commit to user
3 Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan di
atas, maka penulis mengambil judul : “PERSIAPAN DAN PELAKSANAAN PENGADAAN BARANG JASA PEMERINTAH DI
SEKRETARIAT DPRD KOTA SURAKARTA”.
B. Perumusan Masalah
DPRD kota Surakarta merupakan lembaga yang memiliki peran menampung serta menyalurkan aspirasi rakyat. Dalam proses
kerjanya di dalam persiapan pengadaan barang jasa melalui beberapa proses dan tahap untuk mendapatkan hasil baik sesuai
dengan peraturan yang sudah berlaku sesuai dengan keppres nomor 8 tahun 2006.
Dari latar belakang yang telah diuraikan di atas, maka penulis mengambil permasalahan yang akan dibahas dalam pengamatan ini
adalah: Bagaimana proses persiapan dan pelaksanaan pengadaan
barang jasa pemerintah di Sekretariat DPRD kota Surakarta?
C. Tujuan Penulisan
Tujuan yang ingin dicapai dari penulisan ini adalah: Untuk mengetahui proses pelaksanaan persiapan pengadaan
barang jasa pemerintah di Sekretariat DPRD kota Surakarta.
commit to user
4
D. Manfaat Penulisan
Adapun manfaat yang dapat di ambil dari penulisan adalah sebagai bahan acuan bagi sekertariat DPRD kota Surakarta dalam
mengevaluasi atau memperoleh informasi atau data yg digunakan sebagai bahan pertimbangan untuk dapat mengambil keputusan yang
tepat.
E. Metode Pengamatan
Menentukan metode pengamatan merupakan langkah yang penting dalam suatu proses pengamatan, karena dengan metode
pengamatan dapat diketahui bagaimana cara menguji kebenaran suatu ilmu atau teori.Metode pengamatan ini meliputi lokasi
pengamatan, bentuk pengamatan, teknik pengumpulan data, teknik analisis, penjelasan masing-masing adalah sebagai berikut:
1. Lokasi Pengamatan
a. Tempat pengamatan Penulis mengambil pengamatan pada instansi pemerintah, yaitu
di Sekretariat DPRD kota Surakarta. b. Waktu pengamatan
Waktu pengamatan merupakan waktu yang diperlukan untuk melakukan pengamatan. Pengamatan ini dilaksanakan dalam
waktu 2 Dua bulan, Terhitung dari awal bulan Februari 2011 sampai akhir Maret 2011.
commit to user
5
2. Bentuk Pengamatan
Pemilihan bentuk
pengamatan yang
tepat akan
memudahkan penulis untuk memecahkan masalah yang dihadapi. Bentuk pengamatan secara umum yang dapat digunakan adalah
pengamatan kualitatif. Penulis menggunakan bentuk pengamatan yang berupa deskriptif kualitatif. Dengan bahan pertimbangannya
adalah bahwa bentuk pengamatan kualitatif ini lebih peka dan lebih dapat menyesuaikan diri pada kenyataan ganda serta dapat
menyajikan secara langsung hakikat hubungan antara peneliti dengan responden. Selain itu pengamatan kualitatif menghasilkan
data deskriptif yang berupa kata-kata atau lisan dari orang dan perilaku yang diamati.
Metode kualitatif menurut Kirk dan Miller yang dikutip oleh Lexy J. Moleong 2001: 3 merupakan suatu tradisi tertentu dalam
ilmu pengetahuan sosial yang secara fundamental bergantung pada pengamatan manusia dalam kawasaannya sendiri dan
berhubungan dengan orang-orang tersebut dalam bahasannya dan dalam peristilahannya. Jenis pengamatan ini memaparkan pola-
pola nilai yang dihadapi, yang menghasilkan data deskriptif berupa kata-kata tertulis atau lisan yang terkait dengan perilaku responden
informan yang diamati.
commit to user
6
3. Sumber Data
Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah: a. Wawancara langsung
Yaitu data yang diperoleh langsung dari narasumber informan di Sekretariat DPRD kota Surakarta yang kemudian diolah oleh
penulis. Dalam pengamatan ini yang menjadi narasumber informan adalah bagian Rumah Tangga Sekreariat DPRD kota
Surakarta. b. Data melalui buku-buku
Yaitu data yang diperoleh secara tidak langsung yang berhubungan dengan pengadaan secretariat DPRD kota
Surakarta dan buku-buku lainnya yang berhubungan dengan secretariat DPRD secara umum.
4. Metode Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data merupakan cara-cara yang ditempuh untuk memperoleh data yang diperlukan dalam suatu
pengamatan. Pengumpulan data dimaksudkan untuk memperoleh informasi atau keterangan yang benar dan dapat dipercaya. Teknik
pengumpulan data yang digunakan sebagai berikut:
commit to user
7 a. Observasi
Yaitu metode pengumpulan data dengan cara melakukan pengamatan secara langsung pada lokasi dan lingkungan
secretariat DPRD kota Surakarta.
b. Wawancara Yaitu pengumpulan data dengan cara tanya jawab secara
langsung kepada pimpinan dan pegawai di Sekwan DPRD kota Surakarta.
c. Studi Pustaka Teknik pengumpulan data dengan cara mengumpulkan data
dan membaca buku-buku yang ada kaitannya dengan pengadaan dan prosedurnya.
d. Dokumentasi Teknik dokumentasi merupakan titik pengumpulan data yang
dilakukan dengan cara mengklasifikasikan bahan-bahan tertulis yang berhubungan dengan masalah pengamatan. Dokumentasi
dalam pengamatan ini digunakan untuk memperoleh data yang tidak didapatkan dari observasi dan wawancara.
5. Analisa Data
Analisa data dalam pengamatan biasanya dilakukan bersamaan dengan proses pengumpulan data di lapangan. Analisis
data dalam pengamatan ini adalah model interaktif. Dalam analisis
commit to user
8 interaktif, terdapat empat komponen yaitu pengumpulan data,
Reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan verifikasi. Setelah semua data terkumpul, tahap selanjutnya adalah
analisa data. Analisa data adalah mengelompokkan, membuat semacam urutan, memanipulasi serta menyingkatkan data
sehingga mudah untuk dibaca. Dalam penulisan tugas akhir ini, penulis menggunakan
teknik analisis data kualitatif. Analisis dalam pengamatan kualitatif menurut HB Sutopo 2002: 94, terdiri dari tiga komponen utama
yaitu Reduksi data, sajian data, dan penarikan simpulan denvan vervikasinya.
a. Reduksi data Merupakan proses seleksi, pemfokuskan, penyederhanaan, dan
abstraksi data dari pengumpulan data yang dilakukan dengan membuat ringkasan dari catatan yang diperoleh di lapangan.
Preoses Reduksi data ini berlangsung terus-menerus sepanjang pelaksanaan penelitian sampai berakhirnya penyusunan
Laporan Tugas Akhir ini. b. Sajian data
Sajian data mengacu pada rumusan masalah, dengan melihat suatu penyajian data, penulis data mengerti apa yang terjadi
dan memungkinkan untuk mengerjakan sesuatu pada analisa data atau tindak lain.
commit to user
9 c. Penarikan simpulan
Proses penarikan simpulan pada awalnya simpulan tersebut kurang jelas kemudian semakin jelas karena landasan yang
kuat. Simpulan akhir tidak akan terjadi sampai proses pengumpulan data berakhir.
commit to user
10
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
A. Pengertian Persiapan
Masa persiapan adalah masa penting yang akan menentukan kesuksesan. Itu sebabnya segala sesuatu butuh masa persiapan.
Pemerintah Indonesia tak akan asal saja mengutus prajuritnya untuk pergi ke medan perang, sebelum mempersiapkan mereka lebih dulu di
sebuah latihan kemiliteran, seperti ABRI misalnya. Tanpa persiapan yang matang, bisa dipastikan bahwa mereka hanya akan kalah dan
dipermalukan di medan peperangan. Seorang petinju profesional memerlukan persiapan berbulan-bulan lamanya untuk sebuah
pertandingan. Ia setiap hari harus baku hantam dengan sparing partner agar kelak bisa menghadapi musuh yang sebenarnya.
Persiapan adalah suatu kegiatan yang akan dipersiapkan sebelum melakukan sebuah kegiatan. Tanpa persiapan, kegiatan tidak
akan terlaksanakan dengan baik ataupun susah untuk dilaksanakan. Sebaliknya jika kita pesiapan, maka kegiatan itu akan terlaksanakan
dengan baik. Hasil dari persiapan adalah sebuah kegiatan yang memuaskan.
William Ury 1993 menyarankan untuk melakukan 5 langkah penting persiapan dalam menghasilkan peta perjalanan untuk tidak
pada hasil keputusan yang memuaskan semua pihak, yaitu:
commit to user
11
1. Pelajari minat dan kepentingan diri sendiri dan pihak yang terlibat dalam negosiasi
Mengapat kita bernegosiasi? Karena seringkali ada kepentingan yang berbentukan dengan kepentingan pihak lain.
Pada prakteknya, kita seringkali berpegang pada posisi dan melupakan minatmotivasi yang melatar belakangi posisi dan
melupakan minat motivasi yang melatar belakangi posisi itu. a. Posisi adalah hal konkrit, hal nyata yang ingin diperoleh,
misalnya: hak penggunaan tanah gratis untuk membangun plot Demonstrasi.
b. Minat adalah motivasi-motivasi yang tidak terlihat kasat mata yang mendorong timbulnya posisi, misalnya kekuatiran, hasrat
dan cita-cita.
2. Ciptakan pilihan-pilihan kemungkinan hasil keputusan yang kreatif
Sebuah pilihan adalah sebuah kemungkinan keputusan atau bagian dari sebuah keputusan. Mengenali motivasi diri sendiri dan
pihak lain, akan membantu untuk secara kreatif mencari berbagai pilihan dalam keputusan yang diterima dengan penuh komitmen
oleh pihak lian dan diri sendiri. Terbuka pada berbagai pilihan dapat membantu untuk menemukan solusi yang memuaskan bagi semua
pihak yang terlibat. Negosiator yang ulung, akan memperbesar kue
commit to user
12 keputusan, dan bukan hanya sekedar membagi-bagi potongan
kuenya.
3. Mengenali dan menggunakan kriteria standar-standar yang umum berlaku.
Setelah kue keputusan diperbesar tantangan berikutnya adalah
bagaimana membaginya
dengan efektif
sehingga memenuhi kebutuhan dari semua pihak yang terlibat? Anda
berharap anggota kelompok tani bersedia memberikan waktu dan tenaga untuk bekerja secara sukarela dan hanya menyediakan
konsumsi, kelompok tani berharap mereka dibayar untuk melakukan pekerjaan tertentu. Lalu bagaimana jalan Keluarnya?
Dalam keadaan seperti ini, biasanya orang akan berkeras pada posisnya atau malah menyalahkan pihak lain misalnya lembaga
lain yang telah memulai sistem pembayaran. Namun hal ini hanya akan mengakibatkan konflik ego tanpa keputusan yang dapat
diterima baik oleh setiap pihak. Dalam hal ini, seorang negosiator yang strategis, akan mengubah proses seleksi ini ke dalam
pencarian solusi bersama yang adil dan memenuhi kebutuhan setiap pihak. Negosiator ini akan mencari standar-standar
independen yang adil dan negosiator ini akan mencari standar- standa umum ini bisa berupa kesetaraan dalam perlakuan, nilai
pasar, peraturan atau cara-cara lain yang pernah ditempuh dalam menghadapi masalah serupa. Dalam kasus ini negosiator bisa
commit to user
13 mencari kebiasaan yang berlaku dalam kerja di pesat adat untuk
mendapatkan ide solusi jasa penghargaan terhadap pekerjaan yang dilakukan untuk memberi manfaat pada kelompok itu sendiri.
4. Kenali dan kembangkan alternatif yang mungkin terjadi, jika keputusan tidak dihasilkan melalui negosiasi.
Tujuan dari
negosiasi bukan
semata-mata untuk
mendapatkan solusi, namun untuk menghasilkan solusi terbaik, dibandingkan jike negosiasi tidak dilakukan. Dalam hal ini,
kebiasaan yang seringkali kita lakukan adalah baru mengevaluasi berbagai alternatif yang tersedia setelah gagal menghasilkan
keputusan dalam negosiasi, dan ini adalah kebiasaan yang memberikan hasil yang tidak efektif. Untuk menentukan apakah
negosiasi harus dilakukan dan mendapatkan keyakinan kuat maka kita harus mengembangkan kebiasaan baru, yaitu : mengenali dan
mengembangkan berbagai alternatif keputusan jika kesepakatan tidak tercapai sebelum terlibat dalam negosiasi atau dikenal dengan
istilah BATNA best alternative to a negotiated agreement.
5. Kembangkan proposal yang kuat, pilihan keputusan yang dapat diterima baik dan menghasilkan komitmen oleh pihak
yang terlibat
Mengambil beberapa waktu untuk mempelajari minat dan motivasi diri sendiri dan pihak lain serta berbagai pilihan solusi yang
tersedia membuka pintu untuk mendapatkan solusi kreatif.
commit to user
14 Didapatkannya standar-standar umum dan alternatif-alternatif jika
kesepakatan tidak berhasil didapatkan membantu dalam memilih opsi-opsi yang tepat untuk dikembangkan menjadi proposal yang
kuat. Yang membedakan dari sebuah pilihan solusi dan proposal adalah tercapainya komitmen dari pihak-pihak yang terlibat dalam
negosiasi. Idealnya, proposal yang kuat dibangun berdasarkan pilihan yang memenuhi minat dan motivasi dari kedua belah pihak,
pilihan itu tentunya harus lebih baik daripada jika negosiasi tidak dilakukan dan jika memungkinkan, pilihan solusi ini telah
didasarkan pada standar-standar umum yang adil.
B. Pengertian Pelaksanaan
Pelaksanaan menurut Kamus besar Bahasa Indonesia Cekatan II – 1989: hal 488: Proses, cara, perbuatan melaksanakan
rancangan, keputusan dan sebagainya. Pelaksanaan
Menurut Miftah
Toha dalam
Ensiklopei Administrasi Westra, 1989: 210 didefinisikan sebagai berikut:
Usaha-usaha yang dilaksanakan untuk melaksanakan semua rencana dan kebijakan yang telah dirumuskan dan ditetapkan dengan
melengkapi segala macam kebutuhan alat yang diperlukan, siapa yang melaksanakan, dimana tempat pelaksanaannya, kapan mulai
waktu dan berakhirnya serta bagaimana cara yang harus dilaksanakan.
commit to user
15 Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa pelaksanaan
merupakan suatu usaha yang dilakukan untuk melaksanakan semua rencana dan kebijakan yang telah dirumuskan dan yang telah
ditetapkan. 1. Tinjauan Tentang Pemerintah Daerah
Negara Indonesia merupakan negara Republik dengan pemerintah yang dipimpin oleh seorang presiden sebagai Kepala
Negara, dan sekaligus sebagai kepala pemerintah, dan sebagai negara kepulauan Indonesia sering kali dikaitkan dengan masalah
penyebaran penduduk yang tidak merata, sehingga menimbulkan gerakan sosial yang menghambat penyusunan struktur politik
vertikal maupun horizontal, dengan adanya penyebaran penduduk yang kurang merata dan pembangunan infrastruktur yang kurang
memadai. Dengan demikian pembangunan infrakstruktur di daerah-
daerah harus ditambah agar mendukung unsur pendapatan yang merata dan mencakup segi kesempatan kerja dan pemerataan
penduduk yang lebih merata. Dengan adanya hal-hal tersebut telah dapat digambarkan
bahwa bertanya tugas aparatur pemerintah di daerah agar pembangunan nasional dapat berjalan dengan baik dan serasi,
karena itulah peranan aparatur daripada pemerintah di darah- daerah sangat penting sekali. Oleh karena itu penting dibangun
commit to user
16 suatu aparatur pemerintah di daerah yang dapat menjelaskan baik
dan serasi, karena itulah peranan aparatur daripada pemerintah di daerah-daerah sangat penting sekali. Oleh karena itu penting
dibangun suatu aparatur pemerintahdi daerah yang dapat menjalankan tugas dengan baik dan bertanggung jawab seperti
yang telah disebut di atas: Untuk lebih mengetahui mengerti tentang pemerintah
daerah, maka perlu diketahui beberapa hal: a. Pengertian pemerintah daerah
Menurut undang-undang nomor 32 tahun 2004 pasal 1 ayat
2 yang
dimaksud Pemerintah
Daerah adalah
penyelenggaraan urusan pemerintah oleh pemerintah daerah dan DPRD menurut asas otonomi dan tugas pembantuan
dengan prinsip ekonomi yang luas-luasnya dalam sistem dan prinsip negara kesatuan republik Indonesia tahun 1945.
pemerintah daerah adalah gurbernur, Bupati, Walikota, dan perangkat desa sebagai unsur penyelenggaraan pemerintah
daerah dewan perwakilan rakyat daerah adalah lembaga perwakilan rakyat daerah sebagai unsur penyelenggaraan
pemerintahan daerah. b. Pengertian secretariat dewan perwakilan rakyat daerah
DPRD merupakan suatu lembaga yang terdiri dari pimpian, komisi-komisi dan panitia-panitia disamping itu DPRD
commit to user
17 juga membentuk fraksi-fraksi yang bukan merupakan alat
perlengkapan DPRD. Dalam melaksanakan tugasnya DPRD dibantu oleh Sekretariat DPRD yang dipimpin oleh sekretaris
DPRD diangkat dan diberhentikan oleh kepala daerah dari pegawai negeri sipil yang memenuhi syarat atas persetujuan
pimpinan DPRD dalam melaksanakan tugasnya secara Teknis operasional berada di bawah dan bertanggung jawab kepada
pimpinan DPRD dan secara administrative bertanggung jawab kepada kepala daerah melalui sekretaris daerah.
Sekretaris daerah dapat menyediakan tenaga ahli dengan tugas membantu anggota DPRD dalam menjalankan
fungsinya dan wajib membantu anggota DPRD dalam menjalankan fungsinya dan wajib pertimbangan pimpinan
DRPD. Sekretaris DPRD : tempat penyelenggarakan tugas dan
kewajiban membantu DPRD, sedangkan kedudukannya, susunan organisasi dan tata kerja sekertariat diatur sendiri.
Dalam pasal 14 Peraturan Pemerintah nomor 8 tahun 2003
tentang pedoman
organisasi perangkat
daerah menyebutkan, secretariat dewan perwakilan rakyat daerah
Kabupaten kota merupakan unsur pelayanan terhadap DPRD Kabupaten kota dalam pelaksanaan tugas, secretariat DPRD
Kabupaten kota menyelenggarakan fungsi:
commit to user
18 1 Fasilitas rapat anggota DPRD Kabupaten kota
2 Pelaksanaan urusan kerumah tanggaan DPRD Kabupaten kota
3 Pengelolaan tata usaha DPRD Kabupaten kota Susunan organisasi sekretairat DPRD Kabupaten kota terdiri
dari sebanyak-sebanyak 4 empat bagian dan masing-masing bagian terdiri dari 2 dua sub bagian.
c. Pengertian urusan Secara umum dalam kamus umum bahasa Indonesia memiliki
arti yaitu suatu hal pekerjaan, dsb yang diurus. d. Pengertian kerumah tanggaan
Secara umum dalam kamus bahasa Indonesia kerumah tanggaan memiliki arti yaitu hal rumah tangga.
e. Pengertian perlengkapan Secara umum dalam kamus besar bahasa Indonesia cetakan
kelima: 1989 perlengkapan memiliki arti yaitu : proses, cara, perbuatan melengkapi proses, cara, perbuatan melengkapan.
Jadi penulis dapat menyimpulkan bahwa pengertian pelaksanaan urusan kerumah tanggaan dan perlengkapan di Setwan DPRD
adalah : suatu proses melaksanakan urusan kerumah tanggaan dan perlengkapan di kantor dan berfungsi membantu DPRD dalam
menjalankan kewajibannya.
commit to user
19
C. Pengadaan Barang Jasa