Sistem Penyimpanan, Pengamanan Dan Pemeliharaan Kearsipan Pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumeatera Utara

TUGAS AKHIR

SISTEM PENYIMPANAN, PENGAMANAN DAN PEMELIHARAAN KEARSIPAN PADA BAGIAN KEUANGAN FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMEATERA UTARA

OLEH :

DIDAR ADINDA 072103039

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang senantiasa memberikan kesehatan dan kemampuan pada penulis untuk dapat menyelesaikan tugas akhir ini. Penulisan tugas akhir ini ditujukan untuk memenuhi salah satu syarat yang telah ditetapkan dalam rangka menyelesaikan Program Studi Diploma-III Jurusan Kesekretariatan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Adapun judul tugas akhir yang dipilih adalah “Sistem Penyimpanan, Pengamanan dan Pemeliharaan Kearsipan pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.

Penulis menyadari bahwa tugas akhir ini tak luput dari kekurangan-kekurangan baik dari segi susunan dan tata bahasa karena masih terbatasnya ilmu pengetahuan dan pengalaman yang penulis miliki. Penyelesaian tugas akhir ini ternyata tidak semudah yang penulis bayangkan sebelumnya dan penulis menyadari bahwa dalam tugas akhir ini masih terdapat kesalahan pada penulisan maupun bahasa.

Selama proses penyelesaian tugas akhir ini, dimulai dari pelaksanaan magang, riset hingga akhirnya penyelesaian penulis telah banyak menerima bantuan dan bimbingan. Penulis juga menyadari bahwa segala kerja keras penulis tidak akan berhasil tanpa bantuan dan bimbingan dari semua pihak. Untuk itu pada kesempatan ini dengan segala kerendahan hati serta rasa hormat perkenanlah penulis mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya kepada :

1. Ayahanda H. Ir. Aswin Nurdin Nasution dan Ibunda Hj. Idulina Fitri Dalimunthe SH yang telah mengasuh, mengasihi, membesarkan, membimbing dan selalu memberi dukungan kasih sayang kepada penulis dengan tulus dan ikhlas.

2. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Ibu Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si selaku Ketua Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

4. Ibu Dr. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA selaku Sekretaris Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

5. Ibu Dra. Setri Hiyanti Siregar, M.Si selaku Dosen Pembimbing yang telah meluangkan waktu dan pikirannya untuk memberikan bimbingan (saran) yang sangat berguna kepada penulis dalam rangka penyusunan Tugas Akhir ini.

6. Ibu Eka Yuliani, SE selaku staf pegawai bagian keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang telah memberikan data dan keterangan saat penulis melakukan riset.

7. Seluruh Dosen Pengajar dan Pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

8. Saudara kandung penulis, Mohammad Aulia Nasution dan Akmal Akbar Nasution SH serta keluarga besar yang selalu memberikan kebahagiaan, dukungan dan semangat.

9. Sahabat-sahabat terbaik penulis yaitu Dilla, Amel, Nadia, Muti, Ita, bang Dedek, bang Datok, bang Arie, Bang Dito dan sahabat-sahabat di SMA yang selalu memberikan persahabatan yang indah dan keceriaan dan khususnya untuk Didit Trisunu yang selalu memberikan inspirasi, kebahagiaan, dukungan semangat dan keceriaan bagi penulis.

10.Teman-teman D-III Kesekretariatan 2007 dan khususnya Retno, Waya, Tari, Yoan, Widya, Agung, Iwan, Rina, Azdhani, Indah, Yanti, Oky serta teman-teman kelompok magang penulis yaitu Anggi, Andy, Lisa, Dani, Linda yang telah melengkapi keindahan masa kuliah penulis.

11.Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu, terima kasih atas dukungan dan bantuannya.

Penulis mengucapkan terima kasih hanya bisa berdoa semoga kiranya bantuan, semangat dan kebahagiaan yang telah diberikan kepada penulis agar dapat dibalas oleh Allah Subhana Wata’ala. Penulis berharap agar tugas akhir ini memberikan manfaat bagi semua pihak.

Medan, Juni 2010 Penulis,

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR TABEL ... v

DAFTAR GAMBAR ... vi

BAB I PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang ... 1

B. Permasalahan ... 4

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 4

D. Jadwal Kegiatan ... 5

E. Sistematika Penulisan ... 5

BAB II PROFIL PERUSAHAAN/INSTANSI ... 7

A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi USU ... 7

B. Jenis Usaha/Kegiatan ... 9

C. Struktur Organisasi ... 10

D. Job Description ... 13

E. Kinerja Usaha Terkini pada Fakultas Ekonomi ... 18

F. Rencana Kegiatan... 19

BAB III PEMBAHASAN ... 20

A. Pengertian Arsip ... 20

B. Jenis Arsip ... 22

C. Peranan dan Tujuan Kearsipan ... 23

D. Ciri-ciri Sistem Kearsipan yang Baik ... 24

E. Alat-alat yang Digunakan Untuk Menyimpan Arsip ... 26 F. Sistem Penyimpanan, Pengamanan dan Pemeliharaan Arsip

Pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara ... 29

1. Sistem Penyimpanan Arsip Pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara Penciptaan Arsip ... 29

2. Sistem Pengamanan Arsip pada Bagian Keungan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 32

3. Sistem Pemeliharaan Arsip Pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 34

G. Sistem Penyusutan dan Pemusnahan ... 37

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 42

A. Kesimpulan ... 42

B. Saran ... 43

DAFTAR TABEL

Halaman

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU ... 12

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Informasi merupakan sarana penting dalam proses pencapaian tujuan. Arsip sebagai informasi mempunyai peranan penting dalam pengambilan keputusan dan merumuskan kebijaksanaan yang akan diterapkan di dalam sebuah instansi atau organisasi, karena arsip berfungsi untuk mempermudah dan memperlancar jalannya suatu organisasi. Selain itu, arsip juga berfungsi sebagai alat ingatan, sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang diperlukan dalam kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuat laporan, pertanggung jawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya. Tanpa arsip tidak mungkin seseorang dapat mengingat segala macam dokumen dan catatan yang begitu rumit secara lengkap (Widjaja, 2000:7)

Pada dasarnya keberadaan arsip pada lingkungan perkantoran tidak dapat dilepaskan dari pelaksanaan kegiatan administrasi khususnya pada bagian Keuangan karena kearsipan merupakan urat nadi dalam seluruh kegiatan tersebut. Kearsipan yang teratur dan tertib dapat menjadi alat informasi dan referensi yang membantu lembaga-lembaga pemerintah dan lembaga-lembaga-lembaga-lembaga swasta dalam melancarkan kegiatan administrasi. Oleh karena itu pengelolaan terhadap arsip harus diterapkan sebaik mungkin agar setiap saat arsip dapat diambil atau ditemukan kembali dalam waktu yang cepat. Apabila arsip tidak disimpan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan maka hal ini dapat menghambat kelancaran pekerjaan administrasi. Oleh karena itu, pengelolaan arsip membutuhkan tekhnik dan keterampilan khusus karena data yang akan dihasilkan, diterima, diproses dan dibuang tidak terbatas jumlahnya. Kegiatan kearsipan di instansi

atau organisasi dilaksanakan dengan maksud memberikan pelayanan yang dibutuhkan oleh instansi atau organisasi dan merupakan suatu aktivitas yang bersifat rutinitas (Lasa Hs, 2010:9)

Efektivitas pengelolaan kearsipan pada suatu instansi atau organisasi dipengaruhi oleh mental dan fisik pegawai yang bekerja pada unit kearsipan, sarana atau fasilitas yang digunakan dalam membantu pengelolaan arsip yang tersedia untuk penyimpanan, pengamanan dan pemeliharaan arsip tersebut. Oleh karena itu perlu mendapat dorongan untuk dapat bekerja dengan lebih baik sehingga efektivitas pengelolaan kearsipan dapat tercapai dengan baik pula. Dorongan tersebut adalah berupa pemenuhan kebutuhan pegawai yaitu dengan pemberian gaji yang baik, jaminan kesejahteraan dan jaminan kerja (Lasa Hs, 2010:4)

Fungsi arsip sebagai alat ingatan, sumber informasi dan sebagai alat pengawasan perlu dikelola dengan baik agar dapat memperlancar seluruh dan proses pekerjaan kantor yang berdayaguna. Untuk dapat melaksanakan tugas ini, pegawai yang bekerja unit kearsipan bukan hanya ditunjang oleh faktor kemauan terhadap pekerjaan tetapi juga harus memiliki keterampilan khusus di bidang kearsipan sehingga tujuan yang ingin dicapai dapat terlaksana dengan baik.

Meskipun kearsipan berperan penting dalam suatu organisasi, tetapi masih banyak instansi atau organisasi yang belum melakukan penataan arsip dengan baik. Dalam pelaksanaannya masih banyak dijumpai arsip-arsip yang ditumpukkan di dalam lemari yang tidak tersusun rapi sehingga sulit untuk ditemukan kembali. Akibat dari hal ini tentunya kelestarian informasi yang terkandung dalam arsip tersebut tidak dapat terjamin dan akan lenyap. Maka berdasarkan alasan tersebut penyimpanan, pengamanan

dan pemeliharaan arsip mutlak harus dilaksanakan untuk menjamin kelestarian informasi yang terkandung dalam arsip tersebut.

Kegiatan-kegiatan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara khususnya di bagian Keuangan juga tidak terlepas dari peran penting kearsipan. Banyak sekali arsip yang harus diolah dan disimpan, oleh sebab itu perlu diterapkan suatu sitem kearsipan yang benar. Masalah yang sering dihadapi berkaitan dengan sistem kearsipan yakni proses pendistribusian yang salah, penyimpanan arsip yang tidak teratur (sembarangan), tidak terjadwal jangka waktu retensi arsip, proses pemeliharaan yang tidak sesuai prosedur, dan penyusutan arsip yang tidak terlaksana dengan baik.

Berdasarkan uraian di atas, penulis merasa tetarik untuk mengetahui bagaimana penataan sistem arsip yang baik pada bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara melalui penulisan laporan tugas akhir yang berjudul “Sistem

Penyimpanan, Pengamanan dan Pemeliharaan Kearsipan pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.

B. Permasalahan

Berdasarkan latar belakang, maka penulis merumuskan masalah yang menjadi dasar dalam penyusunan tugas akhir sebagai berikut “Bagaimana Proses Penyimpanan, Pengamanan dan Pemeliharaan kearsipan pada bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara?”

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian

1. Tujuan

a. Merupakan syarat mutlak untuk dapat menyelesaikan pendidikan Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

b. Untuk mengetahui bagaimana proses penyimpanan, pengamanan dan pemeliharaan kearsipan pada bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Manfaat

Adapun manfaat dari penelitian ini adalah :

a. Bagi organisasi, sebagai bahan masukan yang dapat digunakan untuk penyempurnaan penyimpanan, pengamanan dan pemeliharaan kearsipan pada bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara untuk memperbaiki sistem kearsipan di masa yang akan datang.

b. Bagi penulis, menambah pengetahuan dan wawasan di bidang penyimpanan, pengamanan dan pemeliharaan kearsipan pada bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

c. Bagi pihak lain, sebagai bahan acuan dan referensi terhadap objek yang sama bagi penulis lainnya yang akan melakukan penelitian.

D. Jadwal Kegiatan

Penelitian ini dilakukan oleh penulis pada bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara pada tanggal 26 Maret 2010 sampai dengan 09 April 2010 dan jadwal kegiatan dapat dilihat pada Tabel 1.1 sebagai berikut:

Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan

No Kegiatan

Minggu Ke

I II III

1 Persiapan √

2 Pengumpulan Data √ √

3 Penulisan √ √ √

E. Sistematika Penulisan

Adapun sistematika penulisan dari penulisan tugas akhir ini adalah :

BAB I. PENDAHULUAN

Bab ini membahas latar belakang, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, jadwal kegiatan dan sistematika penulisan.

BAB II. PROFIL FAKULTAS EKONOMI

Bab ini membahas sejarah ringkas, struktur organisasi, job description, jaringan usaha/kegiatan, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB III. PEMBAHASAN

Bab ini menguraikan pengertian arsip, jenis arsip, peranan dan tujuan kearsipan, alat-alat yang digunakan untuk penyimpanan arsip, sistem penyimpanan, pengamanan dan pemeliharaan kearsipan serta sistem penyusutan dan pemusnahan arsip pada bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB IV. KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini menyajikan tentang kesimpulan dari penelitian dan saran-saran yang diajukan.

BAB II

PROFIL FAKULTAS EKONOMI

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di kota Medan atau di luar Propinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syariah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar. Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu tekhnik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).

Berhubungan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiahkuala, maka memperoleh status negeri dengan surat keputusan menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No.64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.

Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen Pendidikan tinggi No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan No. 23/DIKTI/Kep/1987 No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 Program Pendidikan D-III. Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3 (tiga) Departemen, yaitu : Departemen Ekonomi Pembangunan, Departemen Manajemen dan Departemen Akuntansi. Program Diploma-III terdiri dari : Jurusan Kesekretariatan, Jurusan Keuangan, Jurusan Akuntansi. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumtera Utara

Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai Berikut :

a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar.

b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.

d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada Mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan Stakeholders lainnya.

e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dn internasional.

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :

a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional.

b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksakan penelitian-penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap perkembangan/ perubahan.

B. Jenis Usaha/Kegiatan

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/ pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan. Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan social berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi : Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat. Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.

C. Struktur Organisasi

Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/ keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Tujuan ini ditetapkan demi tercapainya tujuan umum suatu yaitu untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah diteapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi. Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.

Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan persorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan memncakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran tunggal. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1

Gambar 2.1 Bagan Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara Sumber : Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Rektor dan Pembantu rektor

Dekan dan Pembantu dekan

Dewan pertimbangan

fakultas

Kepala dan sekretaris studi intra

departemen

Kepala bagian tata usaha fakultas

Unit penunjang fakultas

Ketua lab/studio/bengkel Ketua program studi

intra departemen Ketua program studi

inter departemen

Kepala sub bagian tata usaha departemen

Kepala sub bagian tata usaha fakultas

D. Job Description

Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada bagian Tata Usaha

dan Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU yang tediri dari : 1. Bagian Tata Usaha

Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.

b. Menghimpun Menelaah Peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umumdan keuangan, kemahasiwaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan, dan kearsipan.

e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas. f. Melakasanakan administrasi pendidikan, penelitian dan pengabdian/ pelayanan

kepada masyarakat.

g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas. h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas. i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.

j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.

k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.

2. Sub Bagian Akademik Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

b. Mengumpulkan dan Mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.

c. Melakukan administrasi akademik.

d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan saran akademik.

e. Menghimpun dan mengklasifikasikan data pencapaian target kurikulum. f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas.

h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

3. Sub Bagian Umum dan Keuangan Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan. c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.

d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.

f. Melakuakan penerimaan, penyimpanan, pembekuan, pengeluaran, dan pertanggung jawaban keuangan.

g. Melakukan pembayaran gaji honorarium, lembur. Vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.

h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.

i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.

j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

4. Sub Bagian Kepegawaian Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. c. Melakukan urusan mutasi pegawai.

d. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.

e. Memproses penempatan angka kredit jabatan fungsional usul kenaikan jabatan/pangkat surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, izin dan cuti.

f. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai. g. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional. h. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.

i. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni. c. Melakukan administrasi kemahasiwaan.

d. Melakukan urusan izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan. e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa yang berprestasi.

f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas.

g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir dan layanan kesejahteraan mahasiswa.

h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan. i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni

j. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahiswaan dan alumni.

k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

6. Sub Bagian Perlengkapan Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.

c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan. d. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan. e. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan

f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.

g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

E. Kinerja Usaha Terkini pada Fakultas Ekonomi

Setiap perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai

dengan tujuan perusahaan. Butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong pencapaian hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan Fakultas adalah menyelengarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya.

Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik. Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri,

Isra’ Mi’raj dan lain lain) sehingga para civitas akademika selalu memilki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang maha Esa.

Pada tahun 2009 Fakultas Ekonomi mampu menampung mahasiswa baru sebanyak 1.071 orang. Jurusan S1 Ekonomi Pembangunan jumlah mahasiswa sebanyak 131 orang, yang terbagi atas jumlah laki-laki sebanyak 64 orang, perempuan 67 orang. Jurusan S1 Manajemen jumlah mahasiswa sebanyak 258 orang, yang terbagi atas jumlah laki-laki sebanyak 137 orang, perempuan 121 orang. Jurusan S1 Akuntansi jumlah mahasiswa sebanyak 324 orang, yang terbagi atas jumlah laki-laki sebanyak 122 orang, perempuan 202 orang. Jurusan D3 Keuangan jumlah mahasiswa sebanyak 137 orang, yang terbagi atas jumlah laki-laki sebanyak 53 orang, perempuan 84 orang. Jurusan D3 Akuntansi jumlah mahasiswa sebanyak 129 orang, yang terbagi atas jumlah laki-laki sebanyak 37 orang, perempuan 92 orang. Jurusan D3 Sekretaris jumlah mahasiswa sebanyak 92 orang, yang terbagi atas jumlah laki-laki sebanyak 6 orang, perempuan 86 orang.

F. Rencana Kegiatan

Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain : a. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil.

b. Perkuliahan semester genap/ganjil.

c. Ujian mid semester/ujian semester genap/ ganjil. d. Wisuda mahasiswa.

BAB III PEMBAHASAN

A. Pengertian Arsip

Arsip dalam bahasa Belanda disebut “Archief”, sedang dalam bahasa Inggris disebut “Archieve”, kata inipun berasal dari bahasa Yunani yaitu dari kata “arche” yang berarti “permulaan”. Kemudian kata “arche” ini berkembang menjadi kata “Archia” yang berarti “catatan”. Selanjutnya, dari kata “Archia” berubah lagi menjadi kata “Ar-cheion” yang berarti ‘Gedung Pemerintahan”. Sedangkan dalam bahasa Latin, disebut “Archivum”, dan akhirnya dalam bahasa Indonesia dipakai istilah “Arsip” sampai saat ini (Serdamayanti, 2003:7).

Arsip merupakan salah satu produk pekerjaan kantor (office work) (Wursanto, 2000:11). Produk Pekerjaan kantor lainnya, ialah : formulir, surat, dan laporan. Formulir adalah daftar isian yang dibuat atau dicetak dalam bentuk yang seragam, dipergunakan untuk mencatat atau merekam, mengumpulkan, dan mengirim informasi. Surat adalah suatu alat penyampaian informasi atau keterangan-keterangan (keputusan, pernyataan, pemberitahuan, permintaan, dan sebagainya) secara tertulis dari satu pihak ke pihak lain. Laporan adalah setiap tulisan yang berisi hasil pengolahan informasi.

Pengertian arsip menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia adalah simpanan surat-surat penting. Menurut pengertian tersebut, tidak semua surat dikatakan arsip. Surat dapat dikatakan arsip apabila memenuhi persyaratan berikut ini :

1. Surat tersebut masih mempunyai kepentingan (bagi lembaga, organisasi, instansi, perseorangan) baik untuk masa kini maupun untuk masa yang akan datang.

2. Surat tersebut masih mempunyai nilai kegunaan dan disimpan dengan mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga dengan mudah dan cepat ditemukan apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali.

Pengertian arsip di Indonesia diatur dalam Undang-Undang No.7 Tahun 1971 tentang “Ketentuan Pokok Kearsipan” pada Bab I pasal I berbunyi sebagai berikut :

1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan-Badan Pemerintahan dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan Pemerintah.

2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta dan/atau perorangan dalam bentuk corak ataupun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Defenisi di atas menjelaskan bahwa arsip merupakan sumber informasi dan pusat ingatan bagi seluruh kegiatan organisasi, dimana surat/warkat yang diproses berdasarkan pengklasifikasian atau penggolongan yang disusun, disimpan, dan dipelihara sedemikian rupa selama masih diperlukan.

B. Jenis Arsip

Menurut fungsi dan kegunaanya arsip dapat digolongkan menjadi arsip dinamis dan arsip statis. Menurut Undang-undang No.7 Tahun 1971, yang dimaksud dengan arsip dinamis dan arsip statis adalah sebagai berikut:

1. Arsip Dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Singkatnya dapat dikatakan bahwa arsip dinamis adalah

arsip-arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Selanjutnya arsip dinamis menurut fungsi dan kegunaannya dapat dibedakan menjadi :

a. Arsip aktif adalah arsip-arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan kerja. Jadi, arsip aktif masih ada ditempat-tempat / unit pengolah dalam suatu kantor/organisasi.

b. Arsip semi aktif adalah arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun. Arsip semi aktif maksudnya arsip-arsip dalam masa transisi secara aktif dan inaktif.

c. Arsip inaktif atau semi statis adalah arsip-arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.

2. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. Singkatnya dapat dikatakan bahwa arsip statis adalah arsip-arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

C. Peranan dan Tujuan Kearsipan 1. Peranan Kearsiapan

Peranan kearsipan adalah sebagai alat utama ingatan organisasi dan bahan informasi, sebagai alat pembuktian (bukti otentik), bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan, barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya,

Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan-keputusan perumusan kebijakan. Oleh sebab itu, untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, dan benar haruslah memiliki prosedur kerja yang baik dibidang kearsipan.

Jadi, dapat kita simpulkan bahwa peranan kearsipan sangatlah potensial dan tidak mungkin dapat dihapus dalam menunjang kelancaran kegiatan administrasi.

2. Tujuan Kearsipan

Tujuan arsip secara umum adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban nasional tentang rencana, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangssan serta untuk menyediakan bahan pertanggung jawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah.

Tujuan kearsipan adalah agar dapat dengan mudah dan cepat ditemukan kembali, arsip terawat dengan baik dan tersimpan rapi, terjamin keselamatannya dengan sistem tertentu

D. Ciri-ciri Sistem Kearsipan yang Baik

Tujuan adalah sesuatu yang ingin (hendak) dicapai. Setiap sistem mempunyai tujuan. Demikian juga sistem kearsipan mempunyai tujuan yaitu menjamin keselamatan arsip dan penyedia kembali arsip dengan cepat ketika dibutuhkan. Untuk mencapai tujuan instansi (baik pemerintah maupun swasta) harus mampu menjalankan suatu sistem kearsipan yang baik. Menurut Wursanto

(2000:32) sistem kearsipan yang dijalankan oleh suatu instansi dikatakan baik apabila mempunyai ciri-ciri sebagai berikut :

1. Mudah dilaksanakan

Sistem kearsipan harus mudah dilaksanakan, sehingga tidak menimbulkan kesulitan baik dalam penyimpanan, pengambilan maupun dalam pengembalian arsip-arsip.

2. Mudah dimengerti

Sistem kearsipan harus mudah dimengerti oleh para pegawai kearsipan sehingga tidak menimbulkan banyak kesalahan dalam pelaksanaannya.

3. Murah/Ekonomis

Sistem kearsipan yang diselenggraakan harus mudah/ekonomis baik dalam penegeluaran dana/biaya maupun dalam pemakaian tenaga, peralatan atau perlengkapan arsip.

4. Tidak memakan tempat

Tempat penyimpanan dapat berupa ruangan, bangunan atau gudang (gedung arsip), rak arsip, lemari dan sebagainya terlepas dari jenis dan bentuk tempat yang dipergunakan pada dasarnya.

5. Mudah dicapai

Sistem kearsipan yang dilaksanakan hendaknya cocok atau sesuai dengan jenis dan luas lingkup kegiatan organisasi. Suatu sistem kearsipan yang baik bagi suatu organisasi belum tentu baik atau cocok apabila dilaksanakan oleh organisasi lain.

Fleksibel atau luwes artinya sistem filling yang digunakan dapat diterapkan disetiap satuan organisasi dan dapat mengikuti perkembnagan organisasi. Organisasi pada umumnya bersifat dinamis (berkembang). Jadi jangan sampai filling yang dilaksananakan setiap saat berubah karena perkembangan organisasi.

7. Dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip

Salah satu tujuan kearsipan adalah menyimpan dengan baik, memelihara dan mencegah dari berbagai macam bentuk kerusakan. Arsip-arsip harus terpelihara dari berbagai macam bentuk kerusakan yang disebabkan oleh binatang, serangga, rayap, dan kelembapan udara.

8. Mempermudah pengawasan

Untuk mempermudah pengawasan dalam bidang kearsipan, sistem kearsipan akan dilaksanakan dibantu dengan mempergunakan berbagai macam perlengkapan/peralatan misalnya, Kartu Indeks, Lembar Pengantar, Lembar Tunjuk Silang, Kartu Pinjaman Arsip atau Out slip dan sebagainya.

E. Alat-Alat Yang Digunakan Untuk Penyimpanan Arsip 1. Map

Map adalah Lipatan kertas atau karton (kertas manila) yang dipergunakan untuk menyimpan arsip. Map mempunyai macam-macam bentuk dan ukuran. Sesuai dengan fungsi dan cara mempergunakannnya, map dapat dibedakan menjadi 4 macam yaitu:

a. Map biasa, disebut juga stopmap atau stofmap atau stopmap folio. Stopmap dilengkapi dengan daun-daun penutup yang berfungsi melindungi atau menahan warkat-warkat yang disimpan didalamnya agar tidak mudah lepas atau terpisah dari satuan atau himpunan.

b. Stopmap tali adalah Stopmap yang memakai tali pengikat sebagai alat merapatkannya. Stopmap tali disebut juga partapel yang terbuat dari karton dan diberi tali dari kain atau pita.

c. Map jepitan adalah Map yang memakai jepitan dari logam untuk memegang warkat atau arsip dengan kuat sehingga arsip didalamnya tidak mudah terlepas. Dalam praktek perkantoran, map jepit lebih dikenal dengan nama snelhecter.

d. Map tebal.

Map tebal atau map besar dengan jepitan, adalah Map dengan memakai jepitan khusus dan bentuknya kokoh atau kuat sehingga dapat disimpan secara vertical atau berdiri/tegak. Map jenis ini sering disebut dengan briefordner.

2. Folder

Folder merupakan Lipatan kertas tebal /karton manila berbentuk segi empat panjang untuk menyimpan atau untuk menempatkan arsip atau sekelompok arsip didalam file/filling cabinet. Bentuk folder seperti stopmap folio, tetapi tidak dilengkapi daun penutup atau seperti map jepitan (snelhecter) tetapi tidak dilengkapi dengan jepitan.

3. Guide

Guide merupakan Petunjuk tempat berkas-berkas arsip disimpan dan sekaligus berfungsi sebagai pemisah antara berkas-berkas tersebut. Bentuknya persegi empat panjang dengan ukuran: panjang 33-35 cm dan tinggi 23-24 cm

4. Lemari Arsip (Filling Cabinet)

Filing cabinet dipergunakan untuk menempatkan folder yang telah berisi naskah-naskah/dokumen bersama dengan guide-guidenya. Umumnya filling cabinet ini berlaci empat tetapi ada juga yang berlaci lima bahkan berlaci enam.

5. Berkas Kotak (Box File)

Berkas kotak atau box file adalah Kotak yang dipergunakan untuk menyimpan berbagai warkat. Berkas kotak yang berisi warkat-warkat ditempatkan pada rak arsip.

6. Rak Arsip

Rak arsip adalah Sejenis almari tidak berpintu, yang merupakan rakitan dari beberapa keping papan, kemudian di beri tiang untuk menaruh atau menyimpan berkas-berkas atau arsip.

7. Rotary Filling

Rotary filing adalah Peralatan yang dapat berputar, dipergunakan untuk menyimpan warkat-warkat atau arsip (terutama yang berupa kartu).

Cardex adalah Alat yang dipergunakan untuk menyimpan warkat-warkat, arsip (kartu-kartu) dengan mempergunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Kartu-kartu yang akan disimpan disebelah atas dari kartu-kartu diberi tanda atau kode agar lebih mudah dilihat.

9. File yang Dapat Dilihat

File yang dapat dilihat (visible reference record file) adalah Alat yang dipergunakan untuk menyimpan kertas-kertas, warkat-warkat yang berisi keterangan-keterangan, nama-nama dan alamat-alamat yang ditempelkan pada papan/buku yang dapat dilihat dan dibaca dengan segera.

10. Mesin-Mesin Kantor

Yang dimaksud dengan mesin-mesin kantor adalah semua peralatan kantor yang cara kerjanya secara otomatis baik secara mekanis, elektris maupun elektronis. Mesin-mesin kantor yang dipergunakan dalam bidang kearsipan misalnya mesin ketik, mesin fotocopy, mesin penghancur kertas, penjepret kertas dan pelubang kertas.

11. Perangkat Komputer

Komputer adalah alat atau mesin yang digunakan untuk mengelola data dan menerima data menurut prosedur yang telah di rumuskan. Komputer termasuk mesin kantor yang dipergunakan dalam bidang kearsipan. Di bagian Keuangan, perangkat komputer di gunakan untuk mengetik surat, mengetik laporan, mengeprint dan menyimpan data-data yang sudah di ketik dan di print tersebut ke dalam folder-folder komputer sehingga penyimpanan arsip

menjadi lebih mudah dan praktis sekaligus lebih efisien karena tidak memerlukan tempat yang lebih banyak untuk menyimpan data.

F. Sistem Penyimpanan, Pengamanan dan Pemeliharaan Arsip pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

1. Sistem Penyimpanan Arsip pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Sistem penyimpanan arsip yang dipergunakan oleh masing-masing organisasi penciptaan arsip tentu saja berbeda-beda. Hal ini dikarenakan:

a. Tujuan masing-masing organisasi berbeda-beda, yang mengakibatkan perbedaan jenis kegiatan.

b. Jenis peralatan yang dipergunakan tidak sama. c. Volume pekerjaan tidak sama.

d. Kondisi fisik dari masing-masing organisasi tidak sama.

e. Kurang tersedianya tenaga ahli kearsipan dari masing-masing organisasi. Sistem penyimpanan arsip yang digunakan pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sistem berdasarkan masalah (subjek). Dalam sistem ini, semua surat dan dokumen disusun dan dikelompokkan berdasarkan masalah lalu dimasukkan ke dalam map tebal yang sudah diberi tanda atau keterangan. Hal ini berfungsi untuk mempermudah pegawai dalam menemukan arsip kembali dengan cepat.

Penyusunan arsip yang menggunakan sistem berdasarkan masalah (subject filing) merupakan tata cara penyimpanan arsip-arsip dengan mempergunakan pokok masalah sebagai pedoman untuk mengaturnya. Dalam daftar indeks, setiap

pokok masalah dibagi menjadi pokok masalah utama (main subject), sub pokok masalah (sub subject) dan sub-sub pokok masalah (sub-sub subject), contohnya :

KEUANGAN (main subject) 1. Anggaran (sub subject)

1.1 Anggaran Belanja Barang (sub-sub subject) 1.2 Anggaran Belanja Pegawai (sub-sub subject) 2. Pajak (sub subject)

Pajak Pengahasilan (sub-sub subject) Pajak Penambahan Nilai (sub-sub subject)

Penyusunan arsip yang menggunakan sistem berdasarkan masalah (subject) ini adalah sistem yang tersulit penggunaanya, tetapi merupakan sistem yang terbaik dan lebih mudah menemukan arsip di bandingkan dengan sistem kronologis, sistem nomor agenda dan sistem abjad. Sistem kronologis adalah sistem yang menata arsip berdasarkan tanggal surat masuk atau surat keluar. Dapatlah dibayangkan, betapa sulitnya menemukan kembali arsip-arsip tersebut, jika tidak diketahui tanggalnya. Sistem nomor agenda adalah sistem yang menata arsip berdasarkan nomor agenda surat masuk atau keluar, sistem ini dapat menimbulkan kesulitan untuk menemukan kembali arsip apabila tidak diketahui nomor agenda surat masuk atau surat keluat tersebut. Sistem abjad adalah sistem yang menata arsip berdasarkan huruf-huruf pertama dari nama orang-orang/organisasi. Penyimpanan arsip dengan sistem ini akan terasa sulit jika terdapat nama-nama yang sama (Abubakar, 2000:28)

a. Mudah penggunaannya bila hanya perihalnya yang diketahui b. Perluasan yang tidak terbatas

c. Biasanya pimpinan kantor lebih banyak menanyakan surat atau arsip berdasarkan masalah

Kekurangan penyimpanan arsip dengan sistem berdasarkan masalah yaitu : a. Kesulitan penggolongan

b. Tidak begitu cocok untuk macam-macam surat

c. Penyusunan arsip akan gagal apabila petugas kearsipan tidak memiliki keterampilan, kemampuan menganalisis serta memahami tugas dan fungsi organisasinya.

2. Sistem Pengamanan Arsip pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Pengamanan arsip dapat dilihat dari beberapa segi yaitu: a. Pengamanan arsip dari segi informasinya.

Pengamanan arsip dari segi informasinya telah diatur dalam Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan. Dalam Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 hanya ditetapkan mengenai ketentuan pidana yang menyangkut pengamanan arsip dari segi informasinya saja, seperti yang diatur dalam pasal 11 sebagai berikut:

1) Barang siapa dengan sengaja dan dengan melawan hukum memiliki arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 1 huruf a Undang-Undang ini dapat dipidana penjara selama-lamanya 10 (sepuluh) tahun.

2) Barang siapa yang menyimpan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 1 huruf a Undang-Undang ini dan dengan sengaja memberitahukan

hal-hal tentang isi naskah kepada pihak ketiga yang tidak berhak mengetahuinya, sedang ia diwajibkan merahasiakan hal-hal tersebut dapat dipidana penjara seumur hidup atau selama-lamanya 20 (dua puluh) tahun.

b. Pengamanan arsip dari segi fisiknya

Pengamanan arsip dari segi fisiknya adalah pengamanan kertas arsip dari segi kerusakan. Kerusakan terhadap arsip dapat terjadi karena faktor internal (dari dalam) dan faktor eksternal (dari luar). Faktor internal meliputi kualitas kertas, tinta, dan bahan perekat atau lem. Faktor eksternal antara lain meliputi kelembaban udara, udara terlampau kering, sinar matahari, kekotoran udara, debu, jamur dan sejenisnya, rayap, ngengat dan beberapa jenis serangga perusak/pemakan kertas arsip lainnya.

Pengamanan terhadap arsip dapat dilakukan dengan berbagai cara, antara lain: 1) Restorasi arsip, adalah memperbaiki arsip-arsip yang sudah rusak, sulit

dipergunakan kembali, sehingga arsip tersebut dapat dipergunakan dan disimpan kembali untuk jangka waktu yang lebih lama lagi.

2) Laminasi arsip, adalah menutup kertas arsip diantara 2 lembar plastik sehingga arsip itu terlindungi dan aman dari bahaya kena air, udara (lembab, kering) dan serangan serangga perusak/pemakan arsip.

3) Microfilm, dipergunakan untuk mengawetkan arsip-arsip yang sudah

rusak sehingga tidak dapat direstorasi, dengan cara mengadakan pemotretan suatu arsip yang perlu diawetkan, dipindahkan ke lembaran film kecil.

Sistem pengamanan arsip pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, para pegawainya mempunyai kewajiban menjaga kerahasiaan arsip baik lisan maupun tulisan, dari pihak internal maupun eksternal. Tidak menyerahkan tugas yang berhubungan dengan arsip kepada pihak yang tidak berwenang. Tidak diperbolehkan membawa arsip keluar kantor tanpa izin. Tidak diperbolehkan meletakkan arsip disembarang tempat, tetapi terkadang terdapat juga arsip-arsip yang bertumpuk dan berserakan di luar almari arsip dan filling cabinet. Hal ini lumayan sering terjadi ketika pegawai lupa untuk mengembalikan arsip-arsip tersebut ke dalam alamari arsip atau filling cabinet.

3. Sistem Pemeliharaan Arsip pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Pemeliharaan arsip adalah usaha-usaha yang dilakukan untuk menjaga arsip-arsip dari segala kerusakan dan kemusnahan. Usaha pemeliharaan arsip berupa melindungi, mengatasi, mencegah, dan mengambil langkah-langkah, tindakan-tindakan yang bertujuan untuk menyelamatkan arsip-arsip berikut informasinya (isinya) serta menjamin kelangsungan hidup arsip dari pemusnahan yang sebenarnya tidak diinginkan.

Pemeliharaan arsip dapat dilakukan dengan usaha-usaha sebagai berikut: a. Pengaturan Ruangan

Ruangan penyimpanan arsip diatur sebagai berikut:

1) Ruangan penyimpanan arsip jangan terlalu lembab dan ruangan dijaga tetap kering. Oleh sebab itu ruangan harus diberi ventilasi secukupnya

2) Ruangan harus terang, dan sebaiknya mempergunakan penerangan alam, yaitu sinar matahari.

3) Ruangan harus terhindar dari kemungkinan serangan air, misalnya banjir. Maka periksalah ruangan untuk mengetahui kemungkinan adanya talang, saluran air dan atap gedung yang bocor.

4) Ruangan harus terhindar dari kemungkinan serangan api misalnya kebakaran.

5) Ruangan hendaknya terhindar dari kemungkinan serangan hama/ serangan perusak/pemakan kertas arsip

6) Ruangan penyimpanan arsip hendaknya disesuaikan dengan bentuk arsip yang akan disimpan didalamnya.

7) Ruangan penyimpanan arsip sebaiknya terpisah dari ruangan-ruangan kantor yang lain.

8) Lokasi ruang/gedung penyimpanan arsip hendaknya bebas dari tempat-tempat industri, sebab polusi udara (kotoran udara) sebagai hasil pembakaran minyak sangat berbahaya bagi kertas-kertas arsip.

b. Kebersihan

Kebersihan arsip meliputi: 1) Kebersihan ruangan

Membersihkan ruangan sebaiknya dilakukan sekurang-kurangnya seminggu sekali. Dibersihkan dengan alat penyedot debu (vacuum cleaner) dan dilarang merokok, makan dan minum didalam ruangan penyimpanan arsip.

2) Kebersihan arsip

Menjaga kebersihan arsip dapat dilakukan dengan cara arsip-arsip dibersihkan dengan vacuum cleaner, jangan membersihkan dengan sabut bulu ayam atau sulak. Apabila ditemukan arsip-arsip yang rusak dimakan rayap dan arsip-arsip yang rusak bukan dimakan rayap harus segera dipisahkan yang satu dengan yang lainnya untuk kemudian diserahkan kepada yang berwenang untuk diperbaiki. Arsip-arsip juga harus bersih dari karat.

c. Pemeliharaan tempat penyimpanan arsip

Tempat yang dipergunakan untuk menyimpan arsip adalah:

1) Rak arsip, sebaiknya dibuat dari logam. Rak dilengkapi dengan papan-papan rak, jarak antara papan-papan rak yang terbawah dengan lantai kurang lebih enam inci. Rak arsip yang terbuat dari kayu hendaknya diolesi dengan dieldrin.

2) Almari arsip, almari arsip merupakan alat penyimpanan arsip secara tertutup, sehingga arsip-arsip tidak berhubungan dengan udara luar. Tetapi almari harus sering dibuka, untuk menjaga tingkat kelembabannya. Untuk menjaga agar tingkat kelembaban dalam almari tetap terjamin seperti yang diinginkan, dapat ditaruh kapur barus. Susunlah arsip-arsip didalam almari agak renggang atau jangan terlalu rapat. Apabila almari terbuat dari kayu hendaknya diolesi dengan dieldrin.

Sistem pemeliharaan pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah cukup baik. Hal ini dapat dilihat dari ruangan tempat penyimpanan arsip yang memiliki ventilasi yang cukup dan menggunakan pendingin ruangan (AC) agar menjaga kelembaban udara stabil dan tidak lembab. Digunakan kapur barus (confer) di setiap almari arsip. Almari arsip yang dipakai untuk penyimpanan arsip yang terbuat dari logam besi karena lebih kuat, tahan air, dan panas serta praktis. Ruangan arsip juga dibersihkan setiap hari.

G. Sistem Penyusutan dan Pemusnahan Arsip 1. Penyusutan Arsip

Penyusutan arsip termasuk pemusnahan arsip dalam praktek pelaksanaannya didasarkan pada Peraturan Pemerintah nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip. Karena kegiatan penyusutan arsip menyangkut penilaian yang sifatnya sujektif dan berbeda-beda pada setiap organisasi (Lembaga Negara, Badan Pemerintahan) maka Peraturan Pemerintah tersebut dibuat untuk memberi ketentuan-ketentuan yang dapat menjadi dasar atau pegangan untuk melaksanakan penyusutan arsip melalui tahap-tahap yang telah ditentukan, dengan demikian akan terjamin usaha untuk mendapatkan objektivitas dalam penilaian dan dapat menghindarkan kemungkinan musnahnya arsip yang bernilai ataupun yang mengandung nilai informasi tinggi (Wursanto 2000:208).

Dalam Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip, yang dimaksud dengan penyusutan arsip adalah kegiatan pengamanan arsip dengan cara:

a. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga negara atau badan-badan pemerintahan masing-masing.

b. Pemusnahan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku. c. Menyerahkan arsip-arsip statis oleh unit kearsipan kepada Arsip Nasional.

Menurut Arsip Nasional Republik Indonesia, penyusutan dan penghapusan arsip berarti pemindahan arsip-arsip dari file aktif ke file inaktif, atau pemindahan arsip-arsip dari unit pengolah ke Pusat Penyimpanan Arsip. Pengertian penyusutan dan penghapusan arsip juga mencakup kegiatan-kegiatan pemindahan arsip dari Pusat Penyimpanan Arsip suatu organisasi ke Arsip Nasional Republik Indonesia, termasuk pula kegiatan pemusnahan arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan.

Tujuan penyusutan arsip adalah:

a. Menghindari percampuradukan antara arsip-arsip yang masih aktif dengan arsip inaktif (semi statis), serta antara arsip yang bernilai penting dengan yang tidak penting

b. Memudahkan mencari kembali arsip, jika sewaktu-waktu diperlukan

c. Menghemat biaya, baik untuk membeli peralatan, pemeliharaan, kepegawaian dan lain-lain

d. File aktif akan lebih longgar untuk menampung bertambahnya arsip yang

baru

e. Untuk memantapkan jangka hidup arsip dan menempatkan arsip inaktif yang bernilai berkelanjutan di tempat yang lebih baik

f. Untuk memantapkan pemeliharaan arsip yang bernilai permanen, sehingga arsip dapat diperlukan dan diatur dengan baik, terlindungi dari segala faktor bahaya

g. Untuk memudahkan pengiriman ke Arsip Nasionanal 2. Pemusnahan Arsip

Pemusnahan arsip yang dilakukan oleh Lembaga-Lembaga Negara atau Badan-Badan Pemerintahan dilaksanakan dengan ketentuan-ketentuan sebagai berikut:

a. Lembaga-Lembaga Negara atau Badan Pemerintahan dapat melakukan pemusnahan arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan dalam jadwal retensi arsip masing-masing.

b. Pemusnahan arsip-arsip yang mempunyai waktu penyimpanan arsip 10 (sepuluh) tahun atau lebih, dilaksanakan dengan Ketetapan Pimpinan Lembaga Negara/Badan Pemerintahan masing-masing setelah memperhatikan pertimbangan dari Panitia Penilai Arsip serta Badan Pemeriksa Keuangan sepanjang menyangkut arsip keuangan dan atau Badan Administrasi Kepegawaian Negara sepanjang menyangkut arsip kepegawaian dan setelah mendapatkan persetujuan dari Arsip Nasional. c. Pemusnahan arsip kepegawaian dari Badan Pemerintahan yang berbentuk

Badan Usaha Negara atau Badan-Badan usaha lainnya yang tata kepegawaiannya diatur berdasarkan peraturan perundang-undangan tersendiri tidak memerlukan persetujuan Kepala Badan Administrasi Negara, tetapi tetap dengan memperhatikan pendapat dari Arsip Nasional.

d. Pemusnahan arsip adalah Tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya serta yang tidak memiliki nilai guna. Penghancuran tersebut harus dilaksanakan secara total, yaitu dengan cara membakar habis, dicacah atau dengan cara lain sehingga tidak dapat lagi dikenal baik isi maupun bentuknya.

e. Pemusnahan arsip disaksikan oleh 2 (dua) pejabat dari bidang hukum/perundang-undangan dan atau bidang pengawasan dari Lembaga-Lembaga Negara atau Badan-Badan Pemerintahan yang bersangkutan. f. Untuk pelaksanaan pemusnahan arsip dibuat Daftar Pertelaan Arsip dari

arsip-arsip yang dimusnahkan dan Berita Acara Pemusnahan Arsip, contoh:

Gambar 3.1 Berita acara pemusnahan arsip Sumber : Buku Kearsipan 2 Tahun 2000

Berita Acara Pemusnahan Arsip Nomor:

Pada hari ini …. Tanggal …….. yang bertanda tangan dibawah ini, berdasarkan Surat Keputusan Menteri No ………. Tanggal ………. dan Surat Tugas No ………. Tanggal …….. telah melakukan pemusnahan arsip-arsip tercantum dalam daftar terlampir secara *) =

a. Penghancuran

b. Pembakaran

c. Peleburan Kimia

1. (………) NIP=

2.

(………..) NIP= 3.

Dalam sistem penyusutan dan pemusnahan arsip pada Bagian Keuangan Fakultas Ekomoni Universitas Sumatera Utara tidak menggunakan berita acara pemusnahan arsip secara resmi, tetapi biasanya para pegawai melakukan keputusan dan persetujuan secara bersama-sama dalam hal pemusnahan arsip. Para pegawai akan mencari arsip-arsip yang tidak terpakai lagi di almari arsip dan dikeluarkan, untuk selanjutnya dihancurkan atau dileburkan di mesin penghancur kertas, dibuang dan dibakar. Walaupun dalam pelaksanaan penyusutan dan pemusnahan arsip tidak menggunakan berita acara pemusnahan arsip secara resmi tidak akan menimbulkan kesalahpahaman antara para pegawai karena semuanya dilakukan atas persetujuan para pegawai.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

B. Kesimpulan

Dalam bab ini penulis akan mencoba untuk memberikan kesimpulan dan saran yang mungkin dapat bermanfaat pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dalam pelaksanaan kegiatan kearsipan yang akan berpengaruh pada efektivitas dan efisiensi kerja sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai.

Setelah membandingkan dan menguraikan proses penyimpanan, pengamanan dan pemeliharaan kearsipan pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara denga teori-teori yang ada, maka penulis dapat menarik kesimpulan bahwa:

1. Penyimpanan arsip-arsip pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara berdasarkan sistem masalah (subjek).

2. Pengamanan arsip-arsip pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dilakukan berdasarkan petunjuk yang ada yaitu dengan menjaga kerahasiaan arsip-arsip dari pihak luar.

3. Pemeliharaan arsip-arsip pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dilaksanakan dengan baik, dapat dilihat dari kebersihan ruangan dan kebersihan udara yang terjaga.

4. Alat-alat yang digunakan pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah cukup baik, itu semua dapat dilihat dari kelayakan dan persediaan alat-alat yang digunakan.

5. Penyusutan dan pemusnahan arsip-arsip pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, belum dapat dikatakan baik karena tidak memakai prosedur yang sudah ditetapkan yaitu berita acara pemusnahan arsip.

C. Saran

Pada akhir penulisan laporan tugas akhir ini, penulis ingin memberikan beberapa saran yang mungkin dapat membangun sebagai bahan pertimbangan bagi perusahaan. Adapun saran-saran tersebut adalah:

1. Sistem pengolahan arsip pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara agar lebih ditingkatkan lagi, terutama dalam hal penyimpanan arsip.

2. Penyimpanan arsip pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sebaiknya juga menggunakan sistem abjad, sistem nomor, sistem tanggal dan sistem wilayah atau daerah. Agar arsip-arsip tersebut tersusun rapi dan jelas.

3. Pengamanan dan pemeliharaan arsip dilakukan berdasarkan petunjuk yang ada yaitu dengan menjaga kerahasiaan arsip-arsip dari pihak luar dan jangan diletakkan disembarang tempat seperti diatas meja. Hal ini lumayan sering terjadi, ketika pegawai mengeluarkan arsip dari almari terkadang pegawai lupa untuk mengembalikan arsip tersebut ke dalam alamari arsip.

4. Alat-alat yang digunakan untuk mendukung kegiatan kearsipan sebaiknya ditambah lagi agar dokumen tersimpan rapi dan mengurangi arsip-arsip yang

masih bertumpuk dan berserakan di luar seperti almari arsip dan filling cabinet.

5. Pengelompokan arsip sebaiknya dipisah berdasarkan kegunaannya, agar arsip-arsip yang tidak digunakan lagi dapat dimusnahkan. Pemusnahan dan Penyusustan arsip sebaiknya menggunakan prosedur yang sudah ditetapkan demi menghindari terjadinya kesalahpahaman.

DAFTAR PUSTAKA

Abubakar, Hadi. 2000. Pola Kearsipan Modern, Cetakan V. Jakarta : Djambatan.

Marto, Boedi. 2000. Penyusutan dan Pengamanan Arsip Vital Dalam Mananjemen Kearsipan. Jakarta : Pustaka Sinar Harapan

Mulyono Sularso, Mushim dan Marinim. 2000. Dasar-dasar Kearsipan. Yogyakarta : Erlangga.

Saiman. 2002. Manajemen Sekretaris. Jakarta : Ghalia Indonesia.

Serdamayanti. 2003. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Cetakan III. Bandung : Mandar Maju.

Surojo, Yohannes. 2006. Manajemen Kearsipan, Cetakan I. Malang : Dioma Malang.

Widjaja. 2000. Administrasi Kearsipan, Jakarta : Rajagrafindo Persada Wursanto. 2000. Kearsipan 1. Yogyakarta : Kanisius.

Wursanto. 2000. Kearsipan 2. Yogyakarta : Kanisius

d. Pemusnahan arsip adalah Tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya serta yang tidak memiliki nilai guna. Penghancuran tersebut harus dilaksanakan secara total, yaitu dengan cara membakar habis, dicacah atau dengan cara lain sehingga tidak dapat lagi dikenal baik isi maupun bentuknya.

e. Pemusnahan arsip disaksikan oleh 2 (dua) pejabat dari bidang hukum/perundang-undangan dan atau bidang pengawasan dari Lembaga-Lembaga Negara atau Badan-Badan Pemerintahan yang bersangkutan. f. Untuk pelaksanaan pemusnahan arsip dibuat Daftar Pertelaan Arsip dari

arsip-arsip yang dimusnahkan dan Berita Acara Pemusnahan Arsip, contoh:

Gambar 3.1 Berita acara pemusnahan arsip Sumber : Buku Kearsipan 2 Tahun 2000

Berita Acara Pemusnahan Arsip Nomor:

Pada hari ini …. Tanggal …….. yang bertanda tangan dibawah ini, berdasarkan Surat Keputusan Menteri No ………. Tanggal ………. dan Surat Tugas No ………. Tanggal …….. telah melakukan pemusnahan arsip-arsip tercantum dalam daftar terlampir secara *) =

a. Penghancuran b. Pembakaran c. Peleburan Kimia

1. (………) NIP= 2. (………..) NIP= 3.

Dalam sistem penyusutan dan pemusnahan arsip pada Bagian Keuangan Fakultas Ekomoni Universitas Sumatera Utara tidak menggunakan berita acara pemusnahan arsip secara resmi, tetapi biasanya para pegawai melakukan keputusan dan persetujuan secara bersama-sama dalam hal pemusnahan arsip. Para pegawai akan mencari arsip-arsip yang tidak terpakai lagi di almari arsip dan dikeluarkan, untuk selanjutnya dihancurkan atau dileburkan di mesin penghancur kertas, dibuang dan dibakar. Walaupun dalam pelaksanaan penyusutan dan pemusnahan arsip tidak menggunakan berita acara pemusnahan arsip secara resmi tidak akan menimbulkan kesalahpahaman antara para pegawai karena semuanya dilakukan atas persetujuan para pegawai.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

B. Kesimpulan

Dalam bab ini penulis akan mencoba untuk memberikan kesimpulan dan saran yang mungkin dapat bermanfaat pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dalam pelaksanaan kegiatan kearsipan yang akan berpengaruh pada efektivitas dan efisiensi kerja sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai.

Setelah membandingkan dan menguraikan proses penyimpanan, pengamanan dan pemeliharaan kearsipan pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara denga teori-teori yang ada, maka penulis dapat menarik kesimpulan bahwa:

1. Penyimpanan arsip-arsip pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara berdasarkan sistem masalah (subjek).

2. Pengamanan arsip-arsip pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dilakukan berdasarkan petunjuk yang ada yaitu dengan menjaga kerahasiaan arsip-arsip dari pihak luar.

3. Pemeliharaan arsip-arsip pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dilaksanakan dengan baik, dapat dilihat dari kebersihan ruangan dan kebersihan udara yang terjaga.

4. Alat-alat yang digunakan pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah cukup baik, itu semua dapat dilihat dari kelayakan dan persediaan alat-alat yang digunakan.

5. Penyusutan dan pemusnahan arsip-arsip pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, belum dapat dikatakan baik karena tidak memakai prosedur yang sudah ditetapkan yaitu berita acara pemusnahan arsip.

C. Saran

Pada akhir penulisan laporan tugas akhir ini, penulis ingin memberikan beberapa saran yang mungkin dapat membangun sebagai bahan pertimbangan bagi perusahaan. Adapun saran-saran tersebut adalah:

1. Sistem pengolahan arsip pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara agar lebih ditingkatkan lagi, terutama dalam hal penyimpanan arsip.

2. Penyimpanan arsip pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sebaiknya juga menggunakan sistem abjad, sistem nomor, sistem tanggal dan sistem wilayah atau daerah. Agar arsip-arsip tersebut tersusun rapi dan jelas.

3. Pengamanan dan pemeliharaan arsip dilakukan berdasarkan petunjuk yang ada yaitu dengan menjaga kerahasiaan arsip-arsip dari pihak luar dan jangan diletakkan disembarang tempat seperti diatas meja. Hal ini lumayan sering terjadi, ketika pegawai mengeluarkan arsip dari almari terkadang pegawai lupa untuk mengembalikan arsip tersebut ke dalam alamari arsip.

4. Alat-alat yang digunakan untuk mendukung kegiatan kearsipan sebaiknya ditambah lagi agar dokumen tersimpan rapi dan mengurangi arsip-arsip yang

masih bertumpuk dan berserakan di luar seperti almari arsip dan filling cabinet.

5. Pengelompokan arsip sebaiknya dipisah berdasarkan kegunaannya, agar arsip-arsip yang tidak digunakan lagi dapat dimusnahkan. Pemusnahan dan Penyusustan arsip sebaiknya menggunakan prosedur yang sudah ditetapkan demi menghindari terjadinya kesalahpahaman.

DAFTAR PUSTAKA

Abubakar, Hadi. 2000. Pola Kearsipan Modern, Cetakan V. Jakarta : Djambatan.

Marto, Boedi. 2000. Penyusutan dan Pengamanan Arsip Vital Dalam Mananjemen Kearsipan. Jakarta : Pustaka Sinar Harapan

Mulyono Sularso, Mushim dan Marinim. 2000. Dasar-dasar Kearsipan. Yogyakarta : Erlangga.

Saiman. 2002. Manajemen Sekretaris. Jakarta : Ghalia Indonesia.

Serdamayanti. 2003. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Cetakan III. Bandung : Mandar Maju.

Surojo, Yohannes. 2006. Manajemen Kearsipan, Cetakan I. Malang : Dioma Malang.

Widjaja. 2000. Administrasi Kearsipan, Jakarta : Rajagrafindo Persada Wursanto. 2000. Kearsipan 1. Yogyakarta : Kanisius.

Wursanto. 2000. Kearsipan 2. Yogyakarta : Kanisius