CAPELLA MEDAN CAPELLA DINAMIK NUSANTARA CAPELLA PATRIA UTAMA ISUINDOMAS PUTRA CAPELLA GROUP CENTRADIST PARTSINDO UTAMA AUTOSTAR MANDIRI TEKNOTAMA CAPELLA MULTIDANA AUTOGRAHA 2000

CAPELLA MEDAN CAPELLA DINAMIK NUSANTARA CAPELLA PATRIA UTAMA ISUINDOMAS PUTRA CAPELLA GROUP CENTRADIST PARTSINDO UTAMA AUTOSTAR MANDIRI TEKNOTAMA CAPELLA MULTIDANA AUTOGRAHA 2000

Gambar 4.1

Struktur Organisasi Capella Group

Sumber : PT. Capella Medan, 2007

Pembentukan struktur organisasi dalam suatu perusahaan besar termasuk salah satu hal yang paling penting yang harus diperhatikan oleh pimpinan perusahaan. Dengan adanya struktur organisasi yang disusun sesuai dengan kebutuhan aktivitas perusahaan, maka segala sesuatu diharapkan dapat berjalan dengan lancar dan tidak membingungkan bawahan dalam melaksanakan tugas masing-masing. Terbentuknya struktur organisasi biasanya diikuti dengan pembagian tugas, sehingga tiap bawahan akan dapat mengetahui apa yang harus dikerjakannya, kepada siap ia harus bertanggung jawab, apa fungsi maupun tugasnya. Jika membuat laporan maka harus diketahui kepada siapa ia harus melapor.

Struktur organisasi pada PT. Capella Medan dapat dilihat pada gambar 4.2 (lampiran). Struktur organisasi yang digunakan berbentuk garis yang menggambarkan bahwa pendelegasian wewenang dimulai dari pimpinan sampai kepada bagian yang paling rendah dalam struktur organisasi perusahaan.

Adapun uraian tugas unit kerja yang terdapat pada struktur organisasi PT. Capella Medan adalah sebagai berikut :

1. Direktur Utama tugas dari direktur utama adalah :

a. Memberikan pengarahan dan pertunjuk-petunjuk secara garis besar, pengawasan umum semua program yang telah digariskan.

b. Mewakili perusahaan dalam tugasnya untuk membina hubungan eksternal dan internal perusahaan.

c. Pengambilan keputusan perusahaan yang utama.

2. Seketaris Tugas dari Sekretaris adalah :

a. Mengatur rapat yang hendak diadakan.

b. Menyimpan dan mendistribusikan surat-surat yang berhubungan dengan kepentingan direktut.

3. Internal Audit Tugas Internal Audit adalah :

a. melaksanakan pengawasan terhadap kegiatan yang berhubungan dengan pembukuan keuangan dan asset perusahaan.

b. Membantu Direktur dalam mengawasi jalannya perusahaan secara keseluruhan.

c. Memeriksa secara periodik setiap kegiatan yang harus diawasi dalam perusahaan.

4. legal Tugas dari legal :

a. Mengatasi masalah-masalah yang berkaitan dengan jalur hukum yang terjadi dilingkungan perusahaan baik external dan internal.

5. Umum/Personalia Tugas Umum/Personalia adalah :

a. Bertanggung jawab kepada Direktur utama mengenai keadaaan personalia saat ini dan masa yang akan datang, termasuk di dalamnya perencaan dan pengembangan personalia perusahaan.

b. Merencanakan pengadaan, pengembangan dan pelatihan sumber daya manusia perusahaan.

c. Mewakili perusahaan dalam urusan luar di luar perusahaan ( Hubungan Masyarakat).

6. General Manager Finance Tugas Genaral Manager Finance adalah :

a. Melaksanakan program kerja aspek keuangan yang telah digariskan oleh direktur utama.

b. Menyusun anggaran keuangan berdasarkan dengan laporan keuangan periode sebelumnya.

c. Membuat laporan keuangan perusahaan yang lengkap setiap periode sebelumnya.

d. Mengawasi lalu lintas penggunaan keuangan pada semua aspeknya dan stock barang di gudang.

e. Mengerjakan tugas yang diberikan oleh direktur utama.

f. Membuat rumusan dan mengatur pengadaan dana dan penggunaanya.

g. Memecahkan segala masalah keuangan.

h. Membuat rumusan dan pengadaan dana dan penggunanya.

7. General Manager Marketing Tugas General Manager Marketing adalah :

a. Membuat hasil periodik tentang hasil penjualan kepada direktur utama.

b. Merencanakan target penjualan dan mengadakan pengawasan.

c. Membuat beberapa strategi perusahaan dan berbagai macam promosi produk dalam hubungannya dengan peningkatan penjualan dan perluasan pangsa pasar perusahaan (Market Share)

8. Accounting Manager Tugas dari Accounting Manager adalah :

a. Menghitung dan mengurus penyelesaian perpajakan perusahaan.

b. Membuat laporan keuangan perusahaan.

9. Finance Manager Tugas Finance manager adalah :

a. Mengadakan pencatatan untuk kas, alat pembayaran lain dan dokumen yang disimpan.

b. Menyimpan dan mengamankan uang, surat berharga, dokumen penting contoh : sertifikat tanah, akta perusahaan, saham, promes.

c. Melakukan pengawasan keuangan.

10. Marketing Manager Tugas Marketing Manager adalah :

a. Mempromosikan penjualan.

b. Memonitor pasar potensial.

c. Mengontrol persediaan.

d. Memotivasi kinerja karyawan.

11. Kabag Umum Tugas Kabag Umum adalah : 11. Kabag Umum Tugas Kabag Umum adalah :

b. Mengatur permasalah-masalahan urusan perusahaan.

12. Kabag Personalia Tugas Kabag Personalia adalah :

a. melakukan perekrutan karyawan baru apabila perusahaan memerlukan.

b. Mengurus keluar dan pemecatan karyawan.

c. Membuat gaji karyawan.

13. Book Keeper/Accounting Tugas Book Keeper adalah :

a. melakukan pencatatan transaksi yang terjadi.

b. Membuat laporan bulanan kepada accounting manager.

14. Kasir Tugas Kasir adalah :

a. mengatur pengeluaran kas.

b. Menerima pembayaran dari konsumen.

c. Menyetor uang ke bank.

d. Membuat laporan ke kas kecil setirap hari.

e. Membuat voucher kas masuk dan kas keluar setiap hari.

15. Bagian BPKB dan STNK Tugas BPKB dan STNK adalah :

a. Menerima dan memeriksa BPKB yang masuk dari perusahaan jasa.

b. Menginput data BPKB ke komputer.

c. Menyerahkan BPKB ke konsumen.

d. Membuat faktur STNK.

e. Membuat buku permohonan dan buku serah terima STNK.

16. Supervisor Tugas Supervisor adalah :

a. mengawasi kinerja kerja bawahan.

b. Membantu mencari pemecahan atas suatu masalah yang timbul.

c. Membuat laporan persediaan.

17. Sales Counter Tugas Sales Counter adalah :

a. Melayani konsumen.

b. Membuat laporan penjualan.

c. Mengecek stock harian.

18. Sales Tugas dari Sales adalah :

a. Mempromosikan produk.

b. Mengupayakan tercapainya target penjualan yang telah ditetapkan.

c. Bertanggung jawab supervisor dengan memberikan laporan setiap har

3. Sistem Informasi Akuntansi Pada PT. Capella Medan. Sistem informasi akuntansi yang diterapkan di PT. Capella Medan adalah

dengan sistem batch. Penerapan sistem ini dilakukan untuk mendukung penjulan dan pembelian dimana kegiatan operasional perusahaan adalah sangat besar dari penjualan tersebut. Penerapan sistem informasi akuntansi pada PT. Capella Medan melibatkan beberapa fungsi dengan maksud agar sistem yang ada dapat berjalan dengan baik dan dapat diawasi dengan baik sehingga dapat memberikan informasi yang akurat kepada pihak manajemen yang diperlukan untuk pengambilan keputusan. Berikut ini akan dibahas mengenai bagaimana penerapan sistem informasi akuntansi dengan sistem batch yang ada pada PT. Capella Medan mulai dari pemrosesan, pelaporan buku besar dan pengambilan keputusan manajemen.

a. Sistem Pemrosesan Transaksi.

Sistem pengolahan data yang ada pada PT. Capella Medan adalah dengan menggunakan sistem batch (berkelompok) dimana dari mulai terjadinya transaksi atau kejadian ekonomi tidak langsung diproses dan dilaporkan sebagai kejadian ekonomi yang benar sudah dapat diakui, hal ini dikarenakan karena sistem penjualan pada PT. Capella Medan adalah sistem pesanan, dan ada kemungkinan pesanan tersebut dibatalkan oleh konsumen atau pihak pemberi kredit apabila penjualan dengan kredit. Dan setiap kejadian transaksi ada jeda waktu yang diperlukan sampai kejadian ekonomi tersebut benar-benar telah dapat diakui sebagai transaksi penjualan. Sehingga dengan hal tersebut setiap departemen yang terkait dalam pemrosesan transaksi tersebut terdapat akun sementara sebagai tempat mencatat setiap transaksi dan setelah transaksi tersebut sudah dapat diakui baru akun tersebut dipindahkan atau di update ke transaksi yang sebenarnya. Berikut ini flowchart yang menggambarkan setiap pemrosesan transaksi yang terdapat pada setiap departemen yang terkait dalam pemrosesan transaksi tersebut.

1). Flowchart Penerimaan DP (Down Payment)

Sales Consultant/Counter sales Kasir

Sales

Pelanggan

Order (SO)

Sales Order (SO)

Data Kas

Sementara

Sales Kwitansi Sales

Kwitansi Order (PO) Sales Order (PO) Sales Order (PO) Order (SO) Sales

Order (SO)

A/R

Gambar 4.3 :

Flowchart penerimaan uang muka (Down Payment)

Pesanan datang dari pelanggan melalui sales consultant/counter sales, dan apabila pelanggan setuju untuk melalukan pembelian mobil maka Sales Consultant / Counter Sales menerbitkan Sales Oder (SO) dan pelanggan diharuskan melakukan pembayaran panjar atau uang muka ke kasir sebagai tanda bukti bahwa pelanggan setuju melakukan pembelian, dan kasir menginput kedalam komputer penerimaan uang tersebut dalam akun data kas sementara, dalam data kas sementara terdapat data pelanggan berupa nama pelanggan, alamat pelanggan yang terdapat dalam SO kemudian SO diserahkan kembali kepada sales Pesanan datang dari pelanggan melalui sales consultant/counter sales, dan apabila pelanggan setuju untuk melalukan pembelian mobil maka Sales Consultant / Counter Sales menerbitkan Sales Oder (SO) dan pelanggan diharuskan melakukan pembayaran panjar atau uang muka ke kasir sebagai tanda bukti bahwa pelanggan setuju melakukan pembelian, dan kasir menginput kedalam komputer penerimaan uang tersebut dalam akun data kas sementara, dalam data kas sementara terdapat data pelanggan berupa nama pelanggan, alamat pelanggan yang terdapat dalam SO kemudian SO diserahkan kembali kepada sales

2). Flowchart Pelunasan Uang Muka (DP) Dan Serah Terima Barang

Setelah barang dikirimkan dan sampai ke gudang, maka pihak Sales Consultant/ Counter Sales memfollwup pelanggan kapan melakukan transaksi penyerahan barang. Kemudian setelah pelanggan setuju dan datang untuk melakukan serah terima barang maka Sales Consultant/Counter Sales mengambil Sales Order untuk melakukan pelunasan kekurangan DP atau kekurangan pelunasan jumlah yang kurang bayar ke Kasir. Dan didalam SO dituliskan Merk mobil, Jenis, No. Rangka/No. Mesin, kemudian ditandatangani oleh Supervisor/Manager Marketing setelah dan menerbitkan Berita Acara Serah Terima (BAST) yang ditandatangani/Stempel PT. Capella Medan, Tanda tangan Pelanggan dan Tanda tangan Sales Consultant/Counter Sales). Untuk lebih jelasnya berikut flowchartnya:

Sales Consultant/Counter Sales

Order (SO)

Order (SO)

Update

BAST Data Kas Sementara

BAST

BAST BAST

Data Kas

Permanen

BAST BAST

File File

Gambar 4.4 : Flowchart Pelunasan Pembayaran Uang Muka (DP)

Pada waktu pelunasan pembayaran maka kasir meng-update data kas sementara ke kadam kas permanen, dimana dalam kas permanen kasir telah menginput nama pelanggan berdasarkan no. rangka/no. mesin mobil yang dibeli pelanggan, setelah kasir menginput data pelanggan berdasarkan no.rangka/no. mensin maka bagian marketing menerbitkan BAST (Berita Acara Serah Terima Mobil). Kemudian kasir melaporkan kepada Bagian A/R dengan menyerahkan bukti kwitansi pembayaran. Setelah itu baru Bagian A/R melakukan update data yang sebelumnya dimasukkan dalam akun piutang sementara yang didukung juga dengan bukti dari Berita Acara Serah Terima yang diterima dari bagian Marketing Pada waktu pelunasan pembayaran maka kasir meng-update data kas sementara ke kadam kas permanen, dimana dalam kas permanen kasir telah menginput nama pelanggan berdasarkan no. rangka/no. mesin mobil yang dibeli pelanggan, setelah kasir menginput data pelanggan berdasarkan no.rangka/no. mensin maka bagian marketing menerbitkan BAST (Berita Acara Serah Terima Mobil). Kemudian kasir melaporkan kepada Bagian A/R dengan menyerahkan bukti kwitansi pembayaran. Setelah itu baru Bagian A/R melakukan update data yang sebelumnya dimasukkan dalam akun piutang sementara yang didukung juga dengan bukti dari Berita Acara Serah Terima yang diterima dari bagian Marketing

Bagian A/R Bag. Accounting

Kwitansi

Data Piutang

BAST Baru

Update Data

Penjualan

Data Piutang

Sementara

Data Piutang

Baru File Induk Buku Besar

Baru

Data Penjualan

Gambar 4.5 :

Flowchart proses update data piutang sementara

Sumber: PT. Capella Medan, 2007

Dari ganbar flowchat diatas dapat dilihat bahwa Bag.A/R juga menginput data kedalam file penjualan, kemudian baru melaporkan data piutang dan penjualan ke Bag. Accounting setelah transaksi benar-benar terjadi dan telah di Dari ganbar flowchat diatas dapat dilihat bahwa Bag.A/R juga menginput data kedalam file penjualan, kemudian baru melaporkan data piutang dan penjualan ke Bag. Accounting setelah transaksi benar-benar terjadi dan telah di

Setelah terjadi transaksi penjualan, kemudian Bag. A/R meminta PO (Purchase Order) dari Leesing (pemberi kredit kepada pelanggan) untuk pembuktian adanya piutang oleh leesing tersebut yang telah ditandatangani oleh kedua belah pihak dan akan segera dilakukan penagihan oleh pihak perusahaan yaitu PT. Capella Medan. Berikut flowchart yang menggambarkan terjadinya transaksi tersebut:

Pihak Leesing

Bag. A/R

Bag. Accounting A/R

PO atau Penagihan

PO A/P

PO Piutang PO atau

A/P

File A/R Penagihan

Up date File

A/R Piutang

Induk Buku

File Induk Buku Besar Baru

Gambar 4.6 :

Flowchart penagihan piutang dan update Buku Besar

Sumber: PT. Capella Medan, 2007

Dari flowchart diatas dapat dilihat bahwa setelah Bagian A/R menerima PO dari pihak Leesing, kemudian menerbitkan penagihan piutang (A/R) kepada pihak Leesing. Kemudian Leesing membayar melalui transfer ke Bag. Accounting, kemudian Bagian Accounting melakukan konfirmasi ke Bagian A/R bahwa piutang tersebut telah diterima dan melakukan update ke File Induk Buku Besar sehingga terbentuk Buku Besar yang baru, setelah menginput ke dalam Buku Besar. Begitu juga dengan Bagian A/R melakukan update terhadap file data piutang.

b. Sistem Pelaporan Buku Besar

Dari penjelasan sistem pemrosesan transaksi yang ada dalam perusahaan, dapat diketahui bahwa perusahaan menggunakan sistem pelaporan buku besar dengan sistem batch. Dimana setiap transaksi tidak secara langsung dimasukkan dalam buku besar sebelum transaksi tersebut benar-benar sudah terealisasi. Hal ini dikarenakan bahwa transaksi yang terjadi dalam perusahaan yaitu dalam hal penjualan dapat terjadi pembatalan transaksi sehingga apabila diproses langsung terhadap buku besar akan sangat mempengaruhi terhadap laporan manajemen yang kurang akurat. Sehingga dengan penerapan sistem buku besar sistem batch manajemen dapat mengontrol langsung setiap kejadian ekonomi yaitu setiap satu batch benar sudah diproses maka buku besar juga diperbaharui secara teratur dengan kata lain buku besar diperbaharui setelah transaksi setiap batch telah diproses dan sudah terealisasi sehingga laporan keuangan perusahaan dilaporkan Dari penjelasan sistem pemrosesan transaksi yang ada dalam perusahaan, dapat diketahui bahwa perusahaan menggunakan sistem pelaporan buku besar dengan sistem batch. Dimana setiap transaksi tidak secara langsung dimasukkan dalam buku besar sebelum transaksi tersebut benar-benar sudah terealisasi. Hal ini dikarenakan bahwa transaksi yang terjadi dalam perusahaan yaitu dalam hal penjualan dapat terjadi pembatalan transaksi sehingga apabila diproses langsung terhadap buku besar akan sangat mempengaruhi terhadap laporan manajemen yang kurang akurat. Sehingga dengan penerapan sistem buku besar sistem batch manajemen dapat mengontrol langsung setiap kejadian ekonomi yaitu setiap satu batch benar sudah diproses maka buku besar juga diperbaharui secara teratur dengan kata lain buku besar diperbaharui setelah transaksi setiap batch telah diproses dan sudah terealisasi sehingga laporan keuangan perusahaan dilaporkan

c. Sistem Pelaporan Manajemen

Penerapan sistem informasi dengan sistem batch sangat mendukung manajemen dalam pengambilan keputusan. Pengambilan keputusan yang ada dalam perusahaan adalah dalam hal:

1. Besarnya jumlah penjualan dalam satu periode

2. Posisi keuangan perusahaan

3. Tingkat kinerja Departemen Marketing (mulai dari Manager marketing sampai dengan Sales Consultan/Counter Sales) dimana kegiatan operasional perusahaan yang paling besar adalah penjualan.