3. Menurut Sifat Kepentingan
a. Arsip vital terdiri dari warkat-warkat yang mempunyai nilai abadi
b. Arsip penting esensial
c. Arsip biasa isinya tidak mengikuti dan tidak menimbulkan adanya
tindak lanjut. 4.
Menurut Keseringan Penggunaannya a.
Arsip Aktif Arsip yang sering digunakan secara langsung dalam proses
pelaksanaan tugas b.
Arsip Inaktif Arsip yang tidak lagi dipergunakan secara langsung dalam
pelaksanaan tugas c.
Arsip Statis abadi Arsip yang tidak lagi dipergunakan secara langsung dalam
pelaksanaan tugas. Arsip ini sudah mencapai taraf nilai abadi, khusunya sebagai bahan pertanggung jawaban organisasi
nasionalpemerintah.
D. Peran Arsip Bagi Suatu Organisasi atau Unit Kerja
Menurut Gow, 2005:8 arsip merupakan pusat ingatan dari setiap organisasi ataupun suatu unit kerja. Apabila arsip yang dimiliki oleh oranisasi
kurang baik pengelolaannya, maka akibatnya akan mempengaruhi tingkat reputasi suatu organisasi, sehingga oranisasi yang bersangkutan mengalami hambatan
dalam pencapaiaan tujuan.
Sebagai sumber informasi, maka arsip dapat membantu mengigatkan dalam rangka pengambilan keputusan secara cepat dan tepat mengenai suatu
masalah. Oleh sebab itu maka dapat disimpulkan bahwa peranan arsip adalah sebagai:
a. Alat utama ingatan organisasi
b. Bahan atau alat pembuktian bukti otentik
c. Bahan dasar perencanaan dalam pengambilan keputusan
d. Barometer kegiatan suatu organisasi setiap kegiatan pada umumnya
menghasilkan arsip e.
Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya Pada Bagian Akademik, arsip juga mempunyai peranan yang sangat
penting. Karena arsip-arsip yang diperoses dan disimpan pada bagian ini merupakan informasi yang berhubungan dengan Akademik. Jadi
arsip yang ada pada bagian ini harus di pelihara dengan baik demi terciptanya kelencaran aktifitas di Bagian Akademik.
E. Kegunaan Arsip
Menurut Supriyanto, 2005:20 dalam kehidupan oranisasi ataupun perorangan, arsip dapat memiliki kegunaan mafaat tertentu, antara lain :
1. Untuk keperluan administrasi, riset dan pembuktian documenter.
2. Memberikan sumbangan yang berupa arsip yang memuat data apapun
informasi sesuai kebutuhan setiap unit kerja, pejabat, pegawai dan masyarakat.
3. Untuk kebutuhan studi, penelitian, penulisan berita dan lainnya
4. Sebagai salah satu sumber informasi bagi para manajer atas, manajer
menegah, manajer bawah atau supervisor dan bagi karyawan bagi setiap unit kerja dari semua tingkatan manajemen.
Pada bagian akademik Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara arsip juga sangat berguna terutama dalam proses memperlancar pekerjaan
maupun administrasi mahasiswa. Karena pada bagian inilah data-data mahasiswa baik alumni maupun mahasiswa yang baru masuk program Reguler, Diploma,
Ekstensi dan Informasi Beasiswa serta lainnya diproses dan disimpan. Kegunaan arsip pada bagian akademik Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Sumatera Utara antara lain: 1.
Untuk keperluan administrasi. 2.
Untuk keperluan suratresearch, penelitian, aktif kulaih, surat tunjangan belajar.
3. Sebagai salah satu sumber informasi penting.
F. Sistem Kearsipan
