Sistem Penyimpanan, Pengamanan, Dan Pemeliharaan Pada Kearsipan Di Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara

TUGAS AKHIR

SISTEM PENYIMPANAN, PENGAMANAN, PEMELIHARAAN PADA KEARSIPAN DI BAGIAN SEKRETARIAT DEKAN FAKULTAS

EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

OLEH :

ARIATI 082103024

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN F A K U L T A S E K O N O M I

LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR

NAMA : ARIATI

NIM : 082103024

PROGRAM STUDI : D III KESEKRETARIATAN JUDUL : SISTEM PENYIMPANAN, PENGAMANAN,

DAN PEMELIHARAAN PADA KEARSIPAN DI BAGIAN SEKRETARIAT DEKAN

FAKULTAS EKONOMI SUMATERA UTARA

Tanggal : ………. 2011 Ketua Program Studi D III Kesekretariatan

NIP.19741012 200003 2 003

(Dr. Beby Karina Fawzeea S, SE, MM)

Tanggal : ………..2011 DEKAN

NIP.19550810 198303 1 004 (Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec)

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

NAMA : ARIATI

NIM : 082103024

PROGRAM STUDI : D III KESEKRETARIATAN JUDUL : SISTEM PENYIMPANAN, PENGAMANAN,

DAN PEMELIHARAAN PADA KEARSIPAN DI BAGIAN SEKRETARIAT DEKAN

FAKULTAS EKONOMI SUMATERA UTARA

Medan,……….. 2011

Menyetujui Dosen Pembimbing,

_{NIP.19570314 198503 2 001}

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr. Wb

Syukur Alhamdulillah diucapkan kehadirat Allah SWT, berikut rahmat dan Karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan judul

“Sistem Penyimpanan, Pengamanan dan Pemeliharaan Pada Kegiatan Kearsipan di Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”. Selawat dan salam dan para sahabatnya, karena dengan

syafaatnyalah kita dapat keluar dari kegelapan menuju ke alam yang lebih terang, kemudian dari awal yang tidak mengetahui menjadi mengetahui. Amin.

Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu, penulis bersedia dengan senang hati menerima kritikan, masukan, serta nasehat yang sifatnya membangun demi kebaikan dan kesempurnaan Tugas Akhir ini.

Pada saat melakukan penulisan tugas akhir ini, penulis banyak mendapat bantuan baik moril maupun materil, serta motivasi, pengarahan dan restu dari semua pihak yang tidak mungkin penulis sebutkan satu persatu, tanpa mengurangi rasa hormat penulis terhadap yang lainnya.

Dalam kesempatan kali ini penulis dengan tulus hati mengucapkan terima kasih kepada :

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring,SE,MM. selaku Ketua Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. _{Ibu Dra. Lisa Marlina, M.Si, selaku Dosen Pembimbing yang telah}

meluangkan waktu dan pikirannya untuk memberikan bimbingan (saran) yang sangat berguna kepada penulis dalam penyusunan Tugas Akhir ini

4. Ibu Dra. Pepty Aniar, selaku Kasubbag Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

5. Ibu Sofya Anita, selaku Kasubbag Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

6. Ibu Esa Setiana, SE, M.Si dan Ibu Yunita Indriani, SE, selaku Sekretaris Deakan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang telah banyak membantu penulis dalam memperoleh data-data untuk menyelesaikan Tugas Akhir.

7. Seluruh Staf dan Pengajar atau Dosen dan Karyawan maupun Karyawati Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

8. Ayahanda Anwar Efendi dan Ibunda Rosma, dengan penuh kasih sayang

telah mengasuh, mengasihi, mendidik, dan membimbing serta dengan doa dan restunya penulis berhasil menyelesaikan pendidikan hingga di perguruan tinggi, serta kakak (Efi Rosdiana) dan juga adik-adik (Susanti, Deliana,

Samsul Bahri, Ade Ramadhan dan Rahayu) yang telah memberikan

dukungan moril dan materil sehingga penulis menyelesaikan perkuliahan dan Tugas Akhir ini dengan baik.

9. Buat sohib-sohibku tersayang : Suyanti, Nurlela Ginting, Vivin Ristanti,

Ratih Wahayu. Makasi banyak buat semuanya, sudah menjadi sahabat yang

baik dalam suka-duka.Semoga persahabatan kita tetap berjalan terus selamanya dan selamat berjuang ya… ayo semangatttt……

11. Buat teman-teman DIII Kesekretariatan stambuk “08”, Selamat Berjuang ya!. 12. Buat Mas ku tersayang Nur Hasbullah yang sudah membantu dan memberi

semangat serta doa kepada penulis, hingga Tugas Akhir ini bisa selesai. 13. Dan semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu, terima kasih

atas dukungan dan bantuannya.

Semoga Tugas Akhir ini berguna bagi kita semua, dan kiranya Allah SWT senantiasa melimpahkan Rahmat dan Karunia-Nya kepada kita semua.

Amin Ya Rabbal Alamin. Wasalamu’alaikum Wr.Wb.

Medan, Februari 2011 Penulis,

DAFTAR ISI

Hal

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR TABEL ... v

DAFTAR GAMBAR ... vi

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Perumusan Masalah ... 5

C. Tujuan Penelitian ... 5

D. Manfaat Penelitian ... 5

E. Jadwal Kegiatan ... 6

F. Rencana Isi ... 7

BAB II PROFIL PERUSAHAAN A. Sejarah ringkas Fakultas Ekonomi USU ... 8

B. Struktur Organisasi & Personalia ... 11

C. Job Description ... 13

D. Jaringan Instansi/Kegiatan ... 14

E. Kinerja Instansi Terkini ... 15

F. Rencana Kegiatan ... 16

C. Maksud dan Tujuan Arsip... 20

D. Fungsi Arsip ... 21

E. Nilai Guna Arsip ... 23

F. Ciri-ciri Sistem Kearsipan yang Baik... 24

G. Peralatan Kearsipan ... 27

H. Proses Kerasipan... 30

1. Penciptaan Arsip ... 31

2. Pendistribusian Arsip... 31

3. Penggunaan dan Pengelolaan Arsip ... 33

4. Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip ... 33

5. Penyimpanan Arsip ... 38

6. Penyusutan Arsip ... 42

I. Analisis dan Evaluasi ... 47

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ... 52

B. Saran ... 53

DAFTAR TABEL

No. Halaman

1. Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan ... 6 2. Tabel 2.1 Rincian Tugas Sekrtetaris Dekan Fakultas ekonomi USU ... 13

DAFTAR GAMBAR

No Halaman

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang sangat pesat dewasa ini membawa pengaruh terhadap seluruh kegiatan yang dilakukan oleh organisasi. Kebutuhan akan informasi dalam suatu organisasi sangat penting untuk mencapai tujuan organisasi. Didalam suatu organisasi biasanya organisasi menyelenggarakan bermacam-macam kegiatan kantor yang harus dilaksanakan, sehingga tujuan organisasi dapat tercapai.

Kantor merupakan pusat kegiatan dan penyedia informasi, guna menunjang kemudahan pelaksanaan kegiatan organisasi. Oleh sebab itu, kantor diharapkan mampu menyediakan informasi yang benar berdasarkan fakta untuk memenuhi kebutuhan informasi pihak pimpinan dalam rangka mengatur dan mengendalikan perusahaan atau organisasi. Salah satu kegiatan kantor yang penting diantaranya adalah sistem kearsipan.

Kearsipan merupakan bagian pekerjaan kantor yang sangat penting. Informasi tertulis yang tepat harus tersedia apabila diperlukan agar dapat memberikan pelayanan yang efektif. Kearsipan sangat dibutuhkan dalam

suatu kantor dalam mengelolah kearsipannya harus memperhatikan sistem kearsipan yang paling sesuai dengan keadaan organisasinya dalam mencapai tujuan. Sistem kearsipan adalah rangkaian subsistem dalam manajemen kearsipan yang bekerja sama untuk mencapai tujuan agar arsip tertata dalam unit-unit informasi siap pakai untuk kepentingan operasional dengan azas bahwa hanya informasi yang tepat digunakan oleh orang yang tepat untuk kepentingan tepat pada waktu yang tepat dengan biaya serendah mungkin.

Efektivitas pengelolaan kearsipan pada suatu kantor dipengaruhi pula oleh pegawai yang bekerja pada unit kearsipan, sarana atau fasilitas yang dipergunakan dalam membantu pengelolaan arsip dan dana yang tersedia untuk pemeliharaan arsip tersebut. Fungsi arsip sebagai ingatan, pusat informasi dan sumber sejarah perlu dikelola dengan baik agar dapat memperlancar seluruh kegiatan dan proses pekerjaan kantor berdaya guna. Dalam hal ini unit kersipan harus senantiasa siap untuk memberikan pelayanan informasi yang akurat dalam memecahkan masalah administrasi pada umumnya dan dalam manajemen kearsipan khususnya. Untuk dapat mengemban tugas seperti ini, pegawai yang bekerja pada unit kersipan bukan hanya ditunjang oleh faktor kemauan terhadap pekerjaannya, melainkan juga harus dibekali ketrampilan khusus mengenai bidang kearsipan. Pegawai yang terlatih baik dam mempunyai ilmu pengetahuan sangat dibutuhkan dalam unit pengolahan arsip. Disamping itu tanggung jawab terhadap pekerjaan yang diberikan harus dijalankan dengan sebaik-baiknya.

Kearsipan sebagai salah satu kegiatan perkantoran merupakan hal yang sangat penting dan tidak mudah. Sehingga harus diolah secara terencana dan

mendasar serta profesional, sebab keunggulan dalam bidang kearsipan akan sangat berpengaruh dalam membantu tugas pimpinan dan membantu mekanisme kerja pegawai dan instansi yang bersangkutan. Begitu pentingnya nilai kegunaan arsip dalam suatu instansi maupun organisasi-organisaai tertentu, membuat organisasi/instansi tersebut harus melakukan penyimpanan terhadap arsip-arsip.

Dengan dilaksanakannya pengelolaan kearsipan yang baik berarti dapat mengatur, menyusun, serta mengumpulkan arsip atau warkat yang terprogram dan dapat memusnahkan dengan cara yang paling tepat. Penataan arsip merupakan salah satu aspek yang harus diterapkan dalam pencapaian tujuan kantor guna menunjang peningkatan produktivitas dan efisiensi kerja kantor. Dengan demikian komunikasi kerja pegawai akan semakin lancar, sehingga koordinasi dan pengawasan semakin mudah. Pada dasarnya pimpinan menginginkan adanya arsip yang rapi dan tertib, guna memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali warkat yang dibutuhkan sewaktu-waktu dengan cepat dan tepat. Oleh karena pimpinan tidak mungkin mengurus sendiri arsipnya, maka dengan demikian pimpinan mengharapkan para stafnya mampu mengurus dan memelihara arsip untuk kepentingan organisasi secara keseluruhan.

Pengolahan arsip secara baik yang dapat menunjang kegiatan administrasi agar lebih lancar sering kali diabaikan dengan berbagai macam alasan. Berbagai kendala seperti kurangnya tenaga dibidang kearsipan, maupun terbatasnya sarana dan prasarana selalu menjadi alasan buruknya pengelolaan

semacam itu diperparah dengan image yang selalu menempatkan bidang kearsipan sebagai bidang yang sulit diantara aktivitas-aktivitas kerja lainnya.

Problema-problema tersebut tentu sangat memprihatinkan, karena muaranya adalah pada citra yang tidak baik pada bidang kearsipan. Padahal bidang inilah yang paling vital dalam kerangka kerja suatu administrasi. Tertib administrasi yang diharapkan hanya akan menjadi slogan semata apabila tidak dimulai dari tertib kearsipannya.

Seluruh kegiatan-kegiatan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara juga tidak terlepas dari peran penting kearsipan. Banyak sekali arsip yang harus diolah dan disimpan, oleh sebab itu perlu diterapkan suatu sistem kearsipan yang benar. Masalah yang sering dihadapi berkaitan dengan sistem kearsipan yakni proses pendistibusian yang salah, penyimpanan arsip yang tidak teratur (sembarangan), tidak terjadwalnya jangka waktu retensi arsip, proses pemeliharaan yang tidak sesuai prosedur, dan penyusutan arsip yang tidak terlaksana dengan baik.

Mengingat pentingnya peranan penataan arsip pada suatu organisasi, penulis tertarik untuk mempelajari dan mengevaluasi bagaimana penataan arsip yang baik pada Fakultas Ekonomi. Berdasarkan uraian diatas, penulis memilih judul “ Sistem Penyimpanan, Pengamanan dan Pemeliharaan pada

Kearsipan di bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ”.

B. Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang diuraikan diatas, maka terdapat perumusan masalah yang menjadi objek dalam penelitian, yaitu bagaimana sistem penyimpanan, pengamanan, dan pemeliharaan pada kearsipan yang diterapkan di sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

C. Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui sistem

penyimpanan, pengamanan, dan pemeliharaan pada kearsipan yang diterapkan di Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

D. Manfaat Penelitian

Adapun manfaat yang diperoleh dari penelitian ini adalah :

1. Bagi penulis

Menambah dan memperluas pengetahuan penulis dibidang kearsipan dalam bentuk nyata, sehingga dapat dijadikan perbandingan antara teori dan praktek.

2. Bagi Instansi

a. Sebagai bahan pertimbangan yang mungkin berguna untuk mendukung kelancaran kegiatan-kegiatan perusahaan khususnya dibidang kearsipan.

b. Sebagai masukan untuk perbaikan-perbaikan kearsipan di Sekretriat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, sesuai dengan hasil dan analisa penulis serta bahan untuk kepentingan Tugas Akhir

3. Bagi peneliti yang akan datang

Sebagai bahan referensi tugas ahkir bagi mahasiswa lainnya.

E. Jadwal Kegiatan

Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jl.T.M.Hanafiah Kampus USU Medan. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1 :

Tabel 1.1 Jadwal kegiatan

NO KEGIATAN

MINGGU KE

1 2 3 4

1 Persiapan 2 Pengumpulan Data 3 Penulisan Laporan

Dalam kegiatan pengumpulan data, penulis melakukan riset mulai tanggal 24 Januari sampai dengan 5 Februari 2011 di Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas sumatera Utara.

F. Rencana Isi

Tugas Akhir ini dibagi atas empat bab dan setiap bab nya dibagi atas sub bab antara lain :

Bab I : PENDAHULUAN

Bab ini menguraikan tentang latar belakang, permasalahan, tujuan penelitian, menfaat penelitian, dan rencana yang terdiri dari jadwal survei/ observasi dan rencana isi.

Bab II : PROFIL INSTANSI

Bab ini menguraikan tentang sejarah ringkas instansi, struktur Organisasi, uraian tugas ( Job Description ), kegiatan instansi, kinerja instansi terkini, rencana kegiatan dan kearsipan FE USU

Bab III : ANALISA DAN PEMBAHASAN

Bab ini menguraikan tentang pengertian arsip dan analisa serta pembahasan hasil penelitian di bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Bab IV : KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini berisikan kesimpulan dan saran tentang sistem penyimpanan, pengamanan, dan pemeliharaan pada kearsipan di bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

BAB II

PROFIL INSTANSI

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di luar kota Medan atau di luar provinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) kota Kutaraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.

Yayasan universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu teknik operasional pendidikan berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada dibawah presiden Universitas Sumareta Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).

Sejak Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas sumatera Utara dan beegabung dengan Universitas Syiah Kuala, maka Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara didirikan di medan dan memperoleh status Negeri dengan Surat Keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No. 64/1961 tentang Penegrian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh yayasan Sumatera Utara dan pemasukan kedalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku sejak surat terhitung mulai 01 OKtober 1961.

Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No. 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen. Pendidikan Tinggi No. 131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul dengan Surat Keputusan No. 23/DIKTI/Kep/ 1987, No. 25/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi mengasuh dua jenjang Program Pendidikan Strata-1 dan Program Pendidikan D-III.

Program Pendidikan Stara-1 meliputi 3 (tiga) Departemen, yaitu : a. Departemen Ekonomi Pembangunan

b. Departemen Manajemen c. Departemen Akuntansi

Sedangkan Program Diploma III terdiri dari : a. Jurusan Kesekretariatan

b. Jurusan Keuangan c. Jurusan Akuntansi

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima mahasiswa pada bulan Agustus 1961.

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Visi Fakultas Ekonomi Sumatera utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

Misi Fakultas ekonomi Universitas Sumatera Utara

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut:

a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompensasi dalam bidang ilmu ekonomi, manajemen, dan Ekuntansi yang berorientasi pasar. b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan

peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian fakultas dalam status PT. BHMN.

d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (costumer) dan stakeholders lainnya.

Meningkatkan jaringan dan kerja sama dengan Institusi swasta dan pemerintah serta organisasi professional dan lembaga lain yang bertaraf nasional dan internasional

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Tujuan Fakultas ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :

a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional maupun internasional. b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian

dan pengabdian pada masyarakat dan responsive terhadap perkembangan/perubahan.

B. Struktur Organisasi & Personalia

Dilihat dari pengertiannya stuktur organisasi organisasi merupakan suatu susunan kerangka hubungan unit-unit organisasi yang ada pada organisasi mulai dari departemen yang tinggi sampai dengan unit terkecil dengan tugas, fungsi dan wewenang masing-masing. Struktur organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Setiap perusahaan pada umumnya baik perusahaan besar maupun perusahaan kecil biasanya mempunyai struktur organisasi yang dipakai tergantung pada kebijaksanaan dan kebutuhan perusahaan , biasanya semakin besar suatu perusahaan, maka struktur organisasinya semakin meluas dan kompleks sejalan dengan berkembangnya dan luas bidang usaha perusahaan sebagaimana halnya pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Struktur organisasi di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menggunakan sistem line and staf yaitu kekuasaan dan tanggung jawab mengalir dengan satu garis, masing-masing bagian bertanggung jawab kepada yang lebih tinggi. Semakin tinggi garis tersebut, maka semakin tinggi pula tanggung jawabnya.

Adapun Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada gambar berikut:

Bagan Struktur Organisasi Fakultas

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Sumber : Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera utara 2007/2008

Rektor dan Pembantu Rektor Dewan Pertimbangan Fakultas Dekan dan Pembantu Dekan Unit Penunjang Fakultas Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas Ketua dan Sekretaris

Departemen Ketua Lab/ Studio/ Bengkel Ketua Program Studi Intra Departemen Ketua Program Studi Inter Departemen

Kepala Sub Bagian Tata Usaha Fakultas Kepala Sub Bagian

Tata Usaha Departemen

C. Job Description

Berikut ini adalah uraian tugas seorang sekretaris pada bagaian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara :

Tabel 2.1

Rincian Tugas Sekrtetaris Dekan Fakultas ekonomi Universitas Sumatera Utara

NO PEKERJAAN RUTIN

1 Memasukkan surat masuk untuk Dekan FE-USU ke buku agenda

2 Membuat / menulis nomor surat keluar

3 Menjadwal kegiatan Dekan

4 Menstempel surat dan membuat tanggal surat keluar

5 Menerima tugas akhir mahasiswa yang akan ditandatangani Dekan

6 Mengantarkan surat masuk ke bagian lain yang sudah diproses Dekan 7 Mengarsip surat masuk dan keluar

8 Mengarsip tanda terima surat masuk yang telah dikirim ke bagian lain 9 Mengetik surat keluar

D. Jaringan instansi/Kegiatan

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinaan sivitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang mengasilkan jasa pendidikan non- profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan pengasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri

Dharmaperguruan Tinggi yaitu : penyelenggaraan pendidikan, pengadaan

penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat.

Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.

12 Memproses program Dekan dan team

13 Memantau kenyamanan, keserasian dan kelengkapan ruang kerja Dekan, Sekretaris dan ruang rapat Dekan

E. Kinerja Instansi Terkini

Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai semua itu, begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan semua itu karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin, dan loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi, kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar – seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya : Natal, Paskah, Idul Firi, Isra’ mi’raj, dll)

keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa

F. Rencana Kegiatan

Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara pada tahun 2011 antara lain sebagai berikut :

1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil 2. Perkuliahan semester genap/ganjil

3. Ujian mid semester/ujian semester genap/ganjil 4. Wisuda mahasiswa

G. KEARSIPAN DI FE USU

Kearsipan merupakan salah satu bidang kerja ketatausahaan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang mengolah berbagai informasi bagi perkembangan dan kemajuan Organisasi tersebut.

Maksud Kearsipan

Maksud kearsipan adalah agar tercipta suatu pengertian atau pemahaman tata cara yang seragam dalam penyelenggaraan arsip di lingkungan perusahaan

Tujuan Kearsipan

1. Menjamin keselamatan arsip dan penyediaan kembali arsip dengan cepat ketika dibutuhkan. Keselamatan arsip menunjukkan kondisi arsip yang awet dan aman. Jika arsip selamat, tidak ada yang rusak, tidak ada yang hilang maka tentunya arsip dapat disediakan kembali bilamana dibutuhkan.

2. Sebagai bahan pertanggungjawaban perusahaan tentang pelaksanaan dan pengelolaan kegiatan perusahaan.

Fungsi Arsip

Arsip adalah warkat atau catatan mengenai peristiwa atau hal. Dalam pengertian ini dapat dipahami bahwa didalam arsip terdapat data ataupun informasi yang dibutuhkan oleh setiap orang atau pun sekelompok pejabat atau pegawai untuk keperluan pelaksanaan tugas, fungsi, dan pekerjaan didalam organisasi dan kebutuhan individual (Surojo, 2006 : 37).

BAB III

ANALISA DAN PEMBAHASAN

A. Pengertian Arsip

Arsip dalam bahasa Belanda disebut “Archief”, sedang dalam bahasa Inggris disebut “Archieve”, kata inipun berasal dari bahasa Yunani yaitu dari kata “arche” yang berarti “permulaan”. Kemudian kata “arche” ini berkembang menjadi kata “Archia” yang berarti “catatan”. Selanjutnya, dari kata “Archia” berubah lagi menjadi kata “Ar-cheion” yang berarti “Gedung pemerintahan”. Sedangkan dalam bahasa Latin, disebut “Archivum”, dan akhirnya dalam bahasa Indonesia dipakai istilah “Arsip” sampai saat ini (Sedarmayanti, 2003: 7).

Menurut Wursanto (1991:11) Arsip merupakan salah satu produk pekerjaan kantor (officer work). Produk pekerjaan kantor lainnya, ialah : formulir, surat, dan laporan. Formulir adalah daftar isian yang dibuat atau dicetak dalam bentuk yang seragam, dipergunakan untuk mencatat atau merekam, mengumpulkan, dan mengirim informasi. Surat adalah suatu alat penyampaian informasi atau keterangan-keterangan (keputusan, pernyataan, pemberitahuan, permintaan, dan sebagainya) secara tertulis dari satu pihak ke pihak lain. Laporan adalah setiap tulisan yang berisi hasil pengolahan informasi.

Pengertian arsip menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia adalah simpanan surat-surat penting. Menurut pengertian tersebut, tidak semua surat dikatakan arsip. Surat dapat dikatakan arsip apabila memenuhi persyaratan berikut ini:

1. Surat tersebut masih mempunyai kepentingan (bagi lembaga, organisasi, instansi, perseorangan) baik untuk masa kini maupun untuk masa yang akan datang.

2. Surat tersebut masih mempunyai nilai kepentingan dan disimpan dengan mempergunakan suatu system tertentu sehingga dengan mudah dan cepat ditemukan apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali.

Pengertian arsip di Indonesia diatur dalam undang-undang No.7 tahun 1971 tentang “Ketentuan Pokok kearsipan” pada Bab I pasal I berbunyi sebagai berikut :

1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan badan-badan Pemerintahan dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan Pemerintah.

2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan Swasta dan/atau perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Dari definisi diatas jelaslah bahwa Arsip merupakan sumber informasi dan pusat ingatan bagi seluruh kegiatan organisasi, dimana surat/warkat yang diproses berdassarkan pengklasifikasian atau penggolongan yang disusun, disimpan, dan dipelihara sedemikian rupa selama masih diperlukan.

perusahaan dalam bentuk corak apapun, baik tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan administrasi perusahaan.

B. Peranan Arsip

Arsip memiliki peranan sebagai sumber informasi dan sumber dokumentasi. Sebagai sumber informasi, arsip dapat membantu meningkatkan petugas yang lupa mengenai sesuatu masalah. Sebagai sumber dokumentasi, arsip dapat digunakan oleh pimpinan organisasi untuk membuat ataupun mengambil kuputusan secara tepat mengenai masalah yang sedang dihadapi. Oleh sebab itu, dapat disimpulkan bahwa peranan arsip (Serdamayanti, 2003:19) adalah sebagai berikut :

1. Alat utama ingatan organisasi

2. Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik)

3. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan

4. Barometer kegiatan suatu organissasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghassilkan arsip.

5. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.

C. Maksud dan Tujuan Kearsipan

Pekerjaan menyimpan surat atau dokumen-dokumen disebut administrasi kerasipan. Kersipan merupakan kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan penerimaan, pencatatan, pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan dan pemusnahan surat atau berbagai macam warkat lainnya.

Kearsipan ini merupakan salah satu bidang kerja ketatausahaan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang mengolah berbagai informasi bagi perkembangan dan kemajuan Organisasi tersebut.

Maksud Kearsipan

Maksud kearsipan adalah agar tercipta suatu pengertian atau pemahaman tata cara yang seragam dalam penyelenggaraan arsip di lingkungan perusahaan.

Tujuan Kearsipan

3. Menjamin keselamatan arsip dan penyediaan kembali arsip dengan cepat ketika dibutuhkan. Keselamatan arsip menunjukkan kondisi arsip yang awet dan aman. Jika arsip selamat, tidak ada yang rusak, tidak ada yang hilang maka tentunya arsip dapat disediakan kembali bilamana dibutuhkan.

4. Sebagai bahan pertanggungjawaban perusahaan tentang pelaksanaan dan pengelolaan kegiatan perusahaan.

D. Fungsi Arsip

Arsip adalah warkat atau catatan mengenai peristiwa atau hal. Dalam pengertian ini dapat dipahami bahwa didalam arsip terdapat data ataupun informasi yang dibutuhkan oleh setiap orang atau pun sekelompok pejabat atau pegawai untuk keperluan pelaksanaan tugas, fungsi, dan pekerjaan didalam organisasi dan kebutuhan individual (Surojo, 2006 : 37).

Fungsi arsip menurut Pasal 2 Undang-undang No.7 tahun 1971 dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu :

1. Arsip Dinamis

Arsip dinamis adalah arsip yang diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara (arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari). Arsip dinamis menurut fungsi dan kegunaannya dibedakan menjadi :

a. Arsip Aktif adalah arsip-arsip yang masih dipergunakan bagi kelangsungan kerja.

b. Arsip Semi Aktif adalah arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun dalam masa transisi antara arsip aktif dan arsip inaktif. c. Arsip Inaktif atau arsip semi statis adalah arsip-arsip yang jarang sekali

dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari. 2. Arsip Statis

Arsip Statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara (dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari). Arsip statis ini merupakan pertanggungjawaban nasional bagi kegiatan pemerintah dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang.

E. Nilai Guna Arsip

Nilai guna arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan penggunaan arsip. Menurut Serdamayanti (2003:104) nilai guna arsip dapat dibedakan atas :

1. Nilai guna primer adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi penciptaan arsip itu sendiri, meliputi :

a. Nilai guna administrasi

Nilai administrasi dapat diartikan sebagai kebijaksanaan dan prosedur yang mensyaratkan untuk menyelenggarakan kegiatan-kegiatan yang berlaku pada suatu organisasi.

b. Nilai guna keuangan

Arsip bernilai guna keuangan apabila arsip tersebut berisikan segala sesuatu transaksi dan pertanggungjawaban keuangan.

c. Nilai guna hukum

Nilai kegunaan hukum mengandung pengertian bahwa arsip tersebut memberikan informasi-informasi yang dapat dipergunakan sebagai bahan pembuktian dibidang hukum.

d. Nilai guna ilmiah dan teknologi

Arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai hasil dari penelitian terapan.

2. Nilai guna sekunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi kepentingan perusahaan atau kepentingan umum diluar perusahaan pencipta arsip dan berguna sebagai bahan bukti dan pertanggungjawaban, meliputi : a. Nilai guna kebuktian

Arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana suatu instansi diciptakan, dikembangkan, diatasi, fungsi, dan tugasnya serta hasil atau akibat dari tugas kegiatannya.

b. Nilai guna Informasional

Arsip yang bernilai guna informasional adalah arsip yang mengandung berbagai kepentingan bagi penelitian dan sejarah.

F. Ciri – ciri Sistem Kearsipan yang Baik

Tujuan adalah sesuatu yang ingin (hendak) dicapai. Setiap sistem mempunyai tujuan. Demikian juga sistem kerasipan mempunyai tujuan yaitu menjamin keselamatan arsip dan penyediaan kembali arsip dengan cepat ketika dibutuhkan.

Untuk mencapai tujuan setiap instansi (baik pemerintah maupun swasta) harus mampu menjalankan suatu sistem kearsipan yang baik. Sistem kearsipan yang dijalankan oleh suatu instansi dikatakan baik apabila mempunyai cirri-ciri (Wursanto, 1997 : 32-32) sebagai berikut :

1. Mudah dilaksanakan

Sistem kearsipan harus mudah dilaksanakan, sehingga tidak menimbulkan kesulitan baik dalam penyimpanan, maupun dalam pengembalian arsip – arsip kembali.

Disekretariat dekan semua arsip –arsip itu disimpan sesuai jenisnya sehingga mudah dalam penyimpanan dan pengambilan arsip itu kembali.

2. Mudah dimengerti

Sistem kearsipan harus mudah dimengerti oleh para pegawai kearsipan sehingga tidak menimbulkan banyak kesalahan dalam pelaksanaannya. Karena di simpan sesuai jenisnya maka sekretariat dekan tidak melakukan kesalahan dalam menyimpan dan mengambil arsip itu kembali contohnya setiap ada surat masuk dari usu dimasukan ke dalam map tebal (letter file) surat internal sedangkan surat yang dari luar usu dimasukan ke letter file surat eksternal

3. Murah/Ekonomis

Sistem kearsipan yang diselenggarakan harus mudah/ekonomis baik dalam pengeluaran dana/biaya maupun dalam pemakaian tenaga, peralatan atau perlengkapan arsip.

4. Tidak memakan tempat

Tempat penyimpanan dapat berupa ruangan, bangunan atau gudang (gedung arsip), rak arsip, lemari dan sebagainya terlepas dari jenis dan bentuk tempat

5. Mudah dicapai

Sistem kearsipan yang dilaksanakan hendaknya cocok atau sesuai dengan jenis dan luas lingkup kegiatan organisasi. Suatu sistem kearsipan yang baik bagi suatu organisasi belum tentu baik atau cocok apabila dilaksanakan oleh organisasi lain.

6. Fleksibel atau luwes

Fleksibel atau luwes artinya sistem filling yang digunakan dapat diterapkan disetiap satuan organisasi dan dapat mengikuti perkembangan organisasi. Organisasi pada umunya bersifat dinamis (berkembang), jadi jangan sampai

filling yang dilaksanakan setiap saat berubah karena perkembangan

organisasi.

7. Dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip

Salah satu tujuan kearsipan adalah menyimpan dengan baik, memelihara dan mencegah dari berbagai macam bentuk kerusakan. Arsip-arsip harus terpelihara dari berbagai macam bentuk kerusakan yang disebabkan oleh binatang, serangga, rayap, dan kelembapan udara.

Filling yang ada di ruang sekretaris dekan semua di beri kapur barus agar serangga, rayap dan binatang lainnya tidak ada sehingga arsip yang ada tidak rusak.

8. Mempermudah pengawasan

Untuk mempermudah pengawasan dalam bidang kearsipan, sistem kearsipan akan dilaksanakan dibantu dengan mempergunakan berbagai macam

perlengkapan/peralatan misalnya, Kartu Indeks, Lembar Pengantar, Lembar Tunjuk Silang, Kartu Pinjaman Arsip atau Out slip dan sebagainya.

G. Peralatan Kearsipan

Peralatan-peralatan kearsipan sangat berperan dalam penyimpanan arsip-arsip agar arsip-arsip tersebut tersusun secara rapi, tidak tercecer dan bila setiap kali diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat.

Ada 11 (sebelas) peralatan kearsipan yang umum digunakan oleh perusahaan swasta maupun pemerintah (Wursanto,1997:32), yaitu :

1. Map

a. Map Biasa (Stofmap foli), dipergunakan untuk menyimpan warkat atau arsip yang berukuran folio (21x34cm) untuk sementara. Keuntungannya ialah praktis, dan mudah mempergunakannya. Sedangkan kerugiannya adalah kemampuan dalam menyimpan warkat dalam jumlah terbatas dan juga warkat-warkat akan mudah lepas.

b. Stopmap tali (Portapel), memakai tali pengikat sebagai alat

merapatkannya, terbuat dari karton dan diberi tali dari kain atau pita. Keuntungannya adalah biayanya murah karena dapat dibuat sendiri. c. Map jepitan (Snelhecter), memakai jepitan dari logam untuk

d. Map tebal (Briefordner), memakai jepitan khusus dan bentukknya kokoh dan kuat sehingga dapat disimpan secara vertical atau berdiri / tegak. Penyimpanannya lebih baik di atas rak sehingga mudah dilihat apabila diperlukan.

2. Folder

Merupakan lipatan kertas tebal atau karton manila berbentuk empat persegi panjang. Kegunaannya adalah untuk menyimpanwarkat di dalam

filling cabinet.

3. Guide

Guide adalah lembaran kertas tebal atau karton manila yang

dipergunakan sebagai penunjuk atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip.

4. Filing Cabinet ( File Cabinet)

Adalah perabot kantor berbentuk segi empat panjang yang diletakkan secara vertical (berdiri) dipergunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip.

5. Almari arsip

Adalah lemari yang terbuat dari kayu atau metal, terdiri dari satu pintu dan juga dua pintu yang berfungsi untuk menyimpan berbagai macam bentuk arsip.

6. Meja

Berfungsi sebagai tempat menulis dan menyimpan warkat-warkat untuk sementara.

7. Kursi

Ada 4 (empat) jenis kursi yang dipergunakan di kantor : a. Kursi yang digunakan Tata Usaha (clerical chair). b. Kursi yang digunakan sekretaris (secretarical chair). c. Kursi yang digunakan para eksekutif (executive chair). d. Kursi yang digunakan pada waktu rapat (conference chair). 8. Berkas kotak (Box File)

Adalah kotak yang dipergunakan untuk menyimpan warkat-warkat. Setiap kotak dipergunakan untuk menyimpan warkat-warkat sejenis. 9. Rak Arsip

Adalah sejenis almari tidak berpintu, yang merupakan rakitan dari beberapa keeping papan. Kemudian diberi tiang untuk menaruh atau menyimpan berkas-berkas atau arsip. Biasanya warkat yang disimpan di sini adalah warkat atau arsip yang telah lama dijilid pertahun.

10.Mesin-mesin kantor

Adalah semua peralatan kantor yang cara kerjanya secara otomatis baik secara mekanis, elektris, maupun elektonis. Misalnya, mesin tik, komputer, mesin fotokopi, mesin penghancur kertas, pelubang kertas

11.Alat-alat tulis

Adalah alat-alat yang berhubungan dengan pekerjaan tulis-menulis. Misalnya, pena, pensil, penggaris, spidol, kertas, penghapus, steples, dan sebagainya.

Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara juga menggunakan peralatan-peralatan kearsipan seperti map, folder, filing cabinet, lemari arsip, mesin - mesin kantor (komputer, telepon, fax), dan alat tulis kantor (pena, pensil, punch, steples, dll).

Sekretariat Dekan FE USU mempunyai berbagai macam map seperti map biasa ( 12 buah ), map jepit/business file ( 15 buah ), map tebal besar/ letter file ( 46 buah ), map tebal kecil/ bloter file ( 38 buah ). Folder ( 17 buah ), filling cabinet besar ( 2 buah ), filling cabinet kecil ( 1 buah ), lemari arsip ( 4 buah ), komputer ( 2 buah ), telepon ( 2 buah ), dan fax ( 1 buah ).

H. Proses Kearsipan

Proses adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan untuk mencapai suatu hasil tertentu. Komponen proses atau rangkaian dari sistem kearsipan terdiri dari fungsi-fungsi kearsipan yaitu penciptaan warkat, pendistribusian, penggunaan atau pengolahan, pemeliharaan, penyimpanan, dan penyusutan warkat. Keenam tahap fungsi proses ini menggambarkan daur hidup arsip atau evolusi suatu arsip dari penciptaan sampai pemusnahan arsip.

1. Penciptaan Arsip

Siklus hidup arsip dimulai dari kegiatan penciptaan warkat (records

creation), yaitu penulisan surat, memo, formulir, laporan, gambar, rekaman, dan

lain-lain. Tahap ini disebut juga tahap dari korespondensi management.

Kegiatan penciptaan warkat di sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera terdiri dari kegiatan penulisan surat , memo, petunjuk atau instruksi dari Dekan, laporan, dan pemberitahuan-pemberitahuan lainnya. Warkat-warkat yang telah dibuat atau diterima dari pihak luar disimpan dan diarsipkan.

2. Pendistribusian Arsip

Pendistribusian warkat merupakan kegiatan kedua setelah penciptaan warkat. Pendistribusian warkat adalah rangkaian kegiatan-kegiatan penyampaian atau penerimaan, pengarahan, pencatatan, pengendalian, dan penyimpanan warkat yang masih tergolong aktif.

Semua proses pengurusan surat atau naskah di dalam suatu organisasi ditangani oleh Sekretariat atau Biro, persisnya di Unit Kerasipan. Jadi, di Unit Kerasipan atau Unit Ketatausahaan setiap unit kerja organisassi dilakukanlah kegiatan pendistribusian warkat. Penerapan asas pengorganisasian pengurusan arsip di dalam organisasi mempunyai konsekuensi yang berbeda-beda terhadap kegiatan pendistribusian warkat yaitu :

a. Kalau suatu organisasi memilih menerapkan asas sentralisasi, maka pengurusan pendistribusian warkat ditangani oleh hanya satu Unit Kearsipan.

b. Kalau suatu organisasi memilih menerapkan asas desentralisasi, maka pengurusan pendistribusian warkat diurusi oleh setiap Unit Pengolah (Unit Kerja). Kebijakan maupun implementasi operasionalnya dilakukan di Unit Tata Usaha setiap Unit Pengolah (Unit Kerja).

c. Kalau suatu organisasi memilih menerapkan asas gabungan sentralisasi dan desentralisasi, maka pengurusan pendistribusian warkat dilakukan oleh Pusat Unit Kearsipan. Dan Unit Tata usaha di setiap Unit Kerja bertanggung jawab terhadap imlementasi operasional kebijakan kearsipan untuk unit kerjanya, selain menyimpan dan memelihara arsip aktifnya masing-masing.

Pendistribusian arsip di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menerapkan asas gabungan antara sentralisasi dengan desentralisasi, yakni setiap bagian atau departemen di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara memiliki arsip masing-masing dan sebagai pusat Unit Kearsipan berada di sekretariat Dekan.

Setiap surat masuk yang ada harus mempunyai persetujuan dari dekan sebelum didistribusikan/dikirim ke bagian atau departemen yang bersangkutan. Dengan menerapkan sistem ini, sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara berperan sebagai penentu kebijakan kearsipan dan mengola arsip inaktif dan statis.

Selain itu juga, setiap surat atau warkat yang masuk atau dikirim kepada pihak luar terlebih dahulu dicatat ke dalam buku agenda di sekretariat Dekan sebelum didistribusikan ke tempat tujuan yang ditentukan sebelumnya.

3. Penggunaan atau Pengelolahan Arsip

Warkat yang telah selesai dibuat kemudian disampaikan atau dikirimkan kepada orang atau organisasi yang menjadi sasarannya. Sedangkan naskah yang digunakan untuk arsip kemudian diproses untuk disimpan. Warkat yang telah diterima dapat digunakan untuk keperluan tertentu seperti dalam pelaksanaan operasional atau dasar tindakan tertentu, pelaksanaan fungsi dan peran-peran manajerial, sebagai alat pembuktian atau dokumentasi, sebagai bahan pertimbangan untuk menjawab permasalahan atau memberikan tanggapan, sebagai referensi dan untuk keperluan legal tertentu.

Warkat-warkat di sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara membantu kegiatan akademik Fakultas, pelaksanaan fungsi dan peran-peran manajerial, sebagai alat pembuktian bila terjadi kesalahan, dokumentasi, dan sebagai bahan pertimbangan untuk menjawab permasalahan dan untuk memberikan tanggapan.

4. Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip

Pemeliharaan, pengamanan atau perlindungan arsip merupakan kegiatan kearsipan yang penting dalam rangka mencapai tujuan kearsipan yang optimal, yaitu menjamin keselamatan arsip, agar bilamana diperlukan sewaktu-waktu arsip masih dapat disediakan untuk membantu memberikan data dan informasi bagi pelaksanaan fungsi-fungsi dan peran-peran manajerial, operasional, dan

a. Pemeliharaan Arsip

Pemeliharaan arsip dapat pula berarti suatu perbuatan untuk melindungi, menjaga arsip yang dihasilkan, dan yang diterima oleh suatu organisasi agar arsip-arsip itu aman. Melindungi arsip-arsip berarti menjaga arsip-arsip-arsip-arsip supaya selamat, meluputkan arsip dari bahaya, bencana, kerusakan, dan pencurian oleh orang-orang yang tidak bertanggung jawab.

Kesimpulan dari penjelasan diatas bahwa yang dimaksud dengan perlindungan atau pemeliharaan arsip adalah usaha untuk melindungi arsip dari berbagai kemungkinan yang terjadi sehingga arsip tidak hilang (aman, tidak rusak, dan sebagainya).

Dalam pelaksanaannya banyak dijimpai arsip (terutama arsip inaktif) ditumpuk digudang bersama dengan peralatan yang tidak terpakai lagi. Pengamanan pun jarang diperhatikan sehingga mengakibatkan banyak arsip-arsip dicuri dan diperjualbelikan untuk dijadikan kertas pembungkus. Akibatnya kelestarian informasi yang terkandung di dalamnya tidak akan terjamin.

Berdasarkan kejadian tersebut, maka pemeliharaan, perawatan, dan pengamanan arsip mutlak dilakukan untuk menjamin kelestarian informasi yang terkandung di dalam arsip tersebut.

Pemeliharaan secara fisik dapat dilakukan dengan cara-cara (Mulyono dkk, 2000 : 48-50) sebagai berikut :

1) Pengaturan ruangan

Ruangan penyimpanan arsip harus terjaga agar tetap kering (tidak terlalu lembab), terang (sinar matahari tidak terkena langsung). Memiliki ventilasi

yang memadai, sehingga sirkulasi udara dapat terjaga dan dapat terhindar dari serangan api, air, maupun serangga pemakan kertas.

2) Pemeliharaan tempat penyimpanan

Sebaiknya arsip disimpan ditempat-tempat yang terbuka, misalnya dengan menggunakan rak-rak arsip. Apabila harus disimpan ditempat tertutup (seperti lemari), maka lemari tersebut harus sering dibuka untuk menjaga tingkat kelembapan. Penataan arsip harus renggang agar ada udara diantara arsip-arsip tersebut. Tingkat kelembapan yang tinggidapat menyebabkan timbulnya jamurdan sejenisnya yang akan merusak arsip yang disimpan. 3) Penggunaan bahan-bahan pencegah

Untuk menjaga keutuhan arsip agar tetap baik dapat dilakukan secara preventif, yaitu dengan cara memberikan bahan pencegah kerusakan seperti

confer (kapur barus) untuk mencegah serangga-serangga maupun

kemungkinan yang lain.

4) Larangan-larangan yang tidak boleh dilanggar

Tempat penyimpanan arsip harus dijaga sedemikian rupa, supaya tetap terjamin keutuhan, keamanan, kebersihan, kerapian, dan sebagainya. Untuk itu, perlu dibuat peraturan untuk menjaganya, misalnya petugas atau siapapun dilarang membawa arsip pulang ke rumah, jika dilanggar akan dikenakan sanksi walaupun dilakukan sekali saja.

debu (vacuum cleaner). Selain itu juga, untuk mencegah timbulnya noda karat di kertas sebaiknya digunakan klip dari bahan plastik yang tidak menimbulkan karat.

b. Pengamanan Arsip

Secara umum dikatakan pengamanan arsip adalah menjaga arsip dari kehilangan maupun dari kerusakan. Pengamanan arsip menyangkut pengamanan arsip dari segi informasinya dan segi fisiknya.

1) Pengamanan dari segi Informasinya

Pengaman arsip dari segi informasinya terdapat dalam pasal 11 Undang-undang No. 7 tahun 1971 tentang “Ketentuan Pokok Kerasipan” yang berbunyi sebagai berikut :

1. Barang siapa yang sengaja dan melawan hukum, memiliki arsip sebagaimana dimaksud Pasal 1 UU No.7 tahun 1971 ini dapat dipidana dengan pidana penjara selama-lamanya 10 tahun.

2. Barang siapa yang menyimpan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 UU No.7 tahun 1971 ini dengan memberitahukan hal-hal tentang isi naskah itu kepada pihak ketiga yang tidak berhak mengetahuinya, sedang ia diwajibkan merahasiakan hal-hal tersebut dapat dipidana seumur hidup.

2) Pengamanan dari segi fisiknya

Pengamanan arsip dari segi fisiknya adalah pengamanan arsip dari kerusakan. Kerusakan arsip dapat terjadi karena faktor internal dan eksternal (Mulyono dkk, 2000 :46-48).

Kerusakan arsip dari segi faktor internal antara lain : a) Kualitas kertas

b) Tinta

c) Bahan perekat

Kerusakan arsip dari segi faktor eksternal antara lain : a) Lingkungan

b) Sinar matahari c) Debu

d) Serangga dan kutu e) Jamur dan sebagainya

Pemeliharaan arsip di sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dilakukan dengan cara sebagai berikut :

1) Pengaturan ruangan

Ruangan penyimpanan arsip di sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mempunyai ventilasi yang memadai, sinar matahari tidak terkena langsung, dan kelembapan ruangan yang terjaga.

2) Pemeliharaan tempat penyimpanan

Arsip-arsip di sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara disimpan didalam lemari arsip yang terbuat dari besi/metal dengan dua pintu.

3) Penggunaan bahan-bahan pencegah

Untuk menjaga keutuhan arsip di sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara digunakan confer (kapur barus) di setiap lemari arsip.

4) Larangan-larangan yang tidak boleh dilanggar

Arsip tidak boleh dipinjam oleh sembarang orang, harus meminta persetujuan dari sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

5) Kebersihan

Ruangan arsip di sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dibersihkan setiap hari. Tidak berserakan dan tertata rapi.

5. Penyimpanan Arsip

Penyimpanan arsip adalah kegiatan menaruh atau menyusun warkat-warkat secara sistematis, dengan menggunakan berbagai cara dan alat di tempat tertentu yang aman dan dapat diketemukan kembali dengan cepat bilamana dibutuhkan. Penyusunan warkat secara sistematis berarti bahwa ketika melakukan penyimpanan arsip, pegawai menaruh warkat-warkat dengan menggunakan

prosedur, cara, alat, memperhatikan arsip dan kodenya serta urutan kejadian warkat.

Berikut adalah 5 (lima) macam sistem penyimpanan arsip pada umumnya (Serdamayanti.2003:71-76) :

a. Sistem Abjad/ Alphabetical Filing System

Sistem abjad adalah salah satu system penataan berkas yang umumnya dipergunakan untuk menata berkas yang berurutan dari A sampai dengan Z dengan berpedoman pada peraturan mengindeks. Sistem penyimpanan arsip menurut abjad ini dapat dipakai pula oleh sistem penyimpanan arsip lainnya. Misalnya meskipun sistem penyimpanan utama berdasarkan wilayah, maka untuk mempermudah menemukan arsip yang memuat wilayah tertentu harus disusun menurut urutan abjad. Dengan demikian, sistem penyimpanan arsip menurut abjad ini meliputi 90% dari semua sitem penyimpanan arsip.

b. Sistem Masalah/ Perihal/ Subjek Filing System

Sistem masalah adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan masalah-masalah yang berhubungan dengan perusahaan yang menggunakan sistem ini. Untuk dapat melaksanakan penataan arsip berdasarkan sistem masalah, maka harus ditentukan dahulu maslah-masalah yang pada umumnya terjadi dalam surat-surat setiap harinya.

dalam penataan arsip berdasarkan masalah, perlu dipersiapkan lebih dahulu daftar Indeks. Daftar Indeks yaitu suatu daftar yang memuat kode dan masalah-masalah yang terdapat didalam kantor/organisasi sebagai pedoman penataan arsip berdasarkan masalah.

Contoh : Masalah-massalah yang berkenaan dengan “kepegawaian” misalnya, pengadaan, kedudukan, cuti, pemberhentian, dan sebagaianya dikelompokkan menjadi satu masalah pokok (subyek) didalam kelompok (masalah) “kepegawaian”.

c. Sistem Nomor/Numerical Filing System

Sistem nomor adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan kelompok permasalahan yang kemudian masing-masing atau setiap masalah diberi nomor tertentu.

Contoh : 000 UMUM

010 Urusan dalam 011 Gedung kantor 012 Rumah dinas 013 Listrik dan telepon

020 Peralatan 030 Penelitian 040 Perencanaan

100 KEPEGAWAIAN 110 Pengadaan 120 Mutasi

d. Sistem Tanggal/Urutan Waktu/Chronological Filing System

Sistem tanggal adalah salah saru sistem penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan, dan tahun yang mana pada umumnya tanggal yang dijadikan pedoman termaksud diperhatikan dari datangnya surat. Surat atau berkas yang datang paling akhir ditempatkan di bagian paling akhir pula, tanpa memperhatikan masalah surat tersebut.

e. Sistem Wilayah/ Regional/Geographical Filing System

Sistem wilayah adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan tempat (lokasi), daerah atau wilayah tertentu. Setelah satuan daerah ditentukan kemudian disusun menurut urutan abjad agar mempercepat penemuannya kembali.

Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yaitu surat masuk Internal, surat masuk Eksternal, surat keluar Internal, surat masuk Eksternal, kendali, Dekan, dan Internasional. Setiap pokok masalah tersebut disimpan didalam sebuah letter file dan disusun dengan rapi pada lemari arsip. Penyimpanan arsip paling lama 5 tahun setelah itu dipindahkan kegudang

6. Penyusutan Arsip

Tidak semua warkat memiliki nilai abadi, sebagian warkat pada suatu saat akan habis kegunaanya. Dengan demikian tidak semua warkat harus disimpan terus-menerus, melainkan ada sebagian yang harus dipindahkan atau bahkan dimusnahkan. Pemusnahan dilakukan pada warkat yang tidak memiliki nilai guna tertentu.

Penyusutan arsip merupakan kegiatan terahkir dari siklus atau daur hidup arsip. Ada dua bentuk kegiatan penyusutan arsip yaitu pemindahan dan pemusnahan arsip. Pemindahan dan pemusnahan arsip penting dilakukan juga dalam rangka menjaga dan menjamin efektifitas kearsipan. Dasar dari kegiatan tersebut adalah hasil dari penilaian arsip atau pun jadwal retensi arsip (Surojo, 2006:191).

a. Penilaian Arsip

Penilaian arsip merupakan kegiatan mengevaluasi nilai guna informasi yang ada di dalam arsip. Kegiatan ini penting untuk menentukan jadawal penyimpanan atau retensi arsip yang menjadi dasar pelaksanaan

penyusutan arsip. Jadwal retensi arsip adalah suatu daftar yang memuat kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok arsip dapat disimpan atau dimusnahkan. Dengan demikian, jadwal retensi merupakan suatu daftar yang menunjukkan :

1) Lamanya masing-masing arsip disimpan pada file aktif, sebelum dipindahkan ke pusat penyimpanan arsip (file inaktif).

2) Jangka waktu penyimpanan masing-masing arsip sebelum dimusnahkan atau dipindahkan ke Arsip Nasional.

Guna jadwal retensi arsip (Serdamayanti,2003:103) adalah : 1) Untuk memisahkan antara arsip aktif dengan arsip inaktif 2) Memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip aktif 3) Menghemat ruangan, perlengkapan dan biaya

4) Menjamin pemeliharaan arsip inaktif yang bersifat permanen. 5) Memudahkan pemindahan arsip ke Arsip Nasional.

Hasil dari penilaian arsip yaitu akan diketahui arsip-arsip yang bernilai guna permanen yang harus disimpan selamanya, dan arsip yang bernilai guna sementara yang dapat dimusnahkan dengan segera atau di kemudian hari.

b. Penyusutan Arsip

Dalam Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 34 Tahun 1979 dikatakan bahwa penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara :

1) Memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah Memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dalam lingkungan Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan Pemerintah masing-masing.

2) Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku 3) Menyerahkan arsip statis oleh Unit Kearsipan kepada Arsip

Nasional.

Menurut Serdamayanti (2003 : 107) langkah-langkah umum pelaksanaan penyusutan arsip :

1) Menyiangi, yaitu memilih/mengambil yang tidak berguna, supaya arsip berkurang.

2) Menyiapkan peralatan untuk menampung arsip yang akan disusutkan.

3) Membuat catatn atau daftar tentang arsip yang akan disusutkan.

Tujuan penyusutan arsip adalah :

1) Mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja maupun sebagai referensi.

2) Menghemat uang, peralatan dan perlengkapan. 3) Mempercepat penemuan kembali arsip.

4) Menyelamatkan bahan bukti pertanggungjawaban.

Berdasarkan pengertian tersebut, penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip yang dilakukan dengan cara memindahkan, menyerahkan, atau memusnahkan arsip.

Pemindahan arsip merupakan kegiatan memindahkan arsip dari suatu tempat penyimpanan arsip aktif (Unit Pengolah) ke tempat penyimpanan arsip inaktif atau ke tempat penyimpanan arsip statis (Pusat Penyimpanan Arsip).

1. Pemindahan Arsip

Ada dua jenis cara pemindahan arsip (Sutarto, 1997 : 303), yaitu : a) Pemindahan berkala

Pemindahan berkala menunjukkan pemindahan arsip dilakukan satu kali atau lebih dalam suatu periode tertentu. Dalam satu tahun petugas kearsipan dapat melakukan pemindahan satu kali, dua kali, atau lebih berdasarkan ketentuan yang disepakati.

b)Pemindahan berulang-ulang

Pemindahan arsip yang dilakukan berulang-ulang dalam selang waktu yang tidak tertentu. Dalam hal ini petugas kearsipan dapat melakukan pemindahan arsip setiap hari atau setiap saat (kapan saja) bilamana diperlukan.

Pemusnahan arsip adalah kegiatan menghancurkan atau melenyapkan warkat atau arsip yang dipandang telah habis nilai gunanya atau telah habis masa penyimpanannya sesuai dengan jadwal retensi arsip. Ada beberapa cara yang dapat dipakai untuk memusnahkan arsip yaitu dirobek, dibakar, dicacah, dilebur, atau dihancurkan dengan mesin penghancur kertas, atau memakai bahan kimia. Akibat dari pemusnahan arsip yaitu data, informasi yang tercatat atau terekam pada kertas, disket, dan sebagianya itu hancur.

2. Pemusnahan Arsip

Dalam Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 Bab IV disebutkan ketentuan-ketentuan pemusnahan arsip sebagai berikut :

a) Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan Pemerintahan dapat melakukan pemusnahan arsip yang tidak mempeunyai nilai kegunaan dan telah melampaui jangka waktu penyimpanan atau jadwal retensi arsip masing-masing.

b) Pelaksanaan pemusnahan arsip yang mempunyai jangka retensi 10 (sepuluh) tahun atau ditetapkan oleh Pimpinan Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan Pemerintahan.

c) Pimpinan Lembaga Negara atau Badan Pemerintahan menetapkan keputusan pemusnahan arsip setelah mendapat persetujuan Arsip Nasional.

d) Pemusnahan arsip dilakukan secara total sehingga tidak dapat lagi dikenal isi maupun bentuknya, dan disaksikan oleh dua pejabat dari bidang

hukum (perundang-undangan) dan atau bidang pengawasan dari Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan Pemerintahan yang bersangkutan.

e) Untuk pelaksanaan pemusnahan dibuat daftar pertelaan Arsip dari arsip-arsip yang dimusnahkan dan Berita Acara Pemusnahan Arsip.

Penyusutan arsip di sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara melalui pemindahan dan pemusnahan arsip. Arsip-arsip yang tidak memiliki nilai guna lagi dihancurkan dengan cara dibakar. Namun arsip-arsip vital atau penting tidak dihancurkan, hanya dipindahkan saja ke bagian perlengkapan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara untuk diproses lebih lanjut. Selain itu juga, sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara tidak memiliki jadwal retensi arsip yang pasti. Bila lemari arsip dirasa telah penuh, maka arsip-arsip yang tidak diperlukan lagi dihancurkan atau dipindahkan.

I. Analisis dan Evaluasi

1.Analisis Sistem Penciptaan Arsip

Kegiatan penciptaan arsip di sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara seperti, pembuatan surat, memo, laporan, instruksi dan sebagainya sudah cukup baik. Pesan yang terdapat dalam surat atau yang lainnya cukup jelas dan mudah dimengerti, penggunaan bahasa yang resmi, dan

2.Analisis Sistem Pendistribusian Arsip

Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan, pendistribusian arsip yang dilakukan di sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah berjalan dengan baik, karena setiap surat atau warkat yang masuk atau keluar dicatat terlebih dahulu dalam buku agenda surat masuk dan keluar. Dengan demikian, sekretaris Dekan dapat mengetahui kegiatan kearsipan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Selain itu, azas yang diterapkan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara juga sangat mendukung kegiatan pendistribusian arsip. Setiap bagian mengola dan menyimpan arsipnya sendiri namun tetap dibawah kendali Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3.Analisis Sistem Pengelolaan/penggunaan Arsip

Berdasarkan pengamatan penulis selama melakukan penelitian di sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, dapat dianalisis bahwa sistem pengelolaan atau penggunaan arsipnya sudah cukup efektif. Arsip-arsip yang ada dipergunakan untuk mendukung kegiatan akademik fakultas dan juga membantu tugas-tugas Dekan. Selain itu, arsip-arsip yang ada di sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara juga digunakan sebagai bahan pertanggungjawaban kepada pimpinan dan sebagai bukti apabila terjadi kesalahan dan kekeliruan.

4.Analisis Sistem Penyimpanan Arsip

Berdasarkan pengamatan penulis selama melakukan penelitian dapat dianalisis bahwa penyimpanan arsip yang dilaksanakan sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah efisien. Hal ini dapat dilihat dari sistem penyimpanan arsip yang menggunakan sistem subyek/perihal. Dengan sistem ini maka penemuan kembali arsip akan lebih mudah dan cepat. Sebagai contoh, apabila suatu waktu pimpinan memerlukan data mengenai Undangan Seminar di hotel J.W.Marriot, maka sekretaris cukup melihat subyeknya saja (surat masuk Eksternal), sehingga sekretaris dapat dengan mudah menemukan kembali arsip dan dengan cepat menyerahkannya kepada pimpinan.

Menurut hasil penelitian yang dilakukan, sistem penyimpanan arsip di sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah berjalan dengan baik. Hal ini dapat diketahui dari sistem penyimpanan arsip yang digunakan telah memenuhi tujuan yang diharapkan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Tujuan yang diharapkan itu antara lain terpeliharanya arsip yang baik, tidak tercecer.

5. Analisis Sistem Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip

dapat diketahui dari ruangan tempat penyimpanan arsip yang memiliki ventilasi yang memadai dan menggunakan pendingin ruangan (AC) agar tetap kering (tidak lembab) dengan suhu udara berkisar 50%-60% serta sinar matahari yang tidak langsung ke ruangan.

Karena penyimpanan arsip di sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ditempatkan ditempat yang tertutup (lemari) maka lemari tersebut sering dibuka dan ditata tidak terlalu rapat agar udara masuk antara berkas-berkas satu dengan yang lain. Selain itu juga, lemari arsip diberi

confer (kapur barus) secara berkala. Adanya peraturan tidak boleh meletakkan

arsip disembarangan tempat. Namun, pada sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara belum ada catatan tertulis mengenai arsip – arsip yang dipinjam, sehingga kadang kala ada arsip yang hilang. Namun, tidak ada pencatatan bagi arsip yang dipinjam, sehingga kadang kala arsip menjadi hilang dan susah ditemukan.

Dengan melihat situasi di atas, maka dapat disimpulkan bahwa pemeliharaan arsip dan pengamanan arsip pada sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah cukup baik. Meskipun tidak begitu sesuai dengan teori yang ada.

6. Analisis sistem Penyusutan arsip

Berdasarkan hasil penelitian yang dilaksanakan maka dapat dianalisis bahwa sistem penyusutan arsip di sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara belum cukup baik, karena masih banyak arsip yang

sudah tidak digunakan lagi namun masih disimpan. Hal ini membuat lemari arsip/filing cabinet akan semakin penuh. Selain itu juga, sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara tidak memiliki jadwal retensi arsip yang pasti, bila lemari arsip/filing cabinet sudah penuh, barulah kegiatan penyusutan arsip dilakukan. Arsip-arsip yang telah tidak digunakan lagi dimusnahkan (dibakar) atau dengan menggunakan alat penghancur kertas. Namun untuk arsip yang sangat penting, tetap disimpan atau dipindahkan ke bagian perlengkapan untuk diproses selanjutnya. Sebaiknya sebelum melakukan kegiatan penyusutan arsip, jadwal retensi dan inventarisasi arsip harus ditetapkan terlebih dahulu, agar mempermudah pemusnahan atau pemindahan arsip.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

Setelah penulis melakukan penelitian pada sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, maka penulis menarik kesimpulan dan saran terhadap sistem kearsipan sebagai berikut :

A. Kesimpulan

1. Kegiatan penciptaan warkat di sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara meliputi kegiatan penulisan surat, memo, laporan, instruksi, dan pemberitahuan.

2. Pendistribusian arsip di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menerapkan azas gabungan desentralisasi dan sentralisasi, sehingga memudahkan pengawasan dan pengendalian surat masuk dan keluar.

3. Warkat/arsip di sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara digunakan untuk kegiatan akademik fakultas, pelaksanaan fungsi dan peran-peran manajerial, alat bukti, dokumentasi, dan untuk memberikan tanggapan.

4. Kegiatan-kegiatan pemeliharaan arsip di sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara meliputi :

a. Ruang kerja yang nyaman, ventilasi udara yang memadai, tidak terkena sinar matahari secara langsung.

b. Arsip disimpan didalam lemari arsip/filing cabinet yang terbuat dari metal/besi.

c. Tidak boleh sembarangan orang menganbil/meminjam arsip tanpa meminta izin terlebih dahulu dengan sekretaris dekan.

d. Arsip selalu dijaga kebersihannya, dan selalu di beri kapur barus (confer).

5. Sekretariat Dekan menyimpan arsip-arsipnya menggunakan sistem penyimpanan menurut subyek/pokok masalahnya.

6. Penyusutan dilakukan apabila lemari arsip sudah penuh (tidak ada jadwal retensi arsip).

B. Saran

Berdasarkan uraian dan kesimpulan diatas, penulis membuat saran-saran sebagai berikut :

1. Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara hendaknya membangun suatu ruangan khusus sebagai pusat tempat kearsipan dari seluruh bagian yang ada dalam fakultas agar tercipta efesiensi dan efektivitas dalam pengelolaan arsip.

2. Arsip-arsip yang dipinjam sebaiknya dicatat dalam buku agenda dan menggunakan kartu pinjaman arsip. Kartu ini berguna untuk menghindari hilangnya arsip.

3. Sebaiknya ditetapkan jadwal retensi arsip untuk mempermudah proses penyusutan arsip secara berkala dan sesuai prosedur.

menjadi kertas yang digunakan untuk kegiatan perusahaan, bukan dimusnahkan dengan cara dibakar atau mencacah.

5. _{Untuk mempermudah penemuan kembali arsip/mencari arsip sebaiknya} menggunakan software khusus kearsipan untuk mengolah semua arsip yang ada. Dengan menggunakan software ini, akan mempermudah penemuan kembali arsip dan lemari arsip juga tidak penuh karena semua keterangan mengenai arsip tersebut sudah disimpan di computer.

DAFTAR PUSTAKA

Abubakar, Hadi. 2000. Pola Kearsipan Modern, cetakan V. Jakarta : Djambatan. Arikunto, Suharsisni. 2002. Prosedur Penelitian. Jakarta : Rineka Cipta.

Hadi, Sutrisno. 2000. Metodologi Research. Yogyakarta : Andi Yogyakarta. Mulyono Sularso, Mushim dan Marinim. 2000. Dasar-dasar Kearsipan.

Yogyakarta: Erlangga

Nurjani. 2009. Arsip Masa Depan Sumut, cetakan I. Sumatera Utara : Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Provinsi.

Saiman. 2002. Manajemen Sekretaris. Jakarta : Ghalia Indonesia.

Serdamayanti.2003. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi

Modern. Cetakan III. Bandung : Mandar Maju.

Surojo, Yohannes. 2006. Manajemen Kearsipan, Cetakan I. Malang : Dioma Malang.

Sutarto. 1999. Sekretaris dan Tata Warkat, cetakan III. Yogyakarta : Gajah Mada Univercity Press.

Wiyasa, Thomas. 2003. Tugas Sekretaris dalam Mengelola Surat dan Arsip

Dinamis. Jakarta : Pradnya Paramita.

dapat diketahui dari ruangan tempat penyimpanan arsip yang memiliki ventilasi yang memadai dan menggunakan pendingin ruangan (AC) agar tetap kering (tidak lembab) dengan suhu udara berkisar 50%-60% serta sinar matahari yang tidak langsung ke ruangan.

Karena penyimpanan arsip di sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ditempatkan ditempat yang tertutup (lemari) maka lemari tersebut sering dibuka dan ditata tidak terlalu rapat agar udara masuk antara berkas-berkas satu dengan yang lain. Selain itu juga, lemari arsip diberi

confer (kapur barus) secara berkala. Adanya peraturan tidak boleh meletakkan

arsip disembarangan tempat. Namun, pada sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara belum ada catatan tertulis mengenai arsip – arsip yang dipinjam, sehingga kadang kala ada arsip yang hilang. Namun, tidak ada pencatatan bagi arsip yang dipinjam, sehingga kadang kala arsip menjadi hilang dan susah ditemukan.

Dengan melihat situasi di atas, maka dapat disimpulkan bahwa pemeliharaan arsip dan pengamanan arsip pada sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah cukup baik. Meskipun tidak begitu sesuai dengan teori yang ada.

6. Analisis sistem Penyusutan arsip

Berdasarkan hasil penelitian yang dilaksanakan maka dapat dianalisis bahwa sistem penyusutan arsip di sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi

sudah tidak digunakan lagi namun masih disimpan. Hal ini membuat lemari arsip/filing cabinet akan semakin penuh. Selain itu juga, sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara tidak memiliki jadwal retensi arsip yang pasti, bila lemari arsip/filing cabinet sudah penuh, barulah kegiatan penyusutan arsip dilakukan. Arsip-arsip yang telah tidak digunakan lagi dimusnahkan (dibakar) atau dengan menggunakan alat penghancur kertas. Namun untuk arsip yang sangat penting, tetap disimpan atau dipindahkan ke bagian perlengkapan untuk diproses selanjutnya. Sebaiknya sebelum melakukan kegiatan penyusutan arsip, jadwal retensi dan inventarisasi arsip harus ditetapkan terlebih dahulu, agar mempermudah pemusnahan atau pemindahan arsip.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

Setelah penulis melakukan penelitian pada sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, maka penulis menarik kesimpulan dan saran terhadap sistem kearsipan sebagai berikut :

A. Kesimpulan

1. Kegiatan penciptaan warkat di sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara meliputi kegiatan penulisan surat, memo, laporan, instruksi, dan pemberitahuan.

2. Pendistribusian arsip di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menerapkan azas gabungan desentralisasi dan sentralisasi, sehingga memudahkan pengawasan dan pengendalian surat masuk dan keluar.

3. Warkat/arsip di sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara digunakan untuk kegiatan akademik fakultas, pelaksanaan fungsi dan peran-peran manajerial, alat bukti, dokumentasi, dan untuk memberikan tanggapan.

4. Kegiatan-kegiatan pemeliharaan arsip di sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara meliputi :

a. Ruang kerja yang nyaman, ventilasi udara yang memadai, tidak terkena sinar matahari secara langsung.

c. Tidak boleh sembarangan orang menganbil/meminjam arsip tanpa meminta izin terlebih dahulu dengan sekretaris dekan.

d. Arsip selalu dijaga kebersihannya, dan selalu di beri kapur barus (confer).

5. Sekretariat Dekan menyimpan arsip-arsipnya menggunakan sistem penyimpanan menurut subyek/pokok masalahnya.

6. Penyusutan dilakukan apabila lemari arsip sudah penuh (tidak ada jadwal retensi arsip).

B. Saran

Berdasarkan uraian dan kesimpulan diatas, penulis membuat saran-saran sebagai berikut :

1. Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara hendaknya membangun suatu ruangan khusus sebagai pusat tempat kearsipan dari seluruh bagian yang ada dalam fakultas agar tercipta efesiensi dan efektivitas dalam pengelolaan arsip.

2. Arsip-arsip yang dipinjam sebaiknya dicatat dalam buku agenda dan menggunakan kartu pinjaman arsip. Kartu ini berguna untuk menghindari hilangnya arsip.

3. Sebaiknya ditetapkan jadwal retensi arsip untuk mempermudah proses penyusutan arsip secara berkala dan sesuai prosedur.

4. Untuk menghemat biaya-biaya yang ada di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, hendaknya mendaur ulang arsip yang sudah inaktif

menjadi kertas yang digunakan untuk kegiatan perusahaan, bukan dimusnahkan dengan cara dibakar atau mencacah.

5. _{Untuk mempermudah penemuan kembali arsip/mencari arsip sebaiknya}

menggunakan software khusus kearsipan untuk mengolah semua arsip yang ada. Dengan menggunakan software ini, akan mempermudah penemuan kembali arsip dan lemari arsip juga tidak penuh karena semua keterangan mengenai arsip tersebut sudah disimpan di computer.

DAFTAR PUSTAKA

Abubakar, Hadi. 2000. Pola Kearsipan Modern, cetakan V. Jakarta : Djambatan. Arikunto, Suharsisni. 2002. Prosedur Penelitian. Jakarta : Rineka Cipta.

Hadi, Sutrisno. 2000. Metodologi Research. Yogyakarta : Andi Yogyakarta. Mulyono Sularso, Mushim dan Marinim. 2000. Dasar-dasar Kearsipan.

Yogyakarta: Erlangga

Nurjani. 2009. Arsip Masa Depan Sumut, cetakan I. Sumatera Utara : Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Provinsi.

Saiman. 2002. Manajemen Sekretaris. Jakarta : Ghalia Indonesia.

Serdamayanti.2003. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi

Modern. Cetakan III. Bandung : Mandar Maju.

Surojo, Yohannes. 2006. Manajemen Kearsipan, Cetakan I. Malang : Dioma Malang.

Sutarto. 1999. Sekretaris dan Tata Warkat, cetakan III. Yogyakarta : Gajah Mada Univercity Press.

Wiyasa, Thomas. 2003. Tugas Sekretaris dalam Mengelola Surat dan Arsip

Dinamis. Jakarta : Pradnya Paramita.