringan prosedur yang saling
berkaitan secara terpadu, terintegrasi dalam suatu hubungan hirarkis tertentu, dan
bertujuan untuk mengolah data menjadi informasi.
Universitas Sumatera Utara
Unsur-unsur sistem informasi adalah sebagai berikut :
a. Peralatan antara lain adalah komputer dan komunikasi maupun peralatan
kantor lainnya hardware
b. Prosedur , tata kerja ketentuan-ketentuan peraturan, termasuk sistem operasi
operating system system software dan aplikasi komputerisasi program- program komputer application software
c. Tenaga Kerja , pelaksana operasional operator , pimpinan pada bidang
tugasnya masing-masing staf yang merupakan pengguna sistem Knowledge Based Professional Staff , termasuk teknisi komputer dan analisis informal.
Menurut Soemarso SR, 2003 : 3 “Akuntansi adalah suatu disiplin yang
menyediakan informasi yang penting sehingga memungkinkan adanya pelaksanaan dan penilaian jalannya perusahaan secara efisien. Akuntansi juga
dapat didefenisikan sebagai proses mengidentifikasi, mengukur, dan melaporkan informasi ekonomi untuk memungkinkan adanya penilaian dan keputusan yang
jelas dan tegas bagi mereka yang menggunakan informasi tersebut “. Dari uraian diatas maka pengertian Sistem informasi akuntansi merupakan
struktur yang menyatu dalam suatu entitas, yang menggunakan sumber daya fisik dan komponen lain, untuk merubah data transaksi keuanganakuntansi menjadi
informasi akuntansi dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi para pengguna atau pemakainya.
Pada PT PLN Persero Wilayah Sumatera Utara Area Medan bentuk sistem informasi akuntansi yang digunakan adalah sistem informasi akuntansi
berbasis komputer. Data-data dan informasi yang dibutuhkan perusahaan
Universitas Sumatera Utara
diperoleh dengan mudah dan disimpan dengan aman yang merupakan fasilitas dari software-software komputer yang mendukung pengoperasian sistem
informasi akuntansi.
2. Pengendalian Internal
Menurut Romney dan Steinbart 2006 : 229 edisi 9, pengendalian internal internal control adalah rencana organisasi dan metode bisnis yang dipergunakan
untuk menjaga aset, memberikan informasi yang akurat dan andal, mendorong dan memperbaiki efisiensi jalannya organisasi, serta mendorong kesesuaian
dengan kebijakan yang telah ditetapkan. Struktur pengendalian interanal internal control structure terdiri dari
kebijakan dan prosedur yang dibuat untuk memberikan tingkat jaminan yang wajar atas pencapaian tujuan tertentu organisasi. Pengendalian internal
melaksanakan tiga fungsi penting, yaitu : pengendalian untuk pencegahan preventive control, pengendalian untuk pemeriksaan detective control, dan
pengendalian kolektif corrective control. Unsur-unsur pengendalian intern aktiva tetap yaitu organisasi dan sistem
otorisasi. 1.
Organisasi, struktur organisasi yang baik adalah struktur organisasi yang
melakukan pemisahan fungsi, berikut diuraikan organisasi sebagai unsur pengendalian intern antara lain :
a.
Fungsi pemakai harus terpakai dari fungsi akuntansi aktiva tetap, untuk
mengawasi aktiva tetap dan pemakaiannya, fungsi yang mencatat
Universitas Sumatera Utara
semua data yang bersangkutan dengan aktiva tetap harus dipisah dari fungsi pemakai aktiva tetap,
b. Transaksi perolehan, penjualan, penghentian pemakaian aktiva tetap
harus dilaksanakan oleh lebih dari unit organisasi yang bekerja secara independen, untuk menciptakan pengecekan intern dalam setiap
transaksi yang mengubah aktiva tetap,unit organisasi dibentuk sedemikian rupa sehingga tidak ada satupun transaksi yang mengubah
aktiva tetap yang dilaksanakan secara penuh hanya oleh satu unit organisasi saja.
2. Sistem otorisasi , sistem otorisasi dirancang untuk memudahkan pengendalian
intern terhadap anggaran pengadaan aktiva tetap. Pada PT PLN Persero Wilayah Sumatera Utara Area Medan
pengendalian internal aktiva tetap dilakukan dengan Sistem Informasi Akuntansi yang sudah dirancang khusus oleh PT PLN Persero Pusat.
F. Alur Dokumen Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Aktiva Tetap
Berikut diuraikan alir dokumen jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi aktiva tetap antara lain :
1. Sistem pembelian aktiva tetap,
Jika membutuhkan sebuah aktiva yang harus dibeli maka user pengguna yang memohon pembelian aktiva harus memintamengajukan proposal
pembelian aktiva kepada ASMAN Jaringan untuk mendapatkan persetujuan. Jika
Universitas Sumatera Utara
permohonan tersebut telah disetujui oleh ASMAN Jaringan, maka user harus mengajukan pembelian kepada manajer area agar permohonan disetujui. Jenis
aktiva yang akan dibeli akan mempengaruhi sejauh mana persetujuan tersebut dilanjutkan, apakah hanya sampai kepada manajer area atau bahkan ke manajer
wilayah. Selanjutnya yang dilakukan adalah langkah pembelian. Setelah aktiva tetap diterima oleh fungsi penerimaan, aktiva tetap kemudian diserahkan ke fungsi
aktiva tetap untuk ditempatkan ke tangan fungsi yang mengajukan permintaan otorisasi aktiva tetap,
2. Sistem perolehan aktiva tetap melalui pembangunan sendiri.
Sistem ini dirancang untuk mencatat harga pokok aktiva tetap yang diperoleh perusahaan dari pembangunan yang dilaksanakan sendiri oleh
perusahaan. Work order merupakan dokumen yang digunakan untuk mengumpulkan biaya konstruksi. Jika aktiva tetap selesai dibangun maka bukti
memorial yang dilampiri dengan surat perintah kerja dipakai sebagai dokumen sumber untuk mencatat harga pokok aktiva tetap tersebut kedalam kartu aktiva
tetap dan jurnal umum, 3.
Sistem pengeluaran belanja Sistem ini dirancang untuk mencatat tambahan harga pokok aktiva tetap
dengan adanya pengeluaran modal. Setiap pengeluaran modal memerlukan dokumen surat permintaan otorisasi reparasidari kasub perlengkapan. Pelaksanaan
surat permintaan otorisasi reparasi dilaksanakan berdasarkan dokumen surat perintah kerja. Pencatatan biaya biaya yang terjadi untuk work order dilakukan
menurut nomor surat perintah kerja yang bersangkutan, sehingga dapat dihitung
Universitas Sumatera Utara
besarnya pengeluaran belanja untuk surat perintah kerja tertentu, dan dapat dihitung tambahan harga pokok aktiva yang bersangkutan,
4. Sistem penghentian pemakaian aktiva tetap.
Sistem ini dirancang untuk mencatat pengurangan harga pokok dan akumulasi penyusutan aktiva tetap yang dihentikan pemakaiannya serta laba rugi
yang timbul sebagai akibat penghentian pemakaian aktiva tetap tersebut. Dokumen yang digunakan sebagai dasar pencatatan penghentian pemakaian
aktiva tetap adalah bukti memorial yang dilampiri dengan dokumen pendukung berupa surat permintaan penghentian dan transfer aktiva tetap,
5. Sistem revaluasi aktiva tetap.
Sistem ini dirancang untuk mencatat transaksi penilaian kembali aktiva tetap. Dokumen sumber yang dipakai sebagai dasar pencatatan adalah bukti
memorial. 6.
Sistem pencatatan depresiasi aktiva tetap. Sistem ini dirancang untuk mencatat biaya depresiasi aktiva tetap.
Dokumen sumber yang dipakai sebagai dasar pencatatan adalah bukti memorial.
Universitas Sumatera Utara
BAB IV PENUTUP
Dalam bab terakhir ini,penulis mengemukakan beberapa kesimpulan dan saran dari pembahasan bab-bab terdahulu tentang bagaimana penerapan Sistem
Informasi Akuntansi pada PT PLN Persero Wilayah Sumatera Utara Area Medan. Adapun kesimpulan dan saran akan dikemukankan sebagai berikut:
A.
Kesimpulan
Adapun kesimpulan yang dapat diambil penulis berdasarkan pembahasan yang telah dilakukan.
1.
Sistem informasi akuntansi merupakan struktur yang menyatu dalam suatu entitas, yang menggunakan sumber daya fisik dan komponen lain, untuk
merubah data transaksi keuanganakuntansi menjadi informasi akuntansi dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi para pengguna atau
pemakainya. 2.
Peranan Sistem Informasi Akuntansi dalam meningkatkan efektifitas pengendalian intern pada aktiva tetap PT PLN Persero Wilayah Sumatera
Utara Area Medan sangatlah penting, ini dapat dilihat dari penggunaan Sistem Informasi Akuntansi dalam sistem pembelian aktiva tetap, sistem perolehan
aktiva tetap melalui pembangunan sendiri, sistem pengeluaran belanja, sistem penghentian pemakaian aktiva tetap, sistem revaluasi aktiva tetap, dan sistem
pencatatan depresiasi aktiva tetap.
39
Universitas Sumatera Utara
Kategori