membantu bagian administrasi dalam penyelesaian administrasi pembeli serta membantu manajer dalam mengambil keputusan. Dalam perancangan sistem ini
ada beberapa tahapan yang harus dilakukan. Adapun tahapan dalam perancangan sistem yang dilakukan adalah pembuatan System Flow, Data Flow Diagram
DFD, Entity Relationship Diagram ERD, Struktur Database dan pembuatan Desain Input, Interface, dan Output.
3.3.1 System Flow Sistem Informasi Administrasi dan Kearsipan Properti
System flow administrasi dan kearsipan properti adalah sebuah alur
proses terkomputerisasi untuk melakukan proses administrasi dan kearsipan properti yang akan diterapkan pada PT. DSG Surabaya. Terdapat 6 enam proses
dalam rancangan system flow ini, yaitu: transaksi pemesanan, transaksi penjualan, transaksi pembayaran, transaksi penyelesaian akta tanah, transaksi pembatalan
pemesanan atau pembelian, dan warning system. Pada proses pemesanan melibatkan pembeli dan bagian administrasi.
Proses pemesanan dimulai pada bagian administrasi mencari data pembeli, kemudian pembeli memilih perumahan dan kavling yang diinginkan, selanjutnya
bagian administrasi menampilkan detail data kavling yang telah dipilih, memasukkan jumlah uang pesanan, jatuh tempo konfimasi selanjutnya, dan
catatan untuk disimpan. Kemudian mencetak bukti pemesanan lalu ditandatangani pembeli dan perusahaan, selanjutnya bagian administrasi men-scan bukti
pemesanan, untuk bukti pemesanan diberikan kepada pembeli sedangkan hasil scan
digunakan untuk pengarsipan perusahaan. Gambar 3.6 di halaman 46 menggambarkan System Flow Pemesanan.
Proses selanjutnya yaitu penjualan yang melibatkan pembeli, bagian administrasi, dan bank jika menggunakan fasilitas KPR. Setelah ada konfirmasi
pemesanan dari pembeli, kemudian bagian administrasi mencari data pemesanan, menambahkan diskon, total penambahan tanah dan pajak untuk menghitung total
keseluruhan. Bagian administrasi kemudian memasukkan jumlah uang muka dan angsuran beserta cara pembayarannya, jika menggunakan fasilitas KPR harus
melalui persetujuan dari bank terlebih dulu. Selanjutnya memasukkan tmbahan fasilitas atau bonus yang diterima pembeli. Kemudian mencetak bukti pembelian
lalu ditandatangani pembeli dan perusahaan, selanjutnya bagian administrasi men- scan
bukti pembelian, untuk bukti pembelian diberikan kepada pembeli sedangkan hasil scan digunakan untuk pengarsipan perusahaan. Gambar 3.7 di
halaman 47 menggambarkan System Flow Penjualan. Proses selanjutnya yaitu pembayaran melibatkan pembeli, dan bagian
administrasi. Pertama pembeli mengkonfirmasi untuk melakukan pembayaran dengan membawa bukti pembelian. Bagian adinistrasi mencari data penjualan
kemudian tampil detail pembayaran. Lalu pembeli melakukan pembayaran sesuai jumlah yang harus dibayar atau lebih, bagian administrasi memasukkan jumlah
pembayaran dan denda jika ada kemudian disimpan. Tiap pembayaran diberikan bukti pembayaran berupa kwitansi, selanjutnya kwitansi ditandatangani oleh
pembeli dan karyawan lalu bagian administrasi men-scan bukti pembayaran, untuk bukti pembayaran diberikan kepada pembeli sedangkan hasil scan
digunakan untuk pengarsipan perusahaan. Gambar 3.8 di halaman 48 menggambarkan System Flow Pembayaran.
Proses berikutnya adalah penyelesaian akta tanah yang melibatkan pembeli, bagian administrasi, manajer, dan notaris. Pembeli yang telah membayar
lunas dapat melakukan pengurusan akta tanah, pembeli dengan membawa bukti pembayaran lunas mengkonfirmasi untuk melakukan penyelesaian akta tanah.
Bagian administrasi mencari data penjualan lalu menampilkan detail penjualan, selanjutnya memilih notaris untuk membantu penyelesaian akta tanah dan
memilih karyawan sebagai penanggung jawab akta tanah baru. Setelah itu bagian administrasi mencetak dokumen-dokumen pembeli dan akta tanah sekarang lalu
menyerahkan akta tanah serta dokumen-dokumen yang digunakan untuk mengurus pembaruan akta tanah kepada notaris, kemudian notaris mengurus
pembaruan akta tanah. Bagian administrasi mengkonfirmasi notaris bahwa akta tanah telah jadi, akta tanah yang telah diperbarui kemudian diserahkan pembeli
dan manajer untuk ditandatangani, setelah ditandatangani akta tadi digandakan rangkap 3 tiga oleh notaris, akta asli disimpan notaris sedangkan akta salinan
untuk pembeli dan perusahaan. Bagian administrasi men-scan akta tanah baru, hasil scan digunakan untuk pengarsipan elektronis. Gambar 3.9 di halaman 49
menggambarkan System Flow Penyelesaian Akta Tanah. Lalu proses pembatalan pemesanan atau pembelian, yang terlibat dalam
proses ini adalah pembeli dan bagian administrasi. Proses ini dilakukan pada saat pembeli memberikan konfirmasi pembatalan pemesanan atau pembelian, setelah
pernyataan pembatalan diterima oleh bagian administrasi, selanjutnya bagian administrasi menghitung pengembalian uang yang telah dibayarkan setelah
dikurangi denda. Lalu bagian administrasi men-scan bukti pembatalan, untuk bukti pembatalan diberikan kepada pembeli sedangkan hasil scan digunakan
untuk pengarsipan perusahaan. Gambar 3.10 di halaman 50 menggambarkan System Flow
Pembatalan Pemesanan atau Pembelian.
Gambar 3.6 System Flow Pemesanan
Gambar 3.7 System Flow Penjualan
Gambar 3.8 System Flow Pembayaran
Gambar 3.9 System Flow Penyelesaian Akta Tanah
Gambar 3.10 System Flow Pembatalan PemesananPembelian Proses terakhir yaitu warning system, proses ini merupakan proses
peringatan untuk pembayaran, konfirmasi pemesanan, dan penyelesaian akta tanah. Sistem mengeluarkan peringatan, jika peringatan pembayaran bagian
administrasi mengkonfirmasi pembeli untuk melakukan pembayaran, jika peringatan konfirmasi pemesanan bagian administrasi mengkonfirmasi pembeli
untuk memastikan jadi membel atau tidak, jika peringatan penyelesaian akta tanah bagian administrasi mengkonfirmasi notaris apakah akta sudah jadi atau belum.
Gambar 3.11 menggambarkan System Flow Warning System.
Gambar 3.11 System Flow Warning System
3.3.2 Data Flow Diagram
