8
BAB II LANDASAN TEORI
2.1 Sistem Informasi
2.1.1 Sistem
Menurut Jogianto 2003 suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk
melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu. Suatu sistem pada dasarnya adalah sekolompok unsur yang erat hubungannya satu
dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai suatu tujuan goal atau mencapai suatu sasaran objective.
2.1.2 Informasi
Informasi sangat penting artinya bagi suatu organisasi. Menurut Leman 1998 informasi merupakan proses lebih lanjut dari data dan memiliki nilai
tambah. Menurut Kristanto 2003 sumber informasi adalah data. Data adalah
kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian yang sedang terjadi, dimana data tersebut akan diolah dan diterapkan dalam sistem menjadi input yang berguna
dalam suatu sistem. McLeod 1996 mendifinisikan informasi adalah data yang telah diproses, atau data yang memiliki arti.
Menurut Kristanto 2003 kualitas informasi tergantung pada 3 tiga hal yaitu sebagai berikut.
1. Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan dan tidak menyesatkan
serta harus jelas mencerminkan maksud informasinya.
2. Tepat Waktu, berarti informasi yang masuk pada penerima tidak boleh
terlambat, karena informasi merupakan landasan dalam pengambilan keputusan, jika informasi diperoleh terlambat maka pengguna tidak dapat
mengambil keputusan yang tepat dan cepat. 3.
Relevan, berarti informasi yang bermanfaat bagi pemakai harus sesuai untuk tiap orang.
2.1.3 Sistem Informasi
Menurut Jogianto 2003 sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian,
mendukung operasi, bersifat managerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang
diperlukan. Laporan tersebut dapat dijadikan sebagai informasi untuk mengambil keputusan.
Sistem informasi terdiri dari input, proses, dan output. Pada proses terdapat hubungan timbal bailk dengan 2 dua elemen, yaitu kontrol kinerja
sistem dan sumber-sumber penyimpanan data, baik berupa karakter-karakter huruf maupun berupa numerik. Saat ini data bisa berupa suara atau audio maupun
gambar atau video. Data ini diproses dengan metode-metode tertentu dan akan menghasilkan output yang berupa informasi. Informasi yang dihasilkan dapat
berupa laporan atau report maupun solusi dari proses yang telah dijalankan. Secara garis besar proses sistem informasi dapat dilihat pada Gambar 2.1 di
halaman 10.
Control of System
Input of Data Resource
Processing Data
Output of Information
Products
Storage of Data Resource Gambar 2.1. Proses Sistem Informasi
Sumber: Herlambang dan Tanuwijaya, 2005 Sistem informasi adalah sekumpulan komponen pembentuk sistem yang
mempunyai keterkaitan antara satu komponen dengan komponen lainnya yang bertujuan menghasilkan suatu informasi dalam suatu bidang tertentu. Menurut
Jogianto 2003 komponen pembentuk sistem atau blok-blok sistem adalah: a.
Blok Input Adalah data yang dimasukkan ke dalam sistem informasi, termasuk metode
dan media yang digunakan, yang berupa dokumen-dokumen dasar. b.
Blok Model Adalah rangkaian gabungan antara prosedur logika dan model matematika
yang akan mengolah data input, sehingga akan diperoleh output yang diinginkan.
c. Blok Output
Adalah hasil dari sistem informasi berupa informasi yang berkualitas dari dokumentasi yang bermanfaat untuk manajemen dan seluruh pemakai
sistem. d.
Blok Teknologi Adalah merupakan kotak alat dalam sistem informasi yang diperoleh untuk
menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data,
menghasilkan dan mengirimkan output serta mengoperasikan keseluruhan sistem.
e. Blok Database
Adalah kumpulan data yang saling berhubungan satu dengan lainnya yang tersimpan dan bertanggung jawab untuk mengolah data.
f. Blok Control
Adalah pengendali yang dirancang dan diterapkan untuk mengatasi dan mencegah kesalahan ataupun kerusakan yang terjadi pada sistem.
2.2
Administrasi
Menurut Haryadi 2009 terdapat 2 dua pengertian administrasi, yaitu: 1.
Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan tujuan untuk menyediakan
keterangan serta memudahkan memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam satu hubungan satu sama lain. Administrasi dalam arti sempit ini
sebenarnya lebih tepat disebut dengan tata usaha. 2.
Administrasi dalam arti luas adalah kegiatan kerja sama yang dilakukan sekelompok orang berdasarkan pembagian kerja sebagaimana ditentukan
dalam struktur dengan mendayagunakan sumber daya untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Jadi, pengertian administrasi dalam arti luas
memiliki unsur-unsur sekelompok orang, kerja sama, pembagian tugas secara terstruktur, kegiatan yang runtut dalam proses, tujuan yang akan
dicapai, dan pemanfaatan berbagai sumber.
Intinya, administrasi melingkupi seluruh kegiatan, dari pengaturan hingga pengurusan sekelompok orang yang memiliki diferensiasi pekerjaan untuk
mencapai suatu tujuan bersama. Menurut Haryadi 2009 terdapat 5 lima jenis fungsi pendukung
administrasi dalam perkantoran, yaitu sebagai berikut: 1.
Fungsi rutin Yaitu fungsi administrasi perkantoran yang membutuhkan pemikiran
minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan. Biasanya, fungsi ini dilaksanakan oleh staf administrasi yang bertanggung jawab atas kegiatan
administrasi sehari-hari. 2.
Fungsi teknis Yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pendapat, keputusan, dan
keterampilan perkantoran yang memadai, seperti bisa menggunakan beberapa program aplikasi komputer. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh
staf administrasi yang tergabung dalam departemen teknologi informasi. 3.
Fungsi analisis Yaitu fungsi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif, disertai
kemampuan untuk mengambil keputusan, seperti membuat dan menganalisis laporan dan membuat keputusan pembelian. Fungsi ini biasanya dilakukan
oleh manajer yang bertanggung jawab men-support keputusan yang akan dibuat oleh atasannya.
4. Fungsi interpersonal
Yaitu fungsi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan keputusan, serta keterampilan yang berhubungan dengan orang
lain, seperti mengoordinasikan tim proyek. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh staf administrasi sebagai jenjang karier sebelum naik menjadi manajer
pada suatu organisasi. 5.
Fungsi managerial Yaitu fungsi yang membutuhkan perencanaan pengorganisasian pengukuran,
dan pemotivasian, seperti pembuatan anggaran dan pengevaluasian karyawan. Biasanya fungsi ini dilakukan oleh staf setingkat manajer yang
bertanggung jawab terhadap pelaksanaan sistem dan prosedur administrasi.
2.3 Arsip
Kategori