Menurut Wursanto, 2000:16, “Kearsipan adalah tata cara pengurusan penyimpanan warkat menurut aturan dan prosedur yang berlaku dengan mengingat 3tiga unsur pokok yang meliputi :
Penyimpanan storing, Penempatan placing, dan Penemuan kembali finding”. Berdasarkan Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok
kearsipan, pasal 1 ayat a dan b menetapkan bahwa arsip adalah :
1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-Lembaga Negara dan Badan-
Badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan Pemerintahan.
2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta dan atau perorangan,
dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan kebangsaan.
Berdasarkan uraian diatas dapat didefinisikan bahwa Arsip merupakan naskah-naskah atau dokumen sebagai pusat ingatan dari seluruh kegiatan atau organisasi dimana arsip-arsip dipelihara
dan disimpan sebaik mungkin secara sistematis pada tempat yang telah disediakan agar lebih mudah ditemukan bila diperlukan kembali.
B. Fungsi Arsip
Menurut Widjaja, 1990:24 fungsi arsip dapat dibedakan menjadi:
Universitas Sumatera Utara
1. Arsip Statis, yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus-menerus bagi
organisasiInstansi, namun dipergunakan untuk kepentingan masyarakat umumNegara karena bernilai kebangsaan dan hanya dipergunakan sebagai referensi saja.
2. Arsip Dinamis, yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan Administrasi Negara.
Arsip Dinamis menurut fungsi dan kegunaannya dapat dibedakan menjadi:
a. Arsip Aktif, yaitu arsip yang secara langsung dan terus-menerus bagi diperlukan dan
digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta masih dikelola oleh Unit Pengelola.
b. Arsip Inaktif atau pasif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun
dan pengelolaannya oleh unit sentral dalam suatu organisasiInstansi.
C. Peranan Kearsipan
Sedarmayanti 2003:19 menyatakan bahwa “peranan arsip sebagai sumber informasi, maka arsip dapat membantu mengingatkan dalam rangka pengambilan keputusan secara cepat dan tepat
mengenai suatu masalah”. Pengertian diatas bahwa arsip mempunyai peranan yang sangat penting dalam proses
penyajian informasi bagi perusahaan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan, oleh sebab itu untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar harus ada sistem dan
penanganan kerja yang baik dibidang kearsipan demi melancarkan pelaksanaan kinerja kearsipan dalam organisasiInstansi. Peranan Kearsipan sebagai pusat ingatan, sebagai sumber informasi dan
sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan,
pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian, dan pengendalian setepat-tepatnya.
Universitas Sumatera Utara
Dalam penyelenggaraan pengurusan kearsipan merupakan salah satu jenis pekerjaan yang dilakukan oleh setiap Instansi maupun Lembaga yaitu menyimpan warkat, dokumen atau surat-surat
lainnya. Aktivitas yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau dokumen ini sering disebut Administrasi Kearsipan.
Jadi dapat kita simpulkan bahwa peranan kearsipan sangatlah potensial dan tidak mungkin dapat dihapus dalam menunjang kelancaran kegiatan administrasi karena kearsipan merupakan urat
nadi dalam seluruh kegiatan instansi baik pemerintah maupun swasta. Demikianlah dengan penuh harapan bahwa penertiban atau perbaikan kearsipan ini akan lebih cepat terlaksana disemua
instansi terutama di Ruang Kepala Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Sehingga generasi kita yang akan datang dapat dengan mudah melanjutkan tugas-tugasnya yang
akan dihadapi dan tidak harus mencari data atau informasi yang terlalu lama yang banyak menghabiskan waktu, tenaga, serta biaya.
D. Tujuan Kearsipan dan Tugas Pokok Unit Kearsipan
