1 Arsip Nasional Republik Indonesia sebagai inti organisasi Lembaga Kearsipan
Nasional yang selanjutnya disebut dengan Arsip Nasional Pusat. 2
Arsip Nasional Republik Indonesia yang berada di masing-masing Daerah Tingkat-I, yang selanjutnya disebut dengan Arsip Nasional Daerah.
b. Berasal dari instansi pemerintah atau swasta
1 Arsip Primer merupakan arsip asli bukan merupakan salinan copy atau
tembusantindasan. 2
Arsip Sekunder adalah arsip yang berupa salinan, copy tembusantindasan. 3
Arsip Sentral adalah arsip yang disimpan pada pusat arsip atau arsip yang dipusatkan penyimpanannya sentralisasi.
4 Arsip Unit adalah arsip yang penyimpanannya dilakukan oleh masing-masing
unit dimana arsip tersebut dibuat desentralisasi.
F. Peralatan Penataan Arsip
Dalam menyelenggarakan kearsipan dibutuhkan berbagai macam peralatan yang akan membantu untuk menyimpan arsip dalam lemari arsip sedemikian rupa. Sehingga arsip yang
disimpan kelihatan teratur dan rapi serta memudahkan dalam pencarian kembali.
Peralatan yang umumnya digunakan adalah sebagai berikut : 1.
Lemari arsip filing cabinet yaitu tempat penyimpanan arsip yang terbuat dari aluminium dan baja yang tahan api. Pada umumnya lemari arsip ini terdiri dari laci-
laci yang berkisar tiga sampai sepuluh kaki. Lemari arsip ada dua jenis yaitu: a.
Drawer type filing cabinet yaitu filing cabinet yang laci-lacinya dapat ditarik kedalam dan keluar dan biasanya disusun dalam bentuk vertikal.
Universitas Sumatera Utara
b. Lateral filing cabinet yaitu filing cabinet yang berpintu dan mempunyai alas
untuk menaruh semua arsip dan mempunyai beberapa tingkat atas. 2.
Sekat guide adalah lembaran yang dipergunakan sebagai petunjuk atau sekat pemisah dalam penyimpanan arsip. Sekat terdiri dari dua bagian yaitu: bagian yang
menonjol disebut tab atau tab guide yang berguna untuk menempatkan atau mencantumkan kode-kode, tanda-tanda atau indeks-indeks klarifikasi dan badan
guide. 3.
Berkas kotak Box File, adalah kotak yang dipergunakan untuk menyimpan berbagai warkat dan kemudian ditempatkan pada rak arsip. Biasanya setiap berkas kotak berisi
arsip yang sejenis. 4.
Map Folder yaitu lipatan kertas atau karton yang dipergunakan untuk menyimpan arsip. Pada folder terdapat tab yaitu bagian yang menonjol pada sisi atas untuk
menempatkan file yang bersangkutan.
Sesuai dengan fungsi dan cara mempergunakannya map dapat dibedakan atas : a. Map biasa yaitu map yang berguna untuk menyimpan sementara warkat-warkat
atau arsip. b. Map jepit yaitu map yang memakai jepitan dari logam untuk memegang warkat
atau arsip dengan kuat sehingga arsip yang di dalamnya tidak mudah lepas. c. Map tebal atau map besar yaitu map dengan memakai jepitan khusus dan bentuknya
kokoh sehingga dapat disimpan secara vertikal atau berdiri tegak. d. Stopmap tali yaitu stopmap yang memakai tali pengikat sebagai alat merapatkannya
yang terbuat dari karton dan diberi tali dari kain atau pita. 5.
Mesin- mesin kantor yaitu semua peralatan kantor yang cara kerjanya secara otomatis baik secara mekanis maupun secara elektronik. Mesin-mesin kantor yang
Universitas Sumatera Utara
dipergunakan dalam bidang kearsipan misalnya: mesin komputer, mesin fotocopy, mesin print, dan mesin penghancur kertas.
6. Alat-alat tulis kantor yaitu alat alat yang berhubungan dengan pekerjaan tulis menulis
misalnya: pulpen, pensil, rol, stabilo,dan lain-lain.
Adapun peralatan arsip di Ruang Kepala Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara, yaitu :
1. Lemari Arsip
Digunakan untuk menyimpan segala arsip, terdiri dari :
a. 3 buah drawer filling cabinet 4 rak terbuat dari baja b. 1 buah filling cabinet 2 pintu
c. 2 buah lemari kaca
2. Letter File dan Box File
Digunakan untuk menyimpan berkas setelah di punch. Terbuat dari bahan karton dengan warna hitam dan abu-abu.
3. Mesin-mesin kantor seperti komputer dan printer
4. Alat Tulis Kantor lainnya seperti pulpen, pinsil, penggaris, stabilo, punch, stepler,
staplest, paper clip, remover, sekat dan map. Seluruh peralatan arsip yang dibutuhkan dalam sistem pengarsipan di Ruang Kepala
Tata Usaha sudah dipenui secara keseluruhan, kecuali lateral filing cabinet. Karena pada umumnya drawer filling cabinet membutuhkan ruangan yang cukup luas.
G. Sistem Penyimpanan, Pengamanan, dan Pemeliharaan Arsip
