commit to user
56
C. Penetapan Sistem Pengadaan
Proses penetapan sistem pengadaan di secretariat DPRD kota Surakarta hanya menggunakan sistem penetapan metode
penyampaian dokumen penawaran dengan metode satu sampul. Penyampaian dokumen penawaran dengan menggunakan
metode satu sampul lebih tepat digunakan untuk pengadaan barang jasa yang bersifat sederhana dan spesifikasi teknisnya
jelas atau pengadaan dengan standar harga yang telah ditetapkan pemerintah atau pengadaan barang jasa yang spesifikasi Teknis
atau volumenya dapat dinyatakan secara jelas dalam dokumen pengadaan. Surat penawaran harga dibuat oleh penyedia barang
jasa dan perusahaan penawar hanya mengisi saja. Penyampaian dokumen penawaran menggunakan metode
satu sampul yaitu: 1. Keseluruhan dokumen penawaran beserta lampiran-lampiran
dijilid rapi dalam 3 tiga rangkap. 2. Dimasukkan ke dalam sampul tertutup tidak tembus baca,
berwarna coklat, berukuran minimal 25 cm x 40 cm 3. Bagian belakang sampul dilem dan dilakban di lima tempat,
sehingga apabila ditarik garis diagonal akan membentuk huruf “X”
commit to user
57 4. Bagian depan sampul pada sudut kiri atas diberi tulisan dengan
ketik atau spidol hitam “PENAWARAN HARGA PEKERJAAN PENGADAAN MESIN KARTU ABSENSI”.
D. Penyusunan Jadwal Pelaksanaan Pengadaan
Penyusunan jadwal
pengadaan dibuat
oleh panitia
pengadaan. Jadwal menyangkut uraian kegiatan, hari, tanggal, tempat. Jadwal pengadaan penting untuk dasar dan acuan panitia
dalam melaksanakan pengadaan. Selain itu jadwal pengadaan juga sebagai alat bagi pengguna dalam memonitor dan mengevaluasi
dalam pelaksanaan pengadaan. Penyusunan jadwal pelaksanaan harus memberikan alokasi waktu yang cukup untuk semua tahapan
proses pengadaan. Jadwal pelaksanaan pengadaan disusun sesuai dengan
sistem pengadaan barang jasa yang dilakukan di secretariat DPRD kota Surakarta, yaitu:
1. Pelelangan umum Ketentuan alokasi waktu dalam penyusunan jadwal ini adalah
sebagai berikut: a. Penayangan
pengumuman prakualifikasi
sekurang- kurangnya dilaksanakan selama 7 tujuh hari kerja. Dalam
hal pengumuman dilakukan di papan pengumuman resmi untuk penerapan umum dan internet. Penayangan
pengumuman prakualifikasi yang dilaksanakan melalui
commit to user
58 media cetak, radio atau televisi minimal dilakukan satu kali,
di awali masa pengumuman. b. Pengambilan dokumen prakualifikasi dimulai sejak tanggal
pengumuman sampai dengan satu hari sebelum batas akhir pemasukan prakualifikasi.
c. Batas akhir pemasukan dokumen prakualifikasi sekurang- kurangnya 3 tiga hari kerja setelah berakhirnya
penayangan pengumuman prakualifikasi. d. Tenggang waktu antara hari pengumuman dengan batas
akhir hari pengambilan dokumen prakualifikasi sekurang- kurangnya 7 tujuh hari kerja.
e. Pengambilan dokumen penawaran dilakukan satu hari setelah dikeluarkannya undangan lelang sampai dengan
satu hari sebelum pemasukan dokumen penawaran. f. Penjelasan aanwijzing dilaksanakan paling cepat 7 tujuh
hari kerja sejak tanggal pengumuman. g. Pemasukan dokumenpenawaran dimulai satu hari setelah
penjelasan aanwijizing. Batas akhir pemasukan dokumen penawaran sekurang-kurangnya 7 tujuh hari kerja setelah
penjelasan.
commit to user
59 Pengalokasian waktu diluar proses di atas, diserahkan
sepenuhnya kepada pengguna barang jasa. Di secretariat DPRD kota Surakarta untuk contoh
pengadaan barang jasa melalui lelang, adalah pengadaan jasa asuransi kesehatan. Sebelum mengadakan pengadaan, panitia
harus mempersiapkan jadwal pengadaan terlebih dahulu. Table 1.2. Jadwal Pengadaan Jasa Asuransi Kesehatan
No Uraian Kegiatan
Tanggal Hari
Tempat 1
Pengumunan Koran dan papan
pengumuman resmi
250509 Senin Harian
wawasan dan
papan pengumpuman
resmi pemerintah
kota surakarta. 2
Pendaftaran dan
pengambilan dokumen
lelang 26 Mei 8
Juni 09 Selasa-
senin Sekretariat
DPRD Kota Surakarta
3 Penjelasan
pekerjaan Aanwijzing
040609 Kamis Sekretariat
DPRD Kota Surakarta
4 Pemasukan
dan pembukaan penawaran
090609 Selasa Sekretariat DPRD
Kota Surakarta 5
Evaluasi penawarna dan penilaian kualifikasi
9-1109 Selasa-
Kamis Sekretariat
DPRD Kota Surakarta
6 Usulan calon pemenang
120609 Jum’at Sekretariat
DPRD Kota Surakarta
7 Surat
keputusan penetapan
calon pemenang
150609 Senin Sekretariat
DPRD Kota Surakarta
8 Pengumuman pemenang
160609 Selasa Sekretariat
DPRD
commit to user
60 Kota Surakarta
9 Masa sanggah
17- 230609
Selasa- Rabu
Sekretariat DPRD
Kota Surakarta 10 Surat
keputusan penunjukkan
penyedia jasa asuransi
240609 Rabu Sekretariat
DPRD Kota Surakarta
11 Penandatanganan kontrak 290609 Senin Sekretariat
DPRD Kota Surakarta
12 Surat perintah
melaksanakan kerja
SPMK 300609 Selasa
Sekretariat DPRD
Kota Surakarta
Sumber: Dokumen Pengadaan Sekretariat DPRD Kota Surakarta Setelah melalui berbagai tahapan yang tercantum pada
jadwal jasa asuransi kesehatan bagi pimpinan dan anggota DPRD Kota Surakarta, dan berdasarkan Surat dari Kepala
Sekretariat DPRD telah menetapkan pemenang lelang rekanan tersebut di atas:
a. SEBAGAI PEMENANG I Nama Perusahaan : PT. ASURANSI UMUM BUMIDA 1067
Alamat : Jl. Letjen Suprapto No. 15 Sumber, Solo
b. SEBAGAI PEMENANG II Nama Perusahaan : PT. AJ. BUMI ASIH JAYA
Alamat : Jl. Gajah Mada 132 D, Solo
c. SEBAGAI PEMENANG III Nama Perusahaan : PT. ASURANSI SYARIAH
Alamat : Jl. Slamet Riyadi No. 610 A. Solo
commit to user
61 2. Penunjukkan langsung
Dalam penyusunan jadwal pelaksanaan pengadaan dengan penunjukkan langsung yang melalui prakualifikasi harus
mengalokasikan waktu untuk proses: undangan kepada peserta terpilih
dilampiri dokumen
prakualifikasi dan
dokumen pengadaan pemasukan dokumen prakualifikasi, dan penilaian
kualifikasi dan penjualan, pemasukan penawaran, evaluasi penawaran negosiasi baik Teknis maupun harga penetapan
penunjukkan penyedia barang jasa, penandantangan kontrak. Pengalokasian waktu dalam proses pemilihan langsung
diserahkan sepenuhnya kepada pengguna barang jasa. Di secretariat DPRD kota Surakarta pada pengadaan
barang jasa yang dilakukan melalui penunjukkan langsung salah satu contohnya adalah penadaan mesin kartu absensi
secretariat DPRD kota Surakarta. Jadwal pengadaan yang telah dibuat adalah sebagai berikut:
Table 1.3. Jadwal Pengadaan Mesin Kartu Absensi Sekretariat DPRD Kota Surakarta.
No Uraian Kegiatan
Hari Tanggal
1 Rapat persiapan
Jum’at 04 Juli 2008 2
Undangan dan
pengambilan dokumen
Senin 07 Juli 2008
3 Pemasukan
dan evaluasi Rabu
09 Juli 2008
commit to user
62 dokumen prakualifikasi.
4 Penjelasan pekerjaan aanwijzing Kamis 10 Juli 2008
5 Pemasukan
dan pembukaan
penawaran Jum’at 11 Juli 2008
6 Evaluasi
penawaran dan
negosiasi Senin
14 Juli 2008
7 Usulan penetapan rekanan
Rabu 16 Juli 2008
8 Penetapan rekanan
Kamis 17 Juli 2008 9
Surat Keputusan Penunjukkan Rekanan
Jum’at 18 Juli 2008
10 Kontrak verja Senin
21 Juli 2008 11 Surat Perintah Verja
Rabu 23 Juli 2008
Sumber: Dokumen Pengadaan Sekretariat DPRD Kota Surakarta
E. Penyusunan Harga Perhitungan Sendiri