18 yang tidak tersedia dapat mengganggu rencana pekerjaan perawatan atau
perbaikan mesin produksi yang sudah direncanakan sebelumnya. Terhambatnya perawatan atau perbaikan mesin tersebut dapat menyebabkan kegiatan produksi
menjadi terganggu. Proses pencatatan yang dilakukan secara manual juga menjadi masalah
ketika dilakukan pengawasan terhadap kegiatan pembelian dan pemakaian barang. Kepala bagian sparepart warehouse melakukan pengecekan secara berkala untuk
mengawasi kondisi stok barang pada sparepart warehouse. Adanya sebagian jenis barang dengan stok yang menumpuk tidak dapat dilakukan tindakan penyelesaian
akibat terkendala pada penelusuran data mengenai asal usul pemesan dari barang tersebut. Kendala saat penelusuran data historis menggunakan dokumen fisik
yaitu lokasi pengarsipan dokumen-dokumen tersebut di bagian yang berbeda. Arsip dokumen tersebut berjumlah sangat banyak sehingga dibutuhkan ketelitian
dan waktu yang lama.
3.2.1 Document Flow
Pada Document flow ini menjelaskan alur proses-proses yang terdapat pada sistem administrasi pembelian dan pemakaian barang pada PT Suparma.
A. Document Flow Pembelian Document flow
pembelian melibatkan empat entitas yaitu pemakai barang, sparepart warehouse, purchasing dan supplier. Proses dimulai dengan
adanya permintaan pembelian barang oleh pemakai barang kepada sparepart warehouse
. Pemakai barang membuat dokumen yang bernama Nota Permintaan Pembelian yang kemudian diserahkan kepada sparepart warehouse. Selanjutnya
sparepart warehouse akan membuatkan dokumen Nota Internal Pembelian
19 Barang untuk diserahkan kepada purchasing. Purchasing kemudian membuat
dokumen Purchase Order berdasarkan Nota Internal Pembelian Barang yang diterima. Selanjutnya Purchase Order diserahkan kepada supplier untuk
dilakukan pembelian barang. Document flow pembelian dapat dilihat pada Gambar 3.1.
Gambar 3.1. Document flow pembelian B. Document Flow Penerimaan
Document flow penerimaan melibatkan dua entitas yaitu sparepart
warehouse dan supplier. Supplier mengirim barang yang dipesan dengan
menyertakan Surat Jalan. Surat Jalan tersebut diserahkan kepada sparepart warehouse
. Kemudian sparepart warehouse melakukan pencocokan barang yang dikirim dengan Purchase Order. Proses penerimaan dilakukan dengan
20 mengesahkan Surat Jalan dan memperbarui stok barang pada Kartu Stok.
Document flow penerimaan dapat dilihat pada Gambar 3.2.
Gambar 3.2. Document flow penerimaan C. Document Flow Pemakaian
Document flow pemakaian melibatkan dua entitas yaitu pemakai barang
dan sparepart warehouse. Pemakai barang melakukan pengecekan terlebih dahulu apakah stok barang yang dibutuhkan mencukupi. Proses selanjutnya yaitu
21 pemakai barang membuat dokumen Bon Pemakaian Sparepart dan diserahkan
kepada sparepart warehouse. Selanjutnya sparepart warehouse melakukan pengesahan dan barang dapat dikeluarkan dari gudang. Document flow pemakaian
dapat dilihat pada Gambar 3.3.
Gambar 3.3. Document flow pemakaian D. Document Flow Retur Pembelian
Document flow retur pembelian melibatkan tiga entitas yaitu sparepart
warehouse , purchasing dan supplier. Proses retur pembelian kepada supplier
dimulai dengan sparepart warehouse membuat dokumen Bukti Retur Pembelian
22 dan selanjutnya diserahkan kepada purchasing. Purchasing melakukan
pengesahan terhadap Bukti Retur Pembelian dan menyerahkan dokumen tersebut kepada supplier. Document flow retur pembelian dapat dilihat pada Gambar 3.4.
Gambar 3.4. Document flow retur pembelian E. Document Flow Retur Pemakaian
Document flow retur pemakaian melibatkan dua entitas yaitu pemakai
barang dan sparepart warehouse. Proses retur pemakaian dimulai dengan pemakai barang membuat dokumen Bukti Retur Pemakaian dan selanjutnya diserahkan
kepada sparepart warehouse. Sparepart warehouse melakukan pengesahan terhadap Bukti Retur Pemakaian dan barang yang diretur dapat diterima.
Document flow retur pemakaian dapat dilihat pada Gambar 3.5.
23
Gambar 3.5. Document flow retur pemakaian
3.2.2 Analisis Kebutuhan
