commit to user
42
BAB V HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
PROSEDUR PENGADAAN BAHAN BAKU PRODUKSI DI PT. KUSUMAHADI SANTOSA
Dari hasil observasi dan pengamatan yang dilakukan oleh penulis dapat dijabarkan mengenai Prosedur pengadaan bahan baku produksi di PT. Kusumahadi Santosa
sebagai berikut: PT. Kusumahadi Santosa adalah perusahaan besar yang bergerak di bidang industri kain. Produk yang dihasilkan adalah kain katun dan kain rayon. PT.
Kusumahadi Santosa memproduksi kain berdasarkan pesanan. Bahan baku yang digunakan adalah benang yang akan diproses menjadi kain. Adapun macam atau jenis
benang yang digunakan adalah sebagai berikut : 1. Benang 30’ Rayon
2. Benang 30’S CARDED 3. Benang 35’S CARDED
4. Benang 40’S CARDED Bahan baku tersebut diperoleh dari PT. Kusumaputra Santosa sebesar 70 dan
dari pemasok luar sebesar 30 . Pemasok luar tersebut bisa berasal dari dalam kota maupun dari luar kota bahkan dari luar negeri.
Prosedur pengadaan dilakukan untuk menghimpun bahan baku dan mengatur cara dalam melakukan pembelian bahan baku yang dibutuhkan dalam proses produksi.
Prosedur ini dimulai pada saat bahan baku dibeli sampai bahan baku diterima oleh perusahaan. Untuk pengadaan bahan baku dengan cara pembelian adalah cara yang
paling ideal dalam pembinaan bahan baku, sebab ada kebebasan dalam menentukan pilihan yang dikehendaki. Prosedur pembelian bahan baku pada PT. Kusumahadi
Santosa disusun untuk tujuan mendapatkan bahan baku yang sesuai kebijaksaan yang telah ditetapkan.
Berikut adalah petikan wawancara dengan salah satu staff bagian logistik pengadaan yaitu dengan Ibu Nina dengan pertanyaan “Bagaimanakah prosedur
pengadaan bahan baku di PT. Kusumahadi Santosa” “Pengadaan bahan baku disini tergantung dari permintaan pesanan konsumen,
berapa besar pembelian yang akan dilakukan, semua pembelian akan di awasi
commit to user
43
oleh RANDAL. Pembelian bahan baku disini ada tiga sifat yaitu Rutinitas, emergency, dan permintaan khusus jika ada”. Wawancara 1, 27 Februari 2012
Dari petikan wawancara tersebut diketahui bahwa pengadaan bahan baku di PT. Kusumahadi Santosa ada tiga sifat pembelian yaitu
1. Pembelian secara Rutinitas adalah pembelian bahan baku yang dilakukan secara rutin atau berkala setiap bulan yang biasa disebut pembelian bulanan. Hal ini
perusahaan melakukan pemesanan secara rutin setiap bulannya. 2. Pembelian Emergency adalah pembelian bahan baku yang dilakukan karena
keadaan yang darurat seperti kurangnya bahan baku saat produksi. 3. Pembelian Permintaan Khusus adalah pembelian bahan baku yang secara khusus,
ini jarang sekali terjadi. Bagian RANDAL merupakan Bagian Rencana dan Pengawasan Bahan Baku dan
Produksi. Bagian ini bertanggung jawab untuk memberikan otorisasipengawasan dalam pengadaan bahan baku. Hal ini mempunyai tujuan untuk meminimalkan
pengadaan bahan baku yang tidak sesuai dengan pesanan dan tidak tepat waktu. Apabila hal tersebut terjadi dapat merugikan perusahaan karena berakibat pada
keterlambatan produksi dan pengiriman barang yang akan menyebabkan pembatalan pesanan oleh pelanggan dan resiko kehilangan pelanggan.
Dari hasil pengumpulan data dari dokumen atau arsip dijelaskan adapun prosedur pengadaan bahan baku di PT. Kusumahadi Santosa adalah sebagai berikut:
1. Prosedur Perencanaan Permintaan Pemesanan Bahan Baku Produksi
Berikut adalah petikan wawancara dengan salah satu staff bagian logistik pengadaan yaitu dengan Ibu Nina dengan pertanyaan “Bagaimana prosedur
permintaan pemesanan bahan baku di PT. Kusumahadi Santosa?” “Permintaan pemesanan bahan baku disini didasari dari permintaan pesanan
barang dari pelanggan, dimana perencanaannya yang membuat adalah Bagian Produksi yaitu membuat SKB surat kebutuhan bulanan PBB permintaan
pemesanan barang”. Wawancara 2, 29 Februari 2012 Dari petikan wawancara tersebut dan dari tinjauan dokumen pedoman
pengadaan bahan baku dapat diambil kesimpulan bahwa Perencanaan permintaan pesanan bahan baku di PT. Kusumahadi Santosa berdasarkan atas permintaan
commit to user
44
pemesanan dari pelanggan, dengan alur dari perencanaan permintaan pemesanan tersebut adalah :
a Di mulai dari Bagian Pemasaran yang menerima pesanan dari pelanggan kemudian membuat surat pengantar pesanan rangkap tiga. Dua lembar
dikirim ke bagian RANDAL, sedangkan satu lembar disimpan sebagai arsip. b Bagian RANDAL menerima surat pengantar pesanan dari bagian pemasaran
sebanyak dua lembar, kemudian satu lembar dikirimkan ke bagian produksi. Dan satu lembar lagi disimpan sabagai arsip.
c Berdasarkan Surat Pesanan dari pelanggan tersebut Bagian produksi membuat perencanaan kebutuhan bahan baku untuk produksi yang akan dimulai dengan
membuat surat Permintaan Pembelian Barang PPB dengan menyertakan Surat Kebutuhan Bulanan SKB berdasarkan surat Pengantar Pesanan dari
bagian RANDAL. SKB PBB tersebut berisi tentang jenis bahan baku, kuantitas yang dibutuhkan dan kualitas yang diinginkan. Kemudian surat-
surat tersebut akan dikirim ke bagian logistik setelah diotorisasi oleh Bagian RANDAL.
d Bagian Logistik Pengadaan merupakan bagian yang berperan dalam pengadaan bahan baku yang melakukan transaksi pembelian bahan baku
berdasarkan surat Permintaan Pembelian Barang PPB dan Surat Kebutuhan Bulanan SKB.
2. Prosedur Pencarian Informasi Harga Barang Bahan Baku dan Suplier
Sebelum melakukan prosedur pembelian bahan baku yaitu benang, bagian logistik mencari informasi harga benang dari berbagai supplier. Berikut adalah
petikan wawancara dengan salah satu staff bagian logistik pengadaan yaitu dengan Ibu Nina dengan pertanyaan “Apakah tujuan dari prosedur pencarian
informasi harga dan supplier benang?” “Tujuan dari pencarian informasi harga dan supplier ini untuk mengetahui harga
benang yang kita butuhkan dengan mengirimkan beberapa surat permintaan daftar harga benang ke beberapa pemasok, kemudian kita dapat memilih mana
harga benang yang paling rendah”. Wawancara 3, 29 Februari 2012
commit to user
45
Dari hasil wawancara tersebut dan dari dokumen tentang pedoman pembelian bahan baku, maka dapat dijabarkan alur prosedur tersebut adalah :
a Manager logistik, menerima permintaan pencarian informasi harga dan kualitas benang dari kepala Devisi RANDAL di dalam Surat Permintaan
tersebut telah mencakup secara jelas mengenai jenis benang, kuantitas yang dibutuhkan, rencana kedatangan dana kualitas yang diinginkan
b Bagian Logistik pengadaan menghubungi beberapa supplier untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan. Dengan cara mengirimkan Surat
Permintaan Penawaran Harga Benang melalui faximile ke supplier. c Kemudian supplier membalas dengan surat permintaan pernawaran harga dan
memberikan informasi yang lebih rinci mengenai bahan baku yang akan dibeli, maka bagian pembelian harus dapat melakukan tugasnya dengan baik
yaitu bertanggung jawab atas penelitian dan perkembangan pasar. Bagian pembelian harus dapat mengetahui harga bahan baku benang dari supplier-
supplier lain dan dapat memperoleh harga paling rendah. Sehingga secara tidak langsung bagian pembelian sangat mempengaruhi keuntungan yang
akan diperoleh perusahaan, semakin rendah harga bahan baku yang bisa didapatkan, maka semakin tinggi pula keuntungan yang akan dihasilkan oleh
perusahaan. Kemudian bagian logistik menyampaikan informasi tersebut ke unit kerja yang memintanya, yaitu Bagian RANDAL.
d Bagian RANDAL mempelajari informasi yang diterima apakah telah memadai. Apabila dibutuhkan klarifikasi atau informasi tambahan, maka
Bagian RANDAL akan meminta kembali pada Bagian Logistik untuk mencarikan kembali informasinya.
3. Prosedur Pembelian Bahan Baku Benang
Semua informasi tentang harga benang dan supplier telah mendapatkan persetujuan dan klarifikasi, maka selanjutnnya akan melakukan transaksi
pembelian bahan baku. Berikut adalah petikan wawancara dengan salah satu staff bagian logistik
pengadaan yaitu dengan Ibu Nina dengan pertanyaan “Bagaimanakah prosedur pembelian benang di PT. Kusumahadi Santosa?”
commit to user
46
“Pembelian disini sesuai dengan buku pedoman pembelian bahan baku, dimana pembelian dilakukan setelah bagian logistik mendapat SKBPBB dari bagian
produksi, kemudian Kasie Pengadaan mengecek jenis benang yang dibutuhkan, berapa kuantitasnya dan berapa stock yang dimiliki gudang logistik. Kemudian
barulah mencari informasi harga dari pemasok, setelah mendapatkan harga yang cocok, kemudian saya membuat Pesanan Pembelian yang akan dikirim ke
pemasok”. Wawancara 4, 3 Februari 2012 Dari hasil wawancara berikut dan dari buku pedoman pengadaan barang dapat
diketahui alur pembelian bahan baku adalah sebagai berikut : a Manager Logistik
1. Menerima Surat Kebutuhan Bulanan SKB atau Surat Permintaan Pembelian Benang PPB dari Bagian Produksi yang telah diotorisasi
oleh Bagian RANDAL. 2. Apabila permintaan pembelian telah lengkap yang mencakup tentang
harga, kualitas, kuantitas, nama supplier yang dipilih, dan tanggal pengiriman delivery, kemudian Manajer Logistik memerintahkan kepada
Kasie Pengadaan Benang untuk membuatkan Pesanan Pembelian Purchase Order PO.
b Kasie Pengadaan Memerintahkan staff pengadaan untuk membuat Surat Penawaran Harga yang
dikirim melalui faximile. Kemudian setelah mendapatkan jawaban dari beberapa supplier maka surat diajukan ke manager logistik untuk
mendapatkan persetujuan. c Manager Logistik
Setelah diperiksa bahwa harga sudah sesuai maka manager logisitik menandatangani Surat Penawaran Harga tersebut.
d Kasie Pengadaan 1. Kepala Seksi Pengadaan membandingkan harga-harga dari beberapa
Supplier dengan kriteria sebagai berikut : a. Spesifikasi barang benang yang sesuai dengan kebutuhan.
b. Harga dan tempo pembayaran yang kompetitif c. Kedatangan barang benang harus tepat waktu.
commit to user
47
2. Kemudian diberikan ke staff pengadaan untuk membuat Surat Pengajuan Perubahan Harga apabila ada kenaikan harga. Kemudian Surat diajukan ke
manager logistik. e Manager Logistik menandatangani Surat Pengajuan Perubahan Harga tersebut.
Setelah mendapat persetujuan Manager Logistik kemudian diserahkan kepada Kepala Devisi Produksi untuk mendapat persetujuan dan memberikan
disposisi. Apabila keterangan dalam disposisi tidak menyetujui kenaikan harga, maka Manager LogistikKasie Pengadaan, melaksanakan instruksi
sesuai disposisi dari Kadiv Produksi yaitu melakukan penawaran atau mencari supplier lainditundaditolak. Kembali ke nomor 2.
f Kasie Pengadaan Kasie Pengadaan memerintahkan staff pembelian untuk membuat dan
mengirimkan Pesanan Pembelian PO yang telah mendapat persetujuan dari Kepada Devisi Produksi. Dengan memasukan beberapa jenis benang yang
berada dalam program komputer dengan menginput benang yang tidak ada kenaikan harga. Setelah semua di input dalam Pesanan Pembelian PO,
kemudian PO dicetak. Kemudian PO dicatat dalam buku sesuai dengan nomor pesanan pembelian.
g Kasie Pengadaan Kepala seksi pengadaan memeriksa spesifikasi barang, kualitas dan harga
barang pada Pesanan Pembelian PO yang dicocokan dengan SKBPBB apabila sudah sesuai maka akan ditandatangani. Apabila tidak sesuai akan
kembali ke nomor 6 untuk diperiksa dan dibuat ulang. h Manager Logistik Pengadaan
Memeriksa Pesanan Pembelian PO dan memberikan tanda tangan. i Kadiv Produksi
Memberikan tanda tangan sebagai persetujuan. j Kasie Pengadaan
Mendistribusikan atau mengirimkan PO yang sudah mendapatkan persetujuan dari Kadiv Produksi dengan dikirim melalui faximile. Pesanan Pembelian
PO dibuat rangkap empat yaitu : 1. Lembar 1 untuk supplier pemasok
commit to user
48
2. Lembar 2 untuk Administrasi. 3. Lembar 3 untuk Gudang Logistik.
4. Lembar 4 untuk Arsip di Bagian Logistik Pengadaan II . Setelah selesai dikirim PO ditulis dalam buku Nomor pembelian dan buku
expedisi kemudian dikirim ke bagian–bagian yang terkait. Setelah mengirim Pesanan Pembelian PO ke supplier, bagian logistik akan menunggu untuk
penerimaan barang yang dipesan.
4. Prosedur Penerimaan Bahan Baku
Bagian Gudang merupakan bagian yang bertugas menerima barang berserta Tanda Terima Barang dari pemasok dan kemudian menyimpan bahan baku tersebut
di gudang sebelum didistribusikan ke bagian produksi. Dari hasil pengumpulan data mengenai pengadaan bahan baku yaitu dari
dokumen tentang pedoman pengadaan barang dapat diketahui adapun prosedur dari penerimaan bahan baku di Gudang tersebut adalah sebagai berikut :
Setelah semua prosedur pembelian bahan baku benang dilaksanakan, perusahaan hanya tinggal menunggu pihak pemasok mengirimkan bahan baku yang telah
dibeli. Waktu kedatangan adalah kurang lebih 30 hari setelah pengiriman Pesanan Pembeliaan PO dikirim. Apabila bahan baku telah datang, bahan baku yang
kemudian di terima sebelum dimasukkan ke bagian gudang logistik terlebih dahulu di teliti mengenai :
a Membandingkan jumlah barang yang seharusnya diterima dengan surat jalan pengiriman barang dari pemasok.
b Kualitas, kuantitas, dan jenis barang harus sesuai dengan pesanan. Apabila semuanya sudah sesuai dan cocok, kemudian barang dilaporkan ke bagian
logistik untuk penerimaan barang. Adapun alur dari penerimaan bahan baku sampai disimpan di gudang adalah :
1. Bagian Gudang menerima informasi kedatangan benang dari satpam melalui telepon, kemudian :
a. Supplier masuk dan melaporkan kedatangan barang ke bagian logistik pengadaan untuk dicocokan dengan PO nya.
b. Kemudian supplier menunggu untuk giliran masuk ke gudang.
commit to user
49
c. Kepala Urusan gudang mempersiapkan penerimaan bahan baku. 2. Kepala Urusan gudang memeriksa kelengkapan dokumen barang yang datang
dan juga memeriksa barang yang datang sesuai dengan dokumen barang dan melakukan :
a. Apabila perlu penimbangan, maka dilakukan penimbangan sesuai dengan prosedurnya.
b. Mengirimkan barang yang diperlukan segera kepada Departemen pengguna dan dicatat pada buku ekspedisi
c. Barang yang belum diperlukan dimasukkan ke gudang sesuai garis kuning tempatletak penyimpanan barang.
d. Apabila barang tidak sesuai dengan dokumen barang atau barang ada kerusakan maka segera melaporkan kepada Kasie untuk mendapatkan
keputusan. 3. Kemudian Petugas Gudang mencatat bahan baku pada buku penerimaan dan
kartu stock gudang serta menginput data dalam program pembelian untuk membuat Tanda Terima Barang dan program stock harian untuk pembuatan
laporan. 4. Bagian Logistik membuat Laporan Penerimaan Barang LPB rangkap tiga
yang akan didistribusikan ke : a. Lembar 1 untuk Bagian Keuangan
b. Lembar 2 untuk Bagian Akuntansi c. Lembar 3 untuk Bagian Arsip di Bagian Logistik
5. Bagian utang setelah menerima Surat Pengajuan Dana untuk membayar pembelian bahan baku yang sudah akan jatuh tempo. Berserta menyerahkan
dokumen–dokumen bukti pembelian ke bagian utang. Kemudian Bagian Utang akan melakukan pengecekan pada semua dokumen dan menyimpannya
dalam file. Setelah jatuh tempo transaksi pembelian yang sudah diperiksa dapat dibayarkan.
2. Bagian Pengajuan Rencana Bayar membuat bukti pengeluaran dan melaksanakan pembayaran untuk traksaksi. Bagian ini juga bertugas untuk
mencatat pengeluaran kas untuk pembayaran utang atas pembelian bahan baku dan mengirim semua dokumen pembelian bahan baku yang sudah dibayar ke
commit to user
50
bagian Akuntansi. 3. Kemudian Bagian Akuntansi menyimpan semua dokumen sebagai arsip dan
membuat jurnal pencatatan persediaan, jurnal pencatatan utang, jurnal pengeluaran kas dan jurnal pembelian. Kemudian membuat Laporan
Keuangan setiap tutup buku.
Dari hasil observasi di tempat magang maka dapat diketahui dokumen-dokumen yang digunakan dalam prosedur pengadaan bahan baku produksi adalah sebagai
berikut : 1. Surat Pengantar Pesanan
Digunakan untuk mengajukan pembelian bahan baku yang dibuat oleh bagian Pemasaran setelah menerima pesanan dari konsumen.
2. Surat Permintaan Pembelian Barang PPB Surat yang di buat oleh bagian produksi setelah menerima surat pengantar
pesanan dari bagian RANDAL, kemudian digunakan sebagai dasar untuk membuat Surat Pembelian Barang. Surat ini akan dikirim ke bagian logistik untuk
meminta melakukan pembelian bahan baku untuk produksi. 3. Surat Kebutuhan Bulanan SKB
Surat ini dibuat oleh bagian produksi berserta surat Permintaan Pembelian Barang PPB. Surat ini memuat jenis bahan baku, jumlah dan harga dari bahan baku
yang akan digunakan dalam proses produksi. 4. Surat Permintaan Penawaran Harga
Surat ini dikirim kepada pemasok untuk meminta penawaran harga bahan baku yang dibutuhkan.
5. Surat Penawaran Harga merupakan surat balasan dari surat permintaan penawaran harga yang dibuat oleh pemasok.
6. Surat Pesanan Pembelian Purchase Order Merupakan Surat untuk melakukan pemesanan bahan baku yang dibuat oleh
bagian logistik, setelah membuat kesepakatan dengan pemasok mengenai harga, jumlah pesanan, waktu pengiriman, dan tempo pembayaran.
7. Buku Expedisi Adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat pengiriman surat ke bagian lain
commit to user
51
dalam perusahaan. Isi dalam buku expedisi ini adalah kepada siapa surat tersebut diserahkan, kode PO dan nama supplier yang ada dalam di dalam PO.
8. Tanda Terima Barang Formulir ini dibuat oleh bagian gudang bukti bahwa bahan baku yang dibeli telah
diterima dari pemasok datang. 9. Kontrak Pembelian
Adalah dokumen yang dikirim ke pemasok sebagai bukti pembelian bahan baku.Yang dibuat oleh bagian logistik setelah sepakat dengan pemasok mengenai
penawaran harga. 10. Faktur Penjualan
Dokumen ini diterima oleh bagian logistik bersamaan dengan penerimaan barang dari pemasok dan akan digunakan sebagai bukti pembelian bahan baku yang
dikirim ke bagian utang. 11. Kontrak Penjualan
Sebagai bukti bahwa perusahaan memesan bahan baku pada pemasok yang dipilih. Dokumen ini dibuat oleh pemasok dan dikirim setelah mendapat kontrak
pembelian. 12. Laporan Penerimaan Barang
Merupakan bukti bahwa telah terjadi transaksi pembelian bahan baku. 13. Surat Pengajuan Dana
Dibuat oleh bagian logistik untuk dikirim ke manager keuangan untuk memohon dana sehubungan dengan pembelian bahan baku sebelum tanggal jatuh tempo
pembayaran. 14. Bukti Pengeluaran
Digunakan untuk mengeluarkan kas atau melaukan pembayaran yang dibuat oleh bagian Rencana Bayar. Dan juga digunakan sebagai bukti telah dilakukan
pembayaran. 15. Buku Nomor Pesanan
Merupaka dokumen yang digunakan untuk memcatat nomor Pesanan Pembelian PO .
16. Surat Jalan Merupakan bukti pengantar barang dari pemasok dan diterima oleh bagian logistik.
commit to user
52
Berdasarkan hasil observasi di tempat magang dapat diketahui prosedur pengadaan bahan baku di PT. Kusumahadi Santosa sudah baik. Setiap prosedur sudah
memiliki jaringan prosedur yang baik. Namun dalam pelaksanaan prosedur pengadaan bahan baku produksi terhadap pemenuhan kebutuhan akan bahan baku pada proses
produksi, masih ada yang perlu diperbaiki. Seperti kelemahan yang dapat mengganggu kelancaran dalam pengadaan bahan baku produksi. Akibatnya usaha
untuk mencapai tujuan tidak maksimal. Berikut adalah petikan wawancara dengan salah satu staff bagian logistik
pengadaan yaitu dengan Ibu Nina dengan pertanyaan “Adakah kendala atau hambatan dalam prosedur pengadaan bahan baku di PT. Kusumahadi Santosa?”.
“Sebenarnya tidak ada kendala yang berarti di dalam pembelian bahan baku, karena pembelian ini dijalankan sesuai dengan prosedur yang tetapkan oleh perusahaan.
Tetapi apabila terjadi kegagalan pesanan pembelian maka bagian logistik harus mengulang lagi pemesanan pembelian dari awal”. Wawancara 5, 17 Maret 2012
Dari hasil wawancara dan pengamatan dapat disimpulkan bahwa adanya kelemahan dalam pelaksanaan prosedur pengadaan bahan baku produksi antara lain :
1. Terjadinya keterlambatan kedatangan bahan baku, salah satu penyebab keterlambatan adalah adanya pembatalan pesanan pembelian dari pihak supplier
dikarenakan kurangnya kuantitas barang yang dimiliki supplier atau tidak adanya stock barang dari supplier. Hal ini menyebabkan bagian pengadaan harus mencari
supplier lain untuk mendapatkan bahan baku yang diinginkan dan membutuhkan banyak waktu yang akan mengganggu kontinuitas kegiatan produksi perusahaan
karena bahan baku datang terlambat. 2. Tidak adanya surat perubahan order pembelian barang, apabila terjadi kesalahan
penulisan pembelian bahan baku tidak dapat dibatalkan. Kesalahan bisa terjadi pada jumlah barang atau jenis barang. Dengan tidak adanya surat perubahan order
pembelian perusahaan dapat mengalami kerugian apabila ada kesalahan dalam pemesanan pembelian bahan baku.
commit to user
53
BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN