e. Sistem WilayahDaerah atau Regional Geographical filling System
Sistem wilayah adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan tempat, daerah atau wilayah tertentu.Sistem wilayah atau
geografik memberi informasi kepada perusahaan mengenai daerah – daerah yang potensial, kurang potensial, atau bahkan sedang – sedang
saja untuk mengembangkan daerah pemasaran untuk produk perusahaan yang bersangkutan.
G. Sistem Kearsipan pada Bagian Pendidkan Fakultas Eekonomi dan
BisnisUniversitas Sumatera Utara
Sistem kearsipan yang digunakan pada bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah berdasarkan tanggal masuk surat.
Dimana klasifikasi arsip pada bagian ini berdasarkan pokok masalahnya yang terdiri dari :
1. Surat pengajuan aktif kuliah
2. Surat pengajuan perbaikan KRS
3. Surat pengajuan Ujian Khusus
4. Pendaftaran wisuda
5. Pengajuan surat Bebas Mata Kuliah
Seluruh arsip yang diterima oleh Bagian Akademik akan diarsipkan pada folder sesuai dengan tanggal masuk arsip tersebut. Dan seluruh folder disimpan
pada lemari arsip yang telah disediakan. Pada bagian Akademik, penyusutan atau pemusnahan arsi dapat dilakukan
dalam dua tahun sekali ataupun setahun sekali, tergantung jenis arsip yang
dimusnahkan. Contoh arsip yang dimusnahkan dalam jangka waktu dua tahun sekali adalah surat permohonan Bebas Mata Kuliah, Surat pengajuan perbaikan
KRS, biasanya dimusnahkan dua tahun setelah diajukan. Bagian akademik juga selalu melakukan update data, misalnya karena
adanya mahasiswa yang mengundurkan diri, adanya mahasiswa yang mengambil cuti kuliah, serta dalam hal lainnya. Hal ini dilakukan agar data yang diolah dan
diproses sesuai dengan kenyataannya. Sarana yang tersedia untuk keperluan kearsipan pada bagian pendidikan
ini juga cukup baik, ini dapat dilihat dari : a.
Lemari penyimanan arsip yang sudah memadai b.
Meja dan kursi arsiparis yang tersedia dalam keadaan layak c.
Adanya fasilitias computer lengkap dengan printer yang sangat diperlukan oleh seorang arsiparis dalam melaksanakan kegiatan
pengarsipan. d.
Seluruh file disimpan di dalam folder yang cukup memadai. e.
Ruangan arsiparis yang terawatt bersih f.
Selain lemari arsip, juga tersedia filingcabinet untuk menyimpan arsip. Walaupun sistem kearsipan dan fasilitas pada bagian akademik Fakultas
Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara sudah cukup baik, namun masih terdapat kelemahannya, antara lain:
1 Seharusnya pemeliharaan arsip harus dilakukan secara khusus agar
arsip tersebut tidak mudah rusak. 2
Arsip – arsip masih tidak tersusun rapi. 3
Masih adanya arsip yang disimpan tidak sesuai pada tempatnya.
4 Susahnya mencari kembali arsip yang dibutuhkan.
Selain hal – hal di atas, factor lain yang mendukung kegiatan pengarsipan adalah kebersihan dan keamanan arsip. Dimana pada bagian akademik ini, upaya
yang dilakukan dalam menjaga kebersihan arsip dilakukan dengan cara membersihkan ruangan setiap harinya, merapikan dan membersihkan arsip dengan
kain lap atau bulu ayam setiap minggunya. Apabila ditemukan folder map yang rusak maka akan segera diganti.
Di samping kebersihan, keamanan arsip juga sangat perlu agar arsip yang tersedia terpelihara dengan baik. Upaya yang dilakukan Bagian Akademik dalam
menjaga keamanan arsip yaitu : a
Setiap pegawai wajib menjaga kerahasiaan arsip baik lisan maupun tulisan di dalam atau di luar kantor.
b Tidak menyerahkan tugas yang berhubungan dengan arsip pada pihak
yang tidak berwenang. c
Tidak diperbolehkan meletakkan arsip di sembarang tempat. d
Tidak diperbolehkan membawa arsip ke luar kantor tanpa izin. e
Menghindari penyimpanan arsip yang berlebihan. f
Bagi mahasiswa yang membutuhkan arsip, tidak diperkenankan membawa pulang arsip dan hanya boleh difotocopy serta dengan
segera mengembalikannya. g
Tidak membawa atau menyimpan arsip yang bersifat rahasia secara terbuka.
h Menyimpan arsip rahasia di tempat kusus.
i Tidak semua orang boleh meminjam arsip.
41
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
