25
Gambar 3.6. Desain arsitektur aplikasi administrasi pembelian dan pemakaian barang
3.3.1 System Flow
Pada System flow ini menjelaskan alur proses aplikasi administrasi pembelian dan pemakaian barang pada PT Suparma.
A. System Flow Pembelian System flow
pembelian melibatkan empat entitas yaitu pemakai barang, sparepart warehouse
, purchasing dan supplier. Proses dimulai dengan adanya permintaan pembelian barang oleh pemakai barang kepada sparepart warehouse.
Pemakai barang membuat Nota Permintaan Pembelian dan kemudian diteruskan ke bagian sparepart warehouse. Sparepart warehouse selanjutnya
menindaklanjuti dengan membuat Nota Internal Pembelian Barang dan diteruskan kepada bagian purchasing. Lalu purchasing melakukan order barang kepada
supplier dengan membuat Purchase Order. Purchase Order yang sudah dibuat
26 selanjutnya dicetak dan diserahkan kepada supplier. System flow pembelian dapat
dilihat pada Gambar 3.7.
Gambar 3.7. System flow pembelian B. System Flow Penerimaan
Document flow penerimaan melibatkan dua entitas yaitu sparepart
warehouse dan supplier. Proses penerimaan dimulai ketika supplier mengirim
barang kepada sparepart warehouse dengan menyertakan dokumen Surat Jalan. Surat Jalan yang diterima kemudian dicocokkan dengan Purchase Order yang
sudah dibuat sebelumnya. Proses penerimaan dilakukan dengan mengesahkan Surat Jalan dan membuat Bukti Penerimaan. System flow penerimaan dapat dilihat
pada Gambar 3.8.
27
Gambar 3.8. System flow penerimaan C. System flow pemakaian
System flow pemakaian melibatkan dua entitas yaitu pemakai barang dan
sparepart warehouse . Proses dimulai dengan adanya permintaan pemakaian
barang oleh pemakai barang kepada sparepart warehouse. Pemakai barang membuat Bon Pemakaian Sparepart dan diteruskan ke bagian sparepart
warehouse . Lalu sparepart warehouse menindaklanjuti dengan menyetujui Bon
28 Pemakaian Sparepart dan selanjutnya barang dapat dikeluarkan dari gudang.
System flow pemakaian dapat dilihat pada Gambar 3.9.
Gambar 3.9. System flow pemakaian D. System flow retur pembelian
System flow retur pembelian melibatkan tiga entitas yaitu sparepart
warehouse , purchasing dan supplier. Proses retur dimulai dengan adanya
permintaan retur pembelian barang oleh sparepart warehouse kepada supplier melalui bagian purchasing. Sparepart warehouse membuat Bukti Retur
Pembelian dan dilanjutkan ke bagian purchasing. Purchasing menindaklanjuti
29 dengan menyetujui Bukti Retur Pembelian dan mencetak dokumen tersebut.
Kemudian dokumen tersebut diserahkan kepada supplier. System flow retur pembelian dapat dilihat pada Gambar 3.10.
Gambar 3.10. System flow retur pembelian E. System flow retur pemakaian
30 System flow
retur pemakaian melibatkan dua entitas yaitu pemakai barang dan sparepart warehouse. Proses dimulai dengan adanya permintaan retur
pemakaian barang oleh pemakai barang kepada sparepart warehouse. Pemakai barang membuat Bukti Retur Pemakaian dan kemudian dilanjutkan ke bagian
sparepart warehouse . Lalu sparepart warehouse menindaklanjuti dengan
menyetujui Bukti Retur Pemakaian dan menerima barang yang diretur. System flow
retur pemakaian dapat dilihat pada Gambar 3.11.
Gambar 3.11. System flow retur pemakaian
31
3.3.2 Data Flow Diagram
Kategori