HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

commit to user 42

BAB V HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

PROSEDUR PENGADAAN BAHAN BAKU PRODUKSI DI PT. KUSUMAHADI SANTOSA Dari hasil observasi dan pengamatan yang dilakukan oleh penulis dapat dijabarkan mengenai Prosedur pengadaan bahan baku produksi di PT. Kusumahadi Santosa sebagai berikut: PT. Kusumahadi Santosa adalah perusahaan besar yang bergerak di bidang industri kain. Produk yang dihasilkan adalah kain katun dan kain rayon. PT. Kusumahadi Santosa memproduksi kain berdasarkan pesanan. Bahan baku yang digunakan adalah benang yang akan diproses menjadi kain. Adapun macam atau jenis benang yang digunakan adalah sebagai berikut : 1. Benang 30’ Rayon 2. Benang 30’S CARDED 3. Benang 35’S CARDED 4. Benang 40’S CARDED Bahan baku tersebut diperoleh dari PT. Kusumaputra Santosa sebesar 70 dan dari pemasok luar sebesar 30 . Pemasok luar tersebut bisa berasal dari dalam kota maupun dari luar kota bahkan dari luar negeri. Prosedur pengadaan dilakukan untuk menghimpun bahan baku dan mengatur cara dalam melakukan pembelian bahan baku yang dibutuhkan dalam proses produksi. Prosedur ini dimulai pada saat bahan baku dibeli sampai bahan baku diterima oleh perusahaan. Untuk pengadaan bahan baku dengan cara pembelian adalah cara yang paling ideal dalam pembinaan bahan baku, sebab ada kebebasan dalam menentukan pilihan yang dikehendaki. Prosedur pembelian bahan baku pada PT. Kusumahadi Santosa disusun untuk tujuan mendapatkan bahan baku yang sesuai kebijaksaan yang telah ditetapkan. Berikut adalah petikan wawancara dengan salah satu staff bagian logistik pengadaan yaitu dengan Ibu Nina dengan pertanyaan “Bagaimanakah prosedur pengadaan bahan baku di PT. Kusumahadi Santosa” “Pengadaan bahan baku disini tergantung dari permintaan pesanan konsumen, berapa besar pembelian yang akan dilakukan, semua pembelian akan di awasi commit to user 43 oleh RANDAL. Pembelian bahan baku disini ada tiga sifat yaitu Rutinitas, emergency, dan permintaan khusus jika ada”. Wawancara 1, 27 Februari 2012 Dari petikan wawancara tersebut diketahui bahwa pengadaan bahan baku di PT. Kusumahadi Santosa ada tiga sifat pembelian yaitu 1. Pembelian secara Rutinitas adalah pembelian bahan baku yang dilakukan secara rutin atau berkala setiap bulan yang biasa disebut pembelian bulanan. Hal ini perusahaan melakukan pemesanan secara rutin setiap bulannya. 2. Pembelian Emergency adalah pembelian bahan baku yang dilakukan karena keadaan yang darurat seperti kurangnya bahan baku saat produksi. 3. Pembelian Permintaan Khusus adalah pembelian bahan baku yang secara khusus, ini jarang sekali terjadi. Bagian RANDAL merupakan Bagian Rencana dan Pengawasan Bahan Baku dan Produksi. Bagian ini bertanggung jawab untuk memberikan otorisasipengawasan dalam pengadaan bahan baku. Hal ini mempunyai tujuan untuk meminimalkan pengadaan bahan baku yang tidak sesuai dengan pesanan dan tidak tepat waktu. Apabila hal tersebut terjadi dapat merugikan perusahaan karena berakibat pada keterlambatan produksi dan pengiriman barang yang akan menyebabkan pembatalan pesanan oleh pelanggan dan resiko kehilangan pelanggan. Dari hasil pengumpulan data dari dokumen atau arsip dijelaskan adapun prosedur pengadaan bahan baku di PT. Kusumahadi Santosa adalah sebagai berikut:

1. Prosedur Perencanaan Permintaan Pemesanan Bahan Baku Produksi

Berikut adalah petikan wawancara dengan salah satu staff bagian logistik pengadaan yaitu dengan Ibu Nina dengan pertanyaan “Bagaimana prosedur permintaan pemesanan bahan baku di PT. Kusumahadi Santosa?” “Permintaan pemesanan bahan baku disini didasari dari permintaan pesanan barang dari pelanggan, dimana perencanaannya yang membuat adalah Bagian Produksi yaitu membuat SKB surat kebutuhan bulanan PBB permintaan pemesanan barang”. Wawancara 2, 29 Februari 2012 Dari petikan wawancara tersebut dan dari tinjauan dokumen pedoman pengadaan bahan baku dapat diambil kesimpulan bahwa Perencanaan permintaan pesanan bahan baku di PT. Kusumahadi Santosa berdasarkan atas permintaan commit to user 44 pemesanan dari pelanggan, dengan alur dari perencanaan permintaan pemesanan tersebut adalah : a Di mulai dari Bagian Pemasaran yang menerima pesanan dari pelanggan kemudian membuat surat pengantar pesanan rangkap tiga. Dua lembar dikirim ke bagian RANDAL, sedangkan satu lembar disimpan sebagai arsip. b Bagian RANDAL menerima surat pengantar pesanan dari bagian pemasaran sebanyak dua lembar, kemudian satu lembar dikirimkan ke bagian produksi. Dan satu lembar lagi disimpan sabagai arsip. c Berdasarkan Surat Pesanan dari pelanggan tersebut Bagian produksi membuat perencanaan kebutuhan bahan baku untuk produksi yang akan dimulai dengan membuat surat Permintaan Pembelian Barang PPB dengan menyertakan Surat Kebutuhan Bulanan SKB berdasarkan surat Pengantar Pesanan dari bagian RANDAL. SKB PBB tersebut berisi tentang jenis bahan baku, kuantitas yang dibutuhkan dan kualitas yang diinginkan. Kemudian surat- surat tersebut akan dikirim ke bagian logistik setelah diotorisasi oleh Bagian RANDAL. d Bagian Logistik Pengadaan merupakan bagian yang berperan dalam pengadaan bahan baku yang melakukan transaksi pembelian bahan baku berdasarkan surat Permintaan Pembelian Barang PPB dan Surat Kebutuhan Bulanan SKB.

2. Prosedur Pencarian Informasi Harga Barang Bahan Baku dan Suplier

Sebelum melakukan prosedur pembelian bahan baku yaitu benang, bagian logistik mencari informasi harga benang dari berbagai supplier. Berikut adalah petikan wawancara dengan salah satu staff bagian logistik pengadaan yaitu dengan Ibu Nina dengan pertanyaan “Apakah tujuan dari prosedur pencarian informasi harga dan supplier benang?” “Tujuan dari pencarian informasi harga dan supplier ini untuk mengetahui harga benang yang kita butuhkan dengan mengirimkan beberapa surat permintaan daftar harga benang ke beberapa pemasok, kemudian kita dapat memilih mana harga benang yang paling rendah”. Wawancara 3, 29 Februari 2012 commit to user 45 Dari hasil wawancara tersebut dan dari dokumen tentang pedoman pembelian bahan baku, maka dapat dijabarkan alur prosedur tersebut adalah : a Manager logistik, menerima permintaan pencarian informasi harga dan kualitas benang dari kepala Devisi RANDAL di dalam Surat Permintaan tersebut telah mencakup secara jelas mengenai jenis benang, kuantitas yang dibutuhkan, rencana kedatangan dana kualitas yang diinginkan b Bagian Logistik pengadaan menghubungi beberapa supplier untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan. Dengan cara mengirimkan Surat Permintaan Penawaran Harga Benang melalui faximile ke supplier. c Kemudian supplier membalas dengan surat permintaan pernawaran harga dan memberikan informasi yang lebih rinci mengenai bahan baku yang akan dibeli, maka bagian pembelian harus dapat melakukan tugasnya dengan baik yaitu bertanggung jawab atas penelitian dan perkembangan pasar. Bagian pembelian harus dapat mengetahui harga bahan baku benang dari supplier- supplier lain dan dapat memperoleh harga paling rendah. Sehingga secara tidak langsung bagian pembelian sangat mempengaruhi keuntungan yang akan diperoleh perusahaan, semakin rendah harga bahan baku yang bisa didapatkan, maka semakin tinggi pula keuntungan yang akan dihasilkan oleh perusahaan. Kemudian bagian logistik menyampaikan informasi tersebut ke unit kerja yang memintanya, yaitu Bagian RANDAL. d Bagian RANDAL mempelajari informasi yang diterima apakah telah memadai. Apabila dibutuhkan klarifikasi atau informasi tambahan, maka Bagian RANDAL akan meminta kembali pada Bagian Logistik untuk mencarikan kembali informasinya.

3. Prosedur Pembelian Bahan Baku Benang

Semua informasi tentang harga benang dan supplier telah mendapatkan persetujuan dan klarifikasi, maka selanjutnnya akan melakukan transaksi pembelian bahan baku. Berikut adalah petikan wawancara dengan salah satu staff bagian logistik pengadaan yaitu dengan Ibu Nina dengan pertanyaan “Bagaimanakah prosedur pembelian benang di PT. Kusumahadi Santosa?” commit to user 46 “Pembelian disini sesuai dengan buku pedoman pembelian bahan baku, dimana pembelian dilakukan setelah bagian logistik mendapat SKBPBB dari bagian produksi, kemudian Kasie Pengadaan mengecek jenis benang yang dibutuhkan, berapa kuantitasnya dan berapa stock yang dimiliki gudang logistik. Kemudian barulah mencari informasi harga dari pemasok, setelah mendapatkan harga yang cocok, kemudian saya membuat Pesanan Pembelian yang akan dikirim ke pemasok”. Wawancara 4, 3 Februari 2012 Dari hasil wawancara berikut dan dari buku pedoman pengadaan barang dapat diketahui alur pembelian bahan baku adalah sebagai berikut : a Manager Logistik 1. Menerima Surat Kebutuhan Bulanan SKB atau Surat Permintaan Pembelian Benang PPB dari Bagian Produksi yang telah diotorisasi oleh Bagian RANDAL. 2. Apabila permintaan pembelian telah lengkap yang mencakup tentang harga, kualitas, kuantitas, nama supplier yang dipilih, dan tanggal pengiriman delivery, kemudian Manajer Logistik memerintahkan kepada Kasie Pengadaan Benang untuk membuatkan Pesanan Pembelian Purchase Order PO. b Kasie Pengadaan Memerintahkan staff pengadaan untuk membuat Surat Penawaran Harga yang dikirim melalui faximile. Kemudian setelah mendapatkan jawaban dari beberapa supplier maka surat diajukan ke manager logistik untuk mendapatkan persetujuan. c Manager Logistik Setelah diperiksa bahwa harga sudah sesuai maka manager logisitik menandatangani Surat Penawaran Harga tersebut. d Kasie Pengadaan 1. Kepala Seksi Pengadaan membandingkan harga-harga dari beberapa Supplier dengan kriteria sebagai berikut : a. Spesifikasi barang benang yang sesuai dengan kebutuhan. b. Harga dan tempo pembayaran yang kompetitif c. Kedatangan barang benang harus tepat waktu. commit to user 47 2. Kemudian diberikan ke staff pengadaan untuk membuat Surat Pengajuan Perubahan Harga apabila ada kenaikan harga. Kemudian Surat diajukan ke manager logistik. e Manager Logistik menandatangani Surat Pengajuan Perubahan Harga tersebut. Setelah mendapat persetujuan Manager Logistik kemudian diserahkan kepada Kepala Devisi Produksi untuk mendapat persetujuan dan memberikan disposisi. Apabila keterangan dalam disposisi tidak menyetujui kenaikan harga, maka Manager LogistikKasie Pengadaan, melaksanakan instruksi sesuai disposisi dari Kadiv Produksi yaitu melakukan penawaran atau mencari supplier lainditundaditolak. Kembali ke nomor 2. f Kasie Pengadaan Kasie Pengadaan memerintahkan staff pembelian untuk membuat dan mengirimkan Pesanan Pembelian PO yang telah mendapat persetujuan dari Kepada Devisi Produksi. Dengan memasukan beberapa jenis benang yang berada dalam program komputer dengan menginput benang yang tidak ada kenaikan harga. Setelah semua di input dalam Pesanan Pembelian PO, kemudian PO dicetak. Kemudian PO dicatat dalam buku sesuai dengan nomor pesanan pembelian. g Kasie Pengadaan Kepala seksi pengadaan memeriksa spesifikasi barang, kualitas dan harga barang pada Pesanan Pembelian PO yang dicocokan dengan SKBPBB apabila sudah sesuai maka akan ditandatangani. Apabila tidak sesuai akan kembali ke nomor 6 untuk diperiksa dan dibuat ulang. h Manager Logistik Pengadaan Memeriksa Pesanan Pembelian PO dan memberikan tanda tangan. i Kadiv Produksi Memberikan tanda tangan sebagai persetujuan. j Kasie Pengadaan Mendistribusikan atau mengirimkan PO yang sudah mendapatkan persetujuan dari Kadiv Produksi dengan dikirim melalui faximile. Pesanan Pembelian PO dibuat rangkap empat yaitu : 1. Lembar 1 untuk supplier pemasok commit to user 48 2. Lembar 2 untuk Administrasi. 3. Lembar 3 untuk Gudang Logistik. 4. Lembar 4 untuk Arsip di Bagian Logistik Pengadaan II . Setelah selesai dikirim PO ditulis dalam buku Nomor pembelian dan buku expedisi kemudian dikirim ke bagian–bagian yang terkait. Setelah mengirim Pesanan Pembelian PO ke supplier, bagian logistik akan menunggu untuk penerimaan barang yang dipesan.

4. Prosedur Penerimaan Bahan Baku

Bagian Gudang merupakan bagian yang bertugas menerima barang berserta Tanda Terima Barang dari pemasok dan kemudian menyimpan bahan baku tersebut di gudang sebelum didistribusikan ke bagian produksi. Dari hasil pengumpulan data mengenai pengadaan bahan baku yaitu dari dokumen tentang pedoman pengadaan barang dapat diketahui adapun prosedur dari penerimaan bahan baku di Gudang tersebut adalah sebagai berikut : Setelah semua prosedur pembelian bahan baku benang dilaksanakan, perusahaan hanya tinggal menunggu pihak pemasok mengirimkan bahan baku yang telah dibeli. Waktu kedatangan adalah kurang lebih 30 hari setelah pengiriman Pesanan Pembeliaan PO dikirim. Apabila bahan baku telah datang, bahan baku yang kemudian di terima sebelum dimasukkan ke bagian gudang logistik terlebih dahulu di teliti mengenai : a Membandingkan jumlah barang yang seharusnya diterima dengan surat jalan pengiriman barang dari pemasok. b Kualitas, kuantitas, dan jenis barang harus sesuai dengan pesanan. Apabila semuanya sudah sesuai dan cocok, kemudian barang dilaporkan ke bagian logistik untuk penerimaan barang. Adapun alur dari penerimaan bahan baku sampai disimpan di gudang adalah : 1. Bagian Gudang menerima informasi kedatangan benang dari satpam melalui telepon, kemudian : a. Supplier masuk dan melaporkan kedatangan barang ke bagian logistik pengadaan untuk dicocokan dengan PO nya. b. Kemudian supplier menunggu untuk giliran masuk ke gudang. commit to user 49 c. Kepala Urusan gudang mempersiapkan penerimaan bahan baku. 2. Kepala Urusan gudang memeriksa kelengkapan dokumen barang yang datang dan juga memeriksa barang yang datang sesuai dengan dokumen barang dan melakukan : a. Apabila perlu penimbangan, maka dilakukan penimbangan sesuai dengan prosedurnya. b. Mengirimkan barang yang diperlukan segera kepada Departemen pengguna dan dicatat pada buku ekspedisi c. Barang yang belum diperlukan dimasukkan ke gudang sesuai garis kuning tempatletak penyimpanan barang. d. Apabila barang tidak sesuai dengan dokumen barang atau barang ada kerusakan maka segera melaporkan kepada Kasie untuk mendapatkan keputusan. 3. Kemudian Petugas Gudang mencatat bahan baku pada buku penerimaan dan kartu stock gudang serta menginput data dalam program pembelian untuk membuat Tanda Terima Barang dan program stock harian untuk pembuatan laporan. 4. Bagian Logistik membuat Laporan Penerimaan Barang LPB rangkap tiga yang akan didistribusikan ke : a. Lembar 1 untuk Bagian Keuangan b. Lembar 2 untuk Bagian Akuntansi c. Lembar 3 untuk Bagian Arsip di Bagian Logistik 5. Bagian utang setelah menerima Surat Pengajuan Dana untuk membayar pembelian bahan baku yang sudah akan jatuh tempo. Berserta menyerahkan dokumen–dokumen bukti pembelian ke bagian utang. Kemudian Bagian Utang akan melakukan pengecekan pada semua dokumen dan menyimpannya dalam file. Setelah jatuh tempo transaksi pembelian yang sudah diperiksa dapat dibayarkan. 2. Bagian Pengajuan Rencana Bayar membuat bukti pengeluaran dan melaksanakan pembayaran untuk traksaksi. Bagian ini juga bertugas untuk mencatat pengeluaran kas untuk pembayaran utang atas pembelian bahan baku dan mengirim semua dokumen pembelian bahan baku yang sudah dibayar ke commit to user 50 bagian Akuntansi. 3. Kemudian Bagian Akuntansi menyimpan semua dokumen sebagai arsip dan membuat jurnal pencatatan persediaan, jurnal pencatatan utang, jurnal pengeluaran kas dan jurnal pembelian. Kemudian membuat Laporan Keuangan setiap tutup buku. Dari hasil observasi di tempat magang maka dapat diketahui dokumen-dokumen yang digunakan dalam prosedur pengadaan bahan baku produksi adalah sebagai berikut : 1. Surat Pengantar Pesanan Digunakan untuk mengajukan pembelian bahan baku yang dibuat oleh bagian Pemasaran setelah menerima pesanan dari konsumen. 2. Surat Permintaan Pembelian Barang PPB Surat yang di buat oleh bagian produksi setelah menerima surat pengantar pesanan dari bagian RANDAL, kemudian digunakan sebagai dasar untuk membuat Surat Pembelian Barang. Surat ini akan dikirim ke bagian logistik untuk meminta melakukan pembelian bahan baku untuk produksi. 3. Surat Kebutuhan Bulanan SKB Surat ini dibuat oleh bagian produksi berserta surat Permintaan Pembelian Barang PPB. Surat ini memuat jenis bahan baku, jumlah dan harga dari bahan baku yang akan digunakan dalam proses produksi. 4. Surat Permintaan Penawaran Harga Surat ini dikirim kepada pemasok untuk meminta penawaran harga bahan baku yang dibutuhkan. 5. Surat Penawaran Harga merupakan surat balasan dari surat permintaan penawaran harga yang dibuat oleh pemasok. 6. Surat Pesanan Pembelian Purchase Order Merupakan Surat untuk melakukan pemesanan bahan baku yang dibuat oleh bagian logistik, setelah membuat kesepakatan dengan pemasok mengenai harga, jumlah pesanan, waktu pengiriman, dan tempo pembayaran. 7. Buku Expedisi Adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat pengiriman surat ke bagian lain commit to user 51 dalam perusahaan. Isi dalam buku expedisi ini adalah kepada siapa surat tersebut diserahkan, kode PO dan nama supplier yang ada dalam di dalam PO. 8. Tanda Terima Barang Formulir ini dibuat oleh bagian gudang bukti bahwa bahan baku yang dibeli telah diterima dari pemasok datang. 9. Kontrak Pembelian Adalah dokumen yang dikirim ke pemasok sebagai bukti pembelian bahan baku.Yang dibuat oleh bagian logistik setelah sepakat dengan pemasok mengenai penawaran harga. 10. Faktur Penjualan Dokumen ini diterima oleh bagian logistik bersamaan dengan penerimaan barang dari pemasok dan akan digunakan sebagai bukti pembelian bahan baku yang dikirim ke bagian utang. 11. Kontrak Penjualan Sebagai bukti bahwa perusahaan memesan bahan baku pada pemasok yang dipilih. Dokumen ini dibuat oleh pemasok dan dikirim setelah mendapat kontrak pembelian. 12. Laporan Penerimaan Barang Merupakan bukti bahwa telah terjadi transaksi pembelian bahan baku. 13. Surat Pengajuan Dana Dibuat oleh bagian logistik untuk dikirim ke manager keuangan untuk memohon dana sehubungan dengan pembelian bahan baku sebelum tanggal jatuh tempo pembayaran. 14. Bukti Pengeluaran Digunakan untuk mengeluarkan kas atau melaukan pembayaran yang dibuat oleh bagian Rencana Bayar. Dan juga digunakan sebagai bukti telah dilakukan pembayaran. 15. Buku Nomor Pesanan Merupaka dokumen yang digunakan untuk memcatat nomor Pesanan Pembelian PO . 16. Surat Jalan Merupakan bukti pengantar barang dari pemasok dan diterima oleh bagian logistik. commit to user 52 Berdasarkan hasil observasi di tempat magang dapat diketahui prosedur pengadaan bahan baku di PT. Kusumahadi Santosa sudah baik. Setiap prosedur sudah memiliki jaringan prosedur yang baik. Namun dalam pelaksanaan prosedur pengadaan bahan baku produksi terhadap pemenuhan kebutuhan akan bahan baku pada proses produksi, masih ada yang perlu diperbaiki. Seperti kelemahan yang dapat mengganggu kelancaran dalam pengadaan bahan baku produksi. Akibatnya usaha untuk mencapai tujuan tidak maksimal. Berikut adalah petikan wawancara dengan salah satu staff bagian logistik pengadaan yaitu dengan Ibu Nina dengan pertanyaan “Adakah kendala atau hambatan dalam prosedur pengadaan bahan baku di PT. Kusumahadi Santosa?”. “Sebenarnya tidak ada kendala yang berarti di dalam pembelian bahan baku, karena pembelian ini dijalankan sesuai dengan prosedur yang tetapkan oleh perusahaan. Tetapi apabila terjadi kegagalan pesanan pembelian maka bagian logistik harus mengulang lagi pemesanan pembelian dari awal”. Wawancara 5, 17 Maret 2012 Dari hasil wawancara dan pengamatan dapat disimpulkan bahwa adanya kelemahan dalam pelaksanaan prosedur pengadaan bahan baku produksi antara lain : 1. Terjadinya keterlambatan kedatangan bahan baku, salah satu penyebab keterlambatan adalah adanya pembatalan pesanan pembelian dari pihak supplier dikarenakan kurangnya kuantitas barang yang dimiliki supplier atau tidak adanya stock barang dari supplier. Hal ini menyebabkan bagian pengadaan harus mencari supplier lain untuk mendapatkan bahan baku yang diinginkan dan membutuhkan banyak waktu yang akan mengganggu kontinuitas kegiatan produksi perusahaan karena bahan baku datang terlambat. 2. Tidak adanya surat perubahan order pembelian barang, apabila terjadi kesalahan penulisan pembelian bahan baku tidak dapat dibatalkan. Kesalahan bisa terjadi pada jumlah barang atau jenis barang. Dengan tidak adanya surat perubahan order pembelian perusahaan dapat mengalami kerugian apabila ada kesalahan dalam pemesanan pembelian bahan baku. commit to user 53

BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN