Sistem Penyimpanan, Pengamanan, Dan Pemeliharaan Arsip Di Ruang Kepala Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

(1)

TUGAS AKHIR

SISTEM PENYIMPANAN, PENGAMANAN, DAN PEMELIHARAAN ARSIP DI RUANG KEPALA TATA USAHA FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Oleh: NADIA ARINDA

082103057 D-III Kesekretariatan

Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan Pendidikan Pada Program Diploma III

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Medan 2011

(2)

(3)

(4)

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr. Wb.

Dengan segala kerendahan hati syukur alhamdulillah penulis ucapkan atas kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan Tugas Akhir ini guna memenuhi salah satu persyaratan akademik dalam menyelesaikan program studi pendidikan Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Serta salawat beriring salam kepada junjungan besar Nabi Muhammad SAW yang telah membawa umat-Nya dari alam yang penuh kegelapan menuju alam yang penuh dengan ilmu pengetahuan.

Adapun judul Tugas Akhir ini adalah “SISTEM PENYIMPANAN, PENGAMANAN, DAN PEMELIHARAAN ARSIP DI RUANG KEPALA TATA USAHA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA.”

Dengan kemampuan yang masih terbatas, penulis menyadari bahwa sepenuhnya Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna dan sederhana sekali sebagai suatu karya ilmiah. Hal ini adalah sebagai akibat dari keterbatasan waktu, ilmu, dan pengetahuan penulis. Untuk itu saran dan kritik yang membangun dari berbagai pihak untuk menyempurnakan Tugas Akhir ini.

Selanjutnya pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah memberikan bantuan, bimbingan dan dukungannya baik moril, materil, dan spiritual baik secara langsung maupun tidak langsung sehingga memungkinkan penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini. Dengan tulus penulis mengucapkan terima kasih kepada :

(5)

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, SE, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea, SE, MM selaku Ketua Program Studi Diploma III Kesekretariatan dan selaku dosen pembimbing yang telah banyak memberikan arahan dan dorongan kepada penulis dalam penulisan Tugas Akhir ini.

3. Ibu Dra. Fepty Aniar, SE, M.Si selaku Kepala Sub Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

4. Bapak M. Simba Sembiring, SE, Msi selaku Kepala Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

5. Bapak dan Ibu dosen serta seluruh staf pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

6. Teristimewa kepada kedua orang tua saya Alm. Banjiruddin (Ayahanda) dan Marliana (Ibunda) tercinta serta adik saya Bima Primanda, Annisa Pertiwi, Al-Farid wajidi. Terima kasih ata dukungannya yang merupakan pendorong semangat bagi penulis yang telah membesarkan, mendidik, dan memberikan kasih sayang, doa, dukungan, semangat, serta kesabaran sehingga penulis dapat menyelesaikan studinya dengan baik.Semoga Allah SWT selalu melimpahkan rahmat dan hidayahnya kepada mereka.

7. Buat yang spesial M. Reza Prayudi yang telah banyak memberikan semangat serta pengertiannya selama ini dan selalu setia mendampingi penulis.

8. Sahabat-sahabatku tersayang Dian, Arini, Putri, Nadia, Dina, Tuti, Mira, Liza, Dania, Ririn, Milna, dan Ocy terima kasih buat kalian semua atas motivasi dan dukungannya yang telah selalu menemani penulis selama perkuliahan baik suka maupun duka.

9. Buat teman-teman DIII Kesekretariatan stambuk 2008 yang tidak mungkin penulis sebutkan satu-persatu, terima kasih semuanya telah memberikan pelajaran berharga dalam hidup penulis selama tiga tahun ini.

(6)

10.Teman-teman seperjuangan selama magang Group 4 Shinta, Dwischa, Fina, Grace, Rizky, dan Imran yang telah kita lewati bersama selama sepuluh minggu, banyak cerita suka dan duka yang kita hadapi. Penulis akan selalu mengenang saat-saat bersama kalian.

Akhir kata, besar harapan penulis semoga Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat bagi rekan-rekan pembaca sekalian.

Medan, Juni 2011 Penulis

(7)

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR TABEL ... vi

DAFTAR GAMBAR ... vii

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Perumusan Masalah ... 4

C. Tujuan Penelitian ... 4

D. Manfaat Penelitian ... 4

E. Jadwal Kegiatan ... 5

F. Sistematika Penulisan... 6

BAB II PROFIL PERUSAHAAN A. Sejarah ringkas Fakultas Ekonomi USU ... 7

B. Jenis Kegiatan ... 9

C. Struktur Organisasi ... 10

D. Uraian Tugas ... 12

E. Kinerja Organisasi Terkini ... 17

F. Rencana Kegiatan ... 18

BAB III PEMBAHASAN A. Pengertian Arsip dan Kearsipan ... 19

B. Fungsi Arsip ... 21

C. Peranan Arsip ... 22

D. Tujuan Kearsipan dan Pokok Unit Kearsipan ... 23

E. Jenis-Jenis Arsip ... 23

F. Peralatan Penataan Arsip ... 26

G. Sistem Penyimpanan, Pengamanan, dan Pemeliharaan Arsip .... 29

(8)

A. Kesimpulan ... 44 B. Saran ... 45

(9)

DAFTAR TABEL

(10)

DAFTAR GAMBAR

(11)

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Perkembangan ilmu dan teknologi yang begitu pesat saat ini sangat berpengaruh terhadap profesionalisme baik disektor pemerintahan ataupun swasta. Hal ini dapat dilihat dari peningkatan profesionalisme yang dibutuhkan di dalam administrasi di perkantoran, perbankan, industri, pabrik, dan lain-lain. Secara umum profesionalisme berasal dari kata profesional yang mempunyai makna yaitu berhubungan dengan profesi dan memerlukan kepandaian khusus untuk menjalankannya, (KBBI, 1994). Sedangkan profesionalisme adalah tingkah laku, keahlian atau kualitas dan seseorang yang professional (Longman, 1987). Oleh karena itu dalam mengelola suatu manajemen diperlukan sikap yang profesionalisme dalam sistem penyimpanan, pengamanan, dan pemeliharaan suatu arsip untuk memperoleh informasi yang teliti, tepat dan cepat.

Dewasa ini informasi semakin berkembang pesat dan untuk mendapatkan informasi yang teliti, tepat dan cepat khususnya yang berbentuk surat-menyurat diperlukan suatu sistem pengarsipan. Arsip adalah kumpulan dari pada surat-menyurat yang terjadi oleh karena pekerjaan aksi, transaksi, tindak-tanduk dokumenter, yang disimpan sehingga pada tiap-tiap saat dibutuhkan dapat dipersiapkan untuk pelaksanaan tindakan-tindakan selanjutnya (Gie, 2000 : 216).

Arsip diperlukan di perkantoran untuk membantu pelayanan langganan atau keperluan informasi intern, pengambilan keputusan oleh pimpinan. Untuk itu arsip mempengaruhi seluruh kegiatan dan proses yang berhubungan dengan pengelolaan disegala bidang yang terdapat dalam perusahaan. Mengingat betapa pentingnya arsip bagi suatu perusahaan dan merupakan urat nadi bagi seluruh kegiatan dalam perusahaan, sehingga diperlukan sistem pengelolaan yang baik dan benar.

(12)

Sistem pengelolaan arsip dikatakan baik apabila pada waktu arsip diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat. Setiap pekerjaan atau kegiatan yang berhubungan dengan pengurusan arsip disebut manajemen kearsipan. Manajemen kearsipan adalah pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian, penataan, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan. Jadi setiap perusahaan mutlak melakukan manajemen kearsipan karena peranan kearsipan sangatlah potensial dan tidak mungkin dapat dihapus dalam menunjang kelancaran kegiatan administrasi di segala bidang kearsipan. Pekerjaan tersebut meliputi suatu siklus kehidupan warkat (arsip) sejak diciptakan hingga dimusnahkan (Amsyah, 2003: 4).

Setiap saat penilaian terhadap keberhasilan sistem pengelolaan arsip dapat dilakukan, dengan keberhasilan sistem pengelolaan arsip disini dimaksudkan bahwa sistem pengelolaan tidak mengalami hambatan, pemilihan sistem yang diterapkan sesuai dengan kebutuhan serta kecepatan memperoleh informasi dan sumber data arsip terjamin.

Sistem kearsipan hendaknya memberi pelayanan kepada para pegawai, tidak sebaliknya pegawai yang melayani sistem kearsipan. Sistem pengelolaan arsip yang dipilih dalam suatu perusahaan harus memberikan kemudahan disetiap aktivitas perusahaan secara efektif dan efisien. Artinya kearsipan harus mampu menjadikan pekerjaan dalam suatu perusahaan menjadi lebih mudah dan cepat dalam pelaksanaannya.

Pemakaian sistem pengelolaan arsip yang dipilih merupakan usaha penyediaan informasi pada waktu yang tepat untuk diperlukan. dan dipergunakan sebagai dasar untuk mempercepat penyelesaian masalah yang terjadi kini dan masa yang akan datang dalam suatu perusahaan sebagai pusat pengelolaan data. Proses kearsipan senantiasa bertambah kompleks seiring dengan pertambahan volume aktivitas dalam suatu perusahaan yang terwujud dengan adanya laju arsip yang semakin bertambah. Pertambahan laju arsip tersebut mengakibatkan arsip lama terdesak oleh arsip baru. Dengan demikian pelaksanaan sistem pengelolaan arsip hendaknya memperhitungkan kemungkinan laju pertambahan volume arsip, agar arsip mampu menghimpun informasi yang siap

(13)

untuk dipergunakan baik untuk aktivitas sendiri secara intern atau untuk pemberian jasa pelayanan diluar perusahaan.

Demikian juga di Ruang Kepala Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara tidak terlepas dari kegiatan kearsipan yang harus diolah dan disimpan dengan baik. Oleh sebab itu perlu diterapkan suatu sistem kearsipan yang baik dan benar. Masalah yang sering dihadapi berkaitan dengan sistem kearsipan yakni proses pendistribusian yang salah, penyimpanan arsip yang tidak teratur, pengamanan yang kurang baik, dan pemeliharaan yang tidak sesuai prosedur.

Pentingnya sistem kearsipan yang baik perlu diketahui untuk diterapkan di Ruang Kepala Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara melalui penulisan laporan Tugas Akhir yang berjudul “SISTEM PENYIMPANAN, PENGAMANAN, DAN PEMELIHARAAN ARSIP DI RUANG KEPALA TATA USAHA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA”.

B. Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang diuraikan diatas maka perumusan masalah yang menjadi dasar dalam penyusunan laporan tugas akhir yaitu : “Bagaimanakah Sistem Penyimpanan, Pengamanan, dan Pemeliharaan Arsip yang diterapkan di Ruang Kepala Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.

C. Tujuan Penelitian

Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana sistem penyimpanan, pengamanan, dan pemeliharaan arsip yang diterapkan di Ruang Kepala Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

(14)

D. Manfaat Penelitian

Adapun manfaat dari penelitian ini adalah :

1. Bagi Fakultas Ekonomi

Sebagai bahan masukan untuk melakukan perbaikan ataupun peningkatan sistem kearsipan sehingga dapat memperlancar pekerjaan kantor.

2. Bagi Penulis

Memperdalam pengetahuan tentang sistem penyimpanan, pengamanan, dan pemeliharaan arsip yang diterapkan di Ruang Kepala Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

E. Jadwal Kegiatan

Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jl. TM. Hanafiah Kampus USU Medan. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1.

Tabel 1.1

Jadwal Kegiatan

No Kegiatan Minggu I Minggu II Minggu III Minggu IV

1. Persiapan

(15)

3. Penulisan Laporan

Sumber penulis (2011)

Dalam kegiatan pengumpulan data ini, dilakukan riset selama dua minggu dimulai tanggal 05 April 2011 sampai dengan 16 April 2011 di Ruang Kepala Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

F. Sistematika Penulisan

Adapun sistematika yang disajikan dalam penulisan Tugas Akhir ini adalah:

BAB I : Pendahuluan

Dalam bab ini diuraikan tentang latar belakang, perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan jadwal kegiatan.

Bab II : Profil Fakultas Ekonomi

Bab ini menguraikan tentang sejarah ringkas Fakultas Ekonomi, jaringan usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan kedepan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Bab III : Pembahasan

Bab ini menguraikan tentang pengertian dari arsip dan kearsipan, fungsi arsip, peranan dan tujuan kearsipan, jenis-jenis arsip, alat-alat yang digunakan untuk menyimpan arsip, sistem penyimpanan,

(16)

pengamanan, dan pemeliharaan arsip di Ruang Kepala Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Bab IV : Kesimpulan dan Saran

Bab ini berisikan kesimpulan dan saran tentang Sistem Kearsipan di Ruang Kepala Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

(17)

BAB II

PROFIL INSTANSI

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Aceh dengan membentuk Yayasan USU dan mendirikan sebagai fakultas pertama. Menyusul kemudian Fakultas Ekonomi USU pertama kali didirikan oleh Yayasan USU berlokasi di Kutaraja (sekarang Kota Banda Aceh) pada tahun 1959.

Berhubung Fakultas Ekonomi USU yang berkedudukan di Banda Aceh menjadi bagian dari Penetapan dilakukan dengan surat keputusan Menteri Pendidikan Tinggi RI No. 64/1961 tanggal 24 November 1961 yang berlaku surut terhitung mulai 1 Oktober 1961. Berdasarkan surat keputusan tersebut, tanggal 24 November diperingati sebagai hari lahir atau Dies Natalis Fakultas Ekonomi USU.

Pada tahun 1975 AAN (Akademi Administrasi Niaga) Medan dilebur ke Fakultas Ekonomi USU menjadi PAAP (Pendidikan Ahli Administrasi dan Perusahaan). PAAP kemudian menjadi program diploma tiga (DIII) dengan tiga program studi, yakni DIII Keuangan, DIII Akuntansi, dan DIII Kesekretariatan.

(18)

Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut:

a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam dalam bidang ilmu ekonomi, manajemen dan akuntansi yang berorientasi pasar.

b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan dengan pemberdayaan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.

d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan stakeeholders lainnya.

e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain yang bertaraf nasional dan internasional.

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah:

a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional maupun internasional.

(19)

b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian dan pengabdian pada masyarakat dan responsif terhadap perkembangan/Perubahan.

B. Jenis Kegiatan

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu : penyelenggaraan pendidikan, pengadaan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.

Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.

C. Struktur Organisasi

Struktur Organisasi diperlukan perusahaan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan dan keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan

(20)

pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.

Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan dapat diterapkan, sehingga efesiensi dan efektifitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.

Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal, melalui saluran tunggal. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1.

(21)

D. Uraian Tugas

Berikut ini adalah uraian tugas dari setiap unit pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU yang terdiri dari :

1. Bagian Tata Usaha

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.

b. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan dibidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dibidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan. d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian,

keuangan dan kearsipan.

e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi dilingkungan fakultas.

f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian/ pelayanan kepada masyarakat.

g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan dilingkungan fakultas.

(22)

i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.

j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.

k. Menyusun laporan kerja Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Fakultas.

2. Sub Bagian Akademik

a. Menyusun Rencana Kerja dan anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

b. Mengumpukan dan mengolah data dibidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/ pelayanan kepada masyarakat.

c. Melakukan administrasi akademik.

d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik. e. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum. f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah dilingkungan fakultas.

g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/ pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas.

h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian. 3. Sub Bagian Umum dan Keuangan :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan . c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan dilingkungan fakultas.

d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan pertemuan ilmiah dilingkungan Fakultas.

(23)

f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan pertanggungjawaban keuangan.

g. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.

h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.

i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.

j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian. 4. Sub Bagian Kepegawaian

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Menyusun konsep juklak/ juknis dibidang kepegawaian. c. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. d. Melaksanakan urusan mutasi pegawai.

e. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.

f. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan jabatan/ pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan guru besar Tetap/ Tidak Tetap/ Emiritus, ijin dan cuti.

5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data dibidang kemahasiswaan dan alumni. c. Melakukan administrasi kemahasiswaan.

d. Melakukan urusan pemberian izin/ rekomendasi kegiatan kemahasiswaan. e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.

(24)

g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan mahasiswa. h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan

i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni. j. Melakukan penyajian informasi dibidang kemahasiswaan dan alumni

k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian. 6. Sub Bagian Perlengkapan

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.

c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan.

d. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan perlengkapan.

e. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan. f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.

g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

Adapun Uraian Tugas pada Ruang Kepala Tata Usaha antara lain :

1. Legalisir kenaikan pangkat dosen

2. Legalisir kenaikan pangkat pegawai

3. Memproses surat masuk

4. Memproses surat keluar

5. Membuat undangan rapat DPF

(25)

7. Membuat laporan akuntabilitas kinerja tahunan

8. Mengkoordinir Kasubag

9. Memaraf permintaan honor dosen dan pegawai

10. Memaraf surat pertanggung jawaban honor

11. Memfile surat keputusan pimpinan yang telah ditanda tangani

12. Membuat notulen rapat

13. Mengawas ujian mid semestar dan ujian akhir semester

14. Memproses mahasiswa yang matrikulasi

15. Mengingatkan pegawai yang tidak hadir kerja(penyebab ketidakhadiran)

16. Melaksanakan penerimaan mahasiswa baru program S1 ekstensi

17. Melaksanakan pendaftaran ulang mahasiswa baru program S1 ekstensi

18. Mengkoordinir surat undangan rapat,seminar,lokakarya dll

19. Mengawas ujian SPMB dan SPMD

20. Menghimpun dan mengolah data dibidang ketatausahaan

21. Mentabulasi dosen yang menyelesaikan studi

E. Kinerja Organisasi Terkini

Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan organisasi, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas

(26)

dapat tewujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja. Karena untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja organisasi terkini yang dijalankan organisasi adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa & masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan sumber daya manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

Kegiatan – kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti perayaan hari besar keagamaan (misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri, Isr’a Mi’raj, dan lain-lain) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai – nilai dan norma – norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.

F. Rencana Kegiatan

Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara pada tahun 2011 antara lain adalah sebagai berikut:

1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap / ganjil.

2. Perkuliahan semester genap / ganjil.

3. Ujian mid semester / ujian semester genap / ganjil.

(27)

BAB III PEMBAHASAN

A. Pengertian Arsip dan Kearsipan

Arsip adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingat.

Perkataan arsip dalam Bahasa Belanda disebut “ARCHIEF” dalam Bahasa Inggris disebut “ARCHIEVE”, berasal dari Yunani yang dapat diartikan sebagai permulaan. Dari kata “ARCHIEVE” berkembang lagi menjadi “ARCHIA” yang berarti “Catatan”, dari kata ARCHIA berkembang lagi menjadi kata “ARCHIEON” yang berarti “Gedung Pemerintah”. Dalam Bahasa Latin disebut “ARCHIVUM” atau “FILUM”. Arsip (record) yang dalam istilah Bahasa Indonesia ada yang menyebutkan sebagai “WARKAT”, pada pokoknya dapat diberikan pengertian sebagai setiap catatan tertulis, baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai suatu subyek atau pokok persoalan ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingat seseorang.

Menurut (Gie, 2000:212), “Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara tepat ditemukan kembali”.

Menurut (Amsyah, 2005:3) menyatakan bahwa Arsip adalah setiap catatan/record/warkat yang tertulis, tercetak, atau ketikan dalam bentuk huruf, angka atau gambar, yang mempunyai dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam kertas, kertas film, media komputer, piringan, rekaman dan kertas fotocopy.

(28)

Menurut (Wursanto, 2000:16), “Kearsipan adalah tata cara pengurusan penyimpanan warkat menurut aturan dan prosedur yang berlaku dengan mengingat 3(tiga) unsur pokok yang meliputi : Penyimpanan (storing), Penempatan (placing), dan Penemuan kembali (finding)”.

Berdasarkan Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan, pasal 1 ayat a dan b menetapkan bahwa arsip adalah :

1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-Lembaga Negara dan Badan-Badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan Pemerintahan.

2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan kebangsaan.

Berdasarkan uraian diatas dapat didefinisikan bahwa Arsip merupakan naskah-naskah atau dokumen sebagai pusat ingatan dari seluruh kegiatan atau organisasi dimana arsip-arsip dipelihara dan disimpan sebaik mungkin secara sistematis pada tempat yang telah disediakan agar lebih mudah ditemukan bila diperlukan kembali.

B. Fungsi Arsip

(29)

1. Arsip Statis, yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus-menerus bagi organisasi/Instansi, namun dipergunakan untuk kepentingan masyarakat umum/Negara karena bernilai kebangsaan dan hanya dipergunakan sebagai referensi saja.

2. Arsip Dinamis, yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan Administrasi Negara.

Arsip Dinamis menurut fungsi dan kegunaannya dapat dibedakan menjadi:

a. Arsip Aktif, yaitu arsip yang secara langsung dan terus-menerus bagi diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta masih dikelola oleh Unit Pengelola.

b. Arsip Inaktif atau pasif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun dan pengelolaannya oleh unit sentral dalam suatu organisasi/Instansi.

C. Peranan Kearsipan

Sedarmayanti (2003:19) menyatakan bahwa “peranan arsip sebagai sumber informasi, maka arsip dapat membantu mengingatkan dalam rangka pengambilan keputusan secara cepat dan tepat mengenai suatu masalah”.

Pengertian diatas bahwa arsip mempunyai peranan yang sangat penting dalam proses penyajian informasi bagi perusahaan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan, oleh sebab itu untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar harus ada sistem dan penanganan kerja yang baik dibidang kearsipan demi melancarkan pelaksanaan kinerja kearsipan dalam organisasi/Instansi. Peranan Kearsipan sebagai pusat ingatan, sebagai sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan,

(30)

Dalam penyelenggaraan pengurusan kearsipan merupakan salah satu jenis pekerjaan yang dilakukan oleh setiap Instansi maupun Lembaga yaitu menyimpan warkat, dokumen atau surat-surat lainnya. Aktivitas yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau dokumen ini sering disebut Administrasi Kearsipan.

Jadi dapat kita simpulkan bahwa peranan kearsipan sangatlah potensial dan tidak mungkin dapat dihapus dalam menunjang kelancaran kegiatan administrasi karena kearsipan merupakan urat nadi dalam seluruh kegiatan instansi baik pemerintah maupun swasta. Demikianlah dengan penuh harapan bahwa penertiban atau perbaikan kearsipan ini akan lebih cepat terlaksana disemua instansi terutama di Ruang Kepala Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Sehingga generasi kita yang akan datang dapat dengan mudah melanjutkan tugas-tugasnya yang akan dihadapi dan tidak harus mencari data atau informasi yang terlalu lama yang banyak menghabiskan waktu, tenaga, serta biaya.

D. Tujuan Kearsipan dan Tugas Pokok Unit Kearsipan Tujuan kearsipan secara umum adalah :

1. Menjamin keselamatan arsip dan penyediaan kembali arsip dengan cepat ketika dibutuhkan, keselamatan arsip menunjukkan kondisi arsip yang awet dan aman. Jika arsip selamat dan tidak ada yang rusak dan tidak ada yang hilang maka tentunya arsip dapat disediakan kembali bilamana dibutuhkan.

2. Sebagai bahan pertanggungjawaban perusahaan tentang pelaksanaan dan pengelolaan kegiatan perusahaan.

Tujuan pokok unit kearsipan pada dasarnya adalah sebagai berikut : 1. Menerima warkat.

(31)

3. Mendistribusikan warkat sesuai kebutuhan.

4. Menyimpan, menata, dan menemukan kembali arsip sesuai dengan sistem tertentu. 5. Memberikan pelayanan kepada pihak-pihak yang memerlukan arsip.

6. Mengadakan perawatan/pemeliharaan arsip.

7. Mengadakan atau merencanakan penyusunan arsip, dan lain-lain.

E. Jenis-Jenis Arsip

Jenis-jenis arsip dapat dilihat dari beberapa sudut pandang yaitu :

1. Ditinjau dari kepentingannya, yaitu melihat arsip dari segi penting tidaknya arsip tersebut sesuai dengan nilai guna yang terkandung di dalamnya. Menurut Ensiklopedia Administrasi, Arsip atau Warkat dapat dibedakan menjadi :

a. Warkat yang sangat penting (Vital Record) yaitu warkat yang mempunyai nilai sangat penting bagi suatu Organisasi atau Instansi. Untuk itu warkat jenis ini perlu disimpan secara terus-menerus selama organisasi itu masih berdiri.

b. Warkat Penting (Important Record) yaitu warkat yang mempunyai kegunaan besar untuk suatu jangka waktu yang cukup lama (3 tahun ke atas) untuk itu warkat jenis ini perlu disimpan secara baik, misalnya Surat perjanjian Sewa menyewa dan lain-lain. c. Warkat Berguna (Useful Record) yaitu Warkat yang mempunyai kegunaan biasa

untuk jangka waktu biasa untuk itu warkat jenis ini perlu disimpan sesuai dengan daftar retensinya (lama penyimpanan), biasanya di berbagai Organisasi/Instansi jenis warkat ini paling banyak jumlahnya, contohnya Surat-surat kantor pada umumnya. d. Warkat tidak penting (Non Essential Record) yaitu warkat yang kegunaannya menjadi

(32)

file, tetapi dapat langsung dimusnahkan atau cukup diingat isinya/dicatat dalam Agenda harian, contoh undangan rapat dan lain-lain.

2. Ditinjau dari fisiknya, yaitu melihat arsip dari wujud benda arsip tersebut. Arsip jenis ini terdiri dari :

a. Arsip tertulis, yaitu wujud arsip berupa tulisan/tertulis misalnya Surat Dinas, Akta dan lain-lain.

b. Arsip Visual, yaitu wujud arsip yang dapat dilihat berupa gambar, lukisan/ukiran/pahatan, seperti peta, relief, poster dan lain-lain.

3. Ditinjau dari isinya, yaitu melihat arsip/warkat dari segi isi yang tergantung di dalamnya. Arsip jenis in terdiri dari :

a. Financial Record, adalah catatan-catatan mengenai masalah keuangan. Misalnya tata

cara mengajukan kredit, tata cara pembayaran uang, dan lain-lain.

b. Inventory Record, adalah catatan yang berhubungan dengan keadaan barang dagangan

(goods) yang memuat antara lain jumlah dan macam-macam persediaan barang, harga barang-barang, dan keadaan fisik barang.

c. Personal Record, adalah catatan yang berhubungan dengan masalah kepegawaian,

seperti catatan riwayat hidup, dan pengalaman kerja.

d. Sales Record, adalah catatan yang berisi informasi mengenai penjualan. Misalnya

mutu penjualan, jumlah persediaan, daerah pemasaran, dan hasil penjualan.

e. Production Record, adalah catatan yang berhubungan dengan masalah produksi.

Misalnya jumlah barang yang dihasilkan, jenis barang yang dihasilkan, dan kualitas barang yang dihasilkan.

4. Ditinjau dari pemilikannya, yaitu melihat arsip dari aspek kepemilikannya serta asal arsip tersebut bagi organisasi atau lembaga/kantor tersebut, adalah sebagai berikut :

(33)

1) Arsip Nasional Republik Indonesia sebagai inti organisasi Lembaga Kearsipan Nasional yang selanjutnya disebut dengan Arsip Nasional Pusat.

2) Arsip Nasional Republik Indonesia yang berada di masing-masing Daerah Tingkat-I, yang selanjutnya disebut dengan Arsip Nasional Daerah.

b. Berasal dari instansi pemerintah atau swasta

1) Arsip Primer merupakan arsip asli bukan merupakan salinan copy atau tembusan/tindasan.

2) Arsip Sekunder adalah arsip yang berupa salinan, copy tembusan/tindasan.

3) Arsip Sentral adalah arsip yang disimpan pada pusat arsip atau arsip yang dipusatkan penyimpanannya (sentralisasi).

4) Arsip Unit adalah arsip yang penyimpanannya dilakukan oleh masing-masing unit dimana arsip tersebut dibuat (desentralisasi).

F. Peralatan Penataan Arsip

Dalam menyelenggarakan kearsipan dibutuhkan berbagai macam peralatan yang akan membantu untuk menyimpan arsip dalam lemari arsip sedemikian rupa. Sehingga arsip yang disimpan kelihatan teratur dan rapi serta memudahkan dalam pencarian kembali.

Peralatan yang umumnya digunakan adalah sebagai berikut :

1. Lemari arsip (filing cabinet) yaitu tempat penyimpanan arsip yang terbuat dari aluminium dan baja yang tahan api. Pada umumnya lemari arsip ini terdiri dari laci-laci yang berkisar tiga sampai sepuluh kaki. Lemari arsip ada dua jenis yaitu:

a. Drawer type filing cabinet yaitu filing cabinet yang laci-lacinya dapat ditarik kedalam dan keluar dan biasanya disusun dalam bentuk vertikal.

(34)

b. Lateral filing cabinet yaitu filing cabinet yang berpintu dan mempunyai alas untuk menaruh semua arsip dan mempunyai beberapa tingkat atas.

2. Sekat (guide) adalah lembaran yang dipergunakan sebagai petunjuk atau sekat pemisah dalam penyimpanan arsip. Sekat terdiri dari dua bagian yaitu: bagian yang menonjol disebut tab atau tab guide yang berguna untuk menempatkan atau mencantumkan kode-kode, tanda-tanda atau indeks-indeks klarifikasi dan badan guide.

3. Berkas kotak (Box File), adalah kotak yang dipergunakan untuk menyimpan berbagai warkat dan kemudian ditempatkan pada rak arsip. Biasanya setiap berkas kotak berisi arsip yang sejenis.

4. Map (Folder) yaitu lipatan kertas atau karton yang dipergunakan untuk menyimpan arsip. Pada folder terdapat tab yaitu bagian yang menonjol pada sisi atas untuk menempatkan file yang bersangkutan.

Sesuai dengan fungsi dan cara mempergunakannya map dapat dibedakan atas :

a. Map biasa yaitu map yang berguna untuk menyimpan sementara warkat-warkat atau arsip.

b. Map jepit yaitu map yang memakai jepitan dari logam untuk memegang warkat atau arsip dengan kuat sehingga arsip yang di dalamnya tidak mudah lepas.

c. Map tebal atau map besar yaitu map dengan memakai jepitan khusus dan bentuknya kokoh sehingga dapat disimpan secara vertikal atau berdiri tegak.

d. Stopmap tali yaitu stopmap yang memakai tali pengikat sebagai alat merapatkannya yang terbuat dari karton dan diberi tali dari kain atau pita.

5. Mesin- mesin kantor yaitu semua peralatan kantor yang cara kerjanya secara otomatis baik secara mekanis maupun secara elektronik. Mesin-mesin kantor yang

(35)

dipergunakan dalam bidang kearsipan misalnya: mesin komputer, mesin fotocopy, mesin print, dan mesin penghancur kertas.

6. Alat-alat tulis kantor yaitu alat alat yang berhubungan dengan pekerjaan tulis menulis misalnya: pulpen, pensil, rol, stabilo,dan lain-lain.

Adapun peralatan arsip di Ruang Kepala Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, yaitu :

1. Lemari Arsip

Digunakan untuk menyimpan segala arsip, terdiri dari :

a. 3 buah drawerfilling cabinet 4 rak terbuat dari baja b. 1 buah filling cabinet 2 pintu

c. 2 buah lemari kaca

2. Letter File dan Box File

Digunakan untuk menyimpan berkas setelah di punch. Terbuat dari bahan

karton dengan warna hitam dan abu-abu.

3. Mesin-mesin kantor seperti komputer dan printer

4. Alat Tulis Kantor lainnya seperti pulpen, pinsil, penggaris, stabilo, punch, stepler, staplest, paper clip, remover, sekat dan map.

Seluruh peralatan arsip yang dibutuhkan dalam sistem pengarsipan di Ruang Kepala Tata Usaha sudah dipenui secara keseluruhan, kecuali lateral filing cabinet. Karena pada umumnya drawer filling cabinet membutuhkan ruangan yang cukup luas.

G. Sistem Penyimpanan, Pengamanan, dan Pemeliharaan Arsip G.1 Sistem Penyimpanan Arsip

(36)

Penyimpanan arsip hendaknya dilakukan dengan mempergunakan suatu sistem yang memungkinkan yaitu :

a. Penemuan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan. b. Pengambilan arsip dari tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah. c. Pengembalian arsip ke tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah.

Tujuan penyimpanan berkas dalam arsip adalah :

a. Sebagai pusat ingatan dan informasi bila berkas diperlukan sebagai keterangan.

b. Memberi data kepada yang memerlukan tentang hasil-hasil kegiatan dan pekerjaan pada masa lampau.

c. Memberikan keterangan vital atau penting sesuai dengan ketentuan perundang-undangan. Adapun urutan-urutan penyimpanan/prosedur penyimpanan arsip adalah sebagai berikut :

a. Mengumpulkan (Collecting) yaitu mengumpulkan surat dari berbagai tempat untuk disimpan.

b. Memeriksa (Inspecting) yaitu persiapan menyimpan warkat dengan cara memeriksa setiap lembar warkat untuk memperoleh kepastian bahwa warkat-warkat yang bersangkutan memang sudah siap untuk disimpan.

c. Mengindeks (Indexing) yaitu pekerjaan menentukan pada nama atau subjek apa atau kata tangkap lainnya dari warkat atau dokumen yang akan disimpan.

d. Memberi Kode/Tanda (Coding) dapat dilakukan dengan memberi tanda garis atau lingkaran dengan warna mencolok pada kata tangkap yang sudah ditentukan pada langkah pekerjaan mengindeks.

e. Penunjuk Silang (Cross Reference) yaitu penyimpanan surat dilakukan di dua tempat karena alasan ragu-ragu atau kurang jelas.

(37)

f. Menyortir (Sorting) adalah mengelompokkan warkat-warkat untuk persiapan ke langkah terakhir yaitu penyimpanan.

g. Menyimpan (Placing) yaitu menempatkan dokumen sesuai dengan sistem penyimpanan dan peralatan yang dipergunakan.

Adapun prosedur penyimpanan arsip di Ruang Kepala Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yaitu :

1. Melegalisir Surat Kenaikan Pangkat Dosen dan Pegawai

Setiap dosen atau pegawai yang akan melegalisir kenaikan pangkat, menyerahkkan fotokopi SK Rektor terbaru kemudian ditandatangani oleh Kepala Tata Usaha yang kemudian disetujui oleh Dekan untuk diserahkan ke Biro Rektor. Arsip tersebut disimpan didalam file yang diberi subjek “SERTIFIKASI DOSEN”.

2. Memproses Surat Masuk

Surat dari dating luar Tata Usaha ataupun dari luar Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara diterima oleh Dekan FE USU, kemudian di buat disposisi untuk diproses oleh PD II, kemudian dicatat dibuku besar PD II yang kemudian didisposisi ke Kepala Tata Usaha untuk diproses. Arsip tersebut disimpan didalam file yang diberi subjek “SURAT MASUK”.

3. Memproses Surat Keluar

Surat yang akan dikeluarkan dari bagian Tata Usaha, dinomori terlebih dahulu di bagian Sekretaris Dekan untuk ditandatangani oleh Dekan. Arsip tersebut disimpan didalam file yang diberi subjek “SURAT KELUAR”.

4. Membuat Undangan Rapat DPF ( Dewan Pertimbangan Fakultas)

Mengkonsep surat untuk mengadakan rapat Dewan Pertimbangan Fakultas yang dihadiri seluruh anggota Dewan DPF. Kemudian surat tersebut diserahkan ke Biro Rektor utnuk ditandatangani oleh Ketua DPF dalam hal ini Bapak Drs. M. Lian Dalimunthe, MEc, Ac,

(38)

CPA. Arsip tersebut disimpan didalam file yang diberi subjek “DPF (Dewan Pertimbangan Fakultas)”.

5. Membuat Laporan Akuntabilitas Kinerja Tahunan

Membuat Laporan Akuntabulitas Kinerja Tahunan yang akan diperiksa dan ditandatangani oleh Dekan kemudian didisposisi ke PD II untuk diserahkan ke Biro Rektor. Arsip tersebut disimpan didalam file yang diberi subjek “GUGUS MANAJEMEN MUTU/KENDALI MUTU”.

6. Memproses Ujian Masuk Mahasiswa Baru Program S1 Ekstensi

Mahasiswa yang telah mendaftar sebagai peserta, menyerahkan berkas berupa ijazah, transkip nilai dari universitas asal beserta pas poto 4x4 2 lembar untuk kemudian ditempel di Kartu Peserta Ujian yang telah diberi nomor. Arsip tersebut disimpan didalam file yang diberi subjek “UJIAN MASUK PROGRAM EKSTENSI”.

7. Memproses Mahasiswa Ekstensi yang Mengikuti Matrikulasi

Membuat pengumuman kelulusan Program S1 Ekstensi, serta mencantumkan syarat pendaftaran ulang untuk diproses dibagian Keuangan. Arsip tersebut disimpan didalam file yang diberi subjek “PENGUMUMAN EKSTENSI”.

8. Mentabulasi Dosen yang Menyelesaikan Studi

Surat izin dosen yang melanjutkan studi diLuar atau didalam USU diberikan kebagian Kesekretariatan Dekan untuk ditandatangani Dekan kemudian diserahkan ke Biro Rektor. Arsip tersebut disimpan didalam file yang diberi subjek “TUGAS BELAJAR”.

9. Badan Akreditasi Nasional (BAN)

Surat yang berisikan tentang status, nilai, peringkat, dan masa berlaku hasil akreditasi yang dikeluarkan oleh Departemen Pendidikan Nasional diterima terlebih dahulu ke bagian Biro Rektor. Kemudian surat keputusan tersebut dikirimkan ke bagian

(39)

Kesekretariat Dekan untuk diproses ke setiap bagian. Arsip tersebut disimpan didalam file yang diberi subjek “BAN (Badan Akreditasi Nasional)”.

Sistem penyimpanan arsip di Ruang Kepala Tata Usaha disusun berdasarkan pokok masalah atau subjek, dan file tersebut disusun menurut tanggal masuknya.

Ada tiga azas dalam penyimpanan arsip yaitu :

1. Azas Sentralisasi yaitu semua arsip (inaktif) yang tidak diperlukan lagi dan jarang digunakan dalam kegiatan sehari-hari di kantor harus dipindahkan ke pusat arsip agar tersimpan dengan baik.

Keuntungan dari sentralisasi arsip adalah: a. Ruang dan peralatan arsip dapat dihemat.

b. Petugas dapat mengkonsentrasikan diri khusus pada pekerjaan kearsipan. c. Kantor hanya menyimpan satu arsip dan duplikasinya dapat dimusnahkan. d. Sistem penyimpanan dari berbagai macam arsip dapat diseragamkan .

Kerugian dari sentralisasi arsip adalah:

a. Sentralisasi arsip hanya efisien efektif untuk organisasi yang kecil.

b. Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem penyimpanan yang seragam.

c. Unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu lebih lama untuk memperoleh arsip yang diperlukan.

2. Azas Desentralisasi yaitu semua arsip (aktif) yang masih diperlukan dan sering digunakan dalam kegiatan sehari-hari di kantor harus disimpan dalam file kerja pada masing-masing unit yang ada dalam struktur organisasi.

Keuntungan Desentralisasi arsip adalah :

(40)

b. Keperluan akan arsip sudah terpenuhi karena berada pada unit kerja sendiri.

c. Penanganan arsip lebih mudah dilakukan karena arsipnya sudah dikenal lebih baik. Kerugian Desentralisasi arsip adalah :

a. Penyimpanan arsip tersebar diberbagai lokasi dan dapat menimbulkan duplikasi arsip yang disimpan.

b. Kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip disetiap unit kerja sehingga penghematan pemakaian peralatan dan perlengkapan sukar dijalankan.

c. Penataran dan latihan kearsipan perlu diadakan karena petugas-petugas umumnya bertugas rangkap dan tidak mempunyai latar belakang pendidikan kearsipan.

3. Azas Kombinasi (Gabungan Sentralisasi dan Desentralisasi) adalah tiap-tiap unit satuan kerja dimungkinkan menyelenggarakan sendiri-sendiri penyelenggaraan penyimpanan warkat untuk unit-unit satuan kerja yang tidak mempunyai spesifikasi tersendiri. Tujuan penyimpanan warkat dengan azas gabungan ini adalah untuk mengatasi kekurangan-kekurangan yang terdapat dalam azas sentralisasi dan azas desentralisasi.

Sistem penyimpanan arsip yang digunakan di Ruang Kepala Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menggunakan azas kombinasi (azas gabungan). Dimana arsip yang masih aktif dikelola di unit kerja masing-masing pengolah dan arsip yang tidak aktif dikelola di sentral arsip. Azas yang diterapkan di Ruang Kepala Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara juga sangat mendukung dalam penyimpanan arsip.

Dengan demikian pengelolaan arsip aktif dilakukan secara desentralisasi dan arsip inaktif dilakukan secara sentralisasi. Hal ini berarti setiap bagian bertanggung jawab untuk mengelola arsip masing-masing. Penggunaan azas ini cukup tepat dan efisien karena dengan menggunakan azas ini akan mempermudah setiap bagian untuk memperoleh arsip yang dibutuhkan dan akan lebih cepat diperoleh karena prosedurnya tidak sulit.

(41)

Ada 5 (lima) macam sistem penyimpanan arsip yaitu :

1. Sistem Abjad (Alphabetical Filing System), adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan urutan abjad dari kata nama dokumen bersangkutan. Nama terdiri dari dua jenis yaitu nama orang dan nama badan.

Keuntungan pemakaian sistem abjad adalah:

a. Dokumen yang berasal dari satu nama yang sama akan berkelompok menjadi satu. b. Surat masuk dan pertinggal dari surat keluar disimpan bersebelahan dalam satu map. c. Pencarian dokumen dapat dilakukan secara langsung melalui nama pengirim yang

dikirim surat, tanpa mempergunakan indeks. d. Susunan guide dan folder yang sederhana. e. Mudah dikerjakan dan cepat didalam penemuan. f. Dapat juga mempunyai file campuran.

Kerugian dari sistem abjad adalah :

a. Pencarian dokumen untuk nama orang tidak dapat dilakukan melalui bagian nama yang lain seperti naama depan atau panggilan, tetapi harus melalui nama belakang (last name).

b. Surat-surat atau dokumen-dokumen yang ada hubungan satu sama lain tetapi berbeda nama pengirimnya akan terpisah didalam penyimpanan.

c. Ejaan huruf sering berubah seperti oe-u, dj-j, ch-kh, sedangkan nama orang lain ditulis berdasarkan kemauan ejaan masing-masing.

d. Harus mempergunakan peraturan mengindeks.

2. Sistem Kronologis (Cronological Filing System), adalah sistem penyimpanan warkat yang didasarkan kepada urutan waktu surat diterima atau waktu dikirim keluar mengenai hari, tanggal, bulan dan tahun yang tertulis dalam surat. Hubungan penyimpanan sangat

(42)

erat dengan buku agenda, karena susunannya sama-sama didahului dengan pencarian informasi mengenai warkat surat diterima melalui buku agenda.

3. Sistem Geografis (Geograpich Filing System), adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan pada pengelompokan menurut nama tempat. Nama tempat yang digunakan dapat berupa pembagian yang umum seperti pembagian ilmu bumi, tetapi dapat juga berupa pembagian-pembagian khusus dari instansi masing-masing.

Keuntungan sistem geografis yaitu:

a. Merupakan tindakan penyimpanan langsung.

b. Jika letak topografis telah diketahui, mudah mencari keterangan. Kelemahan sistem geografis yaitu:

a. Jika letak topografis tidak diketahui kemungkinan terdapat kesalahan.

b. Letak geografis harus diketahui sekalipun dalam surat tidak tercantum secara lengkap. c. Diperlukan suatu indeks berdasarkan wilayah diperlukan yang sesuai dengan operasi

kegiatan perusahaan.

4. Sistem Subjek (Subject Filing System), adalah sistem penyimpanan dokumen berdasarkan isi dari dokumen yang bersangkutan. Sistem ini cocok digunakan untuk arsip-arsip yang terkumpul dari banyak macam subjek atau masalah.

Keuntungan sistem subjek yaitu:

a. Dapat diperluas dengan tidak terbatas untuk judul maupun susunannya. b. Mudah dicari keterangan jika hanya perihalnya saja yang ingin diketahui.

Kelemahan sistem subjek yaitu:

a. Sulit mengadakan klasifikasi.

b. Sangat mungkin digunakan satu indeks saja.

5. Sistem Nomor (Numeric Filing System), adalah sistem penyimpanan warkat yang berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau nama badan. Sistem

(43)

nomor termasuk kedalam sistem kearsipan tidak langsung karena menemukan dokumen dibantu oleh alat bantu kartu indeks, daftar indeks, dan buku arsip.

Keuntungan sistem nomor yaitu:

a. Penyimpanan lebih teliti, cermat, dan teratur. b. Lebih cepat dan tepat.

c. Sedehana.

d. Dapat dipakai untuk pengarsipan segala macam warkat. e. Nomor map atau dokumen dapat diperluas tanpa batas . f. Nomor indeks merupakan suatu daftar yang lengkap.

Kelemahan sistem nomor yaitu:

a. Adanya map untuk surat-surat aneka ragam dapat menimbulkan kesulitan. b. Transportasi angka-angka dapat menyebabkan kesalahan-kesalahan dalam arsip. c. Perlu banyak waktu untuk mengindeks.

d. Perlu biaya khusus untuk mengindeks dan penyediaan ruangan yang luas.

Sistem penyimpanan arsip di Ruang Kepala Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menggunakan sistem penyimpanan berdasarkan pokok masalahnya/subjeknya. Dalam sistem ini semua surat/dokumen disusun dan dikelompokkan berdasarkan masalah. Untuk lebih mempermudah dalam menemukan kembali arsip di Ruang Kepala Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara memberikan nama subjeknya pada setiap folder atau map tebal. Kegunaan dari nama subjek ini adalah untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali.

G.2 Sistem Pengamanan Arsip

Secara umum dikatakan pengamanan arsip adalah menjaga arsip dari kehilangan maupun dari kerusakan.

(44)

Pengamanan arsip terdiri atas : a. Pengamanan arsip dari segi informasi

Pengaman arsip dari segi informasinya telah diatur dalam Undang-Undang No. 7 tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan. Dalam Undang-Undang No. 7 tahun 1971 hanya ditetapkan mengenai ketentusn pidana yang menyangkut pengamanan arsip dari segi informasinya saja seperti yang diatur dalam pasal 11 sebagai berikut :

1) Barang siapa dengan sengaja dan melawan hukum memiliki arsip sebagai mana dimaksud dalam pasal 1 huruf a undang-undang ini dapat dipidana penjara selama-lamanya 10 tahun penjara.

2) Barang siapa yang menyimpan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 1 huruf a undang-undang ini dan dengan sengaja memberitahukan hal-hal tentang isi naskah kepada pihak ketiga yang tidak berhak mengetahuinya hal tersebut dapat dipidana penjara seumur hidup atau selama-lamanya 20 tahun penjara.

b. Pengamanan arsip dari segi fisiknya

Yang dimaksud dengan pengamanan arsip dari segi fisiknya adalah pengamanan kertas arsip dari segi kerusakan. Sebagai mana telah diutarakan sebelumnya kerusakan terhadap arsip dapat terjadi karena faktor internal (kerusakan arsip yang disebabkan dari dalam misalnya kerusakan karena kualitas kertas, tinta, dan bahan perekat) dan faktor eksternal (kerusakan arsip yang disebabkan dari luar misalnya kerusakan yang disebabkan oleh sinar matahari, debu, serangga, kutu, dan jamur).

Pengamanan terhadap arsip dapat dilakukan dengan berbagai cara antara lain :

a. Restorasi Arsip adalah memperbaiki arsip-arsip yang sudah rusak, dan sulit untuk dipergunakan kembali sehingga arsip tersebut dapat dipergunakan dan disimpan kembali untuk jangka waktu yang lebih lama lagi.

(45)

b. Laminasi Arsip adalah menutup kertas arsip diantara dua lembar plastik sehingga arsip itu terlindung dan aman dari bahaya kena air, udara, dan serangan serangga pemakan/perusak arsip. Dengan cara demikian arsip akan tahan lebih lama untuk disimpan.

c. Microfilm adalah arsip-arsip yang sudah rusak, rapuh sehingga tidak dapat direstorasi dan dilaminasi, apabila arsip-arsip itu masih mempunyai nilai perlu di microfilmkan. Microfilm merupakan alat foto grafis guna menyimpan keterangan yang terdapat pada dokumen-dokumen kantor untuk mengawetkan arsip yang sudah rusak sehingga tidak dapat direstorasi. Dengan cara mengadakan pemotretan suatu arsip yang perlu diawetkan lalu dipindahkan ke lembaran film kecil. Apabila film kecil itu akan dipergunakan kembali maka film itu dapat dipasang pada suatu alat yang dilengkapi dengan lampu sorot yang dapat memperbesar film kecil itu pada suatu layar (display) sehingga dapat dibaca. Alat ini dinamakan alat baca film (microfilm reader) atau film projector.

Sistem pengamanan arsip di Ruang Kepala Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara wajib menjaga kerahasiaan arsip baik lisan maupun tulisan, dari pihak internal maupun eksternal, tidak menyerahkan tugas yang berhubungan dengan arsip kepada pihak yang tidak berwenang, tidak diperbolehkan meletakkan arsip di sembarang tempat, dan tidak diperbolehkan membawa arsip ke luar kantor tanpa ijin.

G.3 Sistem Pemeliharaan Arsip

Pemeliharaan merupakan usaha pengamanan arsip agar terawat dengan baik sehingga mencegah kemungkinan adanya kerusakan dan hilangnya arsip. Perawatan merupakan kegiatan mempertahankan kondisi arsip agar tetap baik dan mengadakan perbaikan pada arsip yang sudah rusak agar informasinya tetap terpelihara.

(46)

a. Ruang tempat penyimpanan arsip harus cukup luas, bersih, dan terang. Ventilasi dipasang filter agar cahaya tidak langsung menembus ke dalam ruangan.

b. Menggunakan bahan bangunan yang tidak mudah rusak dimakan rayap, terbakar dan dinding/lantai tidak lembab.

c. Lokasi bangunan berada di daerah yang aman dan jauh dari pengaruh banjir dan bencana alam lainnya.

d. Temperatur suhu dan kelembaban disesuaikan dengan kebutuhan penyimpanan untuk diperlukan AC dan dilengkapi dengan alat pemadam kebakaran.

e. Peralatan kearsipan seperti rak, filing cabinet, elmari gambar yang berkualitas baik dan memenuhu standarisasi yang telah ditentukan.

Pemeliharaan arsip yang diterapkan di Ruang Kepala Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :

a. Pengaturan ruangan

Ruangan penyimpanan arsip di Ruang Kepala Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mempunyai ventilasi yang memadai, sinar matahari tidak secara langsung menembus kedalam ruangan dan kelembaban ruangan tetap terjaga.

b. Pemeliharaan tempat penyimpanan

Arsip di Ruang Kepala Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara disimpan di dalam lemari arsip yang terbuat dari lemari besi/metal dengan dua pintu. c. Penggunaan bahan-bahan pencegah

Untuk menjaga keutuhan arsip di Ruang Kepala Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara digunakan confer (kapur barus) disetiap lemari arsip untuk menghindari serangga atau kutu yang bisa merusak arsip.

(47)

Arsip yang dipinjam tidak boleh dipinjam oleh sembarang orang tetapi harus meminta persetujuan dari Ruang Kepala Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

e. Kebersihan

Ruangan arsip di Ruang Kepala Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara harus dibersihkan setiap hari oleh petugas kebersihan sehingga selalu kelihatan rapi, bersih, sejuk, dan tidak berantakan.

Sistem pemeliharaan arsip di Ruang Kepala Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah dapat dikatakan baik. Hal ini dapat diketahui dari ruangan tempat penyimpanan arsip yang memiliki ventilasi yang memadai dan menggunakan pendingin ruangan (AC) serta matahari tidak secara langsung keruangan.

(48)

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

Berdasarkan uraian yang telah dikemukakan pada bab sebelumnya, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut :

A. Kesimpulan

1. Sistem Penyimpanan arsip di Ruang Kepala Tata Usaha Universitas Sumatera Utara menggunakan sistem penyimpanan berdasarkan pokok masalah atau subjek dan tanggal masuk arsip.

2. Sistem Pemeliharaan arsip di Ruang Kepala Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumtera Utara meliputi :

a. Ruang kerja yang nyaman, ventilasi udara yang memadai, dan cahaya matahari tidak secara langsung menembus ke dalam ruangan.

b. Arsip disimpan di dalam lemari kaca dan lemari arsip (filing cabinet) yang terbuat dari besi atau metal.

c. Arsip selalu dijaga kebersihannya dan selalu diberi kapur barus (confer).

3. Sistem Pengamanan arsip di Ruang Kepala Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumtera Utara meliputi :

a. Lokasi bangunan berada di daerah yang aman dan jauh dari daerah banjir.

b. Menggunakan bahan bangunan yang tidak mudah rusak di makan rayap/terbakar. B. Saran

Berdasarkan uraian dan kesimpulan diatas penulis membuat saran-saran sebagai berikut :

(49)

Sistem kearsipan di Ruang Kepala Tata Usaha Universitas Sumatera Utara sudah dikatakan baik, oleh sebab itu perlu dipertahankan dan bila perlu ditingkatkan lagi supaya arsip-arsip tersimpan dengan aman.

1. Bagi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

a. Arsip-arsip yang dipinjam sebaiknya menggunakan kartu pinjam arsip.

b. Untuk menghemat biaya-biaya yang ada di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera utara hendaknya mendaur ulang arsip yang sudah inaktif menjadi kertas yang bisa digunakan untuk kegiatan kantor bukan dimusnahkan dengan cara di bakar.

c. Untuk mempermudah penemuan kembali arsip sebaiknya menggunakan software khusus untuk kearsipan untuk mengolah semua arsip yang ada. Dengan menggunakan software ini akan mempermudah kembali arsip dan penggunaan lemari arsip juga tidak perlu banyak-banyak yang dapat memakan banyak tempat di kantor.

2. Bagi Penulis

Sebagai bahan masukan agar dapat diterapkan didunia kerja yang berhubungan dengan sistem pengarsipan.

(50)

DAFTAR PUSTAKA

Amsyah, Zulkifli, 2005. Manajemen Kearsipan. Jakarta : Gramedia Pustaka Umum.

Gie, The Liang, 2000. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta : Liberty.

Label. Ensiklopedia Administrasi,

Sedarmayanti, 2003. Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Bandung : Mandar Maju.

Sukoco, Badri Munir, 2006. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Surabaya : Erlangga.

Surojo, Yohannes, 2006. Manajemen Kearsipan. Cetakan I. Malang : Dioma.

Wijaya, A.W, 1990. Himpunan Undang-Undang dan Peraturan Kearsipan Republik Indonesia. Jakarta : Rajawali Pers.

Wiyasa, Thomas, 2003. Tugas Sekretaris Dalam Mengelola Surat Dan Arsip Dinamis. Jakarta : Pradnya Paramita.

Wursanto, Ignasius, 2000. Kearsipan II. Yogyakarta : Kanisius.