commit to user
4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
1. Pengertian dan Hakekat Prosedur
Kata prosedur berasal dari bahasa Inggris yakni “Procedure”. Procedure berarti cara jalan, tata cara yang tepat, aturan, ketentuan yang dipakai. Tetapi masyarakat
Indonesia sering menyebut kata tersebut dengan Prosedur. Kamus Inggris- Indonesia 1988 : 656
Istilah prosedur juga diartikan sebagai berikut : “Suatu rangkaian metode yang telah menjadi pola tetap dalam melakukan
suatu pekerjaan yang merupakan suatu kebulatan. Misalnya prosedur pembuatan surat pada suatu perusahaan. Dalam kegiatan ini terdapat suatu
rangkaian ketentuan mengenai cara menyusun konsep suratnya atau cara menakliknya yang ketentuannya telah pasti. Rangkaian prosedur ini, pada
hakekatnya akan menjadi suatu sistem”. The Liang Gie, 2000 : 187
Maka dapat diambil kesimpulan bahwa prosedur adalah suatu rangkaian tata kerja yang telah menggunakan pola tetap baik menurut tata cara maupun urutan waktunya
dalam melaksanakan suatu pekerjaan yang merupakan suatu kebutuhan. Prosedur tidak dapat berjalan sendiri melainkan dijalankan oleh orang-orang sebagai pelaksana
prosedur. Tenaga manusia merupakan sumber terpenting yang harus dimiliki suatu organisasi. Sebab tenaga manusia bersifat sebagai pelaksana dari semua langkah-
langkah kebijaksanaan dan keputusan yang diambil dalam melaksanakan pekerjaan. Moekijat menyatakan pengertian prosedur adalah sebagai berikut :
“Suatu prosedur berhubungan dengan pemilihan dan penggunaan suatu arah dan tindakan sesuai dengan kebijakan-kebijakan yang telah ditentukan,
Prosedur - prosedur memberikan urutan menurut waktu chronologis kepada tugas - tugas dan menentukan jalan dari serangkaian tugas-tugas tersebut
kedalam kebijaksanaan dan ke arah tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu. Suatu prosedur adalah serangkaian daripada tugas - tugas yang saling
berhubungan yang merupakan urutan menurut waktu dan cara tertentu untuk melakukan pekerjaan yang harus dilakukan. Urutan secara kronologis
menurut waktu daripada tugas-tugas ini merupakan ciri dari setiap prosedur. Biasanya prosedur meliputi bagaimana, bilamana, dan oleh siapa masing –
masing tugas harus diselesaikan. Prosedur menggambarkan cara atau metode, dengan mana pekerjaan akan diselesaikan”. Moekijat, 1984 : 475 – 476 .
commit to user
5
Moekijat 1975 : 212 juga menyatakan bahwa prosedur sebagai serangkaian dari tugas-tugas yang saling berhubungan, yang merupakan urutan secara chronologis
menurut waktu dan cara tertentu untuk melaksanakan pekerjaan yang harus diselesaikan. Urutan secara chronologis dari tugas-tugas ini merupakan ciri dari setiap
prosedur. Biasanya suatu prosedur meliputi bagaimana, bilamana, dan oleh siapa masing-masing tugas harus dilakukan. Prosedur memiliki sifat hakekat antara lain
adalah sebagai berikut : a. Prosedur-prosedur terdapat dalam setiap bagian dari suatu perusahaan; prosedur
merupakan salah satu macam rencana yang penting. b. Prosedur-prosedur biasanya dipandang sebagai penerapan dari pekerjaan yang
sifatnya berulang. c. Diberikan batas-batas waktu pada setiap langkah dari suatu prosedur guna
menjamin agar hasil akhir dicapai seperti yang diinginkan. Kebijakan dilaksanakan dengan pedoman-pedoman yang lebih terperinci. Suatu
prosedur memberikan sejumlah intruksi yang terperinci untuk pelaksanaan serangkaian kegiatan yang terjadi secara teratur. Intruksi-intruksi terperinci ini
mengarahkan para karyawan dalam pelaksanaan tugas-tugas dan membantu untuk menjamin pendekatan yang konsisten pada situasi tertentu.
Untuk itu diperlukan pula prosedur yang baik, adapun ciri-ciri prosedur yang baik adalah sebagai berikut :
a. Prosedur harus didasarkan atas fakta-fakta yang cukup dari situasi tertentu, tidak didasarkan atas dugaan-dugaan atau keinginan-keinginan.
b. Suatu prosedur harus memiliki stabilitas, akan tetapi masih pula memiliki fleksibilitas.
c. Prosedur harus selalu mengikuti perkembangan jaman up to date . Dari berbagai definisi tentang prosedur di atas maka dapat disimpulkan bahwa
prosedur merupakan suatu bentuk rencana yang berkaitan dengan penetapan cara bertindak dan berlaku untuk kegiatannya pada masa yang akan datang. Ketetapan ini
dipakai sebagai pedoman dalam pelaksanaan kegiatan yang telah ditetapkan dalam proses perencanaan. Dikatakan sebagai pedoman karena dalam prosedur menguraikan
cara yang tepat untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut serta urutan dari kegiatan itu secara kronologis. Oleh karenanya, batas-batas waktu tertentu ditetapkan pada setiap
commit to user
6
langkah. Sebuah prosedur agar dapat dipastikan bahwa masing-masing tugas maupun hasil akhir dapat dilaksanakan. Prosedur juga tidak dapat berdiri sendiri dan berjalan
sendiri melainkan dijalankan oleh orang-orang sebagai pelaksana prosedur. Peranan tenaga kerja merupakan sumber terpenting yang dimiliki organisasi. Akan tetapi,
adanya itu semua tanpa didukung dengan sarana dan prasarana kerja maka pekerjaan tidak dapat berjalan.
2. Pengertian Pengadaan Bahan Baku Produksi
a. Pengertian Pengadaan
Pengadaan barang-barang materiil bahan baku merupakan standarisasi mutlak yang harus dilaksanakan dalam pelaksanaan pekerjaan, juga dalam rangka
penghematan pengeluaran dana pada suatu perusahaan khususnya untuk pembelian bahan baku, oleh karena itu hendaknya setiap kegiatan pengadaan dilakukan secara
sadar untuk terlaksananya suatu tujuan yang sistematis dan rasional, sehingga mendapat perhitungan-perhitungan yang diperlukan sesuai dengan usaha dan tujuan
yang ingin dicapai. Adrian Sutedi 2009 : 1 menyatakan Pengadaan barang dan jasa pada hakekatnya
merupakan upaya pihak pengguna untuk mendapatkan atau mewujudkan barang dan jasa yang diinginkannya dengan menggunakan metode dan prosedur tertentu agar
mencapai kesepakatan harga, waktu, dan kesepakatan lainnya. Pengadaan juga diartikan sebagai berikut :
“Sebagai suatu aktiva yang meliputi barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode usaha tertentu, atau pengadaan barang-
barang yang masih dalam pengerjaan atau proses produksi, ataupun pengadaan bahan baku yang menunggu penggunaannya dalam suatu proses produksi. Jadi
pengadaan merupakan sejumlah bahan-bahan, bagian-bagian yang disediakan dan bahan-bahan dalam proses yang terdapat dalam perusahaan untuk proses
produksi, serta barang-barang jadi atau produk yang disediakan untuk memenuhi permintaan dari konsumen atau langganan untuk setiap waktu”.
Freddy Rangkuti, 1998 : 1
Adrian Sutedi 2009 : 1-2, juga menyatakan bahwa metode yang digunakan dalam pengadaan barang dan jasa adalah dengan cara tawar-menawar antara pihak
penyedia barang dengan pihak pengguna, sehingga terjadi kesepakatan diantara kedua belah pihak. Dalam pengadaan barang dan jasa dapat dilakukan dengan dua cara
commit to user
7
antara lain yaitu : 1. Pengadaan barang dengan cara lelang
Yaitu dengan cara pihak pengguna menyampaikan daftar barang yang akan dibeli tidak hanya pada satu suplier saja tetapi pada beberapa suplier sehingga pihak
pembeli dapat memilih harga penawaran yang paling murah yang diberikan oleh pihak penyedia.
2. Pengadaan barang dengan cara pemesanan Yaitu dengan cara pihak pengguna memesan barang bergerak atau barang tidak
bergerak dengan memberikan daftar barang kepada satu penyedia barang yang kemudian terjadi tawar-menawar harga barang yang dipesan antara pihak
pengguna dengan pihak penyedia barang hingga terjadi kesepakatan diantara kedua belah pihak.
Pengadaan barang dan jasa pada hakikatnya merupakan upaya pihak pengguna untuk mendapatkan atau mewujudkan barang dan jasa yang diinginkannya, dengan
menggunakan prosedur dan proses tertentu agar dicapai kesepakatan harga, waktu dan kesepakatan lainnya. Agar hakekat pengadaan barang dan jasa tersebut dapat
dilaksanakan sebaik-baiknya, maka kedua belah pihak yaitu pihak pengguna dan pihak penyedia haruslah selalu berpedoman pada filosofi pengadaan barang dan jasa,
tunduk kepada etika dan norma pengadaan barang dan jasa yang baku. Filosofi pengadaan barang dan jasa adalah upaya untuk mendapatkan barang dan jasa yang
diinginkan yang dilakukan atas dasar pemikiran yang logis dan sistematis, mengikuti norma dan etika yang berlaku berdasarkan prosedur dan proses pengadaan yang baku.
Adrian Sutedi 2009 : 10-11, menyatakan adapun etika pengadaan barang dan jasa sebagaimana diatur dalam Keppres No 80 Tahun 2003 Pasal 5 butir a sampai
dengan h, adalah sebagai berikut : a. Melaksanakan tugas secara tertib, disertai tanggung jawab untuk mencapai sasaran
kelancaran dan ketetapan tercapainya tujuan pengadaan barang dan jasa. b. Bekerja secara profesional dan mandiri berdasarkan kejujuran, serta menjaga
kerahasiaan dokumen pengadaan barang dan jasa yang seharusnya dirahasiakan untuk mencegah terjadinya penyimpangan dalam pengadaan barang dan jasa.
c. Tidak saling mempengaruhi baik langsung maupun tidak langsung untuk mencegah dan menghindari terjadinya persaingan yang tidak sehat.
commit to user
8
d. Menerima dan bertanggungjawab atas segala keputusan yang ditetapkan sesuai dengan kesepakatan para pihak.
e. Menghindari dan mencegah terjadinya pertentangan kepentingan para pihak terkait, langsung maupun tidak langsung dalam proses pengadaan barang dan jasa.
f. Menghindari dan mencegah terjadinya pemborosan dan kebocoran keuangan negara dalam pengadaan barang dan jasa.
g. Menghindari dan mencegah penyalahgunaan wewenang seperti kolusi dengan tujuan untuk keuntungan pribadi, golongan atau pihak lain yang secara langsung
atau tidak langsung merugikan keuangan negara. h. Tidak menerima, tidak menawarkan atau tidak menjanjikan untuk memberi atau
menerima hadiah, imbalan berupa apa saja kepada siapa pun yang diketahui atau patut diduga berkaitan dengan pengadaan barang dan jasa.
Dari uruaian di atas dapat disimpulkan bahwa semua perbuatan yang tidak patut dilakukan dan sangat bertentangan dengan etika pengadaan apabila salah satu pihak
atau keduanya bersama-sama melakukan kecurangan seperti korupsi atau kolusi. Karena dalam pengadaan barang dan jasa menjadi titik yang rawan terjadinya
kecurangan. Upaya yang dapat dilakukan untuk menghindari hal tersebut dengan cara penyempurnaan peraturan, meningkatkan profesionalisme para pelaku pengadaan dan
meningkatkan pengawasan. Adrian Sutedi 2009 : 12 juga menyatakan agar tujuan pengadaan barang dan
jasa dapat tercapai dengan baik, maka harus dilaksanakan berdasarkan prinsip-prisip pengadaan barang dan jasa. Hal ini sesuai dengan ketentuan dalam Keppres No 80
Tahun 2003 pasal 3 huruf a sampai f, adalah sebagai berikut : a. Efisien
Prinsip efisien berarti pengadaan barang dan jasa harus diusahakan dengan menggunakan dana dan daya terbatas untuk mencapai sasaran yang ditetapkan
dalam waktu sesingkat-singkatnya dan dapat dipertanggungjawabkan. b. Efektif
Pengadaan barang dan jasa haruslah didasarkan pada kebutuhan yang telah ditetapkan sasaran yang ingin dicapai dan dapat memberikan manfaat yang
tinggi dan sebenar-benarnya sesuai dengan sasaran yang dimaksud.
commit to user
9
c. Persaingan Sehat Memberi kesempatan kepada semua penyedia barang dan jasa yang setara dan
memenuhi persyaratan sesuai ketentuan, untuk menawarkan barang dan jasa berdasarkan etika dan norma pengadaan yang berlaku, dan tidak ada kecurangan.
d. Terbuka Transparansi Yaitu memberikan semua informasi dan ketentuan mengenai pengadaan barang
dan jasa, termasuk syarat teknis administrasi pengadaan, tata cara evaluasi, hasil evaluasi, penetapan calon penyedia barang dan jasa, yang sifatnya terbuka kepada
semua penyedia barang dan jasa. e. Tidak Diskriminatif Adil
Yaitu pemberian perlakuan yang sama kepada semua calon penyedia barang dan jasa yang berminat mengikuti pengadaan barang dan jasa, tidak mengarah untuk
memberi keuntungan kepada pihak tertentu dengan cara dan atau alasan apapun. f. Akuntabilitas
Yaitu pertanggungjawaban pelaksanaan pengadaan barang dan jasa laporan kepada para pihak yang terkait dan masyarakat berdasarkan etika, norma dan
peraturan yang berlaku. Dalam arti pengadaan barang dan jasa harus mencapai sasaran baik secara fisik, maupun keuangannya.
Pada prinsipnya pengadaan mempermudah atau memperlancar jalannya operasi perusahaan, yang harus dilakukan secara berturut-turut untuk memproduksi barang-
barang, serta selanjutnya menyampaikannya kepada para langganan atau konsumen.
Indriyo Gitosudarmo 1988 : 141-143 menyatakan bahwa pengadaan material bahan baku yang teratur akan membawa akibat-akibat yang positif. Oleh karena itu,
perlu diusahakan agar pembelian bahan yang dibutuhkan tersebut dapat dibeli secara teratur. Apabila penggunaan bahan dalam perusahaan dilaksanakan secara teratur,
maka pengaturan pembelian bahan baku akan lebih mudah dengan mengikuti penggunaan bahan saja. Apabila penggunaan bahan tidak teratur, maka metode
pembelian bahan yang secara teratur harus diikuti dengan usaha penyediaan yang lain untuk menjaga ketidakteraturan penggunaan tersebut. Pengadaan material bahan
baku secara teratur dan ekonomis akan membawa akibat positif bagi perusahaan antara lain adalah :
commit to user
10
a. Hubungan dengan suplier bahan baku dapat berlangsung secara berkesinambungan continue. Hal ini akan menimbulkan ketepatan penyerahan bahan baku dan mutu
bahan tidak akan terabaikan. b. Harga bahan baku yang dipesan dapat diusahakan lebih rendah atau lebih murah
dari perusahaan lain, karena sifat kesinambungan yang terus-menerus atas pesanan tersebut akan menarik minat supplier untuk melayani meskipun dengan harga yang
sedikit rendah. c. Pengurusan pembelian bahan baku juga lebih mudah karena menjadi bersifat rutin,
sehingga tidak banyak menghabiskan waktu.
Sofjan Asauri 1999 : 159 menyatakan bahwa dalam setiap proses produksi, suatu perusahaan harus mempunyai kemampuan untuk dapat menggunakan sumber-sumber
dalam perusahaan sebanding dalam bahan-bahan dan jasa-jasa yang akan diolah menjadi produk. Dengan demikian terlihat bahwa banyaknya bahan-bahan yang
disediakan akan menentukan besarnya penggunaan sumber-sumber di dalam perusahaan tersebut, demikian pula dengan kelancarannya. Berhasilnya pembelian
yang dilakukan perusahaan itu adalah merupakan kemampuan perusahaan tersbut dalam pengadaan bahan-bahan dan jasa-jasa dengan biaya yang rendah dan sesuai
dengan tujuan yang ingin dicapai seperti kualitas, penyerahan dan pelayanan service yang diinginkan.
Tugas dan Tanggung jawab bagian pembelian pengadaan barang berbeda pada setiap perusahaan tergantung pada luasnya aktivitas yang dilakukan yang dipengaruhi
oleh operasi ekonomis dari perusahaan tersebut. Tetapi yang jelas bahwa bahan-bahan harus dibeli sebelum dapat diproduksi. Oleh karena itu, perlu adanya kegiatan
pembelian pengadaan bahan baku. Sofjan Asauri 1999 : 162 menyatakan adapun tanggung jawab bagian pengadaan
bahan baku antara lain adalah : a. Bertanggung jawab atas pelaksanaan pembelian bahan baku agar rencana
operasi dapat terpenuhi dan pembelian bahan-bahan tersebut pada tingkat harga dimana perusahaan akan mampu bersaing dalam memasarkan produknya.
b. Bertanggung jawab atas usaha-usaha untuk dapat mengikuti perkembangan bahan-bahan baru yang dapat menguntungkan dalam proses produksi,
commit to user
11
perkembangan dalam desain, harga dan faktor-faktor lain yang dapat mempengaruhi produk perusahaan, harga dan desainnya.
c. Bertanggung jawab untuk meminimalisasi investasi atau meningkatkan perputaran turn over bahan, yaitu dengan penentuan skedul arus bahan ke
dalam pabrik dalam jumlah yang cukup untuk memenuhi kebutuhan produksi. d. Bertanggung jawab atas kegiatan penelitian dengan menyelidiki data dan
perkembangan pasar, perbedaan sumber-sumber penawaran supply dan memeriksa pabrik suplier untuk kapasitasnya dan kemampuan untuk
mengetahui kebutuhan-kebutuhan perusahaan. e. Sebagai tambahan, kadang bertanggung jawab atas pemeliharaan bahan-bahan
yang dibeli setelah diterima. Yaitu pekerjaan-pekerjaan di gudang pabrik. Dari beberapa pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan
pengadaan adalah Pengadaan dapat diartikan sebagai segala aktivitas atau kegiatan untuk memenuhi kebutuhan bahan untuk kelancaran proses produksi yang dalam
pelaksanaan pengadaan tersebut berdasarkan peraturan yang berlaku dan jumlah, kualitas yang tepat dengan harga yang menguntungkan bagi perusahaan.
Muhammad Ichram Mukmin, SH 1992 : 68 , mendefinisikan “pengadaaan” adalah sebagai berikut :“Segala usaha dan kegiatan untuk memenuhi kebutuhan
terhadap barang dan jasa dalam batas peraturan perundang – undangan yang berlaku”. Muhammad Ichram Mukmin, SH 1992 : 72 juga mengemukakan cara dalam
pengadaan barang antara lain sebagai berikut : 1. Pembelian
2. Penyewaan 3. Peminjaman
4. Pemberian atau Hibah 5. Penukaran atau Barter
6. Pembuatan 7. Sewa – Beli
8. Leasing
commit to user
12
Donald J. Bowersox 1995 : 924 , menyatakan bahwa pada perusahaan manufaktur, aspek pengadaan bahan mentah atau barang yang berkenaan dengan
pembelian Procurement . Bahan mentah bahan baku merupakan satu-satunya biaya terbesar dari perusahaan yang membuat barang-barang. Oleh karena itu, perlu
berhati-hati sekali untuk menjamin agar pengadaan pembelian itu memenuhi spesifikasi kwalitas dan dilaksanakan dengan total biaya yang serendah mengkin.
Aktivitas-aktivitas pengadaan bahan bakumaterial untuk memenuhi kebutuhan barang meliputi :
1. Perencanaan Kebutuhan Material yang akan dipesan. Donald J. Bowersox 1995 : 211 , menyatakan Perencanaan pengadaan
sangat menentukan bagi operasi pembuatan manufactur operations. Kekurangan bahan mentah bahan baku dapat menghentikan produksi atau merubah jadwal
produksi, yang pada gilirannya akan meningkatkan ongkos dan kemungkinan akan menyebabkan kekurangan produk jadi. Kelebihan persediaanpun dapat pula
menimbulkan masalah. Kelebihan persediaan bahan mentah akan meningkatkan biaya dan menurunkan laba profitability melalui meningkatnya biaya
pergudangan, keterikatan modal, kerusakan dan lain sebagainya. Freddy Rangkuti, menyatakan bahwa Perencanaan Kebutuhan Material adalah
“suatu perencanaan dan penjadwalan kebutuhan material untuk produksi yang memerlukan beberapa tahapan prosesfase atau dengan
kata lain adalah suatu rencana produksi untuk sejumlah produk jadi yang diterjemahkan ke bahan mentah komponen yang dibutuhkan
dengan menggunakan waktu tenggang, sehingga dapat ditentukan kapan dan berapa banyak yang dipesan untuk masing-masing
komponen suatu produk yang akan dibuat.” 1992 : 140
Muhammad Ichram Mukmin 1992 : 78 , menyatakan beberapa masalah- masalah pokok yang harus diperhatikan dalam perencanaan kebutuhan yaitu :
a. Apa yang dibutuhkan What b. Berapa yang dibutuhkan How Many
c. Berapa harga yang dibutuhkan How Much d. Kapan dibutuhkan When
e. Dimana dibutuhkan Where f. Siapa yang mengadakan dan siapa yang menggunakan Who
g. Bagaimana cara pengadaan How
commit to user
13
Yolanda M. Siagian 2005 : 195 , menyatakan syarat-syarat merencanakan kebutuhan, aliran material diatur melalui urutan dari panjangnya waktu yang
dibutuhkan sejak dilakukan pemesanan dari kebutuhan yang ada. Dalam perencanaan kebutuhan, ada beberapa langkah yaitu :
a. Penjadwalan yang lebih spesifik tentang apa yang akan dibuat dan kapan pembuatannya.
b. Spesifikasi material yaitu daftar material dan komponen secara lengkap, baik jenis dan jumlah setiap item untuk membuat satu unit produk.
c. Keakuratan data tentang ketersediaan inventory, persediaan apa saja yang sekarang tersedia.
d. Pesanan pembelian yang tengah dilakukan apa saja yang sedang dipesan saat ini
e. Waktu yang dibutuhkan dari saat pemesanan sampai dengan barang diterima. 2. Pencarian Informasi Harga dan Supplier
Bagian yang bertugas dalam pembelian barang berkewajiban mengadakan atau membeli terhadap barang yang dibutuhkan baik mengenai jumlah, jenis maupun
mutunya. Kegiatan ini bertujuan untuk mengumpulkan data dan informasi dalam penyusunan rencana kerja pengadaan.
Sri Mulyani 2003 : 7 menyatakan, Data dan informasi yang harus dikumpulkan dalam prencanaan antara lain :
a. Mutu dan kualitas barang komponen . b. Mendapatkan keterangan-keterangan mengenai perkembangan baru atas
barang-barang. c. Mempertimbangkan semua bagi barang-barang sampai barang itu siap untuk
digunakan. Freddy Rangkuti 1998 : 142 , menyatakan data atau informasi yang
diperoleh menjadi landasan atau memberikan informasi tentang pengadaan bahan baku seperti :
a. Kapan kita mendapat kiriman barang. b. Berapa jangka waktu pengiriman barang.
c. Berapa besar kelipatan jumlah pemesanan barang.
commit to user
14
3. Pembelian Barang Freddy Rangkuti 1998 : 112, menyatakan bahwa seluruh pengadaan bahan
baku dalam suatu perusahaan dilaksanakan oleh Bagian Devisi pembelian. Untuk memperoleh laporan pertanggungjawaban yang lengkap mengenai penggunaan
seluruh bahan-bahan yang dibeli, diperlukan prosedur yang sistematis. Sehingga proses pembelian, pemakaian maupun pemanfaatannya dapat dilaksanakan secara
cepat dan optimal. Sukanto Reksohadiprojo 1993 : 190 , menyatakan Bagian pembelian
bertanggung jawab antara lain : a. Atas pembelian bahan agar rencana operasi dapat dipenuhi secara efisien.
b. Atas usaha untuk mengikuti perkembangan perkembangan bahan baku yang lebih menguntungkan, misalnya dalam hal desain dan harga.
c. Untuk meminimumkan investasi atau meningkatkan perputaran bahan baku dengan cara penentuan skedul atus bahan ke dalam pabrik yang tepat.
d. Untuk memelihara bahan yang telah dibeli, sekaligus bertanggung jawab atas persedian bahan dalam pengedaliannya.
Secara umum tugas bagian pembelian ada dua yaitu : a. Melaksanakan pembelian bahan atau barang untuk penggantian dan
penambahan fasilitas produksi. b. Pembelian bahan baku perusahaan.
Matz 1989 : 294 menyatakan dalam bukunya Freddy Rangkuti 1998 : 113 , sistematika prosedur pengadaan barang dapat dilihat pada Gambar 2.1 Berdasarkan
gambar tersebut di atas, proses pembelian dimulai dari Departemen Pembelian yang tugasnya adalah :
1. Menerima surat permintaan pembelian bahan 2. Mencari informasi mengenai harga, jumlah, sumber penjual, jadwal penyerahan
dan sebagainya. 3. Mengeluarkan surat permintaan pembelian kepada enam Devisi Departemen.
Lihat Gambar 2.1.
commit to user
15
Gambar 2.1 Bagan Prosedur Pengadaan Bahan Baku
Sumber Data : Freddy Rangkuti. 1989. Manajemen Persediaan. Hal : 295
Freddy Rangkuti 1998 : 113-114, menyatakan bahwa prosedur pengadaan bahan tersebut di atas, harus diketahui oleh semua departemen dengan dilengkapi formulir-
formulir yang formatnya telah dibakukan dan disetujui bersama. Formulir-formulir tersebut adalah :
1. Surat Permintaan Pembelian Purchase Requisition Surat permintaan ini berasal dari :
a. Bagian Gudang b. Pemegang buku besar bahan
Surat Permintaan
Bahan Departemen Akuntansi untuk
nomor perkiraan
Departemen Pembelian
mengeluarkan surat
permintaan pembeliaan pada :
1. Penjualan 2. Dept. Akuntansi
3. Departemen
Penerimaan 4. Pegawai
buku besar bahan
5. Departemen Bahan
6. Copy arsip Penjualan
mengembalikan copyan tanda terima,
mengirimkan bahan
dan mengirimkan
faktur Departemen
pernerimaan mengeluarkan
laporan penerimaan kepada :
1. Dept. Pembelian 2. Arsip sendiri
3. Copy kepada
Dept. Pemeriksaan Mendistribusikan
kepada: 1. Arsip sendiri
2. Dept. Akuntansi 3. Dept. Bahan
Dept. Bahan
pegawai gudang
menyimpan bahan dalam lokasi yang tepat
Dept. Akuntansi Menggunakan :
1. Faktur pesanan
pembelian 2. laporan penerimaan
pemeriksaan untuk persetujuan
faktur, pembayaran disetujui dan bukti
pembayaran disiapkan
Manajer Keuangan
Bendahara untuk pembayaran
Pegawai Buku Besar Bahan
melakukan jumlah dan nilai uang
bahan pada
kartu- kartu buku besar
bahan
commit to user
16
c. Supervisor Penyelia dari departemen penelitian, engineering dan sebagainya.
d. Semua pihak yang terlibat di dlam pemakaian bahan. 2. Pemesanan Pembelian Purchase Order
Pesanan pembelian ini ditandatangani oleh pejabat departemen pembelian untuk memberikan wewenang secara tertulis kepada supplier untuk
menyediakan sejumlah barang tertentu yang dipesan sesuai dengan persyaratan yang telah disepakati jumlah, spesifikasi, jadwal pengiriman,
harga . 3. Laporan Penerimaan
Laporan penerimaan ini berisi tentang, nomor pemesanan pembelian, nama supplier. Perincian mengenai transportasi, jumlah, dan jenis barang yang
diterima. Laporan penerimaan ini harus ditandatangani oleh Departemen Pemeriksaan.
4. Persetujuan Faktur Pada umumnya faktur diterima bersamaan dengan datangnya barang
pesanan di Departemen penerimaan. Selanjutnya setelah barang diperiksa sesuai dengan laporan penerimaan barang, maka berkas-berkas ini
dikirimkan ke Departemen Akuntansi, sebagai laporan penerimaan dan pemeriksaan barang yang telah disetujui, dengan menyiapkan bukti
pembukuan voucher. Data voucher ini dimasukan ke dalam jurnal pembelian dan kemudian ke dalam buku tambahan. Kemudian data ini
dicatat ke dalam jurnal pembayaran kas menurut tanggal pembayaran. Voucher asli dan dua lembar salinan dikirim ke bendahara untuk
pengeluaran cek. Bendahara mengirimkan cek dan voucher asli kepada supplier.
4. Penerimaan Barang Sri Mulyani 2003 : 9, menyatakan setalah penyiapan pembelian selesai,
langkah selanjutnya adalah menunjukan bukti-bukti atau surat pembelian kepada Departemen pembelian kemudian barang akan diterima dan disimpan di gudang.
Setelah dicek dan diteliti terlebih dahulu bahwa barang tersebut, bahwa barang tersebut telah benar-benar datang dan sesuai dengan kualitas dan funginya.
commit to user
17
Apabila penerimaan barang dinyatakan sah maka perlu diselesaikan pembayarannya. Pelaksanaan pembayaran yang dilakukan dengan memperhatikan
hal-hal sebagai berikut : a. Kwitansi Penagihan: barang yang telah diterima dan dinyatakan sah, diajukan
kepada kepala pengadaan dilampiri dengan : 1. Surat perjanjian atau pesanan barang
2. Berita acara penerimaan barang yang telah ditandatangani oleh kepala gudang petugas yang telah ditunjuk secara tertulis lengkap dengan
dokumen-dokumennya. b. Kwitansi penagihan hanya boleh dibayar jika ditandatangani oleh pejabat
terkait staff yang telah ditunjuk Pengadaan merupakan segala upaya dan usaha yang dilakukan oleh organisasi
untuk memenuhi ketersediaan barang dan jasa yang dibutuhkan dalam proses produksi menjadi produk jadi untuk dijual kepada masyarakat yang membutuhkan dan
untuk memenuhi permintaan konsumen.
b. Pengertian Bahan Baku Produksi
Bahan baku merupakan faktor penting dalam perusahaan karena digunakan untuk membuat barang jadi. Mulyadi 1986 : 118 menyatakan bahan baku merupakan
Bahan yang membentuk bagian integral produk jadi. Bahan baku yang diolah dalam perusahaan manufaktur dapat diperoleh dari pembelian lokal, pembelian import atau
dari pengolahan sendiri. Bahan baku bagi perusahaan sangatlah dibutuhkan dalam kegiatan proses
produksi, karena bahan baku akan diolah menjadi produk jadi. Untuk itu dalam pemilihan bahan baku harus benar-benar diperhatikan, karena mempengaruhi faktor
kuantitas kualitas produk. Jika bahan baku yang diperoleh memiliki kuantitas dan kualitas yang baik maka akan memperlancar kegiatan proses produksi dan perusahaan
akan mampu menghasilkan produk dengan mutu yang memuaskan. Bahan baku yang diadakan dalam suatu perusahaan terdiri dari macam antara lain sebagai berikut :
a. Bahan baku langsung Adalah semua bahan baku yang membentuk bagian integral dari produk jadi dan
dimasukan secara eksplisit dalam perhitungan biaya produksi. Contoh dari bahan baku langsung di perusahaan tekstil adalah benang yang digunakan untuk
commit to user
18
membuat kain. b. Bahan Tidak Langsung
Adalah bahan baku yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu produk tetapi tidak diklasifikasikan sebagai bahan baku langsung karena bahan baku tersebut tidak
secara langsung
tampak pada
barang jadi
yang dihasilkan.
http:id.shvoong.comwriting-and-speakingpresenting2061544-pengertian- bahan-baku-dan-jenis selasa, 342012, pukul 10:23
Pamor Riang Nugroho dan Domiri Suramihardja 1980 : 61 , menyatakan produksi ialah menambah nilai guna dari barang, baik barang tersebut berupa benda
maupun jasa, sehingga dapat memenuhi kebutuhan manusia dengan cara yang paling efisien. Pada umunya perusahaan menginginkan suatu pola produksi yang konstan,
karena akan memudahkan pengurusan baik pengurusan bahan baku, tenaga kerja, maupun hal-hal lainya yang menunjang proses produksi.
Ehud Menipaz menyatakan definisi produksi yang telah diterjemahkan oleh Atmaji, yang mengartikan bahwa sebagai berikut :
“Produksi production adalah merupakan karakteristik utama dari sesuatu yang diciptakan secara pisik, contoh, output terdiri dari barang
yang membedakan secara pisik dalam bentuk, isi, dan lain-lain dari bahan-bahan yang merupakan input dalam sistem operasi. Dan juga
dapat diartikan produksi merupakan hasil dari beberapa perubahan pisik, atau merubah bentuk form dari sumber-sumber yang tersedia”.
1988 : 3
Sumarni dan John Soeprihanto 1998 : 205 menyatakan bahwa produksi yaitu semua kegiatan untuk menciptakan dan menambah kegunaan suatu barang atau jasa
dengan memanfaatkan faktor-faktor produksi yang tersedia. Dari beberapa definisi di atas dapat diambil kesimpulan bahwa Bahan Baku
Produksi adalah semua komponen dan bahan langsung yang dibeli untuk menghasilkan produk akhir dalam upaya atau kegiatan produksi agar menambah nilai
pada suatu barang. Dengan demikian dapat ditarik kesimpulan bahwa prosedur pengadaan bahan baku produksi adalah sebagai berikut : Suatu upaya-upaya dari
bagian kekayaan perusahaan dalam bentuk pengadaan bahan mentah bahan bakumateriil yang digunakan dalam rangkaian proses produksi untuk diolah menjadi
barang setengah jadi maupun barang jadi, yang dalam hal ini dapat berupa barang atau jasa.
commit to user
19
BAB III METODOLOGI PENGAMATAN
Kategori