Prosedur pengadaan suku cadang mesin produksi Di pt kusumahadi santosa amita

commit to user

i

PROSEDUR PENGADAAN SUKU CADANG MESIN PRODUKSI DI PT KUSUMAHADI SANTOSA

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Persyaratan Dalam memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya ( A.Md. ) Dalam Bidang

Manajemen Adminstrasi

Oleh:

AMITA WIJAYANTI D1509006

PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA

commit to user

commit to user PERNYATAAN

Nama : Amita Wijayanti NIM : D1509006

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul “Prosedur Pengadaan Suku Cadang Mesin Produksi di PT Kusumahadi Santosa” adalah betul – betul karya sendiri. Hal – hal yang bukan karya saya, dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar pustaka.

Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya peroleh dari tugas akhir tersebut.

Surakarta, Juni 2012 Yang membuat pernyataan

Amita Wijayanti D1509006

commit to user

v MOTTO

Masa depan adalah milik mereka yang percaya tentang keindahan mimpi-mimpi mereka.

( Eleanor Roosevelt )

Orang yang tidak tahu tetapi merasa bahwa sebenarya dia tahu, dia adalah orang yang bodoh, maka jauhilah.

commit to user PERSEMBAHAN

Dengan segala kerendahan hati, karya sederhana ini ku persembahkan pada: Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta

Ketua Program DIII Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta

Drs. Sudarto, M. Si selaku Dosen Pembimbing sekaligus penguji 1 Tugas Akhir yang selalu memberikan bimbingan dan pengarahan dngan teliti dan penuh kesabaran

PT Kusumahadi Santosa

Bapak Narno Diharjo dan Ibu Sunarni selaku orangtua saya yang begitu hebat dengan segala pengorbanan, doa, support dan bimbingannya hingga bisa mewujudkan impian saya.

Saudara-saudaraku Ari Widaningsih, Ruli Astuti dan Sidik Setyo Budi. Sahabatku senasib dan seperjuangan, Betty Septiana Sari, Anis Paryanti, Nita Fitriya, Giharni dan Tri Hati Anayanti terima kasih atas doa, support serta pengorbanan waktu dan kesabarannya.

Teman-temanku semua di DIII Manajemen Administrasi 2009. Almamaterku Universitas Sebelas Maret tercinta.

commit to user

vii KATA PENGANTAR

Puji syukur Alhamdulillah penulis panjatkan kepada Allah SWT yang senantiasa memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Penulisan Laporan Tugas Akhir yang berjudul “Prosedur

Pengadaan Suku Cadang Mesin Produksi di PT Kusumahadi Santosa”

sebagai salah satu syarat untuk mendapatkan gelar Ahli Madya Jurusan Manajemen Administrasi pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik di Universitas Sebelas Maret Surakarta.

Pengamatan ini dapat terlaksana berkat ketulusan hati dan jerih payah dari berbagai pihak. Oleh karena itu, penulis tidak lupa mengucapkan banyak terima kasih kepada :

1. Allah SWT yang selalu memberikan petunjuk dan kemudahan dalam proses penulisan Tugas Akhir sehingga dapat terselesaikan dengan baik.

2. Drs. Sudarto, M. Si selaku dosen pembimbing sekaligus penguji 2 Tugas Akhir yang berkenan memberikan bimbingan dan pengarahan sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini.

3. Drs. Marsudi, M. S. selaku Penguji 1 Tugas Akhir dan Pembimbing Akademik yang telah memberi bimbingan selama menempuh studi.

4. Prof. Drs. Pawito, Ph, D. selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta yang telah memberikan izin untuk magang sebagai syarat dalam pembuatan tugas akhir ini.

5. Seluruh dosen pengajar Manajemen Administrasi yang telah memberikan ilmunya kepada penulis.

6. Bapak Widyo Sugiyanto selaku Manajer Logistik serta Ibu Eni dan Ibu Yanti selaku Kasie Logistik yang telah mengizinkan penulis untuk melakukan Kuliah Kerja Magang di perusahaan tersebut.

7. Bapak dan Ibu yang selalu menyayangiku, mendo’akanku, memberikan dukungan baik moril maupun materiil yang sangat membantu dalam memberikan semangat dalam menyelesaikan tugas akhir ini.

commit to user

9. Special thanks untuk sahabat-sahabatku, Betty Septiana Sari, Anis Paryanti, Nita Fitriya, Giharni dan Tri Hati Anayanti terima kasih atas doa, support serta pengorbanan waktu dan kesabarannya.

10.Semua teman – teman manajemen Administrasi 2009 atas kebersamaan dan persahabatan selama ini.

11.Semua pihak yang belum penulis sebutkan satu per satu yang juga ikut membantu dalam penyusunan Tugas Akhir.

Semoga Allah SWT membalas segala kebaikan bapak, ibu dan rekan – rekan yang dengan ikhlas telah membantu penulis.

Penulis menyadari sepenuhnya bahwa penulisan karya ilmiah ini masih jauh dari lengkap dan sempurna, oleh karena itu segala saran dan kritik yang membangun selalu penulis terima dengan senang hati. Akhir kata, semoga karya ilmiah yang sederhana ini dapat memenuhi harapan dan berguna bagi pembaca yang membutuhkan.

Surakarta, Juni 2012

Penulis

Amita Wijayanti

commit to user

ix DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL ……… i

PERSETUJUAN ……….……….... ii

PENGESAHAN ………... iii

PERNYATAAN ……… iv

MOTTO ………. v

PERSEMBAHAN ……… vi

KATA PENGANTAR ………. vii

DAFTAR ISI ……… ix

DAFTAR GAMBAR ………... xii

DAFTAR TABEL ………... xiii

ABSTRAK ……….. xiv

BAB I PENDAHULUAN ………. 1

A. Latar Belakang Masalah ………. 1

B. Rumusan Masalah ……….. 3

C. Tujuan Pengamatan ……… 3

D. Manfaat Pengamatan ………... 3

BAB II TINJAUAN PUSTAKA ……….. 5

A. Pengertian Prosedur ………. 5

B. Pengertian Pengadaan ………. 8

C. Suku Cadang (Spare Part) ……….. 16

commit to user

BAB III METODELOGI PENGAMATAN ……….. 19

A. Lokasi Pengamatan ………... 19

B. Jenis Pengamatan ……….. 19

C. Sumber Data ……….. 19

D. Teknik Pengumpulan Data ……… 20

E. Teknik Pengambilan Sampel ………. 21

F. Analisis Data ……….. 21

BAB IV DESKRIPSI LEMBAGA ……… 23

A. Sejarah Berdirinya Perusahaan ………. 23

1.Layout Perusahaan ………... 24

2.Aspek Strategi Perusahaan ………... 25

3.Visi dan Misi Perusahaan ………. 27

B. Struktur Organisasi ……… 28

C. Produksi ………. 37

D. Pemasaran ……….. 39

BAB V HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN ……… 41

A. Prosedur Pengadaan Suku Cadang Mesin Produksi ……….. 41

B. Fungsi Bagian-bagian yang Terlibat ………... 46

C. Dokumen yang digunakan ………. 48

D. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan ……… 50

commit to user

xi

BAB VI PENUTUP ………... 54

A. Kesimpulan ……… 54

B. Saran ……….. 56

Daftar Pustaka ……… 57

commit to user DAFTAR GAMBAR

1. Gambar 2.1 Bagan Prosedur Perolehan Bahan ………... 14

commit to user

xiii

DAFTAR TABEL

1. Tabel 2.1 Tabel Bagan Aliran Pekerjaan ……… 14

2. Tabel 4.1 Daftar Karyawan PT Kusumahadi Santosa 2012 ……... 35

3. Tabel 4.2 Tabel Jam Kerja Normal ……….... 37

4. Tabel 4.3 Tabel Jam Kerja Shift ………. 37

5. Tabel 4.4 Tabel Kapasitas Produksi Tahun 2012 ………... 38

6. Tabel 4.5 Tabel Hasil Produksi Tekstil Tahun 2012 ……….. 38

commit to user ABSTRAK

AMITA WIJAYANTI. D1509006. PROSEDUR PENGADAAN SUKU CADANG MESIN PRODUKSI DI PT KUSUMAHADI SANTOSA. Laporan Tugas Akhir. Program Studi Manajemen Administrasi Program Diploma III. Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 2012. 56 halaman.

Kegiatan pengadaan barang dalam suatu instansi mempunyai peran penting dalam menjaga kelancaran seluruh kegiatan atau aktifitas pembelian di instansi tersebut. Tujuan pengamatan ini adalah untuk mengetahui prosedur pengadaan suku cadang mesin produksi di PT Kusumahadi Santosa. Jenis pengamatan ini merupakan pengamatan diskriptif kualitatif, pengumpulan data dilakukan dengan observasi, wawancara dan studi dokumentasi. Teknik pengambilan sampel menggunakan purposive sampling yaitu peneliti memilih informan yang dianggap mengetahui informasi. Analisis data dilakukan dengan analisis interaktif yaitu dengan reduksi data, sajian data dan penarikan kesimpulan dan verifikasi.

Hasil dari pengamatan ini diketahui bahwa prosedur pengadaan suku cadang mesin produksi merupakan pemenuhan kebutuhan maintenance (pemeliharaan) yang dilakukan mulai dari pencarian supplier sampai dengan penerimaan barang. Pengadaan suku cadang (spare part) mesin produksi merupakan salah satu aktivitas operasi perusahaan yang tidak dapat diabaikan, sebab aktivitas ini sangat mempengaruhi efisiensi dan kelangsungan hidup suatu perusahaan. Aspek utama yang harus diperhatikan dalam pelaksanaan pengadaan adalah macam barang, jumlah , waktu, harga dan mutu pengadaan suku cadang tersebut.

commit to user BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Saat ini tingkat persaingan antar perusahaan semakin ketat untuk dapat menguasai pasar. Hal tersebut mengakibatkan perusahaan - perusahaan berusaha meningkatkan mutu pada produk maupun pelayanannya. Keberadaan suatu perusahaan didalam suatu dunia usaha sekarang ini menuntut perusahaan untuk terus berusaha mencari cara dan upaya terbaik agar memiliki kemampuan bersaing yang lebih tinggi daripada perusahaan lain yang bergerak di bidang yang sama. Dalam menghadapi era globalisasi ini, banyak hal dan aspek yang harus dipertimbangkan oleh suatu perusahaan untuk tetap bertahan dan terus mempertahankan posisinya.

PT. Kusumahadi Santosa adalah salah satu perusahaan eksportir yang bergerak di bidang industri tekstil khususnya kain jenis katun dan rayon yang bercorak batik yang berlokasi di Jalan Raya Jaten Km 9,4 Jaten Karanganyar. Perusahaan ini mengekspor produknya baik dalam negeri maupun luar negeri. Dalam usaha meningkatkan volume penjualan dan meraih keuntungan, perusahaan ekspor sebagai salah satu pihak yang terlibat dalam kegiatan ekspor harus mengembangkan potensi mereka untuk mencari pembeli dari luar negeri sebanyak mungkin. Untuk mencapai suatu kesepakatan yang saling menguntungkan baik bagi perusahaan dalam negeri sebagai pihak pengekspor dan pembeli luar negeri.

Pihak perusahaan dituntut untuk dapat memenuhi permintaan konsumen, baik dari segi kuantitas, kualitas maupun ketepatan waktu dalam penyerahan hasil produksi. Salah satu hal yang mendukung kelancaran kegiatan operasi pada suatu perusahaan adalah kesiapan mesin-mesin produksi dalam melaksanakan tugasnya. Mesin merupakan alat produksi yang terbentuk dari rangkaian system yang komplek, sehingga perlu perencanaan dan

penanganan perawatan yang memadai. Perusahaan perlu meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja di dalam penggunaan mesin produksi tersebut melalui perencanaan penjadwalan perawatan agar mesin atau unit yang akan digunakan dapat beroperasi dengan baik dan tidak mengalami kerusakan saat digunakan.

Pada proses produksi suatu mesin tidak dapat digunakan secara kontinu karena mesin memiliki batas umur dalam pengoprasiannya. Terjadinya kerusakan mesin akibat rusaknya komponen tidak dapat diketahui dengan pasti. Kondisi tersebut menyebabkan diperlukan tersedianya suku cadang masing-masing komponen yang memadai. Pengadaan suku cadang yang sedikit terkadang menyerap dana dan perawatan yang sangat besar. Pengadaan suku cadang harus didasarkan atas beberapa hal, salah satunya berdasarkan pada tingkat kekritisannya yaitu pada komponen yang sering mengalami kerusakan yang berarti berhubungan dengan biaya pengadaan suku cadang.

Bagian pengadaan merupakan bagian yang sangat penting dalam manajemen perusahaan, karena tanpa adanya bagian pengadaan maka persediaan suku cadang mesin produksi tidak akan terkontrol dan dapat merugikan perusahaan. Pengadaan persediaan suku cadang (spare part) merupakan salah satu aktivitas operasi perusahaan yang tidak dapat diabaikan, sebab aktivitas ini sangat mempengaruhi efisiensi dan kelangsungan hidup suatu perusahaan.aspek utama yang harus diperhatikan dalam pelaksanaan pengadaan adalah macam barang, jumlah , waktu, harga dan mutu pengadaan suku cadang tersebut. Semua aspek tersebut harus disesuaikan dengan kebutuhan dan keadaan perusahaan tersebut. Fungsi dari bagian pengadaan adalah harus bisa mengadakan pembelian guna menyediakan suku cadang material yang dibutuhkan oleh perusahaan, pada waktu, jumlah dan mutu yang tepat.

commit to user

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah tersebut diatas, maka penulis merumuskan masalah sebagai berikut :

“Bagaimana Prosedur Pengadaan Suku Cadang Mesin Produksi di PT Kusumahadi Santosa?”

C. Tujuan Pengamatan

1. Tujuan Operasional

a. Untuk mengetahui Prosedur Pengadaan Suku Cadang Mesin Produksi di PT Kusumahadi Santosa

b. Untuk menambah wawasan serta pengalaman yang penulis peroleh di bangku kuliah ke dalam dunia kerja

2. Tujuan Fungsional

Agar hasil pengamatan ini bermanfaat bagi semua pihak, baik sebagai pengetahuan maupun pertimbangan dalam pelaksanaan pengadaan spare part (suku cadang) mesin produksi.

3. Tujuan Individu

Sebagai Tugas Akhir untuk memenuhi salah satu persyaratan penyelesaian program Diploma 3 (D3) Jurusan Mnajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

D. Manfaat pengamatan

1. Bagi Penulis

Sebagai tambahan pengetahuan dalam mengaplikasikan teori-teori yang telah diperoleh selama perkuliahan dengan praktik sesungguhnya.

2. Bagi Perusahaan

Sebagai masukan atau bahan referensi bagi manajemen dan karyawan atau staff mengenai prosedur pengadaan suku cadang.

3. Bagi Pihak lain

Sebagai tambahan informasi dan referensi bagi pembaca yang membutuhkan informasi mengenai prosedur pengadaan suku cadang mesin produksi.

commit to user BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Prosedur

Prosedur dapat diartikan sebagai berikut :

“Suatu rangkaian metode yang telah menjadi pola tetap dalam melakukan suatu pekerjaan yang merupakan suatu kebulatan. Misalnya prosedur dalam pembuatan surat pada suatu perusahaan. Dalam kegiatan ini terdapat suatu rangkaian ketentuan-ketentuan mengenai cara menyusun konsep suratnya, cara mengetiknya pada kertas atau cara menakliknya yang ketentuannya telah pasti. Rangkaian Prosedur ini pada hakekatnya akan menjadi suatu sistem” The Liang Gie (2000:187).

Prosedur adalah tata cara melakukan pekerjaan yang telah dirumuskan dan diwajibkan. Biasanya suatu prosedur meliputi bagaimana, bilamana dan oleh siapa tugas-tugas harus diselesaikan. B. N. Marbun (2003:294).

Prosedur adalah suatu seri tugas-tugas yang saling berhubungan satu sama lain yang merupakan bagian dari kronologis dan cara yang ditetapkan untuk melaksanakan suatu pekerjaan Winardi (1986:221).

“Suatu prosedur berhubungan dengan pemilihan dan penggunaan arah tindakan tertentu sesuai dengan kebijaksanaan yang telah ditentukan. Prosedur-prosedur memberikan urutan menurut waktu ( kronologis ) kepada tugas-tugas dan menentukan tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu. Suatu prosedur adalah serangkaian tugas yang saling berhubungan yang merupakan urutan menurut waktu dan cara tertentu untuk melakukan pekerjaan yang harus diselesaikan. Urutan secara kronologis (menurut waktu) dari tugas-tugas ini merupakan cirri dari tiap prosedur. Biasanya suatu prosedur meliputi bagaimana, bilamana, dan oleh siapa masing-masing tugas harus diselesaikan. Prosedur-prosedur harus menggambarkan cara atau metode dengan mana pekerjaan harus diselesaikan” Moekijat (1990:435).

Moekijat (1975:212) juga mengemukakan, bahwa sifat dari suatu prosedur adalah sebagai berikut:

1. Prosedur-prosedur terdapat dalam tiap bagian dari suatu perusahaan, prosedur merupakan salah satu macam rencana yang penting.

2. Prosedur-prosedur biasanya dipandang sebagai penerapan dari pada pekerjaan yang sifatnya berulang.

3. Diberikan batas-batas waktu pada setiap langkah dari pada suatu prosedur guna menjamin agar hasil akhir dicapai seperti yang diinginkan.

Ciri-ciri prosedur-prosedur yang baik menurut Moekijat (1975:212-213) adalah sebagai berikut:

1. Prosedur-prosedur harus didasarkan atas fakta-fakta yang cukup dari pada situasi tertentu, tidak didasarkan atas dugaan-dugaan atau keinginan-keinginan.

2. Suatu prosedur harus memiliki stabilitas, akan tetapi masih memiliki fleksibilitas. Stabilitas adalah ketetapan dari pada arah tertentu dengan perubahan-perubahan yang dilakukan hanya apabila terjadi perubahan-perubahan yang penting dalam factor-faktor yang mempengaruhi pelaksanaan prosedur. Fleksibilitas dari pada prosedur diinginkan guna mengatasi suatu krisis atau suatu keadaan darurat, tuntutan-tuntutan khusus atau penyesuaian kepada suatu kondisi sementara.

3. Prosedur-prosedur harus memiliki zaman (up-to-date).

The Liang Gie (1981:173) juga mengemukakan bahwa bagan prosedur pada pokoknya dapat dibedakan dalam 3 macam, yaitu:

1. Bagan aliran pekerjaan (Work Flow Chart)

Bagan aliran pekerjaan menunjukkan berjalannya suatu pekerjaan dari instansi mana saja yang ikut serta melaksanakan. Dengan ini dapatlah diketahui urut-urutan penyelesaian suatu tugas yang agak luas yang berpindah-pindah tangan dari instansi yang satu ke instansi yang lain.

commit to user

Contoh sebuah Bagan aliran pekerjaan pada sebuah perusahaan adalah sebagai berikut :

No Keterangan A B C D

1 Pesanan diterima oleh bagian Arsip

2 Dibuatkan faktur oleh Bagian Penjualan 3 Dibukukan oleh Bagian

Pembukuan/Kredit 4 Barang dikirim oleh

Gudang Perusahaan 5 Warkat-warkat kembali

ke Bagian Penjualan

2. Bagan aliran formulir (Form Distribution Chart)

Bagan aliran formulir menunjukkan berapa rangkap sesuatu formulir yang beredar dan instansi-instansi mana saja yang menerima formulir itu. Dengan ini dapat diketahui penggunaan sesuatu tembusan warkat yang tepat, sehingga tidak terjadi duplikasi atau penghamburan benda, waktu dan tenags dalam mempersiapkan warkat tersebut.

3. Bagan rangkaian kerja (Flow Process Chart)

Bagan rangkaian kerja menunjukkan urut-urutan pelaksanaan sesuatu pekerjaan dari permulaan sampai selesai. Dengan ini dapat diketahui pola-pola perbuatan yang dilakukan masing-masing pekerja, jangka waktunya dan jarak yang ditempuh oleh pekerjaan itu. Sekaligus dapat pula diketahui kalau ada kekembaran, kemacetan dan kesulitan-kesulitan lainnya dalam langkah-langkah pnyelesaian pekerjaan itu.

Dari definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa prosedur merupakan sebuah bentuk rencana yang berkaitan dengan penetapan cara pakai sebagai pedoman dalam pelaksanaan kegiatan-kegiatan yang telah ditetapkan dalam proses perencanaan. Dikatakan sebagai pedoman karena dalam prosedur menguraikan cara yang tepat untuk menyelesaikan kegiatan tersebut serta urut-urutan dari kegiatan itu secara kronologis. Prosedur merupakan suatu bentuk rencana yang berkaitan dengan penetapan cara bertindak dan berperilaku di masa mendatang. Ketetapan ini dipakai sebagai pedoman dalam pelaksanaan kegiatan-kegiatan yang telah ditetapkan dalam proses perencanaan.

B. Pengadaan

Pengadaan barang dan Jasa pada hakikatnya merupakan upaya pihak pengguna untuk mendapatkan atau mewujudkan barang dan jasa yang diinginkannya dengan menggunakan metode dan proses tertentu agar tercapai kesepakatan harga, waktu dan kesepakatan lainnya Adrian Sutedi (2009:3).

Metode yang digunakan dalam pengadaan barang adalah dengan cara tawar-menawar antara pihak penyedia barang dengan pihak pengguna sehingga terjadi kesepakatan diantara kedua belah pihak. Dalam pengadaan barang dapat dilakukan dengan 2 cara, antara lain :

1. Pengadaan Barang dengan cara lelang

Yaitu dengan cara pihak pengguna menyampaikan daftar barang yang akan dibeli tidak hanya pada satu penyedia barang tetapi pada beberapa penyedia barang, sehingga pihak pengguna dapat memilih harga penawaran yang paling murah yang diberikan oleh pihak penyedia barang. 2. Pengadaan Barang dengan cara pemesanan

Yaitu dengan cara pihak pengguna memesan barang bergerak atau barang yang tidak bergerak dengan memberikan daftar barang kepada satu penyedia barang yang kemudian terjadi tawar-menawar harga barang yang dipesan antara pihak pengguna dengan pihak penyedia barang sehingga terjadi kesepakatan diantara kedua belah pihak.

commit to user

Muhammad Ichram Mukmin (1992:68) mengemukakan bahwa pengadaan adalah segala usaha dan kegiatan untuk memenuhi kebutuhan terhadap barang dan jasa dalam batas peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Muhammad Ichram Mukmin (1992:72) juga mengemukakan cara dalam pengadaan barang adalah sebagai berikut :

1. Pembelian 2. Penyewaan 3. Peminjaman 4. Pemberian/Hibah 5. Penukaran/Barter 6. Pembuatan 7. Sewa-Beli 8. Leasing

Untuk dapat dilaksanakan fungsi pembelian (pengadaan) ini dengan efektif dan efisien, dibutuhkan adanya kemampuan dari para petugas pengadaan barang. Hal ini karena tidaklah tepat apa yang dikatakan orang, bahwa efektifnya pembelian dilakukan apabila bahan-bahan dan perlengkapan yang dibeli pada harga yang berada dibawah harga yang telah ditentukan. Hal ini mungkin sebaliknya, karena faktor-faktor lain disamping harga, seperti kualitas, tanggal penyerahan dan nama supplier barang-barang tersebut. Pembelian barang yang tidak memenuhi syarat dapat merugikan perusahaan.

Masalah-masalah pokok perencanaan pengadaan menurut Muhammad Ichram Mukmin (1992:78) adalah sebagai berikut :

1. Apa yang dibutuhkan (WHAT)?

2. Berapa yang dibutuhkan dan berapa harga yang dibutuhkan (HOW MANY and HOW MUCH)?

4. Dimana dibutuhkan (WHERE)?

5. Siapa yang mengadakan dan siapa yang menggunakan (WHO)? 6. Bagaimana cara pengadaan (WHY)?

Hal tersebut dapat dimengerti karena hakekat dari perencanaan adalah suatu kegiatan yang dapat dilaksanakan dengan sadar untuk terlaksananya suatu tujuan yang sistematis dan rasional, sehingga mendapat perhitungan-perhitungan yang diperlukan sesuai dengan usaha dan tujuan. Akan tetapi tidak lepas juga dari anggaran dana yang tersedia.

Berdasarkan Keputusan Presiden Republik Indonesia No. 18 Tahun 2000, pasal 12 ayat 2, bahwa metode pengadaan barang/jasa pemborongan dan jasa lainnya dilaksanakan melalui :

1. Pelelangan, yaitu serangkaian kegiatan untuk menyediakan kebutuhan barang/jasa denga cara menciptakan persaingan yang sehat diantara penyedia barang/jasa yang setara dan memenuhi syarat, berdasarkan metode dan tata cara tertentu yang telah ditetapkan dan diikuti oleh pihak-pihak yang terkait secara taat azas seghingga terpilih penyedia barang yang baik.

2. Pemilihan langsung, yaitu jika cara pelelangan sulit dilaksanakan atau tidak menjamin pencapaian sasaran, dilaksanakan dengan cara membandingkan penawaran dari beberapa penyedia barang/jasa yang memenuhi syarat melalui Permintaan Harga Utang (Price Quotation) atau permintaan teknis dan harga serta dilakukan negosiasi secara bersaing, baik dilaksanakan untuk teknis maupun harga, sehingga melalui harga yang wajar dan secara teknis dapat dipertanggungjawabkan.

3. Swakelola, yaitu pelaksanaan pekerjaan yang direncanakan, dikerjakan dan diawasi sendiri dengan menggunakan tenaga sendiri atau untuk borongan tenaga.

commit to user

Pengadaan barang dan jasa harus dilaksanakan berdasarkan prinsip-prinsip pengadaan yang dipraktikkan secara nasional dan internasional, yaitu prinsip efisiensi, efektivitas, persaingan sehat, keterbukaan/transparansi, tidak diskriminasi dan akuntabilitas. Hal ini sesuai dengan ketentuan dalam Keppres No. 80 Tahun 2003 Pasal 3 huruf a sampai dengan huruf f dengan penjelasan sebagai berikut:

a. Efisien, prinsip efisien berarti pengadaan barang dan jasa harus diusahakan dengan menggunakan dana dan daya terbatas untuk mencapai sasaran yang ditetapkan dalam waktu sesingkat-singkatnya dan dapat dipertanggungjawabkan.

b. Efektif, prinsip efektif dalam pengadaan barang dan jasa harus didasarkan pada kebutuhan yang telah ditetapkan (sasaran yang ingin dicapai) dan dapat memberikan manfaat yang tinggi dan sebenar-benarnya sesuai dengan sasaran yang dimaksud.

c. Persaingan sehat, prinsip persaingan sehat dalam pengadaan barang dan jasa adalah diberinya kesempatan kepada semua penyedia barang dan jasa yang setara dan memenuhi persyaratan sesuai dengan ketentuan untuk menawarkan barang dan jasanya berdasarkan etika dan norma pengadaan yang berlaku dan tidak terjadi kecurangan dan praktik KKN.

d. Terbuka (Transparansi), prinsip terbuka dalam pengadaan barang dan jasa adalah memberikan semua informasi dan ketentuan mengenai pengadaan barang dan jasa, termasuk syarat teknis administrasi pengadaan, tata cara evaluasi, hasil evaluasi, penetapan calon penyedia barang dan jasa yang sifatnya terbuka kepada peserta penyedia barang dan jasa yang berminat serta bagi masyarakat luas pada umumnya.

e. Tidak Diskriminatif (Adil), yaitu pemberian perlakuan yang sama kepada semua calon penyedia barang dan jasa, dan tidak

mengarang untuk member keuntungan kepada pihak tertentu dengan cara dan/atau alasan apa pun.

f. Akuntabilitas, yaitu adanya pertanggungjawaban pelaksanaan pengadaan barang dan jasa (laporan) kepada para pihak yang terkait dan masyarakat berdasarkat etika, norma dan ketentuan perundang-undangan yang berlaku. Dalam arti bahwa pengadaan barang dan jasa harus mencaoai sasaran, baik secara fisik maupun keuangannya serta manfaat atas pengadaan tersebut terhadap tugas umum pemerintahan dan/atau pelayanan masyarakat sesuai dengan prinsip-prinsipo serta ketentuan yang berlaku dalam pengadaan barang dan jasa.

Etika pengadaan barang dan jasa sebagaimana diatur dalam Keppres No. 80 Tahun 2003 Pasal 5 butir s sampai dengan h, adalah sebagai berikut :

a. Melaksanakan tugas secara tertib, disertai tanggung jawab untuk mencapai sasaran kelancaran dan ketepatan tercapainya tujuan pengadaan barang dan jasa.

b. Bekerja secara professional dan mandiri atas dasar kejujuran serta kerahasiaan dokumen pengadaan barang dan jasa yang seharusnya dirahasiakan untuk mencegah terjadinya penyimpangan dalam pengadaan barang dan jasa.

c. Tidak saling mempengaruhi baik langsung maupun tidak langsung untuk mencegah dan menghindari terjadinya persaingan yang tidak sehat.

d. Menerima dan bertanggungjawab atas segala keputusan yang ditetapkan sesuai dengan kesepakatan para pihak.

e. Menghindari dan mencegah pertentangan kepentingan para pihak terkait, langsung maupun tidak langsung dalam proses pengadaan barang dan jasa (conflict of interest).

f. Menghindari dan mencegah terjadinya pemborosan dan kebocoran keuangan Negara dalam pengadaan barang dan jasa.

commit to user

g. Mengindari dan mencegah penyalahgunaan wewenang (seperti kolusi) dengan tujuan untuk kepentingan pribadi, golongan atau pihak lain yang secara langsung atau tidak langsung merugikan keuangan negara.

h. Tidak menerima, tidak menawarkan atau tidak menjanjikan untuk member atau menerima hadiah, imbalan berupa apa saja kepada siapa pun yang diketahui atau patut diduga berkaitan dengan pengadaan barang dan jasa.

Seluruh pembelian bahan dalam suatu perusahaan dilaksanakan oleh Departemen/Divisi Logistik. Untuk memperoleh laporan pertanggungjawaban yang lengkap mengenai penggunaan seluruh bahan-bahan yang dibeli, diperlukan prosedur yang sistematis. Sehingga proses pembelian, pemakaian maupun pemanfaatannya dapat dilaksanakan secara tepat dan optimal.

Berikut adalah bagan Prosedur Perolehan Bahan dalam suatu perusahaan menurut Freddy Rangkuti (2002:113) :

Surat permintaan bahan Dept. Akuntansi untuk nomor perkiraan Dept. pembelian mengeluarkan surat permintaan pembelian pada: 1. Penjualan 2. Dept. Akuntansi 3. Dept. Penerimaan 4. Pegawai Buku Besar

Bahan 5. Dept. Bahan 6. Kopi Arsip

Penjual mengembalikan kopi tanda terima, mengirimkan bahan dan mengirimkan faktur Dept. Penerimaan mengeluarkan laporan penerimaan kepada : 1. Dept. Pembelian 2. Arsip Sendiri 3. Kopi kepada

Dept. Pemeriksaan mendistribusikan kepada:

1. Arsip sendiri 2. Dept. Akuntansi 3. Dept. Bahan

Dept. Bahan Pegawai gudang menyimpan bahan dalam lokasi yang tepat

Dept. Akuntansi menggunakan : 1. Faktur pesanan

pembelian 2. Laporan penerimaan dan pemeriksaan untuk persetujuan faktur, pembayaran disetujui dan bukti pembayaran disiapkan. Manajer Keuangan Bendahara untuk pembayaran

Pegawai Buku Besar Bahan membukukan jumlah dan nilai uang bahan pada kartu-kartu (buku besar) bahan

commit to user

Berdasarkan bagan tersebut diatas menurut Freddy Rangkuti (2002:112-114), proses pengadaan barang dengan cara pembelian dimulai dari Departemen Pembelian (Logistik) yang tugasnya adalah :

1. Menerima surat permintaan pembelian barang (bahan).

2. Mencari informasi mengenai harga, jumlah, sumber penjual, jadwal penyerahan dsb.

3. Mengeluarkan surat permintaan pembelian kepada enam divisi (Penjualan, Dept. Akuntansi, Dept. Penerimaan, Pegawai Buku Besar Bahan, Dept. Bahan, Kopi Arsip)

Prosedur pengadaan dengan cara pembelian tersebut diatas, harus diketahui oleh semua departemen dengan dilengkapi formulir-formulir yang formatnya telah dibakukan dan disetujui bersama. Formulir-formulir tersebut adalah :

1. Surat permintaan pembelian (purchase requisition) Surat permintaan bahan ini berasal dari:

a. Bagian Gudang.

b. Pemegang Buku Besar Bahan.

c. Supervisor/penyedia dari departemen penelitian engineering dsb.

d. Semua pihak yang terlibat didalam pemakain bahan. 2. Pesanan Pembelian (purchase order)

Pesanan pembelian ini ditandatangani oleh pejabat departemen pembelian (logistik) untuk memberikan wewenang secara tertulis kepada supplier atau penjual untuk menyediakan sejumlah barang tertentu yang dipesan sesuai dengan persyaratan yang telah disepakati (jumlah, spesifikasi, jadwal pengiriman harga).

3. Laporan penerimaan

Laporan penerimaan ini berisi tentang nomor pesanan pembelian, nana supplier, perincian mengenai transportasi, jumlah dan jenis

barang yang diterima. Laporan ini harus ditandatangani oleh Departemen Pemeriksaan.

4. Persetujuan Faktur

Pada umumnya faktur diterima bersamaan dengan datangnya barang, selanjutnya setelah barang diperiksa sesuai dengan laporan penerimaan barang, maka berkas-berkas ini dikirim ke Departemen Akuntansi sebagai ;laporan penerimaan dan pemeriksaan barang yang telah disetujui.

Dari beberapa pendapat diatas dapat penulis simpulkan bahwa yang dimaksud dengan pengadaan adalah suatu aktivitas atau kegiatan untuk memenuhi kebutuhan barang guna kelancaran dalam proses produksi yang dalam pelaksanaan pengadaan tersebut berdasarkan peraturan yang berlaku dan jumlah, kualitas yang tepat dengan harga yang menguntungkan.

Tujuan pengadaan adalah menyampaikan barang jadi dan bermacam-macam material dalam jumlah yang tepat pada waktu yang dibutuhkan. Pemyelenggaraan pengadaan memberikan kegunaan (utility) waktu dan tempat.

C. Suku Cadang (Spare Part)

Suku Cadang adalah alat-alat ( dalam peralatan teknik ) yang merupakan bagian dari mesin. Kamus Besar Bahasa Indonesia (1996:970).

Suku cadang atau spare part adalah komponen lepas yang disediakan dalam rangka perawatan alat-alat. B. N. Marbun (2003:346)

Dari beberapa pendapat diatas dapat penulis simpulkan bahwa yang dimaksud dengan Suku Cadang atau Spare Part adalah suatu barang yang terdiri dari beberapa komponen yang membentuk satu kesatuan dan mempunyai fungsi tertentu. Setiap alat berat terdiri dari banyak komponen, namun yang akan dibahas komponen yang sering mengalami kerusakan dan penggantian. Setiap Suku Cadang mempunyai fungsi tersendiri dan dapat terkait atau terpisah dengan Suku Cadang lainya.

commit to user

Secara umum Suku Cadang dapat dibagi menjadi dua, yaitu :

1. Suku Cadang baru yaitu komponen yang masih dalam kondisi baru dan belum pernah dipakai sama sekali kecuali sewaktu dilakukan pengetesan. 2. Suku Cadang bekas atau copotan yaitu komponen yang pernah dipakai

untuk periode tertentu dengan kondisi :

a. Masih layak pakai yaitu secara teknis komponen tersebut masih dapat dipergunakan atau mempunyai umur pakai.

b. Tidak layak pakai yaitu secara teknis komponen tersebut sudah tidak dapat lagi dipakai walaupun dilakukan perbaikan atau rekondisi.

Macam-macam Suku Cadang Mesin secara garis besar adalah sebagai berikut: 1. Departement Weaving

a. Hocker rope for heald frame b. Picker haag

c. Ring temple yohzu super fain d. Gear Mc. Sharer

2. Department Printing

a. Rotary Print Adapter Sleeve

b. Cold Pad Bad Roll Teflon (couting) c. Flat Print Ruber Rakel Hardn.50 d. Batu Grenda Slepp

3. Depatement Utility a. Solenoid Assy b. Feeler Cable H2 c. Auxiliry Mitshubishi d. Micro Switch Omron Sumber : PT Kusumahadi Santosa

D. Mesin Produksi

Mesin adalah perkakas untuk menggerakkan atau membuat sesuatu yang dijalankan dengan roda-roda dan digerakkan oleh tenaga manusia atau motor penggerak yang menggunakan bahan bakar minyak atau tenaga alam. Kamus Besar Bahasa Indonesia (1996:650).

Produksi adalah suatu proses mengeluarkan hasil (barang) atau pembuatan. Kamus Besar Bahasa Indonesia (1996:650).

Produksi adalah pengubahan bahan-bahan dari sumber-sumber menjadi hasil yang diinginkan oleh konsumen. Hasil itu dapat berupa barang atau jasa. Basu Swastha (280:2007).

Fungsi produksi adalah menciptakan barang atau jasa sesuai dengan kebutuhan masyarakat pada waktu harga dan jumlah yang tepat. Karena itu, agar fungsi produksi dapat berperan dengan baik, perencanaan produksi merupakan hal yang penting untuk dilaksanakan. Perencanaan produksi meliputi keputusan-keputusan yang menyangkut dan berkaitan dengan masalah-masalah pokok yang meliputi :

a. Jenis barang yang akan dibuat b. Jumlah barang yang akan dibuat

c. Cara pembuatan (penggunaan peralatan yang dipakai)

Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan Mesin Produksi adalah suatu mesin atau perkakas yang digunakan oleh perusahaan untuk memproses bahan mentah menjadi barang jadi (produk) dalam jumlah besar.

commit to user BAB III

METODE PENGAMATAN

A. Lokasi Pengamatan

Dalam pemgamatan ini, penulis memilih lokasi di PT. Kusumahadi Santosa pada bagian Logistik. Dalam kegiatannya menyangkut semua aspek pengadaan. Dari sekian banyaknya aktivitas di bagian Logistik, penulis tertarik pada Pengadaan Suku Cadang Mesin Produksi yang mempunyai peranan penting dalam pemeliharaan mesin-mesin produksi, sehingga penulis mengambil judul Prosedur Pengadaan Suku Cadang Mesin Produksi yang ada pada PT. Kusumahadi Santosa.

B. Jenis Pengamatan

Dalam pengamatan ini, penulis menggunakan metode deskriptif yang didukung data-data kualitatif yang berupa gambar dan kata-kata. Metode Deskriptif Kualitatif merupakan suatu penelitian yang berusaha menggambarkan suatu keadaan/fenomena, masalah, keadaan, peristiwa sebagai adanya sesuai dengan fakta. Hasil dari penelitian ini ditekankan pada pemaparan obyektif tentang keadaan yang sebenarnya pada obyek yang diteliti, sehingga akan diperoleh informasi yang utuh serta menggambarkan realita yang ada.

C. Sumber Data

Dalam pengamatan ini, sumber data yang digunakan adalah sebagai berikut :

a. Data Primer

Data yang diperoleh secara langsung melalui observasi dan interview. Observasi dilakukan secara langsung dengan magang Kuliah Kerja Magang di PT Kusumahadi Santosa Jaten Karanganyar dan interview dilakukan secara langsung dengan staf dan karyawan PT Kusumahadi Santosa.

b. Data Sekunder

Data yang diperoleh secara tidak langsung dari dokumen, brosur dan literature yang berkaitan dengan masalah pengamatan. Data ini digunakan sebagai pendukung dan pelengkap data primer.

D. Teknik Pengumpulan Data

Cara yang digunakan penulis dalam pengumpulan data adalah sebagai berikut :

a. Observasi

Observasi adalah cara dan teknik pengumpulan data dengan melakukan pengamatan dan pencatatan secara sistematis terhadap gejala atau fenomena yang ada pada obyek penelitian. Dalam melaksanakan observasi ini dilakukan pengamatan langsung dan ikut serta berpartisipasi dalam kegiatan rutin yang ada di PT KUSUMAHADI SANTOSA Jaten Karanganyar.

b. Wawancara atau Interview

Wawancara adalah pengumpulan data dengan cara berkomunikasi secara lamgsung atau wawancara dengan pihak instansi yang bersangkutan mengenai permasalahan yang diamati.

c. Dokumentasi

Pengumpulan data dengan mempelajari dan mencatat dari dokumen-dokumen yang berupa undang-undang, Peraturan Pemerintah, Surat Keputusan dan referensi yang mendukung pengamatan ini.

d. Studi Kepustakaan

Yaitu studi yang dilakukan dengan cara mengumpulkan data dan membaca buku-buku yang ada kaitannya dengan Prosedur Pengadaan Suku Cadang Mesin Produksi.

commit to user

E. Teknik Pengambilan Sampel

Dalam Teknik ini penulis menggunakan teknik “Purposive Sampling” dalam penulisan tugas akhir. Menurut H. B. Sutopo (2002:36) teknik ini cenderung bersifat “Purposive” ke dalam data di dalam menghadapi realitas yang tidak tunggal. Pilihan sampel ini diarahkan pada sumber data (informan) yang dipandang memiliki data-data yang penting dan berkaitan dengan permasalahan yang diteliti. Informan yang dianggap lebih tahu, sehingga informasi dapat berkembang sesuai dengan kebutuhan dan kemantapan dalam memperoleh data.

F. Analisis Data

Menurut HB Sutopo (2002:91-93), dalam analisis data dengan model interaktif, analisis dilakukan dengan 3 komponen yaitu reduksi data, sajian data, dan penarikan kesimpulan. Ketiga komponen tersebut saling berinteraksi dengan proses pengumpulan data sehingga menjadi satu siklus komponen-komponen dalam analisis data tersebut dijelaskan sebagai berikut :

a. Pengumpulan Data

Langkah pengumpulan data ini sesuai dengan metode pengumpulan data yang telah diuraikan sebelumnya, yang terdiri dari wawancara, observasi serta analisa dokumen.

b. Reduksi Data

Merupakan komponen pertama dalam analisa yang merupakan proses seleksi, pemfokusan, penyederhanaan dan pengabstrakan data kasar yang muncul dari catatan tertulis di lapangan. Proses kegiatan analisis ini dilakukan sepanjang pengamatan.

c. Sajian Data

Dalam penyajian data, pengamat memahami kejadian yang memungkinkan untuk dikerjakan pada suatu analisis atau tindakan yang lain.

d. Penarikan Kesimpulan

Dalam penarikan kesimpulan ini lebih ditingkatkan dan dijelaskan agar memiliki landasan teori yang kuat. Dari kesimpulan ini tidak akan terpenuhi jika pengumpulan data belum berakhir.

commit to user BAB IV

DESKRIPSI LEMBAGA

A. Sejarah Berdirinya Perusahaan

PT. Kusumahadi Santosa merupakan anak perusahaan dari PT. Danar hadi yang didirikan pada tanggal 14 mei 1981 dengan Akta Notaris Maria Theresia Budi Santosa, SH, SK NO.A/287/4 yang berlokasi di daerah Jaten, kecamatan Jaten, kabupaten Karanganyar, Jawa Tengah perusahaan ini didirikan oleh bapak Hadi Santosa selaku direktur utama dan pemilik Danar Hadi. Sejak berdirinya perusahaan ini sudah berdiri dan berbentuk badan hukum Perseorangan Terbatas (PT), dan bersifat penanaman modal dalam negeri (PMDN), yang berdasarkan pada UU No. 6 tahun 1986 tentang PMDN. PT Kusumahadi Santosa beroperasi pada tahun 1981, diresmikan oleh Menteri Tenaga Kerja RI yaitu Bapak Soedomo pada tanggal 21 September 1983. Selain itu juga dilengkapi dengan ijin lokasi No. 530/340/1981 tahun 14 November 1981 oleh PEMDA, IMB NO. 647.1/30 Tanggal 23 Mei 1981 oleh PEMDA, HO NO. 530/170/1994 tanggal 25 Januari 1994 oleh BKPPNP Jawa Tengah, pengambilan air No. 1247/1011/DGT/1995 tanggal 8 April 1995 oleh BPKMD Jawa Tengah. Sejarah berdirinya PT. Kusumahadi Santosa tahun 1981, perusahaan ini mengalami perkembangan dan kemajuan yang sangat pesat.

Adapun fasilitas yang dimiliki saat ini adalah :

1. Bangunan pabrik, bangunan perumahan karyawan serta fasilitasnya, bangunan kantor dan peralatannya.

2. Mesin yang ada di departemen weaving dengan berbagai ukuran dan fungsinya masing – masing.

3. Delapan mesin di departemen printing finishing dengan bebagai ukuran, yaitu mesin Gas Singeling and Bleaching Range, Mencherizing, Sanforizing stenter.

4. Mesin yang ada di Departement Printing yaitu printing ichinoise 12 warna dan strok 12 warna dengan kapasitas 1.200.000 m per bulam. 5. Mesin produksi di Departement Dyeing Cold Pad dengan kapasitas

400.000 per bulan.

6. Koperasi karyawan, tempat olah raga serta bangunan – bangunan lain sebagai sarana pelengkap pada perusahaan.

7. Enam belas mesin produksi pada departemen finishing.

1. Layout Perusahaan

a. Luas Area PT Kusumahadi Santosa

1. Luas Bangunan Kantor = 776 m2 2. Luas Bangunan Bengkel = 5.580 m2 3. Luas Bangunan Departement Weaving = 9.715 m2 4. Luas Bangunan Departement Finishing= 3.155 m2 5. Luas Bangunan Departement Printing = 7.800 m2 6. Luas bangunan Utility-workshop = 1.395 m2 7. Luas Bangunan Kantin = 700 m2

8. Luas Tanah = 59.000 m2

b. Luas Area PT Kusumaputra Santosa

1. Luas Pabrik = 10.000 m2

2.

Luas Gudang Bahan Baku = 2.400 m2 3. Luas Gudang Benang = 1.200 m2 4. Luas Bangunan Utility-workshop = 1.200 m2 5. Luas Bangunan Kantor = 400 m2

6. Luas Tanah = 50.000 m2

Selain bangunan di atas juga terdapat bangunan masjid sebagai sarana ibadah yang tidak hanya digunakan oleh karyawan PT. Kusumahadi Santosa juga membangun Sekolah Dasar dan Sekolah Menengah Tingkat Pertama untuk masyarakat umum. Dalam kemajuan perusahaan, PT. Kusumahadi Santosa terus mengadakan berbagai perluasan. Dari tahun 1985 sampai tahun 1992 perluasan yang dilakukan antara lain :

commit to user

1. Menambah kapasitas produksi kain tenun.

2. Mengadakan perluasan dibidang printing dengan penambahan jumlah mesin produksi, antara lain :

a. Mesin Flat Print Invhinase 1 set. b. Mesin Steter Wakayama 1 set. c. Mesin Steamer 2 set.

d. Mesin Cold Pad Batch 1 set.

e. Mesin Tenun Air Jet Loom Tsudakoma 96 set. f. Mesin Kanji Sucker Muler 1 set.

g. Mesin Hani Benninger 1 set.

3. Mengadakan perluasan dibidang finishing di desa Mojolaban, Karanganyar berdasarkan. Surat keputusan no. 11/PMDN/1989 tanggal 1 Desember 1987.

Mengadakan perluasan produksi dengan mendirikan anak perusahaan PT. Kusumaputra Santosa yang bergerak dibidang pemprosesan kapas menjadi benang. Perusahaan ini didirikan dengan tujuan agar dapat memenuhi kebutuhan benang terutama untuk bagian produksi di PT. Kusumahadi yang kemudian akan dipasarkan keberapa daerah lokal serta sebagian untuk diekspor. PT. Kusumahadi Santosa diresmikan pada tanggal 9 Juli 1990. Sejak awal pendiriannya, perusahaan ini telah mengoperasikan unit produksi pemintalan benang dengan produksi sebanyak 33.120 mata pintal.

2. Aspek Strategi Perusahaan

PT. Kusumahadi Santosa terletak di daerah Jaten, yaitu di bagian timur Kota Surakarta. Tepatnya di Jalan Solo Tawangmangu KM 9,5 Jaten, Karanganyar , Jawa Tengah. Luas tanah yang dimiliki perusahaan secara keseluruhan 4,5 ha, yang berada di sebelah selatan Jalan Raya Solo – Tawangmangu seluas 0,5 ha digunakan sebagai perumahan karyawan beserta fasilitas. Sedang tanah di sebelah utara Jalan Raya Solo – Tawangmangu digunakan untuk pabrik, kantor, koperasi, kantin, tempat parkir, poliklinik dan masjid. Pemilihan lokasi PT. Kusumahadi Santosa sangat

menguntungkan dan sangat strategis apabila ditinjau dari beberapa faktor yaitu :

a. Faktor geografis terdiri dari : 1. Faktor Tenaga Kerja

Lokasi perusahaan yang dekat dengan pemukiman rumah penduduk yang padat mempermudah perusahaan mendapat tenaga kerja. Dengan begitu perusahaan hanya melakukan pembinaan untuk meningkatkan kemampuan dan ketrampilan penduduk yang direkrut.

2. Faktor Pengadaan Bahan Baku

Dilihat dari letak PT. Kusumahadi Santosa yang bersebelahan dengan PT. Kusumaputra Santosa maka bahan baku akan benang dapat terpenuhi dengan cepat dan mudah. Letak perusahaan yang strategis juga memungkinkan pengangkutan bahan baku dari pemasok –pemasok lain sampai tepat waktu dan sesuai kebutuhan.

3. Faktor Lingkungan MasyarakatDengan adanya perusahaan ini secara otomatis kesempatan kerja terbuka sehingga mampu meningkatkan penghasilan serta taraf hidup masyarakat.

b. Faktor ekonomis terdiri dari : 1. Faktor Pasar / Distribusi

Letak perusahaan yang berada di tengah – tengah pulau Jawa dan pusat produsen (pengrajin batik, dsb), maka untuk mendistribusikan hasil produksinya dapat dilakukan dengan efisien dan efektif.

2. Faktor Transportasi

Kondisi jalan yang mudah dilalui, lokasi dekat dengan jalan raya yang strategis dapat dijangkau dengan alat transportasi yang lazim digunakan untuk pengangkutan bahan baku maupun hasil produksi.

commit to user 3. Faktor Sumber Daya Alam

Pengadaan tanah yang sangat luas di sekitar perusahaan menguntungkan perusahaan dalam memperluas pabrik. Perusahaan tidak mengalami kesulitan untuk memperoleh perizinan bahan baku yang berupa air, listrik, jasa yang sangat memadai.

4. Visi dan Misi Perusahaan

PT. Kusumahadi Santosa siap menghadapi tantangan dengan selalu memperhatikan dan berusaha memenuhi kebutuhan dan keinginan pelanggan dengan meningkatkan mutu hasil produksi, pelayanan dan daya saing. Adapun visi, misi, serta sasaran mutu perusahaan adalah :

a. Visi Perusahaan

1. Meningkatkan sumber daya manusia, disiplin yang tinggi, mampu bekerja keras menghadapi ketatnya persaingan pada usaha tekstil.

2. Meningkatkan mutu pelayanan dan menjamin pemenuhan pesanan pelanggan sebaik mungkin.

3. Karena hasil produksinya dinikmati oleh pasar lokal dan internasional maka perusahaan berorientasi pada laba. b. Misi Perusahaan

1. Melestarikan batik dan pengadaan bahan baku yang dibutuhkan dalam pembuatan kain batik halus.

2. Menjaga kualitas dan kuantitas produksi agar dapat memenuhi selera dan permintaan konsumen.

3. Membantu pemerintah dalam menciptakan lapangan kerja dan menunjang pembangunan khususnya sandang untuk kebutuhan masyarakat.

c. Sasaran Mutu Perusahaan 1. Meningkatkan produktifitas

2. Mengurangi jumlah keluhan dari pelanggan 3.

3. Mengurangi tuntutan ganti rugi/ claim 4. Mencari pelanggan sebanyak mungkin

B. Struktur Organisasi

Struktur Organisasi adalah gambaran secara sistematis tentang hubungan kerja sama dari orang-orang dalam rangka mencapai suatu tujuan dan merupakan pengelompokan kegiatan-kegiatan ke dalam fungsi-fungsi tertentu. Organisasi sangat penting sebab dengan adanya organisasi, mekanisme lalu lintas kegiatan menjadi jelas. Tujuan perusahaan dapat dicapai secara efisien dan pengawasan terhadap tenaga kerja menjadi lebih mudah dilakukan

Struktur Organisasi pada PT Kusumahadi Santosa bebentuk garis, sehingga komunikasi ataupun laporan-laporan berjalan bertahap sesuai dengan jenjang kepemimpinannya. Tugas dan tanggung jawab masing-masing jabatan disesuaikan dengan tingkatan dalam struktur organisasi perusahaan yang dapat dijelaskan sebagai berikut :

a. Pemegang Saham

Pemegang saham adalah seseorang yang memiliki hak dalam perusahaan dan dalam kepemilikan perusahaan. Maka dalam kepentingannya pemegang saham mempunyai wewenang penuh dalam pengangkutan dan pemberhentian komisaris melalui rapat umum pemegang saham. Rapat ini dilakukan setiap satu bulan sekali b. Dewan Komisaris

Dewan Komisaris adalah badan yang anggotanya diangkat dan diberhentikan oleh pemegang saham melalui rapat umus pemegang saham.

commit to user

Adapun fungsi dan tugas dari dewan komisaris adalah sebagai berikut :

1. Mengatur dan mengkoordinir kepentingan para pemegang saham sesuaim dengan ketentuan yang telah digariskan dalam kebijaksanaan perusahaan.

2. Mengusahakan agar tujuan perusahaan seperti yang dicantumkan dalam anggaran dasar dapat tercapai dengan baik.

3. Menguasai dan memprakarsai pelaksanaan dari tujuan perusahaan didasarkan aras kebijaksanaan umum perusahaan yang telah ditetapkan.

4. Member penilaian dan mewakili para pemegang saham atau pengesahan laporan keuangan dan laporan laba rugi serta laporan lainnya yang disampaikan dewan direksi.

5. Menyempurnakan kembali kebijakan-kebijakan umum dalam perusahaan.

c. Dewan Direksi Utama

Dewan direksi adalah dewan yang dipilih oleh dewan komisaris dan ditugaskan untuk memimpin, mengawasi, serta menilai hasil sasaran perusahaan, dalam hal ini pelaksanaan tugasnya dibantu oleh asisten direktur utama.

d. Manajer Direktur

Manajer Direktur merupakan pimpinan tertinggi dalam koordinasi dan pengembangan keputusan, mempunyai keputusan dan tanggung jawab besar dan dibantu oleh asisten manajer direktur.

e. Kepala Divisi Umum dan Keuangan

Dalam menjalankan tugas atau operasionlanya Kepala Divisi Umum dan Keuangan dibantu oleh asisten dan empat manajer, yaitu :

1. Manajer Keuangan

Manajer Keuangan bertugas mengatur keuangan/mengelola keuangan dan sirkulasi uang dalam perusahaan, dalam

operasionalnya manajer keuangan di bantu dua kepala seksi keuangan.

2. Manajer Akuntansi

Manajer Akuntansi bertugas menyediakan laporan keuangan dari pihak-pihak perusahaan. Dalam operasionalnya manajer dibantu oleh tiga seksi akuntansi.

3. Manajer Logistik

Manajer Logistik adalah manajer yang menangani masalah pengadaan dan penerimaan bahan baku serta bahan-bahan lain demi lancarnya proses produksi. Dalam operasionalnya dibantu oleh tiga kepala seksi yaitu seksi pengadaan, seksi penerimaan dan seksi gudang.

f. Kepala Divisi Produksi I

Dalam menjalankan operasionalnya divisi ini membawahi PPC (Pengendalian dan Pengawasan Control) produksi dan empat manajer bidang produksi, antara lain :

1. Manajer PPC

Manajer PPC bertugas mengendalikan dan mengawasi terhadap jalannya proses produksi dari empat departemen yaotu spinning, utility, weaving I dan weaving II untuk menghasilkan target yang ditentukan

Adapun penjelasan dari departemen-departemen tersebut yaitu : a. Manajer Spinning

Department ini bertugas dalam pengadaan kapas dan benang dalam operasionalnya dibantu oleh seksi produksi dan seksi perbaikan peralatan.

b. Manajer Utility

Department ini bertugas untuk pengadaan listrik dan diesel untuk kepentingan seluruh perusahaan yang dibantu oleh tiga kepala seksi yaitu, utility I, utility II dan utility III.

commit to user c. Manajer Weaving I

Department ini memproduksi benang menjadi kain. Dalam operasionalanya department weaving dibantu oleh seksi perbaikan dan seksi persiapan yang bertugas mempersiapkan bahan-bahan produksi.

d. Manajer Weaving II

Department ini memproduksi benang menjadi kain. Dalam operasionalnya membawahi tiga seksi yaitu seksi perbaikan, seksi persiapan dan seksi quality yang bertugas mengawasi hasil produksi supaya terjamin dan kualitasnya sesuai dengan pesanan pelanggan.

g. Kepala Divisi Produksi II

Kepala Produksi II dalam menjalankan tugasnya dibantu oleh asisten yang membawahi tiga manajer dan kasie serta kasubsie, yaitu antara lain:

1. Manajer Produksi Printing

Manajer Produksi Printing bertugas memproduksi kain menjadi barang jadi. Dalam operasionalnya membawahi tiga kepala seksi yaitu seksi deying printing A, seksi deying printing B dan seksi deying printing C. Dimana masing-masing kepala seksi tersebut membawahi Kepala Kasubsie.

2. Manajer Persiapan Printing

Manajer persiapan printing berrtugas mempersiapkan obat dan bahan-bahan kain. Dalam operasionalnya membawahi seksi making up dan seksi strike off laboratorium, serta membawahi dua kepala seksi lagi yaitu seksi persiapan kain print dan sub seksi Envaring Rotary Print dan Flat Print.

3. Manajer Desain Studio

Manajer Desain Studio bertugas mendesain atau merancang desain yang disesuaikan dengan selera dan pesanan pasar. Dalam operasionalnya membawahi dua kepala seksi yaitu seksi tracer

(pencari ide) dan seksi desain composer yang masing-masing kepala sub seksi.

4. Manajer Pretreatment

Bertugas mempersiapkan segala proses awal di departemen printing.

5. Manajer Maintenance Printing

Manajer Maintenance Printing bertugas melakukan pemeliharaan alat-alat printing, sehingga tidak ada hambatan/gangguan pada saat proses percetakan, kepala seksi ini membawahi dua kepala seksi yaitu work shop printing dan urusan maintenance printing. Manajer Maintenance Printing berkedudukan di bawah manajer tetapi pertanggungjawabannya tidak langsung kepada Divisi Produksi II.

6. Kepala Sub Seksi Administrasi

Kepala Sub Seksi Administrasi berkedudukan dibawah kepala seksi namun pertanggungjawabannya langsung kepada Kepala Divisi Produksi II dan membawahi dua urusan yaitu urusan administrasi produksi serta urusan logistik dan administrasi personalia.

h. Kepala Divisi Pemasaran

Kepala Divisi Pemasaran membawahi tiga manajer yaitu : 1. Manajer Pemasaran

Bertugas mengelola kegiatan pemasaran serta barang-barang gudang, yang membawai tiga kepala seksi yaitu seksi pemasaran, seksi gudang dan seksi administrasi.

2. Manajer Penjualan

Bertugas untuk menjual produk perusahaan dengan membawahi seksi penjualan.

commit to user 3. Manajer Ekspor

Manajer Ekspor adalah manajer yang bertugas menjualkan barang khusus pasar luar negeri dengan cara mengikuti pameran-pameran (pameran-pameran dagang).

commit to user i. Personalia

1. Tenaga Kerja

Berdasarkan data terakhir, jumlah tenaga kerja yang bekerja pada PT Kusumahadi Santosa terdiri dari karyawan di departemen weaving, printing, pemasaran, staff. Jumlah keseluruhan karyawan PT Kusumahadi Santosa adalah 1.053 orang yang terdiri dari karyawan laki-laki 634 orang dan perempuan 419 orang. Jumlah data terakhir karyawan di PT Kusumahadi Santosa secara rinci adalah sebagai berikuti :

Tabel : 4.1 Daftar Karyawan PT Kusumahadi Santosa Per Januari 2012

No Departemen Laki-laki Perempuan Total

1. Weaving I 179 169 348

2. PPC 1 2 3

3. Finishing 82 20 102

4. Utility 60 1 61

5. Pemasaran 66 8 74

6. Akuntansi/Keuangan 8 5 13

7. Logistik 11 5 16

8. Umum 62 6 68

9. Masjid 8 - 8

10. Printing 25 46 71

11. Weaving II 132 157 289

Total Keseluruhan 634 419 1.053

Sumber : PT Kusumahadi Santosa

2. Kesejahteraan Karyawan dan Personalia PT Kusumahadi Santosa Kesejahteraan karyawan perlu diperhatikan oleh perusahaan karena sangat penting dan berpengaruh terhadap kelangsungan proses produksi. Dengan demikian diharapkan dapat meningkatkan kesejahteraan sehingga produktivitas kerja dapat

terus meningkat. Kesejahteraan tersebut dapat berupa gaji bulanan dan bonus serta fasilitas lainnya.

Usaha-usaha yang dilakukan oleh PT Kusumahadi Santosa adalah sebagai berikut :

a. Penggajian kapitulasi bulanan dan bonus b. Upah lembur

c. Transportasi antar jemput karyawan gratis d. Asuransi tenaga kerja

e. Cuti (12*1 tahun, ibu hamil 3 bulan) f. Koperasi

g. Tempat ibadah

Kenaikan gaji pada PT Kusumahadi Santosa secara berkala dilakukan berdasarkan :

a. Prestasi kerja didasarkan pada absensi dan kontribusi yang diberikan pada perusahaan

b. Lamanyan kerja atau pengabdian

c. Jenjang pendidikan (SD, SMP, SMA, D3, S1, S2)

d. Sewaktu-waktu bila ada peraturan pemerintah tentang kenaikan upah atau gaji

Kebijaksanaan yang diberikan PT Kusumahadi Santosa apabila karyawan tidak masuk kerja adalah sebagai berikut :

a. Apabila karyawan tidak masuk kerja sampai 6 hari berturut-turut tanpa keterangan yang jelas akan mendapatkan peringatan pertama.

b. Apabila pemberian peringatan pertama tidak dihiraukan sama sekali maka karyawan akan mendapatkan peringatan kedua. c. Peringatan ketiga apabila tidak ada perubahan dari yang

commit to user

3. Jam Kerja pada PT Kusumahadi Santosa dibagi menjadi dua, yaitu :

PT Kusumahadi Santosa memberlakukan kerja 6 hari kerja. Berikut ini adalah jam kerja PT Kusumahadi Santosa : a. Normal

No. Hari Jam Kerja Istirahat

1. Senin-Kamis 08.00-16-30 12.00-13.00

2. Jum’at 08.00-16.30 11.30-13.00

3. Sabtu 18.00-11.00 -

Tabel Jam Kerja PT Kusumahadi Santosa b. Shift

Jam kerja dibagi menjadi shift kerja sehari semalam.

Pengaturan kerja bagi karyawan shift adalah sebagai berikut :

No. Macam Shift Jam Kerja

1. Shift I 06.00-14.00

2. Shift II 14.00-22.00

3. Shift III 22.00-06.00

Tabel Jam Kerja PT Kusumahadi Santosa

C. Produksi

PT Kusumahadi Santosa memproduksi kain grey (kain mentah) dari departemen weaving, cambric (kain putih) dari departemen finishing dan kain warna atau bermotif dari departemen printing. Untuk hasil produksi departemen weaving I dipasarkan ke daerah local yaitu Surabaya, Jakarta, Bandung dan Bali. Sedangkan pada departemen weaving II hasil produksinya akan diekspor ke Negara USA, Turki, Italia, Belanda, Swiss, Arab Saudi, Korea Selatan, Jerman, serta Negara Eropa lainnya. Hasil produksi PT Kusumahadi Santosa sebagian digunakan untuk pemenuhan kebutuhan produksi pada PT Danarhadi Santosa.

a. Kapasitas Produksi

Kapasitas Produksi PT Kusumahadi Santosa dipengaruhi oleh kualitas dan kekuatan mesin-mesin produksi yang ada. Sehingga kapasitas yang dihasilkan oleh masing-masing departemen terbatas berdasarkan pada kekuatan mesin untuk memproduksi kain yang dibutuhkan. Berikut kapasitas produksi masing-masing departemen per bulan adalah sebagai berikut:

Tabel : 4. 2 Kapasitas Produksi per bulan Tahun 2012

No. Departemen Kapasitas Produksi Per Bulan

1. Weaving 2.000.000 m

2. Printing I 2.100.000 m

3. Printing II 1.000.000 m

4. Deying 200.000 m

Sumber : PT Kusumahadi Santosa

Hasil produksi tekstil PT Kusumahadi Santosa terdapat berbagai jenis, yaitu rayon dan katun, diantaranya :

Tabel : 4.3 Hasil Produksi Tekstil Tahun 2012

No. Jenis Katun No. Jenis Rayon

1. CHP 1001 1. RHP 1003

2. CMP 1004 2. RYP 2046

3. CMP 1005 3. RYZ 2013

4. CDP 2002 4. RP 15

5. CDM 1025 5. RYM 2006

6. CMS 6. RYZ 2006

7. CPT 2003 7. RYM 1037

8. CT 8. RE

commit to user

10. CF 10. RK

Sumber : PT Kusumahadi Santosa

D. Pemasaran

PT Kusumahadi Santosa dalam memasarkan produk-produknya melalui pameran dagang agar dapat dikenal oleh para buyer, pameran dilakukan baik didalam negeri maupun luar negeri. Di dalam negeri yaitu dilakukan di Jakarta sedangngkan di luar negeri dilakukan di paris. Untuk mengetahui bentuk dan jenis produk yang dihasilkan oleh PT Kusumahadi Santosa, maka perusahaan mempromosikan produknya dengan membuat catalog produk. Dengan adanya catalog produk tersebut akan memudahkan konsumen dalam memilih produk yang akan mereka pesan. Dibawah ini terdapat volume penjualan pada tahun 2011-2012 di PT Kusumahadi Santosa.

Tabel : 4.4 Volume Penjualan Ekspor Tahun 2012

Bulan Komoditi Volume

(m)

Net Weight (kg)

Nilai US $

1 Kain cotton printing Kain rayon printing

Kain cotton 538.000 1.296,375 14,457 2 Kain cotton

Kain rayon Kain printing

780.000 1.760,58113 42,2155

3 Kain cotton

Kain rayon 558.200 1.792,692 20,645 4 Kain cotton

Kain rayon

Kain cotton printing 670.000 12.230,722 12,127 5 Kain cotton printing

6 Kain cotton

Kain cotton printing Kain rayon

956.574 1.636,848 19,7175

7 Kain cotton printing

Kain rayon 647.633 121,523 12,74 8 Kain rayon

Kain cotton 650.486 107,742 6,606 9 Kain rayon

Kain cotton 1.069.237 27.022,482 15.305 10 Kain rayon

Kain cotton 756.253 133.412 8.145

commit to user BAB V

HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

A. Prosedur Pengadaan Suku Cadang Mesin Produksi

Prosedur pengadaan suku cadang mesin produksi mengatur cara- cara dalam melakukan pembelian semua suku cadang mesin produksi yang dibutuhkan. Prosedur ini dimulai pada saat perusahaan melakukan pencarian supplier sampai dengan penerimaan barang. Bagian-bagian yang terlibat adalah fungsi pengadaan/pembelian, fungsi gudang, fungsi hutang, fungsi akuntansi, fungsi maintenance atau pemeliharaan dan security.

Dari dokumen dapat diketahui bahwa prosedur pengadaan suku cadang mesin produksi di PT Kusumahadi Santosa adalah sebagai berikut:

1. Manajer / Kasie Pengadaan

Berikut wawancara dengan Kasie pengadaan PT Kusumahadi Santosa dengan pertanyaan, “bagaimana tahap dalam prosedur pengadaan suku cadang mesin produksi di PT Kusumahadi Santosa?”. (wawancara I, 27 Februari 2012).

Dari hasil wawancara tersebut diatas dapat diketahui bahwa tahap pertama dalam prosedur pengadaan suku cadang mesin produksi di PT Kusumahadi Santosa Jaten Karanganyar adalah melalui Manajer atau Kepala seksi pengadaan. Manajer atau Kepala Seksi Pengadaan mempunyai wewenang menerima Permintaan Pembelian Barang dari bagian produksi dan mempelajari Surat Kebutuhan Bulanan. Setelah dilakukan verifikasi, kemudian manajer atau kasie pengadaan bubuhkan paraf dan tanggal terima.

2. Kasie Pengadaan atau Fungsional II Pengadaan

Berikut wawancara dengan Kasie pengadaan PT Kusumahadi Santosa dengan pertanyaan, “bagaimana tahap prosedur pengadaan

suku cadang mesin produksi di PT Kusumahadi Santosa setelah melalui tahap verifikasi?”. (wawancara II, 27 Februari 2012). “setelah melalui verifikasi dibuatkan surat penawaran harga pada supplier untuk mengetahui spesifikasi barang, bila sudah disetujui, dimintakan tandatangan Manajer Pengadaan”

Dari hasil wawancara tersebut diatas dapat diketahui bahwa setelah melalui tahap verifikasi Kasie pengadaan membuat surat penawaran harga kepada beberapa supplier untuk mencari informasi mengenai harga, jumlah, sumber penjual dan jadwal penyerahan, kemudian Manajer Pengadaan membubuhkan tandatangan pada surat penawaran harga yang sudah disetujui, dan mengirimkan surat penawaran harga melalui faximile untuk mendapatkan jawaban dari calon supplier.

3. Kasie Pengadaan atau Fungsional II Pengadaan

Berikut wawancara dengan Kasie pengadaan PT Kusumahadi Santosa dengan pertanyaan, “kriteria apa saja yang dibutuhkan sebagai dasar pemilihan supplier?”. (wawancara III, 29 Februari 2012).

“kriteria barang yang dipilih dari supplier adalah spesifikasi barang yang sesuai dengan yang disebutkan di surat penawaran, harga dan tempo pembayaran serta jadwal pengiriman barang”.

Dari wawancara diatas, penulis dapat mengetahui bahwa setelah menerima surat balasan dari calon supplier, Kasie Pengadaan membandingkan harga dari beberapa calon supplier, dengan kriteria sebagai berikut :

a. Spesifikasi barang yang sesuai.

b. Harga dan tempo pembayaran yang kompetitif. c. Kedatangan barang yang tepat waktu.

commit to user

4. Kasie Pengadaan

Berikut wawancara dengan Kasie pengadaan PT Kusumahadi Santosa dengan pertanyaan, “bagaimana bila terjadi perubahan harga barang?”. (wawancara IV, 29 Februari 2012).

“bila terjadi perubahan harga, dibuatkan surat pengajuan perubahan harga dan mintakan persetujuan dari Manajer Pengadaan, kadiv produksi serta pengarahan Direksi”

Dari hasil wawancara diatas dapat diketahui Kasie Pengadaan membuat surat pengajuan perubahan harga apabila terjadi kenaikan harga dan pengajuan barang pengganti. Pada tahap ini dibutuhkan persetujuan dari Manajer Pengadaan, Kadiv Produksi serta pengarahan Direksi. Kemudian Manajer Pengadaan memberikan tandatangan pada surat pengajuan perubahan harga yang telah disetujui apabila terjadi perubahan harga.

5. Kasie Pengadaan atau Fungsional II Pengadaan

Berikut wawancara dengan Ibu Suci selaku staff bagian pengadaan di PT Kusumahadi Santosa dengan pertanyaan, “apabila tidak tidak terjadi kenaikan harga, apakah langsung dibuatkan pesanan pembelian?”. (wawancara V, 5 Maret 2012).

“iya, karena tidak ada kenaikan harga ya langsung dibuatkan pesanan pembelian dan dicatat di buku nomor pesanan pembelian”. Dari hasil wawancara diatas dapat diketahui Kasie pengadaan membuat pesanan pembelian pada program yang sudah tersedia untuk barang yang tidak terjadi kenaikan harga. Kemudian mencatat di buku nomor pesanan pembelian.

6. Kasie Pengadaan

Berikut wawancara dengan Ibu Suci selaku staff bagian pengadaan di PT Kusumahadi Santosa dengan pertanyaan, “tahap apa lagi yang dilakukan setelah dibuatkan Pesanan Pembelian?”. (wawancara VI, 5 Maret 2012).

“setelah dibuatkan pesanan pembelian kemudian dilakukan pengecekan spesifikasi barang apakah sesuai dengan PPB/SKB dan mintakan persetujuan Manajer”.

Dari hasil wawancara diatas dapat diketahui bahwa Kasie Pengadaan memeriksa spesifikasi barang, kualitas dan harga pada pesanan pembelian, kemudian mencocokkan dengan Surat Kebutuhan Bulanan dan Permintaan Pembelian Barang, apabila sudah sesuai maka mintakan persetujuan dari Manajer Pengadaan. Manajer Pengadaan memeriksa pesanan pembelian dan membubuhkan tandatangan. Apabila tidak sesuai maka kembali dibuatkan pesanan pembelian.

7. Kasie Pengadaan Fungsional II Pengadaan

Berikut wawancara dengan Ibu Suci selaku staff bagian pengadaan di PT Kusumahadi Santosa dengan pertanyaan, “apabila Pesanan Pembelian sudah disetujui apakah langsung dikirim ke supplier?”. (wawancara VII, 5 Maret 2012).

“iya, untuk lembar satu langsung dikirim ke supplier via fax dan lembar 2, 3, 4 disitribusikan ke Administrasi Logistik, Gudang dan arsip Bagian Pengadaan”.

Dari hasil wawancara diatas dapat diketahui bahwa Kasie Pengadaan mendistribusikan pesanan pembelian yang sudah disetujui, yaitu:

a. Lembar 1 untuk supplier (kirim via faximile) b. Lembar 2 untuk Administrasi Logistik/Pengadaan c. Lembar 3 untuk Gudang

d. Lembar 4 untuk arsip (pengadaan/logistik)

8. Kasie Pengadaan atau Fungsional II Pengadaan

Berikut wawancara dengan Ibu Suci selaku staff bagian pengadaan di PT Kusumahadi Santosa dengan pertanyaan, “tahap apa saja yang dilakukan setelah barang datang?”. (wawancara VIII, 5 Maret 2012).

commit to user

“setelah barang datang, bagian pengadaan membuat tanda terima barang dan laporan penerimaan barang. Tanda Terima barang dibuat rangkap 2, yaitu untuk bagian keuangan dan gudang”

Dari hasil wawancara diatas dapat diketahui bahwa Kasie Pengadaan menerima barang dari supplier, kemudian bagian pengadaan ini akan membuat tanda terima barang dan laporan penerimaan barang. Tanda terima barang ini dibuat rangkap dua, lembar pertama dikirim ke bagian keuangan dan lembar kedua dikirim ke bagian gudang bersama dengan barang (suku cadang) untuk disimpan di gudang.

9. Bagian Gudang

Berikut wawancara dengan Ibu Suci selaku staff bagian pengadaan di PT Kusumahadi Santosa dengan pertanyaan, “apabila barang sudah sampai di gudang, apakah langsung didistribusikan ke user?”. (wawancara IX, 5 Maret 2012).

“tidak, sebelum barang sampai ke user, bagian Gudang menerima tanda terima barang bersama barang tersebut dan dilakukan pencatatan kemudian didistribusikan ke user”.

Dari hasil wawancara diatas dapat diketahui bahwa Bagian Gudang menerima Tanda Terima Barang bersama dengan barang (suku cadang), kemudian disimpan di gudang. Bagian ini juga bertanggung jawab untuk mencatat setiap barang yang digunakan atau dikeluarkan dari gudang, setelah dilakukan pencatatan kemudian distribusikan barang ke User.

Berikut petikan wawancara dengan Ibu Suci selaku Staff Bagian Pengadaan di PT Kusumahadi Santosa dengan pertanyaan “bagaimana sistem pembelian di dalam prosedur pengadaan suku cadang mesin produksi di PT Kusumahadi Santosa?”. (Wawancara X, 10 Maret 2012).

Dari hasil wawancara diatas dapat diketahui bahwa sistem pembelian atau pengadaan pada PT Kusumahadi Santosa adalah sistem pembelian kredit dan tunai. Pada pembelian tunai, system yang digunakan sama dengan sistem pembelian kredit. Pembelian tunai mempunyai jatuh tempo kurang dari 7 hari, sedangkan pembelian kredit mempunyai jatuh tempo lebih dari 7 hari.

Empat fungsi penting dalam prosedur pembelian atau pengadaan barang (suku cadang)m adalah fungsi pembelian atau pengadaan, fungsi penerimaan, fungsi gudang dan fungsi akuntansi. Pada PT Kusumahadi Santosa hanya ada tiga fungsi, yaitu Fungsi Logistik yang bertanggung jawab pada pembelian dan penerimaan barang (suku cadang), fungsi gudang yang bertanggungjawab pada penyimpanan barang (suku cadang) dan fungsi akuntansi yang bertanggungjawab pada pencatatan setiap transaksi yang berhubungan dengan pembelian barang

B. Fungsi dari bagian-bagian yang terlibat

Berikut petikan wawancara dengan Ibu Suci selaku Staff Bagian Pengadaan di PT Kusumahadi Santosa dengan pertanyaan “bagian atau fungsi apa saja yang terkait dalam prosedur pengadaan suku cadang mesin produksi di PT Kusumahadi Santosa?”. (Wawancara XI, 10 Maret 2012).

“fungsi yang terkait dalam prosedur ini adalah fungsi pengadaan (pembelian), fungsi gudang, fungsi hutang, fungsi akuntansi dan bagian pemeliharaan”.

Dari hasil wawancara diatas, penulis memperoleh keterangan bahwa fungsi atau bagian yang terlibat di dalam prosedur pengadaan suku cadang mesin produksi di PT Kusumahadi Santosa adalah sebagai berikut :

1. Fungsi pengadaan/pembelian

Bagian ini berfungsi melakukan pengadaan barang (suku cadang) yang diperlukan bagi perusahaan. Bagian pengadaan ini berfungsi memperoleh informasi tentang harga suku cadang mesin produksi, menentukan supplier yang dipilih dalam pengadaan suku

commit to user

cadang, membuat kontrak pembelian yang akan dikirim ke supplier dan menerima barang dari supplier, kemudian bagian pengadaan ini akan membuat tanda terima barang dan laporan penerimaan barang. Tanda terima barang ini dibuat rangkap dua, lembar pertama dikirim ke bagian keuangan dan lembar kedua dikirim ke bagian gudang bersama dengan barang (suku cadang) untuk disimpan di gudang. Bagian ini juga bertanggung jawab untuk melakukan pencatatan pembelian barang (suku cadang).

2. Fungsi Gudang

Bagian ini bertanggungjawab untuk menerima Tanda Terima Barang bersama dengan barang (suku cadang), kemudian disimpan di gudang. Bagian ini juga bertanggung jawab untuk mencatat setiap barang yang digunakan atau dikeluarkan dari gudang.

3. Fungsi Hutang

Bagian ini bertanggungjawab untuk melakukan pengecekan dan memberikan otorisasi pada pembelian atau pengadaan barang (suku cadang). Bagian ini juga bertanggungjawab memberikan otorisasi atas pengeluaran kas untuk membayar hutang dari pembelian barang (suku cadang).

4. Fungsi Akuntansi

Bagian akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian atau pengadaan adalah fungsi pencatat hutang dan fungsi pencatat persediaan. Dalam sistem pembelian, fungsi pencatat hutang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian kedalam bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti kas keluar) yang berfungsi sebagai catatan hutang atau menyelenggarakan kartu hutang sebagai buku pembantu hutang. Sedangkan fungsi pencatat persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan.

Bagian ini juga bertanggungjawab membuat jurnal pencatatan persediaan. Jurnal pencatatan hutang. Jurnal pengeluaran kas, jurnal pembelian dan membuat Laporan Keuangan setiap tutup buku.

5. Bagian maintenance/pemeliharaan

Bagian ini berfungsi melakukan pemeliharaan alat-alat produksi (pemliharaan mesin produksi) perusahaan.

C. Dokumen yang digunakan

Dari hasil dokumen/arsip di lokasi pengamatan penulis memperoleh dokumen-dokumen yang digunakan dalam pengadaan suku cadang mesin produksi di PT Kusumahadi Santosa yaitu :

1. Surat Pengantar Pesanan

Form ini merupakan form untuk mengajukan pembelian barang (suku cadang).

2. Surat Permintaan Penawaran Harga

Form ini merupakan form yang dikirim ke supplier untuk mengajukan penawaran harga. Untuk mendapatkan kesepakatan mengenai harga dan kualitas produk. Kemudian bagian logistic akan mengirim kontrak pembelian ke supplier yang dipilih untuk melakukan transaksi.

3. Surat Permintaan Pembelian Barang (Suku Cadang)

Form ini merupakan form yang dikirim ke bagian Logistik atau pengadaan sebagai dasar untuk melakukan pembelian barang (Suku Cadang) berdasarkan kebutuhan barang yang harus tersedia di gudang dan surat permintaan pembelian ini di otorisasi oleh bagian gudang kemudian dikirimkan ke bagian pengadaan atu logistic.

4. Purchase Order / Pesanan Pembelian (PO)

Form ini merupakan form yang dikirim ke supplier sebagai bukti pembelian barang (suku cadang). Form ini dibuat oleh bagian logistic atau pengadaan setelah mendapat Surat Permintaan

melakukan pengecekan apakah pembelian barang (suku cadang) sudah sesuai dengan permintaan dari Fungsi Produksi.

Laporan Penerimaan Barang yang dibuat oleh Fungsi Logistik diotorisasi oleh Manajer Logistik sebagai bukti bahwa barang benar-benar diterima. Bukti nini digunakan oleh Fungsi Hutang dalam melakukan otorisasi dan pengecekan hutang mana yang disetujui untuk dibayar.

Bukti pengeluaran dibuat oleh Fungsi Pengajuan Rencana Bayar setelah semua dokumen diperiksa dan mendapat otorisasi dari Fungsi Hutang. Otorisasi ini dimaksudkan agar dokumen yang tidak sesuai satu dengan yang lain bisa dikembalikan ke Fungsi Logistik untuk di cek ulang. Semua pencatatan Hutang di PT Kusumahadi Santosa didasarkan pada Kontrak Pembelian, Laporan Penerimaan Barang dan Faktur dari supplier, sehingga apabila terjadi penyelewengan atau kesalahan pada Fungsi Hutang bisa diketahui dari dokumen-dokumen tersebut.

Jurnal Pencatatan Hutang dan Jurnal Pengeluaran Kas diotorisasi oleh Manajer Akuntansi, sehingga apabila terjadi kesalahan dapat diketahui dan data atau catatan di dalam Jurnal Pencatatan Hutang dan Jurnal Pengeluaran Kas dapat dipertanggungjawabkan oleh Manajer Akuntansi.

E. Praktek yang sehat

Dari hasil observasi di PT Kusumahadi Santosa penulis memperoleh informasi bahwa, pada setiap pembelian barang (suku cadang), surat pengantar pesanan diberi nomor urut dan sudah diotorisasi.

Artinya surat pengantar pesanan tersebut sudah dapat

dipertanggungjawabkan. Surat-surat tersebut terdiri dari :

a. Kontrak Pembelian

Kontrak pembelian sudah diberi nomor urut tercetak, dibuat oleh Fungsi Logistik dan diotorisasi oleh Manajer Logistik, sehingga setiap ada kesalahan atau penyelewengan harus dapat dipertanggungjawabkan oleh Fungsi Logistik. Pemberian

nomor urut tercetak dimaksudkan agar apabila ada kesalahan pada pembelian barang (suku cadang) bisa mudah dicari penyebabnya, karena lebih mudah untuk menemukan Kontrak Pembelian yang mana terjadi kesalahan dan lebih mudah pencatatannya bila diurutkan.

b. Laporan Penerimaan Barang

Setiap Laporan Penerimaan Barang diberi nomor urut tercetak dan dibuat oleh Fungsi Logistik dan diotorisasi oleh Manajer Logistik. Hal ini dimaksudkan agar setiap kesalahan yang terjadi dapat dipertanggungjawabkan oleh Fungsi Logistik. Pemberian nomor urut pada Laporan Penerimaan Barang dimaksudkan agar lebih mudah dalam pencatatan dan apabila ada kesalahan penerimaan barang (suku cadang) dapat diketahui dengan melihat nomor urut yang tercetak. Semua pembelian barang (suku cadang) dilakukan oleh Fungsi Logistik setelah mendapat Surat Permintaan Penawaran Harga dari supplier. Fungsi Logistik kemudian akan memilih supplier yang sesuai yaitu dengan spesifikasi barang yang bagus dan dengan harga yang kompetitif.

c. Fungsi Logistik

Semua barang (suku cadang) yang diterima akan dicocokkan oleh Fungsi Penerimaan dengan Laporan Penerimaan Barang yang dikirim bersama dengan pengiriman barang. Apabila sesuai maka barang (suku cadang) dapat langsung disimpan oleh Fungsi Gudang dan kemudian di distribusikan ke User. Fungsi Logistik memeriksa dan mencocokkan barang yang diterima dengan faktur penjualan dan Purchase Order. Bila tidak sesuai, maka dikembalikan ke supplier. Barang kemudian dikirim ke Fungsi Gudang bersama Laporan Penerimaan Barang. Dalam pemeriksaan tersebut, Fungsi Logistik juga akan memeriksa harga, syarat pembelian dan ketelitian dalam

Faktur Penjualan. Pemeriksaan ini dimaksudkan agar barang

yang tidak sesuai dengan pesanan dapat langsung

dikembalikan.

d. Fungsi Hutang dan Fungsi Pengajuan Rencana Bayar

Pada Fungsi Hutang, setiap dokumen yang diterima oleh Fungsi Logistik selalu dicocokkan nama supplier, jenis barang, jumlah barang dan harga barang pada setiap dokumen. Setelah dilakukan pengecekan dan semua dokumen sudah sesuai, selanjutnya akan dilakukan pembayaran oleh Fungsi Pengajuan Rencana Bayar. Pembayaran Hutang dilakukan sesuai syarat pembelian agar mendapat potongan harga. Semua pembayaran Hutang dilakukan sebelum tanggal jatuh tempo. Bukti Kas Keluar dan semua dokumen pendukungnya di cap lunas setelah cek dibayarkan atau dikirim ke supplier. Pemberian cap lunas ini dimaksudkan agar dokumen yang sudah diajukan pembayarannya tidak diajukan lagi.

BAB VI PENUTUP

A. Kesimpulan

Dari hasil pengamatan dapat diambil kesimpulan bahwa dalam pengadaan suku cadang mesin produksi di PT Kusumahadi Santosa Jaten Karanganyar, terdapat prosedur sebagai berikut :

1. Tahap pertama dalam prosedur pengadaan suku cadang

mesinproduksi di PT Kusumahadi Santosa Jaten Karanganyar adalah melalui Manajer atau Kepala seksi pengadaan menerima Permintaan Pembelian Barang dari bagian produksi dan

mempelajari Surat Kebutuhan Bulanan kemudian

membubuhkan paraf dan tanggal terima.

2. Setelah melalui tahap verifikasi Kasie pengadaan membuat surat penawaran harga kepada beberapa supplier untuk mencari informasi mengenai harga, jumlah, sumber penjual dan jadwal penyerahan.

3. Manajer Pengadaan membubuhkan tandatangan pada surat

penawaran harga yang sudah disetujui, kemudian mengirimkan surat penawaran harga melalui faximile dan mendapatkan jawaban dari calon supplier.

4. Kasie Pengadaan membandingkan harga dari beberapa calon supplier, dengan kriteria spesifikasi barang yang sesuai, harga dan tempo pembayaran yang kompetitif dan kedatangan barang yang tepat waktu.

5. Kasie Pengadaan membuat surat pengajuan perubahan harga apabila terjadi kenaikan harga dan pengajuan barang pengganti.

6. Manajer Pengadaan memberikan tandatangan pada surat

pengajuan perubahan harga yang telah disetujui apabila terjadi perubahan harga

7. Kasie pengadaan membuat pesanan pembelian pada program yang sudah tersedia untuk barang yang tidak terjadi kenaikan harga. Kemudian mencatat di buku nomor pesanan pembelian. 8. Kasie Pengadaan memeriksa spesifikasi barang, kualitas dan

harga pada pesanan pembelian, kemudian mencocokkan dengan Surat Kebutuhan Bulanan dan Permintaan Pembelian Barang, apabila sudah sesuai maka mintakan persetujuan dari Manajer Pengadaan.

9. Manajer Pengadaan memeriksa pesanan pembelian dan

membubuhkan tandatangan.

10.Kasie Pengadaan mendistribusikan pesanan pembelian yang sudah disetujui :

a. Lembar 1 untuk supplier (kirim via faximile)

b. Lembar 2 untuk Administrasi Logistik/Pengadaan

c. Lembar 3 untuk Gudang

d. Lembar 4 untuk arsip (pengadaan/logistik)

11.Kasie Pengadaan menerima barang dari supplier dan membuat

tanda terima barang dan laporan penerimaan barang.

12.Bagian Gudang menerima Tanda Terima Barang bersama

dengan barang (suku cadang), kemudian disimpan di gudang.

Pada prosedur pengadaan suku cadang mesin produksi pada PT Kusumahadi Santosa terdapat system otorisasi pada setiap fungsi. Hal ini bertujuan agar setiap pembelian atau pengadaan barang (suku cadang) dapat dipertanggungjawabkan oleh masing-masing fungsi (bagian). Pada prosedur pengadaan suku cadang mesin produksi ini juga terdapat Fungsi

Pengajuan Rencana Bayar yang bertanggungjawab melakukan

pembayaran hutang.

Fungsi yang menerima barang dan melakukan pembelian adalah Fungsi Logistik (pengadaan). Fungsi ini melakukan pengadaan barang (suku cadang) yang diperlukan bagi perusahaan dan berfungsi memperoleh

informasi tentang harga suku cadang mesin produksi, menentukan supplier yang dipilih dalam pengadaan suku cadang, membuat kontrak pembelian yang akan dikirim ke supplier dan menerima barang dari supplier, kemudian bagian pengadaan ini akan membuat tanda terima barang dan laporan penerimaan barang.

B. Saran

Di dalam Prosedur Pengadaan Suku Cadang mesin Produksi ini masih terdapat hambatan yaitu adanya keterlambatan dalam pengiriman suku cadang yang mengakibatkan terhentinya kegiatan produksi (akibat kerusakan komponen mesin produksi). Apabila pengiriman suku cadang terlambat, maka mesin produksi yang mengalami kerusakan tidak segera mengalami perbaikan dan berakibat pada macetnya kegiatan produksi dan secara tidak langsung juga dapat mempengaruhi keuntungan perusahaan.

Berdasarkan hambatan tersebut diatas, penulis memberikan saran pada PT Kusumahadi Santosa sebagai berikut:

1. Perusahaan seharusnya memberikan sanksi pada supplier yang

terlambat mengirimkan barang (suku cadang) untuk memberikan efek jera.

2. Apabila sanksi yang diberikan perusahaan masih belum bisa

memberikan efek jera pada supplier, perusahaan harus memberikan tindakan yang lebih tegas yaitu dengan memberikan SP (Surat Peringatan) kepada supplier atau pemutusan hubungan kerjasama dengan supplier.