Penetapan Sistem Pengadaan Penyusunan Jadwal Pelaksanaan Pengadaan

commit to user 56

C. Penetapan Sistem Pengadaan

Proses penetapan sistem pengadaan di secretariat DPRD kota Surakarta hanya menggunakan sistem penetapan metode penyampaian dokumen penawaran dengan metode satu sampul. Penyampaian dokumen penawaran dengan menggunakan metode satu sampul lebih tepat digunakan untuk pengadaan barang jasa yang bersifat sederhana dan spesifikasi teknisnya jelas atau pengadaan dengan standar harga yang telah ditetapkan pemerintah atau pengadaan barang jasa yang spesifikasi Teknis atau volumenya dapat dinyatakan secara jelas dalam dokumen pengadaan. Surat penawaran harga dibuat oleh penyedia barang jasa dan perusahaan penawar hanya mengisi saja. Penyampaian dokumen penawaran menggunakan metode satu sampul yaitu: 1. Keseluruhan dokumen penawaran beserta lampiran-lampiran dijilid rapi dalam 3 tiga rangkap. 2. Dimasukkan ke dalam sampul tertutup tidak tembus baca, berwarna coklat, berukuran minimal 25 cm x 40 cm 3. Bagian belakang sampul dilem dan dilakban di lima tempat, sehingga apabila ditarik garis diagonal akan membentuk huruf “X” commit to user 57 4. Bagian depan sampul pada sudut kiri atas diberi tulisan dengan ketik atau spidol hitam “PENAWARAN HARGA PEKERJAAN PENGADAAN MESIN KARTU ABSENSI”.

D. Penyusunan Jadwal Pelaksanaan Pengadaan

Penyusunan jadwal pengadaan dibuat oleh panitia pengadaan. Jadwal menyangkut uraian kegiatan, hari, tanggal, tempat. Jadwal pengadaan penting untuk dasar dan acuan panitia dalam melaksanakan pengadaan. Selain itu jadwal pengadaan juga sebagai alat bagi pengguna dalam memonitor dan mengevaluasi dalam pelaksanaan pengadaan. Penyusunan jadwal pelaksanaan harus memberikan alokasi waktu yang cukup untuk semua tahapan proses pengadaan. Jadwal pelaksanaan pengadaan disusun sesuai dengan sistem pengadaan barang jasa yang dilakukan di secretariat DPRD kota Surakarta, yaitu: 1. Pelelangan umum Ketentuan alokasi waktu dalam penyusunan jadwal ini adalah sebagai berikut: a. Penayangan pengumuman prakualifikasi sekurang- kurangnya dilaksanakan selama 7 tujuh hari kerja. Dalam hal pengumuman dilakukan di papan pengumuman resmi untuk penerapan umum dan internet. Penayangan pengumuman prakualifikasi yang dilaksanakan melalui commit to user 58 media cetak, radio atau televisi minimal dilakukan satu kali, di awali masa pengumuman. b. Pengambilan dokumen prakualifikasi dimulai sejak tanggal pengumuman sampai dengan satu hari sebelum batas akhir pemasukan prakualifikasi. c. Batas akhir pemasukan dokumen prakualifikasi sekurang- kurangnya 3 tiga hari kerja setelah berakhirnya penayangan pengumuman prakualifikasi. d. Tenggang waktu antara hari pengumuman dengan batas akhir hari pengambilan dokumen prakualifikasi sekurang- kurangnya 7 tujuh hari kerja. e. Pengambilan dokumen penawaran dilakukan satu hari setelah dikeluarkannya undangan lelang sampai dengan satu hari sebelum pemasukan dokumen penawaran. f. Penjelasan aanwijzing dilaksanakan paling cepat 7 tujuh hari kerja sejak tanggal pengumuman. g. Pemasukan dokumenpenawaran dimulai satu hari setelah penjelasan aanwijizing. Batas akhir pemasukan dokumen penawaran sekurang-kurangnya 7 tujuh hari kerja setelah penjelasan. commit to user 59 Pengalokasian waktu diluar proses di atas, diserahkan sepenuhnya kepada pengguna barang jasa. Di secretariat DPRD kota Surakarta untuk contoh pengadaan barang jasa melalui lelang, adalah pengadaan jasa asuransi kesehatan. Sebelum mengadakan pengadaan, panitia harus mempersiapkan jadwal pengadaan terlebih dahulu. Table 1.2. Jadwal Pengadaan Jasa Asuransi Kesehatan No Uraian Kegiatan Tanggal Hari Tempat 1 Pengumunan Koran dan papan pengumuman resmi 250509 Senin Harian wawasan dan papan pengumpuman resmi pemerintah kota surakarta. 2 Pendaftaran dan pengambilan dokumen lelang 26 Mei 8 Juni 09 Selasa- senin Sekretariat DPRD Kota Surakarta 3 Penjelasan pekerjaan Aanwijzing 040609 Kamis Sekretariat DPRD Kota Surakarta 4 Pemasukan dan pembukaan penawaran 090609 Selasa Sekretariat DPRD Kota Surakarta 5 Evaluasi penawarna dan penilaian kualifikasi 9-1109 Selasa- Kamis Sekretariat DPRD Kota Surakarta 6 Usulan calon pemenang 120609 Jum’at Sekretariat DPRD Kota Surakarta 7 Surat keputusan penetapan calon pemenang 150609 Senin Sekretariat DPRD Kota Surakarta 8 Pengumuman pemenang 160609 Selasa Sekretariat DPRD commit to user 60 Kota Surakarta 9 Masa sanggah 17- 230609 Selasa- Rabu Sekretariat DPRD Kota Surakarta 10 Surat keputusan penunjukkan penyedia jasa asuransi 240609 Rabu Sekretariat DPRD Kota Surakarta 11 Penandatanganan kontrak 290609 Senin Sekretariat DPRD Kota Surakarta 12 Surat perintah melaksanakan kerja SPMK 300609 Selasa Sekretariat DPRD Kota Surakarta Sumber: Dokumen Pengadaan Sekretariat DPRD Kota Surakarta Setelah melalui berbagai tahapan yang tercantum pada jadwal jasa asuransi kesehatan bagi pimpinan dan anggota DPRD Kota Surakarta, dan berdasarkan Surat dari Kepala Sekretariat DPRD telah menetapkan pemenang lelang rekanan tersebut di atas: a. SEBAGAI PEMENANG I Nama Perusahaan : PT. ASURANSI UMUM BUMIDA 1067 Alamat : Jl. Letjen Suprapto No. 15 Sumber, Solo b. SEBAGAI PEMENANG II Nama Perusahaan : PT. AJ. BUMI ASIH JAYA Alamat : Jl. Gajah Mada 132 D, Solo c. SEBAGAI PEMENANG III Nama Perusahaan : PT. ASURANSI SYARIAH Alamat : Jl. Slamet Riyadi No. 610 A. Solo commit to user 61 2. Penunjukkan langsung Dalam penyusunan jadwal pelaksanaan pengadaan dengan penunjukkan langsung yang melalui prakualifikasi harus mengalokasikan waktu untuk proses: undangan kepada peserta terpilih dilampiri dokumen prakualifikasi dan dokumen pengadaan pemasukan dokumen prakualifikasi, dan penilaian kualifikasi dan penjualan, pemasukan penawaran, evaluasi penawaran negosiasi baik Teknis maupun harga penetapan penunjukkan penyedia barang jasa, penandantangan kontrak. Pengalokasian waktu dalam proses pemilihan langsung diserahkan sepenuhnya kepada pengguna barang jasa. Di secretariat DPRD kota Surakarta pada pengadaan barang jasa yang dilakukan melalui penunjukkan langsung salah satu contohnya adalah penadaan mesin kartu absensi secretariat DPRD kota Surakarta. Jadwal pengadaan yang telah dibuat adalah sebagai berikut: Table 1.3. Jadwal Pengadaan Mesin Kartu Absensi Sekretariat DPRD Kota Surakarta. No Uraian Kegiatan Hari Tanggal 1 Rapat persiapan Jum’at 04 Juli 2008 2 Undangan dan pengambilan dokumen Senin 07 Juli 2008 3 Pemasukan dan evaluasi Rabu 09 Juli 2008 commit to user 62 dokumen prakualifikasi. 4 Penjelasan pekerjaan aanwijzing Kamis 10 Juli 2008 5 Pemasukan dan pembukaan penawaran Jum’at 11 Juli 2008 6 Evaluasi penawaran dan negosiasi Senin 14 Juli 2008 7 Usulan penetapan rekanan Rabu 16 Juli 2008 8 Penetapan rekanan Kamis 17 Juli 2008 9 Surat Keputusan Penunjukkan Rekanan Jum’at 18 Juli 2008 10 Kontrak verja Senin 21 Juli 2008 11 Surat Perintah Verja Rabu 23 Juli 2008 Sumber: Dokumen Pengadaan Sekretariat DPRD Kota Surakarta

E. Penyusunan Harga Perhitungan Sendiri