15
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
3.1. Identifikasi Masalah
Langkah awal yang dilakukan untuk melakukan perancangan sistem adalah melakukan identifikasi masalah. Diperlukan proses identifikasi dari sistem
yang ada agar diketahui masalah yang mengganggu berjalannya kegiatan operasi perusahaan. Proses identifikasi dimulai dengan mempelajari proses-proses dari
sistem administrasi pembelian dan pemakaian barang yang sedang berjalan pada PT Suparma.
Administrasi pembelian dan pemakaian barang terdiri dari berbagai pekerjaan dan tugas yang harus dilakukan untuk menjaga kelancaran kegiatan
pembelian dan pemakaian barang. Setiap bagian yang terlibat dengan fungsinya masing-masing saling berkomunikasi dalam pekerjaan administrasi pembelian dan
pemakaian barang. Pekerjaan yang terdapat dalam administrasi pembelian dan pemakaian
barang adalah: a.
Mengelola kegiatan pemakaian barang. b.
Mengelola kegiatan pembelian barang. c.
Mengelola kegiatan penerimaan barang dari supplier. d.
Mengelola kegiatan retur pemakaian barang. e.
Mengelola kegiatan retur pembelian barang. f.
Mengelola kegiatan transfer kepemilikan stok barang.
16 Lingkungan kerja untuk pekerjaan administrasi pembelian dan pemakaian barang
bervariasi tergantung tanggung jawab atau jenis pekerjaan dari setiap bagian. Tugas mereka memerlukan kerjasama yang erat antar sesama pekerja administrasi
pembelian dan pemakaian barang di tiap bagian yang berbeda-beda fungsinya. Dokumen dan formulir yang ada pada kegiatan administrasi pembelian
dan pemakaian barang antara lain: a. Bon Pemakaian Sparepart, adalah dokumen yang dibuat oleh pemakai barang
sebagai pengajuan pemakaian barang. Dokumen ini disahkan oleh bagian sparepart warehouse
bersamaan dengan dikeluarkannya barang dari gudang. b. Nota Permintaan Pembelian, adalah dokumen yang dibuat oleh pemakai
barang yang berisi daftar barang yang diajukan untuk dilakukan pembelian. Dokumen ini selanjutnya diserahkan kepada bagian sparepart warehouse
untuk diproses lebih lanjut. c. Nota Internal Pembelian Barang, berisi daftar barang yang perlu dilakukan
pembelian. Daftar barang yang tercantum didasarkan pada permintaan pembelian oleh pemakai barang yang ada pada Nota Permintaan Pembelian.
d. Purchase Order, adalah dokumen yang berisi daftar barang yang akan dilakukan proses pembelian. Dokumen tersebut dibuat oleh bagian
purchasing berdasarkan Nota Internal Pembelian Barang. Selanjutnya
Purchase Order diserahkan kepada supplier.
e. Bukti Penerimaan, merupakan dokumen yang dibuat berdasarkan barang kiriman dari supplier sesuai dengan Purchase Order yang sudah diserahkan
ke supplier tersebut sebelumnya.
17 f.
Bukti Retur Pemakaian, dokumen ini dibuat apabila ada kondisi dimana barang dalam keadaan rusak atau cacat sehingga harus dikembalikan ke
sparepart warehouse untuk dilakukan proses retur ke supplier. Kondisi lain
yang menyebabkan perlu dilakukan retur pemakaian adalah apabila terdapat kelebihan barang yang tidak terpakai oleh pemakai barang dan hendak
dikembalikan lagi ke sparepart warehouse. Kelebihan barang tersebut bisa terjadi salah satunya karena kondisi pekerjaan yang dapat berubah sewaktu-
waktu di luar dari rencana kerja yang sudah ditetapkan. g. Bukti Retur Pembelian, dokumen ini dibuat apabila terdapat barang yang
belum dipakai tetapi keadaannya rusak atau cacat sehingga perlu di retur ke supplier
.
3.2. Analisis Permasalahan
Kategori