31
dengan pegawai terjalin hubungan kerja yang baik yang pada akhirnya pelaksanaan pekerjaan dapat dilakukan secara efektif dan efisien.
C. Kendala Kerja Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Kendala adalah suatu masalah atau persoalan yang harus dipecahkan dengan kata lain kendala merupakan kesenjangan antara kenyataan dengan sesuatu yang
diharapkan dengan baik, agar tercapai tujuan dengan hasil yang maksimal. Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, ada beberapa
kendala yang dihadapi, yaitu: 1.
Komputer yang sering mati akibat virus komputer dan database yang penuh.
2. Kondisi mesin printer yang tidak bagus lagi.
3. Kurangnya pemeliharaan arsip secara khusus agar arsip tersebut tidak
rusak. 4.
Masih ada berkas-berkas yang tidak diarsipkan ke folder karena pokok masalahnya tidak mencakup dari file tersebut.
5. Susahnya mencari kembali arsip yang diperlukan.
6. Pembagian pokok masalah masih kurang jelas dan masih terdapat arsip
yang tercampur adukkan sehingga pada saat pencarian agak sulit menemukannya.
Universitas Sumatera Utara
32
Pada bagian Kemahasiswaan sistem kearsipan dan peralatan yang digunakan seperti:
1. Lemari penyimpanan arsip sudah memadai.
2. Seluruh file disimpan didalam folder yang dalam kondisi layak.
3. Adanya daftar indeks arsip.
4. Melakukan pembaruan data apabila data yang lama sudah tidak relevan
lagi. Pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
kebersihan dan keamanan arsip harus diperhatikan guna mendukung keberhasilan pengarsipan yang dilakukan pada bagian Kemahasiswaan.
Berikut adalah keterangan dan kebersihan, keamanan, dan guna arsip pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara:
1. Kebersihan Untuk menjaga kebersihan ruangan penyimpanan arsip dan arsip-arsip yang
disimpan, pegawai yang bertugas mengurusi arsip membersihkan ruangan setiap harinya, serta merapikan dan membersihkan arsip dengan kain lap dan bulu ayam
setiap seminggu sekali. Selain itu apabila ditemukan folder map yang rusak akan segera diganti.
2. Keamanan Untuk menjaga keamanan arsip, maka bagian Kemahasiswaan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara melakukan usaha-usaha sebagai berikut: a.
Setiap pegawai wajib menjaga kerahasiaan arsip baik lisan maupun tulisan didalam maupun diluar.
Universitas Sumatera Utara
33
b. Tidak menyerahkan tugas yang berhubungan dengan arsip kepada yang tidak
berwewenang. c.
Tidak diperbolehkan meletakkan arsip disembarangan tempat. d.
Tidak diperbolehkan membawa arsip keluar kantor tanpa izin. e.
Menyimpan arsip yang rahasia ditempat khusus. f.
Menghindari penyimpanan arsip yang berlebihan. g.
Tidak membawa atau menyimpan arsip yang bersifat rahasia secara terbuka. h.
Tidak membiarkan orang yang tidak berkepentingan masuk keruangan penyimpanan arsip.
i. Tidak semua orang boleh meminjam arsip.
j. Bagi mahasiswa yang mebutuhkan arsip, tidak diperkenankan membawa puing
arsip hanya boleh di fotocopy dan dengan segera mengembalikannya. 3. Guna Arsip
Pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara arsip juga sangat berguna dalam proses memperlancar pekerjaan maupun proses
administrasi mahasiswa. Berikut Kegunaan Arsip pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara: 1.
Untuk Keperluan Administrasi. 2.
Untuk keperluan Riset dan Penelitian. 3.
Sebagai salah satu sumber informasi penting.
Universitas Sumatera Utara
34
D. Usaha Efisiensi Kinerja Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
