Latar Belakang Masalah Efisiensi Kerja Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

1 BAB 1 PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Pengawasan adalah bahwa segenap kegiatan untuk meyakinkan dan menjamin bahwa tugaspekerjaan telah dilakukan sesuai dengan rencana yang telah di tetapkan, kebijaksanaan yang telah digariskan dan perintah aturan yang diberikan. Dalam hal ini pengawasan juga penting karena dapat menjadi tolak ukur dalam memberikan penilaian terhadap pekerjaan seseorang dalam sebuah organisasi. Pengawasan dalam sebuah organisasi sangat dibutuhkan apabila organisasi tersebut akan mencapai tujuan. Salah satu dari lima fungsi dasar manajemen adalah kontrol atau pengawasan yang berfungsi membantu memastikan apakah aktifitas yang dilakukan pegawai administrasi sesuai dengan hasil yang dinginkan. Selain itu, fungsi ini juga dapat digunakan untuk memfasilitasi bagaimana melakukan perbaikan terhadap hal tersebut. Pengawasan adalah tanggung jawab pimpinan, tapi karena tidak mungkin pimpinan melakukan semuanya maka pengawasan dilimpahkan pada unit pengawasan. Tetapi dalam melakukan pengawasan pimpinan akan dibantu oleh beberapa manajer yang bertugas pada bidangnya masing-masing sehingga proses pengawasan dapat lebih efektif dan lebih efisien. Mulanya dan bahkan sementara pihak saat ini menganggap bahwa fungsi pengawasan itu tidak perlu, dilupakan, dan disalah artikan. Namun, dalam organisasi modern dan dalam perusahaan bestandar kompleks semakin disadari pentingnya Universitas Sumatera Utara 2 fungsi pengawasan itu yang sebenarnya bermaksud baik yaitu sebagai fungsi manajemen untuk menjamin bahwa apa yang ditetapkan sebagai tujuan organisasi dapat dicapai dengan semestinya. Menurut Achmad 2007:2, bahwa kantor adalah satu unit organisasi yang berfungsi memberikan pelayanan kegiatan kerja dan kegiatan lainnya untuk keperluan manajemen dalam usahanya mencapai tujuan organisasi, dengan menggunakan sumber daya manusia dengan segala fasilitas dan perlengkapannya dalam fungsi pelayanan sehingga tercapai tujuan kantor yang telah direncanakan sebelumnya. Sumberdaya kantor yang dimanfaatkan untuk mencapai tujuan kantor, mesin-mesin, metode kerja, waktu kerja, dan tempat kerja. Pada dasarnya, rangkaian kegiatan di dalam organisasi yang dilakukan oleh sekelompok orang, baik di lingkungan pemerintah maupun swasta, secara keseluruhan akan memerlukan pekerjaan kantor yang tertib, rapi, dan lancar. Dalam melaksanakan kegiatan pekerjaan kantor, faktor penting yang turut menentukan kelancarannya ialah sumber daya manusia, penyusunan tempat kerja dan alat perlengkapan kantor dengan sebaik-baiknya. Organisasi sebagai suatu bidang kerja hendaknya direncanakan, dibina, dikendalikan, disempurnakan, atau ditata dengan sebaik-baiknya. Apabila tidak ditata dengan sebaik-baiknya akan menjadi kumpulan aktivitas yang tidak terstruktur. Akibatnya mungkin akan terjadi kesimpang-siuran dalam penyediaan data yang diperlukan, menghambat pelaksanaan unsur-unsur administrasi lainnya, dan akhirnya mengakibatkan pemborosan berbagai sumber daya. Oleh sebab itu, dalam pelaksanaan kerja dibutuhkan sistem, prosedur, atau metodecara kerja yang efisien. Karena itu efisiensi perlu sekali dijadikan satu- Universitas Sumatera Utara 3 satunya dasar pemikiran, ukuran baku, dan tujuan pokok bagi semua pelaksanaan pekerjaan kantor agar dapat berfungsi secara baik, tertib, rapi dan lancar. Menurut Sedarmayanti 2001:112, bahwa efisiensi adalah usaha pada produksi untuk memberantas pemborosan bahan dan tenaga kerja maupun gejala yang merugikan. Efisiensi kinerja adalah pelaksanaan cara-cara tertentu dengan tanpa mengurangi tujuannya yang merupakan cara yang termudah mengerjakannya, termurah biayanya, tersingkat waktunya, teringan bebannya, dan terpendek jaraknya. Bekerja dengan efisien adalah bekerja dengan gerakan, usaha, waktu dan kelelahan yang sedikit mungkin. Cara bekerja yang efisien dapat diterapkan oleh setiap pegawaistaff untuk semua pekerjaan, baik kecil maupun besar. Dengan menggunakan cara bekerja yang sederhana, penggunaan alat yang dapat membantu mempercepat penyelesaian tugas, serta menghemat gerak dan tenaga, maka seseorang dapat dikatakan bekerja dengan efisien, dan memperoleh hasil yang memuaskan. Sumber utama efisiensi adalah manusia, karena dengan akal, pikiran dan pengetahuan yang ada, manusia mampu menciptakan cara kerja yang efisien. Unsur- unsur yang melekat pada manusia adalah kesadaran, keahlian, dan disiplin. Apabila salah satu unsur tersebut tidak ada maka akan sulit mencapai efisiensi. Bekerja dengan efisien adalah bekerja dengan gerakan, usaha, waktu dan kelelahan yang sedikit mungkin. Adapun syarat dapat dicapainya efisiensi adalah berhasil guna atau efektif , ekonimis, pelaksanaan kerja yang dapat dipertanggungjawabkan, pembagian kerja yang nyata, rasionalitas wewenang dan tanggungjawab, prosedur kerja yang praktis, dapat dikerjakan dan dapat dilaksanakan. Titik berat yang utama dalam hal mengevaluasi sesuatu prosedur Universitas Sumatera Utara 4 adalah dicapainya sasaran secara efektif dan efisien. Akan tetapi, tidak jarang pegawai yang bekerja tanpa memperhatikan efisiensi pekerjaannya dan mereka hanya mengutamakan kecepatan dalam melakukan pekerjaan. Dalam bidang perkantoran, perlu diperhatikan adanya azas-azas tertentu agar dapat dicapai perbandingan terbaik antara setiap kerja dan hasilnya. Azas-azas efisiensi pekerjaan kantor terbagi menjadi lima yaitu: 1 Azas perencanaan 2 Azas penyederhanaan 3 Azas penghematan 4 Azas penghapusan 5 Azas penggabungan Oleh karena itu, penulis tertarik untuk membahas mengenai efisiensi kinerja pada bagian kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Adapun judul dari Tugas Akhir ini adalah “EFISIENSI KERJA PADA BAGIAN KEMAHASISWAAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA”.

B. Perumusan Masalah