Sistem Layanan Pada Perpustakaan Universitas Methodist Indonesia (UMI) I Medan.

(1)

SISTEM LAYANAN PADA PERPUSTAKAAN

UNIVERSITAS METHODIST INDONESIA (UMI) I

MEDAN

KERTAS KARYA

D I S U S U N OLEH

ANITA KARTIKA SINURAT

082201030

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

FAKULTAS ILMU BUDAYA

PROGRAM STUDI D-III ILMU PERPUSTAKAAN

MEDAN

(2)

LEMBAR PERSETUJUAN

Judul Kertas Karya : Sistem Layanan Pada Perpustakaan Universitas

Methodist Indonesia (UMI) I Medan

Oleh : Anita Kartika Sinurat

NIM : 082201030

Pembimbing : Himma Dewiyana, ST, M.Hum

NIP : 19720825 200604 2 001

Tanda Tangan :

Tanggal :

Pembaca : Hotlan Siahaan, S.Sos, M. I.Kom

NIP : 19780331 200501 2 003

Tanda Tangan :

(3)

LEMBAR PENGESAHAN

Judul Kertas Karya : Sistem Layanan Pada Perpustakaan Universitas

Methodist Indonesia (UMI) I Medan

Oleh : Anita Kartika Sinurat

NIM : 082201030

PROGRAM STUDI D-III ILMU PERPUSTAKAAN

Ketua Jurusan : Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd

NIP : 19570407 1986003 2 001

Tanda Tangan :

(4)

KATA PENGANTAR

Pertama sekali penulis mengucapkan terima kasih kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena berkat kuasa dan rahmat-Nyalah penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini, sebagai persyaratan untuk dapat menyelesaikan studi Diploma III Program Studi Ilmu Perpustakaan di Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.

Pada kesempatan ini, penulis dengan tulus mengucapkan banyak terima kasih kepada keluarga tersayang. Kedua orang tua yang sangat penulis cintai Bapak Dj. Sinurat dan Ibu M. Girsang, terima kasih buat semua dukungan yang telah diberikan baik secara moril dan materil terlebih buat doa, nasehat, saran, dan kasih sayang yang tiada henti diberikan kepada penulis hingga saat ini. Buat saudara-saudaraku K’Mei & B’Eki, B’Koko, K’Ana & B’Ricky terima kasih untuk doa dan dukungan yang kalian berikan juga terima kasih untuk keponakanku Michelle dan Marcell.

Dalam menyusun kertas karya ini, penulis telah banyak menerima bantuan dari berbagai pihak yang telah memberikan bimbingan, arahan, dan petunjuk. Oleh sebab itu dalam kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya kepada:

1. Bapak Dr. Syahron Lubis, M.A selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya Universitas

Sumatera Utara.

2. Bapak Drs. Jonner Hasugian, M.Si selaku Kepala Perpustakaan Universitas Sumatera

Utara.

3. Ibu Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd selaku Ketua Program Studi D-III Ilmu

Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara

4. Ibu Himma Dewiyana, ST, M.Hum selaku Dosen Pembimbing dan Dosen Penasihat

Akademik yang dengan penuh kesabaran dalam membimbing dan mengarahkan penulis selama pelaksanaan penulisan kertas karya ini.

5. Ibu Hotlan Siahaan, S.Sos, M. I.Kom selaku Dosen Pembaca yang telah menyediakan

waktunya untuk memeriksa kembali kertas karya ini.

6. Ibu Emmy Simbolon selaku Kepala Perpustakaan UMI I Medan yang telah

mengijinkan penulis dan telah menyediakan waktu bagi penulis selama melakukan observasi.

(5)

7. Seluruh staf pengajar dan staf administrasi Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara yang telah mendidik, membimbing, dan membantu penulis selama menjalani perkuliahan di Program Studi Ilmu Perpustakaan.

8. Buat Januardo yang selalu ada untukku memberikan doa, motivasi, dukungan,

semangat, setia mendengar keluh kesahku, hari-hari penuh warna dan kasih sayang, menangis dan tertawa bersama dan juga telah menyediakan waktu untuk membantu penulis dalam menyelesaikan kertas kaya ini (Honey Body Sukepo, ArTi NiNu Forever). Terima kasih untuk semuanya ya sayangku...!!

9. Buat teman-temanku Veronika Jojo, Nelli Kristaiana Anggreni Tralala Trilili Pram

pam pam, Imelda Onethink, K’Sri Dani (Nande), yang telah membantu penulis selama penyusunan kertas karya ini. Kalian selalu ada dalam suka dan duka.

10.Buat temanku satu rumahku tulg’ Dicky, tulg’ Dicko, Nora. Makasi udah sabar

menghadapi aku selama ini.

11.Buat teman-teman satu kelompokku selama PKL Novia, Tuti, Diah, Nando, dan

Haikal makasi buat semua yang kita kerjakan bersama, buat ketawa-ketawa atau marah-marahnya juga (thank you ya friend...)

12.Buat teman-temanku Wahyuni, Siti, Debora, Farida, Aini, Ay, Anum, Mifta, Ida,

Nita, Ema, Hilda, Vina, Sanny, Meri, Bella, Poltak, Afif, Ridwan, Ombak, Berli (turang), Rahmat makasi buat smua yang udah kita jalani selama kuliah. Makasi juga buat jalan-jalannya yang keren-keren...

13.Seluruh teman-teman seperjuangan st’08 yang tidak bisa ku sebutkan satu per satu

terima kasih untuk waktu dan kebersamaannya. Teruslah berjuang teman, masa depan kita masih panjang !!

14.Seluruh senior st’07 terima kasih buat semua pengalaman yang telah dibagikan

selama menjadi senior.

15.Seluruh junior st’09 terima kasih buat kebersamaannya selama ini. Semoga kalian

sukses dalam kuliah dan dalam setiap hal yang dikerjakan.

16.Buat junior st’10 Ario, Lidia, Iqbal “Milo”, Titir, Herta, Sartika, Heru, Jati, Tanjung, Zaid, Priay, Ersito, Sabar, Endang, Riando, Nanda, dan seluruh st’10 yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu. Terima kasih untuk semuanya. Smangat kuliahnya y....!!!

17.Setiap pribadi yang tidak dapat disebutkan satu persatu, yang telah membantu dalam menyelesaikan kertas karya ini.

(6)

Penulis menyadari bahwa apa yang penulis sajikan dalam kertas karya ini masih banyak kekurangan. Untuk itu penulis mengharapkan kritik dan saran dari pembaca yang menuju kearah perbaikan dan kesempurnaan kertas karya ini. Demikianlah yang dapat saya perbuat, apabila ada kata-kata yang tidak berkenan, penulis memohon maaf yang sebesar-besarnya. Semoga kertas karya ini dapat bermanfaat bagi yang membacanya dan dapat memperluas pemikiran serta wawasan dimasa yang akan datang.

Medan, 16 Juni 2011 Penulis

Anita Kartika Sinurat Nim: 082201030

(7)

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR………..i

DAFTAR ISI………iv

DAFTAR GAMBAR………...vi

BAB I : PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang ... 1

1.2 Tujuan Penulisan ... 2

1.3 Ruang Lingkup... 2

1.4 Metode Pengumpulan Data ... 2

BAB II :TINJAUAN LITERATUR 2.1 Konsep Perpustakaan ... 3

2.1.1 Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi ... 3

2.1.2 Tujuan dan Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi ... 4

2.2 Tujuan dan Fungsi Pelayanan Perpustakaan...6

2.3 Pelayanan Teknis Perpustakaan ... 6

2.3.1 Pengadaan Bahan Pustaka ... 6

2.3.1.1 Inventarisasi Bahan Pustaka ... 8

2.3.2 Pengolahan Bahan Pustaka ... 9

2.3.2.1 Klasifikasi Koleksi ... 9

2.3.2.2 Katalogisasi Koleksi ... 11

2.3.2.3 Pelabelan ... 12

2.3.3 Pemeliharaan Bahan Pustaka ... 13

2.4 Sistem Layanan Perpustakaan... 14

2.4.1 Sirkulasi ... 15

2.4.1.1 Proses Peminjaman ... 16

2.4.1.2 Proses Pengembalian ... 17

2.4.2 Pelayanan Referensi ... 17

2.4.3 Layanan Multimedia ... 19

2.4.4 Layanan Jasa Kesiagaan Informasi ... 20

2.4.5 Layanan Pendidikan Pengguna ... 20

BAB III :SISTEM LAYANAN PADA PERPUSTAKAAN UMI I MEDAN 3.1. Gambaran Umum Universitas Methodist (UMI) I Medan ... 22

3.1.1 Sekilas Tentang UMI I Medan ... 22

3.1.2 Tujuan UMI ... 23

3.1.3 Sejarah Perpustakaan UMI I Medan ... 23

3.1.4 Struktur Organisasi Perpustakaan ... 23

3.1.5 Gedung dan Fasilitas Perpustakaan UMI I Medan ... 25

3.1.6 Peraturan Perpustakaan ... 26

3.2 Koleksi Perpustakaan UMI I Medan ... 26

3.2.1 Jenis dan Jumlah Koleksi ... 26

3.3 Sistem Layanan Perpustakaan... 28

(8)

3.4.2 Pengolahan Bahan Pustaka ... 29

3.4.3 Pemeliharaan Bahan Pustaka ... 30

3.5 Layanan Sirkulasi ... 30

3.6 Layanan Referensi ... 33

3.7 Layanan Pendidikan Pengguna ... 33

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN 4.1 Kesimpulan...34

4.2 Saran...35

DAFTAR PUSTAKA...36

(9)

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 1: Struktur Organisasi Perpustakaan...24

Gambar 2: Kartu Buku Fakultas Ekonomi...27

Gambar 3: Kartu Buku Fakultas Sastra dan Ilmu Komputer...28

Gambar 4: Format Kartu Anggota Perpustakaan...31

Gambar 5: Proses Sirkulasi...32

(10)

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang

Perpustakaan merupakan salah satu sarana yang penting dalam meningkatkan mutu pendidikan. Dengan adanya perubahan metode dan sistem pendidikan maka mahasiswa dan para staf pengajar dituntut untuk dapat menggunakan fasilitas yang ada di perpustakaan dalam rangka pengembangan proses belajar mengajar di perguruan tinggi. Mahasiswa dan para staf pengajar juga dituntut untuk dapat mengikuti perkembangan yang ada di perpustakaan dalam menunjang pendidikan.

Agar dapat melaksanakan proses belajar mengajar yang dinamis, maka perpustakaan harus menjadi sebuah pusat pelayanan informasi bagi penggunanya. Dimana perpustakaan dapat menyuguhkan informasi dari berbagai jenis bahan pustaka terutama yang berkaitan dengan pendidikan mahasiswa.

Untuk itu perpustakaan perguruan tinggi diharapkan dapat berfungsi sebagai pusat informasi, pusat belajar mengajar, dan pusat pelestarian ilmu pengetahuan. Oleh sebab itu perpustakaan harus dapat memberikan gambaran yang baik dan yang sesuai dengan perpustakaan yang sebenarnya. Dimana gambaran perpustakaan pada umumnya memiliki seperti pengadaan koleksi, layanan sirkulasi, layanan katalog, layanan referensi, dan masih banyak lagi.

Dari pengamatan awal penulis, dapat diketahui bahwa perpustakaan UMI I Medan memiliki proses pengadaan bahan pustaka yang kurang baik. Dimana pihak perpustakaan tidak turut campur dalam proses pengadaan bahan pustaka. Selain itu pelayanan yang diberikan oleh perpustakaan kepada pengguna kurang memuaskan, karena ada beberapa koleksi yang tidak dapat diakses atau digunakan oleh pengguna secara langsung seperti koleksi referensi karena ditempatkan pada lemari yang dikunci.

Pada proses sirkulasi yaitu pada sistem perpanjangan buku, buku yang akan diperpanjang harus dikembalikan terlebih dahulu kemudian dapat diperpanjang kembali. Disamping itu, meskipun buku sudah didaftar ke dalam sistem sirkulasi namun perpustakaan tidak menyediakan layanan penelusuran koleksi secara langsung (online) sehingga pengguna harus mencari sendiri buku yang diperlukan langsung ke rak. Hal ini menyulitkan pengguna dalam proses pencarian koleksi yang dibutuhkan.

(11)

Perpustakaan UMI I Medan melayani peminjaman koleksi singkat, yaitu peminjaman koleksi selama dua hari. Namun koleksi ini tidak disediakan pada ruang atau rak khusus, tetapi disamakan dengan koleksi biasa dengan jangka waktu peminjaman dua minggu. Selain itu, buku yang dipinjam dalam jangka singkat tidak melalui proses sirkulasi peminjaman. Buku dipinjam dengan jaminan kartu mahasiswa pengguna.

Hal inilah yang mendorong penulis untuk memilih judul “ Sistem Layanan Pada Perpustakaan Universitas Methodist Indonesia (UMI) I Medan “, Karena menurut penulis banyak perpustakaan perguruan tinggi yang belum memberikan layanan yang sesuai kepada pengguna perpustakaan seperti yang seharusnya.

1.2 Tujuan Penulisan

Tujuan penulisan kertas karya ini adalah :

1. Untuk mengetahui jenis-jenis layanan yang ada pada perpustakaan UMI I

Medan,

2. Untuk mengetahui bagaimana sistem layanan yang diberikan oleh

perpustakaan UMI I Medan kepada penggunanya,

3. Untuk memperdalam pengetahuan dan wawasan penulis tentang perpustakaan

perguruan tinggi.

1.3 Ruang Lingkup

Ruang lingkup penulisan kertas karya ini adalah meliputi jenis pelayanan dan sistem pelayanan perpustakaan UMI I Medan.

1.4 Metode Pengumpulan Data

Dalam penulisan kertas karya ini, penulis mengumpulkan data yang diperoleh dengan cara :

1. Studi Perpustakaan

Penulis memperoleh data melalui sumber bacaan yang berhubungan dengan topik kertas karya, baik dari perpustakaan maupun yang ada pada penulis. 2. Penelitian Lapangan

Penulis memperoleh data dengan datang langsung ke lokasi, mengadakan observasi dan wawancara dengan petugas perpustakaan.

(12)

BAB II

TINJAUAN LITERATUR 2.1 Konsep Perpustakaan

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, pustaka artinya kitab, buku (Depdikbud:1980). Dalam bahasa Inggris dikenal dengan library. Istilah ini berasal dari kata librer atau libri, yang artinya buku (Sulistyo Basuki, 1993: 3). Dari kata latin tersebut terbentuklah istilah librarius; tentang buku. Dalam bahasa asing lainnya, perpustakaan disebut biliotheca (Belanda), yang juga berasal dari bahasa Yunani, biblia yang artinya tentang buku, kitab.

Perpustakaan berasal dari kata pustaka. Pustaka berarti buku yang juga menimbulkan istilah turunan lain seperti bahan pustaka, pustakawan, kepustakawanan, dan ilmu perpustakaan. Sulistyo Basuki (1993: 1) menjelaskan bahwa : “ Perpustakaan adalah sebuah pranata yang dibentuk khusus untuk keperluan menyimpan, mengolah, dan menyebarluaskan bahan-bahan pustaka“.

Perpustakaan dapat diartikan seperti sebuah ruangan, bagian sebuah gedung, ataupun gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan lainnya yang biasa disimpan menurut tata susunan tertentu untuk digunakan pembaca, bukan untuk dijual (Sulistyo Basuki, 1993: 3 ). Suatu unit kerja yang substansinya merupakan sumber informasi yang setiap saat dapat digunakan oleh pengguna jasa lainnya.

Berdasarkan pengertian tersebut, perpustakaan adalah suatu unit kerja yang dilaksanakan disuatu ruangan, bagian sebuah gedung maupun gedung itu sendiri yang saling berhubungan, dimana terdapat berbagai tugas dalam tiap bagian yaitu untuk memberikan informasi khususnya bagi pengguna perguruan tinggi.

2.1.1 Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi

Secara sederhana perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang dikelola oleh perguruan tinggi dengan tujuan membantu tercapainya tujuan perguruan tinggi. Perpustakaan Nasional mendefenisikan perpustakaan perguruan tinggi sebagai perpustakaan yang diselenggarakan oleh satuan pendidikan tinggi yang layanannya diperuntukkan sivitas akademika perguruan tinggi yang bersangkutan.

Bentuk perguruan tinggi adalah universitas, institut, sekolah tinggi, akademi, politeknik dan sebagainya. Organisasi di dalam sebuah perguruan tinggi sebagai badan bawahannya seperti : Fakultas, Departemen, Jurusan, Proggram Studi, Lembaga Penelitian,

(13)

Lembaga Pengabdian kepada Masyarakat, pusat – pusat penelitian, kajian dan unit kerja lainnya. Oleh karena itu, Perpustakaan Perguruan Tinggi adalah perpustakaan yang berada di bawah pengawasan dan dikelola oleh suatu perguruan tinggi dengan tujuan utama membantu pengguna dan membantu perguruan tinggi mencapai tujuannya.

Reitz (2004), yang dikutip oleh Hasugian(2009: 79) mendefenisikan perpustakaan perguruan tinggi sebagai berikut :

“A library or library system established, administered, and funded by a university to meet the information, research, and curriculum needs of its students, faculty, and staff“.

Dari pengertian diatas, perpustakaan perguruan tinggi adalah sebuah perpustakaan atau sistem perpustakaan yang dibangun, diadministrasikan dan didanai oleh sebuah universitas untuk memenuhi kebutuhan informasi, penelitian dan kurikulum dari mahasiswa, fakultas dan stafnya. Defenisi ini menyatakan bahwa perustakaan perguruan tinggi boleh berupa sebuah perpustakaan atau sistem perpustakaan. Sistem perustakaan maksudnya adalah kemungkinan adanya berbagai perpustakaan baik perpustakaan pada tingkat universitas, fakultas, departemen/jurusan dan juga pada lembaga lain di bawah suatu perguruan tinggi. Artinya, pada sebuah perguruan tinggi dimungkinkan terdapat berbagai perpustakaan yang dimaksudkan untuk mendukung perguruan tinggi itu sendiri.

Dari uraian diatas dapat dilihat perpustakaan perguruan tinggi merupakan pusat informasi dan pusat pendidikan yang secara terus menerus harus dikembangkan agar perpustakaan dapat berhasil guna serta perpustakaan dapat menjadi sarana untuk membantu mencerdaskan generasi muda dimasa yang akan datang.

2.1.2 Tujuan dan Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi

Perpustakaan perguruan tinggi merupakan unsur penunjang perguruna tinggi, yang bersama-sama dengan unsur penunjang lainnya, berperan serta dalam melaksanakan tercapainya visi dan misi perguruan tingginya. Adapun tugas perpustakaan perguruan tinggi adalah mengembangkan koleksi, mengolah dan merawat bahan pustaka, memberi layanan, serta melaksanakan administrasi perpustakaan. Kelima tugas tesebut dilaksanakan dengan sistem administrasi dan organisasi yang berlaku bagi penyelenggaraan sebuah perpustakaan di perguruan tinggi.

Tujuan perpustakaan perguruan tinggi di Indonesia adalah untuk memberi layanan informasi untuk kegiatan belajar, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat dalam rangka melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi. Oleh karena itu, koleksi perpustakaan

(14)

perguruan tinggi benar-benar diarahkan untuk mendukung pencapaian tujuan dan pelaksanaa Tri Dharma tersebut.

Dalam buku pedoman perpustakaan perguruan tinggi (Dirjen Dikti, 2004: 3), perpustakaan memiliki berbagai fungsi sebagai berikut :

a) Fungsi Edukasi

Perpustakaan merupakan sumber belajar para sivitas akademika, oleh karena itu koleksi yang disediakan adalah koleksi yang mendukung pencapaian tujuan pembelajaran, pengorganisasian bahan pembelajaran setiap program studi, koleksi tentang strategi belajar mengajar dan materi pendukung pelaksanaan evaluasi pembelajaran.

b) Fungsi Informasi

Perpustakaan merupakan sumber informasi yang mudah diakses oleh pencari dan pengguna informasi.

c) Fungsi Riset

Perpustakaan mempersiapkan bahan-bahan primer dan sekunder yang paling mutakhir sebagai bahan untuk melakukan penelitian dan pengkajian ilmu pengetahuan, teknologi dan seni. Koleksi pendukung penelitian di perpustakaan perguruan tinggi mutlak dimiliki, karena tugas perguruan tinggi adalah menghasilkan karya-karya penelitian yang dapat diaplikasikan untuk kepentingan pembangunan masyarakat dalam berbagai bidang.

d) Fungsi Rekreasi

Perpustakaan harus menyediakan koleksi rekreatif yang bermakna untuk membangun dan mengembangkan kreativitas, minat dan daya inovasi pengguna perpustakaan.

e) Fungsi Publikasi

Perpustakaan juga selayaknya membantu melakukan publikasi karya yang dihasilkan oleh warga perguruan tingginya yakni sivitas akademik dan staf non-akademik.

f) Fungsi Deposit

Perpustakaan menjadi pusat deposit untuk seluruh karya dan pengetahuan yang dihasilkan oleh warga perguruan tinggginya.

(15)

Perpustakaan sudah seharusnya melakukan kajian dan memberikan nilai tambah terhadap sumber-sumber informasi yang dimilikinya untuk membantu pengguna dalam melakukan dharmanya.

h) Fungsi Kultural

Perpustakaan bertugas menyimpan khasanah budaya bangsa khususnya yang berupa media yang merekam informasi, naskah, manuskrip atau dokumen lainnya. Perustakaan merupakan tempat untuk mendidik dan mengembangkan apresiasi budaya masyarakat. Dengan demikian, perpustakaan juga berperan dalam meningkatkan nilai dan apresiasi budaya dari masyarakat sekitar perpustakaan melalui penyediaan bahan bacaan.

i) Fungsi Penyimpanan

Perpustakaan bertugas menyimpan buku atau bahan pustaka yang diterimanya. Fungsi inilah yang menyebabkan perpustakaan selalu disebut dengan istilah document storage, sebab semua jenis perpustakaan melakukan fungsi ini (Hasugian, 2009: 82).

2.2 Tujuan dan Fungsi Pelayanan Perpustakaan

Fungsi layanan perpustakaan tidak boleh menyimpang dari tujuan perpustakaan itu sendiri. Perpustakaan harus dapat memberikan informasi kepada pembaca, memberikan informasi kepada pembaca untuk mengadakan penelitian, yaitu fungsi informasi. Selanjutnya, perpustakaan juga memberikan kesempatan kepada penggunanya untuk mengadakan rekreasi, dengan membaca novel pengguna dapat terhibur.Fungsi yang lain adalah mengembangkan pendidikan. Para pengguna diharapkan dapat memanfaatkan bahan pustaka yang tersedia, baik fiksi maupun nonfiksi.

Fungsi layanan perpustakaan adalah mempertemukan pembaca dengan bahan pustaka yang mereka minati. Perpustakaan harus berusaha menyelenggarakan kegiatan yang dapat membuat pengguna senang untuk datang ke perpustakaan, misalnya dengan mengadakan diskusi atau pertunjukan film.

Tujuan perpustakaan memberikan pelayanan kepada para pembaca adalah agar bahan pustaka yang telah dikumpulkan dan diolah ssebaik-baiknya itu dapat sampai ke tangan pengguna. Bahan pustaka yang dikumpilkan itu terutama dimaksudkan agar dapat dipakai oleh pengguna. Sedangkan maksud diadakannya pengolahan untuk mempermudah pencarian bahan pustaka sesuai dengan yang diinginkan pengguna (Karmidi Martoatmojo, 1994: 5).

(16)

2.3 Pelayanan Teknis Perpustakaan

Ada beberapa tahap kegiatan pelayanan teknis, seperti : 1. Pengadaan Bahan Pustaka

2. Pengolahan Bahan Pustaka 3. Pemeliharaan Bahan Pustaka

2.3.1 Pengadaan Bahan Pustaka

Menurut buku pedoman perpustakaan perguruan tinggi (2004: 54), pengadaan bahan pustaka adalah mengusahakan bahan pustaka yang belum dimiliki perpustakaan dan menambah bahan pustaka yang sudah dimiliki oleh perpustakaan tetapi jumlahnya masih terbatas. Istilah “pengadaan” dan “pemesanan” kadang-kadang digunakan secara bergantian. Namun demikian biasanya kegiatan pemesanan mengacu kepada pembelian, sementara itu kegiatan pengadaan memasukkan unsur cara mendapatkan bahan pustaka tersebut.

Pada umumnya cara pengadaan bahan pustaka pada perpustakaan dapat dilakukan dengan cara :

1. Pembelian

2. Hadiah atau sumbangan

3. Tukar - menukar 4. Titipan

5. Penerbitan sendiri 1. Pembelian

Pembelian bahan pustaka dapat dilakukan dengan tiga cara, yaitu : a. Membeli ke toko buku

b. Membeli langsung ke penerbit baik penerbit dalam negeri maupun luar negeri c. Membeli melalui agen

Menurut buku pedoman perpustakaan perguruan tinggi (2004: 54), langkah - langkah yang dapat dilakukan dalam proses pembelian bahan pustaka yaitu sebagai berikut :

a. Memeriksa dan melengkapi data bibliografi bahan pustaka yang diusulkan

b. Mencocokkan usulan dengan bahan perpustakaan yang dimiliki melalui

katalog perpustakaan

c. Menerima atau menolak ususlan

d. Membuat daftar pesanan beberapa rangkap menurut kebutuhan

e. Mengirim daftar pesanan

(17)

h. Menyusun laporan pembelian 2. Hadiah atau sumbangan

Bahan pustaka hadiah dapat diperoleh secara langsung dari penyumbang atau diminta. Perpustakaan yang menerima hadiah atau sumbangan secara langsung perlu :

a. Meneliti kiriman bahan pustaka hadiah dan mencocokkannya dengan surat

pengantarnya

b. Memilih bahan pustaka hadiah yang dibutuhkan

c. Menyisihkan bahan pustaka hadiah yang tidak diperlukan

Sedangkan perpustakaan yang meminta hadiah atau sumbangan bahan pustaka perlu :

a) Menyusun daftar bahan pustaka yang diperlukan

b) Mengirim surat permohonan kepada perpustakaan yang ingin menyumbang

c) Memeriksa dan mencocokkan daftar kiriman dengan surat pengantar

d) Mengirim kembali surat pengantar (surat ucapan terima kasih)

e) Mengolah bahan pustaka yang diterima

3. Tukar - menukar

Tukar - menukar merupakan suatu cara yang digunakan perpustakaan untuk bahan pustaka yang memiliki jumlah atau eksempar yang berlebih. Tukar - menukar dengan bahan pustaka lain juga dapat dilakukan untuk melengapkan koleksi perpustakaan.

Perpustakaan yang melakukan tukar - menukar bahan pustaka perlu :

1) Mendaftar bahan pustaka yang akan dipertukarkan

2) Mengirim daftar penawaran disertai persyaratannya

3) Menerima kembali daftar penawaran yang sudah dipilih pemesan

4) Mengirim bahan pustaka yang dipilih oleh perpustakaan atau lembaga 4. Titipan

5. Penerbitan sendiri

2.3.1.1 Inventarisasi Bahan Pustaka

Inventarisasi merupakan kegiatan pencatatan koleksi sebagai bukti bahwa koleksi tersebut menjadi milik perpustakaan yang bersangkutan. Untuk pelaksanaan kegiatan itu digunakan beberapa perlengkapan yaitu buku inventaris, stempel inventaris dan stempel perpustakaan.

Kegiatan - kegiatan yang dilakukan dalam rangkaian kegiatan inventarisasi bahan pustaka meliputi sebagai berikut :

(18)

2. Mendaftar buku - buku Isi buku inventaris adalah:

a. Nomor urut

b. Tanggal masuk buku c. Asal buku

d. Nama pengarang e. Judul buku

f. Nama penerbit dan tahun terbit g. Jumlah eksemplar

h. Harga satuan dan jumlah harga

i. Jenis buku: teks/ informasi/ fiksi/ referensi j. Bahasa yang dipakai

k. Nomor inventaris

l. Keterangan mengenai keadaan buku

2.3.2 Pengolahan Bahan Pustaka

Bahan pustaka yang banyak di perpustakaan adalah buku, oleh karena itu dimulai dengan langkah - langkah yang biasa diambil dalam mempersiapkan buku untuk dipinjam. Sebelum bahan pustaka disusun dirak buku dan dapat dipergunakan oleh pengguna, maka buku harus terlebih dahulu diolah sesuai dengan ketentuan perpustakaan.

Setelah dicatat dalam daftar atau buku induk, bahan pustaka yang diterima selanjutnya dikatalog dan diklasifikasi untuk memudahkan penempatan dan penemuan kembali. Pengatalogan bahan pustaka adalah kegiatan mencatat data bibliografi bahan pustaka menurut aturan baku yang berlaku di perpustakaan. Pengklasifikasian merupakan kegiatan menggolongkan bahan pustaka menurut kelas bidang ilmunya (Dirjen Dikti, 2004: 60). Beberapa tahap yang dilakukan dalam pengolahan bahan pustaka adalah sebagai berikut :

2.3.2.1 Klasifikasi Koleksi

Menurut Wiji Suwarno, yang dimaksud dengan klasifikasi koleksi ialah kegiatan mengelompokkan koleksi bahan pustaka dengan memberikan notasi (kode - kode klasifikasi) sesuai dengan sistem klasifikasi yang digunakan. Klasifikasi di perpustakaan dimaksudkan untuk memudahkan pengguna dalam memilih dan menelusur buku atau bahan pustaka yang diperlukan secara cepat dan tepat. Untuk setiap buku yang dimiliki, perpustakaan harus melalui proses klasifikasi sebelum dilayankan kepada pengguna. Untuk melakukan proses

(19)

klasifikasi di perpustakaan, sudah ada cara - cara tertentu yang merupakan hasil kesepakatan secara nasional maupun internasional (2010: 117).

Secara umum, klasifikasi terbagi dalam dua jenis berikut :

a. Klasifikasi artifisial (artificial classification), yaitu klasifikasi bahan pustaka berdasarkan sifat - sifat yang secara kebetulan ada pada bahan pustaka tersebut. Seperti berdasarkan warna dan tinggi buku. Pengelompokan semacam ini baik untuk buku - buku tertentu saja, seperti untuk skripsi atau karya ilmiah. Sementara untuk buku - buku umum, pengelompikan ini kurang efektif digunakan apalagi pada saat perkembangan modern sekarang ini.

b. Klasifikasi fundamental (fundamental classification), yaitu klasifikasi bahan pustaka beerdasarkan isi atau subjek buku, yaitu sifat yang tetap pada bahan pustaka, sekalipun tampilan fisik atau formanya diubah.

Keuntungan yang diperoleh dari klasifikasi jenis kedua ini adalah : 1. Buku - buku yang sama atau mirip isinya akan terletak berdekatan

2. Memudahkan dalam mengadakan perimbangan koleksi yang dimiliki

3. Memudahkan dalam mengadakan penelusuran terhadap bahan pustaka menurut

subjek

4. Memudahkan dalam pembuatan bibliografi menurut pokok masalah.

Dari kedua jenis klasifikasi tersebut, dapat diketahui kegunaan klasifikasi bagi perpustakaan

1. Untuk menyusun buku dalam penyimpanannya di rak. Untuk kepentingan ini,

buku diberi label yang berisi tanda buku dimana salah satu unsurnya adalah notasi klasifikasi.

2. Untuk menyusun katalog berdasarkan nomor klasifikasi (classified catalog). Untuk mengelompokkan atau mengklasifikasi bahan pustaka, harus dipahami subjek dan isi bahan pustaka. Ada beberapa cara yang dapat dilakukan oleh seorang pengklasifikasi yaitu:

a) Menganalisa subjek buku

Dalam menganalisa subjek buku ada beberapa unsur yang dapat memberi petunjuk, yaitu :

1) Judul buku

2) Kata pengantar

(20)

b). Menentukan klasifikasi

Menentukan klasifikasi adalah tanda yang dapat berujud gambar, huruf, angka atau yang lain yang telah disepakati oleh perpustakaan tersebut. Setiap sistem klasifikasi mempunyai kode, seperti DDC dan UDC menggunakan kode angka sedangkan LC menggunakan kode huruf.

Setiap perpustakaan bebas memilih sistem klasifikasi yang ingin digunakan yang sesuai dengan koleksi yang bersangkutan. Ada beberapa sistem klasifikasi yang digunakan

oleh perpustakaan seperti DDC (Dewey Decimal Classification), UDC (Universal Decimal

Classification), dan LC (Library of Congress Classification). Namun lebih banyak perpustakaan yang menggunakan sistem klasifikasi DDC baik DDC edisi 21 maupun DDC edisi 22.

Dewey membagi sepuluh kelas atau golongan utama dengan angka :

000 – 099 Karya Umum

100 – 199 Filsafat

200 – 299 Agama

300 – 399 Ilmu Sosial

400 – 499 Bahasa

500 – 599 Ilmu Murni

600 – 699 Ilmu Terapan

700 – 799 Kesenian

800 – 899 Kesusasteraan

900 - 999 Sejarah dan Geografi

2.3.2.2 Katalogisasi Koleksi

Menurut Yaya Suhendar (2007: 1), katalog merupakan istilah umum yang sering diartikan sebagai suatu daftar barang atau benda yang terdapat pada tempat tertentu. Dalam kaitannya dengan perustakaan, katalog adalah daftar bahan pustaka baik berupa buku maupun non buku seperti majalah, surat kabar, mikrofilm, slide dan lain - lain yang dimiliki dan tersimpan pada suatu perpustakaan. Dalam katalog perpustakaan tercantum informasi - informasi penting dari suatu bahan pustaka yang biasanya dipakai oleh pengunjung perpustakaan sebagai bahan informasi, yang menyangkut fisik bahan pustaka, isi, ataupun informasi - informasi lainnya , seperti judul, nama pengarang, edisi, cetakan, kota terbit, penerbit, tahun terbit, subjek bahasan, ISBN, dan lain - lain.

(21)

a. Berfungsi sebagai daftar inventaris bahab pustaka dari suatu perpustakaan. Maksudnya adalah katalog perpustakaan merupakan daftar kekayaan yang dimiliki perpustakaan, terutama menyangkut bahan - bahan pustaka yang tersedia.

b. Berfungsi sebagai sarana temu balik bahan pustaka. Dimana katalog adalah alat atau media untuk mencari dan menemukan bahan pustaka yang dibutuhkan oleh pengnjung secara cepat, tepat dan akurat. Fungsi ini merupakan fungsi utama katalog perpustakaan.

Sejalan dengan fungsi tersebut, maka tujuan pembuatan katalog perpustakaan sebagaimana dikemukakan oleh pustakwan C.A. Cutter pada tahun 1876 yang diangkat kembali oleh Needham, 1971 yang dikutip oleh Suhendar (2007: 2) sebagai berikut :

1. Memberikan kemudahan kepada seseorang untuk menemukan bahan pustaka

yang telah diketahui pengarang, judul atau subjeknya secara cepat, tepat, dan akurat.

2. Menunjukkan bahan pustaka yang dimiliki oleh suatu perustakaan oleh

pengarang tertentu berdasarkan subjek tertentu atau subjek yang berhubungan dan jenis atau bentuk literatur tertentu.

3. Membantu dalam pemilihan bahan pustaka berdasrkan edisi dan karakternya

(sastra atau berdasarkan topik).

Katalog memiliki bermacam - macam bentuk fisik seperti katalog buku, katalog berkas, katalog kartu, dan katalog dengan media komputer. Katalog yang masih banyak ditemui hingga saat ini adalah katalog kartu. Dimana katalog ini dibuat dalam bentuk kartu berukuaran 7,5 x 12,5 cm.

2.3.2.3 Pelabelan

Pelabelan adalah pemasangan label pada punggung buku yang berisi call number

sesuai dengan yang tertulis dalam katalog. Pelabelan sebaiknya diketik pada kertas label putih, atau pada kertas HVS biasa yang digunting satu ukuran (seragam), sesuai dengan kebutuhan perpustakaan. Pemasangan dilakukan setelah call number sudah dicantumkan dan tinggi pada label buku harus sama (misalnya 3 cm dari bawah), agar jika buku dijajarkan akan tampak rapi.

2.3.3 Pemeliharaan Bahan Pustaka

(22)

pemeliharaan bahan pustaka, pepustakaan berusaha mencegah kemungkinan timbulnya kerusakan pada buku. Untuk mencegah kerusakan bahan pustaka diketahui ada beberapa faktor penyebab timbulnya kerusakan pada buku. Menurut buku pedoman perpustakaan perguruan tinggi (Dirjen Dikti, 2004: 63) kerusakan bahan pustaka dapat disebabkan oleh :

1. Faktor dari dalam

Kerusakan berasal dari koleksi bahan pustaka tersebut yakni pada kertas, tinta cetak, perekat, dan pengawet perekat yang tidak baik kualitasnya,serta benang penjilidan yang tidak serasi dengan sampul.

Kerusakan pada bahan pustaka non-buku seperti kaset, disket, piringan hitam juga disebabkan oleh bahannya yang tidak baik atau tidak cocok. Pemrosesan yang kurang baik juga menyebabkan bahannya mudah tercemari oleh jasad renik sehingga bahan pustaka mudah rusak

2. Faktor dari luar

Kerusakan bahan pustaka disebabkan oleh faktor mekanis atau kimiawi dari lingkungan dan hayati. Faktor mekanis, misalnya kecerobohan pengguna yang menimbulkan keausan pada bahan pustaka; debu dan kotoran, cahaya matahari, air, api, dan medan magnet yang ditimbulkan oleh arus listrik atau logam maagnet. Faktor kimiawi yang menyebabkan kerusakan, misalnya air dan kelembaban, suhu udara, dan lingkungan yang mengandung bahan kimia. Faktor hayati yang menyebabkan kerusakan misalnya, cendawan, serangga, hewan pwngerat dan manusia.

Kelembaban udara dapat menimbulkan jamur yang dapat merusak buku. Kelembaban ini biasanya terjadi di ruangan yang gelap dan ventilasi yang kurang. Air dapat menimbulkan timbulnya flek - flek warna pada buku, kertas buku menjadi rusak dan perekat buku menjadi mudah lepas. Oleh sebab itu pada waktu mendirikan gedung perpustakaan harus mempertimbangkan kemungkinan terjadinya banjir.

Apabila terjadi kerusakan pada bahan pustaka, harus segera diperbaiki agar kerusakan tidak bertambah besar. Ada bermacam - macam usaha yang dapat dilakukan untuk mencegah kerusakan bahan pustaka. Untuk kerusakan yang disebabkan oleh faktor dari dalam sulit untuk dicegah, tetapi beberapa upaya berikut dapat dilakukan :

a. Menghindarkan bahan pustaka dari sinar matahari langsung

b. Mengatur peredaran udara, kelembaban dan suhu udara ruangan

Kerusakan yang disebabkan oleh faktor luar dapat dicegah dengan usaha sebagai berikut :

(23)

b. Membersihkan ruangan dari debu dan kotoan secara teratur

c. Menempatkan bahan pustaka ditempat yang tepat dan sesuai agar terhindar dari sinar matahari langsung dan air hujan

d. Melarang pengguna merokok dan makan di dalam ruangan perpustakaan

e. Memberi rambu peringatan atau peraturan tertulis di dalam perpustakaan

f. Menyediakan sarana pemadam api.

2.4 Sistem Layanan Perpustakaan

Perpustakaan diharapkan dapat memberikan layanan yang cepat, tepat dan benar kepada penggunanya, karena salah satu tujuan perpustakaan adalah untuk memberi layanan informasi untuk kegiatan belajar, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat dalam rangka melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi. Menurut buku pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004: 71) bahwa:” Pelayanan perpustakaan adalah pemberian informasi dan fasilitas kepada pengguna”.

Perpustakaan adalah pelayanan. Pelayanan berarti suatu aktifitas yang terjadi akibat adanya sebuah kegiatan yang dilakukan oleh beberapa orang dalam sebuah transaksi dimana dalam hal ini adalah transaksi peminjaman, pengembalian dan perpanjangan buku maupun denda. Selain itu termasuk juga sistem pelayanan perpustakaan, pelayanan pengguna, pelayanan referensi, pelayanan sirkulasi, dan pelayanan pendidikan pengguna.

Dalam penyelenggaraan setiap perpustakaan harus dapat menentukan sistem layanan yang akan dilakukan oleh perpustakaan tersebut sesuai dengan pengguna serta tujuan perpustakaan. Sistem layanan perpustakaan ada 2 jenis, yaitu:

1.Sistem layanan terbuka (open access)

Adalah suatu sistem yang memungkinkan pemakai masuk ke ruang koleksi untuk memilih dan mengambil sendiri koleksi yang mereka inginkan.

Sistem ini memiliki beberapa kelebihan dan kekurangan. Beberapa kelebihan antara lain:

a) kartu katalog tidak mudah rusak

b)menghemat tenaga

c) lebih banyak judul koleksi yang diketahui

d)kecil kemungkinan terjadi kesalahan antara petugas dan pemakai Beberapa kekurangan antara lain:

(24)

c. susunan koleksi tidak teratur d. pengguna baru sering bingung

2.Sistem layanan tertutup (close access)

Adalah suatu sistem peminjaman yang tidak memungkinkan pengguna untuk memilih dan mengambil koleksi sendiri. Koleksi yang dipinjam pulang atau dibaca ditempat harus membutuhkan tenaga pustakawan untuk mengambil buku. Dalam sistem ini peran katalog sangat dominan.

Sistem ini juga memiliki beberapa kelebihan dan kekurangan. Beberapa kelebihannya antara lain:

1)Daya tampung koleksi lebih banyak, 2)Susunan koleksi lebih teratur,

3)Kerusakan dan kehilangan koleksi relatif lebih sedikit, dan 4)Tidak memerlukan meja baca di ruang koleksi.

Beberapa kekurangan sistem ini antara lain: a. Memerlukan banyak energi (tenaga kerja),

b. Terdapat sejumlah koleksi yang tidak dikenal pemakai, dan c. Sering terjadi kesalahpahaman antara petugas dan pemakai

2.4.1 Sirkulasi

Pelayanan sirkulasi merupakan bentuk pelayanan ang telah dilaksanakan oleh sebagian besar perpustakaan di Indonesia. Sirkulasi sering dikenal dengan bagian peminjaman dan pengembalian. Namun, sebenarnya pengertian sirkulasi ini mencakup pengertian yang lebih luas, yakni semua bentuk kegiatan pencatatan yang berkaitan dengan pemanfaatan dan pemakaian koleksi dengan tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan pemakai jasa perpustakaan.

Dapat dipahami bahwa bagian sirkulasi merupakan suatu kegiatan, pekerjaan perpustakaan yang berkaitan dengan peminjaman maupun pengembalian. Kegiatan ini antara lain meliputi: syarat keanggotaan, sistem peminjaman, peraturan, prosedur peminjaman dan pengembalian, jam buka, dan sistem pencatatan (Lasa H.S, 1993: 1).

Jenis pelayanan ini merupakan bagian penting dari suatu perpustakaan. Pelayanan ini bertujuan untuk :

1.Agar para pemakai mampu memanfaatkan koleksi perpustakaan secara optimal,

2.Agar mudah diketahui identitas peminjam, buku yang dipinjam dan waktu

(25)

3.Untuk menjamin pengembalian pinjaman dalam waktu yang ditentukan, 4.Untuk memperoleh data kegiatan pemanfaatan koleksi perpustakaan, dan 5.Untuk mengontrol jika terdapat pelanggaran.

Perjalanan koleksi untuk dapat dibaca diluar perpustakaan harus melalui proses peminjaman. Peminjaman ini merupakan salah satu kegiatan dari layanan sirkulasi, dimana pada layanan ini dicatat bukti bahwa pengguna meminjam bahan pustaka sesuai dengan prosedur yang ditetapkan oleh pihak perpustakaan. Dalam layanan sirkulasi, bahan pustaka yang telah dipinjam harus dikembalikan sesuai dengan waktu yang telah ditentukan. Koleksi yang telah dipinjam dapat diperpanjang sesuai dengan batas waktu yang ditentukan, juga pemberian sanksi kepada pengguna.

Pengguna dapat membaca bahan pustaka di tempat maupun dipinjam. Menurut jangka waktunya, cara meminjamkan bahan pustaka dibedakan menjadi tiga macam:

a. Peminjaman biasa, misalnya 1 minggu sampai dengan 2 minggu,

b. Peminjaman jangka pendek, misalnya 1 hari sampai 3 hari,

c. Peminjaman jangka panjang, misalnya 1 bulan sampai 1 semester.

2.4.1.1 Proses Peminjaman

Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (Dirjen Dikti, 2004: 74), proses peminjaman bahan pustaka yaitu sebagai berikut:

1. Pengguna menunjukkan tanda pengenal sebagai anggota perpustakaan

2. Petugas memeriksa tanda pengenal pengguna

3. a. Pada perpustakaan yang menganut sistem terbuka, langkah ketiga berlangsung

sebagai berikut:

i. Pengguna menyerahkan formulir permintaan peminjaman yang telah diisi

ii. Petugas mencari bahan sesuai dengan data yang tertulis pada formulir

b. Pada perpustakaan yang menganut sistem terbuka, kegiatan berlangsung sebagai berikut :

i. Pengguna menyerahkan bahan pustaka yang telah dipilih

ii. Petugas mencatat nomor anggota dan tanggal kembali pada kartu buku yang

tersimpan pada kantong buku

iii. Petugas mencatat nomor anggota dan tanggal bahan pustaka dikembalikan

pada lembar tanggal kembali

(26)

5. Petugas menyerahkan bahan pustaka kepada pengguna 6. Petugas menyusun kartu buku dalam kotak

7. Petugas menyusun kartu pinjam dalam kotak kartu pinjam menurut nama pengguna,

kemudian menurut urutan nomor tanda pengenal.

2.4.1.2 Proses Pengembalian

Langkah kerja yang dilakukan oleh petugas dalam prosedur pengembalian bahan pustaka adalah:

1. Memeriksa keutuhan buku dan tanggal kembali pada lembar tanggal kembali

2. Mengambil kartu buku berdasarkan tanggal kembali

3. Mengambil kartu pinjam berdasarkan nomor anggota yang tertera pada kartu buku

4. Membubuhkan sempel tanda kembali pada kartu buku, lembar tanggal kembali, dan

kartu pinjam

5. Mengambalikan kartu buku pada kantong buku

6. Mengembalikan kartu pinjam pada kotak kartu pinjam

7. Mengelompokkan buku menurut kode buku untuk dikembalikan ke dalam rak

2.4.2 Pelayanan Referensi

Pelayanan referensi atau sering juga disebut dengan layanan rujukan adalah suatu layanan yang bertujuan untuk membantu pengguna menelusur informasi dalam berbagai subjek. Dengan pelayanan ini, pengguna dibantu untuk menemukan informaasi dengan cepat, menelusur informasi dengan lebih spesifik dan dengan pilihan subjek yang lebih luas, dan memanfaatkan sarana penelusuran yang tersedia secara optimal(Dirjen Dikti, 2004: 86).

Koleksi referensi sengaja dipersiapkan untuk memberikan informasi, penjelasan dalam hal-hal tertentu. Mungkin informasi itu meliputi kata, pokok masalah, tempat, pustaka, nama tokoh, petunjuk, ukuran, dan lain sebagainya. Karena jenis ini banyak peminatnya dan sering diperlukan, maka pada umumnya tidak boleh dipinjam untuk dibawa pulang. Kecuali itu mungkin ada pertimbangan lain, misalnya jenis koleksi harganya mahal dan kadang sulit dicari (Lasa HS, 1993: 33).

Untuk memudahkan pengenalan, maka dibedakan dengan koleksi lain dengan memberi kode R pada sandi pustaka yang tertulis pada punggung buku, kartu buku maupun katalog buku. Sebaiknya koleksi ini disendirikan dalam almari atau rak khusus dal lebih baik jika disediakan ruang khusus referensi.

(27)

2.Pertanyaan ditanggapi dan dipahami secara cepat dan tepat

3.Mengenal secara menyeluruh mengenai koleksi referensi dan fasilitas pepustakaan 4.Pemanfaatan sumber informasi, baik yang ada di dalam maupun di luar perpustakaan 5.Memiliki pengetahuan mengenai kapasitas dan keterbatasan setiap sumber informasi

Menurut isinya, ragam bahan pustaka referensi dapatt dibagi menjadi 3 jenis, yaitu:

a.Bahan perpustakaan primer, yaitu merupakan sumber informasi dari tangan pertama

atau peneliti. Biasanya berupa hasil penelitian asli, penelitisn tentang penerapan teori baru, atau penjelasan mengenai gagasan dalam bidang ilmu tertentu. Bahan pustaka primer ini antara lain :

1) Buku teks

2) Laporan penelitian 3) Artikel jurnal 4) Tesis dan disertasi

5) Monograf

6) Makalah ilmiah

7) Standar dan paten

8) Peraturan perundang - undangan

b. Bahan perpustakaan sekunder, yaitu sumber informasi yang menujukkan keberadaan

bahan perpustakaan primer, atau bahan pustaka yang berisi informasi yang sering diperlukan dan disajikan secara ringkas. Bahan pustaka sekunder antara lain:

1) Kamus

2) Ensiklopedi 3) Sumber biografi

4) Sumber geografi

5) Buku tahunan dan almanak

6) Buku pegangan dan manual

7) Bibliografi

8) Indeks dan abstrak

c.Bahan perpustakaan tersier, yaitu sumber informasi yang menunjukkan keberadaan

bahan pustaka primer dan sekunder. Bahan pustaka tersier mengarahkan pengguna pada keberadaan berbagai bahan perpustakaan sekunder biasanya disertai dengan telaah yang memeberikan evalusai. Yang dianggap sebagai bahan pustaka tersier yaitu:

(28)

2) Bibliografi 3) Direktori

2.4.3 Layanan Multimedia

Layanan mutimedia adalah kegiatan melayankan bahan multimedia kepada pengguna untuk ditayangkan dengan bantuan perlengkapannya di dalam perpustakaan, misalnya film dengan proyektornya. Untuk keperluan kelompok, misalnya untuk mengajar atau seminar, bahan pustaka dan perlengkapannya dapat dipinjamkan ke luar gedung perpustakaan. Bahan perpustakaan multimedia dan perlengkapannya dapat dibedakan atas tiga kelompok, yaitu:

1. Bahan perpustakaan melalui perlengkapannya hanya menampilkan citra atau gambar

saja, seperti slide, beningan (transparansi), dan bahan pustaka renik

2. Bahan perpustakaan melalui perlengkapannya hanya mengeluarkan bunyi, misalnya

kaset audio, piringan hitam, cakram optik

3. Bahan perpustakaan melalui perlengkapannya menampilkan gambar disertai dengan

bunyi, misalnya kaset video melalui mesin video, film suara melaui proyektor film.

2.4.4 Layanan Jasa Kesiagaan Informasi

Jasa kesiagaan informasi (jki) adalah suatu jenis layanan rujukan yang memungkinkan pengguna mendapatkan informasi mengenai bahan pustaka yang baru dalam bidang yang diminatinya. Jki mencakup kegiatan memamerkan bahan pustaka yang baru diterima oleh perpustakaan, memilah dokumen yang sesuai dengan minat pengguna, dan menyebarluaskan informasi tersebut. Tujuannya adalah sebagai berikut:

a) Membantu pengguna agar selalu dapat mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan

teknologi.

b)Memungkinkan pengguna mengetahui informasi mutakhir yang disediakan oleh

perpustakaan sesuai dengan bidang minatnya.

c) Memungkinkan terjalinnya hubungan harmonis antara pengguna perpustakaan

sehingga pelayanan dan koleksi yang tersedia termanfaatkan dengan lebih tepat guna. Jasa kesiagaan informasi dapat berupa:

1.Penyebarluasan daftar perolehan bahan pustaka baru 2.Pemajangan bahan pustaka

(29)

2.4.5 Layanan Pendidikan Pengguna

Pendidikan pengguna adalah kegiatan membimbing atau memberikan petunjuk kepada pengguna dan calon pengguna agar mampu memanfaatkan kemudahan dan pelayanan perpustakaan dengan efektif dan efisien, dimana perserta pendidikan pengguna adalah sivitas akademika (Dirjen Dikti, 2004: 95).

Pendidikan pengguna bertujuan untuk:

1. Meningkatkan keterampilan pengguna agar mampu memanfatkan kemudahan dan

sumber daya perpustakaan secara mandiri

2. Membekali pengguna dengan teknik yang memadai dan sesuai untuk menemukan

informasi dalam subjek tertentu

3. Meningkatkan pemanfaatan sumber daya dan layanan perpustakaan

4. Mempromosikan layanan perpustakaan

5. Menyiapkan pengguna agar dapat mengantisipasi perkembangan ilmu dan teknologi.

Jenis pendidikan pengguna ada dua, yaitu:

a. Orientasi perpustakaan, yaitu pendidikan pengguna memperkenalkan perpustakaan

secara umum kepada sivitas akademika. Pendidikan ini meliputi kunjungan ke perpustakaan atau peragaan dengan sarana multi media mengenai fasilitas dan pelayanan perpustakaan.

b. Tutorial perpustakaan, yaitu mendidik pengguna agar dapat menggunakan

perpustakaan serta sumber informasi yang tersedia di perpustakaan dan di tempat lain, termasuk ketrampilan dalam memanfaatkan berbagai media informasi sesuai dengan perkembangan teknologi.

(30)

BAB III

SISTEM LAYANAN PADA PERPUSTAKAAN UMI I MEDAN

3.1. Gambaran Umum Universitas Methodist (UMI) I Medan 3.1.1 Sekilas Tentang UMI I Medan

Berdirinya UMI I Medan adalah berkat gagasan dari seorang warga jemaat Gereja Methodist Indonesia (GMI) Alm. Drs. F. Hutagalung yang dicetuskan pada konfrensi tahunan GMI tanggal 29 Januari 1965 yang berlangsung di Medan pada tanggal 26 s/d 31 Januari 1965, dan gagasan tersebut mendapat sambutan positif dan merupakan salah satu keputusan konfrensi GMI tersebut. Maka pada tanggal 1 Agustus 1965 berdirilah Perguruan Tinggi Methodist Indonesia (PTMI), yang pada saat itu perkuliahan dilaksanakan di Perguruan Kristen Methodist Indonesia di Jl.Thamrin No.58.

Seiring dengan pesatnya minat masyarakat yang ingin melanjutkan pendidikan perguruan tinggi, maka pihak pengelola PTMI melihat peluang ini untuk menambah jumlah fakultasnya. Maka pada tahun 1967, PTMI membuka Fakultas Teknik jurusan Mesin. Setelah melihat banyaknya dukungan masyarakat, maka pihak pengelola PTMI berupaya terus memacu pengembangan fisik berupa fasilitas pendidikan dan peningkatan status. Pada tahun 1968 PTMI kembali membuka Fakultas Kedokteran, dan kedua fakultas ini terdaftar di PTIP dengan surat no 156A/DPT/I/1969 tanggal 4 September 1969. Maka sesuai undang-undang nomor 22 tahun 1961 tentang perguruan tinggi yang di kelola pihak PTMI dengan persyaratan 2 Fakultas Eksakta dan 2 Fakultas Non Eksakta maka PTMI berubah menjadi UMI pada tanggal 4 September 1969.

Setelah memenuhi standar menjadi Universitas, maka melalui Konfrensi Agung I Gerja Methodist Indonesia tanggal 12 s/d 16 Februari 1969 ditetapkan bahwa kampus UMI berlikasi di Jl.Hang Tuah No.8 Medan. Dari sejarah singkat di atas dapat di lihat pertumbuhan UMI, maka dalam rangka pengembangan didirikan gedung kampus UMI II. Diresmikannya kampus UMI II pada tanggal 22 Juni 1993 yang terletak di Jl.Setia Budi Pasar II Tanjung Sari Medan, dan kegiatan perkuliahan Fakultas Kedokteran dan Fakultas Pertanian berada di kampus UMI II. Pada tahun 2001/2002 pihak UMI membuka program Diploma III (D-III) dengan program studi Manajemen Informatika dan Komputerisasi Akuntansi.

Pada akhir semester genap T.A 2004/2005 UMI kembali membuka satu fakultas baru yakni Fakultas Ilmu Komputer dengan mengasuh dua program studi yaitu Sistem Informasi

(31)

dan Ilmu Komputer. Hal ini ditandai dengan Surat Departemen Pendidikan Nasional No.3096/D/T/2005 tertanggal 16 September 2005.

3.1.2 Tujuan UMI

1. Membentuk manusia seutuhnya sehat jasmani dan rohani, memiliki pengetahuan dan

keterampilan, kreatif dan bertanggung jawab

2. Menyelenggarakan perguruan tinggi sesuai dengan kebijakan pemerintah serta

berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku

3. Mempersiapkan mahasiswa yang taat kepada Tuhan Yang Maha Esa, berpengetahuan

luas dan bertanggung jawab untuk mengabdikan diri kepada Bangsa dan Negara yang berdasarkan Pancasila

4. Mengembangkan ilmu pengetahuan

5. Melaksanakan pengabdian kepada masyarakat

3.1.3 Sejarah Perpustakaan UMI I Medan

Setelah melakukan penelitian di Perpustakaan UMI I Medan, penulis tidak dapat menjelaskan sejarah berdirinya perpustakaan ini dengan baik. Hal ini dikarenakan arsip atau dokumen yang berkaitan dengan sejarah perpustakaan tidak disimpan dengan baik oleh pihak universitas. Selain itu, hal ini dapat terjadi juga dikarenakan pegawai perpustakaan yang telah berubah atau meninggal dunia. Namun dari keterangan yang diberikan oleh kepala perpustakaan saat ini yaitu Ibu Emmy Simbolon, perpustakaan UMI I Medan berdiri pada tahun 1975. Ibu Emmy sendiri sudah mengelola perpustakaan UMI I Medan selama 16 tahun. Saat ini pegawai perpustakaan berjumlah 5 orang namun hanya 1 orang yang merupakan lulusan dari ilmu perpustakaan, selainnya 2 orang lulusan SMA, dan 2 orang lainnya lulusan Sarjana Ekonomi. Ibu Emmy sendiri merupakan lulusan SMA.

Pegawai atau petugas perpustakaan tidak dibagi ke dalam kegiatan-kegiatan seperti yang seharusnya. Setiap pegawai perpustakaan mengerjakan semua kegiatan yang dilakukan diperustakaan secara bersama-sama. Mulai dari pengklasifikasian, pengatalogan, layanan sirkulasi, pengolahan, dan masih banyak lagi. Namun pihak perpustakaan tidak menangani bagian pengadaan buku, karena pengadaan buku dilakukan oleh pihak rektor.

3.1.4 Struktur Organisasi Perpustakaan

Organisasi ialah setiap bentuk persekutuan antara dua orang atau lebih yang bekerja bersama serta secara formal terikat dalam rangka pencapaian suatu tujuan yang telah

(32)

ditentukan dalam ikatan dimana terdapat seseorang atau beberapa orang yang disebut sebagai atasan dan seseorang atau sekelompok orang yang disebut dengan bawahan.

Berikut adalah struktur organisasi perpustakaan secara umum:

Gambar 1: Struktur organisasi perpustakaan

Sumber : Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004: 6 )

REKTOR

KEPALA PERPUSTAKAAN

WAKIL KEPALA PERPUSTAKAAN

(33)

3.1.5 Gedung dan Fasilitas Perpustakaan UMI I Medan

Gedung perpustakaan UMI I Medan berada di lantai II yang berdekatan dengan Fakultas Ekonomi, dengan ukuran ± 10 x 25 m2. Ukuran yang tidak terlalu kecil namun juga tidak teralu besar bagi sebuah perpustakaan perguruan tinggi. Karena berdasarkan keterangan yang penulis dapatkan, pengguna perpustakaan dapat mencapai 200 pengguna per harinya. Maka dapat dibayangkan bagaimana proses atau kegiatan dalam perpustakaan dapat berjalan dengan nyaman bagi pengguna maupun bagi petugas perpustakaan sendiri. Selain itu, dalam gedung perpustakaan tidak terdapat ruangan khusus bagi petugas perpustakaan, hanya dibatasi dengan sebuah dinding tipis yang terbuat dari papan sebagai pembatas antara wilayah pengguna dan wilayah petugas pepustakaan. Sehingga petugas harus berbagi ruangan dengan pengguna pepustakaan. Hal ini dapat manyebabkan kinerja petugas perustakaan menjadi tidak maksimal.

Perabotan perpustakaan UMI I Medan agaknya sudah cukup memadai dan sesuai dengan kebutuhan pengguna maupun kebutuhan petugas perpustakaan. Adapun macam perabotan yang tersedia di perpustakaan UMI I Medan adalah:

1. Meja petugas 7 unit

2. Meja untuk membaca 10 unit

3. Kursi sebanyak 45 unit 4. Rak buku sebanyak 17 rak 5. Rak skripsi sebanyak 6 rak 6. Rak majalah 1 rak

7. Lemari untuk koleksi referensi sebanyak 2 rak 8. Mesin ketik 1 unit

9. Komputer sistem OPAC 2 unit

10.Gantungan surat kabar 1 unit.

Disamping perabotan yang sudah memadai, perpustakaan juga menyediakan fasilitas yang dapat digunakan oleh pengguna perpustakaan, seperti:

a. Fasilitas internet yang dapat digunakan pengguna untuk browsing

b. Fasilitas Wifi yang dapat digunakan oleh mahasiswa yang menggunakan laptop atau

netbook.

3.1.6 Peraturan Perpustakaan

(34)

pengguna perpustakaan. Peraturan yang berlaku pada perpustakaan UMI I Medan bagi pengguna dalam mempergunakan fasilitas atau memperoleh pelayanan perpustakaan adalah sebagai berikut:

a) Berpakaian rapi (kemeja atau blus dimasukkan)

b)Membawa kartu anggota pepustakaan

c) Memasukkan tas ke dalam laci atau kotak penyimpanan sesuai dengan nomor yang

tertera

d)Jumlah koleksi yang dapat dipinjam maksimal 2 judul

e) Keterlambatan dalam mengembalikan koleksi dikenakan denda sebanyak Rp.500,- per

hari untuk satu buah buku

f) Lama peminjaman yaitu selama dua minggu dan dapat diperpanjang sebanyak satu kali

selama dua minggu

g)Mahasiswa yang akan menyelesaikan studi harus memberikan sumbangan berupa buku

kepada perpustakaan

h)Bagi pengguna yang menghilangkan buku perpustakaan wajib mengganti buku

tersebut dengan buku yang sama atau yang mirip dengan buku yang hilang

i) Selama berada di ruang perpustakaan pengguna harus menjaga kebersihan, keamanan,

dan ketertiban

j) Tidak diperkenankan membawa buku keluar ruangan anpa seizin petugas perpustakaan

k)Perpustakaan di buka setiap hari dengan jam buka: Senin – Jumat: 08.00-12.00, 14.00-16.00, 16.00-20.00 Sabtu: 08.00-12.00.

3.2 Koleksi Perpustakaan UMI I Medan 3.2.1 Jenis dan Jumlah Koleksi

Perpustakaan perguruan tinggi yang baik harus menyediakan koleksi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna dan sistem pendidikan yang berjalan pada perguruan tinggi tempat perpustakaan tersebut bernaung. Adapun jenis koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan UMI I Medan adalah:

1. Ilmu Komputer

2. Akuntansi

3. Ekonomi

4. Agama

(35)

6. Matematika 7. Bahasa Indonesia 8. Statistika

Untuk koleksi referensi terdiri dari kamus umum Bahasa Indonesia, Bahasa Inggris, dan ensiklopedia. Jumlah koleksi perpustakaan UMI I Medan saat ini berjumlah 9.215 judul dengan 18.646 eksemplar. Setiap judul buku memiliki kantong buku yang terdapat pada buku dan pada petugas perpustakaan. Kartu buku ini disusun berdasarkan abjad pada masing-masing kotak dengan nama fakultas yang terdapat pada UMI I Medan.

Gambar 2: Kartu buku Fakultas Ekonomi

(36)

Gambar 3: Kartu buku Fakultas Sastra dan Ilmu Komputer

Sumber: Perpustakaan UMI I Medan

3.3 Sistem Layanan Perpustakaan

Dalam melayani pengguna, perpustakaan harus menetapkan sistem layanan yang dipergunakan. Pada perpustakaan UMI I Medan, perpustakaan menggunakan sistem layanan terbuka (open source) dimana pengguna dapat secara langsung memilih koleksi yang sesuai dengan yang mereka butuhkan ke rak sehingga pengguna dapat lebih leluasa dalam memanfaatkan koleksi perpustakaan.

3.4 Layanan Teknis Perpustakaan

Perpustakaan UMI I Medan memiliki beberapa jenis kegiatan dalam pelayanan teknis, yaitu:

1.Pengadaan 2.Pengolahan 3.Pemeliharaan

3.4.1 Pengadaan Bahan Pustaka

Secara umum pengadaan bahan pustaka yang dilakukan oleh perpustakaan adalah dengan cara:

1. Pembelian

2. Tukar-menukar

3. Hadiah/sumbangan

4. Titipan

5. Terbitan sendiri

Pada perpustakaan UMI I Medan, pengadaan bahan pustaka dilakukan dengan cara:

a. Pembelian, yaitu jurusan atau fakultas yang membutuhkan koleksi dengan judul

tertentu memberikan daftar buku yang ingin diadakan kepada pihak rektor. Maka pihak rektor akan membeli buku yang dibutuhkan kepada penerbit atau melalui agen buku. Pada proses pembelian ini, pihak perpustakaan tidak ikut campur dan tidak mengetahui bagaimana proses atau alur kerja dari pembelian buku.

b. Hadiah/sumbangan, yaitu berasal dari mahasiswa yang akan menyelesaikan

pendidiannya pada UMI I Medan. Setiap mahasiswa diwajibkan menyumbangkan satu buah buku kepada perpustakaan.

(37)

c. Terbitan sendiri, yaitu berupa karya ilmiah dari mahasiswa yang telah menyelesaikan pendidikannya seperti skripsi.

Pengadaan dengan tukar-menukar dan titipan tidak dilakukan pada perpustakaan UMI I Medan, meskipun banyak buku yang sudah tidak dipergunakan lagi oleh perpustakaan. Namun buku tersebut disimpan di dalam lemari di perpustakaan.

3.4.2 Pengolahan Bahan Pustaka

Petugas perpustakaan dalam pengolahan bahan pustaka melakukan beberapa kegiatan berikut:

1. Inventarisasi

Inventarisasi merupakan proses pencatatan koleksi ke dalam buku inventaris sebagai

bukti bahwa buku tersebut adalah milik perpustakaan UMI I Medan. Perpustakaan UMI I Medan meiliki perlengkapan seperti buku inventaris, stempel inventaris dan stempel kepemilikan perpustakaan.

Kegiatan dalam inventarisasi koleksi ini seperti:

-Memberi stenpel pada halaman judul dan halaman bebas setiap buku -Mendaftar buku dengan mengisi data sebagai berikut:

a. Nomor Urut

b. Tanggal masuk buku c. Judul buku

d. Nama pengarang

e. Nama penerbit f. Tahun terbit

g. Jumlah eksemplar

2. Klasifikasi

Perpustakaan UMI I Medan dalam mengklasifikasi koleksi yang dimiliki menggunakan DDC (Dewey Decimal Classification) edisi 21. Klasifikasi dilakukan oleh petugas pepustakaan sesuai dengan penataran yang diterima bidang ilmu perpustakaan.

3. Katalogisasi

Proses pengatalogan pada perpustakaan UMI I Medan sudah menggunakan sistem

automasi, yaitu pengatalogan dengan menggunakan komputer dimana software yang

digunakan berasal dari Universitas Petra Jakarta yaitu New Spektra 2000. 4. Pelabelan

(38)

Pelabelan koleksi perpustakaan dilakukan dengan menempel nomor panggil pada punggung buku. Kemudian nomor panggil ini juga diketik pada kantong buku. Selain itu pada kantong buku juga diberikan slip tanda peminjaman dan pengembalian buku.

3.4.3 Pemeliharaan Bahan Pustaka

Pemeliharaan bahan pustaka dilakukan bagi koleksi yang memiliki kerusakan baik rusak ringan maupun rusak parah. Namun pada perpustakaan UMI I Medan, mereka hanya memelihara koleksi yang rusak ringan saja. Bagi koleksi yang rusak parah mereka tidak melakukan tindakan perbaikan, melainkan buku tersebut disimpan di dalam lemari.

3.5 Layanan Sirkulasi

Prosedur layanan sirkulasi pada perpustakaan UMI I Medan adalah sebagai berikut: 1. Keanggotaan

Orang-orang yang dapat menjadi anggota perpustakaan adalah mahasiswa, dosen, staf atau pegawai UMI I Medan. Mahasiswa secara otomatis menjadi anggota perpustakaan dengan menggunakan kartu mahasiswa. Bagi dosen, staf atau pegawai harus memperlihatkan surat keterangan atau kartu anggota perpustakaan.

(39)

Gambar 4: Format kartu anggota perpustakaan

Sumber: Perpustakaan UMI I Medan

2. Peminjaman

Perpustakaan melakukan peminjaman dengan cara:

a) Buku yang dibutuhkan oleh pengguna dapat dipinjam dengan menunjukkan kartu

anggota kepada petugas perpustakaan.

b)Petugas memasukkan nomor induk buku pada sistem peminjaman

c) Petugas memasukkan nomor induk pengguna.

d)Pencatatan tanggal pengembalian pada slip peminjaman yang ada pada kantong buku

e) Perpustakaan memnerikan waktu peminjaman buku selama dua minggu.

Selain itu perpustakaan juga memberikan peminjaman buku dengan jangka waktu pinjam selama dua hari. Namun buku yang dipinjam tidak berada pada rak yang terpisah dengan buku yang dipinjam selama dua minggu. Buku yang dipinjam selama dua hari tersebut juga tidak didaftar pada proses sirkulasi. Pengguna hanya cukup meninggalkan kartu mahasiswa sebagai jaminan peminjaman buku.

Gambar 5: Proses sirkulasi

Sumber: Perpustakaan UMI I Medan

(40)

Pengguna yang akan mengembalikan buku melapor kepada petugas perpustakaan. Kemudian buku yang akan dikembalikan diperiksa oleh petugas perpustakaan apabila telah sesuai dengan tanggal kembali yang tertera maka buku dapat langsung diproses. Proses pengembalian hampir sama dengan proses peminjaman yaitu petugas memasukkan nomor induk buku dan nomor induk mahasiswa. Kemudian dicatat tanggal buku tersebut dikembalikan.

4. Perpanjangan

Perpanjangan bahan pustaka hanya dapat dilakukan satu kali oleh pengguna dengan batas waktu peminjaman selama dua minggu. Proses perpanjangan buku pada perpustakaan UMI I Medan tidak dapat diproses langsung seperti pada beberapa perpustakaan yang sudah menggunakan sistem OPAC. Buku yang ingin diperpanjang oleh pengguna harus dikembalikan terlebih dahulu, kemudian baru dapat diperpanjang.

5. Denda/sanksi

Bagi setiap anggta perpustakaan yang terlambat mengembalikan buku yang dipinjam, maka dikenakan denda sebanyak Rp.500,- per hari untuk satu judul buku. Bagi pengguna yang menghilangkan buku perpustakaan, maka pengguna harus mengganti buku tersebut dengan buku baru. Apabila tidak ada buku yang persis sama, maka pengguna harus mengganti dengan buku yang setidaknya mirip dengan buku yang hilang. Karena pihak perpustakaan tidak ingin turut campur tangan dalam proses buku hilang.

3.6 Layanan Referensi

Layanan referensi adalah layanan dimana pengguna dapat meminta bantuan dari petugas perpustakaan untuk mencari informasi yang dibutuhkan oleh pengguna. Pada perpustakaan UMI I Medan, terdapat layanan referensi namun koleksi referensi terdapat dalam lemari yang dikunci oleh petugas perpustakaan.

3.7 Layanan Pendidikan Pengguna

Pendidikan pengguna sangat diperlukan dalam meningkatkan pemanfaatan perpustakaan secara lebih maksimal. Selain itu petugas perpustakaan dapat memperkenalkan perpustakaan kepada penggunanya dengan lebih baik dan detail. Perpustakaan UMI I Medan tidak melakukan layanan pendidikan pengguna, karena mereka berpendapat bahwa mahasiswa yang secara langsung telah menjadi anggota perpustakaan tidak perlu lagi diperkenalkan tentang perpustakaan.

(41)

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

4.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil pengamatan yang telah dilakukan penulis pada perpustakaan UMI I Medan, maka dapat disimpulkan:

1) Perpustakaan UMI I Medan memiliki lima orang petugas perpustakaan dan hanya

satu orang yang memiliki latar belakang pendidikan perpustakaan

2) Perpustakaan tidak mempunyai struktur yang dapat menggambarkan posisi dan

kegiatan yang dilakukan oleh petugas perpustakaan

3) Perpustakaan telah memiliki koleksi yang cukup memadai untuk memenuhi

kebutuhan informasi pengguna

4) Pengadaan bahan pustaka melalui pembelian, sumbangan dan terbitan/karya

sendiri

5) Bahan pustaka berupa sumbangan berasal dari mahasiswa yang akan

menyelesaikan studi/pendidikan

6) Pengadaan bahan pustaka melalui pembelian dilakukan oleh pihak rektor UMI I

Medan

7) Sistem sirkulasi sudah menggunakan software yaitu new spektra 2000 yang

merupakan kerja sama dengan Universitas Petra Jakarta.

(42)

4.2 Saran

Dari kesimpulan diatas, penulis ingin memberikan beberapa saran antara lain:

1)Perlu adanya struktur organisasi yang menggambarkan posisi/kedudukan dan

kegiatan yang dilakukan oleh petugas perpustakaan

2)Pihak perpustakaan harus mengetahui proses pengadaan bahan pustaka melalui

pembelian

3)Koleksi yang dapat dipinjam singkat sebaiknya dipisahkan dengan koleksi yang

dipinjam dengan jangka waktu yang biasa

4)Bahan pustaka yang tidak dipergunakan lagi sebaiknya diproses dengan dilakukan

tukar menukar dengan perpustakaan lain

5)Perpustakaan menyediakan penelusuran koleksi secara online untuk memudahkan

pengguna mencari kolesi yang dibutuhkan

6)Sebaiknya koleksi referensi tidak ditempatkan pada lemari yang terkunci agar

pengguna dapat menggunakan koleksi ini dengan lebih maksimal

(43)

DAFTAR PUSTAKA

Basuki, Sulistyo. 1993. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Sinar Harapan

Depdiknas. 2004. Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi. Jakarta: Departemen

Pendidikan Nasional RI Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi.

H.S, Lasa. 2005. Manajemen Perpustakaan . Yogyakart: Gama Media

H.S, Lasa. 1993. Jenis-jenis Pelayanan Informasi Perpustakaan. Yogyakarta: Gadjah Mada University Press

Hardjoprakoso. 1992. Gedung dan Perabotan Perpustakaan. Yogyakarta: Kanisius

Hasugian, Jonner. 2009. Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi. Medan: USU Press

Martoatmojo, Karmidi. 1994. Pelayanan Bahan Pustaka. Jakarta: Universitas Terbuka.

Soetimah. 1992. Perpustakaan, Kepustakaan, dan Pustakawan. Yogyakarta: Kanisius

Suhendar, Yaya. 2007. Pedoman Katalogisasi. Jakarta: Kencana

KutuBlog. Perpustakaan Online Blogger Indonesia. 2011

(http://duniabaca.com/pengertianorganisasi.html) 24 Mei 2011

(1)

3.4.3 Pemeliharaan Bahan Pustaka

3.5 Layanan Sirkulasi

Prosedur layanan sirkulasi pada perpustakaan UMI I Medan adalah sebagai berikut: 1. Keanggotaan

(2)

Gambar 4: Format kartu anggota perpustakaan Sumber: Perpustakaan UMI I Medan

2. Peminjaman

Perpustakaan melakukan peminjaman dengan cara:

a) Buku yang dibutuhkan oleh pengguna dapat dipinjam dengan menunjukkan kartu anggota kepada petugas perpustakaan.

b)Petugas memasukkan nomor induk buku pada sistem peminjaman c) Petugas memasukkan nomor induk pengguna.

d)Pencatatan tanggal pengembalian pada slip peminjaman yang ada pada kantong buku e) Perpustakaan memnerikan waktu peminjaman buku selama dua minggu.

Gambar 5: Proses sirkulasi Sumber: Perpustakaan UMI I Medan

(3)

4. Perpanjangan

5. Denda/sanksi

3.6 Layanan Referensi

3.7 Layanan Pendidikan Pengguna

(4)

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

4.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil pengamatan yang telah dilakukan penulis pada perpustakaan UMI I Medan, maka dapat disimpulkan:

1) Perpustakaan UMI I Medan memiliki lima orang petugas perpustakaan dan hanya satu orang yang memiliki latar belakang pendidikan perpustakaan

2) Perpustakaan tidak mempunyai struktur yang dapat menggambarkan posisi dan kegiatan yang dilakukan oleh petugas perpustakaan

3) Perpustakaan telah memiliki koleksi yang cukup memadai untuk memenuhi kebutuhan informasi pengguna

4) Pengadaan bahan pustaka melalui pembelian, sumbangan dan terbitan/karya sendiri

5) Bahan pustaka berupa sumbangan berasal dari mahasiswa yang akan menyelesaikan studi/pendidikan

6) Pengadaan bahan pustaka melalui pembelian dilakukan oleh pihak rektor UMI I Medan

7) Sistem sirkulasi sudah menggunakan software yaitu new spektra 2000 yang merupakan kerja sama dengan Universitas Petra Jakarta.

(5)

4.2 Saran

Dari kesimpulan diatas, penulis ingin memberikan beberapa saran antara lain:

1)Perlu adanya struktur organisasi yang menggambarkan posisi/kedudukan dan kegiatan yang dilakukan oleh petugas perpustakaan

2)Pihak perpustakaan harus mengetahui proses pengadaan bahan pustaka melalui pembelian

3)Koleksi yang dapat dipinjam singkat sebaiknya dipisahkan dengan koleksi yang dipinjam dengan jangka waktu yang biasa

4)Bahan pustaka yang tidak dipergunakan lagi sebaiknya diproses dengan dilakukan tukar menukar dengan perpustakaan lain

5)Perpustakaan menyediakan penelusuran koleksi secara online untuk memudahkan pengguna mencari kolesi yang dibutuhkan

6)Sebaiknya koleksi referensi tidak ditempatkan pada lemari yang terkunci agar pengguna dapat menggunakan koleksi ini dengan lebih maksimal

(6)

DAFTAR PUSTAKA

Basuki, Sulistyo. 1993. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Sinar Harapan

Depdiknas. 2004. Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi. Jakarta: Departemen Pendidikan Nasional RI Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi.

H.S, Lasa. 2005. Manajemen Perpustakaan . Yogyakart: Gama Media

H.S, Lasa. 1993. Jenis-jenis Pelayanan Informasi Perpustakaan. Yogyakarta: Gadjah Mada University Press

Hardjoprakoso. 1992. Gedung dan Perabotan Perpustakaan. Yogyakarta: Kanisius

Hasugian, Jonner. 2009. Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi. Medan: USU Press Martoatmojo, Karmidi. 1994. Pelayanan Bahan Pustaka. Jakarta: Universitas Terbuka. Soetimah. 1992. Perpustakaan, Kepustakaan, dan Pustakawan. Yogyakarta: Kanisius Suhendar, Yaya. 2007. Pedoman Katalogisasi. Jakarta: Kencana

KutuBlog. Perpustakaan Online Blogger Indonesia. 2011

(http://duniabaca.com/pengertianorganisasi.html) 24 Mei 2011

Sistem Layanan Pada Perpustakaan Universitas Methodist Indonesia (UMI) I Medan.