30
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
3.1 Analisis Permasalahan
Analisis permasalahan adalah proses untuk mengetahui masalah yang ada dan yang akan dibahas. Dimana untuk proses selanjutnya akan dibuat suatu solusi
dan juga pemecahan alternatif dari permasalahan yang nantinya akan dapat membantu untuk menyelesaikan.
Bagian administrasi merupakan bagian yang berperan dalam proses pemesanan, penjualan, pembayaran, penyelesaian akta tanah, dan pembatalan.
Pada perusahaan yang bergerak dalam bidang properti berwujud real property selain melayani transaksi pemesanan hingga pembatalan pemesananpembelian
tanah atau bangunan, bagian administrasi juga bertanggungjawab untuk menyimpan dokumen-dokumen pelengkap kegiatan transaksi pemesanan hingga
pembatalan yang dimiliki oleh perusahaan. Untuk menjalankan perannya tersebut, bagian administrasi melakukan beberapa aktivitas antara lain: mencatat data
kavling baik kavling yang sudah terjual maupun kavling yang belum terjual, mencatat data pembeli, mencatat transaksi pemesanan, mencatat transaksi
penjualan, memonitoring pembayaran angsuran dari pembeli sekaligus mencatatnya, mengurus penyelesaian akta tanah ke notaris untuk pembeli yang
telah melunasi
pembayarannya, mencatat
transaksi pembatalan
pemesananpembelian jika ada, dan menyimpan dokumen yang dibutuhkan untuk setiap transaksi.
Transaksi pemesanan sering dilakukan pada saat ada pameran, pemesanan dapat dilakukan di tempat dengan membayar uang pemesanan sebagai
jaminan. Konfirmasi pemesanan untuk kepastian jadi membeli atau tidak, perusahaan menetapkan waktu maksimal 1 satu bulan setelah pemesanan, jika
pembeli tidak melakukan konfirmasi sebelum jatuh tempo konfirmasi pemesanan maka pemesanan dianggap batal. Transaksi penjualan yang dilakukan melalui
Kredit Pemilikan Rumah KPR melibatkan pihak luar yaitu bank rekananan perusahaan, bank berperan untuk menentukan layak atau tidaknya pembeli
tersebut membeli kavling melalui program KPR yang dimilikinya. Pembayaran angsuran oleh pembeli sering kali tidak tepat waktu, namun perusahaan
mengalami kesulitan mengingatkan dan menagih pembeli untuk melakukan pembayaran yang telah jatuh tempo, sehingga pembeli mengeluh karena tidak
adanya peringatan pembayaran dan harus membayar denda keterlambatan. Penyelesaian akta tanah pada Pejabat Pembuat Akta Tanah PPAT atau Badan
Pertanahan Nasional BPN mengalami keterlambatan, bagian administrasi tidak dapat memantau proses penyelesaian karena banyaknya transaksi yang ada,
sehingga berdampak pada kualitas pelayanan yang buruk kepada pembeli. Sebagian besar transaksi yang dilakukan bagian administrasi memanfaatkan
dokumen yang berupa lembaran kertas, sekali transaksi minimal menggunakan 3 tiga lembar kertas sehingga untuk 100 seratus transaksi menggunakan 300
tiga ratus lembar kertas. Meningkatnya transaksi berbanding lurus dengan jumlah dokumen yang dikelola bagian administrasi, karena dokumen berupa
kertas maka membutuhkan lemari dan ruang penyimpanan yang terus bertambah. Perusahaan mengkhawatirkan akan resiko kehilangan dokumen yang dapat
disebabkan oleh pencurian dokumen, kerusakan dokumen, kebakaran, atau penyimpanan yang tidak teratur sehingga tidak ditemukan saat dibutuhkan.
Saat ini bagian administrasi tidak memiliki media atau alat untuk memantau pembeli yang harus melakukan konfirmasi pemesanan, jatuh tempo
pembayaran tiap-tiap pembeli, dan penyelesaian akta tanah pada Pejabat Pembuat Akta Tanah PPAT. Hal ini tentu sangat menghambat fungsi bagian administrasi
untuk pelaporan ke manajer untuk mengambil keputusan. Dampak lainnya adalah ketidakpuasan pembeli dalam pelayanan yang diberikan perusahaan, yang dapat
menyebabkan berkurangnya ketertarikan konsumen untuk menggunakan jasa perusahaan. Bagian administrasi juga tidak memiliki media pengarsipan
elektronis, sehingga membutuhkan waktu yang lama dan tempat penyimpanan yang lebih luas.
Dalam document flow dapat terlihat proses yang terjadi dalam transaksi pemesanan, penjualan, pembayaran, penyelesaian akta tanah, dan pembatalan
yang akan digunakan sebagai acuan dalam pembuatan aplikasi sistem informasi administrasi dan kearsipan properti di PT. DSG ini. Proses pemesanan ini
melibatkan pembeli dan bagian administrasi. Proses awal yaitu pembeli memilih kavling yang akan dipesan, selagi memilih bagian administrasi menyiapkan form
pemesanan. Lalu pembeli mengisi form pemesanan seperti data pembeli dan kavling yang dipilih, setelah diisi oleh pembeli, bagian administrasi melengkapi
form pemesanan seperti uang pemesanan, konfirmasi pemesanan, catatan, serta
tandatangan form pemesanan. Setelah itu form pemesanan digandakan rangkap 3 tiga, 1 satu untuk pembeli dan 2 dua untuk diarsipkan perusahaan. Kemudian
hasil dari pemesanan akan dicatat dalam buku pemesanan untuk rekapitulasi.
Document flow yang menggambarkan proses pemesanan dapat dilihat pada
Gambar 3.1.
Gambar 3.1 Document Flow Pemesanan Proses penjualan dimulai saat pembeli melakukan konfirmasi jadi beli
dengan membawa bukti pemesanan. Kemudian bagian administrasi mengecek buku pemesanan, setelah itu melakukan perhitungan jumlah uang muka dan
angsuran. Pembeli menentukan cara pembayaran uang muka dan angsuran, jika pembayaran angsuran melalui KPR bagian administrasi melakukan negosiasi
dengan pihak bank. Setelah itu bagian administrasi membuat bukti pembelian rangkap 3 tiga, 1 satu untuk pembeli dan 2 dua untuk disimpan sebagai arsip,
kemudian dicatat pada buku penjualan. Document flow yang menggambarkan proses penjualan dapat dilihat pada Gambar 3.2.
Gambar 3.2 Document Flow Penjualan
Proses berikutnya adalah proses pembayaran, proses pembayaran ini melibatkan pembeli dan bagian administrasi. Proses pembayaran dengan
menunjukkan bukti pembelian yang dimiliki pembeli, kemudian bagian administrasi mengecek buku penjualan dan menghitung kewajiban pembayaran,
lalu pembeli membayar sesuai perhitungan atau lebih. Bagian administrasi membuat tanda terima pembayaran, jika pembayaran telah lunas maka bagian
administrasi membuat surat peluanasan. Document flow Pembayaran dapat dilihat pada Gambar 3.3.
Gambar 3.3 Document Flow Pembayaran
Proses berikutnya adalah penyelesaian akta yang melibatkan pembeli, bagian administrasi, manajer, dan notaris. Pembeli yang telah melunasi
pembayaran berhak melakukan proses penyelesaian akta tanah dengan membawa bukti pembayaran terakhir lunas. Setelah itu bagian administrasi menyiapkan
dokumen-dokumen yang digunakan untuk mengurus pembaruan akta tanah seperti akta tanah sekarang, dokumen pembeli, dan dokumen penjual lalu diserahkan
kepada notaris. Setelah dokumen balik nama lengkap, notaris membuat bukti balik nama dan mengurus pembaruan akta tanah. Bukti balik nama tersebut digunakan
untuk mengkonfirmasi selesainya pembaruan akta tanah sesuai jadwal yang ditentukan. Akta tanah yang telah diperbarui ditandatangani oleh pembeli dan
manajer, lalu akta digandakan rangkap 3 tiga, akta asli disimpan notaris sedangkan akta salinan untuk pembeli dan perusahaan. Document Flow
Penyelesaian Akta Tanah dapat dilihat pada Gambar 3.4 di halaman 37. Proses berikutnya adalah pembatalan, baik pembatalan pemesanan
maupun pembatalan pembelian. Pembeli melakukan pembatalan dengan membawa bukti pemesananpembelian, lalu bagian administrasi mengecek bukti
pemesanapembelian dengan buku pemesanan atau buku penjualan untuk menghitung pengembalian pembayaran. Setelah selesai melakukan transaksi
pengembalian pembayaran, bagian adminisrasi membuat bukti pembatalan yang ditandatangani oleh pembeli dan bagian administrasi, bukti pembatalan
digandakan menjadi 3 tiga rangkap, 1 satu untuk pembeli dan 2 dua untuk disimpan. Document Flow Pembatalan PemesananPembelian dapat dilihat pada
Gambar 3.5 di halaman 38.
Gambar 3.4 Document Flow Penyelesaian Akta
Gambar 3.5 Document Flow Pembatalan PemesananPembelian
3.2 Analisis Kebutuhan
Kategori