Sistem Penyimpanan, Pengamanan, Dan Pemeliharaan Pada Kegiatan Kearsipan Di Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

TUGAS AKHIR

SISTEM PENYIMPANAN, PENGAMANAN, DAN PEMELIHARAAN PADA KEGIATAN KEARSIPAN DI BAGIAN SEKRETARIAT DEKAN

FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Oleh

RAPIDA TUA SINAGA 072103055

PROGRAM STUDI DIII KESEKRATARIATAN FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR

NAMA : RAPIDA TUA SINAGA

NIM : 072103055

PROGRAM STUDI : DIII KESEKRETARIATAN

JUDUL : SISTEM PENYIMPANAN, PENGAMANAN,

DAN PEMELIHARAAN PADA KEGIATAN KEARSIPAN DI BAGIAN SEKRETARIAT DEKAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Tanggal : ... 2010 Ketua Program Studi

Dr. Endang Sulistya Rini, SE, Msi

NIP : 19620513 199203 2 001

Tanggal : ... 2010 Dekan

Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

NAMA : RAPIDA TUA SINAGA

NIM : 072103055

PROGRAM STUDI : DIII KESEKRETARIATAN

JUDUL : SISTEM PENYIMPANAN, PENGAMANAN,

DAN PEMELIHARAAN PADA KEGIATAN KEARSIPAN DI BAGIAN SEKRETARIAT DEKAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Medan, ……… 2010 Menyetujui

Pembimbing

Dr. Elisabeth Siahaan, SE, M.Ec NIP : 19780313 200212 2 001

KATA PENGANTAR

Puji dan Syukur penulis ucapkan kepada Tuhan Yesus Kristus atas Berkat dan Karunia-Nya yang senantiasa menyertai, membimbing, dan memberikan kemampuan serta kekuatan kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini tepat pada waktunya. Adapun judul dari Tugas Akhir ini adalah “Sistem Penyimpanan, Pengamanan, Dan Pemeliharaan Pada Kegiatan Kearsipan Di Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara” guna memenuhi salah satu syarat untuk memperoleh program DIII Jurusan Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Terima kasih kepada kedua orang tuaku yang tercinta, Ayahanda S. Sinaga dan Ibunda L. Sihotang yang telah membesarkan, mendidik, membimbing serta memberikan Doa yang tulus kepada penulis dengan penuh kesabaran dan penuh kasih sayang yang tak terhingga sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini.

Penulis menyadari bahwa penyusunan tugas akhir ini tidak akan terlaksana dengan baik tanpa adanya dorongan dan bantuan dari berbagai pihak. Maka dalam kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Ibu Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si selaku Ketua Program Studi DIII Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Ibu Dr. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA selaku Sekretaris Program Studi DIII Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

4. Ibu Dr. Elisabeth Siahaan, SE, M.Ec selaku Dosen Pembimbing yang telah banyak meluangkan waktu untuk memberikan bimbingan dan pengarahan kepada penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.

5. Ibu Esa Setiana, SE, M.Si dan Ibu Yunita Indriani, SE, selaku Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang telah banyak membantu penulis dalam memperoleh data-data untuk menyelesaikan Tugas Akhir ini.

6. Seluruh Staf Dosen Pengajar dan Pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

7. Buat kakakku yang tersayang (Kak Floris, Kak Lena, Kak Ema) dan adikku yang tersayang (Mento dan Dedy) yang telah memberikan semangat dan dukungan serta perhatian kepada saya dalam penyelesaian Tugas Akhir ini. 8. Buat semua keluargaku yang terkasih (Maktua, Kak Herna, Kak Odor, Bang

Rudolf, Bang Atur, Viona dan yang lain juga yang tidak saya sebutkan satu persatu, makasi telah membantu penulis dalam menyelesaikan kuliah, memberikan semangat kepada penulis dan terus memberikan Doa yang tulus dalam menyelesaikan Tugas akhir ini.

9. Buat sahabat-sahabatku (Maria, Rini, Intan, Desi, Sari, Kerry, Fitri, Ani, Tina dan yang lain juga) makasi banyak buat semuanya sudah menjadi sahabat yang baik dalam suka maupun duka.

10.Buat teman-teman magang kelompok IX (Mita, Helmi, Vira, Rara, dan Taufiq) makasi telah memberikan masukan kepada penulis dan mau bekerja sama.

11.Dan semua pihak yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu makasi atas dukungan dan bantuan dan Doanya.

Penulis menyadari bahwa tugas akhir ini masih jauh dari sempurna baik dalam tata bahasa maupun lingkup pembahasanya. Untuk itu penulis menerima saran dan kritik yang sifatnya membangun dari pembaca. Akhirnya penulis berharap semoga tugas akhir ini dapat bermanfaat bagi para pembaca.

Medan, Maret 2010

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR GAMBAR ... v

DAFTAR TABEL ... vi

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Perumusan Masalah ... 4

C. Tujuan Penelitian ... 4

D. Manfaat Penelitian ... 4

E. Jadwal Kegiatan ... 5

F. Sistematika Penulisan ... 6

BAB II PROFIL FAKULTAS EKONOMI A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi USU ... 7

B. Struktur Organisasi ... 9

C. Job Description ... 12

D. Jenis Usaha/Kegiatan ... 15

E. Kinerja Usaha terkini ... 15

F. Rencana Kegiatan ... 18

BAB III PEMBAHASAN A. Pengertian Arsip dan Kearsipan ... 19

B. Fungsi Arsip ... 22

C. Peranan Kearsipan ... 23

D. Tujuan Kearsipan dan Tugas Pokok Unit Kearsipan ... 24

E. Jenis-Jenis Arsip ... 25

F. Peralatan Penataan Arsip ... 28

G. Sistem Penyimpanan, Pengamanan, dan Pemeliharaan Arsip ... 30

1. Sistem Penyimpanan Arsip ... 30

2. Sistem Pengamanan Arsip ... 41

3. Sistem Pemeliharaan Arsip ... 43

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ... 46

B. Saran ... 47

DAFTAR GAMBAR

Halaman Gambar 1.1 Struktur Organisasi ... 11

Gambar 2.1 Kartu Kendali ... 41 Gambar 2.2 Lembar Disposisi ... 42

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel 1.1 Jadwal Penulisan Tugas Akhir ... 5

Tabel 2.1 Rincian Tugas Sekretaris Dekan FE USU ... 13

Tabel 2.2 Jumlah Mahasiswa FE USU T.A 2008/2009 ... 16

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Perkembangan ilmu dan teknologi yang sangat pesat dewasa ini sangat berpengaruh terhadap kemajuan bisnis disektor pemerintahan dan swasta, mereka bersaing untuk peningkatan profesionalisme diperkantoran, perbankan, industri, pabrik, dan lain-lain. Untuk mengelola manajemen diperlukan informasi yang teliti, tepat dan cepat. Demikianlah kecenderungan abad dewasa ini berkembang pesat dan penuh persaingan untuk memperoleh informasi yang teliti, tepat dan cepat maka diperlukan arsip. Arsip adalah kumpulan dari pada surat-menyurat yang terjadi oleh karena pekerjaan aksi, transaksi, tindak-tanduk dokumenter, yang disimpan sehingga pada tiap-tiap saat dibutuhkan dapat dipersiapkan untuk pelaksanaan tindakan-tindakan selanjutnya (Gie, 2000 : 216).

Diperkantoran arsip-arsip tesebut diperlukan untuk membantu pelayanan langganan atau keperluan informasi intern, pengambilan keputusan oleh pimpinan. Untuk itu arsip mempengaruhi seluruh kegiatan dan proses yang berhubungan dengan pengelolaan disegala bidang yang terdapat dalam perusahaan. Mengingat betapa pentingnya arsip bagi suatu perusahaan dan merupakan urat nadi bagi seluruh kegiatan dalam perusahaan, sehingga diperlukan sistem pengelolaan yang baik dan benar. Sistem pengelolaan arsip dikatakan baik apabila pada waktu arsip diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat, kunci utama agar arsip dapat

ditemukan kembali dengan cepat dan tepat. Pekerjaan atau kegiatan yang berhubungan dengan pengurusan arsip disebut manajemen kearsipan. Dapat dikatakan bahwa manajemen kearsipan adalah pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian, penataan, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan. Jadi setiap perusahaan mutlak melakukan manajemen kearsipan karena peranan kearsipan sangatlah potensial dan tidak mungkin dapat dihapus dalam menunjang kelancaran kegiatan administrasi di segala bidang kearsipan. Pekerjaan tersebut meliputi suatu siklus kehidupan warkat (arsip) sejak diciptakan hingga dimusnahkan (Amsyah, 2003: 4).

Setiap saat penilaian terhadap keberhasilan sistem pengelolaan arsip dapat dilakukan, dengan keberhasilan sistem pengelolaan arsip disini dimaksudkan bahwa sistem pengelolaan tidak mengalami hambatan, pemilihan sistem yang diterapkan sesuai dengan kebutuhan serta kecepatan memperoleh informasi dan sumber data arsip terjamin.

Sistem kearsipan hendaknya memberi pelayanan kepada para pegawai, tidak sebaliknya pegawai yang melayani sistem kearsipan. Sistem pengelolaan arsip yang dipilih dalam suatu perusahaan harus memberikan kemudahan disetiap aktivitas perusahaan secara efektif dan efisien. Artinya kearsipan harus mampu menjadikan pekerjaan dalam suatu perusahaan menjadi lebih mudah dan cepat dalam pelaksanaannya. Pemakaian sistem pengelolaan arsip yang dipilih merupakan usaha penyediaan informasi pada waktu yang tepat untuk diperlukan. dan dipergunakan sebagai dasar untuk mempercepat penyelesaian masalah yang terjadi kini dan masa

yang akan datang dalam suatu perusahaan sebagai pusat pengelolaan data. Proses kearsipan senantiasa bertambah kompleks seiring dengan pertambahan volume aktivitas dalam suatu perusahaan yang terwujud dengan adanya laju arsip yang semakin bertambah. Pertambahan laju arsip tersebut mengakibatkan arsip lama terdesak oleh arsip baru. Dengan demikian pelaksanaan sistem pengelolaan arsip hendaknya memperhitungkan kemungkinan laju pertambahan volume arsip, agar arsip mampu menghimpun informasi yang siap untuk dipergunakan baik untuk aktivitas sendiri secara intern atau untuk pemberian jasa pelayanan diluar perusahaan.

Demikian juga di Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara tidak terlepas dari kegiatan kearsipan yang harus diolah dan disimpan dengan baik. Oleh sebab itu perlu diterapkan suatu sistem kearsipan yang baik dan benar. Masalah yang sering dihadapi berkaitan dengan sistem kearsipan yakni proses pendistribusian yang salah, penyimpanan arsip yang tidak teratur, pengamanan yang kurang baik, dan pemeliharaan yang tidak sesuai prosedur.

Pentingnya sistem kearsipan yang baik sangat mendorong penulis untuk mengetahui bagaimana sistem kearsipan yang diterapkan di Sekretariat Dekan Universitas Sumatera Utara melalui penulisan laporan Tugas Akhir yang berjudul “SISTEM PENYIMPANAN, PENGAMANAN, DAN PEMELIHARAAN PADA KEGIATAN ARSIP DI SEKRETARIAT DEKAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA”.

B. Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang diuraikan diatas penulis mencoba merumuskan masalah yang menjadi dasar dalam penyusunan laporan tugas akhir yaitu :“Bagaimana Sistem Penyimpanan, Pengamanan, dan Pemeliharaan pada Kegiatan Kearsipan yang ditetapkan di Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.

C. Tujuan Penelitian

Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana sistem penyimpanan, pengamanan, dan pemeliharaan yang diterapkan di Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

D. Manfaat Penelitian

Adapun manfaat dari penelitian ini adalah : 1. Bagi Fakultas Ekonomi

Sebagai bahan masukan untuk melakukan perbaikan ataupun peningkatan sistem kearsipan sehingga dapat memperlancar pekerjaan kantor.

2. Bagi Pihak Lain

Sebagai bahan acuan bagi penulis lainnya yang akan melakukan penelitian sesuai dengan judul laporan Tugas Akhir ini.

3. Bagi Penulis

Memperdalam pengetahuan tentang sistem penyimpanan, pengamanan, dan pemeliharaan yang diterapkan di Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

E. Jadwal Kegiatan

Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jl. TM. Hanafiah Kampus USU Medan. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1.

Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan

No. Kegiatan Minggu Ke

1 2 3

1 Persiapan

2 Pengumpulan Data

3 Penulisan Laporan

Dalam kegiatan pengumpulan data, penulis melakukan riset mulai tanggal 10 Februari sampai dengan 25 Februari 2010 di Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

F. Sistematika Penulisan

Adapun sistematika yang disajikan dalam penulisan Tugas Akhir ini adalah: BAB I : PENDAHULUAN

Dalam bab ini diuraikan tentang latar belakang, perumusan masalah, tujuan Penelitian, manfaat penelitian, dan jadwal kegiatan.

BAB II : PROFIL FAKULTAS EKONOMI

Bab ini menguraikan tentang sejarah ringkas Fakultas Ekonomi, jaringan usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan kedepan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB III : PEMBAHASAN

Bab ini menguraikan tentang pengertian dari arsip dan kearsipan, fungsi arsip, peranan dan tujuan kearsipan, jenis-jenis arsip, alat-alat yang digunakan untuk menyimpan arsip, sistem penyimpanan, pengamanan, dan pemeliharaan pada bagian kearsipan di Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi.

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini berisikan kesimpulan dan saran tentang Sistem Kearsipan di Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB II

PROFIL FAKULTAS EKONOMI

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di luar Kota Medan atau di luar Propinsi Sumatera Utara. Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) Kota Kutaraja (Banda Aceh).

Yayasan Universitas Sumatera Utara pada waktu itu berada di Kota Medan. Namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kuta Raja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu teknik operasional pendidikan berada di Kuta Raja, sedangkan penyelasaian administrasinya tetap berada dibawah Presiden Universitas Sumatera Utara.

Berhubung Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kuta Raja (Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiah Kuala, maka Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara didirikan di Medan dan memperolehstatus Negri dengan Surat Keputusan Mentri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan RI No. 64/1961 tentang Penegrian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan kedalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.

Sesuai dengan Keputusan Mentri Pendidikan dan Kebudayaan RI No. 0535/0/1983, dan disusul dengan Surat Keputusan No. 23/ DIKTI/Kep/1987. No.

DIKTI/1987, No. 26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang yaitu Program Pendidikan Strata-1 Dan Program Pendidikan Diploma III, yaitu:

1. Departemen Ekonomi Pembangunan 2. Departemen Manajemen

3. Departemen Akuntansi

Sedangkan Program Diploma III terdiri dari: 1. Departemen Kesekretariatan

2. Departemen Keuangan 3. Departemen Akuntansi

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa baru pada bulan Agustus 1961.

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut:

1.Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, manajemen, dan akuntansi yang berorientasi pasar.

2.Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dan pemberdayaan dan peningkatan kualifikasi dan kualitas Dosen.

3.Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan Dharma penelitian dan pengabdian dalam upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan Fakultas dalam status PT BHMN.

4.Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan stakeholders lainnya.

5.Meningkatkan jaringan dan kerja sama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi professional dan lembaga lain yang bertaraf nasional dan internasional.

B. Struktur Organisasi

Struktur organisasi adalah sistematika tugas-tugas, kewenangan, dan tanggung jawab unit-unit dalam perusahaan yang memiliki kewenangan untuk menjalankan fungsi manajemen secara utuh sesuai dengan perannya masing-masing dalam mencapai tujuan perusahaan.

Setiap perusahaan pada umumnya baik itu perusahaan besar maupun perusahaan kecil biasanya mempunyai struktur organisasi tergantung dari kebijaksanaan dan kebutuhan perusahaan, biasanya semakin besar suatu perusahaan maka struktur organisasinya semakin meluas dan kompleks.

Struktur organisasi di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menggunakan sistem line dan staf yaitu kekuasaan dan tanggung jawab yang mengalir dengan satu garis, masing-masing bagian bertanggung jawab kepada yang

lebih tinggi. Semakin tinggi garis tersebut maka semakintinggi pula tanggung jawabnya.

Adapun Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1

BAGAN STRUKTUR ORGANISASI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Gambar 1.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Sumber : Buku Pedoman Fakultas Ekonomi tahun 2007.

Rektor dan Pembantu Rektor Dekan dan Pembantu Dekan Dewan Pertimbangkan Fakultas

Ketua dan Sekretaris Departemen

Kepala Sub Bagian Tata Usaha Fakultas Kepala Sub Bagian Tata

Usaha Departemen Ketua

Lab/Studio/Bengkel Ketua program Studi

Intra Departemen Ketua Program Studi

Inter Departemen

Unit Penunjang Fakultas Kepala Bagian

Tata Usaha

C. Job Description Fakultas Ekonomi 1. Dekan

Dekan merupakan pimpinan atau atasan dari Fakultas. Adapun tugas dari Dekan yaitu:

a.Memimpin penyelenggaraan dan pengembangan pendidikan serta pengajaran, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat.

b.Membina tenaga kependidikan, mahasiswa, tenaga administrasi dan administasi fakultas.

c.Mendisposisi surat-surat masuk.

d.Menandatangani skripsi dan tugas akhir mahasiswa. e.Menandatangani surat keluar.

f. Menghadiri acara seminar yang mendukung kemajuan di dunia perguruan tinggi.

g.Menghadiri wisuda mahasiswa Fakultas Ekonomi h.Bertanggung jawab kepada Rektor.

2. Tugas Pembantu Dekan

a.Pembantu Dekan I yang selanjutnya disebut pembantu Dekan bidang Akademik.Tugasnya adalah membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan akademik atau pendidikan, pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.

b.Pembantu Dekan II yang selanjutnya disebut pembantu Dekan bidang Administrasi Umum.

Tugasnya adalah membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan kegiatan di bidang administrasi umum dan keuangan.

c. Pembantu Dekan III yang selanjutnya disebut pembantu Dekan bidang Kemahasiswaan.

Tugasnya adalah membantu Dekan dalam pelaksanaan kegiatan dibidang pembinaan serta pelayanan kesejahteraan mahasiswa.

3.Sekretaris Dekan Tabel 2.1

Rincian Tugas Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

No. Nama Pekerjaan Rutin Volume Waktu Catatan

1. 2.

Esa Setiana Yunita indriani

Memasukkan surat masuk untuk Dekan FE- USU kedalam Buku Agenda

5 surat Perhari

5 menit -

Membuat / menulis Nomor surat keluar

10 nomor Perhari

10menit -

Menjadwal kegiatan Dekan 2 kali Perhari

2 menit Sesuai kegiatan

Menstempel Surat dan

membuat tanggal surat keluar

20 berkas Perhari

30menit -

Menerima tugas akhir

mahasiswa yang akan ditandatangani Dekan

5 tugas akhir Perhari

5 menit -

bagian lain Yang sudah diproses Dekan

Perhari -

Lanjutan Tabel 2.1

Mengarsip surat masuk

dan surat keluar

5 surat Perhari

5 menit -

Mengarsip tanda terima surat masuk yang telah dikirim ke bagian lain

5 tanda terima Perhari

2 menit -

Mengetik surat keluar 3 surat Perhari

30menit Sesuai Kegiatan Menerima telepon 15 telepon

Perhari

15menit -

Menerima fax 3 kali

persemester

10menit Sesuai Kebutuhan

Memproses program Dekan

dan team Sesuai jadwal Program Disesuai Kan Konsentrasi Tugas oleh Esa Setiana

Memantau kenyamanan,

keserasian, dan kelengkapan ruang kerja Dekan,Sekretaris dan ruang rapat Dekan

Perhari 5 menit

-

D. Jenis Usaha / Kegiatan

Fakultas adalah unsur pelaksanaan akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinaan sivitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Darma Perguruan Tinggi yaitu: Penyelenggara Pendidikan, Pengadaan Penelitian, dan Pengabdian Masyarakat.

Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan kerja nantinya.

E. Kinerja Usaha Terkini

Setiap perusahaan tentu mempunyai Visi dan Misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan. Tetapi semua itu membutuhkan waktu dan proses yang cukup lama, begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang terus berupaya agar tujuan yang telah ditetapkan oleh Fakultas dapat terwujud.

Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat dan itu semua membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin, dan loyalitas dalam bekerja. Jadi Kinerja Usaha Terkini yang dijalankan oleh Fakultas Ekonomi adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya di bidang ekonomi yang bermanfaat bagi Universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan Fakultas seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri, Isra’Mi’raj, dan lain-lain sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.

Adapun jumlah mahasiswa S1 dan D3 Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara T.A 2008-2009 dapat dilihat pada Tabel 2.2 dan jumlah mahasiswa S1 dan D3 Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang lulus pada tahun 2008-2009 dapat dilihat pada Tabel 2.3

Tabel 2.2

Jumlah Mahasiswa Fakultas Ekonomi USU T.A 2008/2009

Program Studi Tahun Ajaran 2008 Tahun Ajaran 2009 S1 Laki-laki Perempuan Jumlah Laki-laki Perempuan Jumlah

Akuntansi 85 137 222 100 185 285

Manajemen 82 100 182 122 114 236

Ekonomi Pembangunan

52 75 127 58 67 125

Jumlah Total 219 312 531 280 366 646

DIII Laki-laki Perempuan Jumlah Laki-laki Perempuan Jumlah

Akuntansi 33 97 130 34 80 114

Keuangan 69 109 179 46 77 123

Kesekretariatan 6 84 90 12 79 91

Jumlah Total 108 290 398 92 236 328

Sumber : Sekretaris Dekan FE USU

Tabel 2.2 menunjukkan bahwa jumlah mahasiswa S1 tahun 2008 program studi S1 sebanyak 531 dan pada tahun 2009 sebanyak 646, mengalami peningkatan sebesar 17,8 %. Sedangkan untuk program DIII jumlah mahasiswa tahun 2008 sebanyak 398 dan pada tahun 2009 sebanyak 328, mengalami penurunan sebesar 15,8 %.

Tabel 2.3

Jumlah Mahasiswa Fakultas Ekonomi USU yang lulus T.A 2008-2009

Program Studi Tahun Ajaran 2008 Tahun Ajaran 2009 S1 Laki-laki Perempuan Jumlah Laki-laki Perempuan Jumlah

Akuntansi 48 113 161 167 115 282

Manajemen 101 130 231 215 345 560

Ekonomi Pembangunan

57 62 119 56 61 117

Jumlah Total 206 305 511 438 521 959

DIII Laki-laki Perempuan Jumlah Laki-laki Perempuan Jumlah

Akuntansi 41 71 112 67 103 270

Keuangan 49 110 159 125 185 310

Kesekretariatan 5 81 86 - 80 80

Jumlah Total 95 262 357 292 368 660

Sumber : Sekretaris Dekan FE USU

Tabel 2.3 menunjukkan bahwa jumlah mahasiswa S1 yang lulus tahun 2008 sebanyak 511 dan pada tahun 2009 sebanyak 959, mengalami peningkatan sebesar 46,7 %. Sedangkan untuk program DIII jumlah mahasiswa yang lulus tahun 2008 sebanyak 357 dan pada tahun 2009 sebanyak 660, mengalami peningkatan sebesar 45,9 %.

F. Rencana Kegiatan

Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain: 1. Penerimaan Mahasiswa Baru.

2. Persiapan perkuliahan semester Ganjil/Genap 3. Pemberitahuan dosen pengajar

4. Ujian Mid Semester, ujian Final Semester Ganjil/Genap. 5. Pendaftaran wisuda mahasiswa.

BAB III PEMBAHASAN

A. Pengertian Arsip dan Kearsipan

Arsip adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingat.

Perkataan arsip dalam Bahasa Belanda disebut “ARCHIEF” dalam Bahasa Inggris disebut “ARCHIEVE”, berasal dari Yunani yang dapat diartikan sebagai permulaan. Dari kata “ARCHIEVE” berkembang lagi menjadi “ARCHIA” yang berarti “Catatan”, dari kata ARCHIA berkembang lagi menjadi kata “ARCHIEON” yang berarti “Gedung Pemerintah”. Dalam Bahasa Latin disebut “ARCHIVUM” atau “FILUM”. Arsip (record) yang dalam istilah Bahasa Indonesia ada yang menyebutkan sebagai “WARKAT”, pada pokoknya dapat diberikan pengertian sebagai setiap catatan tertulis, baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai suatu subyek atau pokok persoalan ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingat seseorang.

Menurut The Liang Gie arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat diketemukan kembali.

Menurut Amsyah (2005:3) menyatakan bahwa Arsip adalah setiap catatan/record/warkat yang tertulis, tercetak, atau ketikan dalam bentuk huruf, angka

atau gambar, yang mempunyai dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam kertas, kertas film, media komputer, piringan, rekaman dan kertas fotocopy.

Menurut Wursanto dkk (2000:16), “Kearsipan adalah tata cara pengurusan penyimpanan warkat menurut aturan dan prosedur yang berlaku dengan mengingat 3(tiga) unsur pokok yang meliputi : Penyimpanan (storing), Penempatan (placing), dan Penemuan kembali (finding)”.

Menurut Barthos (2003:43), “Filling atau kearsipan adalah proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan secara sistematis, sehingga bahan tersebut dengan mudah dan cepat ditemukan kembali bila diperlukan”.

Berdasarkan Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan, pasal 1 ayat a dan b menetapkan bahwa arsip adalah: 1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-Lembaga Negara dan

Badan-Badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan Pemerintahan. 2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta dan atau

perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan kebangsaan.

Yang dimaksud dengan Arsip menurut Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah naskah yang dibuat dan diterima perusahaan dalam bentuk corak apapun, baik tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan administrasi perusahaan.

Berdasarkan uraian diatas dapat didefinisikan bahwa Arsip merupakan naskah-naskah atau dokumen sebagai pusat ingatan dari seluruh kegiatan atau organisasi dimana arsip-arsip dipelihara dan disimpan sebaik mungkin secara sistematis pada tempat yang telah disediakan agar lebih mudah ditemukan bila diperlukan kembali.

Sedangkan Kearsipan adalah suatu proses pengaturan dan penyimpanan warkat-warkat secara sistematis sehingga mempermudah dalam pencarian warkat yang diperlukan.

B. Fungsi Arsip

Menurut Barthos (2003:11) fungsi arsip dapat dibedakan menjadi:

1. Arsip Statis, yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus-menerus bagi organisasi/Instansi, namun dipergunakan untuk kepentingan masyarakat umum/Negara karena bernilai kebangsaan dan hanya dipergunakan sebagai referensi saja.

2. Arsip Dinamis, yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan Administrasi Negara.

Arsip Dinamis menurut fungsi dan kegunaannya dapat dibedakan menjadi:

a. Arsip Aktif, yaitu arsip yang secara langsung dan terus-menerus bagi diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta masih dikelola oleh Unit Pengelola.

b. Arsip Inaktif atau pasif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun dan pengelolaannya oleh unit sentral dalam suatu organisasi/Instansi.

C. Peranan Kearsipan

Sedarmayanti (2003:19) menyatakan bahwa “peranan arsip sebagai sumber informasi, maka arsip dapat membantu mengingatkan dalam rangka pengambilan keputusan secara cepat dan tepat mengenai suatu masalah”.

Barthos (2002:2) menyatakan bahwa peranan kearsipan adalah : “sebagai pusat ingatan, sebagai sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggung jawaban, penilaian, dan pengendalian setepat-tepatnya”.

Maka berdasarkan pengertian diatas arsip mempunyai peranan yang sangat penting dalam proses penyajian informasi bagi perusahaan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan, oleh sebab itu untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar harus ada sistem dan penanganan kerja yang baik dibidang kearsipan demi melancarkan pelaksanaan kinerja kearsipan dalam organisasi/Instansi.

Dalam penyelenggaraan pengurusan kearsipan merupakan salah satu jenis pekerjaan ynag dilakukan oleh setiap Instansi maupun Lembaga yaitu menyimpan warkat, dokumen atau surat-surat lainnya. Aktivitas yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau dokumen ini sering disebut Administrasi Kearsipan.

Jadi dapat kita simpulkan bahwa peranan kearsipan sangatlah potensial dan tidak mungkin dapat dihapus dalam menunjang kelancaran kegiatan administrasi karena kearsipan merupakan urat nadi dalam seluruh kegiatan instansi baik pemerintah maupun swasta. Demikianlah dengan penuh harapan bahwa penertiban atau perbaikan kearsipan ini akan lebih cepat terlaksana disemua instansi terutama di bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Sehingga generasi kita yang akan datang dapat dengan mudah melanjutkan tu gas-tugasnya ysng akan dihadapi dan tidak harus mencari data atau informasi yang terlalu lama yang banyak menghabiskan waktu, tenaga, serta biaya.

D. Tujuan Kearsipan dan Tugas Pokok Unit Kearsipan Tujuan kearsipan secara umum adalah:

1. Menjamin keselamatan arsip dan penyediaan kembali arsip dengan cepat ketika dibutuhkan, keselamatan arsip menunjukkan kondisi arsip yang awet dan aman. Jika arsip selamat dan tidak ada yang rusak dan tidak ada yang hilang maka tentunya arsip dapat disediakan kembali bilamana dibutuhkan.

2. Sebagai bahan pertanggung jawaban perusahaan tentang pelaksanaan dan pengelolaan kegiatan perusahaan.

Tujuan pokok unit kearsipan pada dasarnya adalah sebagai berikut: 1.Menerima warkat.

2.Mencatat warkat.

3.Mendistribusikan warkat sesuai kebutuhan.

4.Menyimpan, menata, dan menemukan kembali arsip sesuai dengan sistem tertentu.

5.Memberikan pelayanan kepada pihak-pihak yang memerlukan arsip. 6.Mengadakan perawatan/pemeliharaan arsip.

7.Mengadakan atau merencanakan penyusunan arsip, dan lain-lain.

E. Jenis-Jenis Arsip

Jenis-jenis arsip dapat dilihat dari beberapa sudut pandang yaitu:

1. Ditinjau dari kepentingannya, yaitu melihat arsip dari segi penting tidaknya arsip tersebut sesuai dengan nilai guna yang terkandung di dalamnya. Menurut Ensiklopedia Administrasi, Arsip atau Warkat dapat dibedakan menjadi:

a. Warkat yang sangat penting (vital Record) yaitu warkat yang mempunyai nilai sangat penting bagi suatu Organisasi atau Instansi. Untuk itu warkat jenis ini perlu disimpan secara terus-menerus selama organisasi itu masih berdiri. b. Warkat Penting (Important Record) yaitu warkat yang mempunyai kegunaan

besar untuk suatu jangka waktu yang cukup lama (3 tahun ke atas) untuk itu warkat jenis ini perlu disimpan secara baik, misalnya Surat perjanjian Sewa menyewa dan lain-lain.

c.Warkat Berguna (Useful Record) yaitu Warkat yang mempunyai kegunaan biasa untuk jangka waktu biasa untuk itu warkat jenis ini perlu disimpan sesuai dengan daftar retensinya (lama penyimpanan), biasanya di berbagai Organisasi/Instansi jenis warkat ini paling banyak jumlahnya, contohnya Surat-surat kantor pada umumnya.

d.Warkat tidak penting (Non Essential Record) yaitu warkat yang kegunaannya menjadi habis setelah selesai dibaca. Untuk itu warkat jenis ini tidak perlu disimpan dalam file, tetapi dapat langsung dimusnahkan atau cukup diingat isinya/dicatat dalam Agenda harian, contoh undangan rapat dan lain-lain. 2. Ditinjau dari fisiknya, yaitu melihat arsip dari wujud benda arsip tersebut. Arsip

jenis ini terdiri dari:

a. Arsip tertulis, yaitu wujud arsip berupa tulisan/tertulis misalnya Surat Dinas, Akta dan lain-lain.

b. Arsip Visual, yaitu wujud arsip yang dapat dilihat berupa gambar, lukisan/ukiran/pahatan, seperti peta, relief, poster dan lain-lain.

3. Ditinjau dari isinya, yaitu melihat arsip/warkat dari segi isi yang tergantung di dalamnya. Arsip jenis in terdiri dari:

a. Financial Record, adalah catatan-catatan mengenai masalah keuangan. Misalnya tata cara mengajukan kredit, tata cara pembayaran uang, dan lain-lain.

b. Inventory Record, adalah catatan yang berhubungan dengan keadaan barang dagangan (goods) yang memuat antara lain jumlah dan macam-macam persediaan barang, harga barang-barang, dan keadaan fisik barang.

c. Personal Record, adalah catatan yang berhubungan dengan masalah

kepegawaian, seperti catatan riwayat hidup, dan pengalaman kerja.

d. Sales Record, adalah catatan yang berisi informasi mengenai penjualan.

Misalnya mutu penjualan, jumlah persediaan, daerah pemasaran, dan hasil penjualan.

e. Production Record, adalah catatan yang berhubungan dengan masalah

produksi. Misalnya jumlah barang yang dihasilkan, jenis barang yang dihasilkan, dan kualitas barang yang dihasilkan.

4. Ditinjau dari pemilikannya, yaitu melihat arsip dari aspek kepemilikannya serta asal arsip tersebut bagi organisasi atau lembaga/kantor tersebut, adalah sebagai berikut:

a. Berasal dari lembaga pemerintahan, antara lain:

1) Arsip Nasional Republik Indonesia sebagai inti organisasi Lembaga Kearsipan Nasional yang selanjutnya disebut dengan Arsip Nasional Pusat.

2) Arsip Nasional Republik Indonesia yang berada di masing-masing Daerah Tingkat-I, yang selanjutnya disebut dengan Arsip Nasional Daerah.

b. Berasal dari instansi pemerintah atau swasta

1) Arsip Primer merupakan arsip asli bukan merupakan salinan copy atau tembusan/tindasan.

2) Arsip Sekunder adalah arsip yang berupa salinan, copy tembusan/tindasan.

3) Arsip Sentral adalah arsip yang disimpan pada pusat arsip atau arsip yang dipusatkan penyimpanannya (sentralisasi).

4) Arsip Unit adalah arsip yang penyimpanannya dilakukan oleh masing-masing unit dimana arsip tersebut dibuat (desentralisasi).

F. Peralatan Penataan Arsip

Dalam menyelenggarakan kearsipan dibutuhkan berbagai macam peralatan yang akan membantu untuk menyimpan arsip dalam lemari arsip sedemikian rupa. Sehingga arsip yang disimpan kelihatan teratur dan rapi serta memudahkan dalam pencarian kembali.

Peralatan yang umumnya digunakan adalah sebagai berikut:

1. Lemari arsip (filing cabinet) yaitu tempat penyimpanan arsip yang terbuat dari aluminium dan baja yang tahan api. Pada umumnya lemari arsip ini terdiri dari laci-laci yang berkisar tiga sampai sepuluh kaki.

Lemari arsip ada dua jenis yaitu:

a.Drawer type filing cabinet yaitu filing cabinet yang laci-lacinya dapat ditarik kedalam dan keluar dan biasanya disusun dalam bentuk vertikal.

b.Lateral filing cabinet yaitu filing cabinet yang berpintu dan mempunyai alas untuk menaruh semua arsip dan mempunyai beberapa tingkat atas.

2. Sekat (guide) adalah lembaran yang dipergunakan sebagai petunjuk atau sekat pemisah dalam penyimpanan arsip. Sekat terdiri dari dua bagian yaitu: bagian yang menonjol disebut tab atau tab guide yang berguna untuk menempatkan atau mencantumkan kode-kode, tanda-tanda atau indeks-indeks klarifikasi dan badan guide.

3. Berkas kotak (Box File), adalah kotak yang dipergunakan untuk menyimpan berbagai warkat dan kemudian ditempatkan pada rak arsip. Biasanya setiap berkas kotak berisi arsip yang sejenis.

4. Map (Folder) yaitu lipatan kertas atau karton yang dipergunakan untuk menyimpan arsip. Pada folder terdapat tab yaitu bagian yang menonjol pada sisi atas untuk menempatkan file yang bersangkutan.

Sesuai dengan fungsi dan cara mempergunakannya map dapat dibedakan atas: a.Map biasa yaitu map yang berguna untuk menyimpan sementara warkat-warkat

atau arsip.

b.Map jepit yaitu map yang memakai jepitan dari logam untuk memegang warkat atau arsip dengan kuat sehingga arsip yang di dalamnya tidak mudah lepas. c.Map tebal atau map besar yaitu map dengan memakai jepitan khusus dan

bentuknya kokoh sehingga dapat disimpan secara vertikal atau berdiri tegak. d.Stopmap tali yaitu stopmap yang memakai tali pengikat sebagai alat

5. Mesin- mesin kantor yaitu semua peralatan kantor yang cara kerjanya secara otomatis baik secara mekanis maupun secara elektronik. Mesin-mesin kantor yang dipergunakan dalam bidang kearsipan misalnya: mesin komputer, mesin fotocopy, mesin print, dan mesin penghancur kertas.

6. Alat-alat tulis kantor yaitu alat alat yang berhubungan dengan pekerjaan tulis menulis misalnya: pulpen, pensil, rol, stabilo,dan lain-lain.

Adapun peralatan penataan arsip di Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yaitu:

a. Lemari Arsip (Filing cabinet)

Filing cabinet yang dipergunakan di Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terbuat dari besi/metal dengan warna abu-abu.

b. Letter file

Letter file digunakan untuk menyimpan arsip setelah di punch, terbuat bahan karton dengan warna biru dan abu-abu.

c. Box file d. Bisnis file e. Clear holder

f. Mesin-mesin kantor seperti mesin komputer (scanner dan fotocopy),Fax, Telepon.

g. Alat tulis kantor (ATK) seperti pulpen, pensil, stabilo, punch, stepler, remover, dan lain-lain.

G. Sistem Penyimpanan, Pengamanan, dan Pemeliharaan Arsip 1. Sistem Penyimpanan Arsip

Penyimpanan arsip hendaknya dilakukan dengan mempergunakan suatu sistem yang memungkinkan yaitu:

a. Penemuan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan. b. Pengambilan arsip dari tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah. c. Pengembalian arsip ke tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah. Tujuan penyimpanan berkas dalam arsip adalah:

a. Sebagai pusat ingatan dan informasi bila berkas diperlukan sebagai keterangan. b. Memberi data kepada yang memerlukan tentang hasil-hasil kegiatan dan

pekerjaan pada masa lampau.

c. Memberikan keterangan vital atau penting sesuai dengan ketentuan perundang-undangan.

Adapun urutan-urutan penyimpanan/prosedur penyimpanan arsip adalah sebagai berikut:

a. Mengumpulkan (Collecting) yaitu mengumpulkan surat dari berbagai tempat untuk disimpan.

b. Memeriksa (Inspecting) yaitu persiapan menyimpan warkat dengan cara memeriksa setiap lembar warkat untuk memperoleh kepastian bahwa warkat-warkat yang bersangkutan memang sudah siap untuk disimpan.

c. Mengindeks (Indexing) yaitu pekerjaan menentukan pada nama atau subjek apa atau kata tangkap lainnya dari warkat atau dokumen yang akan disimpan.

d. Memberi Kode/Tanda (Coding) dapat dilakukan dengan memberi tanda garis atau lingkaran dengan warna mencolok pada kata tangkap yang sudak ditentukan pada langkah pekerjaan mengindeks.

e. Penunjuk Silang (Cross Reference) yaitu penyimpanan surat dilakukan di dua tempat karena alasan ragu-ragu atau kurang jelas.

f. Menyortir (Sorting) adalah mengelompokkan warkat-warkat untuk persiapan ke langkah terakhir yaitu penyimpanan.

g. Menyimpan (Placing) yaitu menempatkan dokumen sesuai dengan sistem penyimpanan dan peralatan yang dipergunakan.

Prosedur penyimpanan arsip di Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yaitu:

1. Menerima surat di bagian Sekretariat Dekan.

2. Memeriksa apakah termasuk surat masuk atau surat keluar.

3. Mencatat surat masuk maupun surat keluar ke dalam buku agenda, yang perlu dicatat dalam buku agenda seperti nomor urut, nomor surat, tanggal surat, sipengirim, isi ringkas, dan keterangan.

4. Membuat lembar disposisi untuk diproses oleh Dekan, yang perlu dibuat dalam lembar disposisi yaitu tanggal terima surat, nomor kendali, tanggal surat, nomor surat, perihal, dan jenis surat apakah surat itu penting, rahasia, segera, dan biasa. 5. Membuat kartu kendali untuk ditindaklanjuti ke PD I, PD II dan PD III.

6. Mengelompokkan arsip-arsip untuk persiapan ke langkah akhir yaitu penyimpanan.

7. Menyimpan atau menempatkan arsip sesuai dengan sistem peryimpanan dan peralatan yang digunakan.

Ada tiga azas dalam penyimpanan arsip yaitu:

1. Azas Sentralisasi yaitu semua arsip (inaktif) yang tidak diperlukan lagi dan jarang digunakan dalam kegiatan sehari-hari di kantor harus dipindahkan ke pusat arsip agar tersimpan dengan baik.

Keuntungan dari sentralisasi arsip adalah: a.Ruang dan peralatan arsip dapat dihemat.

b.Petugas dapat mengkonsentrasikan diri khusus pada pekerjaan kearsipan. c.Kantor hanya menyimpan satu arsip dan duplikasinya dapat dimusnahkan. d.Sistem penyimpanan dari berbagai macam arsip dapat diseragamkan . Kerugian dari sentralisasi arsip adalah:

a.Sentralisasi arsip hanya efisien efektif untuk organisasi yang kecil.

b.Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem penyimpanan yang seragam.

c.Unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu lebih lama untuk memperoleh arsip yang diperlukan.

2. Azas Desentralisasi yaitu semua arsip (aktif) yang masih diperlukan dan sering digunakan dalam kegiatan sehari-hari di kantor harus disimpan dalam file kerja pada masing-masing unit yang ada dalam struktur organisasi.

Keuntungan Desentralisasi arsip adalah:

a.Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja masing-masing. b.Keperluan akan arsip sudah terpenuhi karena berada pada unit kerja sendiri. c.Penanganan arsip lebih mudah dilakukan karena arsipnya sudah dikenal lebih

baik.

Kerugian Desentralisasi arsip adalah

a.Penyimpanan arsip tersebar diberbagai lokasi dan dapat menimbulkan duplikasi arsip yang disimpan.

b.Kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip disetiap unit kerja sehingga penghematan pemakaian peralatan dan perlengkapan sukar dijalankan.

c.Penataran dan latihan kearsipan perlu diadakan karena petugas-petugas umumnya bertugas rangkap dan tidak mempunyai latar belakang pendidikan kearsipan.

3. Azas Kombinasi (Gabungan Sentralisasi dan Desentralisasi) adalah tiap-tiap unit satuan kerja dimungkinkan menyelenggarakan sendiri-sendiri penyelenggaraan penyimpanan warkat untuk unit-unit satuan kerja yang tidak mempunyai spesifikasi tersendiri. Tujuan penyimpanan warkat dengan azas gabungan ini adalah untuk mengatasi kekurangan-kekurangan yang terdapat dalam azas sentralisasi dan azas desentralisasi.

Sistem penyimpanan arsip yang digunakan di Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menggunakan azas kombinasi (azas gabungan).

Dimana arsip yang masih aktif tidak dikelola di unit kerja masing-masing pengolah dan arsip yang tidak aktif dikelola di sentral arsip. Azas yang diterapkan di Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara juga sangat mendukung dalam penyimpanan arsip. Dengan demikian pengelolaan arsip aktif dilakukan secara desentralisasi dan arsip inaktif dilakukan secara sentralisasi. Hal ini berarti setiap bagian bertanggung jawab untuk mengelola arsip masing-masing. Penggunaan azas ini cukup tepat dan efisien karena dengan menggunakan azas ini akan mempermudah setiap bagian untuk memperoleh arsip yang dibutuhkan dan akan lebih cepat diperoleh karena prosedurnya tidak sulit.

Ada 5 (lima) macam sistem penyimpanan arsip yaitu:

1. Sistem Abjad (Alphabetical Filing System), adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan urutan abjad dari kata nama dokumen bersangkutan. Nama terdiri dari dua jenis yaitu nama orang dan nama badan.

Keuntungan pemakaian sistem abjad adalah:

a.Dokumen yang berasal dari satu nama yang sama akan berkelompok menjadi satu.

b.Surat masuk dan pertinggal dari surat keluar disimpan bersebelahan dalam satu map.

c.Pencarian dokumen dapat dilakukan secara langsung melalui nama pengirim yang dikirim surat, tanpa mempergunakan indeks.

d.Susunan guide dan folder yang sederhana. e.Mudah dikerjakan dan cepat didalam penemuan.

f.Dapat juga mempunyai file campuran. Kerugian dari sistem abjad adalah:

a.Pencarian dokumen untuk nama orang tidak dapat dilakukan melalui bagian nama yang lain seperti naama depan atau panggilan, tetapi harus melalui nama belakang (last name).

b.Surat-surat atau dokumen-dokumen yang ada hubungan satu sama lain tetapi berbeda nama pengirimnya akan terpisah didalam penyimpanan.

c.Ejaan huruf sering berubah seperti oe-u, dj-j, ch-kh, sedangkan nama orang lain ditulis berdasarkan kemauan ejaan masing-masing.

d.Harus mempergunakan peraturan mengindeks.

2. Sistem Kronologis (Cronological Filing System), adalah sistem penyimpanan warkat yang didasarkan kepada urutan waktu surat diterima atau waktu dikirim keluar mengenai hari, tanggal, bulan dan tahun yang tertulis dalam surat. Hubungan penyimpanan sangat erat dengan buku agenda, karena susunannya sama-sama didahului dengan pencarian informasi mengenai warkat surat diterima melalui buku agenda.

3. Sistem Geografis (Geograpich Filing System), adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan pada pengelompokan menurut nama tempat. Nama tempat yang digunakan dapat berupa pembagian yang umum seperti pembagian ilmu bumi, tetapi dapat juga berupa pembagian-pembagian khusus dari instansi masing-masing.

Keuntungan sistem geografis yaitu:

a.Merupakan tindakan penyimpanan langsung.

b.Jika letak topografis telah diketahui, mudah mencari keterangan. Kelemahan sistem geografis yaitu:

a.Jika letak topografis tidak diketahui kemungkinan terdapat kesalahan.

b.Letak geografis harus diketahui sekalipun dalam surat tidak tercantum secara lengkap.

c.Diperlukan suatu indeks berdasarkan wilayah diperlukan yang sesuai dengan operasi kegiatan perusahaan.

4. Sistem Subjek (Subject Filing System), adalah sistem penyimpanan dokumen berdasarkan isi dari dokumen yang bersangkutan. Sistem ini cocok digunakan untuk arsip-arsip yang terkumpul dari banyak macam subjek atau masalah.

Keuntungan sistem subjek yaitu:

a.Dapat diperluas dengan tidak terbatas untuk judul maupun susunannya. b.Mudah dicari keterangan jika hanya perihalnya saja yang ingin diketahui. Kelemahan sistem subjek yaitu:

a.Sulit mengadakan klasifikasi.

b.Sangat mungkin digunakan satu indeks saja.

5. Sistem Nomor (Numeric Filing System), adalah sistem penyimpanan warkat yang berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau nama badan. Sistem nomor termasuk kedalam sistem kearsipan tidak langsung karena

menemukan dokumen dibantu oleh alat bantu kartu indeks, daftar indeks, dan buku arsip.

Keuntungan sistem nomor yaitu:

a.Penyimpanan lebih teliti, cermat, dan teratur. b.Lebih cepat dan tepat.

c.Sedehana.

d.Dapat dipakai untuk pengarsipan segala macam warkat. e.Nomor map atau dokumen dapat diperluas tanpa batas . f.Nomor indeks merupakan suatu daftar yang lengkap. Kelemahan sistem nomor yaitu:

a.Adanya map untuk surat-surat aneka ragam dapat menimbulkan kesulitan.

b.Transportasi angka-angka dapat menyebabkan kesalahan-kesalahan dalam arsip.

c.Perlu banyak waktu untuk mengindeks.

d.Perlu biaya khusus untuk mengindeks dan penyediaan ruangan yang luas. Sistem penyimpanan arsip di Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menggunakan sistem penyimpanan berdasarkan pokok masalahnya/subjeknya. Dalam sistem ini semua surat/dokumen disusun dan dikelompokkan berdasarkan masalah. Untuk lebih mempermudah dalam menemukan kembali arsip di bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara memberikan nama subjeknya pada setiap folder atau map tebal. Kegunaan dari nama subjek ini adalah untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali.

Yang menjadi pokok masalahnya dan subjeknya adalah:

1) Surat masuk internal yaitu surat masuk yang berasal dari Fakultas lain atau berasal dari lingkungan Universitas Sumatera Utara.

2)Surat masuk eksternal yaitu surat masuk yang berasal dari luar Universitas Sumatera Utara.

3)Surat keluar internal. 4)Surat keluar eksternal.

5)Kartu kendali yaitu kertas tipis berukuran 15x15 cm. 6)Lembar Disposisi.

Contoh bentuk kartu kendali di bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :

DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

FAKULTAS EKONOMI MEDAN

No. Kendali : Pengelola:

No. Tgl. Surat : Tanggal :

No. Surat : No. U.B.B :

Asal Surat :

Lampiran :

Hal :

Catatan :

Tgl. Penerimaan :

Paraf :

Gambar : 2.1 Kartu Kendali

Contoh bentuk lembar disposisi di sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut:

DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

FAKULTAS EKONOMI LEMBAR DISPOSISI

Tgl. Terima : No. Kendali :

Penting Tgl. Surat :

Rahasia No. Surat :

Segera Hal (Kode) :

Biasa/Rutin

Tanggal Kepada Isi Disposisi Dari Paraf

DISPOSISI

1. Mohon Pertimbangan 16. Umumkan 2. Mohon Pendapat 17. ... 3. Mohon Keputusan ... 4. Mohon Petunjuk ...

5. Mohon Saran ... 6. Bicarakan ... 7. Teliti/Ikuti Perkembangan ... 8. Untuk Perhatian ... 9. Siapkan Laporan ... 10. Untuk Diproses ...

11. Selesaikan Sesuai Pembicaraan ... 12. Edarkan ...

13. Tik/Gadakan ...

14. File ...

15. Siapkan Konsep

Gambar 2.2 Lembar Disposisi Sumber : Sekretaris Dekan FE USU

Setiap pokok masalah tersebut di punch terlebih dahulu lalu dimasukkan ke dalam letter file sesuai dengan jenis surat dan disusun rapi di lemari arsip.

2. Sistem Pengamanan Arsip

Secara umum dikatakan pengamanan arsip adalah menjaga arsip dari kehilangan maupun dari kerusakan.

Pengamanan arsip terdiri atas:

a. Pengamanan arsip dari segi informasi

Pengaman arsip dari segi informasinya telah diatur dalam Undang-Undang No. 7 tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan. Dalam Undang-Undang No. 7 tahun 1971 hanya ditetapkan mengenai ketentusn pidana yang menyangkut pengamanan arsip dari segi informasinya saja seperti yang diatur dalam pasal 11 sebagai berikut:

1)Barang siapa dengan sengaja dan melawan hukum memiliki arsip sebagai mana dimaksud dalam pasal 1 huruf a undang-undang ini dapat dipidana penjara selama-lamanya 10 tahun penjara.

2)Barang siapa yang menyimpan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 1 huruf a undang-undang ini dan dengan sengaja memberitahukan hal-hal tentang isi naskah kepada pihak ketiga yang tidak berhak mengetahuinya hal tersebut dapat dipidana penjara seumur hidup atau selama-lamanya 20 tahun penjara.

b. Pengamanan arsip dari segi fisiknya

Yang dimaksud dengan pengamanan arsip dari segi fisiknya adalah pengamanan kertas arsip dari segi kerusakan. Sebagai mana telah diutarakan sebelumnya kerusakan terhadap arsip dapat terjadi karena faktor internal (kerusakan arsip yang disebabkan dari dalam misalnya kerusakan karena kualitas kertas, tinta, dan bahan perekat) dan faktor eksternal (kerusakan arsip yang disebabkan dari luar misalnya kerusakan yang disebabkan oleh sinar matahari, debu, serangga, kutu, dan jamur).

Pengamanan terhadap arsip dapat dilakukan dengan berbagai cara antara lain:

a. Restorasi Arsip adalah memperbaiki arsip-arsip yang sudah rusak, dan sulit untuk dipergunakan kembali sehingga arsip tersebut dapat dipergunakan dan disimpan kembali untuk jangka waktu yang lebih lama lagi.

b. Laminasi Arsip adalah menutup kertas arsip diantara dua lembar plastik sehingga arsip itu terlindung dan aman dari bahaya kena air, udara, dan serangan serangga pemakan/perusak arsip. Dengan cara demikian arsip akan tahan lebih lama untuk disimpan.

c. Microfilm adalah arsip-arsip yang sudah rusak, rapuh sehingga tidak dapat direstorasi dan dilaminasi, apabila arsip-arsip itu masih mempunyai nilai perlu di microfilmkan. Microfilm merupakan alat foto grafis guna menyimpan keterangan yang terdapat pada dokumen-dokumen kantor untuk mengawetkan arsip yang sudah rusak sehingga tidak dapat direstorasi. Dengan cara mengadakan pemotretan suatu arsip yang perlu diawetkan lalu dipindahkan ke lembaran film

kecil. Apabila film kecil itu akan dipergunakan kembali maka film itu dapat dipasang pada suatu alat yang dilengkapi dengan lampu sorot yang dapat memperbesar film kecil itu pada suatu layar (display) sehingga dapat dibaca. Alat ini dinamakan alat baca film (microfilm reader) atau film projector.

Sistem pengamanan arsip di Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara wajib menjaga kerahasiaan arsip baik lisan maupun tulisan, dari pihak internal maupun eksternal, tidak menyerahkan tugas yang berhubungan dengan arsip kepada pihak yang tidak berwenang, tidak diperbolehkan meletakkan arsip di sembarang tempat, dan tidak diperbolehkan membawa arsip ke luar kantor tanpa ijin.

3. Sistem Pemeliharaan Arsip

Pemeliharaan merupakan usaha pengamanan arsip agar terawat dengan baik sehingga mencegah kemungkinan adanya kerusakan dan hilangnya arsip. Perawatan merupakan kegiatan mempertahankan kondisi arsip agar tetap baik dan mengadakan perbaikan pada arsip yang sudah rusak agar informasinya tetap terpelihara.

Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam pemeliharaan arsip adalah:

a. Ruang tempat penyimpanan arsip harus cukup luas, bersih, dan terang. Ventilasi dipasang filter agar cahaya tidak langsung menembus ke dalam ruangan.

b. Menggunakan bahan bangunan yang tidak mudah rusak dimakan rayap, terbakar dan dinding/lantai tidak lembab.

c. Lokasi bangunan berada di daerah yang aman dan jauh dari pengaruh banjir dan bencana alam lainnya.

d. Temperatur suhu dan kelembaban disesuaikan dengan kebutuhan penyimpanan untuk diperlukan AC dan dilengkapi dengan alat pemadam kebakaran.

e. Peralatan kearsipan seperti rak, filing cabinet, elmari gambar yang berkualitas baik dan memenuhu standarisasi yang telah ditentukan.

Pemeliharaan arsip yang diterapkan di Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah:

a. Pengaturan ruangan

Ruangan penyimpanan arsip di Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mempunyai ventilasi yang memadai, sinar matahari tidak secara langsung menembus kedalam ruangan dan kelembaban ruangan tetap terjaga. b. Pemeliharaan tempat penyimpanan

Arsip di Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara disimpan di dalam lemari arsip yang terbuat dari lemari besi/metal dengan dua pintu.

c. Penggunaan bahan-bahan pencegah

Untuk menjaga keutuhan arsip di Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara digunakan confer (kapur barus) disetiap lemari arsip untuk menghindari serangga atau kutu yang bisa merusak arsip.

d. Larangan yang tidak boleh dilanggar

Arsip yang dipinjam tidak boleh dipinjam oleh sembarang orang tetapi harus meminta persetujuan dari Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

e. Kebersihan

Ruangan arsip di Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara harus dibersihkan setiap hari oleh petugas kebersihan sehingga selalu kelihatan rapi, bersih, sejuk, dan tidak berantakan.

Sistem pemeliharaan arsip di Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah dapat dikatakan baik. Hal ini dapat diketahui dari ruangan tempat penyimpanan arsip yang memiliki ventilasi yang memadai dan menggunakan pendingin ruangan (AC) serta matahari tidak secara langsung keruangan.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

Berdasarkan uraian yang telah dikemukakan pada bab sebelumnya, penulis menarik kesimpulan sebagai berikut :

A. Kesimpulan

1. Pengelolaan arsip di Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menerapkan azas kombinasi (azas gabungan) sehingga memudahkan pengawasan dan pengendalian surat masuk dan surat keluar.

2. Penyimpanan arsip di Sekretariat Dekan Universitas Sumatera Utara menggunakan sistem penyimpanan berdasarkan pokok masalahnya/subjeknya. 3. Kegiatan-kegiatan pemeliharaan arsip di Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi

Universitas Sumtera Utara meliputi :

a.Ruang kerja yang nyaman, ventilasi udara yang memadai, dan cahaya matahari tidak secara langsung menembus ke dalam ruangan.

b.Arsip disimpan di dalam lemari arsip (filing cabinet) yang terbuat dari besi atau metal.

c.Arsip selalu dijaga kebersihannya dan selalu diberi kapur barus (confer). d.Lokasi bangunan berada di daerah yang aman dan jauh dari daerah banjir.

e.Menggunakan bahan bangunan yang tidak mudah rusak di makan rayap/terbakar (lantai tidak lembab).

f.Arsip tidak boleh diambil sembarangan dan meminjam arsip tanpa meminta ijin terlebih dahulu kepada Sekretaris Dekan.

B. Saran

Berdasarkan uraian dan kesimpulan diatas penulis membuat saran-saran sebagai berikut :

1. Sistem kearsipan di Sekretariat Dekan Universitas Sumatera Utara sudah dikatakan baik, oleh sebab itu perlu dipertahankan dan bila perlu ditingkatkan lagi supaya arsip-arsip tersimpan dengan aman.

2. Arsip-arsip yang dipinjam sebaiknya menggunakan kartu pinjam arsip.

3. Untuk menghemat biaya-biaya yang ada di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera utara hendaknya mendaur ulang arsip yang sudah inaktif menjadi kertas yang bisa digunakan untuk kegiatan kantor bukan dimusnahkan dengan cara di bakar.

4. Untuk mempermudah penemuan kembali arsip sebaiknya menggunakan software khusus untuk kearsipan untuk mengolah semua arsip yang ada. Dengan menggunakan software ini akan mempermudah kembali arsip dan penggunaan lemari arsip juga tidak perlu banyak-banyak yang dapat memakan banyak tempat di kantor.

DAFTAR PUSTAKA

Abubakar, Hadi, 2000. Pola Kearsipan Modern. Cetakan V. Jakarta : Djambatan. Amsyah, Zulkifli, 2005. Manajemen Kearsipan. Jakarta : Gramedia Pustaka Umum. Gie, The Liang, 2000. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta : Liberty. Hasugian, Jonner. 2001. Pengantar Kearsipan. Http://arsipjatim. Go.id.web.

Rumanti, Erma Dwi, 2006. Sistem Kearsipan. Http://digilib. Unnes.ac.id/gsdl/collect/skripsi.

Sedarmayanti, 2003. Dasar-Dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran.Bandung : Mandar Maju.

Sedarmayanti, 2003. Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Bandung : Mandar Maju.

Sukoco, Badri Munir, 2006. Manajemen AdministrasiPerkantoran Modern. Surabaya : Erlangga.

Surojo, Yohannes, 2006. Manajemen Kearsipan. Cetakan I. Malang : Dioma.

Wiyasa, Thomas, 2003. Tugas Sekretari Dalam Mengelola Surat Dan Arsip Dinamis. Jakarta : Pradnya Paramita.

Wursanto, Ig, 2000. Kearsipan II. Yogyakarta : Kanisius. Wursanto, Ig, 1989. Kearsipan I. Yogyakarta : Kanisius..

kecil. Apabila film kecil itu akan dipergunakan kembali maka film itu dapat dipasang pada suatu alat yang dilengkapi dengan lampu sorot yang dapat memperbesar film kecil itu pada suatu layar (display) sehingga dapat dibaca. Alat ini dinamakan alat baca film (microfilm reader) atau film projector.

Sistem pengamanan arsip di Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara wajib menjaga kerahasiaan arsip baik lisan maupun tulisan, dari pihak internal maupun eksternal, tidak menyerahkan tugas yang berhubungan dengan arsip kepada pihak yang tidak berwenang, tidak diperbolehkan meletakkan arsip di sembarang tempat, dan tidak diperbolehkan membawa arsip ke luar kantor tanpa ijin.

3. Sistem Pemeliharaan Arsip

Pemeliharaan merupakan usaha pengamanan arsip agar terawat dengan baik sehingga mencegah kemungkinan adanya kerusakan dan hilangnya arsip. Perawatan merupakan kegiatan mempertahankan kondisi arsip agar tetap baik dan mengadakan perbaikan pada arsip yang sudah rusak agar informasinya tetap terpelihara.

Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam pemeliharaan arsip adalah:

a. Ruang tempat penyimpanan arsip harus cukup luas, bersih, dan terang. Ventilasi dipasang filter agar cahaya tidak langsung menembus ke dalam ruangan.

b. Menggunakan bahan bangunan yang tidak mudah rusak dimakan rayap, terbakar dan dinding/lantai tidak lembab.

c. Lokasi bangunan berada di daerah yang aman dan jauh dari pengaruh banjir dan bencana alam lainnya.

d. Temperatur suhu dan kelembaban disesuaikan dengan kebutuhan penyimpanan untuk diperlukan AC dan dilengkapi dengan alat pemadam kebakaran.

e. Peralatan kearsipan seperti rak, filing cabinet, elmari gambar yang berkualitas baik dan memenuhu standarisasi yang telah ditentukan.

Pemeliharaan arsip yang diterapkan di Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah:

a. Pengaturan ruangan

Ruangan penyimpanan arsip di Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mempunyai ventilasi yang memadai, sinar matahari tidak secara langsung menembus kedalam ruangan dan kelembaban ruangan tetap terjaga. b. Pemeliharaan tempat penyimpanan

Arsip di Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara disimpan di dalam lemari arsip yang terbuat dari lemari besi/metal dengan dua pintu.

c. Penggunaan bahan-bahan pencegah

Untuk menjaga keutuhan arsip di Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara digunakan confer (kapur barus) disetiap lemari arsip untuk menghindari serangga atau kutu yang bisa merusak arsip.

d. Larangan yang tidak boleh dilanggar

Arsip yang dipinjam tidak boleh dipinjam oleh sembarang orang tetapi harus meminta persetujuan dari Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

e. Kebersihan

Ruangan arsip di Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara harus dibersihkan setiap hari oleh petugas kebersihan sehingga selalu kelihatan rapi, bersih, sejuk, dan tidak berantakan.

Sistem pemeliharaan arsip di Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah dapat dikatakan baik. Hal ini dapat diketahui dari ruangan tempat penyimpanan arsip yang memiliki ventilasi yang memadai dan menggunakan pendingin ruangan (AC) serta matahari tidak secara langsung keruangan.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

Berdasarkan uraian yang telah dikemukakan pada bab sebelumnya, penulis menarik kesimpulan sebagai berikut :

A. Kesimpulan

1. Pengelolaan arsip di Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menerapkan azas kombinasi (azas gabungan) sehingga memudahkan pengawasan dan pengendalian surat masuk dan surat keluar.

2. Penyimpanan arsip di Sekretariat Dekan Universitas Sumatera Utara menggunakan sistem penyimpanan berdasarkan pokok masalahnya/subjeknya. 3. Kegiatan-kegiatan pemeliharaan arsip di Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi

Universitas Sumtera Utara meliputi :

a. Ruang kerja yang nyaman, ventilasi udara yang memadai, dan cahaya matahari tidak secara langsung menembus ke dalam ruangan.

b. Arsip disimpan di dalam lemari arsip (filing cabinet) yang terbuat dari besi atau metal.

c. Arsip selalu dijaga kebersihannya dan selalu diberi kapur barus (confer). d. Lokasi bangunan berada di daerah yang aman dan jauh dari daerah banjir.

e. Menggunakan bahan bangunan yang tidak mudah rusak di makan rayap/terbakar (lantai tidak lembab).

f. Arsip tidak boleh diambil sembarangan dan meminjam arsip tanpa meminta ijin terlebih dahulu kepada Sekretaris Dekan.

B. Saran

Berdasarkan uraian dan kesimpulan diatas penulis membuat saran-saran sebagai berikut :

1. Sistem kearsipan di Sekretariat Dekan Universitas Sumatera Utara sudah dikatakan baik, oleh sebab itu perlu dipertahankan dan bila perlu ditingkatkan lagi supaya arsip-arsip tersimpan dengan aman.

2. Arsip-arsip yang dipinjam sebaiknya menggunakan kartu pinjam arsip.

3. Untuk menghemat biaya-biaya yang ada di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera utara hendaknya mendaur ulang arsip yang sudah inaktif menjadi kertas yang bisa digunakan untuk kegiatan kantor bukan dimusnahkan dengan cara di bakar.

4. Untuk mempermudah penemuan kembali arsip sebaiknya menggunakan software khusus untuk kearsipan untuk mengolah semua arsip yang ada. Dengan menggunakan software ini akan mempermudah kembali arsip dan penggunaan lemari arsip juga tidak perlu banyak-banyak yang dapat memakan banyak tempat di kantor.

DAFTAR PUSTAKA

Abubakar, Hadi, 2000. Pola Kearsipan Modern. Cetakan V. Jakarta : Djambatan. Amsyah, Zulkifli, 2005. Manajemen Kearsipan. Jakarta : Gramedia Pustaka Umum. Gie, The Liang, 2000. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta : Liberty. Hasugian, Jonner. 2001. Pengantar Kearsipan. Http://arsipjatim. Go.id.web.

Rumanti, Erma Dwi, 2006. Sistem Kearsipan. Http://digilib. Unnes.ac.id/gsdl/collect/skripsi.

Sedarmayanti, 2003. Dasar-Dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran.Bandung : Mandar Maju.

Sedarmayanti, 2003. Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Bandung : Mandar Maju.

Sukoco, Badri Munir, 2006. Manajemen AdministrasiPerkantoran Modern. Surabaya : Erlangga.

Surojo, Yohannes, 2006. Manajemen Kearsipan. Cetakan I. Malang : Dioma.

Wiyasa, Thomas, 2003. Tugas Sekretari Dalam Mengelola Surat Dan Arsip Dinamis. Jakarta : Pradnya Paramita.

Wursanto, Ig, 2000. Kearsipan II. Yogyakarta : Kanisius. Wursanto, Ig, 1989. Kearsipan I. Yogyakarta : Kanisius..