Pada Bagaian Akademik, arsip merupakan kumpulan warkat yang berisi surat-surat penting yaitu data-data mengenai pendidikan. Disusun berdasarkan
tanggal surat masuk dan disimpan dilemari arsip, sehingga pada saat dibutuhkan dapat dengan mudah ditemukan kembali.
B. Ciri-ciri Arsip yang Baik
Menurut Sutarto 2008:32, ciri-ciri arsip adalah sebagai berikut: 1.
Merupakan kumpulan warkat yang mempunyai nilai guna. Dalam aspek ini mestinya terdiri dari warkat-warkat yang masih mempunyai nilai guna.
Dengan demikian bilamana warkat yang dipandang sudah tidak berguna maka warkat tersebut tidak perlu disimpan lagi sebagai arsip, tetapi dimusnahkan
saja. Nilai guna yang ada didalam suatu arsip biasa diakronimkan dengan ALFRED yang merupakan singkatan dari Administrative value, Legal value,
Financial value, Reach value, Educational value, Documentary value atau nilai-nilai administrasi, hukum, keuangan, penelitian, pendidikan dan
dokumentasi. 2.
Warkat-warkat disimpan secara sistematis yang tidak hanya berarti arsip diletakkan dan disusun berturut menurut abjad, tanggal dan nomor, tetapi juga
menunjukkan penyimpanan arsip yang dilakukan dengan memperlihatkan klasifikasi permasalahan, wilayah asal, organisasi atau unit kerja percipta
warkat. 3.
Arsip dapat disediakan dengan cepat ketika dibutuhkan. Ciri yang ketiga dari arsip yang baik ini dimungkinkan terjadi sebagai akibat dari penyimpanan
arsip yang dilakukan secara sistematis. Karenapenyimpanannya sistematis, maka arsip dapat dicari dan ditemukan dengan lancar.
Pada Bagian Akademik ciri-ciri arsip yang baik yaitu arsip yang disimpan mempunyai nilai guna yang disusun secara sistematis dan apabila dibutuhkan
dapat dengan cepat disediakan kembali.
C. Klasifikasi Arsip
Menurut Wiyasa 2009 :18, klasifikasi arsip ada 4 empat macam, antara lain :
1. Menurut subjek atau isinya
a. Arsip Keuangan
b. Arsip Kepegawaian
c. Arsip Pemasaran
d. Arsip Pendidikan
2. Menurut Nilai kegunaannya
a. Arsip yang mempunyai nilai guna administrasi
b. Arsip yang mempunyai nilai guna kebijaksanaan
c. Arsip yang mempunyai nilai guna pelaksanaan kerja
d. Arsip yang mempunyai nilai guna hukum
e. Arsip yang mempunyai nilai guna keuangan
f. Arsip yang mempunyai nilai guna penelitian
g. Arsip yang mempunyai nilai guna pendidikan
h. Arsip yang mempunyai nilai guna pembuktian
i. Arsip yang mempunyai nilai guna sejarah.Menurut Sifat Kepentingan
3. Menurut Sifat Kepentingan
a. Arsip vital terdiri dari warkat-warkat yang mempunyai nilai abadi
b. Arsip penting esensial
c. Arsip biasa isinya tidak mengikuti dan tidak menimbulkan adanya
tindak lanjut. 4.
Menurut Keseringan Penggunaannya a.
Arsip Aktif Arsip yang sering digunakan secara langsung dalam proses
pelaksanaan tugas b.
Arsip Inaktif Arsip yang tidak lagi dipergunakan secara langsung dalam
pelaksanaan tugas c.
Arsip Statis abadi Arsip yang tidak lagi dipergunakan secara langsung dalam
pelaksanaan tugas. Arsip ini sudah mencapai taraf nilai abadi, khusunya sebagai bahan pertanggung jawaban organisasi
nasionalpemerintah.
D. Peran Arsip Bagi Suatu Organisasi atau Unit Kerja
