3.2 Analisis Kebutuhan
Berdasarkan analisis permasalahan dapat diperoleh bahwa permasalahan yang dihadapi perusahaan adalah pengelolaan administrasi masih dilakukan secara
manual dan tidak adanya peringatan tentang jatuh tempo untuk pembayaran untuk pembeli, konfirmasi pemesanan untuk pembeli, dan konfirmasi akta jadi pada
notaris. Dengan penerapan sistem informasi administrasi dan kearsipan properti
ini, diharapkan dapat menghasilkan informasi-informasi yang dapat membantu manajer perusahaan dalam pengambilan keputusan terkait peningkatakan
penjualan properti. Dengan demikian PT. DSG Surabaya diharapkan dapat memanfaatkan sistem informasi dalam peningkatan pelayanan administrasi
kepada pembeli, pengarsipan dokumen properti, dan memperoleh informasi yang dibutuhkan untuk pengembangan perusahaan dan memenangkan persaingan bisnis
properti. Berikut ini adalah data-data yang akan dipergunakan untuk menjalankan sistem informasi administrasi dan kearsipan property pada PT. DSG Surabaya.
3.2.1 Entity Yang Terlibat Dalam Sistem
a. Pembeli, baik pembeli pribadi maupun pembeli perusahaan.
b. Bagian Administrasi, merupakan bagian di PT. DSG Surabaya yang bertugas
menangani masalah administratif dengan pembeli mulai dari pembeli melakukan pemesanan hingga penyelesaian akta tanah.
c. Manajer, merupakan pimpinan sekaligus pemilik di PT. DSG Surabaya.
d. Bank, merupakan bank rekanan perusahaan yang menjamin Kredit Pemilikan
Rumah KPR dengan pembeli.
e. NotarisPPAT, merupakan pejabat yang menangani masalah penyelesaian akta
tanah kavling.
3.2.2 Input Yang Dibutuhkan Untuk Sistem
a. Data Kavling.
b. Data Perumahan.
c. Data Bank.
d. Data Notaris.
e. Data Karyawan.
f. Data Pembeli.
g. Data Pemesanan.
h. Data Penjualan.
i. Data Pembayaran.
j. Data Penyelesaian Akta Tanah.
k. Data Pembatalan.
l. Dokumen Kavling.
m. Dokumen Pembeli.
3.2.3 Proses-Proses Yang Terdapat Dalam Sistem
a. Proses Pemesanan Kavling.
b. Proses Penjualan Kavling.
c. Proses Pembayaran Uang Muka atau Angsuran.
d. Proses Penyelesaian Akta Tanah.
e. Proses Pembatalan PemesananPembelian.
f. Proses Pengarsipan Dokumen Pembeli.
g. Proses Pengarsipan Bukti Pemesanan.
h. Proses Pengarsipan Bukti Kontrak Pembelian, yang terdiri dari: Kontrak
Pembelian, Detail Pembayaran, dan Ketentuan-Ketentuan. i.
Proses Pengarsipan Kwitansi. j.
Proses Pengarsipan Bukti Pembatalan PemesananPembelian. k.
Proses Pengarsipan Akta Tanah.
3.2.4 Output Yang Dihasilkan Dari Sistem
a. Bukti Pemesanan: berupa lembaran kertas yang kemudian ditandatangani
pemesan dan perusahaan, selanjutnya diarsipkan dan untuk dokumen kertas disimpan oleh pemesan.
b. Bukti Kontrak Pembelian: berupa lembaran kertas yang kemudian
ditandatangani pembeli dan perusahaan, selanjutnya diarsipkan dan untuk dokumen kertas disimpan oleh pembeli. Bukti Kontrak Pembelian terdapat 3
tiga lembar, yaitu sebagai berikut. 1.
Kontrak Pembelian, yang berisi data pembeli, data kavling, jumlah uang muka dan angsuran, serta persetujuan pembelian.
2. Detail Pembayaran, yang berisi jatuh tempo jadwal pembayaran dan jumlah
yang harus dibayarkan. 3.
Ketentuan-Ketentuan, berisi ketentuan umum dan ketentuan khusus yang harus dipatuhi oleh pembeli.
c. Bukti Pembayaran atau Kwitansi: berupa lembaran kertas yang kemudian
ditandatangani pemesan dan perusahaan, selanjutnya diarsipkan dan untuk dokumen kertas disimpan oleh pembeli.
d. Bukti Pembatalan: berupa lembaran kertas yang kemudian ditandatangani
pemesanpembeli dan perusahaan, selanjutnya diarsipkan dan untuk dokumen kertas disimpan oleh pemesanpembeli.
e. Warning
System, berupa: tampilan di layar bagian administrasi. Warning System
meliputi sebagai berikut. 1.
Peringatan jatuh tempo pembayaran, dengan jangka waktu maksimal ditentukan oleh user.
2. Peringatan jatuh tempo konfirmasi pemesanan, dengan jangka waktu
maksimal ditentukan oleh user. 3.
Peringatan jatuh tempo penyelesaian akta tanah, dengan jangka waktu maksimal ditentukan oleh user.
f. View
Peta Lokasi Kavling, berupa: tampilan di layar bagian administrasi dan dapat dicetak.
g. View
Dokumen Pembeli, berupa: tampilan di layar bagian administrasi dan dapat dicetak.
h. View
Akta Tanah, berupa: tampilan di layar bagian administrasi dan dapat dicetak.
i. Laporan-laporan yang terdiri dari laporan kavling baik kavling terjual maupun
kavling belum terjual, laporan perumahan, laporan bank, laporan notaris, laporan karyawan, laporan pembeli baik pembeli pribadi maupun pembeli
perusahaan, laporan pemesanan, laporan penjualan, laporan pembayaran, laporan penyelesaian akta tanah, laporan pembatalan, dan laporan tanggal jatuh
tempo.
3.3 Perancangan Sistem
Kategori